Strasburgu, 16 ta' Lulju 2008

Għażiż Sur A.,

Fil-5 ta' Awwissu 2005, f'isem CINAR Ltd. (minn hawn 'il quddiem "CINAR"), inti ssottomettejt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Kummissjoni Ewropea. L-ilment tiegħek kien jikkonċerna awditu estern u l-fażijiet sussegwenti tiegħu f'erba' kuntratti ta' riċerka (1), konklużi fil-qafas tar-Raba' u l-Ħames programmi ta' riċerka u żvilupp teknoloġiku ("RTD") tal-Kummissjoni. Dan l-awditu twettaq fil-bini ta’ CINAR fl-20-21 ta’ Awwissu 2002.

Fit-13 ta' Settembru 2005, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fil-11 ta' Jannar 2006. Bgħattlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fl-4 ta' April 2006.

Fid-29 ta' Jannar 2008, inti bgħatt sottomissjoni oħra li infurmatni dwar it-tlestija tal-investigazzjoni tal-OLAF, li kienet tinkludi l-erba' kuntratti msemmija hawn fuq.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Niskuża ruħi għat-tul ta' żmien li ħadt biex inlesti l-inkjesta tiegħi.

Il-komponent

L-ilmentatur huwa direttur ta’ kumpanija msejħa CINAR Ltd. (minn hawn ’il quddiem “CINAR”), li hija kumpanija żgħira ta’ teknoloġija avvanzata b’għarfien espert fil-kombustjoni tal-faħam u tal-bijomassa u fil-kontroll tal-emissjonijiet. Ilha tipprovdi servizzi tekniċi u pparteċipat f’diversi proġetti ta’ riċerka u żvilupp sponsorjati mill-Kummissjoni Ewropea. Bejn Ġunju 1998 u Mejju 2000, CINAR, bħala l-Kuntrattur, ikkonkludiet erba' kuntratti ta' riċerka (2) mal-Kummissjoni dwar seba' proġetti ta' riċerka mwettqa fil-qafas tar-Raba' Programm Kwadru ("FP4") u l-Ħames Programm Kwadru ("FP5").

Fl-20-21 ta' Awwissu 2002, rappreżentant tal-Unità tal-Verifika Esterna tad-Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni għar-Riċerka ("DĠ RTD") u żewġ kontabilisti żaru l-uffiċċji tas-CINAR sabiex jivverifikaw l-erba' kuntratti ta' riċerka msemmija hawn fuq.

Fil-15 ta’ Settembru 2003, il-Kummissjoni approvat ir-rapport ta’ verifika redatt mill-awdituri. Hija ċaħdet l-ispjegazzjonijiet u l-evidenza, inkluża l-evidenza tar-rendikont tal-paga, sussegwentement ipprovduta minn CINAR, minħabba li ma kinitx ġiet ipprovduta qabel. Barra minn hekk, hija ma ppermettietx ukoll il-kostijiet tal-persunal u l-kostijiet ġenerali relatati, li CINAR kienet iddikjarat bħala kostijiet eliġibbli.

Fit-28 ta' Frar 2005, il-kwerelant iltaqa' mar-rappreżentant tal-Kummissjoni sabiex jiċċara l-konklużjonijiet tal-verifika iżda ma rnexxiex.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur allega li l-Kummissjoni kienet ittrattat lil CINAR b’mod inġust fir-rigward tal-awditu estern imsemmi hawn fuq tal-2002 u l-fażijiet sussegwenti tiegħu.

L-ilmentatur, l-ewwel nett, argumenta li r-rappreżentanti ta' CINAR "saru jħossuhom kriminali quddiem l-awdituri, u (...) anke kumment razzjali ġie espress matul waħda mis-sessjonijiet ta' intervista" u li "[l]-għan tal-awditu jidher li jmiss ma' ossessjoni biex jagħlaqna ".

It-tieni, l-ilmentatur argumenta nuqqas ta’ rispett tad-dritt tal-privatezza ta’ CINAR, peress li ntalbu dettalji personali u kuntrattwali u informazzjoni dwar is-salarji tal-membri tal-persunal. Skont l-ilmentatur, dan kien "ittollerat b'mod morri".

It-tielet, l-ilmentatur argumenta li CINAR intalbet tipprovdi informazzjoni mhux relatata u mhux ġustifikabbli, jiġifieri, informazzjoni dwar " il-proposti pendenti kollha" għalkemm frazzjoni biss ta ' tali proposti kienet iffinanzjata mill-Kummissjoni.

Ir-raba’, l-ilmentatur argumenta li, għalkemm parti biss mill-informazzjoni dwar il-pagi kienet nieqsa, l-awdituri esterni għamlu dikjarazzjoni inġusta li “ma nkisbet l-ebda informazzjoni dwar il-pagi minn CINAR”.

Il-ħames argument kien jikkonċerna, essenzjalment, ir-rwol tal-awditur tal-Kummissjoni mit-tlestija tar-rapport ta’ verifika mill-kumpannija ta’ verifika esterna sal-laqgħa mar-rappreżentanti ta’ CINAR fit-28 ta’ Frar 2005. B’mod partikolari, l-ilmentatur ikkritika d-deċiżjoni tal-awditur tal-Kummissjoni li japprova r-rapport tal-awditjar abbozzat minn awdituri esterni u li jirrifjuta l-ispjegazzjonijiet u l-evidenza kollha tal-ilmentatur sempliċiment minħabba li ma kienx ġie pprovdut qabel.

L-Inkwantu

L-opinjoni
tal-Kummissjoni Sfond

CINAR daħlet f'erba' kuntratti ta' riċerka (3) mal-Kummissjoni.

Fis-6 ta' Ġunju 2002, id-DĠ RTD talab verifika finanzjarja fil-bini ta' CINAR. Sabiex tikseb rapport tal-awditjar minn sors indipendenti u professjonali, il-Kummissjoni ddeċidiet li testernalizza dan l-inkarigu tal-awditjar lil ditta tal-awditjar esterna, jiġifieri Littlejohn Frasier ("LF")(4). Ftehim speċifiku għal dan il-għan ġie konkluż ma’ LF f’Lulju 2002 u l-Kummissjoni ħatret l-awditur tagħha stess mill-Unità tal-Awditjar Estern biex jaħdem flimkien ma’ LF.

Fis-6 ta’ Ġunju 2002, il-Kummissjoni infurmat lil CINAR permezz ta’ ittra rreġistrata li l-verifika kienet se tibda fil-bini tagħha u ddeskriviet il-kamp ta’ applikazzjoni tagħha kif ġej:

1. rieżami tar-raġonevolezza u r-responsabbiltà tas-sistemi tal-ikkostjar u tal-fatturi operati fis-CINAR; u
2. il-verifika tan-nefqa fuq il-kuntratti ta’ riċerka biex jiġi aċċertat jekk il-Kummissjoni ġietx fatturata f’konformità mad-dispożizzjonijiet kuntrattwali għan-nefqa mġarrba fit-twettiq tal-proġett ta’ riċerka.

F’din l-ittra, il-Kummissjoni talbet ukoll lil CINAR biex tipprovdi lill-awditur tal-Kummissjoni, “fi żmien xahar minn meta tirċievi din l-ittra, id-dokumenti jew l-informazzjoni li ġejjin:

(1) Kopja ffirmata u datata tal-kuntratti kollha ta’ impjieg tal-persuni kollha inkarigati mill-kuntratti msemmija hawn fuq flimkien ma’ indikazzjoni jekk dawk il-persuni għadhomx impjegati minn Cinar Ltd. fil-preżent.

(2) organigramma ta' Cinar Ltd, li ssemmi l-isem u l-funzjoni tal-maniġment u l-bord tad-diretturi, jekk ikun hemm. Barra minn hekk, indikazzjoni tan-numru totali ta’ impjegati li jaħdmu għal Cinar Ltd.

(3) Tweġiba għall-mistoqsija li ġejja: il-kontijiet ta’ Cinar huma miżmuma minn impjegati ta’ Cinar jew minn kontabilisti esterni? Jekk tapplika din tal-aħħar, jekk jogħġbok agħtina d-dettalji kollha."

Fit-tweġiba tagħha tat-8 ta’ Lulju 2002, CINAR spjegat li l-kontijiet tagħha nżammu mill-kontabilisti tagħha, li l-awditur tal-Kummissjoni għandu jikkuntattja f’każ li tkun meħtieġa aktar informazzjoni.

Wara arranġamenti ulterjuri bejn LF u CINAR, sar awditu fuq il-post miftiehem fl-20-21 ta’ Awwissu 2002. Il-Kummissjoni pprovdiet kopji tal-minuti dettaljati tal-awditu.

Fid-29 ta’ Mejju 2003, il-Kummissjoni bagħtet lil CINAR, permezz ta’ ittra rreġistrata, l-abbozz tar-rapport ta’ verifika magħmul mill-awdituri esterni għall-kummenti. CINAR l-ewwel wieġbet b’mod provviżorju permezz ta’ ittra tad-19 ta’ Ġunju 2003. Tweġiba aktar definittiva ntbagħtet fit-30 ta' Lulju 2003. Madankollu, il-Kummissjoni ma mmodifikatx ir-rapport ta' verifika fid-dawl tal-kummenti ta' CINAR u bagħtitilha r-rapport ta' verifika finali mhux mibdul fil-15 ta' Settembru 2003.

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni enfasizzat il-problemi li ltaqgħu magħhom l-awdituri biex jiksbu informazzjoni rilevanti mis-CINAR. Skont il-Kummissjoni, mill-verifika kien jirriżulta li, kuntrarjament għal dak li kienet iddikjarat CINAR fl-ittra tagħha tat-8 ta' Lulju 2002, ebda informazzjoni ta' verifika rilevanti ma kienet disponibbli mill-accountants ta' CINAR.

Il-Kummissjoni rreferiet għar-rapport tal-awditjar li fih l-awdituri esterni ddikjaraw, essenzjalment, li l-informazzjoni ta' sostenn tas-CINAR biex titlob l-ispejjeż fuq il-kuntratti inkwistjoni ma kinitx adegwata, minħabba li:

• ma ġiet ippreżentata l-ebda informazzjoni dwar il-pagi għall-awditjar;
• l-iskedi bil-ħinijiet tax-xogħol ippreżentati għall-awditjar ma kinux jikkorrispondu għas-sigħat iddikjarati fir-rapporti tal-ispejjeż;
• fatturi biex jiġu vvalidati l-ispejjeż mitluba għall-ivvjaġġar u l-oġġetti konsumabbli għal TESSA, ENDASH u VISCON ma setgħux jiġu lokalizzati;
• ma ġie pprovdut l-ebda kalkolu biex tintwera l-bażi li fuqha kienu ġew ikklejmjati l-ispejjeż ġenerali; u
• id-deprezzament permess għat-tagħmir ENDASH ġie kkalkulat b’mod skorrett.

Barra minn hekk, ir-rapport tal-awditjar elenka problemi fl-oqsma li ġejjin:

• il-ġestjoni finanzjarja tal-proġett;
• deskrizzjoni tal-kontrolli interni ewlenin;
• l-ittestjar tal-kontrolli interni fuq is-sistema taż-żamma tal-kotba;
• skedi bil-ħinijiet tax-xogħol, informazzjoni dwar il-pagi, fatturi mill-fornituri u spejjeż ġenerali;
• l-istabbiliment ta’ sistema separata għall-ikkostjar tal-proġetti;
• is-segregazzjoni tal-kostijiet assoċjati mal-proġetti ffinanzjati mill-KE mill-kostijiet imġarrba fit-twettiq tax-xogħol tal-klijenti privati, kif ukoll id-dmirijiet bejn il-persunal tas-CINAR.

Skont il-Kummissjoni, abbażi tas-sinteżi tar-rapport tal-awditjar, il-ġestjoni finanzjarja tal-kuntratti ma twettqitx b’mod aċċettabbli u ma kinitx konformi mar-rekwiżiti tal-kuntratt. Deher li l-ammonti mitluba żejda kienu ta’ madwar GBP 300 000 għall-erba’ kuntratti awditjati.

Il-Kummissjoni sostniet li, fit-tweġiba ta' CINAR tal-25 ta' Settembru 2003, ma kien hemm l-ebda evidenza rilevanti li mminat is-sejbiet ġenerali tar-rapport tal-awditjar. Il-Kummissjoni wieġbet lil CINAR fit-13 ta’ Novembru 2003 u ma waslet l-ebda reazzjoni oħra minn din ta’ l-aħħar sa l-aħħar ta’ l-2004.

Il-Kummissjoni ddikjarat li, peress li l-uffiċjali huma obbligati skont ir-regoli li jikkomunikaw irregolaritajiet u suspetti ta’ frodi lill-OLAF, id-DĠ RTD informa lill-OLAF dwar ir-rapport tal-awditjar tas-CINAR fl-14 ta’ April 2004. L-OLAF iddeċieda li jiftaħ investigazzjoni (OF/2004/0203) u nnotifika lil CINAR, permezz ta’ ittra tat-28 ta’ Ġunju 2005, dwar ir-raġunijiet għall-investigazzjonijiet tiegħu.

Il-Kummissjoni nnotat li l-biċċa l-kbira tal-fatti li fuqhom kien ibbażat l-ilment kienu marbuta ma’ żviluppi li seħħew jew matul l-eżekuzzjoni tal-verifika (20-21 ta’ Awwissu 2002) jew qabel il-komunikazzjoni tar-rapport tal-verifika lill-kwerelant (29 ta’ Mejju 2003). Il-Kummissjoni sostniet li, fiż-żewġ każijiet, it-terminu sabiex jitressaq ilment quddiem l-Ombudsman, ibbażat fuq dawn il-fatti, ma ġiex osservat. Madankollu, fi spirtu ta' kooperazzjoni tajba mal-Ombudsman, il-Kummissjoni indirizzat ir-rimarki kollha tal-ilmentatur.

Argument dwar l-imġiba tal-awdituri

Fir-rigward tal-imġiba tal-awdituri matul iż-żjara fil-bini ta' CINAR fl-20-21 ta' Awwissu 2002, il-Kummissjoni kkummentat li, fir-rapport tal-awditjar li ntbagħat lill-ilmentatur fid-29 ta' Mejju 2003, ġie ddikjarat:

"[l-awditur tal-Kummissjoni] staqsa lil [l-ilmentatur] jekk kienx jemmen li l-proċedura tal-awditjar li ġiet applikata kienet korretta, mill-perspettiva tiegħu. [L-ilmentatur] wieġeb li huwa jemmen li l-proċedura tal-awditjar ġiet applikata b’mod korrett matul iż-żjara fuq il-post."

Skont il-Kummissjoni, kien biss fl-ittra tagħhom tal-25 ta’ Settembru 2003 li, għall-ewwel darba, CINAR kienet għamlet l-argument inkwistjoni.

Fir-rigward tal-allegat “kumment razzjali”, il-Kummissjoni ssottolinjat li l-ilmentatur ma speċifikax liema kumment kien sar li seta’ jiġi kklassifikat bħala “razzjali” u lanqas ma identifika min kien għamilha. Madankollu, l-awditur tal-Kummissjoni ċaħad bil-qawwa li kwalunkwe kumment li seta’ jiġi kkwalifikat bħala “razzjali” sar matul iż-żjara fuq il-post.

Il-Kummissjoni sostniet li l-kliem ta’ kwalunkwe kumment bħal dan kien ikun inaċċettabbli iżda, fiċ-ċirkostanzi, ma kienx possibbli li dan l-argument jiġi ttrattat aktar.

Fir-rigward tal-allegata "ossessjoni biex jingħalaq is-CINAR", il-Kummissjoni argumentat li hija kienet sempliċiment wettqet awditu wara l-proċeduri normali użati għal tali awditi u kif previst mill-kuntratti tal-KE. Barra minn hekk, hija kienet wettqet l-awditu bir-rispett dovut għall-garanziji potenzjali kollha għall-kumpanija awditjata, bħall-preżenza ta’ awdituri esterni indipendenti biex iwettqu l-awditu u s-sottomissjoni tas-sejbiet provviżorji tal-awditjar lis-CINAR għall-kummenti. Madankollu, CINAR naqset milli tippreżenta d-dokumenti rilevanti li jiġġustifikaw l-ispejjeż u s-sejbiet finali tal-awditjar ġew stabbiliti fuq dik il-bażi.

Argument dwar in-nuqqas ta’ rispett tad-dritt għall-privatezza

Il-Kummissjoni sostniet li l-kuntratti awditjati kien fihom id-dispożizzjonijiet li ġejjin:

(a) Iż-żewġ kuntratti awditjati rregolati mill-FP4:

L-Artikolu 24 tal-Anness II: 24.1: "Il-Kummissjoni, jew persuni awtorizzati minnha għandhom ikunu intitolati li jwettqu verifiki sa sentejn wara d-data tat-tlestija jew it-terminazzjoni tal-kuntratt. Huma għandu jkollhom aċċess sħiħ fuq il-post f’kull ħin raġonevoli għall-persunal imqabbad fuq il-proġett u d-dokumenti, ir-rekords tal-kompjuter, u t-tagħmir kollu relatat mal-proġett, jew, fejn meħtieġ, ikunu intitolati li jirrikjedu s-sottomissjoni ta’ kwalunkwe evidenza dokumentarja bħal din”.

L-Artikolu 22 tal-Anness II jipprovdi: "Kull kuntrattur għandu jżomm, fuq bażi regolari u skont il-konvenzjonijiet normali tal-kontabbiltà tal-Istat li fih ikun stabbilit, kotba xierqa tal-kontijiet u dokumentazzjoni xierqa biex isostnu u jiġġustifikaw l-ispejjeż u s-sigħat irrappurtati. Dawn għandhom ikunu disponibbli għall-verifiki".

Barra minn hekk, l-Anness E, l-Artikoli 18-21 u l-mudell tad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż jirrikjedu li jingħataw l-ismijiet tal-individwi li jaħdmu fuq il-proġett. Is-CINAR naqset milli tipprovdi l-informazzjoni meħtieġa f’xi każijiet dwar ismijiet bħal dawn.

(b) Iż-żewġ kuntratti awditjati rregolati mill-FP5 kien fihom dispożizzjonijiet simili u saħansitra aktar stretti meta mqabbla mal-FP4.

Skont il-Kummissjoni, minn dan ta’ hawn fuq irriżulta li, sabiex l-awdituri jivverifikaw li CINAR kienet ikklejmjat b’mod korrett l-ispejjeż tal-persunal, ma kienx meħtieġ biss li jiġi vverifikat min ħadem fuq dawn il-proġetti, iżda wkoll il-ħin li kull impjegat kien iddedika għall-proġetti, b’liema salarju, u jekk dawk is-salarji kinux fil-fatt tħallsu minn CINAR lil dawn l-impjegati.

Argument dwar informazzjoni mhux relatata u mhux ġustifikata

Il-Kummissjoni enfasizzat li l-Kummissjoni kienet talbet verbalment, matul iż-żjara fuq il-post tal-20-21 ta’ Awwissu 2002, żewġ dokumenti u kienet tat lil CINAR ġimagħtejn biex tipprovdi din l-informazzjoni. Din it-talba ġiet irreġistrata bħala parti mill-konklużjonijiet operattivi fil-minuti tal-laqgħa mal-kwerelant bid-data tal-20 ta’ Awwissu 2002. Huma jaqraw kif ġej:

"[l-awditur tal-Kummissjoni] talab lil [l-ilmentatur] biex jipprovdi ż-żewġ dokumenti li ġejjin:

1) Spjegazzjoni (sa żewġ paġni fit-tul) dwar għaliex CINAR kienet użat rati medji differenti għall-ispejjeż tal-persunal, għall-istess żminijiet [sic] perjodi, bejn proposti ta' kuntratti differenti,

2) L-iskeda dettaljata hawn fuq li turi l-proġetti kollha ffinanzjati mill-KE li fuqhom CINAR ipparteċipat mill-1 ta' Jannar 1997, flimkien ma' deskrizzjoni ta' liema persunal ta' CINAR ħadem fuq kull proġett.

[L-ilmentatur] qabel li jipprovdi dawn id-dokumenti,

[L-awditur tal-Kummissjoni] imbagħad talab li t-tim tal-awditjar jitħalla jintervista lill-impjegati ta’ CINAR li kienu ġew inkarigati u ħadmu fuq il-kuntratti awditjati. [L-ilmentatur] ma kellu l-ebda oġġezzjoni għal din it-talba."

Għalkemm l-ilmentatur kien qabel mingħajr ma għamel l-ebda riżerva biex jipprovdi dawn id-dokumenti, il-Kummissjoni kkonfermat li ma kienet irċeviet l-ebda wieħed minnhom.

L-awdituri esterni kienu tennew it-talba tagħhom għad-dokumenti msemmija hawn fuq (1) u (2) fl-email tagħhom tal-5 ta' Settembru 2002. Barra minn hekk, huma talbu indikazzjoni annwali tal-fatturat perċentwali li rriżulta mill-kontribuzzjonijiet tal-KE; kopji ta’ ċerti kuntratti ta’ impjieg, ċertifikati ta’ diploma, skedi bil-ħinijiet tax-xogħol u fatturi; kif ukoll dikjarazzjoni li tispjega d-differenzi fir-rati medji użati fuq kuntratti differenti li jkunu qed jitwettqu fl-istess ħin.

Fid-19 ta’ Settembru 2002, l-awditur tal-Kummissjoni bagħat posta elettronika li fiha talab dikjarazzjonijiet fir-rigward ta’ żewġ impjegati ta’ CINAR, sabiex jikkonferma l-eżistenza tal-kuntratti ta’ xogħol tagħhom, li ma setgħux jinstabu matul il-verifika on-the-stop.

Peress li l-ebda waħda mill-informazzjoni mitluba hawn fuq ma kienet waslet, fl-24 ta' Settembru 2002 intbagħtet e-mail oħra lill-kwerelant dwar din il-kwistjoni.

Fil-25 ta' Settembru 2002, l-awdituri esterni rċevew xi informazzjoni mill-kwerelant bil-posta. Madankollu, l-informazzjoni dwar il-pagi għar-riċerkaturi kollha involuti fil-proġetti ma ġietx ipprovduta.

Fit-8 ta' Ottubru 2002, l-awdituri esterni reġgħu bagħtu e-mail lil min għamel l-ilment fejn staqsew meta l-bqija tal-punti kellhom jiġu indirizzati, u kkonfermaw li din l-informazzjoni kollha kienet meħtieġa sabiex tissostanzja bis-sħiħ l-ispejjeż ikklejmjati mill-Kummissjoni.

Fid-9 ta' Ottubru 2002, il-kwerelant wieġeb permezz ta' e-mail fejn qal li "[i]t kien okkupat ħafna wara sajf kwiet, u xorta waħda, se jkun sal-aħħar tax-xahar u nsibha diffiċli biex insib ħin biex inwieġeb għat-talbiet tiegħek. Se nkun l-Italja l-ġimgħa d-dieħla fejn qed norganizzaw kors ta 'kombustjoni." Huwa pprovda l-informazzjoni perċentwali mitluba dwar il-kontribuzzjonijiet tal-KE.

Fl-14 ta’ Ottubru 2002, l-awditur tal-Kummissjoni bagħat mill-ġdid il-posta elettronika tiegħu tad-19 ta’ Settembru 2002.

Fit-30 ta’ Ottubru 2002, l-awdituri esterni bagħtu posta elettronika lil min għamel l-ilment fejn talbu l-elementi ta’ informazzjoni li kienu diġà talbu fil-posta elettronika tagħhom tal-5 ta’ Settembru 2002 iżda li kienu għadhom ma rċevewx. L-awdituri spjegaw ukoll li l-informazzjoni dwar il-pagi li turi r-remunerazzjoni attwali mħallsa lir-riċerkaturi involuti fil-proġetti kienet l-aktar biċċa informazzjoni importanti pendenti.

Fit-8 ta' Novembru 2002, l-awdituri esterni bagħtu e-mail lil min għamel l-ilment fejn imponew data ta' skadenza tat-30 ta' Novembru 2002 għall-għoti ta' l-informazzjoni kollha pendenti.

Fil-11 ta’ Novembru 2002, il-kwerelant irrisponda billi skuża ruħu għad-dewmien billi infurmahom li ma kienx se jkun fl-uffiċċju tiegħu matul ġimagħtejn u li kien se jipprova jibgħat aktar informazzjoni wara dak il-perjodu.

Fis-27 ta’ Novembru 2002, l-awdituri esterni bagħtu ittra formali lill-kwerelant li tikkonferma li l-iskadenza tat-30 ta’ Novembru 2002 għall-għoti ta’ informazzjoni pendenti kienet għadha tapplika. L-awdituri spjegaw ukoll li, fil-każ li din l-informazzjoni ma tkunx ġiet ipprovduta, ir-rapport tal-awditjar ikun ibbażat fuq informazzjoni li fil-fatt kienet ġiet ipprovduta, u l-ispejjeż ma jkunux permessi kif xieraq. Din l-ittra tenniet liema informazzjoni kienet għadha pendenti.

Fis-27 ta’ Novembru 2002, l-awditur tal-Kummissjoni bagħat ittra elettronika lil min għamel l-ilment fejn tenna l-iskadenza stabbilita mill-ittra tal-awdituri esterni msemmija hawn fuq.

Fl-4 ta’ Diċembru 2002, l-ilmentatur bagħat email lill-awdituri esterni, bi tweġiba għall-ittra ta’ hawn fuq, li bażikament irrifjuta li jipprovdi l-bqija tal-informazzjoni peress li kienet “attwalment lil hinn mir-riżorsi umani tagħna”. Fir-rigward tal-informazzjoni nieqsa dwar il-pagi, l-ilmentatur iddikjara li din kienet f'idejn il-"(...) kontabilist preċedenti tiegħu, li sfortunatament [] ma setax jiġi kkuntattjat."

Fit-13 ta' Jannar 2003, peress li l-iskadenza kienet għaddiet, il-kumpanija esterna tal-awditjar talbet jekk ikunx possibbli għal membru tal-persunal tagħha li jżur il-kontabilisti ta' CINAR sabiex jikseb l-informazzjoni meħtieġa dwar il-pagi.

Fl-14 ta' Jannar 2003, l-ilmentatur iddikjara li huwa awtorizza lill-kumpanija tal-awditjar esterna biex tikkuntattja lill-kontabilisti ta' CINAR.

Fit-30 ta' Jannar 2003, l-awdituri esterni bagħtu ittra lill-kontabilisti ta' CINAR fejn talbu informazzjoni dwar il-pagi qabel kwalunkwe żjara fil-bini tagħhom.

Peress li ma waslet l-ebda tweġiba fir-rigward tal-għoti ta’ informazzjoni dwar il-pagi, l-awdituri esterni ċemplu lill-kontabilisti f’żewġ okkażjonijiet separati, kull darba li kellhom jiġu infurmati li l-kontabilist inkwistjoni kien barra mill-uffiċċju.

Fl-4 ta' Marzu 2003, minħabba n-nuqqas ta' tweġiba, intbagħtet it-tieni ittra lill-kontabilisti ta' CINAR. L-awdituri esterni bagħtu email lill-ilmentatur fejn talbuh jiżgura li tasal tweġiba mill-kontabilisti ta' CINAR sabiex jitlesta r-rapport tal-awditjar. L-awdituri esterni enfasizzaw li "[j]ekk din l-informazzjoni ma tasalx, se nkunu mġiegħla nikkonkludu kif xieraq."

Fil-5 ta' Marzu 2003, il-kontabilisti ta' CINAR wieġbu billi ddikjaraw li l-pagi kienu ppreparati minn CINAR u li huma ma żammewx kopji tar-reġistri tal-pagi.

Bejn il-5 ta’ Marzu u t-28 ta’ Mejju 2003, ma ġiet ipprovduta l-ebda informazzjoni addizzjonali mill-ilmentatur. Għalhekk, l-awdituri ma kellhom l-ebda għażla, ħlief li jlestu r-rapport fuq il-bażi tal-informazzjoni disponibbli.

Fid-29 ta’ Mejju 2003, kopja tar-rapport intbagħtet bil-posta rreġistrata lil CINAR sabiex tikseb l-osservazzjonijiet tagħha.

Fid-19 ta' Ġunju 2003, il-kwerelant bagħat tweġiba proviżorja għar-rapport.

Fl-24 ta' Lulju 2003, l-awdituri bagħtu e-mail lil min għamel l-ilment fejn ikkonfermaw li rċieva t-tweġiba provviżorja tiegħu u ddikjaraw li CINAR kellha sat-28 ta' Awwissu 2003 biex tipprovdi jew tweġiba aktar dettaljata għar-rapport, jew id-dokumentazzjoni meħtieġa.

Fit-30 ta’ Lulju 2003, il-kwerelant wieġeb permezz ta’ ittra qasira fejn enfasizza li l-verifika baqgħet ikkontestata u li CINAR ma setgħetx taċċetta l-verżjoni mibgħuta mill-awdituri. L-ilmentatur hemeż 34 kopja tal-informazzjoni tar-rendikont tal-paga dwar il-pagamenti li saru lir-riċerkaturi involuti f’erba’ kuntratti. Huwa ddikjara li l-awdituri kienu ngħataw kopji ta' dawn ir-riċevuti tal-paga.

Fit-3 ta’ Settembru 2003, l-awdituri esterni wieġbu li l-informazzjoni mehmuża dwar ir-rendikont tal-paga kienet tikkonċerna biss il-proġett VISCON. Huma ċaħdu li kienu rċevew kwalunkwe kopja tar-riċevuti tal-paga jew matul iż-żjara jew wara diversi talbiet għal din l-informazzjoni. Tabilħaqq, meta ntalbu r-riċevuti tal-paga, l-awdituri qalulhom li ma kienx possibbli li jaċċessaw din l-informazzjoni mis-sistema tal-pagi, u li jkun meħtieġ li jiġu avviċinati l-kontabilisti tal-ilmentatur. Huma spjegaw ukoll li ammont konsiderevoli ta’ xogħol addizzjonali fuq il-post f’CINAR ikun meħtieġ u li minħabba (a) in-natura fit-tul tal-korrispondenza biex tinkiseb l-evidenza meħtieġa; (b) il-fatt li LF kienet lestiet ir-rapport tagħha sa stadju finali; u (c) li kwalunkwe evidenza addizzjonali miġbura twassal għall-abbozzar mill-ġdid tar-rapport, l-ispiża ta’ dan ix-xogħol ta’ awditjar addizzjonali, u l-abbozzar tar-rapport ikollhom jitħallsu minn CINAR bl-ispiża stmata ta’ madwar £2 900, eskluża l-VAT.

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni argumentat li, għar-raġunijiet li ġejjin, id-dokumenti u l-informazzjoni mitluba ma kinux mhux relatati jew sproporzjonati, kif issuġġerixxa l-ilment:

(i) CINAR kienet użat, fil-proposti kuntrattwali tagħha, rati medji differenti għal "inġiniera anzjani" u "inġiniera" fl-istess sena u l-varjazzjoni fil-perċentwali tal-ispejjeż ġenerali għall-kuntratti tal-FP4 kienet għolja ħafna (minn 40 % sa 100 %);

(ii) F’xi każijiet, CINAR ma semmietx l-ismijiet tal-persunal ewlieni li jaħdem għall-proġetti. Minflok, xi drabi ġew indikati biss gradi ta’ persunal. Peress li 55% tad-dħul ta' CINAR ġej minn konsulenza privata, kien impossibbli li x-xogħol imwettaq mill-persunal ta' CINAR fuq proġetti ffinanzjati mill-KE jiġi rikonċiljat ma' dak imwettaq fuq xogħol ieħor. L-awdituri riedu jiksbu stampa ċara ta’ kif kumpanija pjuttost żgħira bħal CINAR irnexxielha taħdem tant sigħat għal proġetti tal-KE flimkien ma’ konsulenza mhux tal-KE jew xogħol ieħor. Ir-rapport tal-awditjar jiddikjara: "[t]għalhekk, jekk ma kienx possibbli li jiġi ttestjat kemm il-kuntrattur huwa effettivament kapaċi jissegrega l-ispejjeż assoċjati mal-proġetti ffinanzjati mill-KE mill-ispejjeż imġarrba fit-twettiq tax-xogħol tal-klijent privat"(5);

(iii) Peress li CINAR kellha wkoll kuntratti ma’ DĠ tal-Kummissjoni għajr id-DĠ RTD, kien iġġustifikat li tinkiseb stampa sħiħa ta’ dawk il-kuntratti. L-għadd ta’ proġetti tal-UE ffinanzjati mid-DĠ RTD, taħt l-FP4 u l-FP 5, kien inqas minn 20;

(iv) Fl-istampa ġenerali ta’ dak li verament intalab matul iż-żjara fuq il-post, CINAR iffokat fuq punt ta’ importanza minuri, jiġifieri, il-proposti li kienu pendenti fiż-żmien taż-żjara tal-awditjar. Il-Kummissjoni rrikonoxxiet li kienet naqset milli tinnota li s-Sur W., wieħed mill-awdituri esterni, kien inkluda dan il-punt fl-ittra tiegħu tad-29 ta' Novembru 2002 u skuża ruħu għal dan. Madankollu, hija żammet il-fehma li din it-talba partikolari kienet ġustifikata fil-kuntest tal-kisba ta’ stampa globali dwar kif u liema impjegati ta’ CINAR ikunu involuti f’liema proġetti tal-UE, minħabba li kważi l-impjegati kollha ta’ CINAR dehru li kienu diġà involuti fi proġetti oħra ffinanzjati mill-UE.

Argument li parti biss mill-informazzjoni dwar il-pagi kienet nieqsa

Fir-rigward tal-argument ta' CINAR li "ġiet ippreżentata informazzjoni fil-qosor dwar il-pagi", dan kien kontradett b'mod ċar mir-rapport tal-awditjar. Il-Kummissjoni ma rat l-ebda raġuni għaliex l-awdituri kienu se jiddikjaraw li ma kinux irċevew ċerta informazzjoni kieku l-oppost kien minnu. Fil-fatt, kieku l-informazzjoni kienet waslet, kienet issir referenza għaliha fir-rapport tal-awditjar - jew b'mod pożittiv jew b'mod negattiv. L-awditur tal-Kummissjoni kkonferma li ma waslet l-ebda informazzjoni dwar il-pagi matul iż-żjara fuq il-post u li l-awdituri ġew riferuti minn CINAR innifisha direttament lill-kontabilisti ta’ CINAR.

Madankollu, fl-aħħar ħareġ li l-kontabilisti ma żammewx informazzjoni dwar il-pagi. Il-kontabilist ta’ CINAR iddikjara f’ittra tal-5 ta’ Marzu 2003:

"Nirringrazzjawk tal-ittri tiegħek u niskużaw ruħna għad-dewmien fit-tweġiba. Il-pagi tħejjew minn CINAR Limited u mhux minna nfusna u ma ħadniex kopji tar-rekords tal-pagi meta żorna l-uffiċċji tal-kumpanija biex inħejju l-kontijiet (...)".

Argument relatat mar-rwol tal-awditur tal-Kummissjoni

Il-ħames argument kien jikkonċerna, essenzjalment, ir-rwol tal-awditur tal-Kummissjoni mit-tlestija tar-rapport ta’ verifika mill-kumpannija ta’ verifika esterna sal-laqgħa mar-rappreżentanti ta’ CINAR fit-28 ta’ Frar 2005.

F'Marzu 2003 deher ċar lill-Kummissjoni li l-awdituri ma kinux se jiksbu l-informazzjoni meħtieġa mill-kontabilisti ta' CINAR. Il-fatt li l-Kummissjoni ma setgħetx tiksibha minn CINAR kien diġà ċar mill-verifika fuq il-post fil-bini ta' CINAR f'Awwissu 2002. Il-Kummissjoni fakkret ukoll li CINAR ma kienet tat l-ebda informazzjoni dwar il-kalkoli tal-ispejjeż ġenerali tagħha. F’dawn iċ-ċirkostanzi, l-awditur tal-Kummissjoni talab lill-awdituri esterni jissottomettu l-abbozz tar-rapport tal-awditjar tagħhom lis-CINAR, filwaqt li jżommu f’moħħhom li l-proċedura tal-awditjar kienet ġiet spjegata b’mod ċar lis-CINAR matul iż-żjara fuq il-post, u deskritta fir-rapport tal-awditjar kif ġej:

"Fl-aħħar nett, [l-awditur tal-Kummissjoni] ta parir lil [l-ilmentatur] dwar il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti fir-rigward tar-rapport tal-awditjar imħejji, filwaqt li kkwota mill-Artikolu 26, paragrafu 3 tal-Ħames Kuntratt qafas: Fuq il-bażi tas-sejbiet magħmula matul il-verifika finanzjarja għandu jitfassal rapport proviżorju. Huwa għandu jibgħat mill-Kummissjoni lill-kuntrattur ikkonċernat, li jista' jagħmel osservazzjonijiet dwar dan fi żmien xahar minn meta jirċevih.'

Ir-rapport finali għandu jintbagħat lill-kuntrattur ikkonċernat. Dan ta' l-aħħar jista' jikkomunika l-osservazzjonijiet tiegħu lill-Kummissjoni fi żmien xahar minn meta jirċevihom. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li ma tqisx l-osservazzjonijiet mibgħuta wara dik l-iskadenza.

Fuq il-bażi tal-konklużjonijiet tal-verifika, il-Kummissjoni għandha tieħu l-miżuri xierqa kollha li tqis meħtieġa, inkluż il-ħruġ ta’ ordni ta’ rkupru fir-rigward tal-ħlasijiet kollha jew parti minnhom magħmula minnha."

B’hekk, l-abbozz tar-rapport ta’ verifika ġie ppreżentat permezz ta’ ittra rreġistrata tad-29 ta’ Mejju 2003, b’tali mod li CINAR ġiet informata b’mod sħiħ dwar il-fatti u l-konstatazzjonijiet li jinsabu fih ftit wara d-29 ta’ Mejju 2003. CINAR wieġbet permezz ta’ ittra datata d-19 ta’ Ġunju 2003, li l-aħħar paragrafu tagħha jaqra kif ġej: "F'dawn iċ-ċirkostanzi, aħna waqajna [sic] obbligati li nikkonsultaw lill-kontabilist tagħna kif ukoll lil ditta legali sabiex inħejju rispons aktar definittiv għar-rapport tiegħek, liema mil [sic ] jintbagħat lilek mill-aktar fis possibbli".

Permezz ta’ ittra tat-30 ta’ Lulju 2003, CINAR ipprovdiet xi informazzjoni. L-awdituri esterni analizzawha u bagħtu l-kummenti tagħhom lil CINAR f’ittra datata t-3 ta’ Settembru 2003. F’dik l-ittra, huma kkontestaw id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li, matul iż-żjara tagħhom fil-bini, huma ngħataw “kopji tar-rendikonti tal-paga għar-riċerkaturi involuti fl-erba’ proġetti awditjati kollha”.

Skont il-Kummissjoni, l-Unità tal-Awditjar Estern qieset li CINAR kellha biżżejjed żmien u biżżejjed opportunitajiet biex tippreżenta informazzjoni rilevanti (anke dwar il-kalkolu tal-ispejjeż ġenerali, li dwarhom CINAR kienet totalment siekta) u ddeċidiet li, f’dak l-istadju, kien wasal iż-żmien li l-Kummissjoni tieħu pożizzjoni. Il-Kummissjoni għamlet dan permezz ta’ ittra rreġistrata tal-15 ta’ Settembru 2003, fejn fakkret l-istorja ġenerali u indirizzat il-kummenti tas-CINAR li jinsabu fl-ittri ta’ din tal-aħħar tad-19 ta’ Ġunju u tat-30 ta’ Lulju 2003. L-aħħar paragrafu tal-ittra tal-Kummissjoni msemmija hawn fuq lil CINAR jaqra kif ġej:

"Madankollu, sabiex tirrispetta bis-sħiħ id-dritt tad-difiża u d-dritt li tinstema', tista' (cfr [sic] l-Artikolu 26.3 tal-Anness II tal-kuntratti Viscon u Corrosion) tikkomunika kwalunkwe osservazzjoni dwar ir-rapport finali mehmuż fi żmien xahar mid-data tal-wasla ta' din l-ittra. Għandek tkun taf li l-Kummissjoni mhijiex obbligata tqis kwalunkwe osservazzjoni li tirċievi wara din l-iskadenza. Soġġett għal dan, aħna se nqisu dan l-awditu bħala magħluq u s-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni se jimplimentaw ir-riżultati tal-awditjar."

CINAR wieġbet permezz ta’ ittra datata l-25 ta’ Settembru 2003 u l-Kummissjoni wieġbet fit-13 ta’ Novembru 2003 u ddikjarat fl-aħħar paragrafu:

"B'konklużjoni, aħna nsibu li l-ittra tiegħek tal-25 ta' Settembru 2003 ma fiha l-ebda element ġdid jew argument rilevanti li jpoġġi f'dubju s-sejba tar-rapport tal-awditjar. Għaldaqstant, ma nistgħux nirrevedu jew nimmodifikaw xi pan [sic] tar-rapport tal-awditjar jew tal-pożizzjoni tagħna kif tinsab fl-ittra tagħna tal-15 ta’ Settembru 2003. Peress li CINAR kellha biżżejjed żmien biex tipprovdi l-informazzjoni mitluba u kellha opportunitajiet xierqa biex tikkomunika l-osservazzjonijiet, issa aħna nqisu li dan l-awditu ngħalaq definittivament."

Laqgħa sussegwenti tat-28 ta' Frar 2005

Il-Kummissjoni enfasizzat li CINAR baqgħet siekta bejn Novembru 2003 u Diċembru 2004. Wara xi skambji ta' e-mails, il-Kummissjoni aċċettat li tiltaqa' mar-rappreżentanti tas-CINAR fit-28 ta' Frar 2005, minkejja l-fatt li s-CINAR kienet naqset milli tindika s-suġġett preċiż tal-laqgħa u li kienet ġiet infurmata b'mod ċar (diġà fl-ittra tal-Kummissjoni tal-15 ta' Settembru 2003) li servizzi oħra ta' l-RTD minbarra l-Unità tal-Verifika Esterna kienu responsabbli mill-implimentazzjoni tas-sejbiet tal-verifika li issa kienu finali. Barra minn hekk, fl-e-mail tagħha tat-3 ta' Frar 2005, CINAR kienet semmiet l-allegazzjoni li ġejja (li l-ġurnata ta' wara ġiet miċħuda mill-Kummissjoni):

"Għandi mistoqsija. Fl-opinjoni tagħna, l-awdituri Brittaniċi kienu drakonjani f'kull aspett. Rumour jgħid li huma jitħallsu kummissjoni fuq il-fondi rkuprati. Jidhirli li dan huwa pjuttost inkredibbli. Tista' tiċħad dan ix-xniegħa, jekk jogħġbok?"

Il-minuti interni tal-laqgħa, abbozzati minn rappreżentant tal-awdituri tal-Unità Esterna tal-Awditjar, jikkontradixxu b’mod ċar il-kwistjonijiet imqajma fil-paragrafu 2 tal-paġna 3 tal-ilment tas-CINAR lill-Ombudsman rigward l-approvazzjoni tar-rapport tal-awditjar u ċ-ċaħda tal-ispjegazzjonijiet u l-evidenza tal-ilmentatur, għar-raġuni li dawn ma kinux intbagħtu qabel. Dawn il-minuti jipprovdu b’mod partikolari:

"1. [L-awditur tal-Kummissjoni] fakkar kemm [l-awditur tad-DĠ RTD] kif ukoll [l-ilmentatur] dwar l-istorja tal-awditu, fejn:

• L-ittra li tħabbar l-awditu (li għandu jitwettaq mid-ditta tal-awditjar [LF]) iddikjarat b’mod ċar liema dokumentazzjoni tkun meħtieġa li titqies bħala evidenza għall-ispejjeż ikklejmjati; hija staqsiet ukoll il-mistoqsija speċifika dwar fejn inżammu l-kontijiet tas-CINAR. It-tweġiba mogħtija għal dan kienet li [id-ditta tal-kontabilisti ta'CINAR] żammet il-kotba għal CINAR.
• Meta kkuntattjaw lill-accountant ta' CINAR, l-awdituri qalulhom li l-accountant fil-fatt ma kellu xejn. Għalhekk ma setgħet tiġi evidenzjata l-ebda informazzjoni dwar il-pagi.
• CINAR ma setgħetx tipproduċi l-biċċa l-kbira tar-riċevuti tal-paga tal-persunal li kien qed jiġi ddebitat għall-kuntratti tal-KE.
• Ma setgħux jipprovaw li kienu tħallsu.
• Il-formoli tar-rendikont tal-paga ma setgħux jintwerew [sic].
• Il-fatturi mis-sottokuntratturi ma dehrux li kienu leġittimi minħabba [] l-assenza ta’ numru tal-VAT u barra minn hekk, CINAR ma setgħetx tipprova li kienu tħallsu.
• Ir-riżultati tal-verifika ġew ikkomunikati lil CINAR permezz tal-ittra ta’ konklużjoni [15 ta’ Settembru 2003]. It-tweġibiet li waslu mingħand CINAR kienu vagi ħafna li [sic] ma wieġbet l-ebda waħda mill-kwistjonijiet.
• jekk huwa rrikonoxxa li l-kuntratt iffirmat minn CINAR mal-KE kien jirrikjedi li CINAR tagħti prova tal-ispejjeż minfuqa fuq il-kuntratt u CINAR kienet naqset milli tagħmel dan. Għalhekk, l-awditu ngħalaq u r-riżultati ntbagħtu lid-Direttorati kkonċernati għall-implimentazzjoni.

2. [L-ilmentatur] u LF irrikonoxxew li kien hemm xi kwistjonijiet relatati mal-amministrazzjoni tagħhom peress li kienu kollha persuni tekniċi u mhux [ persunal]. Għalhekk, huma kienu esternalizzaw il-kontabbiltà iżda kien hemm problemi bil-komunikazzjoni; [l-ilmentatur] isostni madankollu li l-informazzjoni dwar il-pagi ntbagħtet lill-KE għall-persunal kollu ħlief wieħed. [L-awditur tal-Kummissjoni] mhuwiex fil-pussess ta’ tali informazzjoni u qatt ma ra din l-informazzjoni. [L-ilmentatur] u FL it-tnejn isostnu li l-fatturi tas-sottokuntratturi kienu leġittimi u ssodisfaw ir-rekwiżiti tal-liġi tar-Renju Unit.

3. [L-awditur tal-Kummissjoni] infurmahom bis-segregazzjoni stretta ħafna tad-dmirijiet li topera fil-KE/DĠ RTD. L-unità tal-awditjar tagħmel l-awditu u tibgħat il-konklużjoni tar-riżultat lid-Direttorat ikkonċernat għall-implimentazzjoni. L-unità tal-awditjar bl-ebda mod ma tista’ tinfluwenza l-implimentazzjoni tar-riżultati. Huwa biss l-uffiċjal awtorizzanti fid-Direttorat li jista’ jieħu deċiżjonijiet dwar in-nuqqas ta’ implimentazzjoni jew l-implimentazzjoni parzjali tar-riżultati tal-awditjar. CINAR ikollha bżonn tavviċina lid-Direttorati kkonċernati u tikkonvinċihom bl-argumenti tagħhom [relatati, pereżempju, mal-ħidma teknika mwettqa]. [L-awditur tal-Kummissjoni] huwa lest li jipprovdi lis-CINAR bid-dettalji ta’ kuntatt.

4. [L-awditur tal-Kummissjoni] informa wkoll lis-CINAR li jekk id-Direttorati kkonċernati jitolbu dan, l-unità tal-awditjar estern kienet lesta li twettaq awditu ieħor iżda ddikjara li jekk isir tali awditu, allura s-CINAR irid jiżgura li l-kostijiet kollha jiġu rreġistrati u ssostanzjati kif xieraq flimkien ma’ prova tal-pagament u li ma tiġi aċċettata l-ebda eċċezzjoni. [L-ilmentatur] qabel ma’ dan."

Barra minn hekk, il-Kummissjoni ma setgħetx tinnegozja ma’ kumpanija awditjata sabiex tasal għal ċerta sejba tal-awditjar dwarha. Huwa biss fuq il-bażi ta’ informazzjoni u dokumentazzjoni ċari, sostanzjali u reċiproċi li tista’ titqies kwalunkwe sejba tal-awditjar.

Madwar Ġunju 2005, l-Unità tal-Verifika Esterna saret taf b’email mibgħuta mill-kwerelant lil uffiċjal finanzjarju tad-Direttorat J tad-DĠ RTD, li tgħid li “[l-awditur tal-Kummissjoni] qabel li jerġa’ jikkunsidra r-riżultat tal-verifika u wegħedna tweġiba għall-każ tagħna fl-għeluq tal-laqgħa”. Fl-10 ta’ Ġunju 2005, l-awditur tal-Kummissjoni wieġeb kif ġej:

"Matul din il-laqgħa [28 ta' Frar 2005] spjegajt b'mod ċar li r-rwol ta' l-unità tal-verifiki esterni (DĠ RTD R4) kien 'eżawrenti', peress li l-verifika tal-Kummissjoni tas-CINAR ingħalqet fl-2003. Barra minn hekk, indikajt li ma stajtx (fis-sens li ma kellix il-kompetenza, minħabba s-segregazzjoni tad-dmirijiet fis-seħħ fi ħdan il-Kummissjoni) nirrevedi s-sejbiet tal-awditjar u ninvolvi ruħi fl-implimentazzjoni tagħhom peress li din kienet ir-responsabbiltà unika tal-uffiċjali awtorizzanti tad-direttorati operazzjonali rilevanti tad-DĠ RTD."

Konklużjonijiet tal-Kummissjoni

Il-Kummissjoni kkonkludiet minn dak kollu li ntqal hawn fuq li (i) hija kienet eżerċitat b’mod korrett id-drittijiet kuntrattwali tagħha biex twettaq awditu fuq erbgħa mill-kuntratti tagħha ma’ CINAR; (ii) iqis li l-awdituri aġixxew b’mod korrett f’kull ħin; (iii) CINAR inżammet infurmata dwar is-sejbiet, ġiet offruta biżżejjed żmien u opportunitajiet biex tiddefendi lilha nnifisha u biex tipprovdi l-informazzjoni mitluba; (iv) in-natura tat-talbiet għal dik l-informazzjoni kienet ċara; u (v) ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina u l-ebda trattament inġust.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

L-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u argumenta li huwa pprovda lill-Kummissjoni u lil LF bl-informazzjoni nieqsa meta r-rapport tagħhom kien għadu biss fl-istadju tal-abbozz. Madankollu, il-konklużjonijiet tal-Kummissjoni kienu purament ibbażati fuq l-abbozz ta' rapport minkejja li, sa dak iż-żmien, kienet rat l-informazzjoni dwar il-pagi u l-iskeda tal-ħin relatata mal-ispejjeż tal-persunal u l-ispejjeż ġenerali.

Peress li CINAR kienet saritilha żjara minn tliet membri tal-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) li, dak iż-żmien, kienu qed jinvestigaw bir-reqqa l-proġetti kollha tas-CINAR mill-1996-2006, inklużi dawk li kienu diġà ġew awditjati, kien lil hinn mir-riżorsi limitati tas-CINAR li jipprovdi tweġiba estensiva u linja b'linja għall-opinjoni tal-Kummissjoni.

B’referenza għas-sejbiet inkonklużivi tal-abbozz ta’ rapport dwar l-erba’ kuntratti awditjati li, f’dak iż-żmien, kienu qed jiġu kkunsidrati mill-OLAF, l-ilmentatur issuġġerixxa li l-Ombudsman jissospendi kwalunkwe azzjoni ulterjuri rigward dan l-ilment.

Fid-29 ta' Jannar 2008, l-ilmentatur bagħat sottomissjoni oħra li tinforma lill-Ombudsman dwar it-tlestija tal-investigazzjoni tal-OLAF, li kienet tinkludi l-erba' kuntratti msemmija hawn fuq.

Id-Deċiżjoni

1 Osservazzjonijiet preliminari

1.1 L-Ombudsman Ewropew jinnota li l-Kummissjoni Ewropea esprimiet it-tħassib tagħha matul l-inkjesta fir-rigward tal-ammissibbiltà ta' dan l-ilment datat il-5 ta' Awwissu 2005. Hija sostniet li l-kundizzjoni ta’ ammissibbiltà tat-terminu ta’ sentejn għat-tressiq ta’ lment quddiem l-Ombudsman ma kinitx ġiet osservata, peress li l-fatti li fuqhom kien ibbażat l-ilment seħħew fl-20-21 ta’ Awwissu 2002 (id-data tal-verifika) u fid-29 ta’ Mejju 2003 (id-data li fiha ntbagħat l-abbozz tar-rapport tal-verifika).

1.2 L-Ombudsman ma jifhimx mid-dikjarazzjonijiet ta' hawn fuq li l-Kummissjoni xtaqet tikkontesta l-kompetenza tal-Ombudsman li jittratta dan il-każ. Huwa jirrimarka f'dan ir-rigward li l-ilment kien ikopri mhux biss l-awditu, li tabilħaqq seħħ aktar minn sentejn qabel ma ġie ppreżentat lilu l-ilment, iżda wkoll l-avvenimenti li rriżultaw mill-awditu u għalhekk seħħew wara dan. Dawk l-avvenimenti kienu jinkludu t-talba tal-Kummissjoni tal-15 ta' Settembru 2003 biex il-kwerelant jissottometti osservazzjonijiet fi żmien xahar dwar l-abbozz tar-rapport tal-verifika sabiex jirrispetta bis-sħiħ id-dritt tad-difiża tal-kwerelant u d-dritt li jinstema'.

Madankollu, l-Ombudsman jilqa' d-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li, fi spirtu ta' kooperazzjoni tajba mal-Ombudsman, hija ddeċidiet li tindirizza l-kummenti kollha tal-ilmentatur.

1.3 Barra minn hekk, l-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur semma fl-osservazzjonijiet tiegħu l-investigazzjoni tal-OLAF. Huwa jirrimarka madankollu li dan l-ilment kien oriġinarjament ippreżentat kontra l-Kummissjoni u l-kwistjonijiet relatati mal-investigazzjonijiet tal-OLAF għalhekk mhumiex ittrattati fid-deċiżjoni preżenti tal-Ombudsman.

1.4 Fl-aħħar nett, l-Ombudsman jinnota li, fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur talbu japplika miżuri interim u jissospendi l-eżekuzzjoni tal-konklużjonijiet tal-awditu. Għalhekk, l-Ombudsman jiċċara li, għall-kuntrarju tal-qrati, huwa ma għandu l-ebda setgħa li jordna miżuri interim.

2 L-allegat trattament inġust

2.1 L-ilmentatur, intrapriża żgħira ta' konsulenza b'għarfien espert fil-kombustjoni tal-faħam u l-bijomassa u l-kontroll tal-emissjonijiet, ikkonkluda mal-Kummissjoni erba' kuntratti ta' riċerka fil-qafas tar-Raba' Programm Kwadru ("FP4") u l-Ħames Programm Kwadru ("FP5") dwar il-programm ta' riċerka u żvilupp teknoloġiku ("RTD"). Dawn il-kuntratti kienu jikkonċernaw ir-riċerka fl-oqsma tal-bijomassa, il-metalli tossiċi u l-emissjonijiet komposti klorinati magħżula, kif ukoll il-korrużjoni u l-kontroll ottimizzat tal-prestazzjoni tal-bank tal-berner u t-titjib fit-tul tal-ħajja tal-impjant (Proġetti/kuntratti VISCON, TESSA, CORROSION u ENDASH).

Abbażi tad-dispożizzjonijiet rilevanti ta’ dawn il-kuntratti, il-Kummissjoni ddeċidiet li twettaq awditu tal-kontijiet tal-ilmentatur relatati mal-eżekuzzjoni tal-kuntratti msemmija. Il-Kummissjoni assenjat l-awditu lil ditta tal-awditjar esterna iżda l-unità tal-awditjar tagħha stess kienet involuta wkoll.

Fl-20-21 ta' Awwissu 2002, l-awdituri esterni ċċekkjaw id-dokumenti fil-bini tal-kwerelant u intervistaw lill-impjegati tal-kwerelant.

Sussegwentement, minbarra l-laqgħat bejn l-ilmentatur u l-Kummissjoni, sar skambju ta’ korrispondenza bejn (i) l-ilmentatur u l-awdituri esterni; (ii) l-awdituri esterni u l-kontabilisti tal-ilmentatur; u (iii) l-ilmentatur u l-Kummissjoni.

L-ilmentatur allega, essenzjalment, trattament inġust mill-Kummissjoni fir-rigward ta’ awditu estern u l-fażijiet sussegwenti tiegħu. L-ilmentatur ippreżenta ħames argumenti speċifiċi b'appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu ("argumenti (i)-(v)").

2.2 Il-Kummissjoni ħadet pożizzjoni separatament dwar kull wieħed mill-argumenti speċifiċi tal-ilmentatur. Fil-qosor, hija kienet tal-fehma ġenerali li hija kienet eżerċitat b’mod korrett id-drittijiet kuntrattwali tagħha biex twettaq awditu fuq erbgħa mill-kuntratti tagħha ma’ CINAR. Hija qieset li l-awdituri aġixxew b’mod korrett il-ħin kollu. CINAR inżamm infurmat dwar is-sejbiet tal-awdituri u offra biżżejjed ħin u opportunitajiet biex jiddefendi lilu nnifsu u biex jipprovdi l-informazzjoni mitluba. In-natura tat-talbiet għal din l-informazzjoni kienet ċara. Il-Kummissjoni kkonkludiet li l-awdituri esterni tagħha u hi stess ittrattaw lill-ilmentatur b’mod ġust. Il-Kummissjoni sostniet ukoll li l-ilmentatur kien iddikjara matul iż-żjara fuq il-post fil-bini ta' CINAR "li huwa kien jemmen li l-proċedura tal-awditjar ġiet applikata b'mod korrett matul iż-żjara fuq il-post."

2.3 L-Ombudsman ser jittratta din l-allegazzjoni billi jirreferi għal kull wieħed mill-argumenti speċifiċi (i)-(v), li l-ilmentatur issottometta b'appoġġ għal tali allegazzjoni.

Argument (i) dwar l-imġiba tal-awdituri

2.4 L-ilmentatur argumenta li r-rappreżentanti tas-CINAR" saru jħossuhom kriminali quddiem l-awdituri, u (...) anke kumment razzjali ġie espress matul waħda mis-sessjonijiet tal-intervista". Barra minn hekk, l-ilmentatur argumenta li "[l]-għan tal-awditu jidher li jmiss ma' ossessjoni biex jagħlaqna ".

2.5 Fir-rigward tad-dikjarazzjoni dwar l-"ossessjoni tal-għeluq tas-CINAR", il-Kummissjoni kkontestat il-fatt li hija kienet sempliċement wettqet verifika skont il-proċeduri normali previsti mill-kuntratti tal-KE u r-rispett tal-garanziji potenzjali kollha għall-kumpanija awditjata. Fir-rigward tal-kumment "razzjali", il-Kummissjoni enfasizzat li l-ilmentatur ma kienx speċifika liema kumment kien sar li seta' jiġi kklassifikat bħala "razzjali" u lanqas ma kien identifika min kien għamel tali kumment.

2.6 F'dan ir-rigward, l-Ombudsman ifakkar li, skont il-Kummissjoni, huwa seta', fuq il-bażi tad-dispożizzjonijiet rilevanti tal-Artikolu 24(1) tal-Anness II tal-kuntratti inkwistjoni, iwettaq il-verifika sa sentejn wara t-tlestija tal-kuntratt. Barra minn hekk, il-proċedura relatata mal-verifika ġiet preskritta fl-Artikolu 26 ("Verifika") tal-Anness II tal-kuntratti.

2.7 Fuq il-bażi ta' l-evidenza disponibbli, jidher li l-awdituri esterni tal-Kummissjoni u l-awditur tal-Kummissjoni talbu informazzjoni mingħand min għamel l-ilment f'diversi okkażjonijiet permezz ta' ittri u e-mails (il-5 ta' Settembru, id-19 ta' Settembru, l-24 ta' Settembru, it-8 ta' Ottubru, l-14 ta' Ottubru, it-30 ta' Ottubru, it-8 ta' Novembru, u s-27 ta' Novembru 2002, kif ukoll fit-13 ta' Jannar u l-4 ta' Marzu 2003), sabiex jikkompletaw id-dokumentazzjoni in kwistjoni. Barra minn hekk, huma ltaqgħu mal-kwerelant fit-28 ta' Frar 2005 biex jisimgħu l-argumenti tiegħu.

2.8 Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-ilmentatur ma ressaq l-ebda evidenza sostanzjata biex isostni l-argument tiegħu li l-awditu tfassal biex, jew "kien l-espressjoni ta' sforz ossessiv"biex jingħalaq is-CINAR.

2.9 Barra minn hekk, l-Ombudsman jinnota li (i) il-Kummissjoni ċaħdet bil-qawwa fl-opinjoni tagħha li l-uffiċjali jew l-awdituri esterni tagħha għamlu kummenti "razzjali" jew kwalunkwe kumment ieħor li wassal lill-persunal tal-kumpanija awditjata biex iħossuhom kriminali u (ii) l-ilmentatur ma elaborax dwar dan l-argument partikolari fl-osservazzjonijiet sussegwenti tiegħu. Għalhekk, l-Ombudsman ma jqisx li huwa utli li jwettaq aktar inkjesti fir-rigward ta' dawn iż-żewġ argumenti dwar l-imġiba tal-awdituri.

Argument (ii) dwar in-nuqqas ta’ rispett tad-dritt għall-privatezza

2.10 L-ilmentatur argumenta li d-dritt għall-privatezza ta' CINAR ma ġiex rispettat peress li ntalbu dettalji personali u kuntrattwali, inkluż l-ammont ta' salarji mħallsa lil riċerkaturi individwali.

2.11 Il-Kummissjoni bbażat ruħha fuq id-dispożizzjonijiet li jinsabu fil-Kuntratti awditjati, billi pprovdiet fil-qosor li l-ilmentatur kien meħtieġ (i) iżomm il-kotba u jagħmilhom disponibbli matul awditu bl-informazzjoni dettaljata kollha inkluża fih skont il-liġi nazzjonali applikabbli għall-kontabbiltà. F’konformità ma’ dawn id-dispożizzjonijiet, l-ilmentatur intalab ukoll (ii) jipprovdi l-ismijiet tal-individwi li jaħdmu taħt l-erba’ kuntratti u addizzjonalment, fir-rigward ta’ tnejn mill-kuntratti; il-ħin iddedikat minn individwi speċifiċi għall-proġetti; għal liema salarju; u jekk dak is-salarju kienx fil-fatt tħallas minn CINAR. Il-Kummissjoni spjegat ukoll li tali informazzjoni kienet meħtieġa sabiex jiġi vverifikat jekk l-ammont mitlub minn CINAR għall-kostijiet tal-persunal tagħha kienx korrett.

2.12 L-Ombudsman huwa tal-fehma li l-ispjegazzjoni tal-Kummissjoni hija raġonevoli u ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur (ii).

Argument (iii) dwar informazzjoni mhux relatata u mhux ġustifikata

2.13 L-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni kienet talbet informazzjoni mhux relatata u mhux ġustifikabbli, bħal "lista sħiħa tal-proposti kollha kif ukoll proġetti, li (...) għandhom ikunu barra mill-ambitu ta' verifika, peress li frazzjoni biss tal-proposti [tas-CINAR] ġew aċċettati u ffinanzjati mill-Kummissjoni."

2.14 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ġġustifikat il-ħtieġa tagħha li tikkonsulta dawn id-dokumenti minħabba li, fil-qosor, fi żmien l-awditu, CINAR kienet diġà involuta f'għadd ta' proġetti pendenti oħra ffinanzjati mill-UE, li fuqhom kienu qed jaħdmu kważi l-impjegati kollha ta' CINAR. Għalhekk, l-awdituri sabu li kien iġġustifikat li jivvalutaw jekk kienx għad hemm riżorsi umani disponibbli li x-xogħol tagħhom seta’ jiġi separat minn proġetti oħra li qed jitwettqu minn CINAR, li jippermettulhom li jiġu impjegati biex iwettqu l-kuntratti inkwistjoni. Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li s-CINAR użat varjazzjonijiet għoljin ħafna fil-perċentwali tal-ispejjeż ġenerali għall-kuntratti tal-FP4 (minn 40 % sa 100 %) u naqset milli ssemmi l-ismijiet tal-persunal ewlieni li jaħdem għall-proġetti.

2.15 Fid-dawl tal-ispjegazzjoni ta' hawn fuq, it-talba tal-Kummissjoni għal lista sħiħa tal-proposti kollha kif ukoll tal-proġetti tidher raġonevoli. Barra minn hekk, kif il-Kummissjoni ressqet u l-ilmentatur ma kkontestax, l-ilmentatur qabel li jipprovdi informazzjoni dwar il-proposti kollha matul iż-żjara fuq il-post tal-20-21 ta’ Awwissu 2002 u dan il-ftehim ġie rreġistrat fil-minuti taż-żjara. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur (iii).

Argument (iv) li parti biss mill-informazzjoni dwar il-pagi kienet nieqsa u argument (v), dwar ir-rwol tal-awditur tal-Kummissjoni

2.16 L-ilmentatur argumenta li, fir-rapport tal-awditjar (abbozz u finali), l-awdituri esterni għamlu dikjarazzjoni falza li "ma nkisbet l-ebda informazzjoni dwar il-pagi mis-CINAR". Huwa argumenta li kien ipprovda parti mill-informazzjoni dwar il-pagi.

2.17 Il-Kummissjoni sostniet li l-awditur tagħha kkonferma li ma waslet l-ebda informazzjoni dwar il-pagi matul iż-żjara fuq il-post u li l-awdituri ġew riferuti lill-kontabilisti ta’ CINAR li, min-naħa tagħhom, ċaħdu li kellhom tali dokumenti fil-pussess tagħhom.

2.18 L-Ombudsman jinnota madankollu li, fil-fehma tiegħu ta' l-argument tal-kwerelant, dan ta' l-aħħar irrefera għall-informazzjoni parzjali dwar il-pagi li tikkonċerna l-proġett VISCON li kienet mehmuża ma' l-ittra tiegħu lill-awdituri esterni bid-data tat-30 ta' Lulju 2003, jiġifieri, datata wara (a) iż-żjara fuq il-post, (b) il-kontabilisti tal-kwerelant kienu ġew ikkonsultati u (c) l-abbozz tar-rapport ta' verifika ppreżentat lilu fid-29 ta' Mejju 2003.

F'dan ir-rigward, l-ilmentatur issottometta wkoll l-argument tiegħu (v) li, minkejja li fil-fatt ipprovda dik l-informazzjoni (irrispettivament mid-data), l-awditur tal-Kummissjoni aġixxa b'mod inġust minħabba li ma bidilx ir-rapport tal-awditjar kif abbozzat mill-awdituri esterni iżda aċċettah bħala finali.

L-ilmentatur għalhekk iffoka fuq ir-rwol ta’ l-awditur tal-Kummissjoni miż-żmien tat-tlestija tar-rapport tal-verifika mid-ditta tal-verifika esterna sal-laqgħa mar-rappreżentanti tas-CINAR fit-28 ta’ Frar 2005. B’mod partikolari, l-ilmentatur ikkritika d-deċiżjoni tal-awditur tal-Kummissjoni li japprova r-rapport tal-awditjar abbozzat mill-awdituri esterni u li jirrifjuta l-ispjegazzjonijiet u l-evidenza kollha tal-ilmentatur sempliċiment minħabba li ma kinux ġew ipprovduti qabel.

2.19 Mill-bidu nett, l-Ombudsman jinnota li, fit-tweġiba tagħhom tat-3 ta' Settembru 2003 għall-ittra tal-kwerelant bid-data tat-30 ta' Ġunju 2003 u li kien fiha l-informazzjoni parzjali dwar il-pagi, l-awdituri esterni spjegaw li r-rapport tal-verifika kien diġà tlesta sad-29 ta' Mejju 2003. Huma spjegaw ukoll li, kieku kellhom, abbażi tal-informazzjoni parzjali dwar il-pagi li issa ġiet ipprovduta, jimmodifikaw ir-rapport tal-awditjar, dan ikun jeħtieġ ammont konsiderevoli ta’ xogħol addizzjonali u l-kost ta’ dan ix-xogħol addizzjonali jkollu jiġġarrab mis-CINAR. L-ammont ta’ dan ix-xogħol addizzjonali kien ta’ madwar £2 900, eskluża l-VAT. Jidher li l-ilmentatur ma għamilx pagament bħal dan.

2.20 Mingħajr ma tittieħed pożizzjoni dwar it-talba ta' l-awdituri esterni għal tali ħlas, tqum għalhekk il-kwistjoni dwar jekk l-awditur tal-Kummissjoni setax jieħu miżuri sabiex ibiddel ir-rapport finali tal-verifika tal-15 ta' Settembru 2003 u sabiex jiddevja mill-abbozz tar-rapport tad-29 ta' Mejju 2003, sabiex jieħu in kunsiderazzjoni l-informazzjoni parzjali dwar il-pagi li, sadanittant, kienet ġiet ipprovduta.

2.21 Fid-dawl tal-informazzjoni pprovduta miż-żewġ partijiet, l-Ombudsman jinnota, għalhekk, li, permezz ta' korrispondenza (6) mill-Kummissjoni indirizzata kemm lill-ilmentatur kif ukoll lill-kontabilisti ta' CINAR, l-ilmentatur ingħata diversi opportunitajiet, wara ż-żjara fuq il-post tal-20-21 ta' Awwissu 2002, biex jipprovdi evidenza ta' sostenn adegwata, b'mod partikolari, l-informazzjoni sħiħa dwar il-pagi wara l-awditu.

L-Ombudsman tinnota wkoll li l-Kummissjoni f’ħafna okkażjonijiet, inkluż fl-email tagħha tal-5 ta’ Settembru 2002, enfasizzat l-importanza li tiġi pprovduta informazzjoni sħiħa dwar il-pagi, billi enfasizzat li din kienet l-aktar biċċa informazzjoni importanti pendenti.

Barra minn hekk, il-Kummissjoni kienet għamlitha ċara lill-ilmentatur li fil-każ li din l-informazzjoni ma tasalx, l-awdituri jkunu mġiegħla jikkonkludu r-rapport tagħhom mingħajrha. Hija tat lill-ilmentatur skadenza finali tat-30 ta’ Novembru 2002 biex jipprovdi l-informazzjoni sħiħa dwar il-pagi.

Madankollu jidher li l-ilmentatur ma pprovdiex l-informazzjoni sħiħa iżda biss parzjali dwar il-pagi u għamel dan tmien xhur biss wara li skadiet l-iskadenza finali ta’ hawn fuq. Barra minn hekk, hija naqset milli tispjega għaliex ma setgħetx tikkonforma mal-iskadenza.

2.22 Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, ma jidhirx li l-awditur tal-Kummissjoni aġixxa b'mod inġust fil-konfront tal-ilmentatur billi ma bidilx ir-rapport finali abbażi tal-informazzjoni parzjali dwar il-pagi. Madankollu, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni inkludiet fir-rapport tal-verifika kopji kemm tal-ittra tal-kwerelant tat-30 ta' Lulju 2003 kif ukoll tat-tweġiba tal-awdituri esterni tat-3 ta' Settembru 2003 li tirringrazzja lill-kwerelant għall-informazzjoni parzjali tar-rendikont tal-paga (7). Għalhekk, il-Kummissjoni tidher li rreferiet b’mod preċiż fir-rapport tal-awditjar tagħha għall-għoti parzjali ta’ informazzjoni dwar il-pagi. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsibx każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur (iv).

2.23 Fir-rigward tar-rwol tal-awditur tal-Kummissjoni b'mod ġenerali, l-Ombudsman jieħu nota ta' (i) l-informazzjoni ppreżentata lilu fil-kuntest ta' din l-inkjesta; (ii) b’mod partikolari, id-dispożizzjonijiet rilevanti li jirregolaw il-Kuntratti awditjati JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 u ENK5-CT99-0025; (iii) is-sejbiet pertinenti tar-rapport tal-awditjar li jgħidu li l-ġestjoni finanzjarja ta’ dawn il-kuntratti ma twettqitx b’mod aċċettabbli u li r-rapport ma kienx konformi mar-rekwiżiti tal-kuntratt; u (iv) l-ispjegazzjonijiet elaborati mogħtija mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman huwa tal-fehma li ma ġiex stabbilit li la l-awditur tal-Kummissjoni u lanqas il-Kummissjoni ma ttrattaw b’mod inġust lill-ilmentatur fir-rigward tal-awditu estern u l-fażijiet sussegwenti tiegħu.

L-ispjegazzjoni tal-Kummissjoni pprovduta fl-opinjoni tagħha tindika minflok li l-awditur tagħha applika d-dispożizzjonijiet tal-kuntratti rilevanti. Barra minn hekk, jidher li l-ilmentatur kien ingħata l-possibbiltà li jiddefendi d-drittijiet tiegħu qabel ma ġie approvat l-awditu finali.

Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur (v).

3 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-argumenti tal-ilmentatur b'appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu ta' inġustizzja. Fir-rigward tal-argument dwar l-allegazzjoni ta' kummenti "razzjali" jew kwalunkwe kumment ieħor li wassal lill-persunal tal-kumpanija awditjata biex iħossuhom kriminali jew li l-awditu kien l-espressjoni ta' sforz ossessiv biex jingħalaq is-CINAR, għar-raġunijiet spjegati fil-punt 2.9 hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata.

L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) L-awditu kien jikkonċerna l-kuntratti ta’ riċerka li ġejjin konklużi bejn il-Kummissjoni u CINAR bħala l-Kuntrattur: (i) JOR3-CT98-0285 dwar l-Applikazzjoni tal-Użu u l-Emissjonijiet ta' Residwi tal-Bijomassa minn Kombusturi Industrijali - ENDASH; (ii) ENV4-CT97-0597 dwar il-Kwantifikazzjoni u l-Kontroll ta’ Partiċelli Sub-Mikoniċi Arrikkiti b’Metalli Tossiċi u Emissjonijiet Komposti Klorinati Magħżula minn Kilni Alternattivi tas-Siment Iffabbrikati bil-Fjuwil - TESSA; (iii) ENK5-CT99-0002 dwar il-Korrużjoni ta' Maġenb in-Nar fil-Bojlers tal-Utilità bil-Faħam - CORROSION; u (iv) ENK5-CT99-0025 dwar is-Sensjar Iswali V għall-Kontroll Ottimizzat tal-Prestazzjoni tal-Burner Bank u t-Titjib tat-Tul tal-Ħajja tal-Pjanti - VISCON.

(2) Il-perjodi tal-kuntratti kienu dawn li ġejjin: ENDASH mill-1 ta' Jannar 1999 sal-31 ta' Diċembru 2001; TESSA mill-1 ta' Ġunju 1998 sat-30 ta' Novembru 2000; CORROSION mill-1 ta' Mejju 2000 sat-30 ta' April 2003; u VISCON mill-1 ta' April sal-31 ta' Marzu 2003.

(3) Ara n-nota 1 f’qiegħ il-paġna.

(4) LF kienet membru tan-netwerk internazzjonali tal-awditjar I/A li miegħu l-Kummissjoni kellha kuntratt qafas f’dak iż-żmien. Ftehim speċifiku għal dan il-għan ġie konkluż ma' dik id-ditta f'Lulju 2002.

(5) Rapport tal-awditjar, p. 7 (it-Taqsima 4.1).

(6) B'mod partikolari, e-mails tal-5 ta' Settembru, ta' l-24 ta' Settembru, tat-8 ta' Ottubru u tas-27 ta' Novembru 2002 kif ukoll ittri tas-27 ta' Novembru 2002, u tat-13 ta' Jannar, tat-30 ta' Jannar u ta' l-4 ta' Marzu 2003.

(7) Ara r-rapport tal-Verifika, paġna 71-73 (l-ittra tal-kwerelant tat-30 ta' Lulju 2003) u paġna 74 (it-tweġiba ta' Littlejohn Frasier tat-3 ta' Settembru 2003).