Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur, fondazzjoni attiva fil-qasam tal-assistenza elettorali, ippreżenta applikazzjoni fil-kuntest ta' sejħa għal proposti għal finanzjament mill-UE għal proġett li jappoġġa l-kapaċitajiet elettorali pan-Afrikani.[1] Is-sejħa kienet ġestita mid-Delegazzjoni tal-Unjoni Ewropea għall-Unjoni Afrikana taħt ir-responsabbiltà tal-Kummissjoni Ewropea, bħala l-“awtorità kontraenti”. Is-sejħa għall-proposti kienet maqsuma f’żewġ lottijiet. L-ilmentatur applika għal-Lott 1.

2. Bħala parti mill-proċess ta’ applikazzjoni, l-ilmentatur issottometta nota kunċettwali li fiha talab finanzjament mill-UE li jammonta għal 90 % tal-ispejjeż eliġibbli.[2] L-applikazzjoni tal-ilmentatur ġiet magħżula minn qabel, u ġie mistieden jissottometti applikazzjoni sħiħa. Fl-applikazzjoni sħiħa, l-ilmentatur talab finanzjament mill-UE li jammonta għal 95 % tal-kostijiet eliġibbli.

3. Il-Kummissjoni ċaħdet l-applikazzjoni tal-ilmentatur minħabba li ma għadhiex tissodisfa l-kriterji kollha tas-sejħa għal proposti, b’mod partikolari minħabba li l-perċentwal tal-finanzjament tal-UE mitlub kien ogħla mil-limitu ta’ 90 %. 

4. Fid-29 ta’ Lulju 2023, l-ilmentatur talab lid-Delegazzjoni terġa’ tikkunsidra din id-deċiżjoni. Hija argumentat li dan kien żball tipografiku, li kien dovut għat-tħejjija ta’ diversi applikazzjonijiet għal finanzjament mill-UE fl-istess ħin. Hija qieset li d-Delegazzjoni missha talbet kjarifiki minflok ma rrifjutat l-applikazzjoni tagħha. L-ilmentatur qajjem ukoll tħassib mad-Delegazzjoni dwar kunflitt ta’ interess potenzjali fir-rigward tal-Lott 2 tas-sejħa. Hija argumentat li espert li kien involut fl-iżvilupp tal-proġett iffinanzjat taħt din is-sejħa qed jaħdem għal entità li applikat għal-Lott 2.

5. Fit-2 ta’ Awwissu 2023, id-Delegazzjoni wieġbet. Hija żammet il-pożizzjoni tagħha dwar iċ-ċaħda tal-applikazzjoni tal-ilmentatur. Hija ddikjarat li l-ilmentatur kellu jirċievi messaġġ ta’ twissija fuq is-sistema ta’ applikazzjoni online meta pprovda informazzjoni li ma kinitx konformi mal-linji gwida tas-sejħa. Fir-rigward tal-allegazzjonijiet tal-ilmentatur ta’ kunflitt ta’ interess potenzjali fir-rigward tal-Lott 2, id-Delegazzjoni spjegat li s-sejħa tħejjiet internament mill-maniġers tal-proġetti tad-Delegazzjoni, u li ma identifikat l-ebda kunflitt ta’ interess.

6. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tad-Delegazzjoni, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman f’Settembru 2023.

L-inkjesta

7. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar id-deċiżjoni tad-Delegazzjoni li tirrifjuta l-applikazzjoni tal-ilmentatur u kif ittrattat it-tħassib tal-ilmentatur dwar kunflitt ta’ interess potenzjali fir-rigward tal-Lott 2.

8. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman spezzjona l-fajl dwar il-każ. Id-Delegazzjoni pprovdiet ukoll kjarifiki bi tweġiba għall-mistoqsijiet stabbiliti mill-Ombudsman. It-tweġiba ġiet kondiviża mal-ilmentatur, li pprovda kummenti.

9. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman sussegwentement iltaqa’ mar-rappreżentanti tal-Kummissjoni u tad-Delegazzjoni biex jikseb aktar kjarifiki dwar iż-żewġ aspetti tal-ilment. L-Ombudsman ikkondividiet ir-rapport tal-laqgħa mal-ilmentatur, u l-ilmentatur ipprovda kummenti dwar ir-rapport.

Iċ-ċaħda tal-applikazzjoni tal-ilmentatur

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

Mill-Kummissjoni

10. Il-Kummissjoni ċċarat ir-raġunijiet għaċ-ċaħda tal-applikazzjoni. Hija spjegat li l-Linji Gwida għall-applikanti għall-għotjiet, li jiffurmaw parti mid-dokumenti tas-sejħa, jistabbilixxu li l-applikanti jistgħu jitolbu għotja tal-UE għal massimu ta’ 90 % tal-kostijiet eliġibbli.[3] Id-dokumenti tas-sejħa kienu jinkludu “lista ta’ kontroll għall-awtogwida”, annessa mal-Linji Gwida, li stiednet lill-applikanti jivverifikaw jekk kinux jissodisfaw il-kriterji kollha tas-sejħa qabel ma jissottomettu l-applikazzjoni tagħhom, inkluż li jiżguraw li l-perċentwal tal-kontribuzzjoni tal-UE mitluba ma jaqbiżx il-limitu massimu.[4] Is-sejħa ddikjarat li “kwalunkwe żball relatat mal-punti elenkati fil-lista ta’ kontroll [...] jew kwalunkwe inkonsistenza kbira fl-applikazzjoni sħiħa (eż. jekk l-ammonti fil-worksheets tal-baġit ikunu inkonsistenti) jista’ jwassal għar-rifjut tal-applikazzjoni”.

11. F’dan il-każ, id-Delegazzjoni ċaħdet l-applikazzjoni tal-ilmentatur minħabba li ma kkonformatx ma’ wieħed mill-punti elenkati fil-lista ta’ kontroll, jiġifieri li talbet ammont ta’ finanzjament tal-UE li qabeż il-perċentwal massimu permess skont is-sejħa.

12. Il-Kummissjoni nnotat li għandha l-possibbiltà, skont is-sejħa, li titlob kjarifiki “meta l-informazzjoni pprovduta ma tkunx ċara”. Dan huwa konformi mar-Regolament Finanzjarju [5], li jippermetti l-korrezzjoni ta’ żbalji klerikali ovvji fid-dokumenti ta’ applikazzjoni sabiex jiġi evitat ir-rifjut ta’ applikazzjonijiet ta’ kwalità tajba għal raġunijiet purament formali [6] Filwaqt li r-Regolament Finanzjarju ma jinkludix definizzjoni ta’ x’jikkostitwixxi żball klerikali ovvju, skont il-linji gwida interni tal-Kummissjoni, tali żbalji jinkludu żbalji ta’ kalkolu fil-baġit jew nuqqas ta’ fehim ċar tal-formola ta’ applikazzjoni. Hija l-Kummissjoni, fuq bażi ta’ każ b’każ, li għandha tidentifika liema ċirkustanzi jistgħu jikkostitwixxu żball klerikali ovvju. Il-Kummissjoni mbagħad għandha d-diskrezzjoni li tiddeċiedi jekk huwiex ġustifikat, abbażi tas-sitwazzjoni speċifika, li tikkoreġi l-iżball, li hija possibbiltà u mhux obbligu skont ir-Regolament Finanzjarju.

13. F’dan il-każ, il-Kummissjoni qieset li ma kienx iġġustifikat li l-ilmentatur jintalab kjarifika jew li jiġi kkoreġut l-iżball minħabba li l-iżball tal-ilmentatur ma kienx żball klerikali ovvju. Il-Kummissjoni qieset li l-ilmentatur kien “b’mod konsistenti u konxju” uża ċ-ċifra ta’ 95 % (u mhux ta’ 90 %) bħala l-perċentwal tal-finanzjament tal-UE fil-baġit anness mal-applikazzjoni sħiħa. Hija nnotat li l-proposta ta’ kokontribuzzjoni ta’ 5 % dehret li kienet il-politika standard tal-ilmentatur, kif indikat fl-ittra lid-Delegazzjoni tad-29 ta’ Lulju 2023, u għalhekk kienet għażla konxja tal-ilmentatur.

14. Barra minn hekk, il-Kummissjoni argumentat li l-iżball ma kienx żball sempliċi u faċilment rikonoxxibbli, b’ċifra waħda użata ħażin, kalkolu ħażin, inkonsistenza fil-karta tal-baġit jew żball li jindika li l-ilmentatur kien fehem ħażin il-kundizzjonijiet tas-sejħa. Minflok, l-ilmentatur ikkalkula l-iskeda baġitarja kollha billi mmultiplika l-kostijiet eliġibbli stmati bil-perċentwal mixtieq tal-finanzjament tal-UE. Għalhekk, il-Kummissjoni sostniet li, peress li l-iżball tal-ilmentatur ma kienx “nuqqas formali iżda devjazzjoni sostanzjali mill-kundizzjonijiet tas-sejħa ”, il-korrezzjoni tiegħu kienet twassal għal ksur tat-trattament ugwali bejn l-applikanti.

15. Il-Kummissjoni argumentat ukoll li, f'konformità mal-ġurisprudenza tal-UE,[7] żball klerikali ovvju ma jistax jappartjeni għal informazzjoni li hija meħtieġa sabiex l-applikazzjoni ma tiġix miċħuda, kif ġara f'dan il-każ. B’mod partikolari, il-Kummissjoni nnotat li kien ċar mid-dokumenti tas-sejħa li l-proposti li jinkludu talbiet għal perċentwal ta’ finanzjament tal-UE ogħla mill-massimu permess kienu raġuni għaċ-ċaħda tal-applikazzjoni.

16. Barra minn hekk, il-Kummissjoni nnotat li, qabel ma ssottometta l-applikazzjoni tiegħu, l-ilmentatur kellu jirċievi messaġġ ta’ twissija dwar l-iżball fis-sistema ta’ applikazzjoni online. Abbażi ta’ simulazzjoni sussegwenti bl-użu tas-sistema ta’ applikazzjoni online, il-Kummissjoni qalet li l-messaġġ li ġej deher “informazzjoni importanti (mhux imblukkar) Kontribuzzjoni tal-UE mitluba bħala % tal-kostijiet eliġibbli totali jekk jogħġbok irreferi għat-taqsima 1.3 tal-linji gwida għall-perċentwal(i) permess(i) skont is-sejħa (jew il-lott)”.

Mill-ilmentatur

17. L-ilmentatur sostna li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni hija manifestament irraġonevoli. Hija argumentat li l-iżball li sar kien żball klerikali ovvju u li l-Kummissjoni missha talbet kjarifiki mingħandha, u mhux ċaħdet l-applikazzjoni.

18. L-ilmentatur argumenta li ma wettaqx dan l-iżball deliberatament peress li ssottometta l-applikazzjoni sħiħa bil-għan li jintgħażel. Hija kienet talbet il-perċentwal korrett tal-finanzjament tal-UE fin-nota kunċettwali. F'ittra lid-Delegazzjoni, hija kienet fil-fatt iċċarat kif kienet għamlet l-iżball. Dan kien minħabba li l-UE kienet biddlet il-perċentwal standard tal-finanzjament tal-UE minn 95 % għal 90 %. L-ilmentatur argumenta li l-ittra lid-Delegazzjoni li tispjega l-iżball ma tistax raġonevolment tikkostitwixxi evidenza li hija biddlet intenzjonalment il-perċentwal fl-applikazzjoni tagħha.

19. Barra minn hekk, l-ilmentatur iddikjara li l-kunċett ta’ żball klerikali ovvju mhuwiex limitat għal “żbalji skużabbli”, li jikkonċernaw sitwazzjonijiet li jirriżultaw minn ambigwità jew struzzjonijiet mhux ċari fid-dokumentazzjoni tas-sejħa. Tkopri wkoll żbalji klerikali, bħal każijiet fejn ikun hemm inkonsistenza ċara u evidenti bejn il-perċentwal indikat f’żewġ stadji distinti tal-proċedura tal-għażla, bħal f’dan il-każ. 

20. L-ilmentatur għalhekk qies li d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li teskludih mill-proċedura kienet sproporzjonata u tmur kontra l-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba. L-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni kellha titlob kjarifiki u li dan ma kienx jimmodifika l-applikazzjoni tagħha u lanqas ma kien jagħtiha xi vantaġġ peress li l-ammont massimu ta’ finanzjament tal-UE kien japplika bl-istess mod għall-applikanti kollha.

21. Fir-rigward tal-messaġġ ta’ twissija, l-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni ma pprovdiet l-ebda prova li tali messaġġ deher fiż-żmien meta ppreżentat l-applikazzjoni tagħha. Il-Kummissjoni sempliċement ibbażat ruħha fuq simulazzjoni sussegwenti, aktar milli fuq evidenza konkreta minn meta kienet użat il-formola tal-applikazzjoni. Barra minn hekk, anki jekk tali messaġġ kien jidher, il-Kummissjoni ma spjegatx ir-raġunijiet li għalihom hija ma stabbilixxietx garanziji iktar effettivi u immedjati, bħan-notifika immedjata lir-rikorrenti dwar l-inammissibbiltà jew il-projbizzjoni totali tas-sottomissjoni tagħha.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

22. Ir-Regolament Finanzjarju jippermetti l-korrezzjoni ta’ “żbalji klerikali ovvji” sabiex jiġi evitat ir-rifjut ta’ applikazzjonijiet ta’ kwalità tajba għal raġunijiet purament formali [8] Filwaqt li ma hemm l-ebda definizzjoni preċiża ta’ x’jikkostitwixxi żball klerikali ovvju, fil-linji gwida interni tal-Kummissjoni [9] tali żbalji huma definiti bħala informazzjoni/data nieqsa, żball testwali faċilment rikonoxxibbli (żball/ommissjoni) u informazzjoni kontradittorja. Dawn jistgħu jkunu, pereżempju, il-kalkolu mill-ġdid tal-kostijiet inizjalment ikkalkulati ħażin, applikant li ma fehemx b’mod korrett fejn għandu jippreżenta l-kontribuzzjoni tal-UE fil-baġit, jew applikant li talab għotja ogħla mill-massimu permess mis-sejħa. Tista’ tinkludi wkoll ammont tal-għotja mitlub li ma jkunx imtela, jew l-għażla żbaljata tat-tip ta’ azzjoni jew l-għażla żbaljata tan-numru tal-PIC.

23. Barra minn hekk, biex jitqies bħala żball klerikali ovvju, tali żball ma għandux jirrikjedi korrezzjoni li tirriżulta f’bidla sostanzjali tal-applikazzjoni jew tbiddel it-termini tas-sejħa, peress li dan iqajjem dubji dwar ir-riżultati tal-evalwazzjoni u jaffettwa t-trattament ugwali bejn l-applikanti. F’dan ir-rigward, jekk applikant jagħmel żball fir-rigward ta’ kwalunkwe wieħed mill-kriterji ta’ ammissibbiltà jew ta’ eliġibbiltà, allura tali żball ma jistax jitqies bħala żball klerikali ovvju minħabba li n-nuqqas ta’ konformità ma’ tali kriterji huwa, fih innifsu, raġuni għaċ-ċaħda ta’ applikazzjoni.

24. Il-Kummissjoni argumentat li l-iżball tal-ilmentatur kien għażla konxja u ma jistax jitqies bħala żball klerikali ovvju. Filwaqt li l-Ombudsman jirrikonoxxi li l-ilmentatur seta’ aġixxa b’mod aktar diliġenti meta ppreżenta l-applikazzjoni tiegħu, l-Ombudsman mhuwiex konvint mill-ispjegazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni għar-raġunijiet li ġejjin.

25. Fir-rigward tal-intenzjoni tal-ilmentatur, l-Ombudsman tqis li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni mhijiex konvinċenti. L-ilmentatur ma kellu l-ebda interess li jissottometti applikazzjoni b’perċentwal ta’ finanzjament tal-UE ogħla mill-massimu permess skont is-sejħa. Barra minn hekk, hija kienet inizjalment użat il-perċentwali korretta fin-nota kunċettwali. L-ittra tal-ilmentatur tad-29 ta’ Lulju 2023 lid-Delegazzjoni ma turix li l-iżball kien intenzjonat. Pjuttost, f’din l-ittra, l-ilmentatur spjega għaliex għamel l-iżball fl-applikazzjoni sħiħa, jiġifieri li uża awtomatikament l-istess perċentwal li kien uża f’sejħiet preċedenti (5 % ta’ kokontribuzzjoni), li kien il-perċentwal standard tal-Kummissjoni ta’ finanzjament tal-UE pprovdut f’sejħiet preċedenti. Il-fatt li l-ilmentatur qajjem ukoll tħassib f’din l-ittra rigward it-tnaqqis fil-perċentwal tal-finanzjament tal-UE bl-ebda mod ma juri li l-iżball kien intenzjonat jew li l-proposta ta’ kokontribuzzjoni ta’ 5 % kienet il-“politika standard” tal-ilmentatur.

26. L-Ombudsman huwa tal-fehma li, abbażi tal-linji gwida interni tal-Kummissjoni stess, l-iżball tal-ilmentatur kellu jitqies bħala żball klerikali ovvju. Kien żball faċilment rikonoxxibbli peress li ma kienx possibbli għal entità li tirċievi finanzjament mill-UE li jammonta għal aktar minn 90 %, u kien jikkontradixxi l-informazzjoni pprovduta qabel mill-ilmentatur fin-nota kunċettwali. Barra minn hekk, kuntrarjament għal dak li ssostni l-Kummissjoni, l-iżball ma affettwax il-baġit kollu. Fil-formola ta’ applikazzjoni għal għotja, l-ilmentatur ikkalkula l-kostijiet kollha indipendentement mill-ammont ta’ finanzjament tal-UE riċevut. L-iżball kien jikkonċerna formula waħda biss fuq karta tal-baġit waħda [10].

27. Fi kwalunkwe każ, żbalji klerikali ovvji mhumiex limitati fl-għadd jew fil-firxa tagħhom, u lanqas ma huma limitati għal każijiet fejn applikant jifhem ħażin ir-regoli. Fil-linji gwida interni tagħha, il-Kummissjoni ssemmi bħala eżempji ta’ żbalji klerikali ovvji l-fatt li applikant talab għotja ogħla mill-massimu permess mis-sejħa jew naqas għalkollox milli jimla l-ammont tal-għotja. Dawn is-sitwazzjonijiet huma simili għal dik inkwistjoni f’din il-kawża.

28. Filwaqt li l-perċentwal massimu tal-finanzjament tal-UE huwa rekwiżit formali skont is-sejħa, dan mhuwiex kriterju ta’ ammissibbiltà jew ta’ eliġibbiltà. Għalhekk, il-fatt li applikazzjoni tinkludi ċifra li ma tikkonformax ma’ dan ir-rekwiżit ma għandux, fih innifsu, ikun raġuni għar-rifjut tal-applikazzjoni. Il-korrezzjoni ta’ proposta biex jiġi żgurat li l-perċentwal tal-finanzjament tal-UE jikkonforma mal-livell limitu ma tbiddilx b’mod sostanzjali l-applikazzjoni, iżda pjuttost hija formalità. Hija verifika amministrattiva li ma jkollha l-ebda impatt fuq l-evalwazzjoni tal-applikazzjoni. Il-korrezzjoni ta’ tali żball kienet sempliċiment tirriżulta fi tnaqqis tal-ammont tal-għotja mitlub. Filwaqt li l-perċentwal tal-finanzjament tal-UE ġie inkluż fil-“lista ta’ kontroll għall-awtogwida” tas-sejħa, li tistabbilixxi li “kwalunkwe żball relatat mal-punti elenkati fil-lista ta’ kontroll [...] jista’ jwassal għaċ-ċaħda tal-applikazzjoni”, il-Kummissjoni trid tapplika din il-lista ta’ kontroll f’konformità mar-Regolament Finanzjarju, li jimponi dmir fuq l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jikkoreġi jew ifittex kjarifika dwar żbalji klerikali ovvji.

29. Fir-rigward tal-affermazzjoni tal-Kummissjoni li ma hemm l-ebda obbligu li tintalab kjarifika jew li jiġu kkoreġuti żbalji klerikali ovvji, l-Ombudsman jinnota li, filwaqt li r-Regolament Finanzjarju jistabbilixxi li l-awtorità kontraenti “tista’” tikkoreġi żbalji klerikali ovvji, l-istess dispożizzjoni tiddikjara li għandha (“għandha”) titlob kjarifika, ħlief f’każijiet debitament ġustifikati.[11] Barra minn hekk, il-linji gwida interni tal-Kummissjoni stess jipprevedu b’mod espliċitu li, f’konformità mal-prinċipju ta’ amministrazzjoni tajba, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jitlob lill-applikanti għal informazzjoni nieqsa jew jiċċara d-dokumenti ta’ sostenn li huma naqsu milli jipprovdu minħabba żball klerikali ovvju.

30. Fir-rigward tal-messaġġ ta' twissija dwar is-sistema ta' applikazzjoni online, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni ma setgħetx tikkonferma b'ċertezza l-kontenut tal-messaġġ pop-up, li l-ilmentatur kellu jirċievi meta ppreżenta l-applikazzjoni tiegħu. Fi kwalunkwe każ, abbażi tas-simulazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni, l-Ombudsman jinnota li l-messaġġ ta' twissija huwa pjuttost ġenerali u ma jindikax b'mod ċar li hemm żball fl-applikazzjoni. Barra minn hekk, anki jekk il-messaġġ ta’ twissija kien aktar espliċitu, u l-ilmentatur kellu jkun aktar diliġenti meta ppreżenta l-applikazzjoni tiegħu, dan ma jbiddilx il-fatt li l-Kummissjoni kellha titlob kjarifika jew tikkoreġi żbalji klerikali ovvji.

31. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman tqis li n-nuqqas tal-Kummissjoni li titlob kjarifika mingħand l-ilmentatur u/jew li tikkoreġi l-iżball klerikali ovvju tal-ilmentatur jammonta għal amministrazzjoni ħażina. Madankollu, l-Ombudsman iqis li ma hemm l-ebda rakkomandazzjoni xierqa x'tagħmel fir-rigward ta' dan l-aspett tal-ilment minħabba li ma hemm xejn li l-Kummissjoni tista' tagħmel, f'dan l-istadju, biex tirrettifika dan in-nuqqas. B’mod partikolari, l-għotja ngħatat lil entità oħra li kisbet drittijiet skont il-ftehim ta’ għotja [12]. Madankollu, l-Ombudsman jinnota li n-nuqqas li tikkoreġi jew tfittex kjarifika għal żbalji klerikali ovvji jista’ jirriżulta fir-rifjut ta’ applikazzjonijiet ta’ kwalità tajba għal raġunijiet purament formali, li mhuwiex fl-interess finanzjarju tal-UE. L-Ombudsman għalhekk se jagħmel suġġeriment għal titjib bil-ħsieb li tiġi evitata sitwazzjoni simili fil-futur. L-Ombudsman se jagħmel ukoll suġġeriment għal titjib dwar il-kwistjoni identifikata f’din l-inkjesta fir-rigward tal-messaġġ ta’ twissija maħruġ lill-applikanti dwar is-sistema ta’ applikazzjoni online. 

Kif id-Delegazzjoni ttrattat l-allegat kunflitt ta' interess

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

Mill-Kummissjoni

32. Il-Kummissjoni argumentat li ma kien hemm l-ebda kunflitt ta’ interess f’dan il-każ minħabba li l-Kummissjoni ma kellha l-ebda relazzjoni kuntrattwali diretta mal-espert inkwistjoni u l-espert ma wettaq l-ebda attività direttament relatata mas-sejħa u ma kienx involut fit-tħejjija tagħha.

33. Il-Kummissjoni spjegat li l-espert ġie impjegat minn organizzazzjoni sieħba bħala espert tal-istrateġija għal żmien qasir fil-kuntest ta’ proġett ieħor iffinanzjat mill-UE biex tittejjeb il-governanza fl-Istati Membri tal-Unjoni Afrikana. Il-proġett ġie implimentat mill-organizzazzjoni sieħba taħt “ftehim ta’ kontribuzzjoni” mal-Kummissjoni.

34. F’dan il-kuntest, bejn Diċembru 2021 u Marzu 2022, l-espert ħadem fuq “missjoni ta’ assistenza teknika” biex jiżviluppa u jfassal proġett li għandu jiġi ffinanzjat mill-UE biex jissaħħu l-proċessi elettorali fl-Afrika. L-espert abbozza żewġ dokumenti, “skeda ta’ azzjoni annwali” u “qafas loġiku”, li ġew ippreżentati mill-organizzazzjoni sieħba lill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni mbagħad irrevediet b’mod estensiv id-dokumenti, li ntużaw bħala bażi għall-abbozzar tad-dokument ta’ azzjoni “Appoġġ għall-Armonizzazzjoni tal-Kapaċitajiet Elettorali pan-Afrikani”. Dan id-dokument ġie ppubblikat bħala anness għad-deċiżjoni ta’ implimentazzjoni tal-Kummissjoni ta’ Diċembru 2022, li fuqha bbażat id-deċiżjoni tagħha li tniedi s-sejħa għal proposti inkwistjoni.

35. Il-Kummissjoni enfasizzat li d-dokument ta’ azzjoni finali kien sostanzjalment differenti mid-dokumenti prodotti mill-espert fil-kuntest tal-ftehim ta’ kontribuzzjoni, b’mod partikolari f’termini ta’ kontenut, tul, struttura u modalitajiet ta’ implimentazzjoni. Barra minn hekk, il-Kummissjoni sostniet li kien għadda perjodu twil ta’ żmien bejn it-tmiem tal-ħidma tal-espert f’Marzu 2022 u t-tnedija tas-sejħa għal proposti f’Jannar 2023.

36. Barra minn hekk, il-Kummissjoni nnotat li, matul il-proċess ta’ konsultazzjoni għall-abbozzar tad-dokument ta’ azzjoni, l-applikanti kollha, inkluż l-ilmentatur, kienu ġew mistiedna jaqsmu l-fehmiet sabiex jiżguraw trattament ugwali bejn l-applikanti.

37. Il-Kummissjoni spjegat li, meta ttieħdet id-deċiżjoni li tingħata s-sussidju, hija ma kinitx taf bl-allegat involviment tal-espert mal-applikant magħżul. B’mod partikolari, l-applikant magħżul ma identifikax l-espert fir-rikors tiegħu u lanqas ma ddikjara l-involviment tal-espert fid-dikjarazzjoni tiegħu fuq l-unur jew innotifika lill-Kummissjoni dwar kunflitt ta’ interess potenzjali. Il-Kummissjoni ddikjarat li, ladarba l-ilmentatur qajjem il-kwistjoni mad-Delegazzjoni, hija investigat il-kwistjoni bir-reqqa u sabet li ma kien hemm l-ebda kunflitt ta’ interess. Hija ma kkuntattjatx lill-applikant magħżul għal kjarifiki, peress li qieset li l-kompiti tal-espert ma qajmux tħassib ta’ kunflitt ta’ interess. Is-sejbiet tad-Delegazzjoni ġew inklużi direttament fit-tweġiba bil-miktub li waslet għand l-ilmentatur fit-2 ta’ Awwissu 2023. Il-Kummissjoni kkonfermat ukoll li l-entità inkwistjoni ngħatat l-għotja għal-Lott 2 tas-sejħa [13].

Mill-ilmentatur

38. L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni ma setgħetx targumenta b’mod raġonevoli li ma kinitx taf li l-espert kien involut mal-applikant magħżul, peress li din hija informazzjoni pubblika. Hija sostniet ukoll li l-Kummissjoni missha eżaminat bir-reqqa l-kwistjoni qabel ma tat l-għotja. Hija nnotat li, mir-risposta tal-Kummissjoni, ma kien hemm l-ebda indikazzjoni li dan kien il-każ.  

39. L-ilmentatur argumenta li l-allegazzjonijiet tiegħu qajmu tħassib dwar kunflitt ta’ interess potenzjali, li d-Delegazzjoni missha investigat bir-reqqa u potenzjalment adottat miżuri biex ittaffi kwalunkwe riskju. B’mod partikolari, l-ilmentatur sostna li d-Delegazzjoni kellha tinvestiga r-relazzjoni bejn l-espert u l-applikant magħżul u vvalutat jekk il-ħidma tal-espert fuq id-dokumenti preparatorji tas-sejħa tathiex vantaġġ potenzjali, inkluż aċċess privileġġat għal informazzjoni mhux disponibbli bl-istess mod għal applikanti oħra.

40. Barra minn hekk, l-ilmentatur iddikjara li l-Kummissjoni ma setgħetx tikkunsidra b’mod raġonevoli li l-proċess ta’ konsultazzjoni rrimedja biżżejjed is-sitwazzjoni u żgura trattament ugwali bejn l-applikanti.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

41. Skont ir-Regolament Finanzjarju,[14] applikant għal għotja għandu jiġi miċħud minn proċedura ta’ għoti jekk l-applikant kien “preċedentement involut fit-tħejjija ta’ dokumenti użati fil-proċedura ta’ għoti fejn dan jinvolvi ksur tal-prinċipju ta’ trattament ugwali, inkluża d-distorsjoni tal-kompetizzjoni, li ma jistax jiġi rrimedjat mod ieħor”. [15] Huwa l-applikant għall-għotja li għandu jiddikjara lill-awtorità kontraenti jekk isibx ruħu fis-sitwazzjoni msemmija hawn fuq [16].

42. Kif spjegat mill-Kummissjoni, u kif ikkonfermat mid-dokumenti spezzjonati mit-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, l-applikant magħżul ma kien iddikjara l-ebda kunflitt ta’ interess potenzjali fir-rigward tal-Lott 2 tas-sejħa u ma kienx inkluda l-isem tal-espert fl-applikazzjoni tiegħu għal għotja. Huwa biss meta l-ilmentatur qajjem il-kwistjoni mad-Delegazzjoni, permezz ta’ ittra tad-29 ta’ Lulju 2023, li d-Delegazzjoni saret taf bil-kwistjoni.

43. L-Ombudsman jinnota li l-valutazzjoni tad-Delegazzjoni, bi tweġiba għall-ilmentatur, kienet limitata biex tispjega li s-sejħa għal proposti “tħejjew internament mill-Maniġers tal-Proġetti tad-Delegazzjoni Ewropea għall-UA” u li, għalhekk, “ma ratx l-eżistenza ta’ xi kunflitt ta’ interess f’dan il-każ”.[17] Huwa biss fil-kuntest tal-inkjesta tal-Ombudsman li l-Kummissjoni pprovdiet spjegazzjonijiet addizzjonali. B’mod partikolari, hija nnotat li l-espert ma kellu l-ebda relazzjoni kuntrattwali diretta mal-Kummissjoni u ma wettaqx attivitajiet direttament relatati mas-sejħa. Pjuttost, l-espert abbozza żewġ dokumenti, li kienu ġew riveduti b’mod estensiv mill-Kummissjoni u użati bħala bażi għall-abbozzar tad-dokument ta’ azzjoni “Appoġġ għall-Armonizzazzjoni tal-Kapaċitajiet Elettorali pan-Afrikani”, li abbażi tiegħu tnediet is-sejħa għal proposti inkwistjoni f’dan il-każ.

44. Madankollu, l-Ombudsman iqis li l-fatt li l-espert ma kellu l-ebda relazzjoni kuntrattwali diretta mal-Kummissjoni ma kellux jipprevjeni lill-Kummissjoni milli tivvaluta jekk l-involviment tal-espert wassalx għal kunflitt ta’ interess potenzjali tal-applikant għall-għotja, f’konformità mar-Regolament Finanzjarju.

45. Fir-rigward tal-involviment tal-espert fl-abbozzar tad-dokumenti użati fil-proċedura tal-għoti, l-Ombudsman jinnota li ma hemm l-ebda gwida ċara dwar x’jikkostitwixxi “dokumenti użati fil-proċedura tal-għoti”. L-Ombudsman iqis li qari restrittiv tal-Artikolu 141(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju jmur kontra l-iskop ta' din id-dispożizzjoni, li għandha l-għan li tipprevjeni d-distorsjoni tal-kompetizzjoni f'każ ta' involviment ta' espert fil-fażi preparatorja ta' sejħa. Għalhekk, jenħtieġ li l-valutazzjoni ewlenija ma tkunx dwar jekk hemmx rabta diretta jew indiretta bejn il-kompiti tal-espert u d-dokumenti tal-għoti, iżda jekk l-informazzjoni miksuba mill-espert meta jwettaq dawn il-kompiti potenzjalment toħloqx distorsjoni tal-kompetizzjoni u, jekk iva, liema azzjonijiet ta’ rimedju jistgħu jiġu stabbiliti.

46. Wara li spezzjona d-dokumenti inkwistjoni, u fuq il-bażi tal-ispjegazzjoni tal-Kummissjoni, l-Ombudsman jikkonstata li, filwaqt li d-dokumenti mħejjija mill-espert ma humiex direttament parti mid-dokumenti tas-sejħa, hemm rabta ċara bejniethom. B’mod partikolari, id-dokumenti mħejjija mill-espert huma l-abbozzi inizjali ta’ dokumenti li ntużaw mill-Kummissjoni biex tabbozza dokument ta’ azzjoni, li abbażi tiegħu nediet is-sejħa għal proposti. L-ispezzjoni tad-dokumenti wriet li d-dokument ta’ azzjoni tal-Kummissjoni huwa żvilupp ulterjuri tax-xogħol tal-espert.

47. Fuq din il-bażi, l-Ombudsman huwa tal-fehma li, minħabba li d-dokumenti abbozzati mill-espert kellhom rabta ċara mas-sejħa inkwistjoni, dan kellu mill-inqas iqajjem tħassib dwar kunflitt ta’ interess potenzjali. L-Ombudsman għalhekk isib li l-mod kif id-Delegazzjoni vvalutat jekk kienx hemm kunflitt ta’ interess potenzjali, kif stabbilit fit-tweġiba lill-ilmentatur, mhuwiex sodisfaċenti. Id-Delegazzjoni naqset milli tikkunsidra r-rabta bejn ix-xogħol tal-espert u s-sejħa, jew milli tivvaluta jekk l-involviment minn qabel tal-espert tax vantaġġ kompetittiv lill-applikant għall-għotja u/jew tgħawwiġx il-kompetizzjoni.

48. Fit-tweġiba lill-Ombudsman, il-Kummissjoni argumentat li ma kien hemm l-ebda distorsjoni tal-kompetizzjoni jew vantaġġ inġust minħabba li d-dokument ta’ azzjoni kien differenti b’mod sinifikanti mid-dokumenti prodotti mill-espert, u li għadda perjodu twil ta’ żmien bejn ix-xogħol tal-espert u t-tnedija tas-sejħa għal proposti.

49. L-Ombudsman mhuwiex konvint mit-tweġiba tal-Kummissjoni. Il-perjodu bejn ix-xogħol tal-espert fuq il-proġett u l-pubblikazzjoni tas-sejħa (disa’ xhur) ma kienx partikolarment twil. Barra minn hekk, xejn ma jindika li dan il-perjodu ta’ disa’ xhur naqqas ir-rilevanza tax-xogħol tal-espert.

50. Il-Kummissjoni naqset milli tevalwa jekk ix-xogħol tal-espert fuq id-dokumenti marbuta mas-sejħa tax lir-rikorrenti rebbieħa vantaġġ kompetittiv, u/jew distorsjoni tal-kompetizzjoni. Il-fatt li l-Kummissjoni kompliet tiżviluppa u biddlet b’mod sostanzjali l-abbozzi inizjali tal-espert ma jeskludix il-fatt li l-entità aġġudikata jista’ jkollha aċċess għal informazzjoni privileġġata, li tatha vantaġġ meta fformulat l-applikazzjoni tagħha. Pereżempju, peress li l-espert ħadem għall-applikant magħżul, seta’ kellu aċċess għal informazzjoni jew esperjenza addizzjonali mit-twettiq ta’ tali kompiti li ma kinux ikunu disponibbli għal applikanti oħra għal għotjiet.

51. Fir-rigward tal-proċess ta' konsultazzjoni msemmi mill-Kummissjoni, l-Ombudsman iqis li din hija proċedura separata, u li dan ma jurix li l-informazzjoni miksuba mill-espert fil-kuntest tal-ħidma tiegħu fuq id-dokumenti marbuta mas-sejħa kienet disponibbli bl-istess mod għall-parteċipanti kollha.

52. Madankollu, filwaqt li l-valutazzjoni tad-Delegazzjoni tal-kunflitt ta’ interess potenzjali kienet defiċjenti, l-Ombudsman ma huwiex f’pożizzjoni li jiddetermina jekk kienx hemm, fil-fatt, ksur tal-prinċipju ta’ ugwaljanza fit-trattament u/jew distorsjoni tal-kompetizzjoni f’dan il-każ. Peress li d-Delegazzjoni u l-Kummissjoni naqsu milli jinvestigaw il-kwistjoni, għalhekk ma hemmx biżżejjed informazzjoni disponibbli, dwar, pereżempju, il-kompiti u l-pożizzjoni tal-espert għall-applikant magħżul. Minbarra t-tweġiba tad-Delegazzjoni lill-ilmentatur u l-argumenti addizzjonali pprovduti mill-Kummissjoni fil-kuntest tal-inkjesta tal-Ombudsman, ma hemm l-ebda dokument fil-fajl spezzjonat li juri li l-Kummissjoni vvalutat il-kwistjoni bir-reqqa.

53. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman issib li n-nuqqas tal-Kummissjoni li tivvaluta b’mod adegwat l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur rigward kunflitt ta’ interess potenzjali jammonta għal amministrazzjoni ħażina. Madankollu, l-Ombudsman isib li ma hemm l-ebda rakkomandazzjoni xierqa x'tagħmel dwar dan l-aspett tal-ilment peress li l-għotja diġà ngħatat u qed tiġi implimentata mill-applikant magħżul, li kiseb drittijiet skont il-ftehim ta' għotja. L-Ombudsman se jagħmel suġġeriment bil-ħsieb li tiġi evitata sitwazzjoni simili fil-futur. 

Konklużjonijiet

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bis-sejbiet li ġejjin:

Kien hemm amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni meta naqset milli titlob kjarifika u milli tikkoreġi l-iżball klerikali ovvju tal-ilmentatur.

In-nuqqas tal-Kummissjoni li tivvaluta b’mod adegwat l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur dwar kunflitt ta’ interess potenzjali jammonta għal amministrazzjoni ħażina.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Suġġerimenti għal titjib

Jekk il-Kummissjoni tidentifika żball klerikali ovvju f’applikazzjoni sottomessa fil-kuntest ta’ sejħa għal proposti, jenħtieġ li tikkonforma mal-linji gwida tagħha stess u titlob kjarifika u/jew tirrettifika l-iżball, biex jiġi evitat ir-rifjut ta’ applikazzjoni ta’ kwalità tajba għal raġunijiet purament formali.

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tagħmel il-messaġġi ta’ twissija dwar is-sistema ta’ applikazzjoni online aktar espliċiti, biex tippermetti lill-applikanti jidentifikaw b’mod ċar il-kwistjonijiet mal-applikazzjoni tagħhom qabel ma jissottomettuha.

F'konformità mar-Regolament Finanzjarju, jenħtieġ li l-Kummissjoni tiżgura li, jekk issir konxja ta' kunflitt ta' interess potenzjali f'sejħa għal proposti, tinvestiga b'mod adegwat l-allegazzjonijiet f'dak ir-rigward. Dan jinkludi l-valutazzjoni ta’ jekk ix-xogħol ta’ espert, li huwa marbut direttament jew indirettament ma’ sejħa, tax vantaġġ lil applikant għal għotja jew distorsjoni tal-kompetizzjoni.

Teresa Anjinho Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 07/11/2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi “Appoġġ għall-Armonizzazzjoni tal-Kapaċitajiet Elettorali pan-Afrikani.”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Skont is-sejħa għall-proposti għall-finanzjament tal-UE, il-kontribuzzjoni tal-UE mitluba jenħtieġ li tiġi stabbilita bħala perċentwal tal-kostijiet eliġibbli totali, u ma tistax taqbeż il-perċentwal massimu permess.

[3] It-Taqsima 1.3 tal-linji gwida pprovdiet li “Kwalunkwe għotja mitluba skont din is-sejħa għall-proposti ma tridx taqbeż il-perċentwal massimu ta’ hawn taħt tal-kostijiet eliġibbli totali tal-azzjoni: Perċentwal massimu ta’ 90 % tal-ispejjeż eliġibbli totali tal-azzjoni (ara wkoll it-Taqsima 2.1.4).”

[4] Il-lista ta’ kontroll ipprovdiet “13. Il-kontribuzzjoni mitluba tal-UE (ammont) hija daqs jew inqas mill-massimu permess fit-taqsima 1.3 tal-linji gwida.”

[5] Applikabbli dak iż-żmien: Ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Riformulazzjoni ta' dan ir-Regolament issa hija disponibbli: Ir-Regolament (UE, Euratom) 2024/2509 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Settembru 2024 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] L-Artikolu 151 tar-Regolament 2018/1046.

[7] Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni rreferew għas-Sentenza tal-Qorti tal-10 ta’ Ottubru 2013, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser vs Manova A/S, il-Kawża C-336/12, il-paragrafu 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] L-Artikolu 151 tar-Regolament 2018/1046 jipprevedi li: “L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli jista’ jikkoreġi żbalji klerikali ovvji fid-dokumenti tal-applikazzjoni wara konferma tal-korrezzjoni maħsuba mill-parteċipant. Meta parteċipant jonqos milli jippreżenta evidenza jew milli jagħmel dikjarazzjonijiet, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew, fejn xieraq, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli għandu, ħlief f’każijiet debitament ġustifikati, jitlob lill-parteċipant jipprovdi l-informazzjoni nieqsa jew jiċċara d-dokumenti ta’ sostenn. Tali informazzjoni, kjarifika jew konferma ma għandhiex tbiddel b’mod sostanzjali d-dokumenti ta’ applikazzjoni.”

[9] * Inklużi l-Akkwisti u l-Għotjiet għall-azzjonijiet esterni tal-Unjoni Ewropea - A Practical Guide (PRAG)

Sezzjoni 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG u dokumenti interni oħra ta’ gwida tal-Kummissjoni.  

[10] Fl-iskeda “sorsi mistennija ta' finanzjament”.

[11] L-Artikolu 151 tar-Regolament 2018/1046.

[12] Id-deċiżjoni tal-għoti tal-għotja ġiet ippubblikata fit-12 ta’ Jannar 2024.

[13] Id-deċiżjoni tal-għoti tal-għotja ġiet ippubblikata fit-12 ta’ Jannar 2024.

[14] L-Artikolu 141(1)(c) tar-Regolament 2018/1046.

[15] Dan huwa rifless ukoll fil-punt 2.6.10.1.2 tal-PRAG.

[16] L-Artikolu 137 tar-Regolament 2018/1046.

[17] Ara fil-paragrafu 5 tad-deċiżjoni dwar it-tweġiba tad-Delegazzjoni tat-2 ta’ Awwissu 2023.