Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F’Ottubru 2021, l-ilmentatur talab lill-Bord Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPB) biex jagħtih aċċess pubbliku għad-dokumenti preparatorji tiegħu li jwasslu għall-adozzjoni tad-dikjarazzjoni, il-linji gwida u t-tweġiba tiegħu lil Membru tal-Parlament Ewropew (MEP) rigward it-trasferimenti internazzjonali previsti skont ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (GDPR). Dan kien jinkludi abbozzi ta’ verżjonijiet ta’ dokumenti, noti ta’ informazzjoni u minuti tal-laqgħat fejn ġew diskussi d-dokumenti.

2. L-EDPB identifika 103 dokumenti li jaqgħu fil-kamp ta' applikazzjoni tat-talba tal-ilmentatur´s.^[1] Huwa ta aċċess sħiħ għal 17 minn dawk id-dokumenti, aċċess parzjali għal 16-il dokument u ċaħad l-aċċess għad-dokumenti li kien fadal. Meta rrifjuta l-aċċess għad-dokumenti, l-EDPB qagħad fuq il-ħtieġa li jipproteġi l-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet u d-data personali tiegħu. L-EDPB qies li ma kien hemm l-ebda interess pubbliku prevalenti fid-divulgazzjoni tad-dokumenti.

3. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman. Huwa lmenta li l-EDPB ibbaża ruħu fuq l-eċċezzjoni tat-teħid ta’ deċiżjonijiet b’mod wiesa’ wisq u li kien hemm interess pubbliku prevalenti li jiġġustifika l-iżvelar tad-dokumenti. Huwa ddikjara wkoll li talab aċċess għad-dokumenti f’forma anonimizzata.

4. L-Ombudsman fetħet inkjesta u t-tim tagħha spezzjona d-dokumenti li ma kinux ġew żvelati lill-ilmentatur, parzjalment jew kompletament. Huwa kellu wkoll laqgħa mar-rappreżentanti tal-EDPB [2].

5. Matul l-inkjesta, l-EDPB ivvaluta mill-ġdid id-dokumenti u ta aċċess parzjali usa’ għal żewġ dokumenti, li ġew ipprovduti lill-ilmentatur.

6. L-EDPB argumenta li divulgazzjoni ulterjuri tad-dokumenti twassal għal pressjoni esterna bla bżonn fuq il-membri tal-Bord tiegħu jekk il-fehmiet tagħhom isiru pubbliċi, u li tikkawża inċertezza jew konfużjoni għall-pubbliku. Barra minn hekk, l-EDPB iddikjara li l-iżvelar jimpedixxi l-kapaċità tiegħu li jipprovdi interpretazzjoni konsistenti tar-regoli dwar il-protezzjoni tad-data, jimmina l-missjoni tiegħu li jitkellem b’vuċi waħda u li jinterferixxi mar-rwol indipendenti tiegħu. L-EDPB qies ukoll li divulgazzjoni ulterjuri tnaqqas l-attenzjoni mill-verżjoni ppubblikata u tħeġġeġ lill-partijiet ikkonċernati biex ma jsegwux dik il-pożizzjoni finali. Fl-aħħar nett, l-EDPB sostna li l-pożizzjoni futura tiegħu fir-rigward tan-negozjati dwar l-Att tal-Istati Uniti dwar il-Konformità Fiskali tal-Kontijiet Barranin (FATCA) tiġi mminata mid-divulgazzjoni tad-dokumenti mitluba.

Il-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni

7. Wara li rrieżaminat id-dokumenti inkwistjoni, l-Ombudsman sabet li d-dokumenti parzjalment divulgati mill-EDPB jew kienu jaqgħu barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba, sussegwentement ġew rilaxxati mill-EDPB jew ippreservati biss l-identità tal-awtur tal-kumment, li ma huwiex ikkontestat mill-ilmentatur.

8. Fir-rigward tad-dokumenti mhux żvelati fl-intier tagħhom, l-Ombudsman sabet li l-EDPB kien naqas milli jagħti lill-ilmentatur aċċess wiesa’ biżżejjed.

9. L-Ombudsman irrikonoxxiet li t-talba tal-ilmentatur kopriet tipi differenti ta’ dokumenti preparatorji, jiġifieri dokumenti relatati mal-abbozzar tal-Linji Gwida tal-EDPB [3], minn naħa waħda, u dokumenti relatati mal-abbozzar ta’ dikjarazzjoni tal-EDPB [4] u tweġiba lil Membru tal-PE [5], min-naħa l-oħra. L-Ombudsman sabet li ma kienx ċar kif il-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-EDPB jista’ jiġi mminat serjament mid-divulgazzjoni ta’ dawn id-dokumenti preparatorji minħabba n-natura u l-kontenut tagħhom, u li l-EDPB naqas milli juri, f’termini reali u speċifiċi, ir-riskji li jirriżultaw mill-għoti ta’ aċċess usa’ għal dawn id-dokumenti.

10. Abbażi tal-valutazzjoni tagħha tad-dokumenti inkwistjoni u s-sejbiet tagħha, l-Ombudsman ipproponiet li l-EDPB iwettaq valutazzjoni ġdida tat-talba tal-ilmentatur għal aċċess u jagħti l-usa’ aċċess possibbli għal dawk id-dokumenti li ma kinux ġew żvelati fl-intier tagħhom [6].

11. L-EDPB, bi tweġiba għall-proposta ta’ soluzzjoni tal-Ombudsman, żamm il-pożizzjoni tiegħu u rrifjuta divulgazzjoni ulterjuri. Hija tenniet l-argumenti msemmija qabel, u barra minn hekk sostniet li l-iżvelar ta’ abbozzi ta’ verżjonijiet tad-dokumenti jkun ta’ ħsara għall-protezzjoni effettiva tad-data personali. L-EDPB ibbaża ruħu wkoll fuq il-ħtieġa li jiġu protetti r-relazzjonijiet internazzjonali bħala raġuni biex jiġi ġġustifikat in-nuqqas ta' divulgazzjoni tad-dokumenti inkwistjoni.^[7] L-EDPB iddikjara li, abbażi tal-esperjenza preċedenti tiegħu, id-divulgazzjoni ta' verżjonijiet anonimizzati ta' dokumenti ma tipprevjenix l-attribuzzjoni ta' fehmiet lil partijiet speċifiċi u b'hekk id-divulgazzjoni tagħmel ħsara serja lill-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet tiegħu. 

12. Il-proposta għal soluzzjoni u t-tweġiba tal-EDPB għall-proposta ġew ipprovduti lill-ilmentatur u għal darb’oħra huwa rrifjuta r-raġunament ipprovdut mill-EDPB fiż-żamma tad-deċiżjoni tiegħu li jirrifjuta l-aċċess.

Ir-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman

13. Fir-rakkomandazzjoni tagħha, l-Ombudsman tenniet il-fehma tagħha li l-EDPB ma kienx ipprovda argumenti konvinċenti biżżejjed biex jistabbilixxi “riskju speċifiku u reali” għall-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tiegħu. Barra minn hekk, anki meta seta’ jiġi stabbilit tali riskju, l-Ombudsman sabet, fir-rigward tal-linji gwida tal-EDPB, li kien fihom interpretazzjoni awtorevoli tal-GDPR u minħabba l-importanza tad-data personali fil-ħajja taċ-ċittadini u tan-negozji tal-UE, hemm interess pubbliku prevalenti fl-għoti ta’ divulgazzjoni usa’ u ulterjuri.

14. B’mod aktar speċifiku, l-Ombudsman sabet li l-argumenti mressqa mill-EDPB dwar l-eżistenza ta’ pressjoni esterna fir-rigward tad-dokumenti preparatorji baqgħu vagi u ta’ natura ġenerali. Barra minn hekk, anki li kieku kellha tintwera l-eżistenza ta’ tali pressjoni esterna, ma kienx ċar kif il-kapaċità tal-EDPB li jiskambja liberament tiġi mminata serjament minn tali pressjoni, b’mod partikolari minħabba li l-proċessi tat-teħid ta’ deċiżjonijiet li wasslu għall-adozzjoni tad-dikjarazzjoni u tal-linji gwida kienu ntemmu sa meta ġiet adottata d-deċiżjoni konfermatorja. Barra minn hekk, l-Ombudsman sabet li t-tħassib tal-EDPB li d-divulgazzjoni tal-abbozzi ta’ dokumenti, mingħajr spjegazzjoni tar-raġunijiet wara dawk il-bidliet, toħloq konfużjoni f’għajnejn il-pubbliku jew li ddgħajjef l-awtorità jew l-indipendenza tiegħu ma kienx sostanzjat.

15. L-ispezzjoni tad-dokumenti preparatorji wriet li, fir-rigward tal-abbozzi tad-dikjarazzjonijiet u l-abbozzi tat-tweġibiet lill-MEP, dawn fil-biċċa l-kbira kien fihom bidliet editorjali kif ukoll kjarifiki jew simplifikazzjoni ta' ċerti partijiet tat-test, li ma kinux jidhru partikolarment sensittivi. L-Ombudsman innotat ukoll li dawn ma kienu jinkludu l-ebda interpretazzjoni tar-regoli dwar il-protezzjoni tad-data u lanqas ma kienu juru fehmiet differenti fi ħdan il-Bord.

16. Fir-rigward tal-abbozz tal-linji gwida, l-Ombudsman innotat li xi wħud mill-abbozzi kienu jinkludu verżjonijiet nodfa jew kien fihom bidliet editorjali u, bħal fl-abbozz tad-dikjarazzjonijiet u fl-abbozz tat-tweġibiet lill-Membru tal-PE, ikkjarifikaw jew issimplifikaw it-test u ma kinux jidhru partikolarment sensittivi. F’każijiet oħra, kien possibbli li jiġu identifikati fehmiet differenti dwar l-interpretazzjoni tar-regoli dwar il-protezzjoni tad-data. Madankollu, l-EDPB irrikonoxxa li dawn l-iskambji ta’ fehmiet jew negozjati fi ħdan il-Bord kienu “element intrinsiku” tal-funzjonament tal-Bord, inkluża l-adozzjoni tiegħu ta’ linji gwida. L-Ombudsman ma ratx kif, jekk il-fehmiet tal-awturi jiġu anonimizzati, tali kummenti jistgħu jiġu attribwiti lil awtur speċifiku, b’mod partikolari fejn ma kienx hemm fehmiet kuntrarji fid-dominju pubbliku. Għall-kuntrarju, l-iżvelar ta’ dawn id-dokumenti preparatorji jippermetti lill-pubbliku jifhem aħjar kif intlaħqet interpretazzjoni awtorevoli tal-GDPR. Lanqas ma ġie stabbilit minn rieżami tad-dokumenti kif dawn setgħu jikkawżaw konfużjoni għall-pubbliku jew kif l-awtorità tal-Bord kienet tiġi pperikolata peress li d-dokumenti kienu mmarkati b’mod ċar bħala abbozzi.

17. Fir-rigward tal-argument tal-EDPB li l-iżvelar tad-dokumenti inkwistjoni jkun ta’ ħsara għar-relazzjonijiet internazzjonali, l-Ombudsman sabet li l-EDPB ma kien ipprovda l-ebda ġustifikazzjoni biex jibbaża fuq din l-eċċezzjoni.

18. L-Ombudsman ma kinitx ivvalutat jekk id-dipendenza tal-EDPB fuq l-eċċezzjoni li tikkonċerna l-protezzjoni effettiva tad-data personali kinitx iġġustifikata peress li l-ilmentatur ma kienx ikkontesta r-redazzjoni tad-data personali fid-dokumenti li talab.

19. Għalhekk, l-Ombudsman sabet li l-applikazzjoni mill-EDPB tal-eċċezzjonijiet għall-protezzjoni tal-proċessi tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tiegħu u tar-relazzjonijiet internazzjonali kienet tikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Hija rrakkomandat li l-EDPB jagħti lill-ilmentatur l-usa’ aċċess possibbli għad-dokumenti mitluba [8].

20. L-Ombudsman ikkondividiet nota kunfidenzjali separata mal-EDPB, annessa mar-rakkomandazzjoni, li kienet tinkludi valutazzjoni aktar dettaljata dwar in-natura u l-kontenut tad-dokumenti preparatorji fid-dawl tal-eċċezzjonijiet invokati mill-EDPB biex jiċħad l-aċċess.

21. F’Ġunju 2023, l-EDPB fl-opinjoni tiegħu informa lill-Ombudsman li kien iddeċieda li jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu dwar it-talba tal-ilmentatur u jagħti aċċess usa’ għad-dokumenti identifikati, f’konformità mar-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman. L-EDPB iddivulga b’mod sħiħ tmintax-il abbozz ta’ verżjoni tad-Dikjarazzjoni 04/2021,[9] disa’ verżjonijiet tal-abbozz tal-Linji Gwida 2/2020 [10] u erba’ verżjonijiet tal-abbozz ta’ tweġiba lil Membru tal-PE.[11] Fir-rigward tal-partijiet tad-dokumenti li ma ġewx iddivulgati, l-EDPB żamm l-argumenti msemmija qabel li tali divulgazzjoni timmina serjament il-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tiegħu. B’mod partikolari, l-EDPB enfasizza l-importanza li l-membri tiegħu, minħabba r-rwol prominenti tagħhom fl-iżvilupp ta’ linji gwida u dikjarazzjonijiet, ikunu jistgħu jesprimu l-fehmiet tagħhom b’mod indipendenti u mingħajr ir-riskju li jkunu esposti għal pressjoni esterna, inkluż mill-gvern tal-Istati Membri. Għalhekk, l-EDPB enfasizza l-ħtieġa li jinħoloq “spazju għall-ħsieb” għall-membri tal-Bord li jippermetti diskussjoni sinċiera u l-iskambju ta’ “opinjonijiet mhux iċċensurati”.

22. L-EDPB qies li ma kienx possibbli li jiġu anonimizzati l-kummenti tal-persunal u tal-membri tiegħu, peress li xorta jkun hemm riskju li l-awtur ikun jista’ jiġi identifikat. Għalhekk, l-EDPB qies li d-divulgazzjoni pprovduta kienet biżżejjed biex tippermetti lill-individwi jifhmu l-funzjonament tal-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tiegħu fir-rigward tad-dokumenti inkwistjoni. L-EDPB qabel ukoll li r-Regoli ta’ Proċedura tiegħu, li jipprovdu regoli dwar il-kunfidenzjalità tad-diskussjonijiet tal-Bord, ma jiħdux preċedenza legali fuq ir-Regolament 1049/2001.

23. L-ilmentatur ma għamel l-ebda kumment ieħor dwar it-tweġiba tal-EDPB.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara r-rakkomandazzjoni

24. L-Ombudsman tilqa’ d-deċiżjoni tal-EDPB li jipprovdi aċċess akbar għad-dokumenti mitluba mill-ilmentatur u li jindirizza l-kummenti sostantivi magħmula mill-Ombudsman fir-rakkomandazzjoni tagħha. Hija tinnota wkoll li l-EDPB irrikonoxxa li r-regoli interni tiegħu, li jipprevedu li d-deliberazzjonijiet tal-Bord huma kunfidenzjali, ma jikkostitwixxux eċċezzjoni għad-divulgazzjoni skont ir-Regolament 1049/2001.

25. L-Ombudsman tinnota li l-EDPB iddeċieda li ma jiżvelax il-kummenti kollha, fl-intier tagħhom, magħmula fil-livell tal-persunal u/jew mill-membri tiegħu dwar l-abbozzi tal-verżjonijiet tad-Dikjarazzjoni 04/2021, il-Linji Gwida 2/2020 u t-tweġiba lill-Membru tal-PE. L-EDPB kien imħasseb li, anki jekk dawk il-kummenti jiġu anonimizzati, xorta jkun possibbli li jiġi identifikat l-awtur tal-kumment, pereżempju, permezz tal-użu tagħhom tal-lingwa jew tas-sintassi, u b’hekk id-divulgazzjoni tagħmel ħsara serja lill-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tiegħu.

26. Filwaqt li l-Ombudsman tirrikonoxxi li l-EDPB ipprovda raġunament aktar dettaljat f’dan ir-rigward, hija tinnota li l-EDPB ħassar il-kummenti kollha fl-intier tagħhom, irrispettivament mill-kontenut u n-natura speċifiċi tagħhom sabiex jipproteġi l-proċess wara d-deliberazzjonijiet tal-Bord. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman tinnota li għadd ta' kummenti huma pjuttost ta' natura ġenerika u jqajmu kunsiderazzjonijiet editorjali, li ma jidhrux sensittivi. L-Ombudsman tixtieq tfakkar li l-EDPB ma jistax sistematikament jaħbi tip partikolari ta’ informazzjoni mingħajr ma jivvaluta l-kontenut attwali tagħha. Ir-rekwiżit li ssir evalwazzjoni individwali tad-dokumenti mitluba sabiex jiġi ddeterminat jekk l-aċċess jistax jiġi rrifjutat abbażi ta’ riskju li għandu jkun reali u speċifiku, raġonevolment prevedibbli u mhux ipotetiku, japplika wkoll fil-każ ta’ aċċess parzjali. Huwa abbażi ta’ din il-valutazzjoni individwali, u fejn jiġi stabbilit tali riskju, li l-EDPB huwa meħtieġ jivvaluta l-eżistenza ta’ interess pubbliku prevalenti fid-divulgazzjoni. Mhuwiex ċar li l-EDPB wettaq tali valutazzjoni individwali tar-riskju għal kull wieħed mill-kummenti redatti biex ikun jista’ jiddistingwi bejn dawk il-partijiet li joħolqu riskju serju għall-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tiegħu u dawk li ma jagħmlux dan.

27. Madankollu, minħabba li l-ilmentatur ma ħax aktar kwistjoni bid-deċiżjoni tal-EDPB, u peress li l-EDPB ipprovda aċċess usa’ għad-dokumenti identifikati, l-Ombudsman iddeċidiet li tagħlaq il-każ.

28. L-Ombudsman jixtieq isemmi wkoll li l-protezzjoni tal-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet minn pressjoni esterna mmirata tista’ tkun raġuni għal rifjut biss jekk ir-realtà ta’ tali pressjoni tkun “stabbilita b’ċertezza”, u jkun hemm evidenza ta’“riskju raġonevolment prevedibbli li d-deċiżjoni li għandha tittieħed tkun affettwata b’mod sostanzjali minħabba dik il-pressjoni esterna”. Din is-sejba tal-Qorti tapplika irrispettivament minn jekk id-dokumenti inkwistjoni jiffurmawx parti mill-proċess leġiżlattiv jew le u jekk id-dokument huwiex finali jew le [12].

29. L-Ombudsman hija fiduċjuża li l-EDPB, meta jiffaċċja talbiet għal aċċess għal dokumenti fil-futur, se jiżgura li jikkonforma mal-ġurisprudenza u li, meta jfittex li japplika eċċezzjoni għad-divulgazzjoni, jistabbilixxi r-riskji maħluqa mid-divulgazzjoni ta’ dokument kollu jew ta’ partijiet minnu, inklużi kummenti interni, individwalment u fuq bażi ta’ każ b’każ, sabiex jiġi ddeterminat jekk tali riskju huwiex reali u attwali, prevedibbli u mhux purament ipotetiku.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Peress li l-EDPB ta aċċess usa’, l-Ombudsman iddeċidiet li tagħlaq il-każ.

L-ilmentatur u l-EDPB se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O ⁇ Reilly Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 31/10/2023

[1] Matul l-inkjesta, irriżulta li l-ebda dokument preparatorju relatat ma’ waħda miż-żewġ dikjarazzjonijiet tal-EDPB ma ġie vvalutat fl-istadji inizjali u konfermatorji. L-Ombudsman ħeġġet lill-EDPB jittratta dawn il-141 dokument bħala talba separata għal aċċess pubbliku.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/156600

[3] Linji Gwida 2/2020 tal-EDPB dwar “l-Artikoli 46(2)(a) u 46(3)(b) tar-Regolament 2016/679 għat-trasferimenti ta’ data personali bejn l-awtoritajiet u l-korpi pubbliċi taż-ŻEE u mhux taż-ŻEE”

[4] Dikjarazzjoni 04/2021 tal-EDPB dwar “Ftehimiet Internazzjonali Inklużi t-Trasferimenti”

[5] it-tweġiba hija disponibbli hawnhekk: https://edpb.europa.eu/system/files/2021-07/edpb_letter_out2021-0119_intveld_igas.pdf

[6] Għal aktar informazzjoni dwar l-isfond tal-ilment, l-argumenti tal-partijiet u l-inkjesta tal-Ombudsman, jekk jogħġbok irreferi għat-test sħiħ tal-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni.  

[7] L-Artikolu 4(1)(a) it-tielet inċiż tar-Regolament 1049/2001.

[8] Għal aktar informazzjoni dwar il-valutazzjoni tal-Ombudsman fir-rakkomandazzjoni tagħha, jekk jogħġbok irreferi għat-test sħiħ tar-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman disponibbli hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167856

[9] Il-KEPD ta aċċess parzjali għall-verżjoni li fadal tal-abbozz ta' dikjarazzjoni tiegħu, filwaqt li ħeba l-kummenti kollha li saru li jidentifikaw l-awtur.

[10] Il-KEPD ta aċċess parzjali għat-32 verżjoni li fadal ta' l-abbozz tal-linji gwida tiegħu, filwaqt li ħassar il-kummenti kollha li saru li jidentifikaw l-awtur.

[11] Il-KEPD ta aċċess parzjali għall-4 verżjonijiet li jifdal tal-abbozz ta' tweġiba tiegħu lil Membru tal-PE, filwaqt li ħassar il-kummenti kollha li jidentifikaw l-awtur

[12] Is-sentenza tal-Qorti Ġenerali tad-9 ta' Settembru 2014 fil-Kawża T-516/11, MasterCard et vs Il-Kummissjoni, hija marbuta ma' studju mitlub wara sejħa għall-offerti u tinkludi wkoll abbozzi ta' verżjonijiet ta' dokumenti. Ara l-paragrafi 15, 70-71. https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=157442&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=350441