Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Dan l-ilment jikkonċerna ċ-ċaħda ta’ proposta tal-EuropeAid minħabba l-allegata sottomissjoni tard tad-dokumenti ta’ sostenn.

2. L-ilmentatur ipparteċipa fis-Sejħa ristretta għall-proposti EuropeAid/129-019/C/ACT/KP - Lot 2 (Programm għas-Sigurtà Alimentari tal-- tar-Repubblika Demokratika Popolari tal-Korea 2009), imnedija mid-Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni għall-Iżvilupp u l-Kooperazzjoni EuropeAid (AIDCO). (1) "Pontijiet għall-għarfien organiku fil-Korea (BOKK) - building capacity for organic agriculture development in DPR Korea" (Il-bini tal-kapaċità tal- għall-iżvilupp tal-agrikoltura organika fil-Korea ta' Fuq).

3. Permezz ta' ittra tad-19 ta' Ottubru 2010, il-President tal-Kumitat ta' Evalwazzjoni informa lill-ilmentatur li l-proposta tiegħu kienet intgħażlet b'mod provviżorju. Huwa stieden lill-ilmentatur biex jibgħat il-Formoli tal-Identifikazzjoni Finanzjarja u tal-Entità Legali sad-data ta' skadenza tas-26 ta' Ottubru 2010. Inkella, l-applikazzjoni tagħha tiġi eskluża.

4. F'email datata l-15 ta' Novembru 2010, il-Maniġer tal-Programm tal-Kummissjoni rrefera għall-għażla provviżorja u talab lil min għamel l-ilment, sabiex ikun jista' jibda l-proċedura tal-Ftehim ta' Għotja li kellha titlesta sal-31 ta' Diċembru 2010, biex jissottometti ċerta informazzjoni ("biex inkun nista' nibda malajr il-proċedura ta' kuntrattar għall-għotja tiegħek (skadenza hija l-31/12/2010), nitolbok tagħtini, jew tikkonferma, l-informazzjoni li ġejja: ..."). Fit-28 ta’ Diċembru 2010, l-ilmentatur bagħat l-informazzjoni u d-dokumenti mitluba permezz tal-posta elettronika lill-Maniġer tal-Programm. L-ilmentatur irċieva messaġġ bil-posta elettronika barra mill-uffiċċju mill-Maniġer tal-Programm li jaqra kif ġej:

"Nirringrazzjak tal-messaġġ tiegħek, li se naqra mar-ritorn tiegħi fit-3 ta' Jannar 2011. Jekk jogħġbok innota li s-servizzi tal-Kummissjoni se jingħalqu mit-23 ta’ Diċembru sat-2 ta’ Jannar inkluż. Għal kwalunkwe kwistjoni URĠENTI bejn it-23 u l-31 ta’ Diċembru, jekk jogħġbok ikkuntattja lis-Sur [X, Aġent Kap tal-Unità]: EMail: ... Tel: ...)".

5. L-ilmentatur ma kkuntattjax lis-Sur X wara li rċieva l-messaġġ barra mill-uffiċċju. Fid-29 ta’ Diċembru 2012, l-ilmentatur bagħat ukoll l-informazzjoni u d-dokumenti mitluba bil-posta lill-Kummissjoni li rċeviethom fit-3 ta’ Jannar 2011. Fit-28 ta’ Jannar 2011, wara li ma rċieva l-ebda feedback, l-ilmentatur ikkuntattja lill-Maniġer tal-Programm bit-telefown u ġie infurmat li l-Kummissjoni kienet irċeviet l-ittra tagħha u li dalwaqt kienet se tibgħat tweġiba formali [1].

6. Fl-10 ta' Frar 2011, l-Aġent Kap tal-Unità bagħat ittra lill-ilmentatur, fejn infurmah li l-informazzjoni meħtieġa kienet waslet għand is-servizzi tal-Kummissjoni fit-3 ta' Jannar 2011, li kien tard wisq biex jiġi pproċessat il-Ftehim ta' Għotja. Huwa ddikjara, madankollu, li, meta jitqies il-potenzjal tal-proposta tal-ilmentatur, huwa ttama li l-ilmentatur jibqa' interessat fl-attivitajiet tal-Kummissjoni fil-Korea ta' Fuq. Huwa ġibed l-attenzjoni tal-ilmentatur għal Sejħa ġdida għal proposti li kienet ġiet ippubblikata fit-23 ta' Diċembru 2010.

7. Fl-istess jum, l-ilmentatur bagħat email lill-Maniġer tal-Programm. Fl-14 ta’ Frar 2011, hija bagħtet ukoll ittra lill-Aġent Kap tad-Diviżjoni, fejn indikat li kienet bagħtet l-informazzjoni mitluba kemm bil-posta elettronika kif ukoll bil-posta regolari fit-28 u fid-29 ta’ Diċembru 2010 rispettivament, u b’hekk osservat l-iskadenza tal-31 ta’ Diċembru 2010. L-ilmentatur irrefera wkoll għall-konverżazzjoni telefonika tat-28 ta’ Jannar 2011 li matulha, allegatament, il-Maniġer tal-Programm kien infurmah li d-dokumenti kienu waslu b’mod korrett u kienu qed jiġu pproċessati. L-ilmentatur għalhekk ikkonkluda li, apparentement, kien hemm komunikazzjoni ħażina fi ħdan l-Unità bir-riżultat li l-informazzjoni mitluba ma ġietx riċevuta mill-uffiċċju jew l-unità xierqa. Huwa ddikjara li nuqqas ta' ftehim żgħir m'għandux isir ostaklu għal proġetti li jikkontribwixxu għas-sitwazzjoni fraġli tas-sigurtà tal-ikel tal-Korea ta' Fuq. Għalhekk, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni terġa’ tikkunsidra d-deċiżjoni tagħha u tkompli tipproċessa l-Ftehim ta’ Għotja.

8. Fl-4 ta’ Marzu 2011, l-Aġent Kap ta’ Diviżjoni wieġeb u kkonferma l-pożizzjoni preċedenti tiegħu. Huwa argumenta li, wara li rċieva l-messaġġ barra mill-uffiċċju tal-Maniġer tal-Programm fit-28 ta' Diċembru 2010, il-kwerelant kellu jgħaddilu l-email tiegħu. Huwa indika wkoll li d-dokumenti oriġinali mibgħuta bil-posta regolari fid-29 ta’ Diċembru 2010 waslu għand is-servizzi tiegħu biss fit-3 ta’ Jannar 2011, li kien tard wisq biex jiġi pproċessat il-Ftehim ta’ Għotja.

9. Fil-11 ta' Marzu 2011, l-ilmentatur bagħat email lill-Aġent Kap tal-Unità u lill-Maniġer tal-Programm fejn esprima d-diżappunt tiegħu għall-eżitu. Permezz ta' ittra tal-4 ta' April 2011, il-Kummissjoni tenniet li ma kienx possibbli li tipproċedi bil-Ftehim ta' Għotja u infurmat lill-ilmentatur dwar il-proċedura għall-appell tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

10. Fl-14 ta' Marzu 2011, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew u għamel l-allegazzjoni u d-dikjarazzjoni li ġejjin:

L-ilmentatur allega li kien hemm nuqqas ta' komunikazzjoni xierqa fi ħdan l-unità kkonċernata, u li l-Kummissjoni ttrattat il-proposta tal-ilmentatur b'mod inġust.

L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha tapprova l-proposta tal-ilmentatur, li kienet intgħażlet b’mod provviżorju, u tibda l-proċedura tal-Ftehim ta’ Għotja biex tippermetti lill-ilmentatur jibda l-proġett.

11. Fir-rigward tal-allegazzjoni ta' hawn fuq, l-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni jekk l-opinjoni tagħha tistax tqis l-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali. L-Ombudsman talab ukoll lill-Kummissjoni biex tispjega fl-opinjoni tagħha (i) għaliex kienet tal-fehma li l-informazzjoni rilevanti waslet għand is-servizzi tagħha biss fit-3 ta' Jannar 2011, minkejja li l-email tal-ilmentatur waslet fit-28 ta' Diċembru 2010; u (ii) għaliex qieset li kien tard wisq biex il-Ftehim ta' Għotja jiġi pproċessat fit-3 ta' Jannar 2011, filwaqt li ma kienx ikun tard wisq li kieku l-informazzjoni rilevanti ntbagħtet lis-Sur X sal-31 ta' Diċembru 2010 (ara l-ittra ta' dan tal-aħħar datata l-4 ta' Marzu 2011).

L-inkjesta

12. L-Ombudsman bagħat l-ilment lill-Kummissjoni għal opinjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fis-27 ta' Lulju 2011. Din intbagħtet lill-ilmentatur b’talba biex jissottometti osservazzjonijiet sat-30 ta’ Settembru 2011. L-ilmentatur ma ssottomettiex osservazzjonijiet. F’email tal-25 ta’ April 2012, l-ilmentatur indika li ma qiesx li kien utli li jagħmel osservazzjonijiet u li ma kien hemm l-ebda element ġdid x’jiżdied mal-ilment oriġinali tiegħu.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Allegazzjoni ta' trattament mhux xieraq u inġust tal-proposta tal-ilmentatur u t-talba korrispondenti

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

13. L-ilmentatur allega li kien hemm nuqqas ta’ komunikazzjoni xierqa fi ħdan l-unità kkonċernata, u li l-Kummissjoni ttrattat il-proposta tagħha b’mod inġust. Hija sostniet li l-Kummissjoni għandha tapprova l-proposta tagħha, li kienet intgħażlet b’mod provviżorju, u tibda l-proċedura tal-Ftehim ta’ Għotja biex tkun tista’ tibda l-proġett. B'appoġġ għall-ilment tiegħu, l-ilmentatur argumenta li, meta rċieva l-email barra mill-uffiċċju mill-Maniġer tal-Programm, huwa ma kkuntattjax lis-Sur X, l-Aġent Kap tal-Unità, minħabba li ma qiesx li t-tweġiba tiegħu għat-talba tal-Maniġer tal-Programm għal informazzjoni addizzjonali kienet emerġenza li kellha tiġi indirizzata fin-nuqqas tagħha u fil-perjodu fejn is-servizzi tal-Kummissjoni ngħalqu. Barra minn hekk, l-ilmentatur ma kienx sema’ lis-Sur X qabel u ma kellu l-ebda raġuni biex jaħseb li jista’ jkun involut fil-proċedura. L-ilmentatur argumenta wkoll li l-Maniġer tal-Programm infurmah f’konverżazzjoni telefonika tat-28 ta’ Jannar 2011 li d-dokumenti rilevanti kienu waslu b’mod korrett u kienu qed jiġu pproċessati, filwaqt li, permezz ta’ ittra tal-10 ta’ Frar 2011, l-ilmentatur ġie infurmat li d-dokumenti kienu waslu tard wisq biex il-Ftehim ta’ Għotja jiġi pproċessat.

14. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni l-ewwel spjegat li, ladarba tkun ittieħdet id-deċiżjoni tal-għoti (inkluża l-lista ta’ benefiċjarji magħżula), il-Ftehimiet ta’ Għotja individwali jridu, skont l-Artikolu 77(2) tar-Regolament Finanzjarju [2], jiġu konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena ta’ wara l-adozzjoni tal-impenn globali. F’dan il-każ, id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (Finanzjament) 021-094 dwar is-Sejħa għall-proposti EuropeAid/129-019/C/ACT/KP ittieħdet fit-8 ta’ Mejju 2009. Għalhekk, l-iskadenza għall-iffirmar tal-Ftehim ta’ Għotja kienet il-31 ta’ Diċembru 2010. Il-Kummissjoni indikat li l-iskadenza stipulata fir-Regolament Finanzjarju hija obbligatorja u ma tista’ tiġi estiża taħt l-ebda ċirkostanza. Għalhekk, l-ebda kuntratt ma jista’ jiġi konkluż lil hinn minn din l-iskadenza.

15. Fir-rigward tal-allegata ġestjoni ħażina fil-komunikazzjoni, il-Kummissjoni indikat li l-uffiċċji tagħha kienu uffiċjalment magħluqa bejn it-23 ta’ Diċembru 2010 u t-2 ta’ Jannar 2011. Madankollu, sabiex tiġi żgurata l-kontinwità tal-operat, speċjalment fir-rigward tal-kuntratti li għandhom jiġu ffirmati qabel tmiem is-sena, kien hemm fis-seħħ “tim fuq xogħol” fl-unità kkonċernata (DEVCO D2) sabiex jittratta kwistjonijiet urġenti. Bejn it-23 ta’ Diċembru 2010 u t-2 ta’ Jannar 2011, il-Maniġer tal-Programm ma kienx fl-uffiċċju iżda kien żgura li l-posta elettronika kollha li kienet se tirċievi kienet se tirċievi tweġiba barra mill-uffiċċju li tissuġġerixxi lir-riċevituri li, f’każ ta’ urġenza, kellhom jikkuntattjaw lis-Sur X, l-Aġent Kap tal-Unità, li kien membru tat-tim fuq xogħol.

16. Il-Kummissjoni indikat li t-tim fuq xogħol kien tabilħaqq operattiv matul il-jiem indikati. Hija tat l-eżempju ta' applikant ieħor magħżul minn qabel taħt Sejħa għal Proposti differenti, li ssottometta inkjesta urġenti lill-Maniġer tal-Programm u, malli rċieva l-messaġġ barra mill-uffiċċju tagħha, ikkuntattja lis-Sur X li seta' jittratta t-talba rilevanti għas-sodisfazzjon tar-rikorrenti.

17. Il-Kummissjoni indikat li l-ilmentatur irrikonoxxa li rċieva l-messaġġ barra mill-uffiċċju. Madankollu, hija ma qisitx it-talba tagħha bħala urġenti. Anki f’każ ta’ dubju, meta titqies l-importanza tal-kwistjoni inkwistjoni, kien ikun prudenti u diliġenti li l-posta elettronika tintbagħat lis-Sur X u li jitħalla jiġġudika jekk il-kwistjoni kinitx urġenti jew le.

18. Il-Kummissjoni rrimarkat ukoll li, fl-email tagħha tal-15 ta’ Novembru 2010, il-Maniġer tal-Programm kien talab lill-ilmentatur biex jissottometti malajr informazzjoni addizzjonali sabiex ikun jista’ jipproċedi bil-proċedura ta’ kuntrattar qabel il-31 ta’ Diċembru 2010. Għalhekk, jekk l-iskadenza għall-konklużjoni tal-Ftehim ta’ Għotja kienet il-31 ta’ Diċembru 2010, kellu jinftiehem li l-informazzjoni meħtieġa għall-iffirmar tal-Ftehim ta’ Għotja kellha tintbagħat qabel l-iskadenza. Barra minn hekk, in-natura tal-informazzjoni mitluba ma kinitx meħtieġa biss biex jiġi konkluż materjalment il-Ftehim ta’ Għotja, iżda kienet ukoll kwieta u faċli biex tiġi pprovduta: l-isem u l-pożizzjoni tal-persuna li tiffirma l-Ftehim ta’ Għotja f’isem l-organizzazzjoni, in-numru tal-kont bankarju u l-kodiċi IBAN, l-isem u d-dettalji ta’ kuntatt sħaħ tad-ditta tal-awditjar li l-ilmentatur ried juża għall-għotja, u d-data tal-bidu tal-implimentazzjoni tal-azzjoni. L-ilmentatur ħa seba’ ġimgħat biex jibgħat din l-informazzjoni li preżumibbilment kienet faċilment disponibbli.

19. Il-Kummissjoni argumentat ukoll li l-ilmentatur kien konxju tal-konsegwenzi tan-nuqqas ta’ konformità, peress li l-Linji Gwida għall-applikanti għal għotjiet (“il-Linji Gwida”) kienu jipprevedu fil-paragrafu 5 tal-punt 5 tal-Artikolu 2.4 li: "[j]ekk id-dokumenti ta' sostenn imsemmija hawn fuq ma jiġux ipprovduti qabel l-iskadenza indikata fit-talba għal dokumenti ta' sostenn mibgħuta lill-applikant mill-Awtorità Kontraenti, l-applikazzjoni tista' tiġi rrifjutata".

20. Il-Kummissjoni indikat li, anki f'perijodu li matulu l-uffiċċji kienu uffiċjalment magħluqa, hija kienet stabbilixxiet sistema ta' komunikazzjoni operattiva li - kienet irrikonoxxiet li - kienet teħtieġ il-kollaborazzjoni ta' rikorrenti potenzjali. Madankollu, il-Kummissjoni qieset din il-kooperazzjoni bħala raġonevoli, fid-dawl tal-interess li l-applikant potenzjali għandu fil-proċedura. Peress li l-ilmentatur ma bagħatx l-email tiegħu lill-persuna ta' kuntatt imsemmija fl-email tal-Maniġer tal-Programm, is-servizzi tal-Kummissjoni saru jafu biss b'dawk id-dokumenti fit-3 ta' Jannar 2011, meta d-dokumenti waslu bil-posta. Madankollu, l-iskadenza prevista fir-Regolament Finanzjarju (il-31 ta' Diċembru 2010) kienet obbligatorja. Il-Kummissjoni indikat li, fl-10 ta’ Frar 2011, hija bagħtet ittra lil-lanjant fejn informatu li d-dokumenti mitluba kienu waslu tard wisq sabiex jiġi pproċessat il-Ftehim ta’ Għotja. Il-Kummissjoni rreferiet ukoll għall-ittra sussegwenti tagħha tal-4 ta’ Marzu 2011 li fiha infurmat lill-ilmentatur li, peress li ma kinitx bagħtet il-posta elettronika tagħha lill-Aġent Kap tal-Unità wara li rċeviet it-tweġiba barra mill-uffiċċju, u peress li d-dokumenti oriġinali mibgħuta bil-posta waslu għand il-Kummissjoni fit-3 ta’ Jannar 2011, kien tard wisq biex il-Ftehim ta’ Għotja jiġi pproċessat.

21. Fir-rigward tat-trattament allegatament inġust tal-proposta tal-ilmentatur, il-Kummissjoni ddikjarat li l-proposta msemmija kienet ġiet ittrattata b'mod ġust u f'konformità mal-prinċipji tal-ugwaljanza u t-trasparenza. Hija żiedet li din il-konklużjoni hija appoġġata mill-fatt li l-applikazzjoni tal-ilmentatur kienet ġiet evalwata b'mod favorevoli u li kienet intgħażlet proviżorjament għall-finanzjament. L-email tal-Maniġer tal-Programm tal-15 ta’ Novembru 2010 indikat b’mod ċar l-iskadenza għall-konklużjoni tal-Ftehim ta’ Għotja u l-ilmentatur ingħata ammont raġonevoli ta’ żmien biex jissodisfa t-talba tal-Maniġer tal-Programm. Il-Kummissjoni argumentat ukoll li ma kinitx tiżgura trattament ugwali u ġust tal-applikanti magħżula kollha, li kieku l-Ftehim ta’ Għotja tal-ilmentatur ġie konkluż wara l-iskadenza stabbilita fir-Regolament Finanzjarju. Għalhekk, il-Kummissjoni ma ttrattatx lill-ilmentatur b’mod inġust, bi ksur tal-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali u ma seħħet l-ebda amministrazzjoni ħażina.

22. L-ilmentatur ma ssottomettiex osservazzjonijiet. Madankollu, f'ittra elettronika tal-25 ta' April 2012, hija indikat li ma qablitx mal-konklużjonijiet tal-Kummissjoni u li kompliet temmen li kienet seħħet amministrazzjoni ħażina.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

23. L-Ombudsman jinnota li l-punt 2.4 tal-Linji Gwida jipprevedi li "[p]likanti li jkunu ntgħażlu proviżorjament jew ġew elenkati taħt il-lista ta' riżerva jiġu infurmati bil-miktub mill-Awtorità Kontraenti. Huma se jintalbu jipprovdu d-dokumenti li ġejjin sabiex l-Awtorità Kontraenti tkun tista’ tivverifika l-eliġibbiltà tal-applikanti u tas-sħab tagħhom: [5 punti]...

Meta d-dokumenti ta’ sostenn mitluba ma jittellgħux fil-PADOR, dawn iridu jiġu pprovduti fil-forma ta’ oriġinali, fotokopji jew verżjonijiet skennjati (jiġifieri li juru timbri, firem u dati leġġibbli) tal-oriġinali msemmija. Madankollu, il-karta tal-entità ġuridika u l-formola ta’ identifikazzjoni finanzjarja jridu dejjem jiġu ppreżentati fl-oriġinal.

Jekk id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija hawn fuq ma jiġux ipprovduti qabel l-iskadenza indikata fit-talba għal dokumenti ta’ sostenn mibgħuta lill-applikant mill-Awtorità Kontraenti, l-applikazzjoni tista’ tiġi rrifjutata”.

24. Jidher li l-ittra tad-19 ta’ Ottubru 2010 mill-Kumitat ta’ Evalwazzjoni stabbilixxiet skadenza, skont il-punt 2.4 tal-Linji Gwida. F’dik l-ittra, l-ilmentatur intalab jiżgura li l-informazzjoni mtella’ fis-sistema PADOR kienet korretta u jibgħat, qabel is-26 ta’ Ottubru 2010, il-formola ta’ identifikazzjoni finanzjarja u l-karta tal-entità legali. L-ittra kompliet tgħid li "inkella [l-]applikazzjoni tiġi eskluża". Il-posta elettronika tal-15 ta' Novembru 2010 mill-Maniġer tal-Programm, li rreferiet għall-ittra tal-Kumitat ta' Evalwazzjoni tad-19 ta' Ottubru 2010, talbet lill-ilmentatur biex jibgħat informazzjoni addizzjonali (inkluż l-isem u l-pożizzjoni tal-persuna li kellha tiffirma l-Ftehim ta' Għotja, in-numru tal-kont bankarju u l-IBAN, u l-isem u d-dettalji ta' kuntatt tad-ditta tal-awditjar) u dokumenti, inkluża kopja tal-formola ta' identifikazzjoni finanzjarja "biex tkun tista' tinbeda malajr il-proċedura ta' kuntrattar għall-għotja (id-data ta' skadenza hija l-31/12/2010) ".

25. Meta wieħed iqis li l-email tal-Maniġer tal-Programm intbagħtet lill-ilmentatur fil-15 ta' Novembru 2010 u li l-iskadenza kienet il-31 ta' Diċembru 2010, l-ilmentatur għalhekk kellu biżżejjed żmien (xahar u nofs) biex jibgħat l-informazzjoni u d-dokumenti mitluba. Jidher, madankollu, li l-ilmentatur ħa ftit taż-żmien biex jirreaġixxi u bagħat biss l-informazzjoni mitluba fit-28 ta' Diċembru 2010, permezz tal-posta elettronika (jiġifieri, tlett ijiem qabel l-iskadenza tad-data ta' skadenza). Fid-29 ta' Diċembru 2010, l-ilmentatur bagħat ukoll l-informazzjoni u d-dokumenti bil-posta. Fl-email tiegħu tat-28 ta' Diċembru 2010, il-kwerelant indika: "[t] huwa skennja kopja tal-Formola ta' Identifikazzjoni Finanzjarja, flimkien mad-Dikjarazzjoni tal-Bank reċenti mehmuża, li ntbagħtet lill-kollegi tiegħek fl-Unità EuropeAid/D3 hija mehmuża ma' din l-email".

26. L-Ombudsman jinnota, madankollu, li l-Linji Gwida pprevedew li mill-inqas żewġ dokumenti, jiġifieri, il-karta tal-entità ġuridika u l-formola ta’ identifikazzjoni finanzjarja, kellhom jiġu pprovduti fl-oriġinal. Huwa minnu li l-Maniġer tal-Programm ma fakkarx lill-ilmentatur dwar dan. Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur argumenta li l-Maniġer tal-Programm ma kienx speċifika b’liema mezzi l-informazzjoni u d-dokumenti jenħtieġ li jiġu ppreżentati lill-Kummissjoni. Madankollu, l-Ombudsman tinnota li dan ir-rekwiżit ġie ddikjarat b’mod ċar fil-Linji Gwida. Dan jimplika li, f'dan il-każ, l-oriġinali ta' dawn id-dokumenti kellhom ikunu fil-pussess tal-Kummissjoni sal-31 ta' Diċembru 2010. Jidher, madankollu, li l-ilmentatur bagħat id-dokumenti oriġinali fid-29 ta’ Diċembru 2010 u li waslu għand il-Kummissjoni biss fit-3 ta’ Jannar 2011. Fl-ittra tiegħu tal-4 ta' Marzu 2011 lill-ilmentatur, l-Aġent Kap tal-Unità indika li d-dokumenti oriġinali kienu waslu tard wisq. Fit-tweġiba tiegħu tal-11 ta' Marzu 2011, il-kwerelant ma kkontestax dan. L-Ombudsman għalhekk jikkonkludi li, billi infurmat lill-ilmentatur li, minħabba li dawn id-dokumenti ta' sostenn waslu tard, ma setgħetx tipproċedi bil-Ftehim ta' Għotja, il-Kummissjoni ma ttrattatx il-proposta tal-ilmentatur b'mod inġust. Għalhekk ma kien hemm l-ebda każ ta’ amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta’ dan l-aspett tal-każ.

27. Fir-rigward tal-aspett l-ieħor tal-allegazzjoni tal-ilmentatur, jiġifieri, li kien hemm nuqqas ta' komunikazzjoni xierqa fi ħdan l-unità responsabbli, l-Ombudsman jinnota li dan jikkonċerna l-informazzjoni allegatament kontradittorja mogħtija lill-ilmentatur. Fit-28 ta’ Jannar 2011, il-Maniġer tal-Programm allegatament informa lill-ilmentatur li d-dokumenti rilevanti kienu waslu b’mod korrett u kienu qed jiġu pproċessati, filwaqt li, permezz ta’ ittra tal-10 ta’ Frar 2011, ġie infurmat li d-dokumenti kienu waslu tard wisq biex il-Ftehim ta’ Għotja jiġi pproċessat. L-Ombudsman l-ewwel jinnota li ma hemm l-ebda kontradizzjoni bejn id-diversi ittri li l-Uffiċċju EuropeAid bagħat lill-ilmentatur fl-10 ta' Frar, fl-4 ta' Marzu u fl-4 ta' April 2011. L-informazzjoni allegatament kontradittorja tikkonċerna l-konverżazzjoni telefonika tat-28 ta’ Jannar 2011 u l-ittra tal-10 ta’ Frar 2011. Skont l-ilmentatur, il-Maniġer tal-Programm infurmah li d-dokumenti kienu ġew "riċevuti b'mod korrett" u kienu qed jiġu pproċessati, filwaqt li, skont il-Kummissjoni, il-Maniġer tal-Programm informa lill-ilmentatur li l-Kummissjoni kienet irċeviet l-ittra tal-ilmentatur u kienet se tibgħat tweġiba formali dalwaqt. Fid-dawl tal-konklużjoni li wasal għaliha hawn fuq dwar l-aspett l-ieħor tal-allegazzjoni, l-Ombudsman ma jqisx li huwa meħtieġ li jsiru aktar inkjesti dwar dan l-aspett tal-ilment. L-Ombudsman sempliċement jirrimarka li dikjarazzjoni allegata li d-dokumenti "kienu waslu b'mod korrett u kienu qed jiġu pproċessati", anke jekk kienet tirrifletti b'mod preċiż dak li ntqal, mhux neċessarjament timplika li d-dokumenti kollha, inklużi dawk oriġinali, kienu waslu sal-iskadenza. Din id-dikjarazzjoni tista’ tfisser ukoll li d-dokumenti kollha kienu waslu u kienu qed jiġu analizzati bil-għan li jiġi evalwat jekk kienx possibbli li wieħed jipproċedi għall-iffirmar tal-Ftehim ta’ Għotja. Għalhekk ma kien hemm l-ebda każ ta’ amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta’ dan l-aspett tal-każ.

28. Fir-rigward tad-dikjarazzjoni possibbilment qarrieqa li tinsab fl-ittra tal-4 ta' Marzu 2011 li fiha l-Aġent Kap tal-Unità ddikjara "[u] b'xorti tajba, inti ma bgħattx l-email tiegħek lili", huwa minnu li din l-ittra tista' tinftiehem li tfisser li, kieku l-ilmentatur irreaġixxa għat-tweġiba barra mill-uffiċċju billi bagħat l-email tiegħu lill-Aġent Kap tal-Unità sal-31 ta' Diċembru 2010, il-kwistjoni setgħet ġiet solvuta. Madankollu, kif innutat hawn fuq, setgħet tiġi solvuta biss kieku l-ilmentatur żgura li d-dokumenti oriġinali kienu fil-pussess tal-Kummissjoni sal-31 ta' Diċembru 2010. Barra minn hekk, l-Ombudsman jaqbel mal-fehma li l-Kummissjoni esprimiet fl-opinjoni tagħha li d-dikjarazzjoni tal-Aġent Kap tal-Unità setgħet possibbilment tfisser xi ħaġa oħra, jiġifieri, li kieku l-ilmentatur bagħat l-email tiegħu lill-Aġent Kap tal-Unità, dan tal-aħħar seta' jwissi lill-ilmentatur dwar il-fatt li kellu bżonn jiżgura li d-dokumenti oriġinali jkunu fil-pussess tal-Kummissjoni sal-31 ta' Diċembru 2010. Għalhekk, din l-ittra ma hijiex neċessarjament qarrieqa. Għalhekk ma kien hemm l-ebda każ ta’ amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta’ dan l-aspett tal-każ.

B. Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fit-13 ta' Ġunju 2012

[1] Skont l-ilmentatur, il-Maniġer tal-Programm infurmah li d-dokumenti kienu waslu b’mod korrett u kienu qed jiġu pproċessati.

[2] Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002, tal-25 ta’ Ġunju 2002, OL 2002 L 248, p. 1.