1. L-aħħar aġġornament ta’ dan ir-rekord: 23/02/2022

2. Numru ta' referenza: 1/2022

3. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur:

l-Ombudsman Ewropew,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburgu Cedex

Kuntatt:

Direttur tal-Inkjesti

EO@ombudsman.europa.eu  

4. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data:

Is-Sinjura Francesca Pavesi

Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD)

Is-Sur Nicholas Hernanz

Viċi UPD

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-proċessur:

M/A

6. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur(i) konġunt(i):

M/A

7. Għan(ijiet) tal-ipproċessar:

F'konformità mal-Artikolu 11 tat-TUE, l-Ombudsman Ewropew jorganizza konsultazzjonijiet mal-partijiet ikkonċernati, li l-għan tagħhom huwa li jinfurmaw lill-Ombudsman dwar il-fehmiet ta' dawk ikkonċernati mis-suġġetti ta' inkjesti u inizjattivi strateġiċi, li huma ta' importanza pubblika.

Konsultazzjoni pubblika fil-kuntest ta’ inkjesti u inizjattivi strateġiċi ġeneralment tikkonsisti fil-passi li ġejjin:

• stedina għall-kontribuzzjoni tiġi ppubblikata fuq is-sit web tal-EO,
• kulħadd huwa mistieden jikkontribwixxi sa ċerta skadenza,
• il-kontribuzzjonijiet jistgħu jintbagħtu permezz ta’ formola ta’ kuntatt, email jew posta,
• il-kontributi kollha jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman, u
• jiġi abbozzat rapport, li jiġbor fil-qosor il-kontribuzzjonijiet.

L-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku (l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament 2018/1725).

Id-data personali tintuża wkoll għall-komunikazzjoni mal-kontributuri.

8. Deskrizzjoni tal-kategoriji tas-suġġetti tad-data u tal-kategoriji tad-data personali:

Kategoriji ta' suġġetti tad-data

Kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika tista' tikkontribwixxi għal konsultazzjoni mal-Ombudsman Ewropew.

Kategoriji ta' data personali

Id-data personali miġbura u pproċessata ulterjorment hija data meħtieġa għall-parteċipazzjoni fil-konsultazzjoni, kif ġej:

• l-ewwel isem,
• il-kunjom,
• titlu tal-impjieg
• l-indirizz tal-posta elettronika,
• il-lingwa li wieħed jixtieq jirċievi tweġiba fiha,
• lingwa oħra li wieħed jaċċetta tweġiba fiha,
• is-suġġett (it-titolu tal-konsultazzjoni) u l-kontenut (fil-biċċa l-kbira, il-fehmiet tal-individwu jew tal-organizzazzjoni dwar is-suġġett).

Xi tweġibiet jista’ jkun fihom ukoll data personali ta’ partijiet terzi, għalkemm il-kontributuri huma mitluba jevitaw li jinkludu data personali mhux meħtieġa fit-tweġibiet tagħhom. Fil-prinċipju, kategoriji speċjali ta' data ^[1] m'għandhomx jiġu inklużi. Fir-rigward ta’ data personali ta’ parti terza, l-Ombudsman Ewropew japplika l-politika dwar l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġett tad-data ta’ parti terza f’inkjesta ( https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Limitu ta’ żmien għaż-żamma tad-data u, fejn possibbli, għat-tħassir:

Il-kontribuzzjonijiet jinħażnu fil-fajl tal-każ rilevanti f'konformità mal-politika ta' żamma tas-sistema ta' ġestjoni tal-każijiet tal-Ombudsman għal perjodu ta' għaxar snin wara li jingħalaq il-każ ^[2]. Dan jinkludi informazzjoni personali bażika (l-isem, il-kunjom, l-indirizz tal-posta elettronika) u l-preferenzi lingwistiċi u t-Tweġibiet individwali. Dawn imbagħad jiġu arkivjati skont il-politika tal-Ombudsman dwar l-arkivjar ^[3].

Id-data personali tal-kontributuri tiġi redatta mill-verżjoni tal-kontribuzzjoni li ssir pubblika fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew meta dan jintalab.^[4] L-indirizzi tal-email dejjem jiġu redatti. Jekk id-data personali ta’ parti terza tiġi inkluża f’kontribuzzjoni, liema kontributuri jintalbu jevitaw dan tiġi redatta wkoll.

Id-dokumenti ppreżentati fil-kuntest ta’ konsultazzjoni, bħal dokumenti ta’ pożizzjoni jew dokumenti ta’ sfond, se jsiru pubbliċi kif jaslu. Bħala tali, jekk tali sottomissjonijiet jinkludu data personali ta’ parti terza, isiru redazzjonijiet xierqa.

Fil-każ ta’ posta tal-massa, jiġifieri fejn grupp ta’ kontributuri jissottomettu kontribuzzjonijiet identiċi, it-tweġibiet jiġu ssejvjati fil-fajl tal-każ rilevanti għal perjodu ta’ 10 snin, u wara dan jistgħu jiġu arkivjati. Dawn jinżammu fis-sistema tal-email tal-Ombudsman Ewropew għal tliet xhur wara li jitħassru. Kontribuzzjoni waħda bħal din issir pubblika fuq is-sit web tal-Ombudsman, b’indikazzjoni li l-Ombudsman irċieva diversi aktar bl-istess kontenut.

10. Ir-riċevituri tad-data:

L-aċċess għad-data personali huwa pprovdut lill-membri tal-persunal tal-Ombudsman Ewropew responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat fuq bażi ta’ “ħtieġa ta’ tagħrif”, bħall-membri tal-persunal tal-unità tal-ICT għall-ġestjoni tad-data ppreżentata fuq is-sit web tal-Ombudsman.

Bħala parti mill-proċedura ta’ inkjesta, l-Ombudsman jibgħat lill-istituzzjoni, lill-korp, lill-uffiċċju jew lill-aġenzija rilevanti tal-UE l-kontribuzzjonijiet kollha li jirċievi.

Biex jiġi evitat l-użu ħażin, il-kontributuri huma meħtieġa jidentifikaw lilhom infushom jew lill-organizzazzjoni li jkunu qed iwieġbu f’isimha. Kontribuzzjonijiet anonimi għall-konsultazzjonijiet mhumiex aċċettati.

Il-kontributuri huma mitluba jevitaw li jinkludu data personali mhux meħtieġa fil-kontribuzzjonijiet tagħhom, b’mod partikolari data personali ta’ partijiet terzi.

Fl-interess tat-trasparenza, l-Ombudsman jagħmel kontribuzzjonijiet pubbliċi riċevuti għal konsultazzjoni. Jekk tiġi inkluża data personali, ta’ kontributuri jew mod ieħor, din tiġi redatta (fir-rigward tal-kontributuri, fuq talba biss).

11. Hemm xi trasferimenti ta’ data personali lil pajjiżi terzi u/jew lil Organizzazzjonijiet Internazzjonali?:

M/A ^[5]

12. Deskrizzjoni ġenerali tal-miżuri ta’ sigurtà:

Il-biċċa l-kbira tal-kontribuzzjonijiet għall-konsultazzjonijiet mal-partijiet ikkonċernati tal-Ombudsman Ewropew jiġu ppreżentati b’mod elettroniku f’kaxxi postali apposta għall-konsultazzjonijiet. Il-kontributuri huma mistiedna jimlew formola ta’ kuntatt fuq is-sit web tal-Ombudsman, li tidderieġi t-tweġibiet għall-kaxxa postali ddedikata għall-konsultazzjoni.

Il-kontribuzzjonijiet sottomessi bil-posta jiġu skennjati u miżjuda mal-fajl diġitali mill-uffiċjal tal-inkjesta responsabbli. Il-kopja stampata tal-kontribuzzjoni sussegwentement tinqered.

Il-kontribuzzjonijiet għall-konsultazzjonijiet mal-partijiet ikkonċernati jinħażnu fis-“sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet” tal-Ombudsman. L-aċċess għad-data personali tal-kontributuri huwa pprovdut lill-persunal tal-Ombudsman responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat fuq bażi ta’ “ħtieġa ta’ tagħrif”.

L-Ombudsman Ewropew għandha l-għan li tiżgura li s-sistemi u s-servizzi tal-ipproċessar tad-data jkunu reżiljenti u li l-kunfidenzjalità tad-data, fejn applikabbli, tiġi protetta.

13. Informazzjoni dwar kif is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom ta’ aċċess u rettifika, u fejn applikabbli, ta’ tħassir, restrizzjoni u portabbiltà tad-data:

Wara li jissottomettu d-data permezz tal-formola ta’ kuntatt, il-kontributuri jirċievu email b’kopja tad-data tagħhom li tkun qed tiġi pproċessata.

Is-suġġetti tad-data għandhom id-dritt li jaċċessaw id-data personali tagħhom stess u l-informazzjoni rilevanti dwar kif nużawha. Huma għandhom ukoll id-dritt li jitolbu rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernahom. Is-suġġetti tad-data għandhom id-dritt joġġezzjonaw għall-użu tad-data tagħhom mill-Ombudsman Ewropew għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tagħhom, fi kwalunkwe ħin. Taħt ċerti kundizzjonijiet, huma għandhom id-dritt li jitolbu li nħassru d-data personali tagħhom jew li nirrestrinġu l-użu tagħha.

Fi kwalunkwe ħin, is-suġġetti tad-data jistgħu jitolbuna informazzjoni dwar l-ipproċessar tagħna tad-data personali tagħhom permezz ta’ email fuq EO@ombudsman.europa.eu (indirizz elettroniku tal-uffiċjal tal-inkjesti responsabbli se jkun disponibbli wkoll fuq il-paġna ta’ konsultazzjoni fuq is-sit web tal-Ombudsman). It-talbiet mis-suġġetti tad-data jitwieġbu malajr kemm jista’ jkun, u fi kwalunkwe każ fi żmien xahar.

Is-suġġetti tad-data jistgħu jikkuntattjaw ukoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tagħna fuq: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Jekk jixtiequ jilmentaw dwar kif l-Ombudsman jittratta d-data personali tagħhom, jistgħu jikkuntattjaw lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (www.edps.europa.eu) fl-indirizz li ġej: EDPS@edps.europa.eu

Meta jorganizza konsultazzjoni mal-partijiet ikkonċernati, l-Ombudsman Ewropew jipprovdi l-informazzjoni li ġejja lill-kontributuri fir-rigward tal-privatezza tagħhom: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dikjarazzjoni ta’ Privatezza

Konsultazzjonijiet tal-Ombudsman Ewropew fil-kuntest ta' inkjesti u inizjattivi strateġiċi ^[6]

Din id-Dikjarazzjoni ta’ Privatezza tiddeskrivi kif l-Ombudsman Ewropew jipproteġi d-data personali tiegħek meta twieġeb għal konsultazzjoni tal-Ombudsman, u fejn, bħala tali, l-Ombudsman jaġixxi bħala l-kontrollur tad-data. Din id-dikjarazzjoni tistabbilixxi wkoll liema drittijiet għandek bħala suġġett tad-data.

B’mod partikolari, hija tispjega r-raġuni għall-ġbir u l-ipproċessar tad-data; il-mod kif l-Ombudsman jiġbor, jittratta u jiżgura l-protezzjoni tad-data pprovduta; u liema drittijiet jistgħu jeżerċitaw il-kontributuri fir-rigward tad-data tagħhom.

1. Liema data personali se tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

Il-kontributuri jimlew il-formola ta’ kuntatt fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew, li tidderieġi l-kontribuzzjonijiet lejn il-kaxxa postali ddedikata għall-konsultazzjoni. Il-kontribuzzjonijiet jistgħu jintbagħtu wkoll permezz ta’ ittra jew email. Il-persunal rilevanti fl-uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew jipproċessa l-kontribuzzjonijiet.

L-Ombudsman Ewropew jista' jikkuntattja lill-kontributuri biex jitlob kjarifiki u/jew iqassam ir-riżultati tal-konsultazzjoni/inkjesta. Id-dettalji ta’ kuntatt tal-persuna responsabbli għall-inkjesta huma pprovduti fl-istedina biex twieġeb għall-konsultazzjoni.

Id-data personali miġbura u pproċessata ulterjorment hija data meħtieġa għall-parteċipazzjoni fil-konsultazzjoni, kif ġej: l-isem, il-kunjom, l-email, id-deskrizzjoni tal-impjieg, u l-lingwa ppreferuta għal aktar korrispondenza, lingwa oħra li wieħed jaċċetta tweġiba fiha, u l-kontenut (fil-biċċa l-kbira, il-fehmiet tal-individwu jew tal-organizzazzjoni dwar is-suġġett).

2. Għaliex l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

L-Ombudsman Ewropew jixtieq jagħti lill-pubbliku u lill-partijiet interessati l-opportunità li jesprimu l-fehmiet tagħhom fil-kuntest ta' inkjesti u inizjattivi strateġiċi li jibbenefikaw minn input estern u għalhekk jista' jniedi konsultazzjonijiet pubbliċi.

3. X’inhi l-bażi legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

Il-bażi legali għal din l-operazzjoni ta’ pproċessar hija l-Artikolu 11 tat-TUE.

Id-data personali tiġi pproċessata f’konformità mar-Regolament 2018/1725 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-UE. L-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku (l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament 2018/1725).

4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

Is-Settur tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u l-Komunikazzjoni (ICT) tal-Ombudsman Ewropew jimmaniġġja d-data ppreżentata fis-sit web. Il-persunal tal-Ombudsman Ewropew responsabbli għat-twettiq ta’ konsultazzjonijiet pubbliċi u persunal awtorizzat, fuq bażi ta’ “ħtieġa ta’ tagħrif”, se jkompli jipproċessa d-data ppreżentata mill-kontributuri.

5. Min se jkun ir-riċevitur tad-data?

Il-persunal tal-Ombudsman Ewropew responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar għandu aċċess għad-data personali tiegħek; kif ukoll persunal awtorizzat ieħor tal-Ombudsman Ewropew fuq bażi ta’ “ħtieġa ta’ tagħrif”.

Bħala parti mill-proċedura ta’ inkjesta, l-Ombudsman Ewropew jibgħat lill-istituzzjoni, lill-korp, lill-uffiċċju jew lill-aġenzija rilevanti tal-UE l-kontribuzzjonijiet kollha li jirċievi. Fl-interess tat-trasparenza, l-Ombudsman Ewropew jagħmel kontribuzzjonijiet pubbliċi riċevuti għal konsultazzjoni.

Meta tikkontribwixxi għal konsultazzjoni, inti meħtieġ tidentifika lilek innifsek u lill-organizzazzjoni li qed tikkontribwixxi f’isimha. Kontribuzzjonijiet anonimi għall-konsultazzjonijiet mhumiex aċċettati. Dan biex jiġi evitat l-użu ħażin.

Fl-interess tat-trasparenza, l-Ombudsman Ewropew tagħmel kontribuzzjonijiet pubbliċi li tkun irċeviet bi tweġiba għal konsultazzjoni pubblika. Id-data personali tiegħek ma ssirx pubblika. Għandek tevita li tinkludi data personali bla bżonn fil-kontribuzzjonijiet tiegħek, b’mod partikolari data personali ta’ partijiet terzi. Jekk tali data tiġi inkluża, din tiġi redatta mill-verżjoni li ssir pubblika.

6. Kemm se ddum tinżamm id-data?

Il-kontribuzzjonijiet jinħażnu fil-fajl tal-każ rilevanti f'konformità mal-politika ta' żamma tas-sistema ta' ġestjoni tal-każijiet tal-Ombudsman għal perjodu ta' għaxar snin wara li jingħalaq il-każ ^[7]. Dan jinkludi informazzjoni personali bażika (l-ismijiet, il-kunjomijiet, l-indirizz tal-posta elettronika), il-preferenzi lingwistiċi u t-tweġibiet. Il-kontribuzzjonijiet jiġu arkivjati skont il-politika tal-Ombudsman dwar l-arkivjar ^[8].

7. Kif nipproteġu d-data tiegħek?

Id-data elettronika tinħażen fuq is-servers tal-Ombudsman Ewropew. Din id-data hija protetta minn bosta miżuri ta’ sigurtà stabbiliti mis-settur tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u l-Komunikazzjoni tal-Ombudsman Ewropew biex jiġu protetti l-integrità u l-kunfidenzjalità tal-proprjetà elettronika tal-Istituzzjoni.

L-aċċess għad-data personali huwa protett permezz tal-ġestjoni tad-drittijiet ta’ aċċess, li huma strettament limitati u bbażati fuq il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”.

L-indirizzi tal-email qatt ma jsiru pubbliċi, iżda jinħażnu u jistgħu jintużaw mill-Ombudsman Ewropew għal korrispondenza relatata mat-tweġiba pprovduta.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Meta tikkontribwixxi għal konsultazzjoni, tista’ tagħżel jekk id-data personali tiegħek għandhiex tiġi ppubblikata jew le fuq is-sit web tagħna.

Għandek ukoll drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirrettifikaha f’każ li d-data personali tiegħek ma tkunx preċiża jew ma tkunx kompluta. Taħt ċerti kundizzjonijiet, għandek id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek u d-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek.

L-Ombudsman Ewropew se jwieġeb it-talbiet tiegħek mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn xahar wara.

Fl-aħħar nett, għandek id-dritt li fi kwalunkwe ħin tirrikorri għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jekk tqis li l-Ombudsman Ewropew ikun kiser id-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament 2018/1725 minħabba l-ipproċessar tad-data personali tiegħek.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

Fi kwalunkwe ħin, tista’ tibgħat mistoqsijiet relatati mal-protezzjoni tad-data dwar il-konsultazzjonijiet pubbliċi tal-Ombudsman Ewropew, fl-indirizz li ġej: EO@ombudsman.europa.eu

Tista' tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman Ewropew fl-indirizz li ġej: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Tista' tressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin fl-indirizz li ġej: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Ara l-Artikolu 10 tar-Regolament 2018/1725.

[2] Ara: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Ara: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Ara: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Id-data personali ppubblikata fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew hija aċċessibbli madwar id-dinja. Il-qrati tal-UE sabu li t-tqegħid ta’ data personali fuq paġna web ma jikkostitwixxix trasferiment ta’ data personali (ara s-sentenza tal-Qorti tas-6 ta’ Novembru 2003, Lindqvist, il-kawża C-101/01).

[6] Disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Ara: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Ara: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.