Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Din il-kawża tikkonċerna d-deċiżjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (l-"Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet") li ma jiġġeddidx kuntratt ta' servizz konkluż mal-ilmentatur.

2. L-ilmentatur huwa kumpanija tat-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni. Fl-2007, rebaħ sejħa għall-offerti mnedija mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għall-iżvilupp, il-manutenzjoni u l-appoġġ għas-sistemi tal-informazzjoni bbażati fuq it-teknoloġija tal-web (il-"Kuntratt"). Il-kuntratt ġie ffirmat f'Settembru 2007. Huwa stipula li dan idum għal perjodu ta’ sentejn bil-possibbiltà, sakemm l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma jiddeċidix mod ieħor, ta’ żewġ tiġdidiet awtomatiċi, kull wieħed għal sena. F’Settembru 2009, il-Kuntratt iġġedded awtomatikament għal sena.

3. Fit-23 ta’ April 2010 impjegat tal-kwerelant talab laqgħa mal-uffiċjal fl-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet responsabbli għall-ġestjoni tal-Kuntratt. Dan kien sabiex jiġu riveduti miegħu l-pjanijiet tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u l-attivitajiet futuri relatati mal-Kuntratt, inkluża l-possibbiltà li jiżdiedu attivitajiet ġodda. Il-laqgħa saret fis-26 ta' April 2010. Fl-4 ta' Mejju 2010, il-maniġer tan-negozju tal-ilmentatur bagħat email ta' segwitu lill-uffiċjal, li fiha rringrazzja lill-uffiċjal għal-laqgħa, ipprovda xi informazzjoni teknika u qal li kien qal lill-kollegi tiegħu dwar "il-pjanijiet tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għall-kontinwazzjoni normali tal-Kuntratt, kif ukoll l-estensjoni normali ppjanata tiegħu fl-2011 (wara l-iskema ta' estensjonijiet normali previsti tal-Kuntratt)".

4. Fit-3 ta’ Ġunju 2010, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet informa lill-ilmentatur li, skont l-Artikolu I.2.5 tal-Kuntratt, ma xtaqx iġedded il-Kuntratt għal perjodu ieħor ta’ sena.

5. Fl-iskambju ta’ korrispondenza li segwa, l-ilmentatur esprima s-sorpriża tiegħu għad-deċiżjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u talbu jiċċara r-raġunijiet li jiġġustifikawha. L-ilmentatur ġibed l-attenzjoni għall-fatt li d-deċiżjoni ma kinitx konformi mal-informazzjoni li waslet matul il-laqgħa tas-26 ta' April 2010. L-ilmentatur irrefera wkoll għal dik li huwa qies bħala l-prattika standard tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li jġedded il-kuntratti qafas kollha tiegħu għat-tul ta’ żmien kollu possibbli tagħhom.

6. Fil-25 ta’ Ġunju 2010, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ikkonferma d-deċiżjoni tiegħu u enfasizza li ma kellu l-ebda prattika standard dwar it-tiġdid ta’ kuntratti qafas. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet indika li d-deċiżjoni li ma jiġġeddidx il-Kuntratt ittieħdet abbażi taċ-ċirkostanzi partikolari tal-każ u l-ħtiġijiet tal-istituzzjoni. B’mod partikolari, id-deċiżjoni ttieħdet minħabba li l-baġit ġie eżawrit.

7. Fis-26 ta' Awwissu 2010, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

8. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjoni li ġejja:

Allegazzjoni

Billi naqas milli jikkonforma mal-assigurazzjonijiet tiegħu lill-ilmentatur li l-Kuntratt se jiġi estiż u billi ma rrispettax il-prattika standard tiegħu f’dak il-qasam, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kiser il-prinċipju tal-aspettattivi leġittimi, kif stabbilit fl-Artikolu 10 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba.

L-inkjesta

9. Fis-7 ta' Ottubru 2010, l-Ombudsman talab lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet biex jippreżenta opinjoni dwar l-allegazzjoni tal-ilmentatur sal-31 ta' Jannar 2011. L-opinjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet intbagħtet lill-ilmentatur bi stedina biex jagħmel osservazzjonijiet, li l-ilmentatur bagħat fil-31 ta' Mejju 2011.

10. Wara analiżi bir-reqqa tal-opinjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, l-Ombudsman ikkonkluda li kien xieraq li jiġi spezzjonat il-fajl tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet f'din il-kwistjoni. L-ispezzjoni twettqet mis-servizzi tal-Ombudsman fid-9 ta' Lulju 2013. Intbagħtet kopja tar-rapport ta’ spezzjoni lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, u ntbagħtet kopja lill-ilmentatur bi stedina biex jissottometti osservazzjonijiet. L-ilmentatur issottometta l-osservazzjonijiet tiegħu dwar ir-rapport ta’ spezzjoni fis-7 ta’ Ottubru 2013.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

Osservazzjonijiet preliminari

11. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar ir-rapport ta’ spezzjoni, l-ilmentatur argumenta li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kien alloka b’mod mhux raġonevoli baġit baxx ħafna għall-Kuntratt. Skont l-ilmentatur, il-baġit ma kienx adegwat fir-rigward tas-servizzi meħtieġa skont l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta.

12. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman tfakkar li l-għan tal-inkjesta tagħha f'dan il-każ huwa limitat għall-valutazzjoni ta' jekk l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kisirx l-aspettattivi leġittimi tal-ilmentatur. Il-kwistjoni mqajma fil-punt 11 mill-ilmentatur hija allegazzjoni ġdida li dwarha l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma ntalabx jagħti opinjoni. Filwaqt li l-Ombudsman ma tqisx li din l-inkjesta għandha tiġi estiża billi tintalab opinjoni addizzjonali, hija tfakkar li l-ilmentatur jibqa’ liberu li jibgħatilha lment ġdid dwar dan il-punt speċifiku.

13. F'ittra mehmuża mal-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, il-kwerelant talab ukoll lill-Ombudsman biex jiftaħ inkjesta ġdida dwar l-imġiba ġenerali tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Fl-ittra tiegħu, l-ilmentatur irrefera għal għadd ta’ eżempji dwar il-mod li bih l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kien ikkonkluda jew amministra kuntratti mal-ilmentatur u ma’ kuntratturi oħra. Skont l-ilmentatur, dawk l-eżempji, li f'xi każijiet jew l-Ombudsman staqsa dwarhom, bħal f'dan il-każ, jew tressqu quddiem il-Qorti Ġenerali, jattestaw l-imġiba sistematikament ostili tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-konfront tal-ilmentatur li hija deliberatament immirata lejn it-terminazzjoni ta' kuntratti li qed jiġu eżegwiti mill-ilmentatur u lejn l-esklużjoni tiegħu minn offerti ġodda.

14. L-eżempji rrappurtati mill-ilmentatur kienu jinkludu: (i) ir-rifjut li jiġġeddu kuntratti validi (bħal f’dan il-każ); (ii) id-deċiżjoni li la jintuża kuntratt qafas u lanqas li jiġi ffinanzjat mill-ġdid il-baġit tiegħu; (iii) it-trasferiment ta’ kuntratti konklużi mal-ilmentatur lil kuntratturi oħra; (iv) l-użu żejjed ta’ kuntratti konklużi ma’ kuntratturi oħra; u (v) l-allegata eżistenza ta’ kunflitti ta’ interess. L-ilmentatur irrefera wkoll għal ittra anonima mibgħuta fit-2 ta’ Ġunju 2010 li infurmatu li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ħa deċiżjoni li jeskludi lill-ilmentatur mill-kuntratti u l-proġetti kollha li qed jitwettqu u li jittrasferixxi dawk il-kuntratti lil kuntratturi oħra. L-ilmentatur tenna l-pożizzjoni tiegħu fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar ir-rapport ta’ spezzjoni.

15. Fl-ittra tal-20 ta' Ġunju 2013 li tħabbar id-deċiżjoni li ssir spezzjoni tal-fajl tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, l-Ombudsman informa lill-ilmentatur li kienet se tittieħed deċiżjoni dwar jekk għandhiex tiġi inkluża l-allegazzjoni msemmija fil-punt 14. Dan ikun f’każ li l-valutazzjoni ta’ dan il-każ twassal għall-konklużjoni li kien hemm amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u li din l-amministrazzjoni ħażina tista’ tifforma parti minn mudell ġenerali ta’ amministrazzjoni ħażina minn dak l-uffiċċju. L-Ombudsman għalhekk se tikkunsidra l-kwistjoni wara l-valutazzjoni tagħha tal-allegazzjoni stabbilita fil-punt 8.

16. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar ir-rapport ta' spezzjoni tal-Ombudsman, l-ilmentatur qajjem dubji dwar id-deċiżjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li jidentifika diversi mid-dokumenti spezzjonati mill-Ombudsman bħala kunfidenzjali.

17. L-Ombudsman ifakkar li skont l-Artikoli 13.3 u 14.2 tad-Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew, la l-ilmentatur u lanqas il-pubbliku ma jista' jkollhom aċċess għal kwalunkwe dokument jew informazzjoni miksuba matul spezzjoni u li jkunu ġew identifikati mill-istituzzjoni inkwistjoni bħala kunfidenzjali. Minn dan isegwi li l-istituzzjonijiet jistgħu jitolbu li d-dokumenti miksuba matul spezzjoni mis-servizzi tal-Ombudsman jiġu ttrattati b'mod kunfidenzjali. Minħabba li l-ilmentatur ma ssottometta l-ebda argument speċifiku li jissuġġerixxi li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma kienx ikun intitolat li jitlob kunfidenzjalità fil-każ preżenti, il-fehma tal-ilmentatur mhijiex sostenibbli.

A. Allegazzjoni ta’ nuqqas ta’ konformità mal-assigurazzjonijiet mogħtija lill-ilmentatur u l-prattika standard

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

18. L-ilmentatur allega li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kiser il-prinċipju tal-aspettattivi leġittimi. Skont il-kwerelant, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ipprovda assigurazzjonijiet preċiżi rigward it-tiġdid tal-Kuntratt matul il-laqgħa tas-26 ta’ April 2010. F’dik il-laqgħa hija talbet ukoll lill-ilmentatur biex jagħmel “investimenti importanti u irriversibbli minn qabel”. B’konsegwenza ta’ dan, l-ilmentatur kien fiduċjuż li l-Kuntratt jiġġedded u jagħmel l-investimenti meħtieġa, li kienu konsiderevoli, sabiex ikollu r-riżorsi rilevanti fis-seħħ biex iwettaq ix-xogħol. L-ilmentatur indika li l-assigurazzjonijiet ipprovduti matul il-laqgħa tas-26 ta’ April 2010 ġew ikkonfermati fl-email ta’ segwitu li bagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fl-4 ta’ Mejju 2010. Dik l-email tista’ titqies li tikkostitwixxi l-minuti tal-laqgħa u rrapportat b’mod ċar l-intenzjonijiet tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li jġedded il-Kuntratt. L-ilmentatur saħaq li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet qatt ma rreaġixxa għall-email tal-4 ta’ Mejju 2010 jew ikkontesta l-kontenut tagħha.

19. L-ilmentatur argumenta wkoll li aspettattiva leġittima li l-Kuntratt jiġġedded kienet tirriżulta mill-prattika kuntrattwali standard tal-istituzzjonijiet tal-UE u speċifikament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li dejjem iġedded il-kuntratti qafas għad-durata kollha possibbli tagħhom. F’dan il-każ speċifiku, l-aspettattiva tal-ilmentatur ġiet imsaħħa mill-fatt li l-Kuntratt intuża b’mod attiv biex jipprovdi servizzi ta’ manutenzjoni għal għadd ta’ applikazzjonijiet kritiċi tal-IT li qed jintużaw fl-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet.

20. Fl-opinjoni tiegħu, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ċaħad li ta lill-ilmentatur xi assigurazzjoni dwar it-tiġdid tal-Kuntratt matul il-laqgħa tas-26 ta’ April 2010 jew fi kwalunkwe okkażjoni oħra. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet enfasizza li matul il-laqgħa msemmija t-tiġdid tal-Kuntratt ma ġie diskuss xejn u l-uniku kumment li sar fir-rigward tal-Kuntratt kien li kien “fl-implimentazzjoni normali”. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet qal ukoll li kellu nota tal-fajl bid-data tat-22 ta’ Lulju 2010 li tiġbor fil-qosor il-kontenut tal-laqgħa.

21. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet enfasizza wkoll li l-email tal-ilmentatur tal-4 ta' Mejju 2010 ma setgħetx titqies li tikkostitwixxi l-minuti tal-laqgħa peress li ma kellhomx il-forma tipika li jieħdu l-minuti u kienet tirrifletti biss il-perċezzjoni tal-ilmentatur stess ta' x'ġara u x'kien intqal. Barra minn hekk, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma kienx approva l-kontenut tal-posta elettronika u s-silenzju tagħha ma setax jitqies bħala evidenza ta’ tali approvazzjoni. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fakkar ukoll li skont il-ġurisprudenza tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea (“il-Qorti tal-Ġustizzja”), in-“nuqqas ta’ reazzjoni mill-Kummissjoni għal tul ta’ żmien sinifikanti ma jistax jikkostitwixxi assigurazzjoni li ġġiegħel lill-applikant ikollu aspettattivi leġittimi”[1].

22. Fir-rigward tal-investimenti allegatament magħmula mill-ilmentatur, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ċaħad li qatt inkoraġġixxa lill-ilmentatur biex jagħmilhom u enfasizza li l-ilmentatur kien obbligat li jkollu r-riżorsi meħtieġa disponibbli sal-iskadenza tal-Kuntratt.

23. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ikkonkluda li l-ilmentatur ma weriex li kien irċieva assigurazzjonijiet preċiżi, mingħajr kundizzjonijiet u konsistenti. Madankollu, anki jekk wieħed jassumi li kienu ngħataw assigurazzjonijiet preċiżi, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet enfasizza li dawk l-assigurazzjonijiet ma setgħux jagħtu lok għal aspettattivi leġittimi. Dan għaliex kienu jkunu f'kuntrast ċar mal-kliem tal-Kuntratt li rrikonoxxa espressament id-dritt tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li ma jġeddidx u kien jeħtieġ li kwalunkwe emenda ssir bil-miktub.

24. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ċaħad ukoll li dejjem iġġedded il-kuntratti qafas tagħha bħala kwistjoni ta’ prattika standard. Il-fatt li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet sistematikament jinkludi klawżola ta’ tiġdid fil-kuntratti tiegħu ma jfissirx li t-tiġdid huwa awtomatiku. Pjuttost jiddependu fuq għadd ta’ ċirkostanzi, inkluż, pereżempju, l-eżistenza ta’ baġit jew il-ħtieġa għas-servizzi pprovduti. Fi kwalunkwe każ, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet enfasizza li l-ilmentatur naqas milli jagħti prova tal-eżistenza ta’ tali prattika u li ċ-ċifri għad-dispożizzjoni tal-Uffiċċju fil-fatt urew l-oppost.

25. Barra minn hekk, il-fatt li sar użu attiv mill-Kuntratt irrifletta biss l-imġiba kuntrattwali normali matul il-validità tiegħu, u fl-ebda każ ma seta’ jiġi invokat biex jagħti lok għal aspettattiva dwar it-tiġdid tiegħu.

26. Fl-aħħar nett, fir-rigward tal-eżawriment tal-baġit rilevanti, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet enfasizza li mhuwiex liberu li jżid fid-diskrezzjoni tiegħu l-baġit allokat għal kuntratt pubbliku iżda jista’ jagħmel dan biss meta jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet preskritti mir-regoli applikabbli.

27. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur insista li, matul il-laqgħa tas-26 ta’ April 2010, it-tiġdid tal-Kuntratt ġie diskuss fid-dettall. Hija sostniet li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ipprovda assigurazzjonijiet preċiżi, mingħajr kundizzjonijiet u konsistenti li l-Kuntratt se jiġġedded għal sena oħra. Skont l-ilmentatur, jekk il-kwistjoni ma kinitx ġiet diskussa, kif issuġġerixxa l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, kien diffiċli li wieħed jifhem għaliex l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma rreaġixxiex għall-email tal-4 ta’ Mejju 2010. L-ilmentatur indika li n-nota tal-fajl tat-22 ta' Lulju 2010 msemmija mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kienet miktuba biss xhur wara l-laqgħa u wara t-talba tal-ilmentatur għal kjarifiki. L-ilmentatur issuspetta li n-nota kienet ġiet abbozzata xi żmien wara f'tentattiv biex tiġi ġġustifikata l-pożizzjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u għalhekk ma kinitx affidabbli.

28. L-ilmentatur żied ukoll li l-assigurazzjonijiet ipprovduti matul il-laqgħa kienu l-aħħar minn linja twila ta’ dawk simili riċevuti. Minħabba l-importanza tal-kwistjoni tat-tiġdid, l-ilmentatur baqa’ jqajjimha mill-2008 u l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet assigura b’mod kostanti lill-ilmentatur li ma kien se jkun hemm l-ebda problema fit-tiġdid tal-Kuntratt.

29. L-ilmentatur enfasizza wkoll li l-ġurisprudenza ċċitata mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet dwar is-sinifikat legali tan-nuqqas ta’ reazzjoni minn istituzzjoni tirreferi għal ċirkostanzi differenti (pereżempju, talba għal awtorizzazzjoni) u għalhekk mhijiex rilevanti f’dan il-każ. Peress li l-email tal-ilmentatur tal-4 ta' Mejju 2010 sempliċiment irreġistrat dak li ntqal matul il-laqgħa, is-silenzju tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kellu jitqies bħala aċċettazzjoni taċita tar-rapport.

30. L-ilmentatur insista li t-tiġdid tal-kuntratti qafas huwa prattika standard tal-istituzzjonijiet u enfasizza li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet naqas milli jipprovdi evidenza kuntrarja. Skont l-ilmentatur, huwa raġonevoli li wieħed jistenna li l-awtoritajiet kontraenti jġeddu l-kuntratti qafas fin-nuqqas ta’ ċirkostanzi eċċezzjonali. L-ilmentatur qabel li l-eżawriment tal-baġit, jew l-ebda rekwiżit għas-servizzi li huma pprovduti skont il-kuntratt, huma ċirkostanzi li jistgħu jiġġustifikaw id-deċiżjoni li ma jiġġeddidx kuntratt. Madankollu, hija enfasizzat ukoll li l-ebda waħda minn dawn iż-żewġ ċirkustanzi ma seħħet f’dan il-każ.

31. B’mod partikolari, l-ilmentatur indika li l-Kuntratt intuża prinċipalment biex jipprovdi servizzi ta’ manutenzjoni għal żewġ sistemi bbażati fuq l-internet (EU Bookshop u avviżi elettroniċi) li kienu ta’ importanza kruċjali għall-attivitajiet tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Barra minn hekk, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kien ammetta fil-kuntest ta' inkjesti oħra tal-Ombudsman li l-baġit disponibbli għall-ġestjoni taż-żewġ sistemi kien konsiderevoli.

Ir-riżultati tal-ispezzjoni tal-fajl tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet

32. Matul l-ispezzjoni, ir-rappreżentanti tal-Ombudsman ikkonsultaw id-dokumenti inklużi fil-fajl tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u b'mod partikolari n-nota tal-fajl tat-22 ta' Lulju 2010. In-nota tal-fajl kienet tikkonċerna l-laqgħa mal-ilmentatur tas-26 ta’ April 2010 u d-dokumenti interni kollha dwar id-deċiżjoni li ma jiġġeddidx il-Kuntratt.

33. Ir-rappreżentanti tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iċċaraw li s-sejħiet għall-offerti jitħejjew ferm qabel id-data ta’ skadenza ta’ kuntratt, sabiex jiġu żgurati l-koordinazzjoni u l-kontinwità bejn iż-żewġ kuntratti u biex ikun jista’ jsir trasferiment bla xkiel. Huma ssottolinjaw li l-kuntratti qafas bħal dak inkwistjoni normalment jiġu konklużi għal durata ta’ sena/sentejn, bil-possibbiltà ta’ tiġdid darbtejn jew tliet darbiet għal sena kull wieħed, sa durata massima possibbli ta’ erba’ snin. Ċertu baġit (“pakkett”) huwa allokat għall-kuntratt inkwistjoni f’konformità mad-deċiżjoni tal-għoti. Tiġdid ta’ kuntratt fi ħdan il-qafas ta’ erba’ snin jitqies biss jekk ikun fadal biżżejjed flus fil-pakkett biex ikun jista’ jsir dan. Fir-rigward tal-każ tal-ilmentatur, in-nefqa kienet ogħla minn dik prevista qabel. Allokazzjoni addizzjonali ta’ fondi kienet diġà ġiet deċiża sabiex jiġġedded il-Kuntratt darba fi tmiem it-tieni sena. Ir-rappreżentanti tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet enfasizzaw li l-flus li fadal fil-pakkett miżjud ma kinux biżżejjed għat-tiġdid tal-Kuntratt għal sena oħra u li, fiċ-ċirkostanzi, ma setgħetx tiġi prevista t-tieni allokazzjoni addizzjonali. Ir-rappreżentanti tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iċċaraw li allokazzjoni addizzjonali ta’ fondi hija miżura eċċezzjonali. F’ċirkustanzi bħal dawn, ittieħdet id-deċiżjoni li l-Kuntratt ma jiġġeddidx u li titnieda sejħa ġdida għall-offerti.

34. Ir-rappreżentanti tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ipprovdew ukoll kjarifiki dwar in-nota tal-fajl tat-22 ta' Lulju 2010, ir-raġunijiet għaliex ġiet abbozzata biss tliet xhur wara l-laqgħa mal-ilmentatur tas-26 ta' April 2010, u l-kwistjonijiet diskussi matul dik il-laqgħa. B’mod partikolari, ir-rappreżentanti tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet spjegaw li l-minuti tal-laqgħat bħal dik inkwistjoni rarament jiġu abbozzati. F’dan il-każ, il-laqgħa kienet tikkonċerna diversi kwistjonijiet, inkluż feedback dwar l-eżekuzzjoni ta’ kuntratti eżistenti mal-ilmentatur. Madankollu, il-kwistjoni ta’ tiġdid possibbli tal-Kuntratt lanqas biss ġiet indirizzata. Il-kwistjonijiet kuntrattwali ma ġewx diskussi matul il-laqgħa. Ir-rappreżentanti tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet żiedu li n-nota tal-fajl ġiet abbozzata bi tweġiba għall-faks tal-ilmentatur tat-3 ta' Ġunju 2010 li fiha esprima n-nuqqas ta' qbil tiegħu mad-deċiżjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li ma jġeddidx il-Kuntratt. L-għan tan-nota tal-fajl kien li jiġi ċċarat dak li fil-fatt kien ġie diskuss fil-laqgħa.

35. Fir-rigward tar-raġuni għaliex l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma weġibx għall-email tal-ilmentatur tal-4 ta' Mejju 2010, ir-rappreżentanti tiegħu ċċaraw li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma qiesx li kien xieraq li jiżvela d-deċiżjoni proposta li ma jiġġeddidx il-Kuntratt, minħabba li dik id-deċiżjoni kellha tiġi finalment approvata. Hija ċċarat ukoll li d-deċiżjoni dalwaqt kienet tiġi kkomunikata uffiċjalment.

36. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar ir-rapport ta' spezzjoni tal-Ombudsman, l-ilmentatur enfasizza li, skont l-esperjenza tiegħu stess, il-kuntratti qafas kollha jiġu konklużi għal mill-inqas erba' snin, jekk mhux aktar. Hija indikat li l-proċedura li twassal għall-għoti ta’ kuntratt qafas hija partikolarment oneruża kemm għall-parteċipanti kif ukoll għall-awtorità kontraenti u għalhekk terminu ta’ erba’ snin huwa assolutament meħtieġ biex jippermetti lill-partijiet interessati kollha jkollhom redditu fuq l-investimenti tagħhom.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

37. L-Ombudsman tfakkar li l-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba huma vinkolanti wkoll fuq l-istituzzjonijiet meta jaġixxu fil-qafas ta' ftehimiet kuntrattwali konklużi ma' individwi. Minn dan isegwi li, anki meta l-istituzzjonijiet jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom li jirriżultaw mill-klawżoli ta’ kuntratt, huma għandhom jagħmlu dan b’mod konformi mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba.

38. L-Ombudsman tfakkar ukoll, madankollu, li l-kamp ta' applikazzjoni tar-rieżami li tista' twettaq f'każijiet kuntrattwali huwa, bħala kwistjoni ta' neċessità, limitat. L-Ombudsman tqis li m'għandhiex tipprova tiddetermina jekk kienx hemm ksur ta' kuntratt minn xi waħda mill-partijiet, jekk il-kwistjoni tkun qed tiġi kkontestata. Din il-kwistjoni tista’ tiġi ttrattata b’mod effettiv biss minn qorti ta’ ġurisdizzjoni kompetenti, li jkollha l-possibbiltà li tisma’ l-argumenti tal-partijiet dwar il-liġi rilevanti u li tevalwa evidenza konfliġġenti dwar kwalunkwe kwistjoni ta’ fatt ikkontestata.

39. L-Ombudsman għalhekk huwa tal-fehma li, f’każijiet li jikkonċernaw tilwim kuntrattwali, hija ġġustifikata li tillimita l-investigazzjoni tagħha għall-eżami ta’ jekk l-istituzzjoni jew il-korp tal-Unjoni involuti pprovdewhiex b’rendikont koerenti u raġonevoli tal-bażi legali għall-azzjonijiet tagħha u għaliex hija temmen li l-fehma tagħha dwar il-pożizzjoni kuntrattwali hija ġġustifikata. Jekk dan ikun il-każ, il-konklużjoni tal-Ombudsman tkun li l-inkjesta tagħha ma żvelatx każ ta' amministrazzjoni ħażina. Din il-konklużjoni ma taffettwax id-dritt tal-partijiet li t-tilwima kuntrattwali tagħhom tiġi eżaminata u ddeterminata minn qorti kompetenti.

40. L-Ombudsman tinnota li l-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba jinkludu l-prinċipju ta' aspettattivi leġittimi li ġie stabbilit fl-Artikolu 10 tal-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba (il-"Kodiċi"). Skont dak il-prinċipju, l-uffiċjali għandhom jirrispettaw l-aspettattivi leġittimi u raġonevoli li l-membri tal-pubbliku għandhom fid-dawl ta’ kif l-istituzzjoni aġixxiet fil-passat. Huma għandhom ikunu konsistenti wkoll fl-imġiba amministrattiva tagħhom kif ukoll mal-azzjoni amministrattiva tal-istituzzjoni.

41. L-Ombudsman ifakkar li, skont il-ġurisprudenza stabbilita tal-Qorti tal-Ġustizzja [2], iridu jiġu ssodisfati tliet kundizzjonijiet sabiex jintalab id-dritt għall-protezzjoni tal-aspettattivi leġittimi. L-ewwel nett, assigurazzjonijiet preċiżi, inkundizzjonati u konkordanti li joriġinaw minn sorsi awtorizzati u affidabbli għandhom ikunu ngħataw lill-persuna kkonċernata mill-awtoritajiet tal-Unjoni. Min-naħa l-oħra, dawn l-assigurazzjonijiet għandhom ikunu ta’ natura li joħolqu aspettattivi leġittimi fir-rigward tad-destinatarju tagħhom. It-tielet nett, l-assigurazzjonijiet mogħtija għandhom ikunu konformi mar-regoli applikabbli.

42. F’dan il-każ, l-ilmentatur jargumenta li għandu aspettattiva leġittima għat-tiġdid tal-Kuntratt bħala konsegwenza ta’: (i) l-assigurazzjonijiet mogħtija lill-ilmentatur minn rappreżentant tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet matul il-laqgħa tas-26 ta' April 2010 u f'għadd ta' okkażjonijiet oħra mill-2008; u (ii) il-prattika kuntrattwali normali tal-istituzzjonijiet tal-UE u speċifikament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet dwar it-tiġdid ta’ kuntratti qafas.

43. Fir-rigward ta' (i) l-assigurazzjonijiet allegatament offruti mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, l-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur qal li rċieva diversi minn dawn f'għadd ta' okkażjonijiet mill-2008. Madankollu, l-ilmentatur ipprovda biss dettalji tal-laqgħa li saret fis-26 ta’ April 2010 u ma ppreżenta l-ebda evidenza jew informazzjoni speċifika dwar dak li huwa rrefera għalih bħala eżempji ulterjuri ta’ assigurazzjonijiet riċevuti. B'konsegwenza ta' dan, l-Ombudsman se tillimita l-valutazzjoni tagħha għall-imġiba tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fir-rigward tal-laqgħa tas-26 ta' April 2010.

44. L-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur u l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet esprimew fehmiet opposti dwar dak li ġie diskuss fil-laqgħa.

45. Fl-opinjoni tiegħu, u speċifikament matul l-ispezzjoni, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jiddikjara li huma ddiskutew diversi kwistjonijiet dwar l-eżekuzzjoni ta’ kuntratti eżistenti mar-rappreżentanti tal-ilmentatur iżda ma saret l-ebda referenza għat-tiġdid possibbli tal-Kuntratt. L-Ombudsman jirrimarka li l-pożizzjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet hija kkonfermata mill-kontenut tan-nota tal-fajl tat-22 ta' Lulju 2010 li s-servizzi tal-Ombudsman spezzjonaw.

46. L-ilmentatur, madankollu, qajjem dubji dwar l-affidabbiltà tan-nota tal-fajl tat-22 ta’ Lulju 2010 li ġiet abbozzata mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet diversi xhur wara li saret il-laqgħa. L-ilmentatur enfasizza wkoll li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma rreaġixxiex għall-email tiegħu tal-4 ta’ Mejju 2010 li għandha titqies bħala konferma impliċita li ngħataw riassigurazzjonijiet matul il-laqgħa.

47. L-Ombudsman iqis li l-fatt li n-nota tal-fajl ġiet abbozzata aktar minn xahrejn wara li saret il-laqgħa jista' tabilħaqq iqajjem xi dubji dwar l-affidabbiltà tagħha. Madankollu, waqt l-ispezzjoni tal-fajl tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ħareġ li proposta biex il-Kuntratt ma jiġġeddidx kienet diġà ġiet ippreżentata ferm qabel id-data tal-laqgħa mal-ilmentatur u li ġiet iffinalizzata ftit jiem wara. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li huwa improbabbli li r-rappreżentant tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, li ħa sehem fil-laqgħa u li kellu jkun konxju sew tal-proċedura interna li għaddejja, kien jipprovdi assigurazzjonijiet li l-Kuntratt kien se jiġġedded.

48. L-Ombudsman jinnota wkoll li, matul l-ispezzjoni, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ipprovda spjegazzjoni tar-raġunijiet għaliex ma rreaġixxiex għall-email tal-ilmentatur tal-4 ta' Mejju 2010. B'mod partikolari, ir-rappreżentanti tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iċċaraw li, minn dik id-data, id-deċiżjoni finali kienet għadha ma tteħditx iżda dalwaqt kellha tittieħed, u għalhekk ma qisux li kien xieraq li tiġi żvelata l-intenzjoni tal-Uffiċċju. L-Ombudsman iqis li l-kjarifika tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet hija plawżibbli u konformi mal-evidenza dokumentarja. Għalhekk hija tal-fehma li, fiċ-ċirkostanzi, in-nuqqas ta' reazzjoni għall-email tal-ilmentatur tal-4 ta' Mejju 2010 ma setax jitqies bħala ftehim taċitu għall-kontenut tiegħu mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, kif issuġġerit mill-ilmentatur.

49. Minkejja dan, l-Ombudsman huwa tal-fehma li xejn ma kien iżomm lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet milli jwieġeb għall-email tal-ilmentatur tal-4 ta' Mejju 2010. F’dik it-tweġiba hija setgħet tinforma lill-ilmentatur dwar il-perjodu ta’ żmien għad-deċiżjoni dwar jekk iġġeddidx il-Kuntratt jew le. Dan seta’ jsir mingħajr ma jiġi żvelat il-proċess intern tat-teħid tad-deċiżjonijiet li kien għaddej dak iż-żmien. L-Ombudsman għalhekk se jagħmel rimarka ulterjuri f'dan ir-rigward sabiex jipprovdi gwida jekk jinqalgħu każijiet simili fil-futur.

50. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jikkonkludi li l-fehma tal-ilmentatur li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ipprovda l-allegati assigurazzjonijiet matul il-laqgħa tas-26 ta' April 2010, mhijiex konvinċenti.

51. Fir-rigward ta' (ii) ir-referenza tal-ilmentatur għal dik li huwa jqis bħala prattika kuntrattwali standard tal-istituzzjonijiet tal-UE biex iġeddu l-kuntratti qafas, l-Ombudsman jinnota li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ipprovda spjegazzjoni raġonevoli li ma hemm l-ebda prattika bħal din. F’dan ir-rigward, ta’ min jinnota li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet argumenta li l-inklużjoni ta’ klawżoli ta’ tiġdid fil-kuntratti teskludi l-possibbiltà li t-tiġdid jiġi interpretat bħala awtomatiku. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet qal ukoll li ċ-ċifri li għandu disponibbli ma jindikawx prattika ġenerali ta’ tiġdid ta’ kuntratti qafas.

52. L-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur ma għamel l-ebda argument speċifiku li jpoġġi f'dubju l-pożizzjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. L-ewwel nett, l-ilmentatur sempliċement qal li teżisti l-prattika allegata, irrefera għall-esperjenza tiegħu stess u semma r-raġunijiet ekonomiċi li, skontu, jagħmlu t-tiġdid awtomatiku tal-kuntratti qafas meħtieġ. Barra minn hekk, fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur irrikonoxxa wkoll li hemm każijiet li fihom il-kuntratti qafas ma jiġġeddux, u b’mod partikolari qabel li deċiżjoni li ma jiġġeddidx kuntratt qafas tista’ tiġi ġġustifikata f’każijiet fejn ma jkunx għad hemm ħtieġa għas-servizzi offruti jew fejn il-baġit rilevanti jiġi eżawrit. L-Ombudsman tinnota li f'dan il-każ l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iddeċieda li ma jġeddidx il-Kuntratt minħabba l-eżawriment tal-baġit allokat. L-Ombudsman jikkonkludi, għalhekk, li l-argumenti mressqa mill-ilmentatur jidhru li jikkonfermaw, aktar milli jikkontradixxu, il-konklużjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li ma hemm l-ebda prattika standard fir-rigward tat-tiġdid tal-kuntratti qafas. Jidher utli li wieħed iżid li din is-sejba mhijiex affettwata mill-fehmiet tal-ilmentatur li: (i) il-Kuntratt intuża b’mod attiv biex jiġu pprovduti servizzi li kienu meħtieġa ħafna; u (ii) kellha bżonn tagħmel ċerti investimenti. Minħabba li (i) u (ii) jikkonċernaw il-perjodu ta’ validità tal-Kuntratt, ma setgħux jagħtu lok għal aspettattivi leġittimi li l-Kuntratt jiġġedded.

53. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman jikkonkludi li ma seta’ jiġi stabbilit l-ebda ksur tal-prinċipju tal-aspettattivi leġittimi f’dan il-każ. Minn dan isegwi li l-allegazzjoni tal-ilmentatur ma tistax tiġi sostnuta.

B. Allegazzjoni tal-eżistenza ta’ mudell ġenerali ta’ amministrazzjoni ħażina

54. Fir-rigward tal-allegazzjoni ulterjuri tal-ilmentatur, ippreżentata fl-osservazzjonijiet tiegħu (ara l-punt 15), jiġifieri, l-imġiba sistematikament ostili tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-konfront tal-ilmentatur, l-Ombudsman iqis li peress li ma sabitx każ ta' amministrazzjoni ħażina f'dan il-każ, hija ma tistax tqisha bħala eżempju tal-allegata mġiba sistemika u ostili kontra l-ilmentatur. Għalhekk, hija tqis li, fin-nuqqas ta’ evidenza konkreta, ma hemmx raġunijiet suffiċjenti għal inkjesta dwar din l-allegazzjoni.

C. Konklużjonijiet

Abbażi tal-inkjesta tagħha dwar dan l-ilment, l-Ombudsman tagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet.

L-ilmentatur u l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Kumment ieħor

Soġġett għat-termini tal-kuntratt, f’każijiet futuri fejn il-kuntratturi jistaqsu jekk il-kuntratt tagħhom hux se jiġġedded jew le, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jista’ tal-anqas jindika l-perjodu ta’ żmien approssimattiv li fih biħsiebu jieħu deċiżjoni

 

Emily O'Reilly

Magħmul fi Strasburgu fid-19 ta' Diċembru 2013

---

[1] Il-Kawżi Magħquda T-407/06 u T-408/06 Zhejiang Aokang Shoes vs il-Kunsill [2010] ECR-747, il-paragrafu 101.

[2] Il-Kawża T-203/97 Forvass vs il-Kummissjoni [1999] ECR-SC I-A-129 u II-705, il-paragrafu 70; Il-Kawża T-199/01 G v il-Kummissjoni [2002] ECR-SC I-A-217 u II-1085, il-paragrafu 38; Il-Kawża T-347/03 Branco vs il-Kummissjoni [2005] Ġabra II-2555, il-paragrafu 102.