Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F’Lulju 2011, konsorzju kkonkluda kuntratt ta’ servizz ma’ Delegazzjoni tal-Unjoni Ewropea fil-Bangladexx (id-Delegazzjoni) għal proġett ta’ sigurtà. Membru tal-konsorzju ġie nnominat bħala l-kuntrattur. Il-kuntrattur imbagħad ħatar lill-ilmentatur bħala l-mexxej tat-tim tal-proġett.

2. F'Jannar 2012, id-Delegazzjoni talbet lill-kuntrattur biex jissostitwixxi lill-ilmentatur bħala mexxej tat-tim peress li qies li ma kienx qed iwettaq id-dmirijiet tiegħu kif suppost. Permezz ta’ ittra tas-16 ta’ Jannar 2012, il-kuntrattur ta avviż ta’ 30 jum lill-ilmentatur u talbu jitlaq mill-proġett sas-16 ta’ Frar 2012. L-ilmentatur telaq mill-proġett fis-6 ta’ Frar 2012.

3. F'Ottubru 2012, l-ilmentatur kiteb lid-Delegazzjoni biex jikkontesta s-sostituzzjoni tiegħu bħala kap tat-tim.

4. F'Marzu 2013, l-ilmentatur ilmenta mal-Ombudsman Ewropew li d-Delegazzjoni kienet naqset milli twieġeb għall-ittra tiegħu. L-Ombudsman fetħet proċedura simplifikata bil-ħsieb li tikseb tweġiba mid-Delegazzjoni. Wara t-talba speċifika tad-Delegazzjoni tas-6 ta' Ġunju 2013, l-Ombudsman iddirezzjona mill-ġdid l-inkjesta lejn il-Kummissjoni Ewropea. Meta l-Kummissjoni naqset milli twieġeb lill-ilmentatur fi ħdan il-proċedura simplifikata, l-Ombudsman fetħet inkjesta sħiħa dwar il-kwistjoni.

L-inkjesta

5. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-ilment u identifikat l-allegazzjoni u t-talba li ġejjin:

1) Il-Kummissjoni ddeċidiet b'mod żbaljat li tissostitwixxi lill-ilmentatur bħala kap tat-tim.

L-ilmentatur għandu jiġi kkumpensat finanzjarjament għat-telf li jkun ġarrab.

6. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva l-opinjoni tal-Kummissjoni u, sussegwentement, l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur dwarha. Fit-twettiq tal-investigazzjoni tagħha, l-Ombudsman qieset l-argumenti u l-opinjonijiet imressqa mill-partijiet.

Allegazzjoni li l-Kummissjoni ddeċidiet b’mod żbaljat li tissostitwixxi lill-ilmentatur bħala l-mexxej tat-tim tal-Proġett

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

7. L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni ddeċidiet b’mod żbaljat li tissostitwih bħala mexxej tat-tim, peress li ma kellha l-ebda raġuni biex tikkonkludi li ma kienx qed iwettaq id-dmirijiet tiegħu. Barra minn hekk, il-Kummissjoni bbażat ruħha fuq l-Artikolu 17(2) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali [1], li jipprevedi li l-Kummissjoni tista’ tordna s-sostituzzjoni ta’ membru tal-persunal jekk tqis li huwa ineffiċjenti jew li ma jwettaqx id-dmirijiet kif suppost. Madankollu, l-ilmentatur iddikjara li huwa ma kienx jaqa’ fil-kategorija ta’ “persunal tal-Kuntrattur”. Barra minn hekk, huwa sostna li, fin-nuqqas ta’ relazzjoni kuntrattwali bejnu u l-Kummissjoni, din tal-aħħar ma setgħetx titlob is-sostituzzjoni tiegħu. Fi kwalunkwe każ, anki li kieku kellu relazzjoni kuntrattwali mal-Kummissjoni, huwa seta’ jordna s-sostituzzjoni tiegħu biss kieku l-kuntrattur kien kiser il-kuntratt, u, sabiex jagħmel tajjeb għall-ksur, il-kuntrattur kien ippropona li jissostitwih. Barra minn hekk, l-ittra tad-Delegazzjoni tas-16 ta' Jannar 2012 kienet nieqsa, peress li ma ġġustifikatx biżżejjed it-talba għas-sostituzzjoni tiegħu. Hija naqset ukoll milli titlob l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur. Barra minn hekk, it-talba tal-Kummissjoni dehret li kienet ibbażata fuq l-evalwazzjoni tal-ewwel abbozz ta' rapport, li huwa kien ippreżenta biss b'mod informali. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur argumenta li membru tal-persunal tal-Kummissjoni kkummenta b’mod negattiv dwar il-kompetenza tiegħu lill-kuntrattur qabel il-bidu tal-proġett u li kienet din il-kritika li kellha twassal lill-Kummissjoni biex tiddeċiedi li għandu jiġi sostitwit.

8. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni qalet li ma kellha l-ebda relazzjoni kuntrattwali mal-ilmentatur [2] u li għalhekk huwa għandu pjuttost jindirizza l-ilmenti tiegħu direttament lill-kuntrattur.

9. Madankollu, u irrispettivament min-nuqqas ta’ rabta kuntrattwali, il-Kummissjoni insistiet li hija applikat b’mod korrett l-artikoli rilevanti tal-Kundizzjonijiet Ġenerali. Tabilħaqq, fuq il-bażi tal-Artikolu 16(1), l-ilmentatur kien jaqa’ fil-kategorija tal-persunal u għalhekk il-Kummissjoni ġustament irrikorriet għall-Artikolu 17(2) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali, li jippermettilha titlob is-sostituzzjoni ta’ membru tal-persunal jekk u meta tqis li dik il-persuna ma tkunx qed twettaq id-dmirijiet tagħha kif suppost.

10. Għall-kuntrarju tal-affermazzjoni tal-ilmentatur, id-determinazzjoni minn qabel u n-notifika ta’ ksur ta’ kuntratt mill-kuntrattur ma kinux prerekwiżit biex il-Kummissjoni titlob is-sostituzzjoni tal-mexxej tat-tim.

11. Fir-rigward tar-rekwiżit, li jinsab fl-Artikolu 17(2) tal-kundizzjonijiet ġenerali, li talba għal sostituzzjoni tkun iġġustifikata u spjegata b’mod suffiċjenti, il-Kummissjoni indikat li l-ittra tagħha tas-16 ta’ Jannar 2012 kienet tikkostitwixxi talba bil-miktub li kienet tinkludi l-ġustifikazzjoni u r-raġunijiet suffiċjenti għat-talba tagħha għal sostituzzjoni. F’dik l-ittra, il-Kummissjoni talbet ukoll lill-kuntrattur jistieden lill-ilmentatur jissottometti osservazzjonijiet dwar it-talba tiegħu. Il-kuntrattur imbagħad informa lis-servizzi tiegħu li l-ilmentatur ma xtaqx jissottometti osservazzjonijiet u telaq mill-proġett aktar kmieni milli mitlub.

12. Il-Kummissjoni indikat ukoll li kienet ibbażat l-evalwazzjoni tagħha tal-prestazzjoni tal-ilmentatur fuq ir-rapport finali tal-bidu, u mhux fuq l-abbozz tar-rapport, kif sostna l-ilmentatur fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman. Ir-rapport tal-bidu kien, madankollu, abbozzat tant ħażin li anke wara li l-kuntrattur għamel titjib sostanzjali, il-kontenut tiegħu ma kienx aċċettabbli. Il-Kummissjoni affermat li ma kienx il-format tar-rapport tal-bidu, iżda l-kontenut attwali tiegħu li hija qieset inaċċettabbli.

13. Fil-fatt, skont il-Kummissjoni, ir-rapport tal-bidu kien fih numru ta’ nuqqas ta’ ftehim bażiku f’mill-inqas tliet oqsma, dwar l-għan tal-kuntratt ta’ servizz. Dawn l-oqsma, li huma importanti biex tiġi żgurata l-implimentazzjoni b’suċċess tal-kuntratt, kienu: it-taħriġ tal-benefiċjarji, ir-rwol tat-Task Force tal-Proġett - dwar l-Assistenza Teknika, l-Ikel, is-Sigurtà tal-Għajxien u s-Sħab ta' Implimentazzjoni, u r-rekwiżiti ta' monitoraġġ. Barra minn hekk, il-Kummissjoni sabet li l-ilmentatur ma interaġixxiex biżżejjed mal-benefiċjarju tal-kuntratt u mad-Delegazzjoni. Dan ippreġudika l-kwalità tal-proġett u l-iskadenza għall-implimentazzjoni tiegħu. Għalhekk, dawn ir-raġunijiet iġġustifikaw it-talba tal-Kummissjoni għal sostituzzjoni. Barra minn hekk, il-kuntrattur qabel bis-sħiħ mal-valutazzjoni tal-Kummissjoni tal-prestazzjoni tal-ilmentatur u mat-talba tiegħu għal sostituzzjoni.

14. Fir-rigward tal-kummenti allegatament negattivi dwar l-ilmentatur espressi minn membru tal-persunal tal-Kummissjoni qabel il-bidu tal-proġett, il-Kummissjoni nnotat li l-ilmentatur ma ppreżenta l-ebda evidenza f’dan ir-rigward. Sa fejn kienet taf il-Kummissjoni, ma saru l-ebda kummenti negattivi bħal dawn dwar l-ilmentatur jew il-kompetenza tiegħu.

15. Fir-rigward tat-talba tal-ilmentatur għal kumpens finanzjarju għat-telf li sofra, il-Kummissjoni reġgħet innotat li ma għandha l-ebda relazzjoni kuntrattwali mal-ilmentatur. Peress li l-Kummissjoni ma wettqitx aġir illegali, ir-responsabbiltà mhux kuntrattwali tagħha ma tistax teżisti. Barra minn hekk, il-Kummissjoni ħallset kif xieraq lill-kuntrattur għax-xogħol imwettaq mill-ilmentatur sakemm telaq mill-proġett. Għalhekk, il-Kummissjoni ċaħdet l-affermazzjoni tal-ilmentatur.

16. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

17. Kif irrikonoxxew kemm l-ilmentatur kif ukoll il-Kummissjoni, l-Ombudsman jinnota li ma hemm l-ebda relazzjoni kuntrattwali bejn il-Kummissjoni u l-ilmentatur, peress li l-kuntratt ta’ servizz ġie ffirmat bejn il-Kummissjoni u l-kuntrattur. L-ilmentatur iffirma kuntratt separat mal-kuntrattur biex iwettaq id-dmirijiet ta’ mexxej tat-tim.

18. L-analiżi tal-Ombudsman se tkun limitata għall-verifika ta' jekk il-Kummissjoni aġixxietx b'mod raġonevoli meta talbet lill-kuntrattur biex jissostitwixxi lill-ilmentatur.

19. L-Ombudsman jinnota li l-bażi għat-talba tal-Kummissjoni għas-sostituzzjoni tal-ilmentatur kienet l-Artikolu 17(2) - "Sostituzzjoni tal-Persunal" tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-kuntratt ta' servizz [3] , li jipprovdi li:

"Matul il-prestazzjoni, u abbażi ta' talba bil-miktub u ġustifikata, l-Awtorità Kontraenti tista' titlob sostituzzjoni jekk tqis li membru tal-persunal huwa ineffiċjenti jew ma jwettaqx id-dmirijiet tiegħu skont il-kuntratt."

20. It-terminu "membru tal-persunal" ikopri l-persunal kollu li jaħdem fuq il-proġett. Konsegwentement, il-Kummissjoni interpretat id-dispożizzjonijiet legali rilevanti b'mod korrett meta ddikjarat li l-ilmentatur kien jaqa' fil-kategorija "persunal".

21. L-ilmentatur argumenta wkoll li l-Kummissjoni setgħet ordnat is-sostituzzjoni tiegħu biss ladarba ddeterminat li l-kuntrattur kien qed jikser il-kuntratt u kkomunikat dik il-konklużjoni. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman jinnota li l-Kundizzjonijiet Ġenerali ma jimponu l-ebda obbligu bħal dan fuq il-Kummissjoni jew fuq il-kuntrattur. Kif intqal hawn fuq, il-Kundizzjonijiet Ġenerali sempliċiment jipprevedu li l-awtorità kontraenti (f’dan il-każ, il-Kummissjoni) tista’ titlob sostituzzjoni jekk tqis li membru tal-persunal huwa “ineffiċjenti jew ma jwettaqx id-dmirijiet tiegħu skont il-kuntratt.”

22. F’dan il-każ, permezz ta’ ittra tas-16 ta’ Jannar 2012, il-Kummissjoni talbet lill-kuntrattur biex jissostitwixxi lill-ilmentatur bħala mexxej tat-tim peress li qieset li l-ilmentatur ma kienx qed iwettaq id-dmirijiet tiegħu b’mod adegwat. L-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni aġixxiet skont il-Kundizzjonijiet Ġenerali li tabilħaqq jipprevedu din il-possibbiltà.

23. L-Ombudsman jinnota wkoll li l-Kundizzjonijiet Ġenerali jirrikjedu wkoll li talba għal sostituzzjoni ta’ membru tal-persunal issir bil-miktub u tkun ġustifikata.

24. Fir-rigward ta' ġustifikazzjonijiet suffiċjenti, l-Ombudsman l-ewwel jinnota li matul il-laqgħa inizjali, li saret fid-29 ta' Novembru 2011, l-ilmentatur qabel li jwettaq id-dmirijiet li ġejjin matul il-perjodu tal-bidu: (i) iwettaq il-kompiti kif speċifikat fit-Termini ta’ Referenza; (ii) jassisti lill-Benefiċjarju fil-finalizzazzjoni urġenti tal-kuntratti ta’ għotja u fit-tħejjija tal-istima urġenti tal-programm tal-bidu; u (iii) tħejji rapport tal-bidu li jkopri l-attivitajiet ta’ hawn fuq. L-Ombudsman jinnota wkoll li t-Termini ta' Referenza (Punt 4.2) isemmu speċifikament dawn l-attivitajiet [4].

25. It-tieni nett, l-Ombudsman jinnota li, fl-ittra tagħha tas-16 ta' Jannar 2012, il-Kummissjoni spjegat li (i) ir-rapport tal-bidu mħejji mill-ilmentatur ma kienx aċċettabbli peress li ma kienx ibbażat fuq l-istruttura tal-Organizzazzjoni u l-Metodoloġija (l-Anness III tal-kuntratt ta' servizz) li abbażi tagħha l-kuntrattur ingħata l-ogħla punteġġ fl-evalwazzjoni teknika; (ii) ir-rapport tal-bidu kien fih nuqqas ta' ftehim bażiku fir-rigward tat-taħriġ tal-benefiċjarji, ir-rwol tat-Task Force tal-Proġett - dwar l-Assistenza Teknika, l-Ikel, is-Sigurtà tal-Għajxien u s-Sħab ta' Implimentazzjoni, u r-rekwiżiti ta' monitoraġġ; (iii) l-ilmentatur naqas milli jassisti kif xieraq lid-Dipartiment tal-Affarijiet tan-Nisa u lid-Delegazzjoni fil-finalizzazzjoni tal-kuntratti ta’ għotja u fit-tħejjija tal-istima tal-programm tal-bidu; u (iv) l-ilmentatur ma kienx proattiv biżżejjed fix-xogħol tiegħu.

26. L-Ombudsman tqis li l-Kummissjoni pprovdiet ġustifikazzjonijiet suffiċjenti peress li d-dikjarazzjonijiet ta' hawn fuq huma ċari u konċiżi. Barra minn hekk, dawn jirriflettu b’mod preċiż id-dmirijiet tal-ilmentatur u r-raġunijiet għaliex il-Kummissjoni qieset li dawk id-dmirijiet ma twettqux kif suppost. Barra minn hekk, l-Ombudsman tirrimarka li l-ilmentatur irrifjuta li jissottometti osservazzjonijiet dwar dawn id-dikjarazzjonijiet bil-ħsieb li jikkontesta l-adegwatezza jew il-preċiżjoni fattwali tagħhom, minkejja li ġie mistieden espliċitament biex jagħmel dan.

27. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman issib li l-Kummissjoni kienet intitolata titlob is-sostituzzjoni tal-ilmentatur bħala mexxej tat-tim u li, meta għamlet dan, applikat b’mod korrett id-dispożizzjonijiet legali rilevanti. Il-Kummissjoni insistiet ukoll fuq is-salvagwardja proċedurali li l-kuntrattur jintalab jagħti lill-ilmentatur l-opportunità li jissottometti osservazzjonijiet [5].

28. Fl-aħħar nett, fir-rigward tal-kwistjoni dwar jekk il-Kummissjoni evalwatx b'mod xieraq il-prestazzjoni tal-ilmentatur, l-Ombudsman tinnota li l-kuntrattur, li miegħu l-ilmentatur fil-fatt kellu relazzjoni kuntrattwali, qabel bis-sħiħ mad-dikjarazzjonijiet tal-Kummissjoni dwar il-prestazzjoni tal-ilmentatur.

29. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni.

Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman għalaqha bil-konklużjoni li ġejja:

L-Ombudsman ma jsib l-ebda każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly
Strasburgu, 24/02/2015

[1] Il-Kundizzjonijiet Ġenerali għal Kuntratti ta’ Servizz għal Azzjonijiet Esterni ffinanzjati mill-UE jew mill-Fond għall-Iżvilupp tal-UE.

[2] Il-Kummissjoni ffirmat il-kuntratt ta’ servizz mal-kuntrattur, u l-kuntrattur iffirma kuntratt ta’ servizz ieħor mal-ilmentatur.

[3] Il-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt jinsabu fl-Anness I tal-kuntratt.

[4] "Il-Kap tat-Tim se jassisti lill-amministratur tal-imprest (Direttur tal-Programm) fl-abbozzar tal-istimi tal-programm kif ukoll tar-rapporti. Il-Kap tat-Tim se jivverifika, qabel l-adozzjoni mid-Direttur tal-Programm, l-istimi tal-programm, ir-rapporti, l-offerti, id-dossiers, il-kuntratti, kif ukoll il-proposti ta’ pagament mill-kont tal-programm. "

[5] Il-parti rilevanti tal-ittra tal-Kummissjoni tas-16 ta' Jannar 2012 taqra: "Nitolbok tipprovdilna [tiegħek] u l-osservazzjonijiet tal-Mexxej tat-Tim u l-passi proposti tiegħek li jmiss sa mhux aktar tard mill-20 ta' Jannar 2012. "