ES aģentūrām ir galvenā loma, īstenojot ES politiku un nodrošinot tehniskās, zinātniskās un juridiskās speciālās zināšanas galvenajās nozarēs. Jebkāds uzskats, ka viņu ierēdņi īsteno privātas intereses, kas ir pretrunā viņu pienākumiem, var mazināt sabiedrības uzticēšanos viņu darbam. Eiropas Ombuds ir konsekventi uzsvēris “virpuļdurvju efekta” riskus, kad darbinieki pāriet uz ārējiem amatiem, jo īpaši privātajā sektorā. Pat neliels skaits augsta līmeņa lietu var izraisīt sabiedrības satraukumu un kaitējumu reputācijai, par ko liecina nesenās izmeklēšanas.

Tajā pašā laikā ES administrācijai ir jāpiesaista kvalificēti speciālisti, lai pievērstos tādām prioritātēm kā ilgtspēja, digitalizācija un drošība. Tādi pasākumi kā nogaidīšanas periodi un darba ierobežojumi var ietekmēt karjeras elastību, jo īpaši tādās jomās kā tiesības, finanses vai tehnoloģijas.

Ņemot vērā iepriekš minēto, šajā izmeklēšanā no sistēmiskā viedokļa tika pārbaudīts, kā ES aģentūras izskata virpuļdurvju efekta lietas. Mērķis bija apzināt labu praksi un iespējamos trūkumus spēkā esošajā politikā un praksē. Šajā nolūkā Ombuds sīki pārskatīja 15 ES aģentūru ieviesto politiku un pārbaudīja 54 lietas par atsevišķām lietām, ko izskatīja deviņas ES aģentūras. Ombuda izmeklēšanas grupa tikās ar piecu ES aģentūru pārstāvjiem, lai noskaidrotu neatrisinātos jautājumus.

Gandrīz visas ES aģentūras, kas iesniedza dokumentus Ombudam, norādīja, ka tās ir pieņēmušas Eiropas Komisijas pieeju juridisko pienākumu īstenošanai attiecībā uz darbiniekiem, kuri pāriet uz privātā sektora pienākumiem, vai nu aizejot no darba, vai bezalgas atvaļinājuma laikā. Tomēr ombude konstatēja, ka dažām ES aģentūrām ir detalizētāki un visaptverošāki norādījumi par šo juridisko pienākumu īstenošanu nekā citām. Ombuda konstatētās atšķirības attiecas uz to, kā aģentūras rīkojas ar novēlotiem vai nepilnīgiem paziņojumiem par pēcpakalpojumu darbībām, kā aģentūras novērtē šādus paziņojumus, noteikto riska mazināšanas pasākumu raksturu, lēmumu par paziņotajām pēcpakalpojumu darbībām pārredzamību un to, kā tiek uzraudzīti no tiem izrietošie pienākumi, kā arī to, kā aģentūras apmāca darbiniekus par viņu ētikas pienākumiem.

Turklāt ombuds konstatēja, ka noteikumi un politika, kas reglamentē darbības pēc pilnvaru termiņa beigām personām, kuras nav darbinieki, t. i., aģentūru valžu vai uzraudzības padomju locekļiem, ievērojami atšķiras. Lielāko daļu aģentūru valdes locekļu ieceļ valstu iestādes, un viņi pārstāv savas attiecīgās dalībvalstis, kas nozīmē, ka uz viņiem joprojām attiecas valstu ētikas noteikumi, kuri dažādās dalībvalstīs atšķiras. Lai novērstu iespējamos interešu konfliktus un kaitējumu reputācijai, ko rada virpuļdurvju efekts, tikai dažas no šajā izmeklēšanā pārbaudītajām ES aģentūru pārvaldības struktūrām ir pieņēmušas politiku, kas reglamentē (bijušo) valdes locekļu darbības pēc pilnvaru termiņa beigām.

Lai palīdzētu ES aģentūrām vēl vairāk stiprināt savus noteikumus par virpuļdurvju efektu, ombude izklāstīja vairākas labas prakses pamatnostādnes:

• Spēcīga integritātes sistēma sākas ar novēršanu: ir būtiski nodrošināt darbiniekiem un valdes locekļiem skaidrus norādījumus, regulāru apmācību un pastāvīgas izpratnes veicināšanas iniciatīvas, lai nodrošinātu pilnīgu izpratni par ētikas pienākumiem.
• To pastiprina stingras standarta darbības procedūras “virpuļdurvju efekta” situāciju risināšanai, kas nodrošina skaidru, pakāpenisku pieeju paziņojumiem, novērtējumiem un atbilstībai.
• Pārredzami kritēriji pēcdienesta vai pēcpilnvarojuma pienākumu ierobežošanai ir jānosaka jau iepriekš, lai indivīdi pirms pievienošanās būtu pilnībā informēti par ierobežojumiem.
• Ja tiek ziņots par pāreju uz privāto sektoru, aģentūrām būtu jārīkojas ātri, veicot rūpīgus riska novērtējumus, apzinot iespējamos interešu konfliktus un veicot tūlītējus piesardzības pasākumus, piemēram, atceļot piekļuves tiesības vai vajadzības gadījumā pārdalot pienākumus.
• Lēmumu pieņemšanai vajadzētu būt taisnīgai, pārredzamai un labi dokumentētai, ļaujot personām komentēt ierosinātos ierobežojumus, vienlaikus nodrošinot, ka riski tiek efektīvi pārvaldīti, izmantojot samērīgus pasākumus, piemēram, nogaidīšanas periodus, lobēšanas aizliegumus vai vajadzības gadījumā tiešus aizliegumus.
• Savlaicīgi pamatotos lēmumos skaidri jānorāda pārsūdzības tiesības.
• Papildus rūpīgai lēmumu pieņemšanai pārskatatbildība ir atkarīga no stingras izpildes. Tas ietver atļauto darbību kopsavilkumu publicēšanu, aktīvu uzraudzību attiecībā uz noteikto nosacījumu ievērošanu un konfidencialitātes pienākumu ievērošanu.
• Ja ir aizdomas par pārkāpumiem, aģentūrām ir nekavējoties jāreaģē, konstatējot faktus un veicot disciplinārus pasākumus nopietnos gadījumos, lai saglabātu uzticēšanos un aizsargātu institucionālo integritāti.

Ombuds secina, ka ES aģentūras var daudz mācīties cita no citas prakses. Ombude plāno piemērot šīs labas prakses pamatnostādnes lietām, uz kurām nākotnē varētu tikt vērsta viņas uzmanība.

Lieta attiecās uz to, kā Eiropas Komisija (ES delegācija Āfrikas Savienībā) izskatīja dotācijas pieteikumu, un uz bažām par iespējamu interešu konfliktu.

Sūdzības iesniedzējs piedalījās uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus par projektu Āfrikas vēlēšanu spēju atbalstam. Delegācija noraidīja sūdzības iesniedzēja pieteikumu, jo pieprasīja ES finansējumu, kas pārsniedza uzaicinājumā atļauto maksimālo procentuālo daļu. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka tā ir tipogrāfiska kļūda un ka delegācijai būtu vajadzējis pieprasīt paskaidrojumus, nevis noraidīt tā pieteikumu. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka eksperts, kurš bija iesaistīts saskaņā ar šo uzaicinājumu finansētā projekta izstrādē, strādāja struktūrā, kas iesniedza pieteikumu saskaņā ar uzaicinājumu.

Ombuds konstatēja, ka Komisijai, pamatojoties uz savām iekšējām pamatnostādnēm, sūdzības iesniedzēja kļūda bija jāuzskata par “acīmredzamu pārrakstīšanās kļūdu”, un lūdza sūdzības iesniedzēju paskaidrot un/vai izlabot sūdzības iesniedzēja kļūdu. Viņa arī konstatēja, ka Komisija nav pienācīgi novērtējusi sūdzības iesniedzēja apgalvojumus par iespējamu interešu konfliktu. Šie divi trūkumi bija administratīva kļūme. Attiecībā uz abiem konstatējumiem ombuds uzskatīja, ka nebūtu lietderīgi sniegt attiecīgus ieteikumus, jo starplaikā dotācija jau ir piešķirta. Tomēr viņa izteica trīs ierosinājumus, kuru mērķis ir novērst šādu problēmu rašanos līdzīgos gadījumos nākotnē.

Lieta attiecās uz to, kā Eiropas Komisija mazināja interešu konflikta riskus, kas saistīti ar darbu privātajā sektorā, kuru uzņēmās bijušais vadītājs. Darbinieks, kurš agrāk bija nodarbināts Komisijas Konkurences departamentā, pārcēlās uz starptautisku [rediģētu] uzņēmumu kā augstākā līmeņa vadītājs, kas atbild par konkurences un reglamentējošiem jautājumiem, tostarp par Eiropu. Pirms pāriešanas darbā [rediģētajā] sabiedrībā bijušais darbinieks bija aizgājis no Komisijas un pievienojies globālam advokātu birojam. Komisija bija atļāvusi pārcelties uz advokātu biroju pēc tam, kad bijušais darbinieks tai bija paziņojis par nodomu sākt šo darbu.

Ombuds konstatēja, ka saistībā ar atļauju pārcelties uz juridisko biroju Komisija ir pieņēmusi pasākumus, lai mazinātu risku, ko rada bijušais darbinieks, kurš strādā ar lietām vai lietām, kas būtu būtiskas darbam juridiskajā birojā. Komisijas lēmums atļaut pārcelties uz advokātu biroju ietvēra arī vairākus ierobežojumus. Piemēram, bijušajam darbiniekam bija aizliegts tieši vai netieši strādāt visos gadījumos, par kuriem bijušais darbinieks bija atbildīgs dienesta laikā, vai visos ar viņiem tieši saistītos gadījumos. Lai palīdzētu bijušajam darbiniekam identificēt gadījumus, kas varētu radīt interešu konflikta problēmas jebkurā laikā pēc aiziešanas no dienesta, Komisija iekļāva lietu sarakstu, ko tā atjaunināja pēc tam, kad darbinieks bija faktiski aizgājis no darba.

Ombuda izmeklēšana apstiprināja, ka Komisija ir pieņēmusi stingru pieeju, lai saistībā ar bijušā darbinieka turpmāko lomu [rediģētajā] uzņēmumā novērtētu, vai konkurences lietas, kas nav iekļautas iepriekš minētajā sarakstā, tomēr varētu radīt interešu konfliktu, jo tās ir saistītas ar lietām, par kurām bijušais darbinieks bija atbildīgs. Ombuds atzinīgi novērtēja šo pieeju.

Ombuds slēdza izmeklēšanu, secinot, ka nebija administratīvas kļūmes tajā, kā Komisija risināja interešu konflikta riskus, kas saistīti ar attiecīgo darbu.

Lieta attiecās uz Eiropas Komisijas ekspertu grupu sistēmu, kurai ir svarīga loma Komisijas pieņemto lēmumu pieņemšanā. Saistībā ar iepriekšējo ombuda izmeklēšanu Komisija pieņēma jaunus noteikumus attiecībā uz šīm ekspertu grupām. Šajā turpmākajā izmeklēšanā ombude novērtēja, kā Komisija piemēroja šos noteikumus, jo īpaši attiecībā uz ekspertu grupu dalībnieku un apspriežu pārredzamību.

Izmeklēšana parādīja, ka Komisija ir ieviesusi iekšējās pamatnostādnes ekspertu grupas noteikumu īstenošanai un ka tā nodrošina attiecīgā personāla apmācību. Komisija ir arī izveidojusi īpašu iekšējo koordinatoru tīklu, lai uzraudzītu un veicinātu ekspertu grupas noteikumu pareizu īstenošanu, ko ombude atzinīgi novērtēja.

Tomēr ombuds noteica vairākas jomas, kurās Komisija varētu vēl vairāk uzlabot ekspertu grupu pārredzamību. Pirmkārt, Komisijai būtu jāpublisko savas iekšējās pamatnostādnes, lai precizētu, ko sabiedrība var sagaidīt no Komisijas īstenošanas. Otrkārt, ja daži ekspertu grupas dokumenti netiek proaktīvi publiskoti, Komisijai šie dokumenti būtu jāiekļauj attiecīgās ekspertu grupas sanāksmes protokolā, lai sabiedrība vajadzības gadījumā varētu pieprasīt piekļuvi. Treškārt, Komisijai būtu jānosaka dokumentu publicēšanas termiņi pirms un pēc ekspertu grupas sanāksmēm. Visbeidzot, Komisijai būtu jāuzlabo meklēšanas funkcijas dokumentu reģistros, kas attiecas uz ekspertu grupām.

Ombuds secināja, ka turpmāka izmeklēšana nav pamatota, un slēdza izmeklēšanu.