1. L-aħħar aġġornament ta’ dan ir-rekord: 05/06/23

2. Numru ta' referenza: 05/2023

3. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur: L-Ombudsman Ewropew, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Dipartiment responsabbli:

Direttorat għall-Amministrazzjoni (membri tal-persunal tal-ICT) u t-tim tal-proġett (membru wieħed tas-SĠ u l-Kap tat-tim tar-Riżorsi Umani)

4. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data: Is-Sinjura Francesca Pavesi - Viċi DPO: Is-Sur Nicholas Hernanz

Email: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-proċessur: il-kumpanija esterna inkarigata mill-kompilazzjoni tat-tweġibiet tal-istħarriġ u mill-abbozzar tar-rapport ta’ sinteżi:

SPRL ta' INCIDENCE

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Il-Belġju

Email: gcomhaire@incidence.be jew info@incidence.be

6. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur(i) konġunt(i): M/A

7. Għan(ijiet) tal-ipproċessar:  L-EO, permezz ta’ LimeSurvey (għodda ta’ stħarriġ intern), beħsiebha twettaq stħarriġ tal-persunal biex tiġbor feedback mill-persunal dwar l-organizzazzjoni tal-uffiċċju, il-kundizzjonijiet tax-xogħol, l-ambjent tax-xogħol u dwar kwistjonijiet etiċi u ta’ benesseri. L-għan huwa li jiġu identifikati oqsma perċepiti bħala li jaħdmu b’mod sodisfaċenti kif ukoll oqsma li jistgħu jeħtieġu azzjonijiet ta’ segwitu u, sa fejn ikun possibbli, jitqabblu r-riżultati maż-żmien u ma’ dawk ta’ istituzzjonijiet oħra.

Il-bażi legali tal-proċedura hija l-Artikolu 1e (2) u (3) tar-Regolamenti tal-Persunal ^[1].

8. Deskrizzjoni tal-kategoriji tas-suġġetti tad-data u tal-kategoriji tad-data personali:

- Kategoriji ta’ suġġetti tad-data: membri tal-persunal mill-Uffiċċju tal-EO (uffiċjali, aġenti temporanji jew kuntrattwali). It-trainees tal-Uffiċċju tal-EO ma jipparteċipawx fl-istħarriġ tal-persunal.

- Kategoriji ta’ data personali:

L-istħarriġ huwa anonimu. Ir-rekord tat-tweġibiet tal-istħarriġ ma fih l-ebda informazzjoni ta’ identifikazzjoni dwar ir-rispondenti. Meta jagħmlu kummenti fil-kaxxa tat-test liberu, ir-rispondenti jistgħu jżidu informazzjoni. F’dawk il-każijiet, hemm il-possibbiltà li ċerti rispondenti jiġu identifikati jew li jiżvelaw data personali ta’ partijiet terzi, skont il-kontenut tal-informazzjoni li jagħżlu li jipprovdu.

L-EO jipproċessa l-indirizzi tal-email professjonali tal-persunal biex ikun jista’ jibgħat il-link għall-istħarriġ. L-EO jipproċessa wkoll it-tweġibiet tal-istħarriġ. Din id-data personali tista’ tiġi pproċessata mill-kumpanija esterna u mill-Uffiċċju tal-EO.

Il-kumpanija esterna inkarigata mir-rapport tipproċessa l-opinjonijiet tal-persunal miġbura abbażi tal-kwestjonarju tal-istħarriġ.

9. Limitu ta’ żmien għaż-żamma tad-data u, fejn possibbli, għat-tħassir:

L-EO se jżomm l-indirizzi tal-email tar-rispondenti għall-istħarriġ sakemm ikun meħtieġ biex jintbagħat l-Istħarriġ tal-Persunal tal-2023 lill-membri tal-persunal ikkonċernati.

L-EO se jżomm it-tweġibiet tal-istħarriġ, inkluża kwalunkwe data personali potenzjali sottomessa mir-rispondenti fil-kaxxi tat-test liberu, għal massimu ta’ ħames snin. Din se tħassar id-data wara.

Il-kumpanija esterna se żżomm it-tweġibiet ipprovduti mir-rispondenti sakemm ikun meħtieġ li jitfassal ir-rapport tal-istħarriġ u għal massimu ta’ ħames snin ^[2]. Din se tħassar id-data wara. It-tweġibiet kollha huma preżunti li huma anonimi, bl-eċċezzjoni tal-kaxxi tat-test liberu jekk ir-rispondenti jipprovdu data personali fihom.

10. Ir-riċevituri tad-data:

Ir-riċevitur huwa l-kumpanija esterna responsabbli għall-abbozzar tar-rapport dwar l-istħarriġ.

Ir-riżultati ġenerali (data anonimizzata) se jiġu kondiviżi wkoll mal-persunal.

11. Hemm xi trasferimenti ta’ data personali lil pajjiżi terzi u/jew lil Organizzazzjonijiet Internazzjonali? M/A

12. Deskrizzjoni ġenerali tal-miżuri ta’ sigurtà:

L-EO juża “LimeSurvey” biex jibgħat l-istħarriġ lir-rispondenti u jiġbor it-tweġibiet. LimeSurvey hija għodda ta’ stħarriġ intern li tiżgura li d-data kollha pproċessata tibqa’ f’server sigur tal-Ombudsman Ewropew u li d-data tkun protetta permezz ta’ regoli stretti ta’ sigurtà.

It-tweġibiet għall-mistoqsijiet tal-istħarriġ jagħmluha impossibbli li s-suġġetti tad-data jiġu identifikati, ħlief għal ċerti każijiet li fihom ir-rispondenti jistgħu jżidu informazzjoni f’kaxxa b’test liberu.

L-istħarriġ jinkludi d-dikjarazzjoni ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà li ġejja: “biex tinżamm l-anonimità tal-parteċipanti, niżguraw li t-tweġibiet ikunu strutturati b’mod li jipprevjeni l-identifikazzjoni tal-individwi. Madankollu, jekk jogħġbok kun af li xi oqsma ta’ test liberu jippermettu lill-individwi l-libertà li jdaħħlu kwalunkwe informazzjoni li jagħżlu, inkluża data personali tagħhom stess jew ta’ oħrajn. Inħeġġu bil-qawwa lill-parteċipanti biex iżommu lura milli jiżvelaw kwalunkwe informazzjoni personalment identifikabbli f’dawn l-oqsma.”

13. Informazzjoni dwar kif is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom ta’ aċċess u rettifika, u fejn applikabbli, ta’ tħassir, restrizzjoni u portabbiltà tad-data:

Fir-rigward tal-indirizzi tal-posta elettronika tal-membri tal-persunal tal-EO:

Il-membri tal-persunal jistgħu jitolbu li jkollhom aċċess għad-data personali tagħhom stess u għal informazzjoni rilevanti dwar kif l-EO jużaha. Huma jistgħu jitolbu wkoll rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernahom. Taħt ċerti kundizzjonijiet, huma għandhom id-dritt li joġġezzjonaw għall-użu tad-data tagħhom mill-EO għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tagħhom, fi kwalunkwe ħin, kif ukoll id-dritt li jitolbu li l-EO jħassar id-data personali tagħhom jew jirrestrinġi l-użu tagħha.

L-EO se jwieġeb għat-talbiet malajr kemm jista’ jkun u mhux aktar tard minn xahar.

Dwar it-tweġibiet għall-istħarriġ:

Ladarba r-rispondenti jissottomettu t-tweġibiet tagħhom għall-istħarriġ, it-tweġibiet isiru informazzjoni anonima. Bħala tali, id-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 mhumiex applikabbli fir-rigward tat-tweġibiet tal-istħarriġ. Id-dikjarazzjoni ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà ’l fuq mill-kaxxi tat-test liberu tipprovdi biżżejjed informazzjoni lir-rispondenti dwar ir-riskji li tiġi pprovduta data personali fit-tweġibiet tagħhom. Peress li l-istħarriġ jitwettaq b’mod anonimu, mhuwiex teknikament possibbli li jiġi identifikat “min wieġeb xiex” u lanqas li r-rispondenti jingħataw id-drittijiet ta’ aċċess, rettifika, oġġezzjoni, tħassir jew restrizzjoni għar-rispons tagħhom.

Kwalunkwe suġġett tad-data, madankollu, għandu d-dritt li jaċċessa, jirrettifika, joġġezzjona, iħassar jew jitlob restrizzjoni tad-data personali inkluża f’waħda mill-kaxxi għat-test liberu jekk tikkonċernah, taħt ċerti kundizzjonijiet stabbiliti fir-Regolament. Dawk it-talbiet għandhom jiġu indirizzati lill-kumpanija esterna li tipproċessa t-tweġibiet tal-istħarriġ (info@incidence.be) jew lill-EO.

Fi kwalunkwe ħin, il-membri tal-persunal jistgħu jitolbu lill-uffiċċju informazzjoni dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom bil-posta elettronika (EO@ombudsman.europa.eu) jew billi jikkuntattjaw lid-Direttorat għall-Amministrazzjoni. Is-servizzi se jwieġbu għat-talbiet tagħhom mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn xahar wara. Huma jistgħu jikkuntattjaw ukoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-uffiċċju fuq:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jekk ikunu jixtiequ jilmentaw dwar it-trattament mill-EO tad-data personali tagħhom, huma jistgħu jikkuntattjaw lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (www.edps.europa.eu) fl-indirizz li ġej: EDPS@edps.europa.eu

Stqarrija ta’ Privatezza relatata mal-Istħarriġ tal-Persunal 2023 fl-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega r-raġuni għall-ipproċessar, il-mod kif l-Ombudsman Ewropew (EO) jiġbor, jittratta u jiżgura l-protezzjoni tad-data personali kollha pprovduta, kif dik l-informazzjoni tintuża u liema drittijiet jistgħu jeżerċitaw is-suġġetti tad-data fir-rigward tad-data tagħhom.

Il-kontrollur huwa l-EO. Il-proċessur huwa l-kumpanija esterna inkarigata mill-kompilazzjoni tat-tweġibiet tal-istħarriġ u mill-abbozzar tar-rapport ta’ sinteżi.

1. Liema data personali se tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

L-istħarriġ huwa anonimu. Ir-rekord tat-tweġibiet tal-istħarriġ ma fih l-ebda informazzjoni ta’ identifikazzjoni dwar ir-rispondenti.

L-EO jipproċessa l-indirizzi tal-email professjonali tal-persunal biex ikun jista’ jirċievi l-link għall-istħarriġ.

It-trainees tal-Uffiċċju tal-EO ma jipparteċipawx fl-istħarriġ tal-persunal.

F’ċerti każijiet, ir-rispondenti jistgħu jżidu informazzjoni f’kaxxa b’test liberu. 

L-istruzzjonijiet dwar l-istħarriġ se jinkludu dikjarazzjoni ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà speċifika fuq dawn il-linji: biex tinżamm l-anonimità tal-parteċipanti, niżguraw li t-tweġibiet ikunu strutturati b’mod li jipprevjeni l-identifikazzjoni tal-individwi. Madankollu, jekk jogħġbok kun af li xi oqsma ta’ test liberu jippermettu lill-individwi l-libertà li jdaħħlu kwalunkwe informazzjoni li jagħżlu, inkluża data personali tagħhom stess jew ta’ oħrajn. Aħna nħeġġu bil-qawwa lill-parteċipanti biex iżommu lura milli jiżvelaw kwalunkwe informazzjoni personalment identifikabbli f'dawn l-oqsma.

Meta jagħmlu kummenti fil-kaxxa tat-test liberu, ir-rispondenti jistgħu jżidu informazzjoni. F’dawk il-każijiet, hemm il-possibbiltà li ċerti rispondenti jiġu identifikati jew li jiżvelaw data personali ta’ partijiet terzi, skont il-kontenut tal-informazzjoni li jagħżlu li jipprovdu.

Din id-data personali tista’ tiġi pproċessata mill-kumpanija esterna u mill-Uffiċċju tal-EO.

Rapport dwar l-istħarriġ se jitfassal minn kumpanija esterna u se jiġi ċċirkolat lill-persunal u lit-tim maniġerjali.

2. Għaliex l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

Kif intqal fil-punt preċedenti, l-istħarriġ iżomm l-anonimità. Madankollu, il-membri tal-persunal għandhom l-għażla li jiżvelaw b’mod volontarju d-data personali tagħhom jew id-data personali ta’ partijiet terzi fil-kaxxi tat-test liberu. Huwa biss f'każijiet bħal dawn li l-Ombudsman jista' jittratta d-data personali b'mod inċidentali.

L-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew beħsiebu jwettaq stħarriġ tal-persunal biex jiġbor feedback mill-persunal dwar l-organizzazzjoni tal-uffiċċju, il-kundizzjonijiet tax-xogħol, l-ambjent tax-xogħol u dwar kwistjonijiet etiċi u ta’ benesseri. L-għan huwa li jiġu identifikati oqsma perċepiti bħala li jaħdmu b’mod sodisfaċenti kif ukoll oqsma li jistgħu jeħtieġu azzjonijiet ta’ segwitu u, sa fejn ikun possibbli, jitqabblu r-riżultati maż-żmien u ma’ dawk ta’ istituzzjonijiet oħra.

3. X’inhuma l-bażijiet legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

L-ipproċessar huwa meħtieġ abbażi tal-Artikolu 5(1)(a) (it-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku).

Il-bażi legali hija l-Artikolu 1e (2) u (3) tar-Regolamenti tal-Persunal .

4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

L-ewwel kategorija ta’ data personali, jiġifieri l-indirizzi tal-posta elettronika tal-membri kollha tal-persunal, tiġi pproċessata mid-Direttorat għall-Amministrazzjoni (il-membri tal-persunal tal-ICT) u mit-tim tal-proġett (membru wieħed tas-SĠ u l-Kap tat-tim tar-riżorsi umani).

It-tieni kategorija ta’ data personali, jiġifieri dawk li jistgħu jiġu introdotti mill-persunal fil-kummenti fit-test liberu tal-istħarriġ, tista’ tiġi pproċessata mill-kumpanija esterna responsabbli għall-abbozzar tar-rapport dwar l-istħarriġ, id-Direttorat għall-amministrazzjoni (membri tal-persunal tal-ICT) u t-tim tal-proġett (membru wieħed tas-SĠ u l-Kap tat-tim tar-riżorsi umani). Din il-kumpanija esterna hija preżunta li tittratta biss data anonima, ħlief fil-każ tal-kaxxi tat-test liberu, jekk ir-rispondenti jipprovdu informazzjoni identifikabbli personalment dwarhom infushom jew oħrajn.

5. Min se jirċievi d-data?

Ir-riċevitur huwa l-kumpanija esterna responsabbli għall-abbozzar tar-rapport dwar l-istħarriġ. Ir-riżultati ġenerali (data anonimizzata) se jiġu kondiviżi wkoll mal-persunal.

6. Kemm se ddum tinżamm id-data?

L-Ombudsman se żżomm id-data personali elenkata fil-punt 1 hawn fuq (indirizzi tal-posta elettronika tar-rispondenti għall-istħarriġ) sakemm ikun meħtieġ biex jintbagħat l-Istħarriġ tal-Persunal tal-2023 lill-membri tal-persunal ikkonċernati.

Il-kumpanija esterna se żżomm it-tweġibiet ipprovduti mir-rispondenti sakemm ikun meħtieġ li jitfassal ir-rapport tal-istħarriġ u għal massimu ta' ħames snin . Din se tħassar id-data wara. It-tweġibiet kollha huma preżunti li huma anonimi, bl-eċċezzjoni tal-kaxxi tat-test liberu jekk ir-rispondenti jipprovdu data personali fihom.

7. Kif nipproteġu d-data tiegħek?

L-EO juża “LimeSurvey” biex jibgħat l-istħarriġ lir-rispondenti u jiġbor it-tweġibiet. LimeSurvey hija għodda ta’ stħarriġ intern li tiżgura li d-data kollha pproċessata tibqa’ f’server sigur tal-Ombudsman Ewropew u li d-data tkun protetta permezz ta’ regoli stretti ta’ sigurtà.

It-tweġibiet għall-mistoqsijiet tal-istħarriġ jagħmluha impossibbli li s-suġġetti tad-data jiġu identifikati, ħlief għal ċerti każijiet imsemmija fil-parti 1 li fihom ir-rispondenti jistgħu jżidu informazzjoni f’kaxxa b’test liberu.

Ser tiżdied id-dikjarazzjoni ta' ċaħda ta' responsabbiltà li ġejja: “biex tinżamm l-anonimità tal-parteċipanti, niżguraw li t-tweġibiet ikunu strutturati b’mod li jipprevjeni l-identifikazzjoni tal-individwi. Madankollu, jekk jogħġbok kun af li xi oqsma ta’ test liberu jippermettu lill-individwi l-libertà li jdaħħlu kwalunkwe informazzjoni li jagħżlu, inkluża data personali tagħhom stess jew ta’ oħrajn. Inħeġġu bil-qawwa lill-parteċipanti biex iżommu lura milli jiżvelaw kwalunkwe informazzjoni identifikabbli personalment f’dawn l-oqsma.”

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Fir-rigward tal-ewwel kategorija ta’ data personali, jiġifieri l-indirizzi tal-posta elettronika tal-membri kollha tal-persunal:

Għandek id-dritt ta’ aċċess għad-data personali tiegħek stess u għal informazzjoni rilevanti dwar kif l-EO jużaha.

Taħt ċerti kundizzjonijiet, għandek ukoll id-dritt li titlob rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernak. Tista’ tirrettifika d-data ta’ identifikazzjoni fi kwalunkwe ħin. Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-użu tad-dejta tiegħek mill-EO għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek, fi kwalunkwe ħin.

Taħt ċerti kundizzjonijiet, għandek id-dritt li titlob li l-EO jħassar id-data personali tiegħek jew jirrestrinġi l-użu tagħha.

L-EO se jwieġeb għat-talbiet malajr kemm jista’ jkun u mhux aktar tard minn xahar.

Fir-rigward tat-tieni kategorija ta’ data personali, jiġifieri t-tweġibiet għall-istħarriġ:

Ladarba r-rispondenti jissottomettu t-tweġibiet tagħhom għall-istħarriġ, it-tweġibiet isiru informazzjoni anonima. Bħala tali, id-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 mhumiex applikabbli fir-rigward tat-tweġibiet tal-istħarriġ. Id-dikjarazzjoni ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà ’l fuq mill-kaxxi tat-test liberu tipprovdi biżżejjed informazzjoni lir-rispondenti dwar ir-riskji li tiġi pprovduta data personali fit-tweġibiet tagħhom. Peress li l-istħarriġ jitwettaq b’mod anonimu, mhuwiex teknikament possibbli li jiġi identifikat “min wieġeb xiex” u lanqas li r-rispondenti jingħataw id-drittijiet ta’ aċċess, rettifika, oġġezzjoni, tħassir jew restrizzjoni għar-rispons tagħhom.

Kwalunkwe suġġett tad-data, madankollu, għandu d-dritt li jaċċessa, jirrettifika, joġġezzjona, iħassar jew jitlob restrizzjoni tad-data personali inkluża f’waħda mill-kaxxi għat-test liberu jekk tikkonċernah, taħt ċerti kundizzjonijiet stabbiliti fir-Regolament. Dawk it-talbiet jenħtieġ li jiġu indirizzati lill-kumpanija esterna li tipproċessa t-tweġibiet tal-istħarriġ.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

Fi kwalunkwe ħin, tista’ tibgħat mistoqsijiet relatati mal-protezzjoni tad-data dwar l-organizzazzjoni tal-Istħarriġ tal-Persunal 2023 lill-EO, fl-indirizz li ġej:

L-Ombudsman Ewropew

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburgu Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Tista’ tikkuntattja lill-kumpanija esterna li tipproċessa t-tweġibiet tal-istħarriġ fuq:

Is-Sur Geoffroy Comhaire

SPRL ta' INCIDENCE

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Il-Belġju

gcomhaire@incidence.be

Huwa importanti li jiġi nnotat li, fil-prinċipju, il-kumpanija esterna tipproċessa biss informazzjoni anonima, jiġifieri informazzjoni li ma tkunx relatata ma’ persuna fiżika identifikata jew identifikabbli jew ma’ data personali li ssir anonima b’tali mod li s-suġġett tad-data ma jkunx jew ma jkunx għadu identifikabbli.

Tista’ tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-uffiċċju tal-EO fl-indirizz li ġej: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Tista' tressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin fl-indirizz li ġej: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] L-Artikolu 1e(2) u (3) “2. L-uffiċjali f'impjieg attiv għandhom jingħataw kondizzjonijiet tax-xogħol li jikkonformaw ma' l-istandards xierqa tas-saħħa u s-sigurtà għall-inqas ekwivalenti għar-rekwiżiti minimi applikabbli taħt il-miżuri adottati f'dawn l-oqsma skond it-Trattati. 3. Miżuri ta' natura soċjali adottati skond dan l-Artikolu għandhom jiġu implimentati minn kull istituzzjoni f'kooperazzjoni mill-qrib mal-Kumitat tal-Persunal, abbażi ta' azzjonijiet pluriennali proposti. Dawn l-azzjonijiet proposti għandhom jiġu trasmessi kull sena lill-awtorità tal-budget fil-qafas tal-proċedura tal-budget”.

[2] Ara l-Artikolu 21.2.13 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-kuntratt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en