Strasburgu, 14 ta' Ottubru 2004

Għażiż D.,

Fid-9 ta' Novembru 2002, inti ressaqt ilment lill-Ombudsman Ewropew f'isem l-Istitut Internazzjonali għall-Ambjent Urban dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni Ewropea li tħallas l-ispejjeż imġarrba mill-Istitut fl-għoti ta' assistenza segretarjali lin-Netwerk Ewropew ta' Forums Urbani għall-Iżvilupp Sostenibbli (UFSD).

Fid-9 ta’ Diċembru 2002, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fl-4 ta' April 2003. Fit-2 ta’ Ġunju 2003, tlabt lill-Kummissjoni tibgħat opinjoni riveduta, li l-Kummissjoni għamlet fl-4 ta’ Lulju 2003. Għaddejtlek kemm l-opinjoni kif ukoll l-opinjoni riveduta bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fid-29 ta’ Awwissu 2003.

Fit-28 ta’ Novembru 2003, ktibt lill-Kummissjoni fejn ipproponejt soluzzjoni amikevoli għall-ilment tiegħek. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fit-23 ta' Diċembru 2003 u bgħattha bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħatt fis-26 ta' Frar 2004.

Fil-31 ta’ Marzu 2004, għamilt abbozz ta’ rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni dettaljata tagħha fit-22 ta’ Ġunju 2004 u bgħattilha bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fit-30 ta’ Awwissu 2004.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti rilevanti kienu kif ġej:

L-ilmentatur huwa d-Direttur tal-"Istitut Internazzjonali għall-Ambjent Urban" ("IIUE", minn hawn 'il quddiem "l-Istitut") ibbażat f'Delft fin-Netherlands, u jilmenta dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni li tirrimborża ċerti spejjeż segretarjali mġarrba mill-Istitut.

Mill-1995, l-Istitut wettaq attivitajiet segretarjali f’isem in-Network Ewropew ta’ Forums Urbani għall-Iżvilupp Sostenibbli, li huwa ġestit mid-DĠ Edukazzjoni u Kultura (li qabel kien id-DĠ X) tal-Kummissjoni Ewropea. L-ilmentatur, li aġixxa bħala l-Forum “Delft”, kien wieħed mit-tliet membri fundaturi ta’ dan in-Network u kien irranġa għal dawn is-servizzi abbażi ta’ assigurazzjonijiet mill-Kummissjoni Ewropea li kienu se jiġu rimborżati. Fl-1997, meta l-ħlas tal-ispejjeż ma kienx se jsir, l-ilmentatur ikkuntattja lill-uffiċjal responsabbli tal-Kummissjoni, li ta assigurazzjonijiet li l-ħlas kien se jsir. L-uffiċjal iddikjara li l-kontribuzzjoni annwali ta’ EUR 42 000 mitluba mill-ilmentatur kienet kemm realistika kif ukoll possibbli.

Minkejja dawn l-assigurazzjonijiet, ma ġie riċevut l-ebda pagament. Meta l-ilmentatur tenna t-tħassib tiegħu kemm fl-ittri kif ukoll fil-laqgħat annwali tan-Netwerk, il-Kummissjoni talbet lill-ilmentatur biex ikompli bix-xogħol u wiegħdet li l-kwistjoni tal-ħlas tiġi solvuta malajr.

Minħabba nuqqas ta' tweġiba mid-DĠ X tal-Kummissjoni, il-kwerelant ikkuntattja f'Diċembru 1998 Membru tal-Parlament Ewropew, li intervjena f'ismu billi staqsa mistoqsijiet lill-Kummissjoni. L-ilmentatur ma qabilx mat-tweġibiet mogħtija mill-Kummissarju OREJA. L-ilmentatur ma rċieva l-ebda reazzjoni ulterjuri minħabba l-elezzjonijiet tal-Parlament Ewropew u r-riorganizzazzjoni interna tal-Kummissjoni.

L-ilmentatur kompla bl-isforzi tiegħu fl-2000, iżda f’laqgħa mad-DĠ Edukazzjoni u Kultura fil-21 ta’ Novembru 2000, deher ċar għalih li l-Kummissjoni ma kinitx se tirrimborża l-ispejjeż li kien ġarrab l-Istitut. F'ittra tat-30 ta' Novembru 2000, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li ma kinitx se taċċetta r-rimborż tax-xogħol segretarjali u li l-kwistjoni kienet magħluqa.

Ir-responsabbiltà għan-Netwerk imbagħad ġiet ittrasferita lid-DĠ Ambjent u l-ilmentatur stenna li l-kwistjoni fl-aħħar tiġi solvuta. Fis-sajf tal-2002, deher li dawn l-aspettattivi ma kinux se jiġu realizzati.

Fit-8 ta’ Novembru 2002, l-ilmentatur għalhekk ressaq dan l-ilment quddiem l-Ombudsman, fejn talab il-ħlas mill-Kummissjoni tal-ispejjeż li l-Istitut kien ġarrab biex jipprovdi s-segretarjat għan-Netwerk Ewropew ta’ Forums Urbani għall-Iżvilupp Sostenibbli, li jammontaw għal EUR 171 789.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

In-Network tal-Forums Urbani għall-Iżvilupp Sostenibbli (“UFSD”) inħoloq fl-1991 taħt is-superviżjoni tal-eks DĠ X, li jgħaqqad tmien bliet (aktar tard 19), inkluż Delft. Hija parti minn strateġija għat-tixrid ta’ informazzjoni dwar l-UE, inklużi wkoll l-“Info-Points Europe” u ċ-Ċentri ta’ Informazzjoni għaż-Żoni Rurali (“Carrefours”). Meta s-servizzi tal-Kummissjoni ġew organizzati mill-ġdid f'Jannar 2000, ir-responsabbiltà għan-netwerks ta' informazzjoni stabbiliti mid-DĠ X għaddiet lid-DĠ Edukazzjoni u Kultura. Wara aktar aġġustamenti fl-1 ta’ Jannar 2001, din ir-responsabbiltà mbagħad għaddiet għand id-DĠ Stampa u Komunikazzjoni.

Il-Kummissjoni osservat li, wara li eżaminat mill-ġdid is-sett sħiħ ta’ dokumenti pprovduti mill-ilmentatur, il-pożizzjoni tagħha ma kinitx differenti mit-tweġiba mogħtija mill-Kummissarju OREJA għall-mistoqsija bil-miktub E-0230/99. Fir-Rapport Finali mid-DĠ Stampa, jissemma li “fin-nuqqas ta’ struzzjonijiet ċari mill-Kummissjoni, wieħed mill-Forums, DELFT, beda jassumi rwol superviżorju. Dan ġie nnutat mill-Kummissjoni, iżda qatt ma ġie rikonoxxut formalment u ċertament qatt ma ġie inkorporat fil-proġett kollu kemm hu. DELFT ilmentat li qatt ma tħallsu għal dan ir-rwol superviżorju, iżda peress li l-Kummissjoni qatt ma talbithom jagħmlu dan, ma jistgħux jistennew li jitħallsu".

L-ilmentatur kien membru attiv ħafna tan-Netwerk "UFSD". Madankollu, il-Kummissjoni ma kellha l-ebda bażi (legali) biex tħallas lill-ilmentatur għal xogħol segretarjali. Il-ftehim iffirmat mill-ilmentatur stipula s-sussidju fiss annwali, il-kompiti u l-kundizzjonijiet li għandhom jiġu ssodisfati, u stima l-ħaddiema meħtieġa. Fir-rigward tal-affermazzjoni tal-ilmentatur li x-xogħol twettaq fuq il-bażi ta’ assigurazzjonijiet mill-Kummissjoni, il-Kummissjoni osservat li ma jidhirx possibbli li l-ilmentatur jista’ ma jkunx konxju tal-fatt li l-Kummissjoni dejjem issolvi kwistjonijiet kuntrattwali bil-miktub bil-firma ta’ uffiċjal responsabbli.

Fit-tweġiba mogħtija mill-Kummissarju OREJA, huwa ddikjarat li l-ilmentatur kien issottometta proposta finanzjarja lid-dipartiment amministrattiv tad-DĠ X għall-ġestjoni tan-Netwerk. Din il-proposta ma setgħetx titqies, minħabba li l-attivitajiet iridu jitwettqu mill-Kummissjoni nnifisha. L-ilmentatur ġie infurmat bil-fomm dwar dan u mhux bil-miktub, peress li saru kuntatti orali frekwenti man-networks kollha.

Mir-rikostituzzjoni tal-istorja tal-appoġġ finanzjarju tal-Kummissjoni lill-kwerelant, jidher li mill-1996 sal-2001, il-kwerelant irċieva sussidju fiss annwali ta' EUR 10 000, li kien l-uniku impenn magħmul mill-Kummissjoni. Ma hemm l-ebda dritt stabbilit li jippermetti lill-ilmentatur jiġġustifika t-talba tiegħu għal EUR 171 689, li ġiet ippreżentata għall-ewwel darba fl-4 ta’ Lulju 1997. Din id-domanda tkun fi kwalunkwe każ eżorbitanti għal kompiti ta’ koordinazzjoni għal network sperimentali u fuq skala żgħira.

Il-Kummissjoni kkonkludiet li, wara li eżaminat mill-ġdid il-fajl fil-fond, ma kellha l-ebda raġuni biex tbiddel il-pożizzjoni tagħha għar-raġunijiet li ġejjin:

- il-kompitu speċifiku li jiġi pprovdut is-segretarjat għan-netwerks ma kienx parti mill-kuntratt u l-kuntratt ma ġiex modifikat;

- fir-realtà dan kien kompitu tal-Kummissjoni li ma setax jiġi u ma ġiex delegat. L-istess japplika għaċ-ċentri ta' informazzjoni rurali ("Carrefours") u n-netwerks "Info-Points Europe";

- ma kien hemm l-ebda okkażjoni biex l-ilmentatur jifhem ħażin il-pożizzjoni li l-Kummissjoni kienet ħadet bil-fomm;

- l-ammont previst mill-kuntratt kien fi kwalunkwe każ pagament fiss u inklużiv.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

L-ilmentatur bagħat tliet annessi, li kull wieħed minnhom kien fih kummenti dettaljati dwar il-pożizzjoni tal-Kummissjoni. L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur jistgħu jinġabru fil-qosor kif ġej:

L-opinjoni tal-Kummissjoni tikkonferma li l-Istitut qasam is-segretarjat mal-Kummissjoni. Barra minn hekk, l-ilmentatur jikkontesta l-argument tal-Kummissjoni li l-kompitu ma kienx (tal-inqas parzjalment) delegat. L-ilmentatur ma jistax jifhem kif il-Kummissjoni tista’ tiddikjara li l-Istitut wettaq ix-xogħol segretarjali fuq bażi volontarja meta ġiet diskussa proposta għal rimborż mal-uffiċjali tal-Kummissjoni f’laqgħat bilaterali u matul il-laqgħat annwali tan-Network tal-Forum. L-ilmentatur bagħat korrispondenza regolari għal dan il-għan lill-uffiċjali involuti. L-ilmentatur ma jsostnix li x-xogħol segretarjali għandu jiġi rimborżat skont il-kuntratt eżistenti. Għalhekk l-ilmentatur daħal f’negozjati mal-Kummissjoni biex jaqbel dwar kuntratt separat għal xogħol segretarjali, u ppreżenta proposta li tagħti dettalji dwar l-attivitajiet u l-ispejjeż relatati tagħhom.

Malli rċieva inkoraġġiment u talbiet speċifiċi mill-Kummissjoni biex ikompli x-xogħol sakemm jiġi ffinalizzat kuntratt, l-ilmentatur qabel li jagħmel dan. L-ilmentatur għalhekk ma jistax jifhem għaliex il-Kummissjoni ma ddikjaratx mill-bidu li dan ix-xogħol ma setax jiġi rimborżat.

Għalhekk, l-ilmentatur ma jaqbilx bil-qawwa mal-konklużjoni tal-Kummissjoni li “l-parti interessata ma kellha l-ebda okkażjoni biex tifhem ħażin il-pożizzjonijiet orali u bil-miktub tal-Kummissjoni”. Għall-kuntrarju, il-Kummissjoni ma kellha l-ebda okkażjoni li tifhem ħażin il-pożizzjoni tal-ilmentatur.

Il-fatt li l-Kummissjoni ma ħaditx azzjoni fuq perjodu ta’ snin, jew billi kkonkludiet kuntratt mal-ilmentatur jew billi infurmat lill-ilmentatur li tali kuntratt kien impossibbli, sfortunatament ifisser li l-Kummissjoni hija ħatja ta’ amministrazzjoni ħażina. Għalhekk, l-ilmentatur ma ra l-ebda raġuni biex jirtira t-talba għar-rimborż għall-ispejjeż imġarrba.

L-osservazzjonijiet ta' l-OMBUDSMAN biex tinkiseb soluzzjoni favorevoli

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni u l-osservazzjonijiet, l-Ombudsman qies li jista' jkun hemm każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni. Skond l-Artikolu 3(5) ta' l-Istatut (1), huwa għalhekk kiteb lill-President tal-Kummissjoni fit-28 ta' Novembru 2003 biex jipproponi soluzzjoni amikevoli fuq il-bażi ta' l-analiżi li ġejja tal-kwistjonijiet in kwistjoni bejn il-kwerelant u l-Kummissjoni:

1.1 L-ilmentatur isostni li l-Kummissjoni għandha tirrimborża l-ispejjeż li l-Istitut ġarrab biex jipprovdi assistenza segretarjali lin-Netwerk Ewropew ta' Forums Urbani għall-Iżvilupp Sostenibbli ("UFSD"), li jammontaw għal EUR 171 689. Malli rċieva inkoraġġiment u talbiet speċifiċi mill-Kummissjoni biex ikompli x-xogħol sakemm jiġi ffinalizzat kuntratt, l-ilmentatur qabel li jagħmel dan. L-ilmentatur ma jistax jifhem għaliex il-Kummissjoni ma ddikjaratx mill-bidu nett li dan ix-xogħol ma setax jiġi kkumpensat.

1.2 Il-Kummissjoni osservat li l-kompitu segretarjali u ta' koordinazzjoni ma kienx parti mill-kuntratt standard, li jipprevedi biss il-ħlas ta' sussidju annwali b'rata fissa. Fil-verità dan kien kompitu tal-Kummissjoni li ma setax jiġi ddelegat. Il-kuntratt inizjali ma ġie emendat bl-ebda mod li jippermetti l-ħlas għal servizzi addizzjonali. Barra minn hekk, l-ilmentatur ma kellux l-okkażjoni li jifhem ħażin il-pożizzjonijiet orali u bil-miktub tal-Kummissjoni.

1.3 L-Ombudsman iqis li l-ambitu tar-reviżjoni li jista' jwettaq f'każijiet kuntrattwali huwa neċessarjament limitat. L-Ombudsman ma jfittixx li jiddetermina jekk kienx hemm ksur tal-kuntratt minn xi waħda mill-partijiet, jekk il-kwistjoni tkun ikkontestata. Din il-kwistjoni tista’ tiġi ttrattata b’mod effettiv biss minn qorti ta’ ġurisdizzjoni kompetenti, li jkollha l-possibbiltà li tisma’ l-argumenti tal-partijiet dwar il-liġi nazzjonali rilevanti u li tevalwa evidenza konfliġġenti dwar kwalunkwe kwistjoni ta’ fatt ikkontestata. L-Ombudsman għalhekk huwa tal-fehma li f'każijiet li jikkonċernaw tilwim kuntrattwali huwa ġġustifikat li l-inkjesta tiegħu tiġi limitata għall-eżami dwar jekk l-istituzzjoni jew il-korp tal-Komunità pprovdewlux rendikont koerenti u raġonevoli tal-bażi legali għall-azzjonijiet tiegħu u għaliex jemmen li l-opinjoni tiegħu dwar il-pożizzjoni kuntrattwali hija ġġustifikata.

1.4 Fuq il-bażi ta' analiżi bir-reqqa tad-dokumenti fil-fajl, l-Ombudsman jagħmel is-sejbiet li ġejjin: L-ewwel nett, l-ilmentatur u l-Kummissjoni jaqblu li l-ispejjeż segretarjali mhumiex koperti mill-kuntratt oriġinali ffirmat mill-partijiet.

1.5 F'dokument intitolat "Forums Urbani għall-Iżvilupp Sostenibbli - Segretarjat Ġenerali" (Besançon 1997), l-ilmentatur jiddeskrivi r-rwol tiegħu fit-termini li ġejjin: “Sa mill-bidu tan-network tal-Forum, l-Istitut Internazzjonali għall-Ambjent Urban (il-Forum Delft) kien involut fil-ġestjoni ta’ kuljum tan-network, u aġixxa bħala r-rabta mhux uffiċjali bejn il-Kummissjoni Ewropea u l-għoxrin ċentru li issa saru. Hekk kif in-network jikber u r-rwol tas-segretarjat isir aktar importanti iżda wkoll aktar eżiġenti, kemm il-Kummissjoni Ewropea kif ukoll il-Forum Delft iridu jikkonkludu ftehim aktar formali għal din il-ħidma tas-segretarjat (...)".

1.6 Jidher li ftehim formali bħal dan mal-Kummissjoni qatt ma ġie ffirmat. Madankollu, il-korrispondenza fil-fajl turi li l-ilmentatur ħa passi biex jiżgura li tali kuntratt jiġi ffirmat. Fl-4 ta’ Lulju 1997, l-ilmentatur kiteb lis-Sur G. fid-DĠ X tal-Kummissjoni fejn talab b’mod espliċitu għall-konklużjoni ta’ tali ftehim formali. Fit-tieni ittra tas-7 ta’ Ottubru 1997 lill-istess uffiċjal fid-DĠ X, l-ilmentatur reġa’ talab li r-rwol ta’ koordinazzjoni tiegħu fin-netwerk jiġi formalizzat, “peress li qed inwettqu dan ir-rwol fuq bażi mhux uffiċjali u mhux imħallsa li ma jaqdix l-aħjar interessi tal-Kummissjoni Ewropea, tal-Forums l-oħra jew tagħna stess”.

1.7 Jidher ukoll li kien hemm diversi skambji orali fir-rigward ta' din il-kwistjoni. F’memorandum stabbilit fis-16 ta’ Settembru 1998, l-ilmentatur josserva li l-impenn orali mid-DĠ X qatt ma ġie ffinalizzat f’kuntratt ta’ assistenza teknika mal-Kummissjoni. F'memorandum tat-13 ta' April 2000, l-ilmentatur għal darb'oħra jsemmi li "l-aspettattivi tqajmu minn uffiċjali mid-DĠ X li l-funzjoni tas-segretarjat (...) tkun koperta minn kuntratt speċifiku. Minkejja bosta laqgħat, qatt ma ġie ffinalizzat kuntratt. Madankollu, minkejja n-nuqqas ta' dokument uffiċjali, fl-interess tal-partijiet kollha l-IIUE qablet li tamministra, tikkoordina u tirrappreżenta n-netwerk bħala s-segretarjat de facto tagħha sakemm jiġi ffirmat kuntratt formali".

1.8 L-Ombudsman ma sabx fil-fajl dokument li fih il-Kummissjoni rrifjutat b'mod espliċitu t-talba tal-ilmentatur, li saret fl-ittri tal-4 ta' Lulju u tas-7 ta' Ottubru 1997. Fl-opinjoni tagħha ta' l-4 ta' April 2003, il-Kummissjoni indikat li hija dejjem issolvi l-kwistjonijiet kuntrattwali bil-miktub. Madankollu, f'dan il-każ, tweġiba bil-miktub għat-talbiet tal-kwerelant ta' Lulju u Ottubru 1997 tidher nieqsa. Il-Kummissjoni tidher impliċitament li taċċetta dan billi tiddikjara, aktar tard fl-istess opinjoni, li l-ilmentatur ġie infurmat bil-fomm u mhux bil-miktub, peress li saru kuntatti orali frekwenti man-netwerks kollha.

1.9 Minn dak li ntqal hawn fuq jidher li l-Kummissjoni ma rreaġixxietx b'mod li kien jagħmilha ċara lill-ilmentatur mill-bidu nett li r-rimborż tal-ispejjeż segretarjali kien eskluż. Dan in-nuqqas ta’ tweġiba ċara mill-Kummissjoni jidher li huwa l-bażi tat-twemmin tal-ilmentatur li l-ispejjeż segretarjali, jew għall-inqas parti minn dawn l-ispejjeż, jistgħu jiġu rimborżati mill-Kummissjoni.

1.10 Il-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba jirrikjedu li l-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni adegwata u ċara u tieħu deċiżjonijiet f'limitu ta' żmien raġonevoli dwar talbiet mill-pubbliku (2). F'dan il-każ, jidher li, wara t-talbiet tal-kwerelant ta' Lulju u Ottubru 1997, il-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-kwerelant f'limitu ta' żmien raġonevoli bid-deċiżjoni tagħha. Barra minn hekk, jidher li l-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-ilmentatur b’mod adegwat u mhux ambigwu bid-deċiżjoni tagħha.

1.11 F'dawn iċ-ċirkostanzi, il-konklużjoni provviżorja tal-Ombudsman hija li ċ-ċaħda mill-Kummissjoni tal-affermazzjoni tal-ilmentatur, li tidher li hija bbażata fuq l-informazzjoni mhux ċara pprovduta mill-Kummissjoni, tidher li hija inġusta. Dan jikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.

Il-proposta għal soluzzjoni amikevoli

Is-soluzzjoni amikevoli proposta mill-Ombudsman kienet tikkonsisti fil-fatt li l-Kummissjoni kkunsidrat mill-ġdid l-affermazzjoni tal-ilmentatur abbażi tal-elementi ta' hawn fuq. Tali rikunsiderazzjoni tista’ twassal għal offerta raġonevoli li tista’ tkun inqas mill-ammont mitlub mill-ilmentatur.

It-tweġiba tal-Kummissjoni

Is-servizzi tal-Kummissjoni kkunsidraw mill-ġdid il-każ. Madankollu, l-informazzjoni li tinsab fil-fajl ma tipprovdix bażi għal rimedju.

Għalkemm il-Kummissjoni jiddispjaċiha dwar in-nuqqas ta' tweġiba bil-miktub għat-talbiet tal-kwerelant ta' Lulju u Ottubru 1997, ma jidhirx possibbli li ġie żgwidat. L-involviment twil tiegħu mal-Kummissjoni u l-għarfien tiegħu tal-proċeduri normali ma kinux jippermettulu, b’bona fide, li jinterpreta s-sitwazzjoni fis-sens li l-Kummissjoni u d-dipartimenti tagħha kienu daħlu f’impenji fil-konfront tiegħu.

L-osservazzjonijiet addizzjonali tal-ilmentatur

L-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u osserva li t-talba tiegħu għal rimedju kienet kompletament ġustifikata. Huwa enfasizza li l-Istitut aġixxa in bona fide. Meta wieħed iqis id-dokumentazzjoni ta’ sostenn, l-inkoraġġiment u l-assigurazzjonijiet orali mogħtija mill-Kummissjoni, huwa inġust li l-Kummissjoni tiddikjara li l-ilmentatur ma setax jiġi żgwidat. Kif jista' l-ilmentatur jikkonkludi mod ieħor jekk ma jirċevix tweġiba adegwata jew f'waqtha?

L-ilmentatur josserva wkoll li, permezz ta’ involviment twil mal-Kummissjoni, huwa jaf li ma hemm l-ebda ħaġa bħal “proċeduri normali”.

L-abbozz ta' rakkomandazzjoni

Fil-31 ta' Marzu 2004, l-Ombudsman indirizza abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni skont l-Artikolu 3 (6) tal-Istatut tal-Ombudsman. Dan l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni kien ibbażat fuq il-kunsiderazzjonijiet li ġejjin:

1 Fuq it-talba għar-rimbors tal-ispejjeż segretarjali magħmula mill-Istitut

1.1 L-ilmentatur isostni li l-Kummissjoni għandha tirrimborża l-ispejjeż li l-Istitut ġarrab biex jipprovdi assistenza segretarjali lin-Netwerk Ewropew ta' Forums Urbani għall-Iżvilupp Sostenibbli ("UFSD"), li jammontaw għal EUR 171 689. Skont l-ilmentatur, wara li rċieva inkoraġġiment u talbiet speċifiċi mill-Kummissjoni biex ikompli x-xogħol sakemm jiġi ffinalizzat kuntratt, l-ilmentatur qabel li jagħmel dan. L-ilmentatur ma jistax jifhem għaliex il-Kummissjoni ma ddikjaratx mill-bidu nett li dan ix-xogħol ma setax jiġi kkumpensat.

1.2 Il-Kummissjoni osservat li l-kompitu segretarjali u ta' koordinazzjoni ma kienx parti mill-kuntratt standard, li jipprevedi biss il-ħlas ta' sussidju annwali b'rata fissa. Fil-verità dan kien kompitu tal-Kummissjoni li ma setax jiġi ddelegat. Il-kuntratt inizjali ma ġie emendat bl-ebda mod li jippermetti l-ħlas għal servizzi addizzjonali. Barra minn hekk, l-ilmentatur ma kellux l-okkażjoni li jifhem ħażin il-pożizzjonijiet orali u bil-miktub tal-Kummissjoni.

1.3 Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni u l-osservazzjonijiet, l-Ombudsman sab li, wara t-talbiet tal-ilmentatur ta' Lulju u Ottubru 1997, il-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-ilmentatur f'limitu ta' żmien raġonevoli, u b'mod adegwat u mhux ambigwu, bid-deċiżjoni tagħha. Il-konklużjoni provviżorja tal-Ombudsman kienet li r-rifjut tal-Kummissjoni tal-affermazzjoni tal-ilmentatur, li jidher li huwa bbażat fuq l-informazzjoni mhux ċara pprovduta mill-Kummissjoni, deher li kien inġust. L-Ombudsman ippropona soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni li tikkonsisti fil-kunsiderazzjoni mill-ġdid mill-Kummissjoni tal-affermazzjoni tal-ilmentatur. L-Ombudsman indikat li tali rikunsiderazzjoni tista’ twassal għal offerta raġonevoli li tista’ tkun inqas mill-ammont iddikjarat mill-ilmentatur.

1.4 Fit-tweġiba qasira tagħha għall-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli, il-Kummissjoni ddispjaċiha għan-nuqqas ta' tweġiba bil-miktub għat-talbiet tal-ilmentatur. Il-Kummissjoni ddikjarat, madankollu, li l-għarfien tal-ilmentatur dwar il-proċeduri normali ma kienx jippermettilu, in bona fide, li jinterpreta s-sitwazzjoni bħala li tfisser li l-Kummissjoni kienet daħlet f'impenji fil-konfront tiegħu. F’osservazzjonijiet dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u enfasizza li l-Istitut aġixxa in bona fide.

1.5 Fit-tweġiba tal-Kummissjoni għall-proposta għal soluzzjoni amikevoli, l-Ombudsman ma sabx argumenti ġodda li jistgħu jwassluh biex jirrevedi s-sejba provviżorja tiegħu ta' amministrazzjoni ħażina. Għall-kuntrarju, il-Kummissjoni kkonfermat in-nuqqas ta’ tweġiba bil-miktub lill-ilmentatur. Barra minn hekk, l-argument tal-Kummissjoni dwar l-għarfien preżunt mil-lanjant tal-proċeduri normali tal-Kummissjoni ma huwiex konvinċenti, peress li l-konstatazzjoni provviżorja mill-Ombudsman ta’ amministrazzjoni ħażina ma kinitx ibbażata fuq l-eżistenza ta’ impenn kuntrattwali, iżda fuq in-nuqqas tal-Kummissjoni li tinforma espressament lil-lanjant, f’terminu raġonevoli u b’mod adegwat u inekwivoku, bid-deċiżjoni tagħha li ma tidħolx f’tali impenn.

2 Konklużjoni

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman żamm il-konklużjoni provviżorja tiegħu ta' amministrazzjoni ħażina u għamel l-abbozz ta' rakkomandazzjoni li ġej lill-Kummissjoni, skont l-Artikolu 3 (6) tal-Istatut tal-Ombudsman:

L-abbozz ta' rakkomandazzjoni

Il-Kummissjoni għandha tikkunsidra mill-ġdid l-affermazzjoni tal-ilmentatur abbażi tal-elementi ta' hawn fuq. Tali rikunsiderazzjoni tista’ twassal għal offerta raġonevoli li tista’ tkun inqas mill-ammont mitlub mill-ilmentatur.

L-opinjoni dettaljata tal-Kummissjoni

Is-servizzi tal-Kummissjoni pproċedew għal eżami dettaljat tal-fajl, sabiex jivverifikaw l-eżistenza ta' impenn espliċitu jew taċitu lejn l-ilmentatur fir-rigward tar-rimborż tal-ispejjeż segretarjali għall-"UFSD". Madankollu, il-Kummissjoni tista' biss tikkonferma l-pożizzjoni preċedenti tagħha fir-risposti tagħha lill-Ombudsman ta' l-4 ta' April 2003 u tat-23 ta' Diċembru 2003. Il-Kummissjoni għalhekk ma tistax taċċetta l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman.

L-osservazzjonijiet addizzjonali tal-ilmentatur

L-ilmentatur iddispjaċih għar-rifjut tal-Kummissjoni li taċċetta l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman u li tirrikonoxxi r-responsabbiltà tagħha fil-każ. L-ilmentatur bagħat aktar evidenza tal-attivitajiet segretarjali mwettqa, kif ukoll kopja ġdida tal-ittra tal-4 ta’ Lulju 1997 li fiha talab lill-Kummissjoni tikkonkludi ftehim formali. L-ilmentatur huwa konvint li t-talba għal rimedju hija kompletament ġustifikata.

Id-Deċiżjoni

1 Fuq it-talba għar-rimbors tal-ispejjeż segretarjali magħmula mill-Istitut

1.1 L-ilmentatur isostni li l-Kummissjoni għandha tirrimborża l-ispejjeż li l-Istitut ġarrab biex jipprovdi assistenza segretarjali lin-Netwerk Ewropew ta' Forums Urbani għall-Iżvilupp Sostenibbli (UFSD), li jammontaw għal EUR 171 689. Skont l-ilmentatur, wara li rċieva inkoraġġiment u talbiet speċifiċi mill-Kummissjoni biex ikompli x-xogħol sakemm jiġi ffinalizzat kuntratt, l-ilmentatur qabel li jagħmel dan. L-ilmentatur ma jistax jifhem għaliex il-Kummissjoni ma ddikjaratx mill-bidu nett li dan ix-xogħol ma setax jiġi kkumpensat.

1.2 Il-Kummissjoni osservat li l-kompitu segretarjali u ta' koordinazzjoni ma kienx parti mill-kuntratt standard, li jipprevedi biss il-ħlas ta' sussidju annwali b'rata fissa. Fil-verità dan kien kompitu tal-Kummissjoni li ma setax jiġi ddelegat. Il-kuntratt inizjali ma ġie emendat bl-ebda mod li jippermetti l-ħlas għal servizzi addizzjonali. Barra minn hekk, l-ilmentatur ma kellux l-okkażjoni li jifhem ħażin il-pożizzjonijiet orali u bil-miktub tal-Kummissjoni.

1.3 Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni u l-osservazzjonijiet, l-Ombudsman sab li, wara t-talbiet tal-ilmentatur ta' Lulju u Ottubru 1997, il-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-ilmentatur f'limitu ta' żmien raġonevoli, u b'mod adegwat u mhux ambigwu, bid-deċiżjoni tagħha. Il-konklużjoni provviżorja tal-Ombudsman kienet li r-rifjut tal-Kummissjoni tal-affermazzjoni tal-ilmentatur, li jidher li huwa bbażat fuq l-informazzjoni mhux ċara pprovduta mill-Kummissjoni, deher li kien inġust. L-Ombudsman ippropona soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni li tikkonsisti fil-kunsiderazzjoni mill-ġdid mill-Kummissjoni tal-affermazzjoni tal-ilmentatur. L-Ombudsman indikat li tali rikunsiderazzjoni tista’ twassal għal offerta raġonevoli li tista’ tkun inqas mill-ammont iddikjarat mill-ilmentatur.

1.4 Fit-tweġiba qasira tagħha għall-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli, il-Kummissjoni ddispjaċiha għan-nuqqas ta' tweġiba bil-miktub għat-talbiet tal-ilmentatur. Il-Kummissjoni ddikjarat, madankollu, li l-għarfien tal-ilmentatur dwar il-proċeduri normali ma kienx jippermettilu, in bona fide, li jinterpreta s-sitwazzjoni bħala li tfisser li l-Kummissjoni kienet daħlet f'impenji fil-konfront tiegħu. F’osservazzjonijiet dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u enfasizza li l-Istitut aġixxa in bona fide.

1.5 Fit-tweġiba tal-Kummissjoni għall-proposta għal soluzzjoni amikevoli, l-Ombudsman ma sabx argumenti ġodda li jistgħu jwassluh biex jirrevedi s-sejba provviżorja tiegħu ta' amministrazzjoni ħażina. Għall-kuntrarju, il-Kummissjoni kkonfermat in-nuqqas ta’ tweġiba bil-miktub lill-ilmentatur. Barra minn hekk, l-argument tal-Kummissjoni dwar l-għarfien preżunt mil-lanjant tal-proċeduri normali tal-Kummissjoni ma kienx konvinċenti, peress li l-konstatazzjoni provviżorja mill-Ombudsman ta’ amministrazzjoni ħażina ma kinitx ibbażata fuq l-eżistenza ta’ impenn kuntrattwali, iżda fuq in-nuqqas tal-Kummissjoni li tinforma espressament lil-lanjant, f’terminu raġonevoli u b’mod adegwat u inekwivoku, bid-deċiżjoni tagħha li ma tidħolx f’tali impenn.

1.6 L-Ombudsman għalhekk għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni, li kien li l-Kummissjoni għandha tikkunsidra mill-ġdid it-talba tal-ilmentatur abbażi tal-elementi msemmija hawn fuq. Il-Kummissjoni ċaħdet l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni u kkonfermat il-pożizzjoni preċedenti tagħha.

1.7 Għal darb'oħra, kif diġà ġie spjegat fil-punt 1.5 taħt l-intestatura "l-abbozz ta' rakkomandazzjoni", l-Ombudsman ma sab l-ebda argument ġdid fl-opinjoni dettaljata tal-Kummissjoni dwar l-abbozz ta' rakkomandazzjoni li jista' jwassalh biex jirrevedi s-sejba proviżorja tiegħu ta' amministrazzjoni ħażina, li saret fil-punti 1.10 u 1.11 hawn fuq taħt l-intestatura "l-isforzi tal-Ombudsman biex jikseb soluzzjoni amikevoli". L-Ombudsman għalhekk jagħmel ir-rimarka kritika hawn taħt.

2 Konklużjoni

2.1 Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jeħtieġ li ssir ir-rimarka kritika li ġejja:

Il-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba jirrikjedu li l-Kummissjoni għandha tipprovdi informazzjoni adegwata u ċara u tieħu deċiżjonijiet f’limitu ta’ żmien raġonevoli fuq talbiet mill-pubbliku (3). F'dan il-każ, jidher li, wara t-talbiet tal-kwerelant ta' Lulju u Ottubru 1997, il-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-kwerelant f'limitu ta' żmien raġonevoli u b'mod adegwat u mhux ambigwu bid-deċiżjoni tagħha. Fil-fatt, għalkemm il-Kummissjoni indikat fl-opinjoni tagħha li hija dejjem issolvi l-kwistjonijiet kuntrattwali bil-miktub, hija kkonfermat, fit-tweġiba tagħha għall-proposta għal soluzzjoni amikevoli, in-nuqqas ta' tweġiba bil-miktub għall-ittri tal-kwerelant tal-4 ta' Lulju u tas-7 ta' Ottubru 1997. L-argument tal-Kummissjoni dwar l-għarfien preżunt tal-ilmentatur dwar il-proċeduri normali tal-Kummissjoni għalhekk la kien legali u lanqas konvinċenti. F’dawn iċ-ċirkostanzi, ir-rifjut tal-Kummissjoni tal-affermazzjoni tal-ilmentatur, li jidher li huwa bbażat fuq l-informazzjoni mhux ċara pprovduta mill-Kummissjoni, jidher li huwa inġust. Dan jikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.

2.2 L-Artikolu 3 (7) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew jipprevedi li wara li jkun għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni u wara li jkun irċieva l-opinjoni dettaljata tal-istituzzjoni jew tal-korp ikkonċernat, l-Ombudsman għandu jibgħat rapport lill-Parlament Ewropew u lill-istituzzjoni jew lill-korp ikkonċernat.

2.3 Fir-Rapport Annwali tiegħu għall-1998, l-Ombudsman indika li l-possibbiltà għalih li jippreżenta rapport speċjali lill-Parlament Ewropew kienet ta' valur inestimabbli għall-ħidma tiegħu. Huwa żied jgħid li r-rapporti speċjali għalhekk m'għandhomx jiġu ppreżentati ta' spiss wisq, iżda biss fir-rigward ta' kwistjonijiet importanti fejn il-Parlament seta' jieħu azzjoni sabiex jassisti lill-Ombudsman (4). Ir-Rapport Annwali għall-1998 ġie ppreżentat lill-Parlament Ewropew u approvat minnu.

2.4 L-Ombudsman tinnota li dan il-każ jikkonċerna d-dmirijiet tal-Kummissjoni Ewropea fir-rigward ta' talba mill-ilmentatur biex jiġi konkluż kuntratt li ma ġiex immaterjalizzat. Huwa jinnota wkoll li mhuwiex evidenti liema azzjoni jista' jieħu l-Parlament Ewropew sabiex jassisti lill-Ombudsman u lill-ilmentatur f'dan il-każ. Minħabba dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman tikkonkludi li mhuwiex xieraq li jiġi ppreżentat rapport speċjali lill-Parlament Ewropew.

2.5 Għalhekk l-Ombudsman għandu jibgħat kopja ta' din id-deċiżjoni lill-President tal-Kummissjoni u jinkludi sommarju qasir fir-rapport annwali għall-2004 li għandu jiġi ppreżentat lill-Parlament Ewropew. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "Sa fejn ikun possibbli, l-Ombudsman għandu jfittex soluzzjoni mal-istituzzjoni jew il-korp ikkonċernat biex jelimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u jissodisfa l-ilment".

(2) Ara l-Artikolu 17.1 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba.

(3) Ara l-Artikolu 17.1 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba.

(4) Rapport Annwali għall-1998, paġni 27-28.