Rekord pubbliku tal-attività tal-ipproċessar: Ġbir ta’ data personali fil-kuntest taċ-ċerimonja tal-Premju tal-Ombudsman Ewropew għal Amministrazzjoni Tajba mill-Unità tal-Komunikazzjoni tal-uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew

1. L-aħħar aġġornament ta’ dan ir-rekord: 26/10/2022

2. Numru ta' referenza: 8/2022

3. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur: L-Ombudsman Ewropew, avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kuntatt: Unità tal-Komunikazzjonijiet, posta elettronika: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data: Is-Sinjura Francesca Pavesi - Viċi DPO: Is-Sur Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-proċessur:

L-Unità tal-Komunikazzjoni tista' tikkummissjona professjonisti esterni biex jieħdu ritratti u jagħmlu reġistrazzjonijiet awdjo u vidjo taċ-ċerimonji tal-Premju għall-Ombudsman.

6. Isem u dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur(i) konġunt(i): M/A

7. Għan(ijiet) tal-ipproċessar:

Introdotta fl-2017, il-Premju tal-Ombudsman Ewropew għal Amministrazzjoni Tajba jirrikonoxxi azzjonijiet mis-servizz pubbliku tal-UE li għandhom impatt viżibbli u pożittiv fuq il-ħajja taċ-ċittadini, u għandu l-għan li jħeġġeġ il-kondiviżjoni ta’ ideat u prattiki tajbin.

L-għan primarju tal-Ombudsman Ewropew huwa li jiżgura li l-amministrazzjoni tal-UE taħdem bl-ogħla standards possibbli u taqdi l-interess pubbliku. Il-premju huwa mod kif jitwasslu eżempji tal-ħidma eċċellenti mwettqa minn impjegati taċ-ċivil dedikati tal-UE lil udjenza usa’ kemm biex tinfirex il-prattika tajba fi ħdan l-istituzzjonijiet kif ukoll biex tgħin biex jitnaqqas id-distakk bejn iċ-ċittadini u l-amministrazzjoni tal-UE.

L-Ombudsman jeħtieġ li jipproċessa d-data personali sabiex jivvaluta n-nomini, jorganizza ċ-ċerimonja, iwettaq il-votazzjoni pubblika u jagħti l-Premju tal-Ombudsman Ewropew għal Amministrazzjoni Tajba.

8. Deskrizzjoni tal-kategoriji tas-suġġetti tad-data u tal-kategoriji tad-data personali:

	Kategoriji ta’ suġġetti tad-data:	Kategoriji ta' data personali
1	Nominaturi: persuni li ppreżentaw proġetti għal Premju bħal membri tal-persunal, timijiet jew unitajiet ta’ istituzzjonijiet, korpi jew aġenziji tal-UE; rappreżentanti tal-organizzazzjonijiet tas-soċjetà ċivili, l-assoċjazzjonijiet u l-NGOs; jew individwi barra mill-qafas istituzzjonali tal-UE.	L-isem, il-kunjom, l-indirizz tal-posta elettronika, l-isem ta’ min iħaddem. F'xi każijiet, immaġnijiet bħal ritratti u reġistrazzjonijiet tal-vidjo, kif ukoll reġistrazzjonijiet tal-awdjo meħuda matul iċ-ċerimonja jew ipprovduti mill-persuni nominati nfushom.
2	Persuni nominati: persuni li ġew nominati għal Premju (li huma membri tal-persunal tal-amministrazzjoni tal-UE). Fi żmien 10 ijiem ta’ xogħol minn meta tirċievi d-data personali ta’ persuna nominata minn persuna oħra, l-Unità tal-Komunikazzjoni tinforma lill-persuni nominati bid-drittijiet tagħhom u tfittex li taċċetta r-regoli tal-kompetizzjoni u l-awtorizzazzjoni biex tuża d-data personali tagħhom.	L-isem, il-kunjom, l-indirizz tal-posta elettronika, it-titlu tal-impjieg u r-rwol tagħhom fil-proġett nominat, l-isem tal-impjegatur, il-kisbiet professjonali. F'xi każijiet, immaġnijiet bħal ritratti u reġistrazzjonijiet tal-vidjo, kif ukoll reġistrazzjonijiet tal-awdjo meħuda matul iċ-ċerimonja jew ipprovduti mill-persuni nominati nfushom.
3	Membri tal-bord konsultattiv estern li jassisti lill-Unità tal-Komunikazzjoni fl-għażla tal-proġetti għall-Premju.	L-isem, il-kunjom, l-indirizz tal-posta elettronika, it-titlu tal-impjieg, il-kisbiet professjonali.
4	Persuni li jipparteċipaw fil-votazzjoni pubblika biex jagħżlu l-aktar proġett popolari.	L-isem, il-kunjom, l-indirizz tal-posta elettronika (biex jiġi żgurat biss li ma jkun hemm l-ebda vot multiplu mill-istess persuna).
5	Membri tal-persunal tal-Unità tal-Komunikazzjoni tal-Ombudsman Ewropew li jaħdmu għall-Premju	L-isem, il-kunjom, l-indirizz tal-posta elettronika

9. Limitu ta’ żmien għaż-żamma tad-data u, fejn possibbli, għat-tħassir:

Id-data personali kollha elenkata fil-punt 8 hawn fuq tinħażen fis-sewqan tal-Unità tal-Komunikazzjoni għal ħames snin, u wara dan titħassar, b’xi eċċezzjonijiet elenkati fil-paragrafi li ġejjin.

L-immaġnijiet u r-reġistrazzjonijiet vidjo u awdjo taċ-ċerimonji tal-Għoti pprovduti minn kuntratturi esterni jinħażnu fuq drive komuni għal ħames snin, u wara dan għandhom jitħassru.

Ċerti immaġnijiet u reġistrazzjonijiet bil-vidjo taċ-ċerimonja tal-għoti tal-premjijiet jistgħu jidhru fuq is-sit web tal-Ombudsman jew fuq il-mezzi tal-media soċjali tiegħu mingħajr limitu ta’ żmien għat-tħassir.

L-isem tal-proġetti rebbieħa (mingħajr data personali) jiġi ppubblikat fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew mingħajr limitu ta’ żmien għat-tħassir.

Dik id-data meqjusa rilevanti għall-attivitajiet tal-uffiċċju għandha tiġi arkivjata għal finijiet storiċi.

Id-data personali tal-persuni li jivvutaw għall-proġett favorit tagħhom tintuża esklużivament biex jiġi żgurat li ħadd ma jkun jista’ jivvota aktar minn darba. Id-data se titħassar fi żmien xahrejn wara ċ-ċerimonja tal-għoti tal-Premju.

10. Riċevituri tad-data:

L-Unità tal-Komunikazzjoni, li tikkoordina, torganizza u timmaniġġja avvenimenti pubbliċi skont l-istrateġija tal-Ombudsman.

Id-Direttorat għall-Amministrazzjoni, li jittratta l-aspetti finanzjarji u kuntrattwali tal-avvenimenti pubbliċi.

Il-Kabinett tal-Ombudsman, li jipprovdi l-ismijiet u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kelliema jew tal-parteċipanti.

Il-bord konsultattiv estern, li jassisti lill-Unità tal-Komunikazzjoni fl-għażla tal-proġetti għall-Premju.

Il-filmati taċ-ċerimonji tal-Premju huma ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman u l-kanal YouTube, u jixxandru b'mod dirett fuq iż-żewġ siti web. Id-data tista’ tidher ukoll fuq il-mezzi l-oħra tal-media soċjali tal-Ombudsman, li huma disponibbli għall-pubbliku. L-immaġnijiet tar-rebbieħa huma ppubblikati wkoll fuq is-sit web tal-Ombudsman.

Il-listi tan-nominati għall-Premju jitqassmu lill-parteċipanti kollha fiċ-ċerimonji tal-Premju.

L-ismijiet, it-titoli u l-immaġnijiet tal-persuni nominati għall-Premju u tar-rebbieħa jistgħu jiġu ppubblikati fil-bullettin intern tal-uffiċċju tal-Ombudsman.

11. Hemm xi trasferimenti ta’ data personali lil pajjiżi terzi u/jew lil Organizzazzjonijiet Internazzjonali?: M/A

12. Deskrizzjoni ġenerali tal-miżuri ta’ sigurtà: Id-data personali tal-persunal tal-Ombudsman, u tas-suġġetti tad-data esterni – miġbura fil-kuntest tal-organizzazzjoni tal-Premju – hija protetta minn miżuri ta’ sigurtà stabbiliti mis-settur tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u tal-Komunikazzjoni biex jiġu ppreservati l-integrità u l-kunfidenzjalità tal-proprjetà elettronika tal-istituzzjoni.

13. Informazzjoni dwar kif is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom ta’ aċċess u rettifika, u fejn applikabbli, ta’ tħassir, restrizzjoni u portabbiltà tad-data:

• Suġġett tad-data jista’ jeżerċita d-drittijiet tiegħu, pereżempju, billi jitlob aċċess għal, ratifika jew tħassir ta’ data personali, billi jibgħat email lil eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. It-talba għandha tiġi ttrattata mingħajr dewmien żejjed u fi kwalunkwe każ fi żmien xahar.
• Meta jikkonfermaw l-attendenza għaċ-ċerimonja tal-għoti tal-premjijiet, offline jew online, il-parteċipanti potenzjali jiġu infurmati li l-immaġnijiet tagħhom jistgħu jittieħdu matul l-avveniment u jintużaw mill-uffiċċju tal-Ombudsman għal skopijiet ta’ komunikazzjoni. Jekk ikollhom xi tħassib, jistgħu jikkuntattjaw lill-Unità tal-Komunikazzjonijiet permezz ta’ eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. L-Unità se tipprova takkomoda t-tħassib tagħha sa fejn ikun possibbli (pereżempju, skont il-konfigurazzjoni tal-kamra, jew billi tiskura/tkopri l-istampa tagħhom fuq skrins kollettivi tal-istampar meħuda matul iċ-ċerimonji diġitali).

Dikjarazzjoni ta’ Privatezza

dwar il-ġbir ta' data personali fil-kuntest taċ-ċerimonja tal-Premju tal-Ombudsman Ewropew għal Amministrazzjoni Tajba mill-Unità tal-Komunikazzjoni tal-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega liema data personali jiġbor l-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew, għaliex u kif jiġborha, jipproċessaha, jużaha u jaħżenha. Id-dikjarazzjoni tiddeskrivi wkoll kif is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom.

Il-kontrollur tad-data huwa l-Ombudsman Ewropew.

1. X'data personali tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

Aħna niġbru dejta personali bħall-isem, il-kunjom, l-indirizz tal-email, l-isem ta 'min iħaddem u, f'xi każijiet, stampi bħal ritratti u reġistrazzjonijiet tal-vidjow, kif ukoll reġistrazzjonijiet tal-awdjo meħuda matul iċ-ċerimonja jew ipprovduti mill-persuni nominati nfushom.

2. Għaliex l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

Għall-iskop uniku tal-koordinazzjoni, l-organizzazzjoni u l-ġestjoni tal-Premju tal-Ombudsman Ewropew għal Amministrazzjoni Tajba.

3. X’inhuma l-bażijiet legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

Nipproċessaw id-data fit-twettiq tad-dmirijiet tal-Ombudsman Ewropew fl-interess pubbliku skont l-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, u l-Artikoli 5(1)(a) u 5(1)(d) tar-Regolament 2018/1725.

4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

L-Ombudsman Ewropew huwa responsabbli għall-ipproċessar tad-data, li l-Unitajiet tal-Komunikazzjoni jwettqu, assistit minn bord konsultattiv estern fl-għażla tal-proġetti għall-Premju.

L-Unità tal-Komunikazzjoni tista’ tikkummissjona professjonisti esterni biex jieħdu ritratti u jagħmlu reġistrazzjonijiet awdjo u vidjo taċ-ċerimonji tal-Premju.

5. Min jirċievi d-data?

Membri tat-tim tal-Unità tal-Komunikazzjoni, is-Segretarjat Ġenerali, id-Direttorat għall-Amministrazzjoni, u l-Kabinett tal-Ombudsman, li l-ħidma tagħhom tirrikjedi li jittrattaw id-data personali fir-rigward tal-organizzazzjoni ta’ avvenimenti pubbliċi.

Il-filmati taċ-ċerimonji tal-Premju huma ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman u l-kanal YouTube, u jixxandru b'mod dirett fuq iż-żewġ siti web. Id-data tista’ tidher ukoll fuq il-mezzi l-oħra tal-media soċjali tal-Ombudsman, li huma disponibbli għall-pubbliku. L-immaġnijiet tar-rebbieħa jiġu ppubblikati wkoll fuq is-sit web tal-Ombudsman u/jew fuq il-midja soċjali.

Il-listi tan-nominati għall-Premju jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman u jitqassmu lill-parteċipanti kollha f’ċerimonja tal-għoti tal-Premju.

L-ismijiet, it-titoli u l-immaġnijiet tal-persuni nominati għall-Premju u tar-rebbieħa jistgħu jiġu ppubblikati fil-bullettin intern tal-uffiċċju tal-Ombudsman.

6. Kemm se ddum tinżamm id-data?

L-oqsma tad-data li ġejjin għandhom jinħażnu fis-sewqan tal-Unità tal-Komunikazzjoni għal ħames snin, u wara dan għandhom jitħassru:

• l-ismijiet tan-nominati u tan-nominaturi, il-membri tal-bord konsultattiv estern, l-impjegaturi tan-nominaturi u tan-nominati;
• l-indirizzi tal-posta elettronika u n-numri tat-telefown tal-persuni nominati u tan-nominaturi, u tal-membri tal-bord konsultattiv estern;
• it-titoli tal-impjiegi tal-persuni nominati u r-rwoli tagħhom fi proġetti nominati;
• it-titoli tal-impjieg tal-membri tal-ġurija esterna; u
• il-kisbiet professjonali tal-persuni nominati u l-membri tal-bord konsultattiv estern.

Għall-votazzjoni pubblika, se nżommu l-isem, il-kunjom u l-indirizz tal-posta elettronika tal-votanti għal perjodu massimu ta’ xahrejn wara ċ-ċerimonja tal-għoti tal-Premju, biss biex niżguraw li ma jkun hemm l-ebda vot multiplu mill-istess persuna.

Dik id-data meqjusa rilevanti għall-attivitajiet tal-uffiċċju għandha tiġi arkivjata għal finijiet storiċi.

L-immaġnijiet u r-reġistrazzjonijiet vidjo u awdjo taċ-ċerimonji tal-Għoti pprovduti minn kuntratturi esterni jinħażnu fuq drive komuni għal ħames snin, u wara dan għandhom jitħassru. Dik id-data meqjusa rilevanti għall-attivitajiet tal-uffiċċju għandha sussegwentement tiġi arkivjata għal finijiet storiċi.

L-ismijiet tar-rebbieħa u tal-premjijiet tagħhom huma arkivjati indefinittivament għal skopijiet storiċi.

7. Kif nipproteġu d-data tiegħek?

Id-data personali hija protetta minn miżuri ta’ sigurtà, stabbiliti mis-settur tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u tal-Komunikazzjoni fl-uffiċċju tal-Ombudsman biex jiġu ppreservati l-integrità u l-kunfidenzjalità tal-proprjetà elettronika tal-istituzzjoni.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Suġġett tad-data jista’ jeżerċita d-drittijiet tiegħu, pereżempju, billi jitlob aċċess għal, ratifika jew tħassir ta’ data personali, billi jibgħat email lil
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. It-talba għandha tiġi ttrattata mingħajr dewmien żejjed u fi kwalunkwe każ fi żmien xahar.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

Fi kwalunkwe ħin, suġġett tad-data jista’ jibgħat mistoqsijiet relatati mal-protezzjoni tad-data lil:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Unità tal-Komunikazzjoni
Ombudsman Ewropew
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasburgu Cedex

Tista' tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman Ewropew:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu jew

It-tressiq ta' lment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data: edps@edps.europa.eu

Strasburgu, 26/10/2022