Strasburgu, 19 ta' Ġunju 2008

Għażiż Sur L.,

Fit-18 ta' Ottubru 2007, inti ssottomettejt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Kummissjoni Ewropea rigward it-talba tagħha, ifformulata fl-opinjoni tagħha dwar l-ilment tiegħek 488/2007/PB, li ċertu dokument li inti kont tlabt ma kienx jeżisti. L-ilment tiegħek kien jinsab fl-osservazzjonijiet tiegħek dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni msemmija hawn fuq.

Fis-17 ta' Jannar 2008, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fl-14 ta' Marzu 2008. Għaddejtlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fit-28 ta' Marzu 2008.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilment kien jikkonċerna talba mill-Kummissjoni Ewropea, magħmula fil-kuntest tat-trattament minn din tal-aħħar ta' talba għal aċċess, li ċertu dokument ma kienx jeżisti u għalhekk l-aċċess ma setax jingħata.

Fil-każ 488/2007/PB, l-ilmentatur kien talab aċċess, skont ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (1) ("ir-Regolament 1049/2001"), għal għadd ta' dokumenti miżmuma mill-Grupp ta' Regolaturi Ewropej ("ERG"), li ġie stabbilit mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni rrifjutat l-aċċess għal ċerti dokumenti. Fl-ittra tiegħu lill-Kummissjoni fejn talab opinjoni dwar l-ilment, l-Ombudsman talabha wkoll tiċċara d-deċiżjoni tagħha speċifikament fir-rigward tar-"Rapport ERG (06) 45 a", li fir-rigward tiegħu l-ilmentatur bagħat il-komunikazzjoni tiegħu ta' l-20 ta' Novembru 2006. "Ir-Rapport ERG (06) 45 a" ma kienx issemma espressament fit-tweġiba tal-Kummissjoni għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur skont ir-Regolament 1049/2001.

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li, fir-rigward tar-"Rapport ERG (06) 45 a", id-dokumenti ERG irreġistrati bl-ittra "a" huma noti li jiġbru fil-qosor il-kontenut tad-dokumenti relatati. Tali nota normalment kellha ssir għal "Rapport ERG (06) 45" u "Rapport ERG (06) 45b". Madankollu, l-ebda nota bħal din ma ġiet prodotta minħabba li kienet ġiet deċiża ftit qabel il-laqgħa plenarja tal-ERG biex ma jiġux diskussi dawk ir-rapporti, u " għalhekk, ma hemm l-ebda dokument bin-numru ta' referenza ERG (06) 45a".

Fl-osservazzjonijiet tiegħu tat-18 ta' Ottubru 2007 dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni dwar l-ilment imsemmi hawn fuq, il-kwerelant informa lill-Ombudsman li huwa kien kiseb kopji tar-"Rapport ERG (06) 45a" allegatament mhux eżistenti. L-ilmentatur esprima t-tħassib tiegħu dwar il-fatt li l-Kummissjoni apparentement tat informazzjoni mhux vera fl-opinjoni tagħha, u ħeġġeġ lill-Ombudsman biex jinvestiga din il-kwistjoni.

L-ilmentatur għamel il-punt li ma kienx ċar mill-kontenut tad-dokument imsemmi għaliex ma kellux isir pubbliku, peress li d-dokument kien fih biss sommarju tar-"Rapport ERG (06) 45b" u kumment li ma kien hemm l-ebda ħtieġa urġenti għall-pubblikazzjoni.

L-ilmentatur ħeġġeġ lill-Ombudsman biex jittratta din il-kwistjoni separatament, peress li kienet tikkonċerna l-"kooperazzjoni bażika ['grundsätzliche Zusammenarbeit'] bejn l-Ombudsman u l-organi u l-istituzzjonijiet tal-Komunità Ewropea".

Fis-17 ta' Jannar 2008, l-Ombudsman fetaħ din l-inkjesta dwar l-allegazzjoni li ġejja: Il-Kummissjoni tat lill-Ombudsman informazzjoni mhux vera billi ddikjarat, fl-opinjoni tagħha dwar l-ilment 488/2007/PB, li d-dokument "Rapport ERG (06) 45 a" ma jeżistix.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha dwar l-ilment, il-Kummissjoni essenzjalment ammettiet li d-dokument kien jeżisti, u għamlet diversi kummenti relatati mal-konklużjoni inizjali tagħha dwar dik il-kwistjoni (ara l-parti tad-deċiżjoni hawn taħt). Il-Kummissjoni hemżet mal-opinjoni tagħha kopja tad-dokument imsemmi.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li ma kellu l-ebda kumment sinifikanti x'jagħmel dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, iżda indika li l-fiduċja tiegħu fil-Kummissjoni ma kinitx ġiet imsaħħa bl-opinjoni tagħha (ara l-parti tad-deċiżjoni hawn taħt).

Id-Deċiżjoni

1 Allegazzjoni li l-Kummissjoni tat informazzjoni mhux vera lill-Ombudsman

1.1 L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni tat informazzjoni mhux vera lill-Ombudsman Ewropew meta ddikjarat, fl-opinjoni tagħha dwar l-ilment 488/2007/PB, li d-dokument "Rapport ERG (06) 45 a" (mitlub mill-ilmentatur) ma kienx jeżisti.

1.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni pprovdiet informazzjoni li essenzjalment ikkonfermat l-allegazzjoni tal-ilmentatur. Il-Kummissjoni għamlet għadd ta’ punti f’dan ir-rigward:

1. Wara l-aħħar applikazzjoni tal-ilmentatur għad-dokumenti, sar eżami ulterjuri tad-dokumenti disponibbli għall-ERG. Din it-tfittxija kkonfermat li "Rapport ERG (06) 45a" jeżisti. Fl-aħħar ġie rkuprat fuq is-sit web tas-CIRCA (2).
2. Kif diġà ġie spjegat fit-tweġiba tal-Kummissjoni lill-Ombudsman rigward l-ilment 488/2007/PB, id-dokumenti rreġistrati bl-ittra "a" huma noti ta' sottomissjoni. Dawk in-noti jiġbru fil-qosor il-kwistjonijiet ippreżentati f’dokumenti relatati u huma maħsuba biex ikunu mezz ta’ introduzzjoni ta’ dokumenti fil-laqgħat plenarji tal-ERG għad-diskussjoni qabel l-adozzjoni. Meta wieġbu għat-talba tal-Ombudsman għal informazzjoni dwar l-ilment 488/2007/PB, is-servizzi tal-Kummissjoni kienu jemmnu bona fide li (i) ma kienet tħejjiet l-ebda nota ta' sottomissjoni, peress li r-"Rapport ERG (06) 45" kellu jiġi ttrattat bħala punt "A" mingħajr diskussjoni (3), u għalhekk (ii) dak id-dokument ma setax ikun fil-pussess tiegħu.
3. Għall-ewwel, is-servizzi tal-Kummissjoni ppruvaw jirkupraw id-dokument mill-post fejn tali dokumenti normalment jiġu ssejvjati, għal perjodu ta’ żmien limitat, qabel ma jitħassru minħabba restrizzjonijiet ta’ spazju, jiġifieri, fuq Kompjuters Personali u fuq appoġġi elettroniċi ddedikati għall-issejvjar ta’ dokumenti relatati mal-Plenarja tal-ERG. Hija ma kkonsultatx is-sit web tas-CIRCA li huwa pjuttost maħsub għall-użu tad-delegati tal-awtoritajiet regolatorji nazzjonali.
4. Fir-rigward tal-kontenut tan-nota ta' sottomissjoni inkwistjoni, is-servizzi tal-Kummissjoni jikkonfermaw li hija, fil-parti sostantiva tagħha, riproduzzjoni identika tal-konklużjonijiet li jidhru fil-paġna 21 tar-"Rapport ERG (06) 45" li qabel kien żvelat mill-Kummissjoni lill-ilmentatur.

1.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur għamel il-punti li ġejjin: Huwa ddikjara li tħalla bl-impressjoni li l-Kummissjoni ma ħaditx bis-serjetà ħafna d-dmir tagħha ta' kooperazzjoni mal-Ombudsman Ewropew. Huwa ma qiesx li kien plawżibbli li l-Kummissjoni kienet ġenwinament fittxet id-dokument allegatament mhux eżistenti. Huwa indika li ftit li xejn kien immaġinabbli li "Rapport ERG (06) 45 b"kien jeżisti iżda li d-dokument loġikament preċedenti għal dan, jiġifieri, "Rapport ERG(06) 45a", ma kienx jeżisti. Huwa ddikjara li seta’ jifhem, pereżempju, l-ispjegazzjoni li d-dokument kien meqjus insinifikanti wisq u għalhekk tħassar. Iżda l-ispjegazzjoni li d-dokument qatt ma nħoloq ma saħħetx il-fiduċja tiegħu fil-Kummissjoni.

1.4 L-Ombudsman jinnota li d-dikjarazzjoni fattwali ta' istituzzjoni li dokument ma jeżistix iġġib magħha preżunzjoni (konfutabbli) ta' verità (4). Din il-preżunzjoni tapplika fir-rigward ta' dawk l-atturi kollha li jistgħu jkunu involuti fil-kuntest ta' applikazzjonijiet għal aċċess għal dokumenti, kemm jekk ikunu ċittadini kif ukoll jekk ikunu istituzzjonijiet Komunitarji oħra. Fir-rigward tal-Ombudsman b’mod speċifiku, il-preżunzjoni tal-verità hija, l-ewwel nett, ibbażata fuq il-livell għoli ta’ fiduċja li jeżisti bejn l-istituzzjonijiet kollha u l-Ombudsman fir-rigward tal-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001. Barra minn hekk, dan iġib miegħu vantaġġ tal-ekonomija proċedurali - kemm għall-Amministrazzjoni kif ukoll għall-Ombudsman - billi jnaqqas ħafna l-ħtieġa li jitwettqu spezzjonijiet tal-fajls jew tad-dokumenti amministrattivi kkonċernati. Fl-istess ħin, il-preżunzjoni tal-verità timplika dmir partikolarment strett ta’ diliġenza sabiex tiġi żgurata l-preċiżjoni tad-dikjarazzjonijiet dwar in-nuqqas ta’ eżistenza ta’ dokument.

1.5 F'dan il-każ, il-Kummissjoni rrikonoxxiet b'mod sħiħ li d-dikjarazzjoni fattwali kkontestata li hija kienet għamlet kienet żbaljata, jiġifieri, li d-dokument allegatament mhux eżistenti kien fil-fatt jeżisti. Il-kwistjoni rilevanti f’dan il-punt fl-inkjesta hija għalhekk jekk il-Kummissjoni kkonformatx mad-dmir ta’ diliġenza msemmi hawn fuq.

1.6 Wara li eżamina bir-reqqa l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-Ombudsman ma jqisx li ngħata informazzjoni jew spjegazzjonijiet li juru konformità mad-dmir imsemmi hawn fuq, għar-raġunijiet li ġejjin:

L-ewwel nett, il-paragrafu 1 tal-opinjoni tal-Kummissjoni jindika li s-servizzi tagħha b'xi mod iddeduċew in-nuqqas ta' eżistenza tad-dokument mill-fatt li d-dokumenti rreġistrati bl-ittra "a" huma noti ta' sottomissjoni. Dawk in-noti jiġbru fil-qosor il-kwistjonijiet ippreżentati f’dokumenti relatati u huma mfassla biex jintroduċu dokumenti fil-laqgħat plenarji tal-ERG għad-diskussjoni qabel l-adozzjoni. L-inferenza ta' hawn fuq tidher li saret flimkien mal-fatt li "d-dokument ERG (06) 45 kellu jiġi ttrattat bħala punt 'A' mingħajr diskussjoni". Madankollu, il-Kummissjoni ma tatx spjegazzjonijiet adegwati dwar għaliex, b’mod ġenerali, tali inferenza tkun iġġustifikata (5), u għaliex, fiċ-ċirkustanzi speċjali tal-każ inkwistjoni, tali inferenza, fl-aħħar mill-aħħar, ma kinitx tirrifletti r-realtà.

It-tieni, il-paragrafu 2 tal-opinjoni tal-Kummissjoni ma pprovdiex informazzjoni ċara u adegwata dwar it-tfittxija rilevanti mwettqa mis-servizzi tagħha. Huwa jirreferi, f’termini ġenerali biss, għal “post” mhux speċifikat fejn id-dokumenti jiġu ssejvjati għal “perjodu limitat” mhux speċifikat qabel ma jitħassru. Mhuwiex ċar jekk ir-referenza għandhiex l-intenzjoni li twassal l-informazzjoni li s-servizzi tal-Kummissjoni li fittxew id-dokument għamlu hekk wara t-tmiem ta’ perjodu fiss għaż-żamma tad-dokument, u li għal din ir-raġuni (ovvjament) ma setgħux isibuha. Wara dan, l-opinjoni tirreferi, għal darb’oħra, għal sit web “CIRCA”, li jindika li dan huwa “pjuttost maħsub” għall-użu tad-delegati tal-awtoritajiet regolatorji nazzjonali. Dan, fost affarijiet oħra, ma jagħti l-ebda informazzjoni ċara u speċifika dwar jekk is-servizzi tiegħu kinux raġonevolment mistennija, naturalment, li jkunu fittxew ukoll l-imsemmi sit web "CIRCA".

Fl-aħħar nett, għandu jiġi rrilevat li l-Kummissjoni indikat li d-dokument inkwistjoni qatt ma eżista, u mhux li ma kienx għadu fil-pussess tagħha jew li t-tentattiv tagħha li tirkuprah mis-sistema/i informatika tagħha ma kienx ta’ natura produttiva.

1.7 Minħabba n-natura tal-amministrazzjoni ħażina li nstabet hawn fuq, l-Ombudsman jirrimarka li, skont il-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba, kien ikun xieraq li l-Kummissjoni toħroġ apoloġija lill-ilmentatur. Il-Kummissjoni għażlet li ma tagħmilx dan, u għalhekk l-Ombudsman jagħlaq il-każ b'rimarka kritika.

2 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, huwa meħtieġ li ssir ir-rimarka kritika li ġejja:

Il-preżunzjoni tal-verità tad-dikjarazzjoni fattwali tal-Amministrazzjoni li ċertu dokument mitlub ma jeżistix timplika dmir ta' diliġenza partikolarment strett biex tiġi żgurata l-preċiżjoni ta' tali dikjarazzjonijiet. Fid-dawl tas-sejbiet tiegħu fil-punt 1.6 hawn fuq, l-Ombudsman ma jqisx li ġie pprovdut b'informazzjoni u spjegazzjonijiet li juru konformità ma' dan l-obbligu f'dan il-każ. L-imġiba rilevanti tal-Kummissjoni, għalhekk, tinvolvi amministrazzjoni ħażina.

L-Ombudsman jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Kif jidher mill-aġenda (ERG (06) 35 Rev 1) għat-18-il Laqgħa Plenarja ta' l-ERG tal-5-6 ta' Ottubru 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf), u l-minuti ta' dik il-Laqgħa Plenarja (ERG (06) 52).

(4) Ara l-Kawża T-311/00 British American Tobacco vs il-Kummissjoni [2002] Ġabra II-2781, il-paragrafu 35.

(5) Pereżempju, jidher li huwa possibbli li (i) titħejja nota ta’ sottomissjoni li tkun irreġistrata bl-ittra “a”, għall-finijiet tad-diskussjoni tal-kwistjoni rilevanti/abbozz ta’ dokument fil-laqgħat plenarji tal-ERG, u (ii) sussegwentement tittieħed deċiżjoni li ma tiġix diskussa din il-kwistjoni/dan id-dokument.