Strasburgu, 24 ta' Mejju 2006

Għażiż Dr K.,

Fis-27 ta' April 2005, inti għamilt ilment lill-Ombudsman Ewropew f'isem Mermayde Consultancy. L-ilment tiegħek kien jikkonċerna d-deċiżjoni tal-Kummissjoni Ewropea li tirkupra flus mogħtija għal proġett taħt il-Ħames Programm Kwadru.

Fis-26 ta' Mejju 2005, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fl-4 ta' Ottubru 2005. Għaddejtlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fil-21 ta' Novembru 2005.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru. Niskuża ruħi għaż-żmien li ħadt biex tittratta l-ilment tiegħek.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, id-Direttur Maniġerjali u r-rappreżentant ta’ Mermayde, il-fatti rilevanti huma, fil-qosor, dawn li ġejjin.

Mermayde Consultancy ("Mermayde") kienet il-koordinatur ta' proġett imsejjaħ TRAP-LRM, li rċieva finanzjament mill-Kummissjoni taħt il-Ħames Programm Kwadru.

Fl-4 ta’ Novembru 2004, il-Kummissjoni bagħtet lil Mermayde deċiżjoni li tirkupra s-somma ta’ EUR 52 589.23, li kienet ingħatat għall-proġett. Il-Kummissjoni spjegat li ċerti spejjeż ma tqisux eliġibbli peress li, għall-kuntrarju tar-regoli skont ir-Raba’ Programm Qafas, l-ispejjeż kollha mġarrba mis-sottokuntratturi ma baqgħux jitqiesu.

Madankollu, matul il-fażi tan-negozjati tal-kuntratt u l-implimentazzjoni tal-proġett, il-persunal tal-Kummissjoni ma deherx li kien konxju tal-bidla fir-regoli taħt il-Ħames Programm Kwadru.

Skont ir-Raba’ Programm Qafas, li miegħu Mermayde kellha esperjenza, il-Kummissjoni ppermettiet li jitqiesu l-ispejjeż totali tas-sottokuntratturi, anki jekk parti biss minn dawn l-ispejjeż ġew ikklejmjati. Fl-abbozzar tal-proposta TRAP-LRM taħt l-ewwel ċiklu tal-Ħames Programm Qafas, ġew ipprovduti dettalji tal-baġit għal kull sieħeb, li jidentifikaw kemm l-ispejjeż totali kif ukoll l-ammonti li għalihom jintalab finanzjament mill-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni infurmat lil Mermayde li l-proposta nżammet għan-negozjati kuntrattwali. Il-Kummissjoni ma indikatx li huma biss l-ispejjeż imġarrba mis-sħab, u mhux mis-sottokuntratturi, li jkunu kompletament eliġibbli.

Matul in-negozjati tal-kuntratt, la l-uffiċjal xjentifiku tal-Kummissjoni, u lanqas l-uffiċjal finanzjarju, ma infurmaw lil Mermayde li, skont il-Ħames Programm Qafas, l-ispejjeż reali mġarrba mis-sħab biss kienu jikkostitwixxu spejjeż eliġibbli u li Mermayde għalhekk, bl-użu tal-istruttura tas-sottokuntrattar, setgħet iġġarrab telf serju. Il-Kummissjoni missha wissiet lil Mermayde dwar l-effetti negattivi possibbli tal-użu tas-sottokuntratturi u missha tatha parir li minflok tikkonverti s-sottokuntratturi previsti fi sħab. Madankollu, l-ebda informazzjoni bħal din ma ġiet ipprovduta mill-Kummissjoni u l-kuntratt ġie ffirmat. L-Anness I tal-kuntratt wera l-ispiża totali identifikata, inklużi l-ispejjeż tas-sottokuntratturi u l-kontribuzzjoni tal-Kummissjoni. L-Anness II, madankollu, iddikjara li l-ispejjeż attwali tas-sottokuntratturi biss, imġarrba mill-koordinatur, ikunu eliġibbli. Iż-żewġ annessi kienu għalhekk konfużi.

Il-proġett twettaq b’suċċess u l-Kummissjoni għamlet il-pagament finali. Madankollu, il-Kummissjoni sussegwentement ivverifikat il-proġett u l-awdituri ma qablux mal-finanzi tal-proġett peress li l-ispejjeż totali ma ngħatawx fid-dikjarazzjoni tal-ispejjeż. Għaldaqstant, l-awdituri talbu lil Mermayde tirrimborsa s-somma ta’ EUR 52 589.23. Mermayde rrikonoxxiet li l-ispejjeż reali totali tas-sottokuntratturi ma ntwerewx fid-dikjarazzjoni tal-ispejjeż, iżda infurmat lill-awdituri li jkun possibbli li tingħata prova tal-ispejjeż reali totali. L-awdituri ma semmew xejn dwar il-fatt li tali prova ma ssolvix il-problema peress li l-ispejjeż inkwistjoni ma kinux imġarrba mill-kuntrattur.

Abbażi tal-awditu, il-Kummissjoni bagħtet ittra ta' rkupru lil Mermayde. Mermayde wieġbet lill-Kummissjoni, u ssuġġeriet li tiġbor u tissottometti dokumenti biex tagħti prova tal-ispejjeż totali mġarrba mis-sottokuntratturi. Il-Kummissjoni qablet ma’ dan u talbet ukoll lil Mermayde biex tippreżenta dikjarazzjoni tal-ispejjeż ġdida. Għal darba oħra, il-Kummissjoni naqset milli ssemmi li l-ispejjeż totali mġarrba mis-sottokuntratturi ma setgħux jittieħdu inkunsiderazzjoni.

Inġabret prova tal-ispejjeż totali mġarrba mis-sottokuntratturi u ntbagħtet lill-Kummissjoni. Minflok ma aċċettat il-prova, il-Kummissjoni bagħtet ittra ta’ rkupru oħra, li tiddikjara li: "Skont il-kuntratt, huma biss dawk l-ispejjeż li jistgħu jiġu rimborżati li i.a. [sic] iġġarrbu matul id-durata tal-proġett u li ġew irreġistrati fil-kontijiet tal-parteċipanti rispettivi. Dan ifisser fir-rigward tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar li dawn jistgħu jiġu rimborżati biss (bir-rata stabbilita fil-kuntratt, hawnhekk 48.37 %) sal-punt li s-sottokuntrattur ikun issottometta fattura lilek li ħallast (kompletament). Rilevanti huma l-ispejjeż attwali tiegħek. Tqabbil (u dikjarazzjonijiet relatati) bejn 'spejjeż veri' tas-sottokuntrattar u 'l-ammonti attwali mitluba' tagħhom huwa għalhekk irrilevanti u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 'ġodda' mhumiex aċċettabbli."

L-ilmentatur allega li d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tirkupra s-somma ta' EUR 52 589.23, mogħtija għall-proġett TRAP-LRM taħt il-Ħames Programm Qafas kienet inġusta.

L-ilmentatur argumenta li huwa ffirma l-kuntratt in bona fede abbażi tal-esperjenza tiegħu bir-regoli applikabbli skont ir-Raba’ Programm Qafas u li l-Kummissjoni missha infurmatu dwar ir-regoli l-ġodda u l-konsegwenzi negattivi possibbli tal-użu tas-sottokuntratturi.

L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha tirtira d-deċiżjoni ta’ rkupru tagħha u tirritorna s-somma rkuprata ta’ EUR 52 589.23 lill-koordinatur tal-proġett, Mermayde.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni għamlet, fil-qosor, il-kummenti li ġejjin.

Sfond

Fl-2000, Mermayde, irrappreżentata mill-ilmentatur, iċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka ta’ Geel (“JRC”) u d-Direttorat Ġenerali għar-Riċerka tal-Kummissjoni Ewropea kkonkludew il-kuntratt TRAP-LRM taħt il-Ħames Programm Qafas. Il-kuntratt ippreveda li parti mix-xogħol kellha titwettaq minn disa’ subkuntratturi, li ġew identifikati fl-Anness 1. L-Anness 1 iddefinixxa r-rwol tagħhom bħala “SC”, jiġifieri, sottokuntratturi, assoċjati mal-koordinatur, Mermayde.

Skont l-Artikolu 3 tal-kuntratt, l-ispejjeż totali eliġibbli stmati tal-proġett kienu ta’ EUR 222 750 u l-kontribuzzjoni massima tal-Komunità kienet iffissata għal EUR 107 950. L-allokazzjoni tal-baġit fost il-kuntratturi prinċipali (Mermayde u l-JRC) ġiet stabbilita fit-tabella tat-tqassim indikattiv tal-ispejjeż eliġibbli stmati. Għal Mermayde, ir-rata tal-parteċipazzjoni finanzjarja tal-Komunità kienet iffissata għal 48.37% ta' l-ispejjeż permissibbli.

Il-proġett beda fl-1 ta’ Jannar 2001 u fil-15 ta’ Marzu 2001 sar ħlas bil-quddiem ta’ EUR 43 160. L-ewwel ħlas interim ta’ EUR 39 726.21 sar fit-23 ta’ Settembru 2002. L-uffiċjal finanzjarju tal-Kummissjoni aċċetta l-ispejjeż kollha ppreżentati minn Mermayde għall-proġett (EUR 55 918.71) u naqqas EUR 18 192.50 sabiex jirkupra parti mill-avvanz inizjali. Madankollu, l-uffiċjal finanzjarju b’mod żbaljat ibbaża l-pagament fuq rata ta’ rimborż ta’ 100 % u mhux fuq ir-rata kuntrattwalment fissa ta’ 48,37 %.

F’April 2004, il-Kummissjoni wettqet verifika finanzjarja tal-kuntratt. L-awdituri kkonfermaw l-eliġibbiltà u l-ġustifikazzjoni tal-ispejjeż bażikament kollha aċċettati mill-uffiċjal finanzjarju, b’mod partikolari l-ispejjeż kollha ta’ sottokuntrattar ippreżentati minn Mermayde. Kien hemm biss aġġustament żgħir tal-kost ta’ EUR 4 860.84 favur il-Kummissjoni fil-livell tal-kost totali. Madankollu, bħala riżultat tal-awditu, kellhom jiġu rkuprati EUR 52 589.23. Is-somma ta’ EUR 2 351.19 kienet segwitu tal-aġġustament tal-ispejjeż, filwaqt li EUR 50 238.04 kellhom jitħallsu lura minn Mermayde, bħala riżultat tal-pagament żejjed inizjali b’rata ta’ rimborż ta’ 100 % minflok 48,37 %.

Fuq dan l-ilment

Ma kien hemm l-ebda bidla bejn ir-Raba’ u l-Ħames Programmi Qafas fir-rigward tar-rwol tas-sottokuntratturi u l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar. Taħt iż-żewġ Programmi ta’ Qafas, is-sottokuntratturi nfushom ma kinux kuntratturi b’rabtiet kuntrattwali mal-Kummissjoni. Madankollu, il-kuntratturi (koordinaturi u kuntratturi oħra) tħallew jissottokuntrattaw ċerti partijiet mix-xogħol tagħhom. Dawn l-ispejjeż kienu eliġibbli sal-punt li kienu “imposti fuq il-kuntratt”, skont it-termini kuntrattwali (l-Artikolu 14(3), il-Parti C tal-Anness II tal-kuntratt) u għalhekk ġew rimborżati lill-kuntrattur bir-rata ta’ rimborż stabbilita fil-kuntratt u applikabbli għall-ispejjeż kollha tal-kuntrattur (f’dan il-każ, 48,37 %).

Ma kien hemm l-ebda kontradizzjoni bejn l-Anness I u l-Anness II tal-kuntratt. Għalkemm kien minnu li l-Anness I uża t-terminu "sħab", huwa identifika b'mod ċar l-entitajiet kollha bl-eċċezzjoni ta' Mermayde u l-JRC bħala SC, jiġifieri, sottokuntratturi. Barra minn hekk, it-tabella tat-tqassim tal-ispejjeż semmiet biss dawn iż-żewġ entitajiet bħala parteċipanti fil-proġett. Għalhekk kien ċar għall-ilmentatur mit-tabella tat-tqassim tal-ispejjeż li s-sottokuntratturi, kif identifikati fil-formola ta’ tħejjija tal-kuntratt, ma ngħatawx ir-rwol ta’ kuntratturi. Dan ġie kkonfermat fl-ittra tal-ilmentatur tat-23 ta' Ġunju 2000.

L-ilmentatur kellu esperjenza wiesgħa ta’ proġetti taħt diversi Programmi Qafas. Huwa pparteċipa f'għaxar proġetti taħt ir-Raba' Programm Kwadru, f'liema kuntest huwa ltaqa' wkoll mar-regoli ta' rimborż applikabbli għas-sottokuntratturi. Peress li dawn ir-regoli ma kinux inbidlu mir-Raba’ għall-Ħames Programmi Qafas, huwa kellu jkun familjari magħhom. F’dawn iċ-ċirkostanzi, ma kien hemm l-ebda obbligu speċifiku fuq il-persunal tal-Kummissjoni involut fin-negozjati biex jagħti pariri lill-ilmentatur dwar il-konsegwenzi finanzjarji potenzjali tal-arranġament.

Kemm taħt ir-Raba’ kif ukoll taħt il-Ħames Programmi Qafas, l-ispejjeż (totali) tas-sottokuntratturi (inkluż il-profitt tagħhom) jistgħu jiġu aċċettati bis-sħiħ bħala spejjeż eliġibbli tal-kuntrattur prinċipali li kkonkluda s-sottokuntratt. Madankollu, ir-rata ta’ rimborż, li kienet applikabbli għall-ispejjeż kollha attribwiti lill-kuntrattur, kienet tiddependi fuq l-arranġament fil-kuntratt mal-Kummissjoni, jiġifieri 35 % għall-attivitajiet ta’ dimostrazzjoni, 50 % għall-azzjonijiet RTD jew sa 100 % fil-każ ta’ miżuri ta’ akkumpanjament.

L-ilmentatur iddikjara li l-“ispejjeż totali reali” tas-sottokuntratturi ma ġewx ipprovduti fid-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż iżda li “jkun possibbli li tiġi pprovduta l-ġustifikazzjoni”. Madankollu, id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur ma kinitx tirrifletti r-rekwiżiti għall-eliġibbiltà u r-rimborż tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar skont il-kuntratt. Sabiex ikunu eliġibbli, dawn l-ispejjeż kellhom jiġu rreġistrati fil-kontijiet tal-kuntrattur u kopji tal-fatturi rilevanti tas-sottokuntratturi kellhom jiġu mehmuża mad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż (l-Artikoli 13(1) u 14(3) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali). Dan kien ifisser li kuntrattur seta’ jitlob rimborż biss għall-ispejjeż tas-sottokuntrattar jekk kien irċieva fattura mingħand is-sottokuntrattur, kien ħallas l-ammont rispettiv lis-sottokuntrattur u kien irreġistra dan l-ammont fil-kontijiet tiegħu. Ir-rimborż effettiv ta’ dawn l-ispejjeż mill-Kummissjoni mbagħad kien jiddependi fuq ir-rata ta’ rimborż stabbilita fil-kuntratt, li f’dan il-każ kienet ta’ 48,37 %. Minn dan isegwi li f’każ li s-sottokuntratturi fil-fatt kellhom aktar spejjeż u setgħu joħorġu fatturi ogħla, dawn il-fatturi l-ewwel kien ikollhom jitħallsu kompletament minn Mermayde sabiex ikunu eliġibbli. L-ispejjeż inkwistjoni jistgħu mbagħad jiġu rimborżati għal 48,37 %. Ir-rata ta’ rimborż inkwistjoni fil-fatt fissret li Mermayde kellha ġġarrab 51.63 % tal-ispejjeż eliġibbli kollha, inklużi l-ispejjeż ta’ sottokuntrattar.

Il-Kummissjoni, kif argumentat mill-ilmentatur, ma biddlitx l-interpretazzjoni tagħha tal-implikazzjonijiet kuntrattwali tal-Ħames Programm Qafas. Madankollu, kien korrett li jingħad li, matul l-awditu finanzjarju, instab żball fl-ipproċessar tal-pagamenti magħmula għall-proġett, jiġifieri, li r-rata ta’ rimborż għal Mermayde kellha tkun ta’ 48,37 % u mhux ta’ 100 %. Dan spjega l-ammont tal-ordni ta’ rkupru. Fit-teħid ta’ din l-azzjoni korrettiva, il-Kummissjoni kienet qed taġixxi bis-sħiħ f’konformità mal-istipulazzjonijiet kuntrattwali u l-konklużjonijiet tal-awditjar. Il-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha għall-iżball li, madankollu, kien ċar għall-ilmentatur fid-dawl tal-arranġamenti kuntrattwali.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur għamel, fil-qosor, il-kummenti li ġejjin:

L-Ombudsman talab lill-Kummissjoni biex tissottometti l-opinjoni tagħha sal-15 ta' Settembru 2005. L-opinjoni kienet datata l-4 ta’ Ottubru 2005, li kien ifisser li kien hemm kważi dewmien ta’ tliet ġimgħat mill-Kummissjoni biex tissottometti l-opinjoni tagħha.

L-ilment ma ġiex miġbur fil-qosor b’mod korrett mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha, peress li l-essenza vera tal-ilment tiegħu kienet li l-Kummissjoni kellha tinforma lil Mermayde li s-sottokuntratturi tagħha kellhom isiru kuntratturi mal-Kummissjoni sabiex jiġi żgurat li Mermayde kienet tkun eliġibbli għall-ispejjeż imġarrba mis-sottokuntratturi.

Mill-esperjenza ta’ Mermayde ta’ proġetti preċedenti mwettqa għall-Programm ta’ Standards, Kejl u Ittestjar, il-laboratorji analitiċi sottokuntrattati, li wettqu xogħol b’valur ta’ diversi eluf ta’ euro, ġew rimborżati sa 100 % tal-ispejjeż ikklejmjati. Mermayde setgħet taċċetta li ma kien hemm l-ebda bidla formali tar-regoli bejn ir-Raba’ u l-Ħames Programmi Qafas fir-rigward tar-rwol tas-sottokuntratturi u l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar. Madankollu, l-interpretazzjoni ta’ dawn ir-regoli, u l-implimentazzjoni tagħhom, setgħu nbidlu.

Jibqa’ l-fatt li ż-żewġ annessi tal-kuntratt kienu konfużi u kontroversjali. Fl-Anness I, il-parteċipanti kollha, inklużi s-sottokuntratturi (għalkemm kollha kienu deskritti bħala "sħab") intwerew bl-ispejjeż totali identifikati u l-kontribuzzjoni tal-UE mitluba, filwaqt li l-Anness II iddikjara li kienu eliġibbli biss l-ispejjeż attwali tas-sottokuntratturi mġarrba mill-koordinatur. Għalhekk, il-kwistjoni ma kinitx jekk is-sottokuntratturi kinux deskritti b’mod korrett bħala tali. Il-kwistjoni kienet li, fit-tabella finanzjarja, ġew identifikati l-ispejjeż totali u l-ammonti mitluba għas-sottokuntratturi u Mermayde għalhekk assumiet li l-ammonti mitluba tabilħaqq setgħu jintalbu mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni probabbilment kienet korretta fis-sens legali meta argumentat li 48,37 % biss tal-50 % indikati fit-tabella kienu spejjeż eliġibbli, iżda dan il-fatt ċertament kien ta’ konfużjoni.

Huwa kien fil-fatt ħadem għal ħafna snin fi proġetti għall-Kummissjoni, anke bħala koordinatur. Madankollu, sal-1995, kien impjegat minn organizzazzjoni oħra u ħadem biss bħala xjenzat responsabbli, mhux bħala uffiċjal finanzjarju. Il-kuntratt inkwistjoni f’dan l-ilment kien l-għaxar kuntratt konkluż bejn il-Kummissjoni u Mermayde. Madankollu, mhux dawn il-kuntratti kollha kienu tal-istess natura. Wieħed biss minn dawn il-kuntratti kien jikkonċerna proġett simili għal proġetti mwettqa taħt ir-Raba' Programm Kwadru. Dak il-proġett kien proġett RTD, filwaqt li l-proġett preżenti kien l-ewwel proġett taħt "Azzjoni ta' Miżuri Akkumpanjanti", b'kundizzjonijiet u regoli differenti minn dawk applikabbli għall-kuntratti RTD.

F’diskussjonijiet mal-awdituri, is-suġġeriment li tinstab ġustifikazzjoni addizzjonali għall-ispejjeż totali tas-sottokuntrattar ma ġiex kontradett. Madankollu, il-Kummissjoni injorat il-fatt li ntbagħtet ittra lill-uffiċjal finanzjarju, li tissuġġerixxi li Mermayde tiġbor u tissottometti d-dokumentazzjoni kollha li tiġġustifika l-ispejjeż totali mis-sottokuntratturi, li bi tweġiba għaliha l-uffiċjal finanzjarju ta parir lil Mermayde, permezz ta’ email tas-7 ta’ Ġunju 2004, biex tibgħat il-ġustifikazzjoni ssuġġerita flimkien ma’ dikjarazzjoni tal-ispejjeż ġdida. Għalhekk kien ċar li l-uffiċjal finanzjarju ma fehemx bis-sħiħ l-implikazzjonijiet finanzjarji u għalhekk l-ilmentatur wettaq xogħol konsiderevoli sabiex jiġbor il-ġustifikazzjonijiet. Madankollu, il-Kummissjoni ma qisitx il-ġustifikazzjonijiet li ġew ipprovduti bħala rilevanti.

Id-Deċiżjoni

1 Kumment preliminari

1.1 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur irrimarka li l-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha kważi tliet ġimgħat tard.

1.2 L-Ombudsman jinnota li fil-fatt kien hemm dewmien fit-tressiq tal-opinjoni tal-Kummissjoni. Madankollu, peress li d-dewmien kien limitat, u fid-dawl tal-fatt li, fl-ittra ta’ akkumpanjament tagħha li takkumpanja l-opinjoni, il-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha għad-dewmien li kien seħħ, l-Ombudsman ma ssib l-ebda raġuni biex tkompli ssegwi l-kwistjoni.

2 Fuq id-deċiżjoni ta’ rkupru allegatament inġusta

2.1 L-ilment jikkonċerna d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tirkupra l-flus mogħtija għal proġett taħt il-Ħames Programm Kwadru, ikkoordinat minn Mermayde Consultancy ("Mermayde") . Skont l-ilmentatur, li lmenta f’isem Mermayde, il-Kummissjoni talbet l-irkupru tas-somma ta’ EUR 52 589.23 minħabba li ċerti kostijiet ma tqisux eliġibbli minħabba l-fatt li, għall-kuntrarju tar-regoli skont ir-Raba’ Programm Qafas, il-kostijiet sħaħ imġarrba mis-sottokuntratturi ma baqgħux jitqiesu. Skont ir-Raba’ Programm Qafas, li miegħu Mermayde kellha esperjenza, il-Kummissjoni ppermettiet li jitqiesu l-ispejjeż totali mġarrba mis-sottokuntratturi, anki jekk parti biss minn dawn l-ispejjeż ġew ikklejmjati. Fl-abbozzar tal-proposta taħt l-ewwel ċiklu tal-Ħames Programm Qafas, ġew ipprovduti dettalji tal-baġit għal kull sieħeb, li jidentifikaw kemm l-ispejjeż totali kif ukoll l-ammonti li għalihom jintalab finanzjament mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni infurmat lil Mermayde li l-proposta nżammet għan-negozjati kuntrattwali iżda ma indikatx li huma biss l-ispejjeż imġarrba mis-sħab, u mhux mis-sottokuntratturi, li jkunu kompletament eliġibbli. L-Anness I tal-kuntratt wera l-ispiża totali identifikata, inklużi l-ispejjeż tas-sottokuntratturi, u l-kontribuzzjoni tal-Kummissjoni. L-Anness II, madankollu, iddikjara li huma biss l-ispejjeż attwali tas-sottokuntratturi, imġarrba mill-koordinatur, li jkunu eliġibbli. Iż-żewġ annessi kienu għalhekk konfużi.

2.2 L-ilmentatur spjega wkoll li, wara li l-proġett kien ġie ffinalizzat b'suċċess, il-Kummissjoni wettqet awditu u l-awdituri ma qablux mal-finanzi tal-proġett peress li l-ispejjeż totali ma ngħatawx fid-dikjarazzjoni tal-ispejjeż. Għaldaqstant, l-awdituri talbu lil Mermayde tirrimborsa s-somma ta’ EUR 52 589.23. Mermayde rrikonoxxiet li l-ispejjeż reali totali tas-sottokuntratturi ma ntwerewx fid-dikjarazzjoni tal-ispejjeż, iżda infurmat lill-awdituri li jkun possibbli li tingħata prova tal-ispejjeż reali totali. L-awdituri ma semmewx li tali prova ma ssolvix il-kwistjoni tar-rimborż peress li l-ispejjeż inkwistjoni ma kinux imġarrba mill-kuntrattur. Inġabret prova tal-ispejjeż totali mġarrba mis-sottokuntratturi u ntbagħtet lill-Kummissjoni. Minflok ma aċċettat il-prova, il-Kummissjoni bagħtet ittra ta’ rkupru oħra, li tiddikjara li: "Skont il-kuntratt, huma biss dawk l-ispejjeż li jistgħu jiġu rimborżati li i.a. [sic] iġġarrbu matul id-durata tal-proġett u li ġew irreġistrati fil-kontijiet tal-parteċipanti rispettivi. Dan ifisser fir-rigward tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar li dawn jistgħu jiġu rimborżati biss (bir-rata stabbilita fil-kuntratt, hawnhekk 48.37 %) sal-punt li s-sottokuntrattur ikun issottometta fattura lilek li ħallast (kompletament). Rilevanti huma l-ispejjeż attwali tiegħek. Tqabbil (u dikjarazzjonijiet relatati) bejn 'spejjeż veri' tas-sottokuntrattar u 'l-ammonti attwali mitluba' tagħhom huwa għalhekk irrilevanti u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 'ġodda' mhumiex aċċettabbli."

L-ilmentatur allega li d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tirkupra s-somma ta' EUR 52 589.23, mogħtija għall-proġett TRAP-LRM taħt il-Ħames Programm Qafas kienet inġusta.

L-ilmentatur argumenta li huwa ffirma l-kuntratt in bona fede abbażi tal-esperjenza tiegħu bir-regoli applikabbli skont ir-Raba’ Programm Qafas u li l-Kummissjoni missha infurmatu dwar ir-regoli l-ġodda u l-konsegwenzi negattivi possibbli tal-użu tas-sottokuntratturi.

2.3 Skont il-Kummissjoni, ġie ffirmat kuntratt ma' Mermayde, irrappreżentata mill-ilmentatur, u maċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka ta' Geel ("JRC") taħt il-Ħames Programm Qafas, li jipprevedi li parti mix-xogħol kellu jitwettaq minn disa' sottokuntratturi, li ġew identifikati fl-Anness 1. Skont l-Artikolu 3 tal-kuntratt, l-ispejjeż totali eliġibbli stmati tal-proġett kienu ta’ EUR 222 750 u l-kontribuzzjoni massima tal-Komunità kienet iffissata għal EUR 107 950. L-allokazzjoni tal-baġit fost il-kuntratturi prinċipali (Mermayde u l-JRC) ġiet stabbilita fit-tabella tat-tqassim indikattiv tal-ispejjeż eliġibbli stmati. Għal Mermayde, ir-rata tal-parteċipazzjoni finanzjarja tal-Komunità kienet iffissata għal 48.37% ta' l-ispejjeż permissibbli. L-uffiċjal finanzjarju tal-Kummissjoni aċċetta l-ispejjeż kollha ppreżentati minn Mermayde għall-proġett (EUR 55 918.71) u ddeduċa EUR 18 192.50 sabiex jirkupra parti mill-avvanz inizjali. Madankollu, l-uffiċjal finanzjarju b’mod żbaljat ibbaża l-pagament fuq rata ta’ rimborż ta’ 100 % u mhux fuq ir-rata kuntrattwalment fissa ta’ 48,37 %. F’April 2004, il-Kummissjoni wettqet verifika finanzjarja tal-kuntratt. L-awdituri kkonfermaw l-eliġibbiltà u l-ġustifikazzjoni tal-ispejjeż bażikament kollha aċċettati mill-uffiċjal finanzjarju, b’mod partikolari l-ispejjeż kollha ta’ sottokuntrattar ippreżentati minn Mermayde. Kien hemm biss aġġustament żgħir tal-kost ta’ EUR 4 860.84 favur il-Kummissjoni fil-livell tal-kost totali. Madankollu, bħala riżultat tal-awditu, kellhom jiġu rkuprati EUR 52 589.23. Is-somma ta’ EUR 2 351.19 kienet segwitu tal-aġġustament tal-kostijiet, filwaqt li EUR 50 238.04 kellhom jitħallsu lura minn Mermayde bħala riżultat tal-pagament żejjed inizjali b’rata ta’ rimborż ta’ 100 % minflok 48,37 %.

2.4 Il-Kummissjoni argumentat ukoll li ma kien hemm l-ebda bidla bejn ir-Raba' u l-Ħames Programmi Qafas fir-rigward tar-rwol tas-sottokuntratturi u l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar. Taħt iż-żewġ Programmi ta’ Qafas, is-sottokuntratturi nfushom ma kinux kuntratturi b’rabtiet kuntrattwali mal-Kummissjoni. Madankollu, il-kuntratturi (koordinaturi u kuntratturi oħra) tħallew jissottokuntrattaw ċerti partijiet mix-xogħol tagħhom. Dawn l-ispejjeż kienu eliġibbli sal-punt li kienu “imposti fuq il-kuntratt” skont it-termini kuntrattwali (l-Artikolu 14(3), il-Parti C tal-Anness II tal-kuntratt) u għalhekk ġew rimborżati lill-kuntrattur bir-rata ta’ rimborż stabbilita fil-kuntratt u applikabbli għall-ispejjeż kollha tal-kuntrattur (f’dan il-każ, 48,37 %). Ma kien hemm l-ebda kontradizzjoni bejn l-Anness I u l-Anness II tal-kuntratt. Għalkemm kien minnu li l-Anness I uża t-terminu "sħab", huwa identifika b'mod ċar l-entitajiet kollha bl-eċċezzjoni ta' Mermayde u l-JRC bħala "SC", jiġifieri s-sottokuntratturi. Barra minn hekk, it-tabella tat-tqassim tal-ispejjeż semmiet biss dawn iż-żewġ entitajiet bħala parteċipanti fil-proġett. Għalhekk kien ċar għall-ilmentatur mit-tabella tat-tqassim tal-ispejjeż li s-sottokuntratturi, kif identifikati fil-formola ta’ tħejjija tal-kuntratt, ma ngħatawx ir-rwol ta’ kuntratturi.

2.5 Il-Kummissjoni fakkret li l-ilmentatur iddikjara li l-"ispejjeż totali reali" tas-sottokuntratturi ma ġewx ipprovduti fid-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż iżda li "jkun possibbli li tiġi pprovduta l-ġustifikazzjoni". Il-Kummissjoni argumentat, madankollu, li d-dikjarazzjoni tal-ilmentatur ma kinitx tirrifletti r-rekwiżiti għall-eliġibbiltà u r-rimborż tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar skont il-kuntratt. Sabiex ikunu eliġibbli, dawn l-ispejjeż kellhom jiġu rreġistrati fil-kontijiet tal-kuntrattur u kopji tal-fatturi rilevanti tas-sottokuntratturi kellhom jiġu mehmuża mad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż (l-Artikoli 13(1) u 14(3) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali). Dan kien ifisser li kuntrattur seta’ jitlob rimborż tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar biss jekk kien irċieva fattura mingħand is-sottokuntrattur, kien ħallas l-ammont rispettiv lis-sottokuntrattur u kien irreġistra dan l-ammont fil-kontijiet tiegħu. Ir-rimborż effettiv ta’ dawn l-ispejjeż mill-Kummissjoni mbagħad kien jiddependi fuq ir-rata ta’ rimborż stabbilita fil-kuntratt, li f’dan il-każ kienet ta’ 48,37 %. Minn dan isegwi li, kieku s-sottokuntratturi fil-fatt kellhom aktar spejjeż u setgħu joħorġu fatturi ogħla, dawn il-fatturi l-ewwel kien ikollhom jitħallsu kompletament minn Mermayde sabiex ikunu eliġibbli. L-ispejjeż inkwistjoni jistgħu mbagħad jiġu rimborżati għal 48,37 %. Din ir-rata ta’ rimborż tabilħaqq fissret li Mermayde kellha ġġarrab 51.63 % tal-ispejjeż eliġibbli kollha, inklużi l-ispejjeż ta’ sottokuntrattar. Il-Kummissjoni, kif argumentat mill-ilmentatur, ma biddlitx l-interpretazzjoni tagħha tal-implikazzjonijiet kuntrattwali tal-Ħames Programm Qafas. Madankollu, kien korrett li jingħad li, matul l-awditu finanzjarju, instab żball fl-ipproċessar tal-pagamenti magħmula għall-proġett, jiġifieri, li r-rata ta’ rimborż għal Mermayde kellha tkun ta’ 48,37 % u mhux ta’ 100 %. Dan spjega l-ammont tal-ordni ta’ rkupru.

2.6 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li l-ilment ma kienx miġbur fil-qosor b'mod korrett mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha, peress li l-essenza vera tal-ilment tiegħu kienet li l-Kummissjoni kellha tinforma lil Mermayde li s-sottokuntratturi tagħha kellhom isiru kuntratturi għall-Kummissjoni sabiex jiġi żgurat li Mermayde kienet tkun eliġibbli għall-ispejjeż imġarrba mis-sottokuntratturi. Mermayde setgħet taċċetta, madankollu, li ma kien hemm l-ebda bidla formali tar-regoli bejn ir-Raba’ u l-Ħames Programmi Qafas fir-rigward tar-rwol tas-sottokuntratturi u l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar. Huwa żied jgħid li l-interpretazzjoni ta' dawn ir-regoli, u l-implimentazzjoni tagħhom, setgħu nbidlu. Il-kwistjoni kienet li, fit-tabella finanzjarja, ġew identifikati l-ispejjeż totali u l-ammonti mitluba għas-sottokuntratturi u Mermayde għalhekk assumiet li l-ammonti rilevanti tabilħaqq setgħu jintalbu mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni probabbilment kienet korretta fis-sens legali meta argumentat li 48,37 % biss tal-50 % indikati fit-tabella kienu spejjeż eliġibbli, iżda dan il-fatt ċertament kien ta’ konfużjoni. F’diskussjonijiet mal-awdituri, is-suġġeriment li tinstab ġustifikazzjoni addizzjonali għall-ispejjeż totali tas-sottokuntrattar ma ġiex kontradett. Madankollu, il-Kummissjoni injorat il-fatt li ntbagħtet ittra lill-uffiċjal finanzjarju, li tissuġġerixxi li Mermayde tiġbor u tissottometti d-dokumentazzjoni kollha li tiġġustifika l-ispejjeż totali mis-sottokuntratturi, li bi tweġiba għaliha l-uffiċjal finanzjarju ta parir lil Mermayde biex tibgħat il-ġustifikazzjoni ssuġġerita flimkien ma’ dikjarazzjoni tal-ispejjeż ġdida. Għalhekk kien ċar li l-uffiċjal finanzjarju ma fehemx bis-sħiħ l-implikazzjonijiet finanzjarji u għalhekk l-ilmentatur wettaq xogħol konsiderevoli sabiex jiġbor il-ġustifikazzjonijiet. Madankollu, il-Kummissjoni ma qisitx rilevanti l-ġustifikazzjonijiet li ġew ipprovduti.

2.7 L-Ombudsman jinnota dan li ġej mill-korrispondenza bejn l-ilmentatur u l-Kummissjoni, li kopji tagħha ġew ippreżentati mill-ilmentatur b'appoġġ għall-ilment tiegħu. Fl-1 ta' Ġunju 2004, il-kwerelant bagħat ittra lill-Kummissjoni fejn iddikjara, fost affarijiet oħra, li: "Kif se jkun ċar mill-proposta oriġinali u l-kuntratt mal-Kummissjoni, l-ammont mitlub fil-fatt kellu jkun 48.37 % tal-ispejjeż totali. (...) F'dawn is-sottokuntratti x-xogħol ġie definit u l-kontribuzzjoni finanzjarja massima li huma jitħallew jiffatturaw lil Mermayde. (...) Mermayde ma inkludietx l-ispejjeż totali reali fid-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż rispettivi. (...) Ladarba jkolli l-evidenza kollha dwar l-ispejjeż totali, nista' nħejji lil - jekk ikun meħtieġ dikjarazzjoni tal-ispejjeż riveduta għall-perjodu sħiħ tal-proġett, li turi li l-ammont mitlub ma jaqbiżx it-48.37% kuntrattwali tal-ispejjeż totali."(1) Permezz ta' ittra tas-17 ta' Ġunju 2004, il-kwerelant issottometta dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż ġodda lill-Kummissjoni, fejn spjega li: "Id-differenza biss hija l-ispejjeż reali totali mġarrba mis-sottokuntratturi. L-ammont mitlub huwa identiku għall-ammont mitlub qabel. Dan irendi l-perċentwal mitlub għal valur taħt it-48,37 % iddikjarat fil-kuntratt"(2).

2.8 Minn dak li ntqal hawn fuq jidher li Mermayde tat struzzjonijiet lis-sottokuntratturi tagħha biex jiffatturawha għal 48.37 % biss tal-ispejjeż totali tagħhom u li Mermayde, min-naħa tagħha, iddikjarat biss lill-Kummissjoni 48.37 % tal-ispejjeż totali tal-proġett. Dan huwa kkonfermat ukoll minn dan li ġej. Il-kostijiet totali stmati tal-proġett kienu ta’ EUR 222 750 (3), filwaqt li l-kostijiet totali aċċettati għall-proġett kienu ta’ EUR 97 303.97 (4), jiġifieri 43.68 % tal-kostijiet totali stmati. Skont il-Kummissjoni, bażikament l-ispejjeż kollha ppreżentati minn Mermayde ġew aċċettati. Sakemm l-ispejjeż reali tal-proġett ma kinux ferm aktar baxxi milli mistenni, dan jissuġġerixxi li Mermayde ddikjarat biss inqas minn 50 % tal-ispejjeż reali.

2.9 L-Ombudsman iqis li mhuwiex ikkontestat il-fatt li l-kontribuzzjoni finanzjarja Komunitarja għall-proġett ġiet iffissata għal 48.37 % tal-ispejjeż totali tal-proġett, sa massimu ta' EUR 107 950. Madankollu, tibqa’ l-kwistjoni dwar kif l-ispejjeż kellhom jiġu ddikjarati sabiex jiġu ffinanzjati. Abbażi tal-punti 2.7 u 2.8 hawn fuq, l-ilmentatur jidher li huwa tal-fehma li 48,37 % tal-kostijiet totali tal-proġett kellhom jiġu ddikjarati u mbagħad kellhom jirċievu finanzjament. Il-Kummissjoni, min-naħa l-oħra, tidher li hija tal-fehma li l-ispejjeż kollha tal-proġett kellhom jiġu ddikjarati, li minnhom 48,37 % imbagħad jirċievu finanzjament.

2.10 L-Ombudsman ifakkar f'dan ir-rigward li l-Artikolu 3 tal-kuntratt jipprovdi li "[l]-ispejjeż totali eliġibbli stmati tal-proġett huma ta' EUR 222 750" u li "[i]l-Komunità għandha tiffinanzja l-ispejjeż eliġibbli tal-proġett (...) sa massimu ta' EUR 107 950". L-Ombudsman jifhem dan l-Artikolu bħala li jfisser li l-finanzjament Komunitarju ġie pprovdut fuq il-bażi ta' l-ispejjeż eliġibbli tal-proġett. L-Ombudsman iqis ukoll li, sabiex il-Kummissjoni tiddetermina l-ispejjeż eliġibbli tal-proġett, l-ispejjeż kollha kellhom jiġu ddikjarati. Il-Kummissjoni mbagħad tipprovdi finanzjament għal, f’dan il-każ, 48,37 % tal-kostijiet li ddikjarat eliġibbli. Il-pożizzjoni tal-Kummissjoni li l-ispejjeż kollha tal-proġett kellhom jiġu ddikjarati għalhekk tidher raġonevoli.

2.11 L-Ombudsman ifakkar ukoll li l-Artikolu 16 tal-Anness II tal-kuntratt jistipula li "[l]-ispejjeż eliġibbli għandhom jiġu rimborżati meta jkunu ġġustifikati mill-kuntrattur prinċipali". F’dan il-każ, jidher li ma huwiex ikkontestat li Mermayde kienet il-parti kontraenti prinċipali. Peress li Mermayde tidher li pprovdiet ġustifikazzjonijiet biss għal inqas minn 50 % tal-ispejjeż totali, jidher raġonevoli li l-Kummissjoni tkun ipprovdiet finanzjament biss għal 48,37 % ta’ dawn l-ispejjeż ġustifikati.

2.12 Madankollu, l-Ombudsman jinnota l-argument tal-ilmentatur li l-uffiċjal finanzjarju tah parir biex jibgħat ġustifikazzjonijiet għall-ispejjeż totali tas-sottokuntrattar, iżda li fl-aħħar mill-aħħar il-Kummissjoni ma kkunsidratx il-ġustifikazzjonijiet rilevanti. L-Ombudsman ifakkar f'dan ir-rigward li l-Artikolu 13 tal-Anness II tal-kuntratt jistipula li l-ispejjeż eliġibbli għandhom "jiġu ddeterminati skont il-prinċipju tal-kontabilità abbażi tal-ispejjeż storiċi u r-regoli interni tas-soltu tal-kuntrattur prinċipali" u għandhom "jiġu rreġistrati fil-kontijiet". Għalhekk jidher li, sabiex ikunu eliġibbli, l-ispejjeż kellhom jiġu rreġistrati fil-kontijiet tal-kuntrattur prinċipali (f’dan il-każ, Mermayde). L-Artikolu 14(3) tal-istess Anness jistipula li s-sottokuntratti jistgħu jiġu ddebitati lill-kuntratt jekk “il-kopji, iċċertifikati mill-kuntratturi prinċipali kkonċernati, tal-fatturi rilevanti jkunu mehmuża mad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż korrispondenti”, li jissuġġerixxi wkoll li l-ispejjeż tas-sottokuntrattar kellhom jiġu fatturati lill-kuntrattur prinċipali, jiġifieri, irreġistrati fil-kontijiet tal-kuntrattur prinċipali. Għalhekk, il-Kummissjoni tidher li aġixxiet skont il-kuntratt meta qieset li kienu biss l-ispejjeż tas-subappaltaturi effettivament sostnuti mill-kuntrattur prinċipali, jiġifieri Mermayde, li kienu eliġibbli għal finanzjament ta’ 48,37 %. L-Ombudsman ma jsib xejn fil-korrispondenza bejn l-ilmentatur u l-uffiċjal finanzjarju tal-Kummissjoni li jissuġġerixxi li dan tal-aħħar ta parir lil Mermayde biex tippreżenta evidenza tal-ispejjeż tas-sottokuntratturi li ma kinux iġġarrbu minn Mermayde, b'mod partikolari mhux peress li, f'email tas-7 ta' Ġunju 2004 (5), huwa jirreferi għal "dokumenti ta' sostenn u fatturi"(6).

2.13 Fil-fehma tal-Ombudsman, minn dan ta' hawn fuq jidher li l-ilmentatur fehem ħażin il-funzjonament tal-iskema ta' finanzjament Komunitarja kkonċernata u l-mod li bih l-ispejjeż kellhom jiġu ddikjarati. Għalhekk tibqa’ l-kwistjoni dwar jekk kienx hemm xi ħaġa fit-tħejjijiet għall-iffirmar tal-kuntratt li kellha tissuspetta lill-Kummissjoni li kien hemm nuqqas ta’ ftehim u wasslitha biex tiċċara l-kuntratt għall-ilmentatur.

2.14 L-Ombudsman ifakkar f'dan ir-rigward li l-ilmentatur ikkunsidra li ż-żewġ Annessi tal-kuntratt kienu qed joħolqu konfużjoni, b'mod partikolari peress li t-tabella finanzjarja fl-Anness I identifikat l-ispejjeż totali u talbet ammonti għas-sottokuntratturi, filwaqt li l-Anness II iddikjara li l-ispejjeż attwali tas-sottokuntratturi li saru mill-koordinatur biss kienu eliġibbli. L-Ombudsman jinnota li, fit-tabella finanzjarja inkwistjoni, is-sottokuntratturi ġew elenkati, flimkien mal-ispejjeż totali rispettivi tagħhom u l-"kontribuzzjoni tal-UE", li varjaw minn 0 sa 100 % tal-ispejjeż totali. Huwa minnu li, meta wieħed iħares individwalment lejn is-sottokuntratturi, it-tabella finanzjarja mhijiex kompatibbli mal-fehma tal-Kummissjoni dwar kif għandhom jiġu ddikjarati l-ispejjeż sabiex jiġu ffinanzjati, peress li l-ispejjeż ta' sottokuntrattur speċifiku, meħuda waħedhom, ma setgħux jiġu ffinanzjati mill-Komunità b'100 %. Wara li ġiet iffatturata Mermayde, 48.37 % biss tal-ispejjeż iffatturati tas-sottokuntrattur jirċievu finanzjament Komunitarju. Madankollu, l-Ombudsman ma jqisx li t-tabella finanzjarja inkwistjoni pprovdiet raġunijiet suffiċjenti biex il-Kummissjoni ssir suspettuża dwar il-fehim tal-ilmentatur tal-iskema ta' finanzjament peress li t-totalità tal-"kontribuzzjoni tal-UE" elenkata ġiet stabbilita għal EUR 107 950, kompletament f'konformità mal-Artikolu 3 tal-kuntratt. L-Ombudsman ma sab l-ebda raġuni oħra li għaliha l-Kummissjoni kellha tissuspetta li l-ilmentatur kien fehem ħażin l-iskema ta' finanzjament.

2.15 Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur fl-ilment li l-Kummissjoni kellha tinformah dwar ir-regoli l-ġodda taħt il-Ħames Programm Qafas u l-konsegwenzi negattivi possibbli tal-użu tas-sottokuntratturi, l-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur, fl-osservazzjonijiet tiegħu, irrikonoxxa li r-regoli probabbilment ma nbidlux bejn ir-Raba' u l-Ħames Programmi Qafas fir-rigward tal-eliġibbiltà tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar, iżda li l-interpretazzjoni tar-regoli seta' kellha. Madankollu, l-Ombudsman ma sab l-ebda evidenza li tissuġġerixxi li, skont ir-Raba’ Programm Qafas, il-Kummissjoni interpretat ir-regoli b’tali mod li tipprovdi finanzjament għall-ispejjeż ta’ entitajiet għajr il-kuntratturi prinċipali li ma kinux ittieħdu minn dawn il-kuntratturi permezz ta’ fatturazzjoni. L-Ombudsman tinnota wkoll li l-"konsegwenzi negattivi" tal-użu tas-sottokuntratturi setgħu ġew evitati billi dawn is-sottokuntratturi jiffatturaw l-ispejjeż kollha tagħhom lil Mermayde, li mbagħad kienet tirċievi finanzjament ibbażat fuq dawn l-ispejjeż kollha. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda dmir ta' informazzjoni fir-rigward ta' din il-kwistjoni.

2.16 L-Ombudsman ċertament iqis bħala sfortunat il-fatt li l-ilmentatur jidher li fehem ħażin l-iskema ta' finanzjament tal-Kummissjoni. Madankollu, fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, huwa ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-kwistjoni.

2.17 Minkejja dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni spjegat, fit-tieni ittra ta' rkupru tagħha tal-4 ta' Novembru 2004, it-tifsira tal-ispejjeż li ġew "irreġistrati fil-kontijiet" fir-rigward tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar, filwaqt li ddikjarat li dawn l-ispejjeż jistgħu jiġu rimborżati biss, bir-rata stabbilita fil-kuntratt (f'dan il-każ 48.37 %), sal-punt li sottokuntrattur ikun ippreżenta fattura lill-kuntrattur li l-kuntrattur ikun ħallas kompletament. L-Ombudsman iqis li jkun utli, sabiex jiġi evitat nuqqas ta' ftehim possibbli fil-futur fir-rigward tal-finanzjament tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar, jekk il-Kummissjoni tkun tista' tieħu passi biex ittejjeb iċ-ċarezza tal-kuntratti li jipprovdu finanzjament Komunitarju billi tispjega, f'termini espliċiti, il-kundizzjonijiet li għandhom jiġu ssodisfati sabiex dawn l-ispejjeż jiġu kkunsidrati. L-Ombudsman se jagħmel rimarka oħra f'dan ir-rigward.

3 Fuq l-allegazzjoni tal-persuna li ressqet l-ilment

3.1 L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha tirtira d-deċiżjoni ta' rkupru tagħha u tirritorna s-somma rkuprata ta' EUR 52 589.23 lill-koordinatur tal-proġett, Mermayde.

3.2 Il-Kummissjoni argumentat li, matul il-verifika tal-Kummissjoni tal-proġett f'April 2004, l-awdituri kkonfermaw l-eliġibbiltà u l-ġustifikazzjoni ta' bażikament l-ispejjeż kollha aċċettati mill-uffiċjal finanzjarju, b'mod partikolari l-ispejjeż kollha ta' subkuntrattar ippreżentati minn Mermayde. Kien hemm biss aġġustament żgħir tal-kost ta’ EUR 4 860.84 favur il-Kummissjoni fil-livell tal-kost totali. Madankollu, bħala riżultat tal-awditu, kellhom jiġu rkuprati EUR 52 589.23. Is-somma ta’ EUR 2 351.19 kienet segwitu tal-aġġustament tal-kostijiet, filwaqt li EUR 50 238.04 kellhom jitħallsu lura minn Mermayde bħala riżultat ta’ pagament żejjed inizjali b’rata ta’ rimborż ta’ 100 % minflok 48,37 %. L-uffiċjal finanzjarju b’mod żbaljat ibbaża l-pagament fuq rata ta’ rimborż ta’ 100 % u mhux fuq ir-rata kuntrattwalment fissa ta’ 48,37 %. Fit-teħid ta’ azzjoni korrettiva u fit-talba għall-irkupru tas-somma mħallsa żejda, il-Kummissjoni kienet qed taġixxi f’konformità sħiħa mal-istipulazzjonijiet kuntrattwali u mal-konklużjonijiet tal-awditjar. Il-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha għall-iżball li, madankollu, kien ċar għall-ilmentatur fid-dawl tal-arranġamenti kuntrattwali.

3.3 L-Ombudsman iqis bħala mhux ikkontestat f'dan il-każ il-fatt li r-rata ta' rimborż kellha tkun ta' 48.37 %. Mill-punt 3.2 iktar ’il fuq jirriżulta wkoll li l-Kummissjoni tidher li kienet korretta fil-kalkolu tagħha tal-ispejjeż eliġibbli, li jfisser li fil-fatt kien hemm ħlas żejjed żbaljat. Sfortunatament, dan il-pagament żejjed jidher li kkoinċida man-nuqqas ta' ftehim tal-ilmentatur dwar il-kalkolu tal-ispejjeż eliġibbli u għalhekk huwa ma nnotax l-iżball. Madankollu, fuq il-bażi tas-sejba tal-Ombudsman li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fil-punt 3.2 hawn fuq, id-deċiżjoni ta' rkupru tal-Kummissjoni tidher raġonevoli u t-talba tal-ilmentatur ma tistax, għalhekk, tintlaqa'.

4 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Ir-riforma l-oħra

L-Ombudsman iqis li jkun utli, sabiex jiġi evitat nuqqas ta' ftehim possibbli fil-futur fir-rigward tal-finanzjament tal-ispejjeż tas-sottokuntrattar, jekk il-Kummissjoni tkun tista' tieħu passi biex ittejjeb iċ-ċarezza tal-kuntratti li jipprovdu finanzjament Komunitarju billi tispjega, f'termini espliċiti, il-kundizzjonijiet li għandhom jiġu ssodisfati sabiex dawn l-ispejjeż jiġu kkunsidrati.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Is-sottolinjar tal-Ombudsman.

(2) Is-sottolinjar tal-Ombudsman.

(3) L-Artikolu 3 tal-kuntratt, li kopja tiegħu ġiet sottomessa mill-ilmentatur mal-ilment tiegħu.

(4) Global Financial Overview, mehmuża ma' l-ittra tal-Kummissjoni tal-11 ta' Mejju 2004 lil Mermayde, li kopji tagħha ġew sottomessi mill-kwerelant ma' l-ilment tiegħu.

(5) Kopja tiegħu ġiet ippreżentata mill-ilmentatur mal-ilment tiegħu.

(6) Is-sottolinjar tal-Ombudsman.