Strasburgu, 14 ta' Diċembru 2007

Għażiż Sur A.,

Fis-26 ta' Lulju 2005, inti għamilt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO). L-ilment tiegħek kien jikkonċerna ċ-ċaħda tal-kandidatura tiegħek fil-kuntest tal-kompetizzjoni ġenerali EPSO/B/19/03 (ĠU C52A/27.2.2004), għall-istabbiliment ta’ lista ta’ riżerva għall-Koordinaturi tal-Produzzjoni (OPOCE/Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE), għar-raġuni li ma kellekx l-esperjenza professjonali meħtieġa.

Fil-31 ta’ Awwissu 2005, għaddejt l-ilment lid-Direttur tal-EPSO. Fl-24 ta’ Ottubru 2005 irċevejt opinjoni mill-EPSO. Għaddejtlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fid-9 ta' Diċembru 2005.

Fit-22 ta’ Mejju 2006, ktibt lid-Direttur tal-EPSO, fejn tlabt lill-EPSO jissottometti (a) opinjoni dwar uħud mill-osservazzjonijiet tiegħek; u b) ċerti dokumenti li jikkonċernaw il-każ. Irċevejt it-tweġiba tal-EPSO fit-12 ta’ Lulju 2006 u bgħattlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet. L-ebda osservazzjoni bħal din ma tidher li waslet għand is-servizzi tiegħi.

Fis-26 ta’ Frar 2007, bgħatt lill-EPSO proposta għal soluzzjoni amikevoli għall-ilment tiegħek. Intbagħtitlek ukoll kopja tal-proposta tiegħi fl-istess jum. Fl-4 ta’ April 2007, l-EPSO wieġeb għall-proposta tiegħi. Fis-16 ta’ Mejju 2007 bgħattlek kopja tat-tweġiba tal-EPSO flimkien ma’ stedina biex tagħmel osservazzjonijiet. L-ebda osservazzjoni ma tidher li waslet għand is-servizzi tiegħi.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilmentatur ipparteċipa fil-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/B/19/03 għall-istabbiliment ta’ lista ta’ riżerva għall-assistenti amministrattivi (il-lingwa Maltija) fil-qasam tal-koordinazzjoni tal-produzzjoni. Permezz ta’ ittra datata t-23 ta’ Mejju 2005, il-Bord tas-Selezzjoni ċaħad l-applikazzjoni tal-ilmentatur għar-raġuni li huwa “ma pprovdiex prova li turi li huwa [kellu] esperjenza li tikkorrispondi għar-rekwiżiti tal-punti A.II.2 u C.2 tal-avviż tal-kompetizzjoni. Dawn il-punti jistipulaw li, sad-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet (il-31 ta’ Marzu 2004), il-kandidati jrid ikollhom mill-inqas 3 snin esperjenza professjonali li tikkorrispondi għad-dmirijiet deskritti fil-punt A.I tal-avviż tal-kompetizzjoni ġenerali minn meta jiksbu d-diploma tal-edukazzjoni sekondarja għolja li tikkwalifikahom għall-ammissjoni għall-kompetizzjoni."

Permezz ta' ittra datata l-10 ta' Ġunju 2005, indirizzata lill-President tal-Bord tas-Selezzjoni, il-kwerelant esprima n-nuqqas ta' qbil tiegħu mal-valutazzjoni tal-Bord, kien tal-fehma li kellu aktar minn tliet snin esperjenza relatata mad-dmirijiet tal-koordinatur tal-produzzjoni, peress li kien qed jittratta mal-fornituri u jaħdem fix-xiri, il-loġistika, flimkien ma' I.T./Press, u talab li l-Bord jerġa' jikkunsidra l-evalwazzjoni tiegħu inkwistjoni u jinformah bir-riżultat. F'ittra datata l-1 ta' Lulju 2005, il-President tal-Bord tas-Selezzjoni informa lill-kwerelant li l-Bord kien eżamina mill-ġdid l-applikazzjoni tiegħu u kkonferma ċ-ċaħda tagħha, għaliex "[i]d-dokumenti pprovduti mal-applikazzjoni [tiegħu] ma jippermettux lill-Bord tas-Selezzjoni jikkonkludi li l-esperjenza professjonali meħtieġa fil-qasam magħżul, il-koordinazzjoni tal-produzzjoni, kienet inkisbet"(enfasi fl-oriġinal).

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur allega, b’mod partikolari, li l-EPSO ma kienx spjega b’mod sodisfaċenti għaliex qies li l-ilmentatur ma kellux l-esperjenza professjonali meħtieġa. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar din l-allegazzjoni.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-EPSO

Fl-opinjoni tiegħu, l-EPSO għamel il-kummenti li ġejjin:

L-ilmentatur issottometta applikazzjoni għall-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/B/19/03, għall-istabbiliment ta’ lista ta’ riżerva għall-assistenti amministrattivi (il-lingwa Maltija) fl-oqsma tal-koordinazzjoni tal-produzzjoni u l-qari tal-provi għall-produzzjoni tal-pubblikazzjonijiet. L-ilmentatur applika għall-qasam 1 “Koordinazzjoni tal-produzzjoni”. Id-dmirijiet ta’ “Koordinazzjoni tal-produzzjoni” ġew speċifikati fil-punt A (I), il-qasam 1 tal-avviż tal-kompetizzjoni.

L-ewwel fażi tal-kompetizzjoni kienet teħtieġ li l-kandidati jagħmlu tliet testijiet ta' preselezzjoni b'għażla multipla (punt B (1) tal-avviż ta' kompetizzjoni). L-ilmentatur għadda mit-testijiet ta’ preselezzjoni u ġie ammess għat-tieni stadju tal-kompetizzjoni.

It-tieni stadju kien jirrikjedi li l-kandidati jippreżentaw applikazzjoni sħiħa b’dokumenti li jappoġġaw l-informazzjoni pprovduta fl-applikazzjoni tagħhom. Imbagħad il-Bord tas-Selezzjoni eżamina l-applikazzjonijiet sħaħ tal-kandidati, bil-ħsieb li tiġi stabbilita lista ta’ kandidati li ssodisfaw il-kriterji kollha ta’ eliġibbiltà speċifikati fil-punt A (II) tal-avviż tal-kompetizzjoni u li, bħala tali, setgħu jiġu ammessi għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni. L-applikazzjoni sħiħa tal-ilmentatur ġiet eżaminata skont il-kriterji ta' eliġibbiltà speċifikati fil-punt A (II) tal-avviż tal-kompetizzjoni.

Ir-rekwiżit tal-eliġibbiltà speċifikat fil-punt A (II) (2) tal-avviż tal-kompetizzjoni jistipula li, wara li jiksbu d-diploma tal-edukazzjoni sekondarja għolja tagħhom u qabel il-31 ta' Marzu 2004, il-kandidati jridu jkunu kisbu esperjenza professjonali ta' mill-inqas tliet snin fil-qasam magħżul li tikkorrispondi għad-dmirijiet deskritti fit-Taqsima A (I). Fil-każ tal-ilmentatur, il-qasam pertinenti kien il-koordinazzjoni tal-produzzjoni.

Abbażi tal-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur fl-applikazzjoni sħiħa tiegħu, l-EPSO qies li l-ilmentatur ma ssodisfax ir-rekwiżit ta' eliġibbiltà stabbilit fil-punt A (II) (2) tal-avviż tal-kompetizzjoni, peress li ma kellux l-esperjenza professjonali meħtieġa fid-dmirijiet deskritti fil-punt A (I) tal-avviż imsemmi. Permezz ta' ittra tat-23 ta' Mejju 2005, il-Bord tas-Selezzjoni informa lill-kwerelant dwar il-valutazzjoni tiegħu ta' hawn fuq.

Fid-determinazzjoni tal-esperjenza professjonali tal-ilmentatur, wieħed mid-dokumenti pprovduti mill-ilmentatur b’appoġġ għall-applikazzjoni tiegħu tqies li huwa partikolarment rilevanti. Id-dokument huwa dikjarazzjoni personali ffirmata mill-ilmentatur li tiddikjara:

"…Għalkemm għandi esperjenza fil-kompitu [sic] li ssemmi, irrid insemmi li l-esperjenza li għandi mhijiex relatata direttament mal-koordinazzjoni tal-produzzjoni f'kuntest ta' qari tal-provi (peress li ma naħsibx li tali okkupazzjoni teżisti lanqas f'Malta) …" (enfasi miżjuda mill-EPSO fl-opinjoni tiegħu).

Dan id-dokument huwa dikjarazzjoni espliċita li fiha l-ilmentatur jiddikjara li ma għandux esperjenza professjonali fil-qasam tal-koordinazzjoni tal-produzzjoni. Minkejja din id-dikjarazzjoni espliċita, il-kwerelant, permezz ta' ittra ta' l-10 ta' Ġunju 2005, talab reviżjoni tad-deċiżjoni tal-Bord ta' l-Għażla, billi sostna li l-esperjenza professjonali tiegħu kienet relatata mad-dmirijiet ta' koordinazzjoni tal-produzzjoni deskritti fl-avviż tal-kompetizzjoni. Madankollu, l-ilmentatur ma hemeż l-ebda dokument ieħor biex jirrifjuta d-dikjarazzjoni preċedenti tiegħu.

Wara li rreveda l-fajl tal-applikazzjoni tal-ilmentatur, il-Bord tas-Selezzjoni informa lill-ilmentatur permezz ta’ ittra tal-1 ta’ Lulju 2005 li “d-dokumenti pprovduti mal-applikazzjoni tiegħek ma jippermettux lill-Bord tas-Selezzjoni jikkonkludi li l-esperjenza professjonali meħtieġa fil-qasam magħżul, il-koordinazzjoni tal-produzzjoni, inkisbet”(enfasi miżjuda mill-EPSO fl-opinjoni tiegħu). Fl-istess ittra, l-EPSO kkonferma d-deċiżjoni li l-ilmentatur ma jiġix ammess għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni.

L-EPSO informa lill-ilmentatur bid-deċiżjonijiet tal-Bord tas-Selezzjoni fil-ħin u, wara t-talba tal-ilmentatur għall-informazzjoni, ipprovda "tweġiba motivata b'mod adegwat, li tqis id-dokumenti kollha mqiegħda għad-dispożizzjoni [tal-Bord tas-Selezzjoni] u, b'mod partikolari, wara li kkunsidra d-dikjarazzjoni ffirmata personalment tiegħu relatata mal-esperjenza professjonali tiegħu."

L-EPSO enfasizza li, fl-aħħar paġna tal-formola tal-applikazzjoni, l-ilmentatur iffirma d-dikjarazzjoni finali "Niddikjara fuq l-unur tiegħi li l-informazzjoni mogħtija f'din l-applikazzjoni tiegħu u fl-anness mehmuż hija vera u kompluta"(is-sottolinjar tal-EPSO).

Għalhekk, il-Bord tas-Selezzjoni ma kellu l-ebda raġuni biex jiddubita l-validità tad-dikjarazzjoni tal-ilmentatur relatata man-nuqqas tiegħu tal-esperjenza professjonali meħtieġa, speċjalment peress li d-dokumenti ta’ sostenn kollha li jinsabu fil-fajl tiegħu kkonfermaw li huwa ma ssodisfax ir-rekwiżit tal-esperjenza professjonali fil-qasam magħżul fl-applikazzjoni tiegħu.

Fid-dawl tal-ġurisprudenza preċedenti, il-Qrati tal-Komunità Ewropea konsistentement irrispettaw il-prinċipju li Bord tas-Selezzjoni huwa obbligat biss li jikkunsidra l-informazzjoni u d-dokumenti pprovduti mill-kandidati għall-finijiet li l-esperjenza professjonali tagħhom tiġi vvalutata skont ir-rekwiżiti stabbiliti mill-avviż tal-kompetizzjoni. L-oneru huwa fuq il-kandidati biex jiżguraw li jipprovdu lill-Bord tas-Selezzjoni bl-informazzjoni u d-dokumenti kollha meħtieġa biex ikun jista’ jivverifika jekk jissodisfawx ir-rekwiżiti tal-avviż tal-kompetizzjoni. Fil-każ tas-Sur A., dan ma sarx.

Fir-rigward tar-raġunijiet għad-deċiżjoni tal-Bord tal-Għażla, għandu jiġi rrilevat li r-raġunijiet li fuqhom hija bbażata d-deċiżjoni li s-Sur A. ma jiġix ammess għall-kompetizzjoni ġew esposti b'mod ċar fl-ittra li tinformah b'din id-deċiżjoni, kif ukoll fl-ittra li tikkonferma din id-deċiżjoni, u li din l-ittra kienet tinkludi raġunijiet suffiċjenti li jippermettulu jevalwa l-validità tad-deċiżjoni.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur jistgħu jinġabru fil-qosor kif ġej:

L-ilmentatur enfasizza li l-frażi "mhux relatata direttament mal-koordinazzjoni tal-produzzjoni f'kuntest ta' qari tal-provi"fid-dikjarazzjoni personali msemmija hawn fuq dwar l-esperjenza professjonali tiegħu, kienet maħsuba biex tfisser li l-esperjenza professjonali tiegħu "ma kinitx relatata direttament ma' … jiġifieri fl-isem" (enfasizzar tal-ilmentatur) mal-"koordinazzjoni tal-produzzjoni f'kuntest ta' qari tal-provi", iżda, madankollu, li l-esperjenza professjonali tiegħu kienet relatata mal-kompiti involuti fil-koordinazzjoni tal-produzzjoni. L-ilmentatur żied jgħid ukoll li ma jemminx li l-kariga ta' koordinatur tal-produzzjoni teżisti f'Malta.

L-ilmentatur argumenta li l-EPSO m’għandux jinterpreta l-frażi “koordinazzjoni tal-produzzjoni” strettament sabiex jistabbilixxi jekk il-kandidati kellhomx l-esperjenza professjonali meħtieġa f’dan il-qasam, iżda fil-fatt jara l-qasam ta’ “koordinazzjoni tal-produzzjoni” bħala magħmul minn varjetà ta’ kompiti u bħala tali jikkunsidra jekk il-kandidati kellhomx esperjenza f’dawn il-kompiti.

L-ilmentatur żied li jekk l-EPSO jinterpreta r-rekwiżit ta’ esperjenza professjonali fil-koordinazzjoni tal-produzzjoni bħala esperjenza bħala “koordinatur tal-produzzjoni”, jiġifieri, esperjenza f’kariga msemmija, aktar milli esperjenza fil-kompiti relatati mal-koordinazzjoni tal-produzzjoni, allura kienu biss il-kandidati b’esperjenza professjonali bħala “koordinatur tal-produzzjoni” li kellhom jiġu ammessi għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni.

L-ilmentatur talab li jiġi ttrattat b’mod ġust meta mqabbel ma’ kandidati oħra u ddikjara li jekk l-EPSO jista’ jiggarantixxi li huma biss il-kandidati b’esperjenza professjonali bħala “koordinatur tal-produzzjoni” li ġew ammessi għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni, huwa jaċċetta dan bħala tweġiba raġonevoli għat-tħassib tiegħu.

Madankollu l-ilmentatur sostna li jekk l-interpretazzjoni tal-EPSO tal-esperjenza professjonali fil-koordinazzjoni tal-produzzjoni hija fil-fatt esperjenza fil-kompiti relatati mal-koordinazzjoni tal-produzzjoni u mhux esperjenza f’kariga msemmija ta’ “koordinatur tal-produzzjoni”, allura l-EPSO evalwa l-esperjenza professjonali tiegħu b’mod skorrett. L-ilmentatur tenna li l-esperjenza professjonali tiegħu hija relatata fis-sustanza mal-kompiti ta’ koordinazzjoni tal-produzzjoni deskritti fl-avviż tal-kompetizzjoni. Huwa jsostni li dan huwa evidenti mill-applikazzjoni tiegħu, mid-dokumenti ta' sostenn u mill-"informazzjoni li r-referees ikunu jistgħu jipprovdu jekk l-[EPSO] jikkuntattjahom."

Aktar inkjesti

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-EPSO u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, deher li kienu meħtieġa aktar inkjesti.

Fit-22 ta' Mejju 2007 l-Ombudsman talab lill-EPSO biex jikkummenta dwar l-argumenti tal-kwerelant li:

1. L-EPSO m’għandux javviċina l-frażi “koordinazzjoni tal-produzzjoni” b’mod formalistiku iżda pjuttost jaraha bħala sett ta’ kompiti u jivverifika jekk il-kandidati kellhomx l-esperjenza professjonali meħtieġa f’dan il-qasam;

2. Il-frażi "mhux relatati direttament" użata fid-dikjarazzjoni tal-ilmentatur dwar l-esperjenza professjonali tiegħu kellha t-tifsira li l-esperjenza tiegħu kienet biss "f'ismu" mhux rilevanti għal "koordinazzjoni tal-produzzjoni f'kuntest ta' qari tal-provi"; u li

3. Kif jirriżulta mill-applikazzjoni tiegħu u mid-dokumenti mehmuża miegħu, u fuq il-bażi ta’ “informazzjoni li r-referees ikunu jistgħu jipprovdu jekk l-[EPSO] jikkuntattjahom”, l-esperjenza tiegħu kienet, madankollu, relatata fis-sustanza mal-kompiti ta’ koordinazzjoni tal-produzzjoni deskritti fl-Avviż tal-Kompetizzjoni.

L-Ombudsman talbet ukoll:

kopja ta' l-ittra inizjali li biha l-Bord ta' l-Għażla informa lil min għamel l-ilment biċ-ċaħda ta' l-applikazzjoni tiegħu;

kopja ta' l-applikazzjoni ta' min għamel l-ilment u d-dokumenti mehmuża, imsemmija fl-ittra tal-Bord ta' l-Għażla ta' l-1 ta' Lulju 2005 lil min għamel l-ilment.

It-tweġiba tal-EPSO

Bi tweġiba għall-inkjesti ulterjuri tal-Ombudsman, l-EPSO għamel il-kummenti li ġejjin:

Skont l-Artikoli 5 u 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal tiegħu u l-ġurisprudenza fis-seħħ, il-Bord tas-Selezzjoni għal kompetizzjoni biss jista’ jiddeċiedi dwar ir-rilevanza tal-esperjenza professjonali ta’ kandidat jew jitlob lill-kandidati jipprovdu dokumenti u kjarifiki addizzjonali.

Il-Bord tas-Selezzjoni jeżamina l-esperjenza professjonali, evidenza ta’ sostenn li l-kandidati jridu jipprovdu fid-dokumenti mehmuża mal-formoli tal-applikazzjoni tagħhom. Tali evidenza trid tkun rilevanti għall-funzjonijiet deskritti fl-avviż tal-kompetizzjoni. Il-kompitu tal-bord huwa mbagħad li jivverifika, billi jeżamina d-dokumenti ta' sostenn, jekk il-kandidati għandhomx l-esperjenza professjonali meħtieġa fil-qasam tas-suġġett tal-kompetizzjoni. It-termini tal-avviż ta’ kompetizzjoni relatati ma’ dan l-ilment stipulaw b’mod espliċitu li d-dokumenti ta’ sostenn dwar l-esperjenza professjonali kellhom jindikaw b’mod ċar id-dati tal-bidu u tat-tmiem tal-esperjenza u n-natura preċiża tal-kompiti mwettqa.

Abbażi ta’ dan il-prinċipju u wara li eżamina d-dokumenti ta’ sostenn ipprovduti mill-kandidat mal-applikazzjoni tiegħu, il-Bord tas-Selezzjoni kkonkluda li ma kienx jissodisfa waħda mill-kundizzjonijiet fl-avviż tal-kompetizzjoni, jiġifieri, esperjenza professjonali ta’ tliet snin fil-produzzjonijiet tekniċi u tipografiċi tal-pubblikazzjonijiet.

L-EPSO għamel referenza speċifika għal ħames dokumenti ta’ sostenn mibgħuta mill-ilmentatur mal-applikazzjoni tiegħu. L-EPSO mbagħad indika li wieħed biss minn dawn id-dokumenti seta' jittieħed inkunsiderazzjoni bħala esperjenza professjonali tat-tip meħtieġ fl-avviż ta' kompetizzjoni, jiġifieri ċertifikat mill-istamperija ċentrali fil-Lussemburgu, li jiċċertifika li huwa ħadem bħala qarrej tal-provi għal seba' xhur u nofs mill-1 ta' Awwissu 2003 - 15 ta' Marzu 2004.

Il-kandidat iddikjara fil-formola tal-applikazzjoni tiegħu, mingħajr evidenza ta' sostenn, li huwa ħadem bħala "segretarju" fil-Parlament Ewropew, mill-21 ta' April 2004. Madankollu, peress li l-avviż tal-kompetizzjoni kien jirrikjedi li l-kandidati jkollhom esperjenza professjonali xierqa mill-31 ta’ Marzu 2004, il-Bord tas-Selezzjoni ma seta’ jqis l-ebda esperjenza professjonali miksuba wara din id-data.

Meta jivverifika jekk il-kandidati jissodisfawx ir-rekwiżiti għall-ammissjoni stabbiliti fl-avviż tal-kompetizzjoni, il-Bord tas-Selezzjoni jista’ jqis biss l-informazzjoni pprovduta fil-formola tal-applikazzjoni tagħhom u l-evidenza dokumentarja li jissottomettu b’appoġġ għall-applikazzjonijiet tagħhom. Hija r-responsabbiltà tal-kandidati li jipprovdu tali informazzjoni u dokumenti, b'mod partikolari jekk ikunu ntalbu jagħmlu dan fl-avviż tal-kompetizzjoni.

L-EPSO għamilha ċara wkoll li t-tieni paragrafu tal-Artikolu 2 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal jiddikjara li l-kandidati jistgħu jkunu meħtieġa jipprovdu informazzjoni jew dokumenti addizzjonali. Madankollu, din id-dispożizzjoni sempliċiment tagħti lill-bord is-setgħa (is-sottolinjar tal-EPSO) li jitlob lill-kandidat jipprovdi informazzjoni addizzjonali, jekk ikun hemm xi dubju dwar kwalunkwe wieħed mid-dokumenti pprovduti.

Meta eżamina d-dokumenti mehmuża mill-ilmentatur mal-applikazzjoni tiegħu, il-Bord tas-Selezzjoni ma setax jikkonkludi li l-kandidat kellu l-esperjenza professjonali meħtieġa. Barra minn hekk, id-dikjarazzjoni magħmula mill-ilmentatur li l-esperjenza li għandu “mhijiex relatata direttament mal-koordinazzjoni tal-produzzjoni f’kuntest ta’ qari tal-provi [...]”, wasslet għad-deċiżjoni inekwivoka tal-Bord tas-Selezzjoni li l-esperjenza tiegħu ma kinitx relatata mal-qasam tal-koordinazzjoni tal-produzzjoni.

L-ilmentatur ġie mistieden jissottometti kummenti dwar it-tweġiba tal-EPSO, jekk ikun jixtieq hekk. Ma wasal l-ebda kumment mingħandu.

Il-proposta ta' soluzzjoni favorevoli ta' l-OMBUDSMAN

Wara li qies l-argumenti tal-partijiet u d-dokumenti fil-fajl tal-każ, wara analiżi motivata tal-kwistjonijiet rilevanti, l-Ombudsman wasal għall-konklużjoni preliminari li l-Bord tas-Selezzjoni kien naqas b’mod żbaljat milli jipprovdi lill-ilmentatur b’raġunijiet adegwati u individwalizzati għaċ-ċaħda tal-applikazzjoni tiegħu. Barra minn hekk, dan in-nuqqas ma deherx li ġie rrimedjat fil-kuntest tal-inkjesta. L-Ombudsman, għalhekk, ippropona lill-EPSO soluzzjoni amikevoli għall-ilment. B’mod aktar speċifiku, l-Ombudsman issuġġerixxa li l-EPSO jista’ jikkunsidra li jipprovdi spjegazzjonijiet adegwati dwar għaliex id-dokumenti pprovduti mill-ilmentatur ma ppermettewx lill-Bord tas-Selezzjoni jikkonkludi li l-ilmentatur kien kiseb l-esperjenza professjonali meħtieġa mill-avviż tal-kompetizzjoni.

L-EPSO wieġeb b'mod pożittiv għall-proposta tal-Ombudsman u pprovda spjegazzjonijiet li, fil-fehma tiegħu, issodisfaw is-suġġeriment tal-Ombudsman. It-tweġiba tal-EPSO ntbagħtet lill-ilmentatur, li ma għamel l-ebda osservazzjoni dwarha.

Id-Deċiżjoni

1 Allegazzjoni li l-EPSO ma kienx spjega b’mod sodisfaċenti għaliex l-ilmentatur ma kellux l-esperjenza professjonali meħtieġa

1.1 L-ilmentatur ipparteċipa fil-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/B/19/03 għall-istabbiliment ta' lista ta' riżerva għall-assistenti amministrattivi (lingwa Maltija) fil-qasam tal-koordinazzjoni tal-produzzjoni. Permezz ta' ittra datata t-23 ta' Mejju 2005, il-Bord tas-Selezzjoni tal-EPSO ċaħad l-applikazzjoni tal-kwerelant għar-raġuni li hu "ma tax prova li turi li għandu esperjenza li tikkorrispondi mar-rekwiżiti tal-punti A.II.2 u C.2 tal-avviż tal-kompetizzjoni. " Permezz ta' ittra datata l-10 ta'Ġunju 2005, indirizzata lill-President tal-Bord tas-Selezzjoni tal-EPSO, il-kwerelant esprima n-nuqqas ta' qbil tiegħu mal-valutazzjoni tal-Bord, billi qies li fil-fatt kellu aktar minn tliet snin esperjenza relatata mad-dmirijiet ta' koordinatur tal-produzzjoni. Skont l-ilmentatur, dan kien minħabba li kien qed jittratta mal-fornituri u jaħdem fix-xiri, il-loġistika, u l-oqsma ta’ I.T./Press. Għaldaqstant, huwa talab lill-Bord tal-Appell jikkunsidra mill-ġdid l-evalwazzjoni kontenzjuża tiegħu u jinformah bir-riżultat. F'ittra datata l-1 ta' Lulju 2005, il-President tal-Bord tas-Selezzjoni tal-EPSO informa lill-ilmentatur li l-Bord kien eżamina mill-ġdid l-applikazzjoni tiegħu u kkonferma r-rifjut tagħha, għaliex "[i]d-dokumenti pprovduti mal-applikazzjoni [tiegħu] ma kinux jippermettu lill-Bord tas-Selezzjoni jikkonkludi li l-esperjenza professjonali meħtieġa fil-qasam magħżul, il-koordinazzjoni tal-produzzjoni, kienet inkisbet" (enfasi fl-oriġinal).

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur allega li l-EPSO ma kienx spjega b’mod sodisfaċenti għaliex qies li ma kellux l-esperjenza professjonali meħtieġa. Wara li investiga din l-allegazzjoni, l-Ombudsman ippreżenta lill-EPSO proposta għal soluzzjoni amikevoli għall-ilment. Din il-proposta kienet ibbażata fuq il-kunsiderazzjonijiet ippreżentati hawn taħt (il-punti 1.2 - 1.6).

1.2 Skont ġurisprudenza stabbilita, id-dikjarazzjoni tar-raġunijiet meħtieġa mill-Artikolu 190 tat-Trattat KE għandha tkun adatta għall-att inkwistjoni u għandha turi b'mod ċar u inekwivoku r-raġunament segwit mill-istituzzjoni li tkun adottat l-att inkwistjoni. Dan jenħtieġ li jsir b’tali mod li l-persuni kkonċernati jkunu jistgħu jaċċertaw ir-raġunijiet għall-miżura u jiffaċilitaw ir-rieżami tagħha. Ir-rekwiżit ta’ motivazzjoni għandu jiġi evalwat skont iċ-ċirkustanzi tal-każ, b’mod partikolari l-kontenut tal-att, in-natura tal-motivi invokati u l-interess li d-destinatarji jew persuni oħra kkonċernati direttament u individwalment mill-att jista’ jkollhom li jirċievu spjegazzjonijiet (1).

B’mod aktar speċifiku, deċiżjoni minn Bord tal-Għażla li kandidat ma jiġix ammess għal kompetizzjoni trid tiddikjara l-kundizzjonijiet tal-avviż tal-kompetizzjoni li ma jkunux ġew issodisfati. Jekk il-kompetizzjoni tinvolvi għadd kbir ta’ kandidati, il-Bord tas-Selezzjoni jista’ inizjalment jillimita ruħu li jiddikjara r-raġunijiet għar-rifjut b’mod sommarju u jinforma lill-kandidati biss dwar il-kriterji u r-riżultat tas-selezzjoni. Madankollu, il-Bord tas-Selezzjoni għandu sussegwentement jagħti spjegazzjoni individwali lil dawk il-kandidati li jitolbuha (2).

1.3 F'dan il-każ, permezz ta' ittra tat-23 ta' Mejju 2005, il-Bord tas-Selezzjoni informa lill-persuna li ressqet l-ilment li ma kienx aċċetta t-talba tiegħu, peress li huwa "ma pproduċa l-ebda prova li turi li huwa kellu esperjenza li tikkorrispondi għar-rekwiżiti tal-punti A.II.2 u C.2 tal-avviż ta' kompetizzjoni. Dawn il-punti jistipulaw li, sad-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet (il-31 ta’ Marzu 2004), il-kandidati jrid ikollhom mill-inqas 3 snin esperjenza professjonali li tikkorrispondi għad-dmirijiet deskritti fil-punt A.I tal-avviż tal-kompetizzjoni ġenerali minn meta kisbu d-diploma tal-edukazzjoni sekondarja għolja li tikkwalifikahom għall-ammissjoni għall-kompetizzjoni." Permezz ta’ ittra datata l-10 ta’ Ġunju 2005, indirizzata lill-President tal-Bord tas-Selezzjoni, il-kwerelant (i) esprima n-nuqqas ta’ qbil tiegħu mal-valutazzjoni tal-Bord; (ii) kien tal-fehma li kellu aktar minn tliet snin esperjenza relatata mad-dmirijiet tal-koordinatur tal-produzzjoni, peress li kien qed jittratta mal-fornituri u jaħdem fix-xiri, il-loġistika, flimkien ma’ I.T./Press; u (iii) talbet li l-Bord jikkunsidra mill-ġdid l-evalwazzjoni inkwistjoni tagħha u jinformaha bir-riżultat. Għalhekk, kellu jkun ċar għall-Bord tal-Għażla li l-ilmentatur fittex jew li jiġi ammess għall-kompetizzjoni, jew, tal-inqas, li jikseb deċiżjoni, li jkun fiha raġunament elaborat u individwalizzat biżżejjed dwar l-esklużjoni tiegħu mill-kompetizzjoni, sabiex ikun jista’ jivverifika s-solidità ta’ din id-deċiżjoni. Meta kkonferma l-valutazzjoni inizjali tiegħu, il-Bord tas-Selezzjoni kien għalhekk meħtieġ jispjega b’mod ċar u f’dettall suffiċjenti, għaliex l-ilmentatur kien żbaljat meta kkunsidra li huwa kien jissodisfa r-rekwiżiti tal-avviż ta’ kompetizzjoni li jappartjenu għall-esperjenza professjonali.

1.4 Madankollu, il-Bord tas-Selezzjoni naqas milli jagħmel dan. B’ittra tal-1 ta’ Lulju 2005, il-Bord tas-Selezzjoni kkonferma d-deċiżjoni tiegħu li ma jaċċettax lill-kwerelant għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni, u ddikjara li “d-dokumenti pprovduti mal-applikazzjoni tiegħek ma jippermettux lill-Bord tas-Selezzjoni jikkonkludi li l-esperjenza professjonali meħtieġa fil-qasam magħżul, il-koordinazzjoni tal-produzzjoni, inkisbet”. Għalhekk, il-Bord tal-Għażla, essenzjalment, sempliċement irrepeta l-konklużjoni espressa fl-ittra preċedenti tiegħu tat-23 ta’ Mejju 2005, mingħajr ma spjega għalfejn id-dokumenti pprovduti mil-lanjant ma kinux jippermettulu jikkonstata li l-lanjant kien kiseb l-esperjenza professjonali fil-koordinazzjoni tal-produzzjoni meħtieġa mill-avviż ta’ kompetizzjoni. F’dawn iċ-ċirkostanzi, il-Bord tas-Selezzjoni deher li naqas milli jipprovdi lill-ilmentatur b’raġunijiet adegwati u individwali għaċ-ċaħda tal-applikazzjoni tiegħu (3). Dan kien każ ta' amministrazzjoni ħażina.

1.5 Barra minn hekk, għandu jiġi eżaminat jekk l-EPSO pprovdiex motivazzjoni adegwata u individwalizzata fil-kuntest ta' din l-investigazzjoni. L-EPSO ddikjara li (a) id-dokumenti li jappoġġjaw l-applikazzjoni tal-ilmentatur bl-ebda mod ma wrew li kellu l-esperjenza meħtieġa relatata mal-koordinazzjoni tal-produzzjoni; u (b) il-Bord tas-Selezzjoni kkonkluda li l-ilmentatur ma kellux it-tliet snin meħtieġa ta’ esperjenza professjonali fil-produzzjoni teknika u tipografika tal-pubblikazzjonijiet u li l-esperjenza tiegħu ma kinitx relatata mal-qasam tal-koordinazzjoni tal-produzzjoni. Għar-raġuni indikata fil-punt 3 hawn fuq, dawn id-dikjarazzjonijiet ma jistgħux jitqiesu bħala rimedju għan-nuqqas li jiġu pprovduti spjegazzjonijiet adegwati u individwalizzati għar-rifjut tal-applikazzjoni tal-ilmentatur.

Fl-opinjoni tiegħu dwar l-ilment, l-EPSO qal ukoll li, fid-determinazzjoni tal-esperjenza professjonali tal-ilmentatur, wieħed mid-dokumenti pprovduti mill-ilmentatur b’appoġġ għall-applikazzjoni tiegħu tqies li huwa partikolarment rilevanti. Id-dokument kien dikjarazzjoni personali ffirmata mill-ilmentatur li fiha huwa ddikjara:

"…Għalkemm għandi esperjenza fil-kompitu li nsemmi, irrid insemmi li l-esperjenza li għandi mhijiex relatata direttament mal-koordinazzjoni tal-produzzjoni f'kuntest ta' qari tal-provi (peress li ma naħsibx li tali okkupazzjoni teżisti lanqas f'Malta) …"

L-EPSO enfasizza li dan id-dokument huwa dikjarazzjoni espliċita li fiha l-ilmentatur jiddikjara li ma għandux esperjenza professjonali fil-qasam tal-koordinazzjoni tal-produzzjoni. Il-Bord tas-Selezzjoni ċaħad l-applikazzjoni tal-ilmentatur, wara li qies id-dokumenti ta’ sostenn ippreżentati minnu, inkluża d-dikjarazzjoni personali ta’ hawn fuq.

Madankollu, id-dokument ta’ hawn fuq ippreżentat mill-ilmentatur ma ddikjarax li ma kellux l-esperjenza professjonali meħtieġa mill-avviż ta’ kompetizzjoni, jew li ma kellux esperjenza professjonali fil-qasam tal-koordinazzjoni tal-produzzjoni. Id-dokument iddikjara li l-ilmentatur “kellu esperjenza professjonali fil-kompitu” msemmi (fl-avviż tal-kompetizzjoni), iżda l-esperjenza tiegħu ma kinitx “relatata direttament mal-koordinazzjoni tal-produzzjoni f’kuntest ta’ qari tal-provi”, frażi li ma tinstabx fil-parti tal-avviż tal-kompetizzjoni li tikkonċerna l-esperjenza professjonali meħtieġa (4). F’dan ir-rigward, għandu jiġi nnotat ukoll li, kif indika l-EPSO, il-Bord tas-Selezzjoni ma bbażax ruħu esklużivament fuq din id-dikjarazzjoni magħmula mill-ilmentatur sabiex jirrifjuta l-applikazzjoni tiegħu, iżda wkoll fuq l-eżami tiegħu (kontra r-rekwiżiti tal-avviż tal-kompetizzjoni) tad-dokumenti l-oħra ppreżentati mill-ilmentatur fir-rigward tal-esperjenza professjonali tiegħu.

Madankollu, kif indikat, l-EPSO ma tax spjegazzjonijiet speċifiċi biżżejjed dwar għaliex dawn id-dokumenti l-oħra pprovduti mill-ilmentatur ma ppermettewx lill-Bord tas-Selezzjoni jsib li l-ilmentatur kien kiseb l-esperjenza professjonali fil-koordinazzjoni tal-produzzjoni meħtieġa mill-avviż tal-kompetizzjoni.

1.6 F'dawn iċ-ċirkostanzi, il-konklużjoni provviżorja tal-Ombudsman kienet li l-każ ta' amministrazzjoni ħażina msemmi fil-punt 1.4 hawn fuq ma kienx jidher li ġie rimedjat fil-kuntest tal-inkjesta tiegħu. Għalhekk, huwa għamel proposta għal soluzzjoni amikevoli, li fiha ssuġġerixxa li l-EPSO seta’ jikkunsidra li jipprovdi spjegazzjonijiet adegwati dwar għaliex id-dokumenti pprovduti mill-ilmentatur ma ppermettewx lill-Bord tas-Selezzjoni jikkonkludi li l-ilmentatur kien kiseb l-esperjenza professjonali meħtieġa mill-avviż tal-kompetizzjoni.

1.7 Fl-4 ta' April 2007, l-EPSO wieġeb għall-proposta ta' ħbiberija ta' l-Ombudsman. L-EPSO rrimarka li, meta wieġeb lill-Ombudsman fis-26 ta’ Ġunju 2006, huwa hemeż kopja tad-dokumentazzjoni ta’ sostenn kollha ppreżentata mill-kandidat fiż-żmien tal-applikazzjoni, li abbażi tagħha l-Bord iddeċieda li ma kienx jissodisfa l-kundizzjonijiet relatati mal-esperjenza professjonali. L-uniku dokument ta’ sostenn li seta’ jiġi aċċettat bħala esperjenza professjonali rilevanti għall-finijiet tal-kompetizzjoni kien id-dokument mill-istamperiji ċentrali fil-Lussemburgu.

Fir-rigward tal-esperjenza tal-kandidat fil-kumpanija ETC employment and training corporation (Malta), l-EPSO nnota li ġew elenkati għadd ta’ attivitajiet professjonali li mhumiex relatati man-natura tal-funzjonijiet elenkati fl-avviż tal-kompetizzjoni: “membru tal-ekwipaġġ tal-ikel veloċi”, “pupil”, “skrivan tal-ħwienet”, “skrivan”, “eżekuttiv tax-xiri” u “skrivan tal-kontijiet”. Fir-rigward taċ-ċertifikat mill-Awtorità Maltija għall-Istandards, l-EPSO osserva li l-kandidat kien impjegat bħala “Iskrivan tal-Kontijiet”, u ma saret l-ebda referenza għall-produzzjoni ta’ pubblikazzjonijiet. Barra minn hekk, l-EPSO rrimarka li ċ-ċertifikat minn "Hôtel Milano Due" f'Malta jsemmi l-effiċjenza tal-kandidat mingħajr ma jagħti aktar informazzjoni dwar in-natura tal-funzjonijiet tiegħu. Dan kien minnu wkoll għaċ-ċertifikat mill-kumpanija "ESI limited" f'Malta, li semmiet id-diliġenza u l-kapaċità tal-kandidat għax-xogħol mingħajr ma tat aktar informazzjoni dwar in-natura tad-dmirijiet tiegħu.

B’riżultat ta’ dan, peress li l-maġġoranza tal-esperjenza professjonali tal-ilmentatur ma kinitx rilevanti għan-natura tad-dmirijiet imsemmija fl-avviż tal-kompetizzjoni, u peress li l-unika esperjenza professjonali rilevanti tal-kandidat damet seba’ xhur u nofs, il-Bord tas-Selezzjoni ma setax jammetti lis-Sur A. għall-kompetizzjoni.

L-EPSO qies din l-ispjegazzjoni bħala li tissodisfa t-talba magħmula mill-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli.

It-tweġiba tal-EPSO ntbagħtet lill-ilmentatur bi stedina biex jagħmel osservazzjonijiet dwarha. L-ebda osservazzjoni bħal din ma tidher li waslet għand l-Ombudsman.

1.8 L-Ombudsman iqis li l-EPSO aċċetta l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli u pprovda l-ispjegazzjonijiet issuġġeriti fiha. Barra minn hekk, l-adegwatezza ta’ dawn l-ispjegazzjonijiet ma ġietx ikkontestata mill-ilmentatur, li ma għamel l-ebda osservazzjoni dwar it-tweġiba ta’ hawn fuq tal-EPSO għall-proposta ta’ soluzzjoni amikevoli. L-Ombudsman, għalhekk, iqis li l-EPSO ħa azzjoni xierqa bi tweġiba għall-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli.

2 Konklużjoni

Wara t-tweġiba pożittiva tal-EPSO għall-proposta ta' soluzzjoni amikevoli rilevanti tiegħu, l-Ombudsman iqis li l-EPSO ħa azzjoni xierqa b'reazzjoni għall-allegazzjoni tal-ilmentatur. Għalhekk, l-Ombudsman jagħlaq il-każ.

Id-Direttur tal-EPSO se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ara, pereżempju, il-Kawża C-266/05 P, Sison vs il-Kunsill (għadha ma ġietx irrapportata fil-Ġabra), il-paragrafu 80, li tikkwota l-Kawża C-367/95 P, il-Kummissjoni vs Sytraval u Brink's France [1998] Ġabra I-1719, il-paragrafu 63.

(2) Ara l-Kawża T-55/91, Fascilla vs il-Parlament [1992] Ġabra II-1757, il-paragrafi 32, 33, 35. Ara l-Kawża 225/87, Belardinelli vs il-Qorti tal-Ġustizzja [1989] 2353, il-paragrafu 7.

(3) Ara, pereżempju, il-Kawża T-55/91, Fascilla vs il-Parlament [1992] Ġabra II-1757, il-paragrafi 34-35.

(4) Il-punt A.II.2 tal-avviż ta’ kompetizzjoni EPSO/B/19/03 jipprovdi: "Wara li jiksbu d-diploma tal-edukazzjoni sekondarja għolja tagħhom u qabel il-31 ta' Marzu 2004, il-kandidati jridu jkunu kisbu esperjenza professjonali ta' mill-inqas tliet snin fil-qasam magħżul li tikkorrispondi għad-dmirijiet deskritti fit-taqsima A(I)." (enfasi fl-oriġinal)

Il-punt A.I tal-istess avviż ta’ kompetizzjoni jipprovdi:

"DUTIES

Qasam 1: koordinazzjoni tal-produzzjoni

Filwaqt li jaħdmu taħt superviżjoni, il-koordinaturi tal-produzzjoni se jkunu mistennija jikkoordinaw il-proċess tal-produzzjoni tal-pubblikazzjonijiet, fuq karta jew f’forma elettronika, abbażi ta’ manuskritt ipprovdut minn awtur. Dan jinvolvi:

— it-tfassil ta’ stimi fuq il-bażi ta’ kuntratti eżistenti,
— it-tħejjija ta’ skedi ta’ produzzjoni fir-rigward
ta’ skadenzi kuntrattwali, — il-koordinazzjoni u l-monitoraġġ tax-xogħol amministrattiv u tekniku relatat mal-produzzjoni ta’
pubblikazzjonijiet, — it-tħejjija ta’ pubblikazzjonijiet f’termini ta’
kompożizzjoni u tqassim,— il-koordinazzjoni bejn id-dipartimenti tal-oriġini u l-qarrejja tal-provi bil-ħsieb li tiġi żgurata l-konsistenza kemm fid-dokumenti individwali kif ukoll bejn id-diversi verżjonijiet lingwistiċi tagħhom,
— il-verifika tal-provi fl-istadji kollha,
— it-twassil tal-prova finali għall-produzzjoni u/jew it-tixrid,
— l-iżgurar tal-koordinazzjoni mal-operazzjonijiet ta’
disseminazzjoni,— it-twettiq tal-verifika teknika tal-fatturi,
— it-tfassil ta’ speċifikazzjonijiet tekniċi u t-twettiq ta’ valutazzjonijiet tekniċi tas-sejħiet għall-offerti għall-pubblikazzjonijiet."