Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F'Awwissu 2021, l-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil (EASO), predeċessur tal-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ażil (EUAA) (minn hawn 'il quddiem, imsejħa l-EEUA) ippubblika sejħa għal espressjonijiet ta' interess biex tiġi stabbilita lista ta' esperti esterni għall-iskjerament fit-Timijiet ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil tal-EUAA (EASO/2021/885)[1]. Is-sejħa, li se tkun miftuħa sa Mejju 2024, tkopri 76 profil tal-impjiegi differenti [2]. L-applikanti jistgħu japplikaw għal massimu ta’ tmien profili.

2. L-ilmentatur applika għal għadd ta’ profili, inkluż in-numru tal-profil 16 għal “esperti anzjani tal-każijiet” (minn hawn ’il quddiem, il-profil 16). Skont ir-rekwiżiti ta’ dan il-profil, l-applikanti jrid ikollhom “5 snin ta’ esperjenza ppruvata fil-qasam tal-migrazzjoni u l-ażil, li minnhom mill-inqas 3 snin ta’ esperjenza ppruvata fit-twettiq ta’ intervisti dwar l-ażil u fl-abbozzar ta’ opinjonijiet”.

3. Fis-7 ta’ Marzu 2022, l-EUAA infurmat lill-ilmentatur li ma kinitx inkludietha fil-lista ta’ esperti għall-profil 16, minħabba li ma ssodisfatx ir-rekwiżit ta’ hawn fuq rigward l-esperjenza professjonali minima. L-EUAA ħeġġet lill-ilmentatur biex jerġa’ jissottometti l-applikazzjoni tiegħu ladarba jilħaq it-tul minimu tal-esperjenza professjonali rilevanti.

4. Fl-istess jum, l-ilmentatur kiteb lill-EUAA. Hija sostniet li l-esperjenza tagħha ssodisfat il-kriterju rilevanti, kif muri fis-CV tagħha. Hija sostniet li seta’ kien hemm nuqqas ta’ ftehim u talbet lill-EUAA biex teżamina l-kwistjoni. L-ilmentatur talab ukoll lill-EUAA għal informazzjoni dwar kif taġġorna l-applikazzjoni tagħha.

5. Fl-istess jum, l-ilmentatur irrikorra wkoll għand l-Ombudsman biex jilmenta dwar id-deċiżjoni tal-EUAA li ma tinkludixha fil-lista ta’ esperti għall-profil 16. L-ilmentatur sostna wkoll li l-għodda ta’ applikazzjoni online rilevanti tal-EUAA ma ppermettitilhiex taġġorna l-applikazzjoni tagħha, minkejja l-fatt li s-sejħa kienet għadha miftuħa.

L-inkjesta

6.  Fiż-żmien meta l-ilmentatur irrikorriet għand l-Ombudsman, hija kienet għadha ma tatx biżżejjed żmien lill-EUAA biex twieġeb għat-talba tagħha għal rieżami [3]. Madankollu, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman innota li l-EUAA kienet għadha ma rrikonoxxietx li rċeviet it-talba tal-ilmentatur għal rieżami, minkejja l-fatt li l-perjodu ta’ żmien rilevanti kien skada [4].

7.  It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman identifika wkoll ċerti kwistjonijiet fil-proċedura tal-għażla li dehru li kienu problematiċi jew li kienu jeħtieġu kjarifika. B’mod partikolari, ma kienx ċar jekk l-EUAA kellhiex fis-seħħ mekkaniżmu ta’ appell u, jekk iva, kif dan ġie kkomunikat lill-applikanti u kif ħadem fil-prattika. It-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman kien imħasseb ukoll li l-informazzjoni disponibbli għall-applikanti dwar is-sistema ta' reklutaġġ relatata mas-sejħa ma kinitx biżżejjed.

8. L-Ombudsman fetħet inkjesta u talbet lill-EUAA tirrikonoxxi li rċeviet it-talba tal-ilmentatur għal rieżami u tipprovdilha perjodu ta’ żmien indikattiv għat-tweġiba sostantiva tagħha. L-Ombudsman talbet ukoll li tiltaqa’ mal-EUAA biex tiċċara l-aspetti msemmija hawn fuq tal-proċedura tal-għażla.

9. F’April 2022, l-EUAA kkonfermat li rċeviet it-talba tal-ilmentatur għal rieżami u tat lill-ilmentatur perjodu ta’ żmien indikattiv għat-tweġiba sostantiva tagħha (Mejju 2022). F’Ġunju 2022, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman iltaqa’ mar-rappreżentanti tal-EUAA.[5]

Dwar kif l-EUAA vvalutat l-applikazzjoni tal-ilmentatur

It-tweġiba tal-EUAA lill-ilmentatur

10. Fil-bidu ta’ Mejju 2022, l-EUAA infurmat lill-ilmentatur li, meta eżaminat it-talba tagħha għal rieżami, kienet identifikat diskrepanza bejn l-informazzjoni li l-ilmentatur kien inkluda fl-għodda ta’ applikazzjoni online tal-EUAA u l-informazzjoni li tinsab fis-CV tagħha fir-rigward tal-esperjenza professjonali. B’mod partikolari, deher li, filwaqt li l-esperjenza professjonali rilevanti tal-ilmentatur kopriet diversi perjodi ta’ żmien, mhux dawn il-perjodi ta’ żmien kollha kienu riflessi b’mod adegwat fl-għodda ta’ applikazzjoni online. L-EUAA żiedet li, għalkemm hija r-responsabbiltà tal-applikanti li jimlew l-applikazzjonijiet tagħhom b’mod korrett, il-kumitat tal-għażla kien qabel li jivvaluta mill-ġdid l-applikazzjoni tal-ilmentatur. L-ilmentatur se jiġi infurmat dwar l-eżitu tar-rivalutazzjoni dalwaqt.

11. Fl-aħħar ta’ Mejju 2023, l-EUAA reġgħet ikkuntattjat lill-ilmentatur. Hija ddikjarat li l-kumitat tal-għażla kien sab li, minflok ma uża entrata separata għal kull perjodu ta’ żmien ta’ esperjenza professjonali (bħala l-għodda ta’ applikazzjoni online meħtieġa), l-ilmentatur kien inkluda diversi perjodi ta’ żmien f’entrata waħda (b’referenza żbaljata għall-esperjenza professjonali l-oħra kollha tiegħu taħt id-“deskrizzjoni” tal-kompiti f’dik l-entrata unika). Madankollu, peress li l-għodda ta’ applikazzjoni online kkalkolat awtomatikament l-għadd eżatt ta’ snin, xhur u jiem għal kull esperjenza professjonali abbażi tad-dati tal-bidu u tat-tmiem iddikjarati mill-applikanti nfushom, dik l-esperjenza professjonali l-oħra ma kinitx ġiet magħduda. 

12. Fir-rigward tal-eżitu tar-rivalutazzjoni, l-EUAA infurmat lill-ilmentatur li, fil-valutazzjoni inizjali, il-kumitat tal-għażla kien sab li hija kienet issodisfat ir-rekwiżit għal ħames snin ta' esperjenza, iżda mhux ir-rekwiżit rigward tliet snin ta' esperjenza [6] Wara r-rivalutazzjoni, l-ilmentatur instab li kien jissodisfa wkoll ir-rekwiżit rigward tliet snin ta' esperjenza. L-EUAA pprovdiet lill-ilmentatur b’lista dettaljata ta’ kif l-esperjenza professjonali tagħha kienet ġiet ivvalutata kemm fil-kuntest tal-valutazzjoni inizjali kif ukoll tal-valutazzjoni mill-ġdid.

13. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-EUAA kienet iddeċidiet li tinkludi lill-ilmentatur fil-lista ta’ kandidati li għaddew għall-profil 16. Madankollu, sabiex jiġu evitati problemi simili fil-futur, l-EUAA stiednet lill-ilmentatur jaġġorna l-applikazzjoni online tiegħu bil-mod korrett, sabiex din tkun tirrifletti b’mod adegwat il-perjodi ta’ żmien kollha tal-esperjenza professjonali li hija qieset rilevanti għall-profili li għalihom kienet applikat.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman΄s

14. L-EUAA spjegat fid-dettall lill-ilmentatur kif il-kumitat tal-għażla vvaluta l-esperjenza professjonali tagħha u għaliex inizjalment kienet irrifjutat l-applikazzjoni tagħha għall-profil speċifiku. L-Ombudsman tqis li l-ispjegazzjoni tal-EUAA hija raġonevoli u adegwata.

15. L-EUAA sussegwentement ivvalutat mill-ġdid l-esperjenza professjonali tal-ilmentatur u inkludiet lill-ilmentatur fil-lista ta’ kandidati li għaddew għall-profil 16. L-Ombudsman għalhekk iqis li dan l-aspett tal-ilment ġie solvut.

Dwar l-aspetti ġenerali tal-proċedura tal-għażla

Il-kwistjonijiet identifikati mill-Ombudsman

16. Kif imsemmi hawn fuq [7], l-Ombudsman identifika ċerti kwistjonijiet fil-proċedura tal-għażla li dehru li kienu problematiċi jew li kienu jeħtieġu kjarifika. Dawn huma stabbiliti fid-dettall fid-deċiżjoni tal-għeluq tal-Ombudsman fil-każ parallel 574/2022/KT, li kien jikkonċerna l-istess proċedura tal-għażla.[8] Għal deskrizzjoni bir-reqqa ta’ dawk il-kwistjonijiet, l-Ombudsman għalhekk jirreferi għal dik id-deċiżjoni.[9]

17.  It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman qajjem dawn il-kwistjonijiet fil-laqgħa mar-rappreżentanti tal-EUAA. Fost affarijiet oħra, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman esprima t-tħassib li jista’ ma jkunx ċar biżżejjed għall-applikanti li l-informazzjoni sottomessa fil-formola ta’ applikazzjoni online biss se titqies meta tiġi vvalutata l-esperjenza professjonali tagħhom. B’mod partikolari, l-informazzjoni disponibbli dak iż-żmien tista’ twassal lill-applikanti biex jemmnu li l-kumitat tal-għażla jivvaluta l-esperjenza professjonali tagħhom abbażi tal-informazzjoni inkluża kemm fil-formola tal-applikazzjoni online kif ukoll fis-CV (li l-applikanti kienu meħtieġa wkoll itellgħu).

18. Matul il-laqgħa, l-EUAA ddikjarat, fost affarijiet oħra, li kienet qed taħdem biex ittejjeb il-proċeduri interni tagħha fis-seħħ dak iż-żmien, kif ukoll kif tikkomunika mal-applikanti.

Passi meħuda mill-EUAA matul l-inkjesta

19. Filwaqt li l-inkjesta kienet għadha għaddejja, l-Ombudsman talbet lill-EUAA għal aġġornament dwar il-kwistjonijiet diskussi matul il-laqgħa.

20.  Fit-tweġiba tagħha, l-EUAA tat lista komprensiva tal-passi li kienet ħadet sadanittant biex tindirizza l-kwistjonijiet identifikati mill-Ombudsman. Dawn huma deskritti fid-dettall fid-deċiżjoni tal-għeluq tal-Ombudsman fil-każ parallel 574/2022/KT [10], li għalih tirreferi mill-ġdid l-Ombudsman.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

21. Kif irrikonoxxiet l-Ombudsman fid-deċiżjoni tal-għeluq fil-każ parallel 574/2022/KT, l-EUAA ħadet passi konkreti biex ittejjeb l-aspetti interni u esterni tal-proċedura tal-għażla tagħha EASO/2021/885 u, b’mod partikolari, kif tikkomunika mal-applikanti rigward l-istadji kollha tal-proċedura (l-istadju tal-applikazzjoni, il-valutazzjoni, l-appelli).

22. Fost affarijiet oħra, l-EUAA aġġornat il-Gwida għall-Applikant iddedikata għas-sejħa, li hija ppubblikata fuq is-sit web tagħha ^[11]. Il-gwida tipprovdi struzzjonijiet dettaljati pass pass lill-applikanti dwar kif jimlew u jissottomettu l-applikazzjonijiet tagħhom bl-użu tal-għodda ta’ applikazzjoni online.

23. Barra minn hekk, il-Mistoqsijiet Frekwenti (FAQs) aġġornati relatati mas-sejħa issa jiddikjaraw b’mod espliċitu li “[l]-applikazzjonijiet kollha jiġu vvalutati biss skont il-kwalifiki u l-esperjenza professjonali rilevanti dettaljati mill-applikanti fid-diversi oqsma ta’ informazzjoni li jinsabu fl-għodda ta’ applikazzjoni online. Kwalunkwe informazzjoni addizzjonali pprovduta f’partijiet oħra tal-applikazzjoni tal-applikant (eż., fis-CVs ta’ akkumpanjament) fil-prinċipju ma tiġix ikkunsidrata.”^[12]

24. Fil-każ parallel 574/2022/KT, l-EUAA spjegat ukoll li, abbażi tal-ħtiġijiet operazzjonali tagħha, hija twettaq valutazzjonijiet għad-diversi profili matul is-sena. Fid-data meta l-kumitat tal-għażla jiddeċiedi li jwettaq valutazzjoni għal profil speċifiku, il-lista tal-applikanti hija “iffriżata”; dan ifisser li l-ebda applikant ieħor ma jiġi vvalutat għal dak il-profil speċifiku. Il-kumitat ta’ selezzjoni għalhekk jikkunsidra biss l-applikanti li, sa din id-data ta’ limitu, esprimew interess fil-profil speċifiku u jissodisfaw ir-rekwiżiti ta’ dan il-profil. Għalhekk, l-EUAA tistieden lill-applikanti jaġġornaw regolarment l-applikazzjonijiet tagħhom bl-aħħar esperjenza professjonali u kwalifiki kollha tagħhom ^[13].

25. L-Ombudsman tifhem li dan l-“iffriżar” tal-lista ta’ applikanti fiż-żmien meta l-EUAA twettaq valutazzjoni għad-diversi profili jispjega għaliex it-tentattiv tal-ilmentatur li jaġġorna l-applikazzjoni tiegħu fl-istess jum meta rċeviet l-ittra ta’ rifjut tal-EUAA ma rnexxiex. Fi kwalunkwe każ, l-Ombudsman tinnota li, f’każ ta’ mistoqsijiet jew diffikultajiet tekniċi relatati mal-għodda ta’ applikazzjoni online tal-EUAA, l-applikanti issa għandhom il-possibbiltà li jikkuntattjaw lill-EUAA permezz ta’ kaxxa postali funzjonali ddedikata għall-proċedura tal-għażla inkwistjoni.

26. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman isib li dan l-aspett tal-inkjesta ġie solvut ukoll.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman jagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja [14]:

L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ażil (EEUA) solviet il-kwistjonijiet koperti mill-inkjesta.

L-ilmentatur u l-EUAA se jiġu infurmati b'din id-deċiżjoni.[15]

Tina Nilsson

Kap tal-Unità tat-Trattament tal-Każijiet

Strasburgu, 18/07/2023

[1] Disponibbli fuq: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Ara https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Skont il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba (“ECGAB”) (l-Artikolu 17) (disponibbli fuq https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510), “deċiżjoni dwar kull talba jew ilment lill-istituzzjoni tittieħed f’limitu ta’ żmien raġonevoli, mingħajr dewmien, u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn xahrejn mid-data tal-wasla”.

[4] Skont l-Artikolu 14 tal-ECGAB, “[k]ull ittra jew ilment lill-istituzzjoni għandhom jirċievu konferma tar-riċevuta fi żmien ġimagħtejn, ħlief jekk tkun tista’ tintbagħat tweġiba sostantiva f’dak il-perjodu”.

[5] Il-laqgħa f’dan il-każ saret b’mod konġunt ma’ dik fil-każ 574/2022/KT dwar l-istess proċedura tal-għażla.

[6] Ara hawn fuq, il-paragrafu 2.

[7] Ara l-paragrafu 7.

[8] Id-deċiżjoni hija disponibbli fuq https://www.ombudsman.europa.eu/mt/decision/mt/172411

[9] Ara l-punti 15-18 ta’ din id-deċiżjoni.

[10] Ara l-punti 21-30 ta' dik id-deċiżjoni.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Applikazzjoni%20Gwida.pdf

[12] Ara FAQ 4 (enfasi fl-oriġinal).

[13] Ara l-FAQ 9.

[14] Dan l-ilment ġie ttrattat taħt trattament ta' każijiet delegati, skont id-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni

[15] Informazzjoni sħiħa dwar il-proċedura u d-drittijiet relatati mal-ilmenti tista' tinstab fuq 

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707