Strasbūrā, 2012. gada 17. septembrī

Aģentūras apmeklējums OI/12/2012/EIS — Eiropas Ķimikāliju aģentūras (ECHA) apmeklējums

Godātais Dancet kungs!

2011. gada maijā es sāku ES aģentūru apmeklējumu programmu, lai apzinātu un izplatītu paraugpraksi to attiecībās ar iedzīvotājiem. Sākotnēji es veicu trīs izmēģinājuma apmeklējumus ES aģentūrās Apvienotajā Karalistē, proti, Eiropas Banku iestādē, Eiropas Zāļu aģentūrā un Eiropas Policijas akadēmijā. Pēc tam, 2011. gada 1. jūnijā, es tikos ar visu ES aģentūru vadītājiem Briselē un man bija iespēja viņus sīkāk iepazīstināt ar šo iniciatīvu. 2011. gada oktobrī un novembrī es apmeklēju attiecīgi Eiropas Vides aģentūru Kopenhāgenā un Eiropas Narkotiku un narkomānijas uzraudzības centru un Eiropas Jūras drošības aģentūru Lisabonā. 2012. gada februārī es apmeklēju Eiropas Profesionālās izglītības attīstības centru Salonikos un maijā es apmeklēju Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fondu Dublinā. 2012. gada jūnijā es apmeklēju EUROJUST un Eiropolu Hāgā un Eiropas Sistēmisko risku kolēģiju Frankfurtē. Visbeidzot, 2012. gada jūlijā es apmeklēju Eiropas Tīklu un informācijas drošības aģentūru (ENISA) Iraklijā, Krētā. Informācija par maniem iepriekšējiem apmeklējumiem ES aģentūrās ir pieejama šādā manas tīmekļa vietnes lapā:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Es būšu Helsinkos 2012. gada 5. oktobrī un vēlos izmantot šo iespēju, lai apmeklētu ECHA, un priecāšos tikties ar attiecīgajiem Aģentūras vadības grupas locekļiem. Ņemot vērā šāda apmeklējuma raksturu, šķiet lietderīgi vērsties pie jums kā pie ECHA izpilddirektora. Lai palīdzētu jums sagatavoties tam, par ko esmu pārliecināts, ka tā būs noderīga un konstruktīva viedokļu apmaiņa, šai vēstulei pievienoju pielikumu, kurā ietverts a) mūsu sanāksmes programmas projekts un b) informācija par šāda veida apmeklējuma procedūras aspektiem.

Es atzīmēju, ka pēc neoficiālas saziņas starp mūsu birojiem piektdien, 2012. gada 5. oktobrī (plkst. 9.30–12.30) tika panākta vienošanās par abpusēji izdevīgu datumu mūsu sanāksmei, kurā, es saprotu, jūsu direktora vietnieks Jukka Malm pārstāvēs ECHA vadību jūsu prombūtnes laikā.

Vizītes laikā ECHA mani pavadīs juriste Eija Salonen, kura būs kontaktpersona mūsu sanāksmes organizatoriskajos aspektos. Viņas kontaktinformācija ir šāda: [e-pasts], tālr.: + 33 3 88 17 24 29. No mūsu biroju neoficiālās saziņas es arī saprotu, ka Minna Heikkilä no jūsu aģentūras darbosies kā kontaktpersona ECHA, kas sazināsies ar Salonen kundzi par visiem nepieciešamajiem sagatavošanās darbiem.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka pēc mūsu sanāksmes es vēlētos tikties arī ar ECHA Personāla komiteju. Tas tiek darīts pēc Aģentūras personāla komiteju asamblejas (AASC) pieprasījuma sistemātiski tikties ar to ES aģentūru personāla komitejām, kuras es apmeklēju saistībā ar izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas.

Vēlreiz pateicos jums par piekrišanu organizēt šo vizīti un ceru uz tikšanos (ja jūsu prombūtnes laikā) ar jūsu direktora vietnieku un kolēģiem un uz sadarbību ar jums visiem, jo esmu pārliecināts, ka tā būs auglīga viedokļu apmaiņa par dažādiem jautājumiem, kas iekļauti mūsu sanāksmes darba kārtības projektā. Es vēlos arī pateikties ECHA vadībai par to, ka tā organizēja praktiskos aspektus manai sanāksmei ar Aģentūras Personāla komiteju.

Ar cieņu

P. Nikiforos Diamandouros

Pielikums: 1

PIELIKUMS. Apmeklējuma procedūras aspekti un darba kārtības projekts

Par procesuālajiem aspektiem

Eiropas Ombuda apmeklējumi tiek oficiāli veikti, pamatojoties uz viņa kompetenci veikt izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas. Tāpēc sarakstei, kas saistīta ar šo apmeklējumu, būs reģistrācijas atsauces numurs šādām izmeklēšanām pēc savas iniciatīvas (OI/12/2012/EIS). Ombuds būtu pateicīgs, ja ECHA varētu norādīt šo atsauces numuru savā sarakstē par apmeklējumu.

Izmeklēšana pēc savas iniciatīvas cita starpā nozīmē, ka uz šādu izmeklēšanu attiecas parastās procesuālās garantijas. Tie ietver aģentūras tiesības pieprasīt Eiropas Ombudam ievērot konfidencialitāti attiecībā uz informāciju un dokumentiem — skatīt Ombuda īstenošanas noteikumu 5. panta 1. punktu, 5. panta 2. punktu un 14. panta 2. punktu:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Ombuds var ne tikai informēt apmeklējamo aģentūru par jautājumiem, kurus viņš plāno izvirzīt, bet arī lūgt to iepriekš sniegt konkrētu būtisku informāciju un/vai dokumentus.

Pēc katra apmeklējuma ombuds rakstiski informēs aģentūru par saviem konstatējumiem. Ja viņš sniedz konkrētus ieteikumus, viņš parasti lūdz aģentūru informēt viņu par jebkādiem turpmākiem pasākumiem, ko tā ierosina veikt. Atkarībā no aģentūras atbildes ombuds vai nu apsvērs izmeklēšanas izbeigšanu, vai arī veiks turpmākus pasākumus, piemēram, sniedzot oficiālus ieteikumus.

Lūdzam ņemt vērā, ka šā apmeklējuma sagatavošanas vēstule, kā arī šis pielikums tiks publicēts Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē. Ja ombuds pēc apmeklējuma nolemj sniegt ieteikumus aģentūrai, šajā lapā tiks publicēts arī paziņojums ar šādiem ierosinājumiem, kā arī aģentūras atbilde, visa turpmākā sarakste un ombuda galīgie rakstiskie secinājumi. Šī informācijas apmaiņa parādīsies šādā ombuda tīmekļa vietnes lapā: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Attiecībā uz darba kārtībā iekļautajiem jautājumiem

 Attiecībā uz 2012. gada 5. oktobra apmeklējuma saturu Eiropas Ombuds vēlas apspriest šādus tematus:

• sabiedrisko pakalpojumu principi;
• ECHA sākotnējie kontakti ar sabiedrību;
• Pārredzamība, dialogs un pārskatatbildība ;
• pieņemšana darbā;
• piedāvājumi un līgumi;
• interešu konflikti; un
• Trauksmes celšana.

Konkrētie jautājumi, kurus ombuds vēlētos izskatīt saistībā ar katru tematu, ir šādi:

1.Sabiedriskā pakalpojuma principi

2012. gada 10. jūlijā es informēju ECHA par piecu civildienesta principu publicēšanu, kuriem būtu jāvirza ES ierēdņu rīcība. Es būtu ieinteresēts uzzināt, vai Aģentūra ir veikusi vai plāno veikt pasākumus, lai nodrošinātu, ka a) visi tās darbinieki ir informēti par principiem un b) principi ir pieejami tās tīmekļa vietnē, lai sabiedrība būtu informēta, ka Aģentūra tiem piekrīt.

2. Sākotnējā saziņa ar sabiedrību

Viens no ombuda pamatuzdevumiem ir nodrošināt, lai ES administrācija būtu atvērta, uz pakalpojumiem orientēta un efektīva kontaktos ar iedzīvotājiem. Attiecīgie pamatprincipi ir noteikti Eiropas Labas administratīvās prakses kodeksā (ECGAB). Šis jautājums joprojām ir būtisks mūsu ikdienas darbā, un tas liecina, ka ES administrācija joprojām saskaras ar dažām problēmām šajā jomā. Vajadzības gadījumā Eiropas Ombuds cenšas rast ātru risinājumu sūdzībām, kas attiecas uz sūdzībām par pilsoņu sākotnējiem kontaktiem ar administrāciju. Parasti tas nozīmē, ka mani dienesti sazinās ar attiecīgo personu pa tālruni.

Es saprotu, ka visas ES aģentūras piekrita pieņemt Eiropas labas administratīvās prakses kodeksu aģentūru vadītāju sanāksmē, kas notika Lisabonā 2008. gada oktobrī. ECHA tīmekļa vietnē esmu atradusi saiti uz tās Labas administratīvās prakses kodeksu [1] (turpmāk "ECHA kodekss"). Sākotnēji šķiet, ka ECHA kodekss galvenokārt atspoguļo principus, kas ietverti Eiropas Labas administratīvās prakses kodeksā (ECGAB). Tomēr, piemēram, ECHA kodeksā trūkst atsauces uz ombudu attiecībā uz noteikumu, kas atbilst ECGAB 19. pantam (norāde par pārsūdzības iespējām). Šajā sakarā es būtu pateicīgs, ja ECHA varētu precizēt, kā tā saskata saikni starp abiem kodeksiem un vai tā plāno savā tīmekļa vietnē publicēt arī ECGAB. Es būtu arī pateicīgs, ja uzzinātu vairāk par to, kā ECHA nodrošina, ka ECHA darbinieki ievēro kodeksā noteiktos principus. Es nevarēju atrast atsauces uz šo jautājumu ECHA tīmekļa vietnē un tāpēc būtu pateicīgs par prezentāciju par šo tematu.

3. Pārredzamība, dialogs un pārskatatbildība

Eiropas Ombuds arī piešķir piemaksu pārredzamības veicināšanai un pārskatatbildības palielināšanai ES administrācijā. Šī prasība cita starpā ir atspoguļota ES tiesību aktos par publisku piekļuvi dokumentiem, kuros ombuds ir skaidri minēts kā pārskatīšanas struktūra. Tas atspoguļojas arī ombuda plašajās izmeklēšanas pilnvarās, kas ļauj mums rūpīgi noskaidrot faktus un jautājumus, kas izvirzīti mūsu izmeklēšanās.

Tāpēc es būtu pateicīgs, ja uzzinātu vairāk par šādiem jautājumiem:

a) Jānorāda, ka ECHA tīmekļa vietnē ir sadaļa par piekļuvi aģentūras rīcībā esošajiem dokumentiem. Tomēr es būtu pateicīgs, ja zinātu, kā ECHA praksē izskata pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem. Kādi ir tās noteikumi, pamatnostādnes un/vai praktiski pasākumi šādu pieprasījumu izskatīšanai? Lūdzu, sniedziet piemērus, piemēram, galveno korespondenci, aģentūrai izskatot pēdējos trīs pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem, kas izskatīti saskaņā ar attiecīgajiem ECHA noteikumiem un/vai Regulu 1049/2001. (ECHA lēmumu būtība šajos piemēros netiks pārbaudīta, jo tas nav šā apmeklējuma mērķis.)

b) Vai ECHA sagatavo gada ziņojumu (iekšēju vai ārēju) par to, kā tā rīkojas ar publisku piekļuvi dokumentiem?

c) Vai ECHA uztur vai plāno uzturēt publisku reģistru Regulas 1049/2001 11. panta nozīmē?

d) ECHA apstrādā lielu informācijas un datu apjomu. Tās tīmekļa vietne ir lietotājdraudzīga, un tajā ir daudz datu, publikāciju un informācijas par ECHA galvenajām darbībām. Regula 1049/2001, stingri ņemot, attiecas tikai uz "dokumentiem". Kā ECHA izskata informācijas pieprasījumus? Lūdzu, sniedziet mums informāciju par atsauksmēm, ko ECHA pakalpojumi saņem no lietotājiem un ieinteresētajām personām attiecībā uz piekļuvi informācijai.

4. Atlase un pieņemšana darbā

Attiecībā uz atlases un darbā pieņemšanas lēmumu būtību ombuds izmanto pieeju, kas ir līdzīga ES tiesu pieejai. Tas cita starpā nozīmē, ka viņš atzīst administrācijas ļoti plašo rīcības brīvību personāla atlasē.

Attiecībā uz atlases un darbā pieņemšanas procedūras aspektiem ombuds ir ļoti aktīvi strādājis, lai palielinātu ES darbā pieņemšanas pārredzamību. Tas, piemēram, ir uzlabojis pārredzamību attiecībā uz atlases komisiju locekļu vārdiem un nodrošinājis detalizētākas novērtējuma lapas, kas kandidātiem sniedz labāku ieskatu par to, kā viņi tika novērtēti.

ECHA savā tīmekļa vietnē sadaļā “Darbvietas” ir publicējusi informāciju par savu darbā pieņemšanas politiku un pagaidu darbinieku un līgumdarbinieku darbā pieņemšanas procedūrām (ECHA pašlaik nav pastāvīgo ierēdņu). Būšu pateicīgs saņemt papildu skaidrojumus par šādiem jautājumiem:

a) Kā ECHA nodrošina efektīvu saziņu ar kandidātiem par viņu pieteikumu statusu un/vai atlases procedūras rezultātiem?

b) Vai kandidātiem ir zināmi atlases komisijas locekļu vārdi?  Cik lielā mērā ECHA nodrošina kandidātiem piekļuvi viņu pieteikumu novērtējumiem?

c) Cik lielā mērā ECHA meklē ātrākus un mazāk formālus līdzekļus, lai atrisinātu strīdus par atlases un darbā pieņemšanas lēmumiem, nekā paredzēts Civildienesta noteikumu 90. pantā?

d) Vai ECHA savā sarakstē sistemātiski informē kandidātus, ka viņi var iesniegt sūdzību ombudam, kā paredzēts iepriekš minētā Eiropas Labas administratīvās prakses kodeksa 19. pantā un ECHA Labas administratīvās prakses kodeksā?

5. Piedāvājumi un līgumi

Pārskatīšanas līmenī strīdus saistībā ar lēmumiem par konkursiem un līgumattiecībām visbiežāk izskata tiesas. Tomēr ievērojama daļa ombuda lietu gadu gaitā ir attiekušās arī uz šīm jomām. Attiecībā uz konkursiem ombuds smeļas iedvesmu no Revīzijas palātas pieejas, proti, atzīt administrācijas plašo rīcības brīvību, novērtējot konkursa priekšlikumu būtiskos aspektus, vienlaikus rūpīgi pārbaudot, vai tā ir sniegusi pamatotus un pienācīgus iemeslus saviem lēmumiem un vai tā ir pienācīgi ievērojusi piemērojamās procedūras un tiesības uz informāciju. Attiecībā uz līgumstrīdiem ombuds pats par sevi neizvērtē, vai ir noticis līguma pārkāpums. Tomēr viņš rūpīgi pārbauda, vai administrācija ir pienācīgi pamatojusi savu nostāju, kā arī izskata administratīvo darbību vai bezdarbības taisnīgumu.

Jānorāda, ka ECHA tīmekļa vietnē ir sadaļa "Iepirkums" . Šajā sakarā mani jautājumi ir šādi:

a) Kā ECHA risina strīdus saistībā ar šīm jomām?

b) Vai pretendenti un darbuzņēmēji ir informēti, ka viņi var iesniegt sūdzību ombudam?

6. Interešu konflikti

Interešu konfliktu novēršana ir svarīgs otrā sabiedrisko pakalpojumu principa aspekts: integritāte. Interešu konflikti rodas, ja personas, kas strādā valsts pārvaldē, var uzskatīt par tādām, kurām ir neatbilstoša personīga ieinteresētība jautājumā, ar kuru tās nodarbojas. Šādi konflikti ir pienācīgi jārisina, lai nodrošinātu objektīvu lēmumu pieņemšanu un palielinātu sabiedrības uzticēšanos administrācijai. Nesenie notikumi un lietas liecina, ka ES administrācija nepārprotami nebauda pilnīgu sabiedrības uzticēšanos šim jautājumam.

Jānorāda, ka ECHA savā tīmekļa vietnē sadaļā "Procedūras un politika" ir publicējusi savu potenciālo interešu konfliktu pārvaldības politiku [2], kā arī ECHA direktoru, vadītāju un citu augstākā līmeņa darbinieku ikgadējās interešu deklarācijas.

Ņemot vērā šos apsvērumus, es būtu ieinteresēts uzzināt, kādus konkrētus papildu pasākumus ECHA piemēro, lai izvairītos no interešu konfliktiem šādās jomās:

a) Darbinieku, t.sk. vadošo darbinieku, pieņemšana darbā

b) Pašreizējie un bijušie darbinieki, jo īpaši attiecībā uz ārējām darbībām viņu darba laikā un pēc tam ECHA (sk., piemēram, Civildienesta noteikumu 11., 11.a, 12.b un 16. pantu).

7. Trauksmes celšana

Civildienesta noteikumu 22.a un 22.b pantu parasti dēvē par “trauksmes cēlēju noteikumiem”. Šiem noteikumiem ir divējāda struktūra, ko veido a) pienākums ziņot par nopietniem pārkāpumiem trauksmes cēlēja iestādei vai, ievērojot konkrētus nosacījumus, OLAF un b) tiesības ziņot par šo jautājumu arī dažu citu ES iestāžu amatpersonām, ja tiek ievērotas īpašas prasības [3]. Regulas 22.a un 22.b pantā ir definēti apstākļi, kādos trauksmes cēlēji ir aizsargāti pret represijām, ko veic iestāde, kuras labā viņi strādā. Saskaņā ar 22.a pantu attiecīgajai iestādei nav atļauts rīkoties, kaitējot ierēdnim, kurš ir izpaudis informāciju, ja viņš ir rīkojies saprātīgi un godīgi. Ar 22.b pantu šī aizsardzība tiek attiecināta arī uz ierēdni, kurš tālāk izpauž informāciju vienai vai vairākām tajā minētajām piecām amatpersonām, proti, Eiropas Parlamenta, Komisijas, Padomes, Revīzijas palātas vai Eiropas Ombuda priekšsēdētājiem.

Būšu pateicīgs, ja ECHA varētu sniegt informāciju par jebkādiem pasākumiem, ko tā ir ieviesusi attiecībā uz iekšējo trauksmes celšanu, un par jebkādu pieredzi ar trauksmes cēlējiem.