Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur, resident tar-Renju Unit, ipparteċipa fil-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/AD/207/11 għall-amministraturi fil-qasam tal-"Awditjar". Huwa vvalida l-applikazzjoni tiegħu fit-13 ta' April 2011. Il-pass li jmiss f’din il-kompetizzjoni kien li jiġu bbukkjati d-data u l-post għat-test ibbażat fuq il-kompjuter (“CBT”). Huwa utli li jiġi nnotat mill-bidu nett li r-Renju Unit jinsab fiż-żona tal-ħin medju ta’ Greenwich (GMT), filwaqt li Brussell, fejn huwa bbażat l-EPSO, jinsab fiż-żona tal-ħin tal-Ewropa Ċentrali (CET). Is-CET huwa siegħa qabel il-GMT.

2. L-ilmentatur irċieva l-informazzjoni li ġejja permezz tal-profil tal-EPSO tiegħu: "Tista'tibbukkja t-test CBT tiegħek mill-20/04/2011 sas-26/04/2011 f'12:00. Għal aktar informazzjoni dwar dawn it-testijiet ibbażati fuq il-kompjuter jekk jogħġbok aqra bir-reqqa l-komunikazzjoni mehmuża. ... Jekk titlef l-iskadenza, l-applikazzjoni tiegħek titqies bħala rtirata u l-parteċipazzjoni tiegħek f’din il-kompetizzjoni/għażla tintemm. Matul il-proċess tal-kompetizzjoni jew tal-proċedura tas-selezzjoni hija r-responsabbiltà tiegħek li tikkonsulta l-profil tal-EPSO tiegħek mill-inqas darbtejn fil-ġimgħa biex tiċċekkja l-informazzjoni rilevanti għall-applikazzjoni tiegħek."

3. Fis-26 ta’ April 2011 fil-11:25 GMT, l-ilmentatur illoggja fil-kont tiegħu u pprova jibbukkja s-CBT. Nota fil-kont tal-EPSO tiegħu infurmatu li dan ma kienx għadu possibbli.

4. Fl-istess jum, l-ilmentatur kiteb lill-EPSO fejn talab awtorizzazzjoni biex jibbukkja s-CBT tiegħu. Huwa spjega li l-perjodu tal-prenotazzjoni ħabat mal-waqfa tal-Għid fl-uffiċċju li ħadem għalih u li l-uffiċċju ngħalaq mill-21 sas-26 ta’ April 2011. L-ilmentatur saħaq li l-informazzjoni li rċieva dwar il-perjodu ta’ prenotazzjoni ma speċifikatx żona tal-ħin. Fil-fehma tiegħu, il-kandidati miż-żona GMT għalhekk ġew ittrattati b’mod mhux ugwali. Fl-aħħar nett, huwa indika li kienet intbagħtet tfakkira lill-kandidati li pparteċipaw fil-kompetizzjonijiet l-oħra kollha organizzati mill-EPSO, iżda mhux lil dawk li pparteċipaw fil-Kompetizzjoni EPSO/AD/207/11.

5. L-EPSO wieġeb fit-3 ta’ Mejju 2011. Hija enfasizzat li, ftit wara l-validazzjoni, avviż fuq l-iskrin avża lil-lanjant dwar il-fatt li link li tippermettilu jibbukkja s-CBT kienet ser tiżdied mal-kont tiegħu fi żmien 48 siegħa u li huwa kellu jirrispondi għal din il-link malajr, peress li l-perijodu ta’ riżervazzjoni kien limitat fiż-żmien. L-istorja tal-login uriet li l-ilmentatur qara biss l-ittra li infurmatu dwar il-perjodu ta’ prenotazzjoni fis-26 ta’ April 2011 f’12:28 CET, jiġifieri, wara li l-perjodu ta’ prenotazzjoni kien għalaq. Qabel dik id-data, huwa aċċessa l-kont tiegħu biss fl-14 ta' April 2011, minkejja li l-Gwida għall-Kompetizzjonijiet tal-EPSO [1] tagħti struzzjonijiet lill-kandidati biex jiċċekkjaw il-kontijiet tagħhom mill-inqas darbtejn fil-ġimgħa. L-EPSO indika wkoll li l-ittra li tinforma lill-ilmentatur dwar il-perjodu tal-prenotazzjoni speċifikat li l-iskadenza tal-prenotazzjoni kienet 12:00 nofsinhar CET. Konsegwentement, l-EPSO ċaħad it-talba tal-ilmentatur biex ikun jista’ jibbukkja CBT.

6. Fit-18 ta' Mejju 2011, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

7. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjoni u t-talba li ġejjin:

Allegazzjoni:

L-EPSO eskludiet b’mod żbaljat lill-ilmentatur mill-kompetizzjoni EPSO/AD/207/11. B’appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu, l-ilmentatur ressaq li: (i) is-CBT kellu jiġi bbukkjat matul il-waqfa tal-Għid (21-25 ta’ April) u l-perjodu biex isir dan kien qasir ħafna; (ii) ma ntbagħtitlu l-ebda tfakkira, u (iii) l-EPSO naqas milli jispeċifika li ż-żona tal-ħin applikabbli għall-iskadenza tal-prenotazzjoni kienet CET [2].

Pretensjoni:

L-EPSO għandu jispeċifika liema żona ta’ żmien hija applikabbli fl-iskadenza tal-prenotazzjoni tas-CBT u jippermetti lill-ilmentatur jipprenota CBT.

L-inkjesta

8. Fit-28 ta’ Ġunju 2011, l-Ombudsman fetaħ inkjesta u talab lill-EPSO jagħti l-opinjoni tiegħu dwar l-ilment. L-Ombudsman staqsiet ukoll lill-EPSO jekk jistax jipprovdi evidenza biex juri li l-ittra li tinforma lill-ilmentatur dwar il-perjodu ta’ prenotazzjoni speċifikatx is-CET bħala ż-żona tal-ħin applikabbli.

9. Fl-14 ta’ Settembru 2011, l-EPSO ssottometta l-opinjoni tiegħu li ntbagħtet lill-ilmentatur bi stedina biex jissottometti osservazzjonijiet.

10. L-ilmentatur ma pprovda l-ebda osservazzjoni sal-iskadenza rilevanti.

11. Fl-14 ta' Diċembru 2011, is-servizzi tal-Ombudsman ipprovaw mingħajr suċċess jikkuntattjaw lill-ilmentatur. Huma ħallew messaġġ fuq il-magna tat-tweġib tiegħu, u staqsew jekk kienx għad għandu l-intenzjoni li jissottometti osservazzjonijiet u li jsegwi l-każ tiegħu. Madankollu, l-ilmentatur ma rreaġixxiex għal din il-komunikazzjoni.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Allegat esklużjoni inkorretta tal-ilmentatur mill-kompetizzjoni rilevanti u l-affermazzjoni relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

12. L-ilmentatur allega li l-EPSO eskludieh b’mod żbaljat mill-kompetizzjoni. B’appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu, huwa argumenta li (i) is-CBT kellu jiġi bbukkjat matul il-waqfa tal-Għid (21-25 ta’ April) u l-perjodu biex isir dan kien qasir ħafna; (ii) ma ntbagħtetlu l-ebda tfakkira, u (iii) l-EPSO naqas milli jispeċifika li ż-żona tal-ħin applikabbli għall-prenotazzjoni kienet CET. Huwa sostna li l-EPSO għandu jispeċifika liema żona ta’ ħin hija applikabbli għall-iskadenza tal-prenotazzjoni tas-CBT u jippermettilu jibbukkja CBT.

13. Fl-opinjoni tiegħu, l-EPSO enfasizza li, wara l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman OI/9/2010/RT, huwa kien biddel l-approċċ tiegħu għall-kompetizzjonijiet u introduċa l-“proċedura l-ġdida”. Hekk kif il-kandidati jivvalidaw l-applikazzjoni tagħhom, l-EPSO jibgħat email li tinfurmahom dwar il-perjodu tal-ibbukkjar. Kandidat li jivvalida kmieni ħafna jista’ għalhekk ikun wieħed mill-ewwel li jibbukkja data tat-test. Għalhekk, l-iskadenzi jvarjaw skont id-data tal-validazzjoni. Filwaqt li xi kandidati jistgħu jkunu diġà poġġew is-CBT tagħhom, kandidati oħra jistgħu jkunu għadhom fil-fażi ta’ reġistrazzjoni. Fi kwalunkwe każ, kull kandidat għandu eżattament l-istess ammont ta 'ħin biex jibbukkja test. L-EPSO żied li tejjeb il-komunikazzjonijiet tiegħu mal-kandidati billi ta struzzjonijiet lill-kuntrattur responsabbli għat-testijiet biex jibgħat ittri ta’ tfakkir 24 siegħa qabel l-iskadenza għall-prenotazzjoni. L-EPSO ssottometta li ittra li tinforma lill-ilmentatur li l-applikazzjoni tiegħu kienet ġiet ivvalidata u li tistiednu jibbukkja data għas-CBT bejn l-20 ta’ April u s-26 ta’ April 2011 (12:00 nofsinhar CET), ġiet ippubblikata fil-kont tiegħu fit-13 ta’ April 2011. Iż-żona tal-ħin rilevanti kienet indikata f’din l-ittra.

14. Hija ddikjarat ukoll li, għalkemm il-lanjant illoggja fil-kont tiegħu fl-14 ta’ April f’12:22, huwa qara l-ittra datata t-13 ta’ April 2011 biss fis-26 ta’ April f’12:28 CET, jiġifieri, wara li kienet għaddiet id-data ta’ skadenza għar-riżervazzjoni tas-CBT. L-EPSO sostna li t-testijiet jistgħu jiġu bbukkjati 24 siegħa kuljum minn kwalunkwe konnessjoni tal-Internet. Għalhekk, il-fatt li l-perijodu ta’ riżervazzjoni kien jaqa’ fil-vaganzi tal-Għid ma kienx jaffettwa l-aċċessibbiltà tas-sistema ta’ riżervazzjoni. L-EPSO enfasizza li l-Gwida għall-Kompetizzjonijiet tiddikjara b’mod ċar li hija r-responsabbiltà tal-kandidati li jiċċekkjaw il-kont tal-EPSO tagħhom mill-inqas darbtejn fil-ġimgħa. Barra minn hekk, hija tenniet li kien intbagħat messaġġ ta’ tfakkira fl-indirizz tal-posta elettronika li l-kandidat kien ipprovda fl-applikazzjoni tiegħu. Dan il-messaġġ infurmah li kien għadu ma bbukkjax test. Fin-nuqqas ta’ problemi ta’ konnettività, l-EPSO żamm id-deċiżjoni tiegħu li ma jestendix l-iskadenza għall-prenotazzjoni. L-EPSO enfasizza li kien irrispetta l-proċeduri kollha u kien informa lil kull kandidat fi żmien xieraq dwar il-proċedura ta’ prenotazzjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

15. Fir-rigward tal-ewwel argument tal-ilmentatur, li skontu l-perjodu ta' prenotazzjoni għas-CBT kien qasir wisq u ħabat mal-vaganzi tal-Għid fl-uffiċċju tiegħu, l-Ombudsman jinnota li l-EPSO spjega li l-kandidati huma infurmati dwar il-perjodu ta' prenotazzjoni għas-CBT hekk kif jivvalidaw l-applikazzjoni tagħhom. L-EPSO żied li, għalkemm kienu japplikaw perijodi ta’ riżervazzjoni differenti, kull kandidat kellu, skont id-data tal-validazzjoni, l-istess numru ta’ jiem għad-dispożizzjoni tiegħu għall-prenotazzjoni tas-CBT. Meta wieħed iżomm f'moħħu li l-kompetizzjonijiet għandhom ukoll jiġu pproċessati malajr, l-Ombudsman iqis li l-perjodu ta' żmien li kien disponibbli għall-ilmentatur sabiex jipprenota s-CBT tiegħu ma kienx irraġonevoli bħala tali. Huwa jinnota wkoll li l-ilmentatur kien fl-istess sitwazzjoni bħal kandidati oħra f’dan ir-rigward. Minħabba li l-perjodu ta’ prenotazzjoni huwa ddeterminat fuq il-bażi tad-data tal-validazzjoni, il-fatt li dan il-perjodu ħabat mal-perjodu tal-Għid f’dan il-każ kien konsegwenza tal-għażla tad-data tal-ilmentatur għall-validazzjoni tal-applikazzjoni tiegħu. Għalkemm l-ilmentatur sostna li l-uffiċċju tiegħu kien magħluq matul il-vaganzi tal-Għid, ma hemm xejn li jissuġġerixxi li ma setax jaċċessa l-Internet u, għalhekk, il-profil tal-EPSO tiegħu, minn post barra l-uffiċċju tiegħu.

16. Bi tweġiba għat-tieni argument tal-ilmentatur, li skontu l-EPSO ma bagħtux tfakkira, l-EPSO enfasizza li bagħat tfakkira bil-posta elettronika fl-indirizz tal-posta elettronika li l-ilmentatur kien ipprovda fil-formola tal-applikazzjoni tiegħu. L-ilmentatur ma kkontestax din id-dikjarazzjoni.

17. Fir-rigward tat-tielet argument tal-ilmentatur, li skontu l-EPSO naqas milli jispeċifika li ż-żona tal-ħin applikabbli kienet CET, l-Ombudsman jinnota li l-aħbarijiet li rċieva l-ilmentatur fil-fatt ma semmewx iż-żona tal-ħin applikabbli għall-perjodu ta' prenotazzjoni. Madankollu, mill-informazzjoni disponibbli għall-Ombudsman jirriżulta li, fit-13 ta' April 2011, jiġifieri fil-jum meta l-ilmentatur ivvalida l-applikazzjoni tiegħu, l-EPSO għamel disponibbli fil-kont tal-EPSO tal-ilmentatur ittra li ddikjarat li l-ilmentatur kien mistieden jipprenota s-CBT tiegħu bejn l-20 ta' April u s-26 ta' April 2011 (12:00 nofsinhar CET). L-Ombudsman tinnota li din l-ittra indikat b'mod ċar iż-żona tal-ħin applikabbli. Għalhekk huwa inkontestabbli li l-EPSO pprovda l-informazzjoni rilevanti fil-profil tal-EPSO tal-ilmentatur.

18. Fil-fehma tal-Ombudsman, mhuwiex irraġonevoli għall-EPSO li jistenna li kandidat jieħu l-passi meħtieġa biex jivverifika l-informazzjoni li jipprovdi fir-rigward tal-proċedura ta' prenotazzjoni, speċjalment peress li l-kandidati huma avżati espressament dwar il-fatt li n-nuqqas ta' prenotazzjoni ta' data għas-CBT fil-ħin jirriżulta f'li l-applikazzjoni titqies irtirata.

19. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman isib li l-ilmentatur ma weriex li l-EPSO wettaq amministrazzjoni ħażina f'dak li għandu x'jaqsam mal-allegazzjoni tiegħu.

20. F’każijiet fejn ma tinstab l-ebda amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman xorta waħda jista’ jidentifika opportunitajiet biex tiżdied il-kwalità ġenerali tal-imġiba amministrattiva fl-istituzzjonijiet, fil-korpi, fl-uffiċċji u fl-aġenziji tal-UE.

21. F'dan il-kuntest, l-Ombudsman tfakkar li l-ewwel sentenza tal-informazzjoni tal-aħbarijiet li rċieva l-ilmentatur kienet ifformulata kif ġej: "Tista'tibbukkja t-test CBT tiegħek mill-20/04/2011 sas-26/04/2011 f'12:00. Għal aktar informazzjoni dwar dawn it-testijiet Bbażati fuq il-Kompjuter jekk jogħġbok aqra bir-reqqa l-komunikazzjoni mehmuża". Fid-dawl ta’ din il-formulazzjoni, ma jistax jiġi eskluż kompletament li l-ilmentatur seta’ fehem ħażin il-messaġġ rilevanti bħala li jfisser li l-“komunikazzjoni mehmuża” kien fiha informazzjoni dwar is-CBT innifsu, aktar milli l-perjodu li matulu kellu jibbukkja s-CBT tiegħu. Għalhekk kien ikun aħjar li jiġi ċċarat li din il-komunikazzjoni kien fiha wkoll informazzjoni dwar il-perjodu tal-prenotazzjoni. Alternattivament, il-fatt li l-ħinijiet indikati fl-aħbarijiet kienu bbażati fuq il-ħin tal-Ewropa Ċentrali seta’ jissemma b’mod utli f’dak l-aħbarijiet innifsu. L-Ombudsman għalhekk se jagħmel rimarka oħra f'dan ir-rigward.

B. Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

Ma nstabet l-ebda amministrazzjoni ħażina f'dan il-każ.

L-ilmentatur u l-EPSO se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Kumment ieħor

Ikun utli, sabiex tiġi evitata l-possibbiltà ta’ nuqqas ta’ ftehim, jekk l-EPSO jkun jista’ jirrevedi l-mod li bih jinforma lill-kandidati dwar il-perjodu ta’ żmien li matulu jridu jibbukkjaw data għat-test ibbażat fuq il-kompjuter.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fit-30 ta' Mejju 2012

[1] Il-punt 3.1 tal-Gwida għall-Kompetizzjonijiet Miftuħa tal-EPSO (ĠU 2010, C 184 A, p. 1), huwa fformulat kif ġej: “Huwa f’idejk li tikkonsulta l-kont tal-EPSO tiegħek f’intervalli regolari — mill-inqas darbtejn fil-ġimgħa — biex iżżomm kont tal-progress tal-kompetizzjoni u biex tiċċekkja l-informazzjoni rilevanti għall-applikazzjoni tiegħek”.

[2] Jidher utli li jiġi rrilevat li, anki jekk il-lanjant semma fl-ittra tiegħu tas-26 ta’ April 2011 lill-EPSO li l-uffiċċju tiegħu kien magħluq mill-21 sas-26 ta’ April 2011, huwa ssottometta fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman li l-waqfa tal-Għid fuq il-post tax-xogħol tiegħu damet mill-21 sal-25 ta’ April 2011.