Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Il-każ jikkonċerna ċ-ċaħda mill-Kummissjoni ta' talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001 [1].

2. L-ilmentatur ipparteċipa fil-kompetizzjoni ġenerali EPSO/AD/148/09 - RO. Fl-4 ta' Mejju 2010, huwa bagħat talba għal aċċess għal dokumenti lill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (iktar 'il quddiem l-"EPSO") dwar: (i) ċerta informazzjoni statistika dwar l-għadd ta’ kandidati; u (ii) il-biblijografija użata mill-membri tal-Bord tas-Selezzjoni biex jimmarkaw it-testijiet.

3. F’ittra elettronika tas-7 ta’ Mejju 2010, l-EPSO ċaħad din it-talba. B’mod partikolari, l-EPSO wieġeb li l-istatistika tista’ tiġi prodotta fl-interess tas-servizz iżda mhux fuq talba tal-kandidati. Fir-rigward tal-biblijografija, l-EPSO bbaża r-rifjut tiegħu fuq il-prinċipju tas-segretezza tax-xogħol tal-Bord tas-Selezzjoni.

4. Fl-istess data, l-ilmentatur bagħat email oħra lill-EPSO fejn spjega li talab aċċess għal dokumenti eżistenti. L-ilmentatur iċċara li ma talabx għall-produzzjoni ta’ statistika ġdida. Barra minn hekk, huwa sostna li l-EPSO ma setax jinvoka l-prinċipju tas-sigriet tax-xogħol tal-Bord tal-Għażla sabiex jiġġustifika r-rifjut tiegħu li jagħti aċċess għall-biblijografija.

5. Fid-dawl ta’ dan, l-EPSO stieden lill-ilmentatur biex iġedded it-talba tiegħu u jippreżentaha f’indirizz speċifiku, li huwa għamel fit-12 ta’ Mejju 2010.

6. Fit-28 ta’ Mejju 2010, l-EPSO ċaħad it-talba mġedda għal aċċess għal dokumenti. Fir-rigward tal-ewwel aspett tat-talba, l-EPSO indika li l-ebda dokument eżistenti ma kien fih l-informazzjoni mitluba f’forma li tista’ tiġi żvelata [2].

7. Fir-rigward tat-tieni aspett tat-talba tal-ilmentatur, l-EPSO kkonkluda li l-prinċipju tas-segretezza tax-xogħol tal-Bord tas-Selezzjoni kien applikabbli għall-biblijografija mitluba. Barra minn hekk, l-EPSO argumenta li l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal, li għandu jitqies bħala lex specialis, eskluda l-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001, li, kif ikkonfermat mill-ġurisprudenza,[3] kien lex generalis. Fil-fehma tal-EPSO, il-lex specialis għandha tidderoga mill-applikazzjoni tal-lex generalis f'każ bħal dak preżenti. Madankollu, l-EPSO informa lill-ilmentatur li huwa seta’ jagħmel applikazzjoni konfermatorja lill-Kummissjoni għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

8. Fl-10 ta’ Ġunju 2010, l-ilmentatur għamel applikazzjoni ta’ konferma lill-Kummissjoni, li bagħtet konferma tar-riċevuta fil-15 ta’ Ġunju 2010.

9. Fit-30 ta' Ġunju 2010, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li ma setgħetx tiġbor l-informazzjoni kollha li kienet meħtieġa sabiex tieħu deċiżjoni dwar it-talba tiegħu għal aċċess pubbliku għad-dokumenti. Għalhekk, il-Kummissjoni estendiet l-iskadenza inizjali biex tittratta l-applikazzjoni konfermatorja bi 15-il jum ta’ xogħol, skont l-Artikolu 8(2) tar-Regolament 1049/2001. Il-Kummissjoni indikat li ser tieħu deċiżjoni dwar l-applikazzjoni konfermatorja sat-23 ta' Lulju 2010.

10. Fit-22 ta' Lulju 2010, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li, sfortunatament, ma kinitx se tkun tista' tieħu deċiżjoni qabel l-iskadenza tad-data ta' skadenza. Il-Kummissjoni żiedet li dan ma għandux jiġi interpretat bħala ċaħda impliċita tal-applikazzjoni konfermatorja. Hija skużat ruħha għal dan id-dewmien addizzjonali u indikat li kienet se tagħmel ħilitha biex tieħu deċiżjoni malajr kemm jista’ jkun.

11. Fl-istess data, l-ilmentatur bagħat email lill-Kummissjoni, li fiha esprima n-nuqqas ta' sodisfazzjon tiegħu bin-nuqqas tal-Kummissjoni li tieħu deċiżjoni dwar l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu. Barra minn hekk, huwa indika li l-ittri tal-Kummissjoni tat-30 ta' Ġunju 2010 u tat-22 ta' Lulju 2010 ma kellhomx motivazzjoni adegwata. L-ilmentatur żied li, fi kwalunkwe każ, l-estensjoni addizzjonali tal-iskadenza bl-ittra tat-22 ta’ Lulju 2010 kienet tmur kontra r-Regolament 1049/2001.

12. Fit-28 ta' Lulju 2010, l-ilmentatur ressaq dan l-ilment quddiem l-Ombudsman.

13. Fis-6 ta’ Awwissu 2010, il-Kummissjoni ħadet deċiżjoni fir-rigward tal-applikazzjoni konfermatorja. Għalkemm tat aċċess għal ċerti dokumenti relatati mal-informazzjoni statistika, hija rrifjutat l-aċċess għal kwalunkwe dokument li jikkonċerna l-biblijografija.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

14. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur essenzjalment issottometta l-allegazzjonijiet li ġejjin u l-affermazzjoni li ġejja, li ġew inklużi fl-inkjesta tal-Ombudsman:

Allegazzjonijiet:

(1) Il-Kummissjoni ma mmotivatx it-tweġiba tagħha tat-22 ta’ Lulju 2010.

(2) Billi bagħtet l-ittra tagħha bid-data tat-22 ta' Lulju 2010, il-Kummissjoni estendiet b'mod żbaljat l-iskadenza għal tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja.

Pretensjoni:

Il-Kummissjoni għandha tagħti lill-ilmentatur aċċess immedjat għad-dokumenti mitluba.

L-inkjesta

15. Fl-14 ta' Settembru 2010, l-Ombudsman fetaħ inkjesta dwar l-allegazzjonijiet u t-talba u talab lill-Kummissjoni tagħti opinjoni.

16. Fl-istess data, l-Ombudsman informa lill-ilmentatur li ċerti aspetti tal-ilment tiegħu, deskritti fil-paragrafi 17 sa 19 hawn taħt, ma kinux se jiġu investigati.

17. L-ewwel nett, l-ilmentatur allega li l-EPSO kien żbaljat meta talbu jissottometti t-talba tiegħu għal aċċess għas-servizz korrett, minflok ma jgħaddiha direttament lil dan is-servizz. Madankollu, l-ilmentatur ma deherx li għamel approċċi amministrattivi minn qabel lill-EPSO fir-rigward ta’ din l-allegazzjoni. Għalhekk, l-Ombudsman ikkonkluda li din l-allegazzjoni kienet inammissibbli.

18. It-tieni nett, l-ilmentatur allega li l-EPSO ċaħad b’mod żbaljat it-talba tiegħu għal aċċess tat-12 ta’ Mejju 2010. Madankollu, l-ilmentatur kien għamel użu mill-opportunità li jitlob rieżami ta’ din id-deċiżjoni billi għamel applikazzjoni konfermatorja. Għalhekk, ma kienx hemm raġunijiet suffiċjenti biex tiġi investigata din l-allegazzjoni.

19. It-tielet, l-ilmentatur allega li l-Kummissjoni naqset milli tirraġuna l-ittra tagħha tat-30 ta’ Ġunju 2010 u, permezz ta’ din l-ittra, estendiet b’mod żbaljat l-iskadenza inizjali biex tieħu deċiżjoni dwar l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu. Fl-imsemmija ittra tat-30 ta’ Ġunju 2010, il-Kummissjoni indikat li hija ma setgħetx tiġbor l-elementi kollha neċessarji sabiex tieħu deċiżjoni. Barra minn hekk, il-Kummissjoni bbażat ruħha fuq l-Artikolu 8(2) tar-Regolament 1049/2001 biex testendi l-iskadenza ta’ 15-il jum ta’ xogħol għat-teħid ta’ deċiżjoni. Fid-dawl ta' dan, l-Ombudsman ikkonkluda li ma kienx hemm biżżejjed raġunijiet biex tiġi investigata din l-allegazzjoni.

20. Fis-17 ta' Diċembru 2010, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li mhux se tkun tista' tibgħat l-opinjoni tagħha sal-31 ta' Diċembru 2010, kif inizjalment mitlub mill-Ombudsman. L-Ombudsman informa lill-ilmentatur kif xieraq.

21. Fl-1 ta' Frar 2011, il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha lill-Ombudsman, li ntbagħtet lill-kwerelant fit-8 ta' Frar 2011 għall-osservazzjonijiet tiegħu.

22. L-ilmentatur ma ssottometta l-ebda osservazzjoni.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Fuq l-allegazzjoni li l-Kummissjoni ma mmotivatx u, fir-risposta tagħha tat-22 ta’ Lulju 2010, estendiet b’mod żbaljat it-terminu għat-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

23. L-ewwel nett, l-ilmentatur allega li l-Kummissjoni naqset milli tipprovdi raġunijiet għat-tweġiba tagħha tat-22 ta’ Lulju 2010, li fiha estendiet, għat-tieni darba, l-iskadenza biex tittieħed deċiżjoni dwar l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu.

24. Fl-opinjoni tagħha dwar l-inkjesta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni spjegat li din l-estensjoni addizzjonali kienet meħtieġa sabiex titwettaq riċerka relatata mad-dokumenti miżmuma mill-EPSO u biex jiġu anonimizzati d-dokumenti li kien fihom informazzjoni statistika dwar il-kandidati li jipparteċipaw fil-kompetizzjoni. Il-Kummissjoni żiedet li l-applikazzjoni konfermatorja kienet tikkoinċidi maċ-ċaqliq tal-EPSO lejn bini ieħor, li għamel id-dokumenti miżmuma mill-EPSO mhux disponibbli għal ċertu żmien. Barra minn hekk, l-applikazzjoni konfermatorja saret matul il-perjodu tas-sajf, fi żmien meta kemm l-EPSO kif ukoll il-Kummissjoni kellhom inqas persunal li jaħdem għalihom.

25. It-tieni, l-ilmentatur allega li t-tweġiba tal-Kummissjoni tat-22 ta' Lulju 2010 estendiet b'mod żbaljat l-iskadenza biex tittieħed deċiżjoni dwar l-applikazzjoni konfermatorja. Huwa sostna li din l-estensjoni addizzjonali tal-iskadenza kienet tmur kontra r-Regolament 1049/2001.

26. Il-Kummissjoni ammettiet fl-opinjoni tagħha li, skont l-Artikolu 8(2) tar-Regolament 1049/2001, ma kienx permess li tiġi estiża, għat-tieni darba, l-iskadenza biex tittieħed deċiżjoni dwar l-applikazzjoni konfermatorja. Hija nnotat li kienet diġà skużat ruħha fit-tweġiba tagħha tat-22 ta’ Lulju 2010 u tenniet l-apoloġiji tagħha għal dan id-dewmien fl-opinjoni li pprovdiet fil-kuntest ta’ din l-inkjesta.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

27. Fir-rigward tal-ewwel allegazzjoni tal-ilmentatur, l-Ombudsman jinnota li, skont l-Artikolu 296 TFUE, "[l]-atti legali għandhom jiddikjaraw ir-raġunijiet li fuqhom huma bbażati". Barra minn hekk, skont ġurisprudenza stabbilita sew dwar l-Artikolu 296 TFUE, "il-motivazzjoni meħtieġa minn din id-dispożizzjoni għandha tkun adattata għan-natura tal-att inkwistjoni u għandha turi b'mod ċar u inekwivoku r-raġunament tal-istituzzjoni, awtriċi tal-att, b'tali mod li tippermetti lill-persuni kkonċernati jkunu jafu l-ġustifikazzjonijiet tal-miżura meħuda u lill-Qorti tal-Ġustizzja teżerċita l-istħarriġ tagħha. Ma huwiex meħtieġ li l-motivazzjoni tispeċifika l-punti ta’ fatt u ta’ liġi rilevanti kollha, peress li l-kwistjoni dwar jekk il-motivazzjoni ta’ att tissodisfax ir-rekwiżiti tal-[Artikolu 296 TFUE] għandha tiġi evalwata mhux biss fid-dawl tal-kliem tagħha, iżda wkoll fid-dawl tal-kuntest tagħha u tar-regoli legali kollha li jirregolaw il-qasam ikkonċernat.”[4] Din il-ġurisprudenza għandha tiġi applikata b’analoġija għal dan il-każ.

28. Fl-ittra tagħha tat-22 ta' Lulju 2010, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li ma rnexxilhiex tlesti l-valutazzjoni tagħha tal-applikazzjoni konfermatorja u li, għalhekk, ma kinitx se tkun tista' tieħu deċiżjoni qabel l-iskadenza tad-data ta' skadenza. Għalhekk, il-Kummissjoni sempliċement indikat li hija ma kinitx ser tkun tista’ tirrispondi għall-applikazzjoni konfermatorja fit-terminu estiż. Għalhekk, il-kritika tal-ilmentatur lill-Kummissjoni għan-nuqqas tagħha li tipprovdi kwalunkwe raġuni hija ġġustifikata.

29. Fl-opinjoni tagħha dwar dan l-ilment, il-Kummissjoni spjegat li ma setgħetx tissodisfa l-iskadenza tat-23 ta' Lulju 2010 minħabba li (i) kellha bżonn twettaq riċerka relatata mad-dokumenti miżmuma mill-EPSO u kellha tanonimizzahom, (ii) iċ-ċaqliq tal-EPSO lejn bini ieħor għamel id-dokumenti mhux disponibbli għal ċertu żmien u (iii) l-applikazzjoni konfermatorja saret matul il-perjodu tas-sajf, fi żmien meta kemm l-EPSO kif ukoll il-Kummissjoni kellhom inqas persunal jaħdem għalihom.

30. L-Ombudsman josserva li l-ispjegazzjonijiet imsemmija iktar ’il fuq dwar ir-raġunijiet għat-tieni estensjoni tat-terminu ġew ipprovduti biss wara l-adozzjoni tad-deċiżjoni kkontestata dwar it-talba għal aċċess għal dokumenti.

31. Fi kwalunkwe każ, l-Ombudsman jinnota li, skont l-Artikolu 8(1) u (2) tar-Regolament 1049/2001, il-limitu ta' żmien ta' 15-il jum ta' xogħol għall-valutazzjoni ta' applikazzjoni konfermatorja għal aċċess għal dokumenti jista' jiġi estiż bi 15-il jum ta' xogħol ieħor. Barra minn hekk, skont il-ġurisprudenza, "[i]l-perjodu ta' 15-il jum ta' xogħol – li jista' jiġi estiż – li fih l-istituzzjoni għandha twieġeb għall-applikazzjoni konfermatorja, kif stabbilit fl-Artikolu 8(1) u (2) tar-Regolament Nru 1049/2001, huwa obbligatorju. "[5] Għalhekk huwa ċar li r-Regolament 1049/2001 jippermetti biss estensjoni waħda tal-iskadenza għat-tweġiba għal applikazzjoni konfermatorja.

32. Fid-dawl tal-kliem inekwivoku tar-Regolament 1049/2001, kif interpretat mill-każistika, l-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni ma tħallietx testendi l-iskadenza għat-tieni darba wara t-23 ta' Lulju 2010, kif għamlet bl-ittra tagħha tat-22 ta' Lulju 2010. Kif indikat iktar ’il fuq, il-Kummissjoni ma tikkontestax din il-konklużjoni.

33. Madankollu, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni skużat ruħha mal-ilmentatur. Huwa jinnota wkoll li l-ilmentatur ma għamel l-ebda osservazzjoni dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman jikkonkludi li ma hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti dwar l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur.

B. Talba li l-Kummissjoni għandha tagħti lill-ilmentatur aċċess immedjat għad-dokumenti mitluba

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

34. L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha tagħtih aċċess immedjat għal: (i) dokumenti li fihom ċerta informazzjoni statistika dwar il-kandidati għall-kompetizzjoni EPSO/AD/148/09 - RO; u (ii) dokumenti li fihom il-biblijografija użata mill-membri tal-Bord tas-Selezzjoni biex jimmarkaw it-testijiet bil-miktub.

35. Fit-tweġiba tagħha għall-applikazzjoni konfermatorja, il-Kummissjoni tat aċċess għal xi dokumenti relatati mal-informazzjoni statistika li fiha l-ilmentatur kien interessat. Madankollu, hija indikat ukoll li d-dokumenti mitluba jew ma kinux jeżistu jew ma setgħux jiġu żvelati.

36. Fir-rigward ta’ (i) l-ewwel aspett tal-applikazzjoni konfermatorja, il-Kummissjoni pprovdiet lill-ilmentatur bi tliet dokumenti anonimizzati li, fil-fehma tagħha, jippermettu lill-ilmentatur jikseb il-biċċa l-kbira tal-informazzjoni statistika li talab. Madankollu, il-Kummissjoni infurmat ukoll lill-ilmentatur li l-EPSO ma kellu l-ebda dokument dwar in-numru ta’ kandidati mistiedna għat-testijiet ta’ preselezzjoni ppreżentati skont l-għażla tagħhom tat-tieni lingwa.

37. Fir-rigward (ii) tat-tieni aspett tal-applikazzjoni konfermatorja, il-Kummissjoni indikat li l-EPSO ma għandux it-tendenza li jżomm "biblijografija" bħala tali, fis-sens ta' lista ta' dokumenti ta' referenza li għandhom jintużaw mill-membri tal-Bord tal-Għażla għall-immarkar tat-testijiet bil-miktub. L-EPSO jħejji (a) noti interni li għandhom jintużaw mill-membri tal-Bord tas-Selezzjoni, u (b) grilja ta’ mmarkar għal kull mistoqsija. Madankollu, fil-fehma tal-Kummissjoni, dawn iż-żewġ dokumenti kienu koperti mill-prinċipju tas-segretezza tax-xogħol tal-Bord tas-Selezzjoni. F'dan ir-rigward, il-Kummissjoni rreferiet għall-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal li jistabbilixxi li "[i]l-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni għandhom ikunu sigrieti."

38. Fl-opinjoni tagħha ppreżentata fil-kuntest tal-inkjesta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni sostniet li l-affermazzjoni mressqa mill-ilmentatur kienet saret mingħajr skop minħabba li, sadanittant, il-Kummissjoni kienet laqgħet it-talba tal-ilmentatur, sal-punt li din setgħet tiġi ssodisfata.

39. L-ilmentatur ma ssottometta l-ebda osservazzjoni dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

40. L-Ombudsman josserva li l-Kummissjoni spjegat li d-dokumenti li għalihom l-ilmentatur xtaq jingħata aċċess ma kinux jeżistu. Dawn l-ispjegazzjonijiet jidhru plawżibbli. L-Ombudsman tinnota wkoll li l-ilmentatur ma kkontestax id-dikjarazzjonijiet tal-Kummissjoni. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman jikkonkludi li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-affermazzjoni tal-ilmentatur.

41. L-Ombudsman bi pjaċir jinnota li l-Kummissjoni ma llimitatx ruħha għad-dikjarazzjonijiet ta' hawn fuq iżda tat aċċess għal xi dokumenti relatati mal-informazzjoni statistika li kienet ta' interess għall-ilmentatur. Huwa jinnota wkoll li l-Kummissjoni ġibdet l-attenzjoni tal-ilmentatur għal żewġ dokumenti li jikkonċernaw il-ħidma tal-Bord tas-Selezzjoni, u spjegat li dawn id-dokumenti kienu kunfidenzjali. Madankollu, peress li l-ilmentatur ma indikax li jixtieq jingħata aċċess għal dawn id-dokumenti, l-Ombudsman iqis li ma għandux għalfejn jivvaluta, f'dan il-każ, jekk il-fehma tal-Kummissjoni hijiex korretta.

C. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjonijiet li ġejjin:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tad-dikjarazzjoni tal-ilmentatur. Fir-rigward tal-bqija tal-ilment, ma hemm l-ebda raġuni għal aktar investigazzjonijiet.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fit-18 ta' Jannar 2012

---

[1] Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, tat-30 ta’ Mejju 2001, dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 4, p. 331).

[2] L-ilmentatur talab li jkun jaf, (a) in-numru ta’ kandidati mistiedna għat-testijiet ta’ preselezzjoni ppreżentati skont l-għażla tagħhom tat-tieni lingwa, (b) in-numru ta’ kandidati mistiedna għat-testijiet bil-miktub ippreżentati skont l-għażla tagħhom tat-tieni lingwa, u (c) in-numru ta’ kandidati mistiedna għat-testijiet orali ppreżentati skont l-għażla tagħhom tat-tieni lingwa.

[3] Kawża T-371/03 Le Voci vs il-Kunsill [2005] ECR-SC I-A-209 u II-957.

[4] Il-Kawża C-501/00 Spanja vs il-Kummissjoni [2004] Ġabra I-6721, il-paragrafu 73.

[5] Il-Kawżi Magħquda T-355/04 u T-446/04 Co-Frutta vs il-Kummissjoni, sentenza tad-19 ta’ Jannar 2010 (għadha ma ġietx irrapportata), il-paragrafu 56.