Għażiż Sur E.,

Fil-21 ta' Ottubru 2000 inti għamilt ilment lill-Ombudsman Ewropew f'isem l-EeC Ab Education dwar it-trattament tal-programm Leonardo da Vinci PL/99/1004/I.1.2.b/FPC mill-Kummissjoni Ewropea.

Fit-28 ta' Novembru 2000, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni Ewropea. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fit-12 ta' Marzu 2001. Bgħattlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fil-21 ta' April 2001. Fit-30 ta’ Mejju 2001, tlabt informazzjoni addizzjonali mingħand il-Kummissjoni. Fit-3 ta’ Settembru 2001, inti għamilt sottomissjoni oħra. Fis-26 ta' Settembru 2001, jiena bgħattlek l-informazzjoni addizzjonali mill-Kummissjoni flimkien ma' stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, jekk xtaqt hekk. L-ebda osservazzjoni ma tidher li waslet mingħandek.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Fl-ilment tiegħu l-ilmentatur jispjega li l-Edukazzjoni EeC Ab hija sieħeb fil-Programm Leonardo da Vinci. Skont l-ilmentatur, EeC Ab Education ma rċevietx il-pagament ta’ SEK 200 000 mis-sieħeb tagħha POPON fil-Polonja. Eec Ab Education ikkuntattja kemm lis-sieħeb Pollakk POPON kif ukoll lill-Kummissjoni Ewropea. Il-Kummissjoni spjegat li għandha biss setgħat limitati biex tikkontrolla l-azzjonijiet tas-sħab u li tista’ sempliċiment tipproċedi għal awditu. B'riżultat ta' dan, il-Kummissjoni wettqet verifika mhux tas-sieħeb Pollakk ikkonċernat, iżda tal-Unità Nazzjonali ta' Koordinazzjoni (NCU) f'Varsavja. L-ilmentatur huwa tal-fehma li l-awditu kellu jitwettaq fi ħdan is-sieħeb Pollakk POPON.

L-ilmentatur isostni li l-Kummissjoni għandha tikkontrolla l-ġestjoni xierqa tal-fondi tal-programm u tissorvelja l-ħlas tal-fatturi dovuti lil Eec Ab Education.

L-Inkwantu

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

L-ilment jikkonċerna l-proġett Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, magħżul fil-qafas tal-ewwel fażi tal-programm Leonardo da Vinci.

L-għan tal-programm Leonardo da Vinci huwa li jimplimenta politika Komunitarja ta' taħriġ vokazzjonali li tappoġġa u tissupplimenta inizjattivi u azzjonijiet nazzjonali fil-qasam tat-taħriġ vokazzjonali. Il-programm huwa miftuħ għall-Istati Membri, il-pajjiżi tal-EFTA, il-pajjiżi tal-Ewropa Ċentrali u tal-Lvant u Ċipru. Il-proġetti jistgħu jiġu sottomessi taħt għadd ta’ miżuri differenti, miġbura mill-ġdid f’erba’ Fergħat. F'kull pajjiż tiġi stabbilita struttura ta' koordinazzjoni waħda jew aktar mill-awtoritajiet nazzjonali sabiex tiġi żgurata l-implimentazzjoni tal-programm fil-livell nazzjonali, inkluża l-amministrazzjoni ta' kollokamenti u skambji transnazzjonali fi ħdan il-mobbiltà tal-Fergħa I - l-hekk imsejħa "Unitajiet ta' Koordinazzjoni Nazzjonali" (NCY).

F’termini prattiċi, l-implimentazzjoni tal-mobbiltà tal-Fergħa I hija bbażata fuq għotja globali attribwita kull sena mill-Kummissjoni lil kull pajjiż abbażi ta’ “pjan ta’ ġestjoni operazzjonali”. Għalhekk kull sena jiġi stabbilit kuntratt bejn il-Kummissjoni u l-NCUs tal-pajjiż rilevanti. L-NCU ssir b’dan il-mod kompletament responsabbli għall-amministrazzjoni u l-ġestjoni tal-fondi għall-implimentazzjoni tal-miżura; dan jinkludi l-evalwazzjoni tal-proposti tal-proġetti sottomessi, l-għażla, l-ikkuntrattar u l-amministrazzjoni attwali u s-segwitu tal-proġetti (inklużi l-pagamenti, ir-rapportar, eċċ.).

Il-proġett Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC ġie sottomess lil u magħżul mill-Unità ta' Koordinazzjoni Nazzjonali Pollakka fl-1999, fil-qafas tal-mobbiltà tal-Fergħa I. Il-proġett kellu l-għan li jorganizza kollokamenti ta’ xogħol fl-Iżvezja għal 30 jum għal grupp ta’ persuni Pollakki b’diżabilità. Il-promotur tal-proġett, u l-kuntrattur għall-NCU Pollakka kienu l-organizzazzjoni Pollakka POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Organizzazzjoni Pollakka ta’ Min Iħaddem lill-Persuni b’Diżabilità). L-organizzazzjoni ospitanti fl-Iżvezja kienet Eec Ab Education. Skont ir-regoli eżistenti, l-NCU stabbiliet kuntratt mal-organizzazzjoni promotur, bl-użu tal-mudell ipprovdut mill-Kummissjoni. Min-naħa tagħha, skont it-termini ta’ dan il-kuntratt, POPON kienet obbligata tagħmel l-arranġamenti meħtieġa rigward il-ftehimiet li għandhom jiġu konklużi mal-imsieħba u l-organizzazzjonijiet ospitanti. POPON u Eec Ab Education ikkonkludew ftehim fis-17 ta' Mejju 1999.

Fl-4 ta' Jannar 2000 l-unità tad-Direttorat Ġenerali għall-Edukazzjoni u l-Kultura (DĠ EAC) responsabbli għall-implimentazzjoni tal-Programm Leonardo da Vinci rċeviet nota mill-kwerelant li lmenta dwar id-diffikultajiet li nqalgħu fl-implimentazzjoni tal-proġett.

In-nota spjegat li minħabba għadd ta’ problemi u nuqqas ta’ qbil li kienu seħħew matul l-implimentazzjoni tal-kollokamenti, il-kooperazzjoni bejn POPON u Eec Ab Education kienet intemmet qabel l-iskadenzi kuntrattwali miftiehma, u li organizzazzjoni Żvediża oħra, li kienet qed tikkonsulta lill-EET, kienet ħadet f’idejha. Il-problemi li wasslu għal din it-terminazzjoni bikrija kienu jinkludu l-fatt li POPON kienet bagħtet lill-Iżvezja persuni li d-diżabilitajiet u l-ħiliet lingwistiċi tagħhom huma differenti minn dawk miftiehma, u b’hekk kien impossibbli għall-EeC Ab Education li twettaq il-programm edukattiv kif ippjanat oriġinarjament.

Skont l-ilmentatur wara l-interruzzjoni tal-kooperazzjoni, kien jintlaħaq ftehim bejn POPON u EeC Ab Education dwar ir-rimborż tal-infiq imġarrab minn dan tal-aħħar matul il-kollokamenti. L-ilmentatur sostna li minkejja dan il-fatt xi fatturi ma kinux ġew rimborżati.

Is-servizzi tad-DĠ EAC għamlu kuntatti informali minnufih mal-ilmentatur biex jiksbu informazzjoni addizzjonali dwar il-każ. Peress li l-proġett inkwistjoni kien jappartjeni għal miżura kompletament deċentralizzata, l-ilmentatur ġie mfakkar li s-superviżjoni sħiħa tal-proġett setgħet tiġi żgurata biss mill-NCU Pollakka. Madankollu, id-DĠ EAC impenja ruħu li jsegwi l-kwistjoni mill-qrib kemm jista’ jkun sabiex jiffaċilita soluzzjoni.

Bejn Jannar u Frar 2000 saru kuntatti intensi mis-servizzi tad-DĠ EAC mal-NCU Pollakka. L-NCU infurmat lis-servizzi tad-DĠ EAC li kienu qed jippruvaw jaġixxu bħala medjatur bejn iż-żewġ partijiet, mingħajr ħafna suċċess. L-NCU spjegat ukoll li POPON ma kellhiex l-intenzjoni li tirrimborża xi fatturi peress li dawn allegatament irreferew jew għal servizzi li ma ġewx ikkonsenjati jew għal spejjeż li seħħew barra mill-perjodu kuntrattwali, u li POPON kienet determinata li tiddefendi l-każ tagħha u li tressaqu l-qorti jekk ikun meħtieġ. L-NCU Pollakka infurmat ukoll lis-servizzi tad-DĠ EAC li kienu ddeċidew li jkeċċu impjegat, peress li kienet inġabret evidenza li l-persuna kienet qed tikkoopera ma’ POPON. Din il-kooperazzjoni, madankollu, kienet bdiet biss wara li ntgħażel il-proġett.

Fit-3 ta' Marzu 2000 intbagħtet tweġiba uffiċjali lill-kwerelant li tenniet l-ispjegazzjonijiet li diġà ngħataw u infurmatu dwar il-passi li ttieħdu.

Fil-bidu ta’ April 2000, id-DĠ EAC wettaq verifika tal-NCU Pollakka: ma nstabet l-ebda irregolarità fir-rigward tal-ġestjoni tal-fondi Komunitarji. Barra minn hekk, il-bini ta’ POPON saritlu wkoll żjara informali, iżda ma sar l-ebda awditu uffiċjali tal-proġett.

Fit-22 ta’ Lulju 2000, is-servizzi tad-DĠ EAC irċevew nota ġdida mill-ilmentatur li ssostni li t-tilwima tiegħu ma’ POPON kienet għadha ma ġietx solvuta u tħeġġeġ lill-Kummissjoni tieħu azzjoni. Fit-tweġiba tal-4 ta’ Settembru 2000 ġie enfasizzat li minħabba d-deċentralizzazzjoni tal-miżura inkwistjoni, il-Kummissjoni m’għandha l-ebda setgħa li tintervjeni direttament f’din it-tilwima kuntrattwali. Inġibdet l-attenzjoni għad-dispożizzjonijiet dwar is-soluzzjoni tat-tilwim stabbiliti mill-kuntratt.

Is-servizzi tad-DĠ EAC kienu qed jikkunsidraw mill-ġdid il-ħtieġa għal awditu tal-proġett.

Il-Kummissjoni tqis li għamlet dak li kien taħt ir-responsabbiltà tagħha. Ma teżisti l-ebda relazzjoni kuntrattwali bejn il-Kummissjoni u l-promoturi tal-proġett, u bl-ebda mod ma tista’ tintervjeni direttament f’tilwim marbut mal-implimentazzjoni tal-kuntratt. Is-superviżjoni tal-proġett taqa’ taħt ir-responsabbiltà tal-NCU Pollakka. Jekk ma tkun tista' tinstab l-ebda soluzzjoni amikevoli, it-tilwima għandha tiġi solvuta minn qorti kompetenti fis-sede rreġistrata tal-promotur.

Il-Kummissjoni għandha r-responsabbiltà ġenerali li tikkontrolla l-mod kif qed jiġi implimentat il-Programm. Dan jinkludi kemm azzjoni ta' monitoraġġ aktar "relatata mal-kontenut" biex jiġi aċċertat jekk l-attivitajiet u l-proċeduri mwettqa fil-livell nazzjonali mill-NCU jikkonformawx mal-prinċipji u l-kriterji tal-Leonardo da Vinci, kif ukoll is-setgħa li jiġu kkontrollati kemm l-NCU kif ukoll il-proġetti individwali sabiex jiġi vverifikat jekk il-fondi Komunitarji ntużawx f'konformità mar-regoli. Dawn ir-responsabbiltajiet ġew eżerċitati bis-sħiħ fil-każ imressaq fl-ilment. Id-DĠ EAC intervjena mill-bidu mal-NCU Pollakka sabiex ifittex kjarifika u jiffaċilita r-rwol tal-NCU bħala medjatur fit-tilwima bejn l-EeC Ab Education u POPON. L-ispjegazzjonijiet u l-informazzjoni li waslu mill-NCU Pollakka s’issa dehru li kienu sodisfaċenti.

Fir-rigward tal-possibbiltà li jitwettqu kontrolli tal-awditjar, l-awditu tal-NCU Pollakka ma wera l-ebda irregolarità. Iż-żjara informali f'POPON ma wriet l-ebda problema speċjali. Madankollu, verifika formali tal-proġett qed tiġi kkunsidrata mis-servizzi tad-DĠ EAC.

L-ilmentatur indika li kien fehem li t-tilwima bejn is-sieħeb Pollakk POPON u EeC Ab Education kellha tiġi solvuta quddiem qorti kompetenti. L-ilmentatur fehem li l-Ombudsman ma setax jintervjeni f’kawża tal-qorti fil-Polonja. Madankollu, l-ilmentatur talab li l-Kummissjoni u d-DĠ EAC jipproċedu b’awditu tas-sieħeb Pollakk POPON.

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-Kummissjoni u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, deher li kienu meħtieġa aktar inkjesti. L-Ombudsman talbet opinjoni kumplimentari mill-Kummissjoni dwar jekk is-servizzi tad-DĠ EAC tawx bidu għal verifika tal-proġett inkwistjoni kif imsemmi fl-opinjoni tal-Kummissjoni.

F’April 2001 is-servizzi finanzjarji tad-DĠ EAC qablu li jniedu verifika ad hoc tal-proġett. Fin-nuqqas ta’ riżorsi interni suffiċjenti, il-verifika titwettaq minn kumpanija esterna. Il-proċedura għall-għażla u l-ikkuntrattar tal-kumpanija esterna nbdiet f’Mejju 2001, u għandha tiġi konkluża matul is-Sajf 2001. Il-verifika hija mistennija li ssir fil-Ħarifa 2001.

L-għan tal-verifika huwa li jiġi vverifikat li l-fondi Komunitarji ntużaw mill-proġett skont ir-regoli applikabbli. Skont it-termini ta’ referenza, l-awditu se jinkludi l-verifika tal-kostijiet tal-eliġibbiltà, speċjalment fir-rigward tal-ispejjeż magħmula mis-sħab u l-verifika tal-konformità tagħhom mad-dispożizzjonijiet tal-ftehimiet rilevanti. Ix-xogħol se jinkludi verifika tal-proġett Pollakk PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat fil-bini tal-promotur fil-Polonja (POPON), u jekk meħtieġ ukoll żjara fil-bini tas-sieħeb fl-Iżvezja (EeC Ab Education).

L-ilmentatur jidher li ma bagħatx l-osservazzjonijiet komplementari tiegħu.

Id-Deċiżjoni

1.1 Skont l-ilmentatur, EeC Ab Education ma rċevietx il-ħlas ta' 200 000 SEK mis-sieħeb tagħha POPON fil-Polonja. Eec Ab Education ikkuntattja kemm lis-sieħeb Pollakk POPON kif ukoll lill-Kummissjoni Ewropea. L-ilmentatur isostni li l-Kummissjoni għandha tikkontrolla l-ġestjoni xierqa tal-fondi tal-programm u tissorvelja l-ħlas tal-fatturi dovuti lil Eec Ab Education. L-ilmentatur huwa tal-fehma li l-awditu kellu jsir fi ħdan is-sieħeb Pollakk POPON.

1.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li għandha r-responsabbiltà ġenerali li tikkontrolla l-mod kif qed jiġi implimentat il-Programm. Dan jinkludi kemm azzjoni ta' monitoraġġ aktar "relatata mal-kontenut" biex jiġi aċċertat jekk l-attivitajiet u l-proċeduri mwettqa fil-livell nazzjonali mill-NCU jikkonformawx mal-prinċipji u l-kriterji tal-Leonardo da Vinci, kif ukoll is-setgħa li jiġu kkontrollati kemm l-NCU kif ukoll il-proġetti individwali sabiex jiġi vverifikat jekk il-fondi Komunitarji ntużawx f'konformità mar-regoli. Skont il-Kummissjoni, dawn ir-responsabbiltajiet ġew eżerċitati bis-sħiħ fil-każ imressaq fl-ilment. Id-DĠ EAC intervjena mill-bidu mal-NCU Pollakka sabiex ifittex kjarifika u jiffaċilita r-rwol tal-NCU bħala medjatur fit-tilwima bejn l-EeC Ab Education u POPON. L-ispjegazzjonijiet u l-informazzjoni li waslu mill-NCU Pollakka s’issa dehru li kienu sodisfaċenti. Fir-rigward tal-possibbiltà li jitwettqu kontrolli tal-awditjar, l-awditu tal-NCU Pollakka ma wera l-ebda irregolarità. Iż-żjara informali f'POPON ma wriet l-ebda problema speċjali. Madankollu, verifika formali tal-proġett qed tiġi kkunsidrata mis-servizzi tad-DĠ EAC.

1.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur indika li fehem li t-tilwima bejn is-sieħeb Pollakk POPON u EeC Ab Education kellha tiġi solvuta quddiem qorti kompetenti. Madankollu, l-ilmentatur talab li d-DĠ EAC tal-Kummissjoni jipproċedi b’awditu tas-sieħeb Pollakk POPON.

1.4 L-Ombudsman talbet informazzjoni komplementari mill-Kummissjoni dwar jekk is-servizzi tad-DĠ EAC tawx bidu għal verifika tal-proġett inkwistjoni kif imsemmi fl-opinjoni tal-Kummissjoni.

1.5 Fl-opinjoni komplementari tagħha, il-Kummissjoni indikat li f'April 2001 is-servizzi finanzjarji tad-DĠ EAC qablu li jniedu verifika ad hoc tal-proġett. L-għan tal-verifika huwa li jiġi vverifikat li l-fondi Komunitarji ntużaw mill-proġett skont ir-regoli applikabbli. Il-verifika hija mistennija li ssir fil-Ħarifa 2001. Skont it-termini ta’ referenza, l-awditu se jinkludi l-verifika tal-kostijiet tal-eliġibbiltà, speċjalment fir-rigward tal-ispejjeż magħmula mis-sħab u l-verifika tal-konformità tagħhom mad-dispożizzjonijiet tal-ftehimiet rilevanti. Ix-xogħol se jinkludi verifika tal-proġett Pollakk PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat fil-bini tal-promotur fil-Polonja (POPON), u jekk meħtieġ ukoll żjara fil-bini tas-sieħeb fl-Iżvezja (EeC Ab Education).

1.6 Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman jidher li l-Kummissjoni eżerċitat ir-responsabbiltajiet tagħha u wettqet verifika fl-Unità Nazzjonali ta' Koordinazzjoni (NCU) f'Varsavja. Barra minn hekk, jidher li l-Kummissjoni qablet li tniedi verifika ad hoc tal-proġett li tinkludi verifika tal-proġett Pollakk. Il-Kummissjoni għalhekk aġixxiet fil-limiti tal-awtorità legali tagħha u jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina.

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Dejjem tiegħek,

Jacob SÖDERMAN