Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmenti jikkonċernaw ir-rifjuti li jintlaqgħu talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti. Minħabba r-rabta mill-qrib bejn iż-żewġ ilmenti, li t-tnejn huma relatati ma’ talba oriġinali waħda, l-Ombudsman se jittratta ż-żewġ ilmenti f’din id-deċiżjoni.

2. Fl-14 ta’ Novembru 2011, l-ilmentatur, ċittadin Belġjan, applika għand il-Kummissjoni Ewropea għal aċċess pubbliku għad-dokumenti [1]. Id-dokumenti mitluba kienu ġew abbozzati fil-kuntest tat-tħejjija tal-proposti tal-Kummissjoni għal leġiżlazzjoni dwar l-Awtoritajiet Superviżorji Ewropej [2] u l-aġenziji ta' klassifikazzjoni [3], kif ukoll il-minuti tal-laqgħat tal-kapijiet tal-kabinetti tal-Kummissarji fir-rigward tagħhom.

3. Fl-istess jum, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li hija fehmet it-talba tiegħu li tirrelata ma' dokumenti li jikkonċernaw konsultazzjonijiet bejn is-servizzi, opinjonijiet tas-Servizz Legali, il-minuti tal-laqgħat speċjali ta' kull ġimgħa tal-kapijiet tal-kabinetti tal-Kummissarji, id-dokumenti kollha abbozzati wara l-adozzjoni tal-leġiżlazzjoni rispettiva, u d-dokumenti riċevuti mill-Kummissjoni minn partijiet terzi u t-tweġibiet mogħtija lilhom.

4. Il-Kummissjoni mbagħad irreġistrat it-talba tal-ilmentatur taħt tliet numri ta’ referenza: Gestdem 5763/2011 fir-rigward tal-proposti tal-Kummissjoni għal Regolamenti li jikkonċernaw l-Awtoritajiet Superviżorji Ewropej, Gestdem 5764/2011 fir-rigward tal-proposti tal-Kummissjoni għal Regolamenti li jikkonċernaw l-aġenziji ta' klassifikazzjoni, u Gestdem 5774/2011 fir-rigward tal-minuti tal-laqgħat speċjali tal-kapijiet tal-kabinetti tal-Kummissarji.

5. Il-Kummissjoni żiedet ukoll li, fid-dawl tan-numru ta’ dokumenti mitluba u tal-ħtieġa li jitwettqu tfittxijiet, kif ukoll tal-konsultazzjonijiet interni u esterni, hija kienet obbligata testendi t-terminu għar-risposta bi ħmistax-il jum ta’ xogħol.

6. Fil-25 ta' Novembru 2011, is-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni wieġeb għat-talba ta' aċċess tal-ilmentatur 5774/2011 fir-rigward tal-minuti tal-laqgħat speċjali tal-kapijiet tal-kabinetti tal-Kummissarji. L-ilmentatur ma kkontestax il-validità tat-tweġiba tal-Kummissjoni.

7. Fis-6 ta' Diċembru 2011, il-Kummissjoni tat aċċess għal dokumenti miżmuma mid-Direttorat Ġenerali tagħha għas-Suq Intern u s-Servizzi ("DĠ MARKT") li jaqgħu taħt it-talba għal aċċess 5763/2011 tal-ilmentatur fir-rigward tal-Awtoritajiet Superviżorji Ewropej.

8. Fl-10 ta' Jannar 2012, fin-nuqqas ta' deċiżjoni espliċita mill-Kummissjoni dwar it-talba tiegħu għal aċċess 5764/2011, il-kwerelant reġa' talab lill-Kummissjoni biex tagħtih aċċess għad-dokumenti.

9. Fis-27 ta’ Jannar 2012, is-Servizz Legali tal-Kummissjoni ta aċċess għal tliet dokumenti addizzjonali, li jaqgħu taħt it-talba għal aċċess 5763/2011.

10. Fil-31 ta' Jannar 2012, il-Kummissjoni estendiet l-iskadenza (bi 15-il jum ta' xogħol) għal tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur dwar it-talba tiegħu għal aċċess 5764/2011.

11. Fit-13 ta' Frar 2012, l-ilmentatur ippreżenta applikazzjoni konfermatorja dwar it-talba tiegħu għal aċċess 5763/2011.

12. Fil-5 ta' Marzu 2012, il-Kummissjoni estendiet l-iskadenza (bi 15-il jum ta' xogħol) għal tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur dwar it-talba għal aċċess 5763/2011.

13. Fl-20 ta' Marzu 2012, l-ilmentatur ilmenta mal-Ombudsman dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li tittratta b'mod xieraq it-talba tiegħu għal aċċess 5764/2011.

14. Fis-26 ta' Marzu 2012, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur dwar id-diffikultajiet li ltaqa' magħhom fit-trattament tat-talba tiegħu għal aċċess 5763/2011 u d-dewmien addizzjonali li dan kien jinvolvi.

15. Fl-4 ta' Mejju 2012, l-Ombudsman fetaħ inkjesta (ilment 636/2012/DK) dwar it-trattament mill-Kummissjoni tat-talbiet għal aċċess tal-ilmentatur 5764/2011.

16. Fl-10 ta' Mejju 2012, meta wieħed iqis li t-tweġiba tal-Kummissjoni tas-26 ta' Marzu 2011 kienet tikkostitwixxi rifjut impliċitu li jingħata aċċess, il-kwerelant irrikorra għand l-Ombudsman biex jilmenta dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li tittratta t-talba tiegħu għal aċċess 5763/2011.

17. Fil-21 ta' Ġunju 2012, l-Ombudsman fetaħ inkjesta (ilment 1076/2012/DK) dwar it-trattament mill-Kummissjoni tat-talbiet għal aċċess tal-ilmentatur 5763/2011.

Is-suġġett tal-inkjesti

18. Fir-rigward tal-ilmenti 636/2012/DK u 1076/2012/DK, l-Ombudsman fetaħ inkjesti dwar allegazzjonijiet u pretensjonijiet identiċi, jiġifieri:

Allegazzjoni:

Il-Kummissjoni naqset milli tagħti lill-ilmentatur aċċess pubbliku għad-dokumenti mitluba.

Pretensjoni:

Il-Kummissjoni għandha taqbel mat-talbiet tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

L-inkjesti

L-ilment 626/2012/DK - dwar it-talbiet għall-aċċess tal-ilmentatur 5764/2011

19. Fl-4 ta' Mejju 2012, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni tippreżenta opinjoni dwar l-ilment. Il-Kummissjoni ppreżentat l-opinjoni tagħha fis-17 ta' Lulju 2012. L-opinjoni ntbagħtet lill-ilmentatur, li ssottometta l-osservazzjonijiet tiegħu fit-8 ta’ Settembru 2012.

L-ilment 1076/2012/DK - dwar it-talbiet għall-aċċess tal-ilmentatur 5763/2011

20. Fil-21 ta' Ġunju 2012, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni tippreżenta opinjoni dwar l-ilment. Il-Kummissjoni ppreżentat l-opinjoni tagħha fil-25 ta' Ottubru 2012. L-opinjoni ntbagħtet lill-ilmentatur, li ssottometta l-osservazzjonijiet tiegħu fid-29 ta' Novembru 2012. Fis-16 ta' April 2013, wara li rċieva t-tweġiba tal-Kummissjoni għall-applikazzjoni konfermatorja tiegħu, l-ilmentatur bagħat aktar osservazzjonijiet.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

Osservazzjonijiet preliminari

21. Fit-23 ta’ Lulju 2012 u fit-3 ta’ April 2013, jiġifieri wara li l-Ombudsman fetaħ l-investigazzjonijiet, il-Kummissjoni tat aċċess għad-dokumenti kkonċernati. Il-Kummissjoni għalhekk tqis li issa tat aċċess pubbliku għad-dokumenti kollha mitluba. L-ilmentatur staqsa, madankollu, jekk il-Kummissjoni identifikatx u tatx aċċess għad-dokumenti kollha mitluba minnu, b’mod partikolari d-dokumenti inkwistjoni fl-ilment 636/2012/DK.

22. L-Ombudsman jinnota li d-dritt ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti japplika biss għal dokumenti fil-pussess ta' istituzzjoni u li teżisti preżunzjoni ta' legalità fir-rigward tad-dikjarazzjoni ta' istituzzjoni li dokument ma jeżistix.

23. L-ilmentatur jargumenta li huwa loġiku u neċessarju li ċerti dokumenti jridu jeżistu. Huwa jagħmel referenza għall-fehmiet bil-miktub li huwa jqis li jridu jkunu ġew espressi minn diversi Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni fir-rigward tal-proposti leġiżlattivi. L-Ombudsman jinnota, madankollu, li ma kien hemm l-ebda rekwiżit legali fuq id-Direttorati Ġenerali inkwistjoni biex jippreżentaw fehmiet bil-miktub fir-rigward tal-proposti leġiżlattivi.

24. Bħala tali, l-Ombudsman ma jara l-ebda raġuni biex iqajjem dubji dwar il-fehma tal-Kummissjoni li issa pprovdiet lill-ilmentatur b'aċċess għad-dokumenti kollha mitluba.

25. L-ilmentatur jargumenta wkoll li l-ilment tiegħu jikkonċerna aspetti proċedurali tat-trattament mill-Kummissjoni tat-talba tiegħu. Peress li dawn l-aspetti proċedurali tat-trattament mill-Kummissjoni tat-talba tal-ilmentatur irriżultaw fiċ-ċaħda tal-aċċess pubbliku għal ċerti dokumenti għal aktar minn sena wara li saret it-talba inizjali, l-Ombudsman iqis li huwa xieraq li jifhem l-allegazzjoni tal-ilmentatur bħala li tinkludi dawn l-aspetti proċedurali.

26. Madankollu, fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li l-Kummissjoni ddeċidiet b'mod żbaljat li taqsam it-talba unika inizjali tiegħu f'diversi talbiet, l-Ombudsman jaċċetta li din kienet azzjoni amministrattiva raġonevoli fiċ-ċirkostanzi kollha.

27. Barra minn hekk, fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li l-Kummissjoni inizjalment wieġbet b'mod żbaljat għalih bl-Ingliż, aktar milli bil-Franċiż (l-ilmentatur kien għamel it-talba tiegħu għal aċċess bil-Franċiż), l-Ombudsman jinnota dan li ġej. Il-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba jirrikjedu li l-istituzzjonijiet jiżguraw li ċittadin tal-Unjoni li jikteb lill-istituzzjoni f'waħda mil-lingwi tat-Trattat jirċievi tweġiba bl-istess lingwa.[4] F'dan il-każ, il-Kummissjoni inizjalment naqset milli tosserva dan ir-rekwiżit meta bagħtet l-ittra tagħha bid-data tal-5 ta' Diċembru 2011 bl-Ingliż. Madankollu, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni rreaġixxiet malajr biex tikkoreġi l-iżball tagħha. Fil-fatt, jum wieħed biss wara li l-ilmentatur għarraf lill-Kummissjoni bin-nuqqas ta’ sodisfazzjon tiegħu bit-tweġiba li kien irċieva bl-Ingliż, il-Kummissjoni bagħtitlu email bil-Franċiż biex tiskuża ruħha għall-iżball tiegħu. F'dawn iċ-ċirkostanzi, u speċjalment fid-dawl tal-fatt li l-Kummissjoni skużat ruħha għall-iżball tagħha, l-Ombudsman iqis li dan l-aspett tal-ilment ma jeħtieġ l-ebda inkjesta ulterjuri.

A. Allegazzjoni li l-Kummissjoni naqset milli tagħti lill-ilmentatur aċċess pubbliku għad-dokumenti mitluba

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

Rigward l-ilment 626/2012/DK: talba għal aċċess 5764/2011

28. Fl-opinjoni tagħha tas-17 ta' Lulju 2012, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li ma adottatx deċiżjoni konfermatorja dwar it-talba tal-ilmentatur fil-limiti ta' żmien preskritti. Madankollu, il-Kummissjoni ddikjarat li żammet lill-ilmentatur infurmat dwar id-diffikultajiet li ltaqgħet magħhom meta ttrattat it-talba. Fil-fatt, hija enfasizzat li l-ambitu tat-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għad-dokumenti kien kbir u l-irkupru u l-analiżi tad-dokumenti kkonċernati kienu jinvolvu proċess li jieħu ħafna ħin li jinvolvi diversi servizzi interni. Il-Kummissjoni ddikjarat li, fiż-żmien tas-sottomissjoni tal-opinjoni tagħha dwar dan l-ilment, kienet għadha fil-proċess li tiffinalizza t-tweġiba tagħha dwar id-dokumenti abbozzati għat-tħejjija tal-proposta tal-Kummissjoni dwar l-aġenziji tal-klassifikazzjoni. Il-Kummissjoni kkonkludiet l-opinjoni tagħha billi ddikjarat li kienet qed tistenna li tibgħat it-tweġiba tagħha lill-ilmentatur fil-bidu ta’ Lulju 2012 [5].

29. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur indika li minħabba d-deċiżjoni tal-Kummissjoni stess li taqsam it-talba unika tiegħu f’diversi talbiet, id-dossiers ġew ittrattati minn servizzi differenti tal-Kummissjoni. Madankollu, il-Kummissjoni naqset milli ssegwi r-raġunament wara d-deċiżjoni tagħha stess meta, fl-opinjoni tagħha f’dan l-ilment, hija indirizzat ukoll it-trattament taż-żewġ talbiet l-oħra għal aċċess li ma kinux parti minn din l-investigazzjoni mill-Ombudsman.

30. Fir-rigward tal-mertu tal-każ, l-ilmentatur osserva li l-limiti ta’ żmien previsti fir-Regolament 1049/2001 huma skadenzi proċedurali li minnhom la l-applikant, u lanqas l-istituzzjoni ma jistgħu jidderogaw. Huwa insista li l-Artikolu 7 tar-Regolament 1049/2001 jiddikjara b'mod ċar li l-istituzzjonijiet għandhom, fi żmien ħmistax-il jum ta' xogħol, jew jagħtu aċċess għad-dokumenti mitluba jew jiddikjaraw ir-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali. In-nuqqas ta’ tweġiba jitqies bħala ċaħda impliċita tat-talba għal aċċess, li tagħti d-dritt lill-applikant li jitlob rieżami mill-istituzzjoni.

31. L-ilmentatur żied li l-Kummissjoni ma tistax tuża l-Artikolu 6(3) tar-Regolament 1049/2001 [6] biex testendi aktar il-limitu ta' żmien għal tweġiba. Huwa ddikjara li l-Artikolu 6(3) japplika biss għal talbiet għal dokument twil ħafna jew għal għadd kbir ħafna ta’ dokumenti. Madankollu, huwa nnota li l-Kummissjoni qatt ma ddikjarat li dan kien il-każ fir-rigward tat-talba tiegħu.

32. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-ilmentatur jikkontesta l-fehma tal-Kummissjoni li l-ilmentatur kien irrifjuta l-proposta tiegħu għal soluzzjoni ġusta: fil-fatt, huwa insista, il-Kummissjoni ma kellha l-ebda raġuni biex tagħmel tali proposta u ċertament ma kkonsultatux qabel ma għamlet tali proposta.

33. Fir-rigward taż-żmien li ħadet il-Kummissjoni biex tittratta t-talba tiegħu, l-ilmentatur osserva li huwa ma rċeviex id-dokumenti mitluba qabel tmien xhur wara li għamel it-talba inizjali tiegħu. Sfortunatament, huwa nnota li l-opinjoni tal-Kummissjoni dwar dan l-ilment ma offriet l-ebda spjegazzjoni fir-rigward ta' dan id-dewmien.

34. L-ilmentatur kompla josserva li l-Kummissjoni qieset li t-talba tiegħu kienet relatata ma’ għadd kbir ta’ dokumenti. Madankollu, huwa nnota li l-Kummissjoni eventwalment tatu aċċess għal 20 dokument biss. L-ilmentatur sabha diffiċli biex jifhem kif il-Kummissjoni setgħet issostni li t-talba tiegħu kienet relatata ma’ għadd kbir ħafna ta’ dokumenti, minħabba li kienet tikkonċerna biss 20 dokument. Sussidjarjament, il-kwerelant ikkunsidra li l-Kummissjoni ma kellhiex tagħtih aċċess għad-dokumenti kollha mitluba.

35. Fir-rigward tal-argument tal-Kummissjoni li kellha twettaq tfittxijiet speċifiċi biex issib id-dokumenti kkonċernati, l-ilmentatur irrimarka li dawn id-dokumenti għandhom ikunu parti mill-fajl miżmum mill-uffiċjal tal-Kummissjoni inkarigat mill-kwistjoni. Fi kwalunkwe każ, dawn għandhom jiġu arkivjati elettronikament. Għalhekk huwa ma setax jifhem għaliex il-Kummissjoni ħadet tant żmien biex tirrevedi l-20 dokument. Fir-rigward tal-argument tal-Kummissjoni li t-trattament tat-talba tiegħu kien jeħtieġ il-kontribut ta' diversi unitajiet interni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur osserva li d-dokumenti li finalment irċieva huma kollha miktuba mid-DĠ MARKT. Għalhekk, huwa staqsa għaliex kienu meħtieġa konsultazzjonijiet interni u esterni.

36. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur osserva li ngħata aċċess għall-minuti tal-konsultazzjoni bejn is-servizzi tal-21 ta' Mejju 2010, u li dan id-dokument ma jsemmix it-tweġibiet tad-Direttorati Ġenerali differenti tal-Kummissjoni kkonsultati matul il-konsultazzjoni bejn is-servizzi, li huma partijiet indispensabbli ta' tali konsultazzjoni. L-ilmentatur għalhekk staqsa jekk il-Kummissjoni kinitx tatu aċċess għad-dokumenti kollha kkonċernati.

Dwar l-ilment 1076/2012/DK: talba għal aċċess 5763/2011

37. Fl-opinjoni tagħha tal-25 ta' Ottubru 2012, il-Kummissjoni għal darb'oħra rrikonoxxiet li ma adottatx deċiżjoni konfermatorja dwar it-talba tal-ilmentatur fil-limiti ta' żmien preskritti. Madankollu, il-Kummissjoni nnotat li kienet spjegat għaliex it-trattament tat-talba tiegħu għal aċċess kien jeħtieġ aktar żmien milli permess skont ir-Regolament 1049/2001. Fil-fatt, l-ambitu tat-talba tal-ilmentatur kien kbir u l-irkupru u l-analiżi tad-dokumenti kkonċernati kienu jinvolvu proċess li jieħu ħafna ħin. Il-Kummissjoni nnotat li hija tat aċċess għal 11-il dokument fl-ittra tagħha tas-6 ta’ Diċembru 2011, u għal 3 dokumenti oħra fl-ittra tagħha tas-27 ta’ Jannar 2012. Fir-rigward tal-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur, il-Kummissjoni ddikjarat li kienet fil-proċess li tiffinalizza l-analiżi tad-dokumenti kkonċernati u li kien probabbli li d-deċiżjoni finali tittieħed matul Ottubru 2012 [7].

38. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur osserva li aktar minn sena wara li ssottometta t-talba tiegħu għall-aċċess, huwa kien għadu ma rċeviex id-dokumenti mitluba.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

39. Fid-dawl tal-fatt li l-ilmentatur issa ngħata aċċess għad-dokumenti mitluba, l-Ombudsman tillimita l-ambitu tal-inkjesta tagħha għaż-żmien li ħadet il-Kummissjoni biex tittratta t-talbiet għall-aċċess.

40. Ir-Regolament 1049/2001 jistabbilixxi limiti ta' żmien għat-trattament ta' talbiet għal aċċess għal dokumenti.

41. L-Artikolu 7 tar-Regolament 1049/2001 jipprovdi li:

"Applikazzjoni għal aċċess għal dokument għandha tiġi ttrattata fil-pront. Għandha tintbagħat konferma tar-riċevuta lill-applikant. Fi żmien 15-il jum ta' xogħol mir-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tagħti aċċess għad-dokument mitlub u tipprovdi aċċess skont l-Artikolu 10 f'dak il-perjodu jew, fi tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali … Nuqqas mill-istituzzjoni li twieġeb fil-limitu ta' żmien preskritt għandu jintitola lill-applikant biex jagħmel applikazzjoni konfermatorja."

42. L-Artikolu 8(1) tar-Regolament 1049/2001 jipprovdi li:

"Applikazzjoni konfermatorja għandha tiġi ttrattata fil-pront. Fi żmien 15-il jum ta' xogħol mir-reġistrazzjoni ta' tali applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tagħti aċċess għad-dokument mitlub u tipprovdi aċċess skont (…) f'dak il-perjodu jew, fi tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali. Fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali, l-istituzzjoni għandha tinforma lill-applikant dwar ir-rimedji disponibbli għalih jew għaliha, jiġifieri l-bidu ta' proċedimenti tal-qorti kontra l-istituzzjoni u/jew li jsir ilment lill-Ombudsman (…)."

43. L-Artikoli 7(3) u 8(2) tar-Regolament 1049/2001 jipprovdu li:

"F'każijiet eċċezzjonali, pereżempju fil-każ ta' applikazzjoni relatata ma' dokument twil ħafna jew ma' għadd kbir ħafna ta' dokumenti, il-limitu ta' żmien previst fil-paragrafu 1 jista' jiġi estiż bi 15-il jum ta' xogħol, dment li l-applikant jiġi nnotifikat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati."

44. L-ilmentatur issottometta talba waħda għal aċċess għad-dokumenti fl-14 ta' Novembru 2011. Huwa ma ngħatax aċċess għad-dokumenti kollha mitluba qabel it-3 ta' April 2013. Dan huwa 506 jum kalendarju wara.

45. Il-Kummissjoni argumentat li l-estensjonijiet inizjali tal-limiti ta’ żmien għat-tweġiba kienu ġġustifikati abbażi tal-għadd ta’ dokumenti mitluba, u l-ħtieġa li jitwettqu tfittxijiet u konsultazzjonijiet. Irrispettivament minn jekk din il-fehma kinitx korretta, u f'dan ir-rigward l-Ombudsman jinnota l-argumenti raġonevoli tal-ilmentatur fir-rigward tan-numru limitat ta' dokumenti li eventwalment irċieva, huwa diffiċli li jiġi aċċettat li t-talba tal-ilmentatur kienet tant kbira li tirrikjedi li jiġu kkompletati 506 jum kalendarju.

46. Għalhekk, l-Ombudsman isib, fil-każ taż-żewġ talbiet għal aċċess inkwistjoni hawnhekk, li l-Kummissjoni manifestament naqset milli tirrispetta l-limiti ta’ żmien previsti fir-Regolament 1049/2001.

47. L-Ombudsman huwa tal-fehma li jekk il-Kummissjoni ma tkunx tista' tissodisfa talba fil-perjodi ta' żmien stabbiliti fir-Regolament 1049/2001, jenħtieġ li dejjem tipprovdi raġunijiet dettaljati għall-estensjoni tal-limiti ta' żmien. L-ispjegazzjonijiet ġenerali - pereżempju li l-Kummissjoni teħtieġ li twettaq tfittxijiet u konsultazzjonijiet interni u esterni, jew li għadha ma ġabritx l-elementi kollha meħtieġa biex tifformula tweġiba definittiva - ma tistax tissodisfa dan ir-rekwiżit, speċjalment meta l-perjodi ta' żmien stabbiliti fir-Regolament 1049/2001 jinqabżu b'mod ċar. Tali dikjarazzjonijiet ma fihomx biżżejjed informazzjoni biex jippermettu rieżami ta’ jekk estensjoni hijiex ġustifikata fil-każ speċifiku. Pereżempju, huma ma jispjegawx għaliex il-Kummissjoni ma setgħetx tikseb l-informazzjoni meħtieġa biex tkun tista’ tittratta t-talba.

48. L-Artikolu 6(3) tar-Regolament 1049/2001 jipprevedi li "l-istituzzjoni kkonċernata tista' tikkonsulta mal-applikant b'mod informali bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni ġusta". Huwa possibbli li tali soluzzjoni ġusta tkun tinkludi ftehim biex jiġu estiżi l-iskadenzi stabbiliti fir-Regolament 1049/2001. Madankollu, l-Artikolu 6(3) ma jistax jiġi interpretat bħala li jipprovdi lil istituzzjoni bil-possibbiltà li timponi unilateralment dik li hija tqis bħala "soluzzjoni ġusta".

49. Madankollu, f’dan il-każ, il-Kummissjoni imponiet unilateralment il-perijodu ta’ żmien addizzjonali. Fil-fatt, fir-rigward tal-perjodu ta’ żmien li eventwalment kien meħtieġ biex tiġi ttrattata kompletament it-talba, il-Kummissjoni lanqas biss ippruvat tilħaq ftehim mal-ilmentatur.

50. Fil-qosor, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni ħadet aktar minn għoxrin xahar biex tittratta t-talba ta' aċċess tal-ilmentatur 5763/2011, u ħadet seba' xhur biex tittratta t-talba ta' aċċess tal-ilmentatur 5764/2011. L-Ombudsman tqis li dan huwa ksur flagranti tad-dritt ta' aċċess u li d-dewmien ma jistax jiġi ġġustifikat.

51. Fid-dawl tal-kunsiderazzjonijiet ta' hawn fuq, l-Ombudsman isib li l-Kummissjoni naqset b'mod ċar milli tirrispetta d-dispożizzjonijiet tar-Regolament 1049/2001 rigward il-limiti ta' żmien għat-trattament tat-talba tal-ilmentatur għal aċċess għad-dokumenti. Dan ikkostitwixxa każ ta' amministrazzjoni ħażina u l-Ombudsman se jagħmel rimarka kritika rilevanti hawn taħt.

B. Konklużjonijiet

Abbażi tal-inkjesta tagħha dwar dan l-ilment, l-Ombudsman tagħlaqha bir-rimarka kritika li ġejja:

Il-Kummissjoni manifestament naqset milli tirrispetta d-dispożizzjonijiet tar-Regolament 1049/2001 dwar il-limiti ta’ żmien għat-trattament ta’ talbiet għal aċċess għal dokumenti.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

Emily O'Reilly

Magħmul fi Strasburgu fid-29 ta' Jannar 2014

---

[1] Huwa għamel it-talba skont ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, tat-30 ta’ Mejju 2001, dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331).

[2] Jiġifieri, l-Awtorità Bankarja Ewropea, l-Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq u l-Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol.

[3] F'Novembru 2011, il-Kummissjoni ressqet proposti biex issaħħaħ il-qafas regolatorju dwar l-aġenziji tal-klassifikazzjoni tal-kreditu. Dan wassal, fl-2013, għar-Regolament 462/2013 u d-Direttiva 2013/14/UE.

[4] L-Artikolu 13 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba jipprevedi li: "L-uffiċjal għandu jiżgura li kull ċittadin ta' l-Unjoni jew kull membru tal-pubbliku li jikteb lill-istituzzjoni f'waħda mil-lingwi tat-Trattat jirċievi tweġiba bl-istess lingwa. L-istess għandu japplika kemm jista’ jkun għal persuni ġuridiċi bħal assoċjazzjonijiet (NGOs) u kumpaniji."

[5] Il-Kummissjoni fil-fatt bagħtet it-tweġiba tagħha għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur fit-23 ta' Lulju 2012.

[6] L-Artikolu 6(3) tar-Regolament 1049/2001 jipprevedi li " Fil-każ ta' applikazzjoni relatata ma' dokument twil ħafna jew ma' numru kbir ħafna ta' dokumenti, l-istituzzjoni kkonċernata tista' tikkonsulta mal-applikant b'mod informali, bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni ġusta."

[7] Il-Kummissjoni bagħtet it-tweġiba finali tagħha lill-ilmentatur fit-3 ta' April 2013.