Strasburgu, 20 ta' Diċembru 2006

Għażiż Sur X,

Fit-18 ta' Marzu 2006, inti ssottomettejt ilment lill-Ombudsman Ewropew dwar l-allegat nuqqas tal-Kumitat tar-Reġjuni ("il-Kumitat") li jirrimborża l-ispejjeż ta' l-ivvjaġġar għal intervista ta' impjieg. Permezz ta' e-mail ta' l-4 ta' April 2006, inti bgħatt numru ta' dokumenti li jappoġġjaw l-ilment tiegħek.

Fil-11 ta' April 2006, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kumitat. Il-Kumitat bagħat l-opinjoni tiegħu fis-16 ta' Ġunju 2006 u jien bgħattha lilek bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, jekk xtaqt, sa mhux aktar tard mill-31 ta' Lulju 2006. L-ebda osservazzjoni ma waslet mingħandek sa dik id-data.

Madankollu, f’konverżazzjonijiet telefoniċi mal-uffiċjal legali inkarigat mill-każ tiegħek fil-31 ta’ Ottubru u t-22 ta’ Novembru 2006, inti ddikjarajt li kont sodisfatt bit-trattament mill-Kumitat ta’ partijiet mill-ilment tiegħek. Għamilt aktar kummenti fir-rigward tal-parti tal-ilment tiegħek li ma kkunsidrajtx li ġiet solvuta b’mod sodisfaċenti.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilmentatur attenda intervista ta' impjieg fil-Kumitat tar-Reġjuni ("il-Kumitat") fid-19 ta' Ottubru 2005. Fl-istess jum, huwa applika għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu u għadda l-karti tal-imbarkazzjoni tiegħu għall-vjaġġ ’il barra. Fid-29 ta’ Ottubru 2005, huwa bagħat ittra rreġistrata lill-Kumitat, li kien fiha l-karti tal-imbarkazzjoni għall-vjaġġ ta’ ritorn, riċevuta mil-linja tal-ajru u dikjarazzjoni tal-karta ta’ kreditu. Wara li ma rċieva l-ebda tweġiba, huwa kkuntattja lill-Kumitat permezz ta' e-mail tat-23 ta' Diċembru 2005. Fl-10 ta’ Jannar 2006, il-Kumitat infurmah li ma kienx irċieva evidenza li l-kwerelant kien fil-fatt ħallas l-ammont inkwistjoni. Barra minn hekk, il-karti tal-imbarkazzjoni għall-vjaġġ tar-ritorn tiegħu kienu neqsin. L-ilmentatur wieġeb li kien bagħat id-dokumenti meħtieġa bil-posta rreġistrata. Fl-14 ta’ Jannar 2006, huwa bagħat kopji tad-dokumenti lill-Kumitat. Fid-19 ta’ Jannar 2006, huwa ġie informat li d-dokumenti kienu suffiċjenti għar-rimbors. Fir-rigward tal-ittra rreġistrata tiegħu, il-Kumitat ikkonferma li ma kienx irċieva ittra bħal din u talbu aktar dettalji sabiex ikun jista’ jivverifika x’ġara mill-ittra. Skont il-kwerelant, huwa reġa' mar għand il-Kumitat fit-18 ta' Frar 2006, sabiex ifakkar li kien għadu ma rċeviex il-ħlas.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur iddikjara li ma kienx irċieva tweġiba għall-email tiegħu tat-18 ta' Frar 2006 u li kien għadu ma rċeviex il-ħlas.

L-ilmentatur allega li l-Kumitat naqas milli jittratta kif xieraq l-applikazzjoni tiegħu għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu. Huwa qal li

1. li l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu għandhom jiġu rimborżati mill-aktar fis possibbli;
2. li għandu jitħallas l-imgħax għad-dewmien fir-rimborż; u
3. li l-proċedura ta' rimborż għandha tittejjeb.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kumitat tar-Reġjuni

Fl-opinjoni tiegħu, il-Kumitat iddikjara li, skont id-Deċiżjoni Nru 015/04 tiegħu, l-ispejjeż ġew rimborżati wara li waslet l-evidenza rilevanti, bħall-biljetti u l-karti tal-imbarkazzjoni.

Il-Kumitat issottometta li l-kwerelant kien ta kopji tad-dokumenti meħtieġa biss permezz tal-posta elettronika tas-16 ta' Jannar 2006 (1). Hija qatt ma kienet irċeviet l-ittra rreġistrata li kien fiha d-dokumenti oriġinali, li l-ilmentatur kien bagħat fid-29 ta’ Ottubru 2005. Madankollu, hija kienet qieset din is-sitwazzjoni u kienet eċċezzjonalment għamlet ir-rimborż abbażi tal-kopji tad-dokumenti li l-ilmentatur kien issottometta.

Barra minn hekk, il-Kumitat issottometta li, skont ir-Regolament Finanzjarju (2), l-iskadenza għar-rimborż kienet ġiet stabbilita għat-2 ta' Marzu 2006. Madankollu, il-Kumitat irrikonoxxa li l-pagament (EUR 1058.95) kien sar biss fid-29 ta' April 2006. Skont il-Kumitat, dan kien dovut għal riorganizzazzjoni interna matul il-perjodu inkwistjoni.

Il-Kumitat iddikjara li kien ħallas lill-ilmentatur l-imgħax fuq ħlas tardiv għall-perjodu ta’ żmien bejn it-3 ta’ Marzu u d-29 ta’ April 2006, li kien jammonta għal EUR 9.79.

Fir-rigward tat-talba tal-ilmentatur li l-proċedura ta' rimborż għandha tittejjeb, il-Kumitat issottometta li d-dewmien fil-ħlas kien dovut għal ċirkostanzi eċċezzjonali u li l-proċeduri tiegħu ma kinux jeħtieġu reviżjoni.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Ma waslet l-ebda osservazzjoni mingħand l-ilmentatur.

F’konverżazzjoni telefonika mal-uffiċjal legali inkarigat mill-każ tiegħu fil-31 ta’ Ottubru 2006, il-kwerelant iddikjara li kien sodisfatt bit-trattament tal-każ tiegħu mill-Kumitat sa fejn kien irċieva l-ħlas u l-imgħax pendenti.

Madankollu, huwa ddikjara li ma qabilx mal-pożizzjoni tal-Kumitat li l-proċeduri tiegħu ma kellhomx bżonn jittejbu. Huwa argumenta li l-Kumitat ma kienx infurmah li ma kienx irċieva d-dokumenti rilevanti għar-rimborż. Barra minn hekk, hija kienet sostniet li d-dewmien kien dovut għal riorganizzazzjoni interna. L-ilmentatur ikkunsidra li l-Kumitat seta’ infurmah dwar din ir-riorganizzazzjoni.

Madankollu, f'din il-konverżazzjoni telefonika u f'waħda oħra fit-22 ta' Novembru 2006, il-kwerelant ikkonkluda li, jekk l-Ombudsman ma kellu l-ebda indikazzjoni li l-problema li qajjem kienet ta' natura aktar ġenerali, il-każ tiegħu seta' jingħalaq. Huwa rringrazzja lill-Ombudsman għall-għajnuna tiegħu.

Id-Deċiżjoni

1 Dewmien fir-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar

1.1 Il-kwerelant attenda intervista ta' xogħol fil-Kumitat tar-Reġjuni ("il-Kumitat") fid-19 ta' Ottubru 2005. Fid-29 ta’ Ottubru 2005, huwa bagħat, permezz ta’ ittra rreġistrata, id-dokumenti meħtieġa għar-rimbors tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu lill-Kumitat. Wara li ġie informat li l-Kumitat ma kienx irċieva d-dokumenti, huwa bagħat kopji tagħhom lill-Kumitat fl-14 ta’ Jannar 2006. Fid-19 ta’ Jannar 2006, huwa ġie informat li d-dokumenti kienu suffiċjenti għar-rimbors.

1.2 Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, mibgħut fit-18 ta' Marzu 2006, il-kwerelant iddikjara li ma kienx irċieva tweġiba għal tfakkira li kien bagħat lill-Kumitat fit-18 ta' Frar 2006 u li kien għadu ma rċeviex il-ħlas pendenti. Huwa sostna (i) li l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu għandhom jiġu rimborżati mill-aktar fis possibbli; (ii) li għandu jitħallas l-imgħax għad-dewmien fir-rimborż; u (iii) li l-proċedura ta’ rimborż għandha tittejjeb.

1.3 Fl-opinjoni tiegħu, il-Kumitat sostna li qatt ma rċieva l-ittra rreġistrata li fiha d-dokumenti oriġinali. Madankollu, hija kienet qieset din is-sitwazzjoni u kienet eċċezzjonalment għamlet ir-rimborż abbażi tal-kopji tad-dokumenti li l-ilmentatur kien issottometta. Id-data ta' skadenza għar-rimborż kienet it-2 ta' Marzu 2006. Madankollu, il-Kumitat irrikonoxxa li l-ħlas (EUR 1058.95) kien sar biss fid-29 ta' April 2006. Skont il-Kumitat, dan kien dovut għal riorganizzazzjoni interna matul il-perjodu inkwistjoni. Il-Kumitat iddikjara li kien ħallas lill-ilmentatur l-imgħax fuq ħlas tardiv għall-perjodu ta’ żmien bejn it-3 ta’ Marzu u d-29 ta’ April 2006, li jammonta għal EUR 9.79. Fir-rigward tat-talba tal-ilmentatur li l-proċedura ta' rimborż għandha tittejjeb, il-Kumitat issottometta li d-dewmien fil-ħlas kien dovut għal ċirkostanzi eċċezzjonali u li l-proċeduri tiegħu ma kinux jeħtieġu reviżjoni.

1.4 Ma waslet l-ebda osservazzjoni mill-ilmentatur. Madankollu, f’konverżazzjoni telefonika mal-uffiċjal legali inkarigat mill-każ tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li kien sodisfatt bit-trattament tal-każ tiegħu mill-Kumitat sa fejn kien irċieva l-pagament u l-imgħax pendenti. Għalhekk, jidher li l-Kumitat ħa passi biex isolvi dan l-aspett tal-ilment.

1.5 Madankollu, fir-rigward tal-argument tiegħu li l-proċedura ta' rimborż għandha tittejjeb, il-kwerelant iddikjara li huwa ma qabilx mal-pożizzjoni tal-Kumitat. Huwa argumenta li l-Kumitat ma kienx infurmah li ma kienx irċieva d-dokumenti rilevanti għar-rimborż. Barra minn hekk, hija kienet sostniet li d-dewmien kien dovut għal riorganizzazzjoni interna. L-ilmentatur ikkunsidra li l-Kumitat seta’ infurmah dwar din ir-riorganizzazzjoni. Madankollu, mill-kuntatti tal-ilmentatur mal-uffiċjal legali inkarigat mill-każ tiegħu, deher li ma xtaqx ikompli jsegwi dawn il-kwistjonijiet.

1.6 Għalhekk, l-Ombudsman iqis li l-ilmentatur warrab it-talba tiegħu li l-proċedura ta' rimborż tal-Kumitat għandha tittejjeb. Madankollu, jidher xieraq li ssir rimarka ulterjuri fir-rigward ta' din il-kwistjoni.

2 Konklużjoni

Mill-opinjoni tal-Kumitat tar-Reġjuni u mill-kummenti tal-ilmentatur jidher li l-Kumitat ħa passi biex isolvi l-kwistjoni u b’hekk issodisfa lill-ilmentatur. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kumitat tar-Reġjuni ser jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Reċipjenti oħra

L-Ombudsman iqis li l-istandards amministrattivi tal-Kumitat tar-Reġjuni jittejbu aktar jekk il-Kumitat isegwi b’mod sistematiku l-fajls ta’ pagament bħal dak inkwistjoni f’dan il-każ, b’mod partikolari (i) billi jikkuntattja lill-applikanti jekk ċerti dokumenti li huma meħtieġa għall-eżekuzzjoni tal-pagament ikunu neqsin; u (ii), f’każ li jinqala’ dewmien, billi l-applikanti jinżammu infurmati dwar dan id-dewmien u r-raġunijiet għal dan.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Jidher li l-Kumitat jirreferi għall-e-mail ta' min għamel l-ilment ta' l-14 ta' Jannar 2006.

(2) Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002, tal-25 ta’ Ġunju 2002, dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 4, p. 74).