Lieta attiecās uz Vienotās noregulējuma valdes (VNV) atteikumu nodrošināt pilnīgu publisku piekļuvi konkursa dokumentācijai un revīzijas ziņojumiem. Atsakot piekļuvi dokumentu daļām, VNV atsaucās uz dažādiem izņēmumiem, kas paredzēti Savienības tiesību aktos par publisku piekļuvi dokumentiem.

Pēc strīdīgo dokumentu pārbaudes un VNV papildu paskaidrojumu izvērtēšanas ombuds uzskatīja, ka VNV lēmums atteikt publisku piekļuvi strīdīgo dokumentu daļām ir pamatots.

Tādējādi ombuds slēdza izmeklēšanu, nekonstatējot administratīvu kļūmi.

Lieta attiecās uz pieprasījumu nodrošināt publisku piekļuvi Eiropas Banku iestādes (EBI) rīcībā esošajiem dokumentiem saistībā ar iespējamiem zaļmaldināšanas gadījumiem finanšu nozarē. EBI identificēja divus dokumentus, kas ietilpst pieprasījuma darbības jomā, un atteica piekļuvi vienam no tiem. Atsakot piekļuvi, EBI apgalvoja, ka šī dokumenta izpaušana kaitētu komerciālo interešu aizsardzībai, pārbaužu, izmeklēšanas un revīziju mērķu aizsardzībai, kā arī notiekoša lēmumu pieņemšanas procesa aizsardzībai.

Ombuda izmeklēšanas grupa pārbaudīja attiecīgo dokumentu un saistītos dokumentus un tikās ar EBI pārstāvjiem. Pamatojoties uz pārbaudi un sanāksmē sniegtajiem papildu paskaidrojumiem, ombude uzskatīja, ka EBI lēmums atteikt publisku piekļuvi attiecīgajam dokumentam ir pamatots.

Ombuds slēdza izmeklēšanu, konstatējot, ka EBI nav pieļāvusi administratīvu kļūmi.

Lieta attiecās uz pieprasījumu par publisku piekļuvi “iekšējiem dokumentiem” un “saziņai ar Spāniju” saistībā ar sūdzību par ES tiesību aktu pārkāpumu, ko sūdzības iesniedzējs iepriekš bija iesniedzis Eiropas Komisijai. Komisija atbildēja, ka tās rīcībā nav dokumentu, kas atbilstu sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumā sniegtajam aprakstam, un tāpēc tā nevarēja apmierināt pieprasījumu. Tomēr Komisija atsaucās uz dažiem iekšējiem dokumentiem, kas nebija reģistrēti tās dokumentu pārvaldības sistēmā, jo tie neatbilda piemērojamajiem reģistrācijas kritērijiem. Komisija informēja sūdzības iesniedzēju, ka tā uzskata, ka šie dokumenti nav tās rīcībā.

Ombuds pārbaudīja Komisijas minētos iekšējos dokumentus un uzskatīja, ka tie ir “dokumenti” saskaņā ar ES tiesību aktiem par publisku piekļuvi dokumentiem (Regula 1049/2001).

Šajā ziņā ombuds uzskatīja, ka, lai dokuments ietilptu Regulas 1049/2001 piemērošanas jomā, nav izšķirošas nozīmes tam, vai tas ir reģistrēts iestādes dokumentu pārvaldības sistēmā. Lai gan ir pamatoti, ka Komisija sāk meklēt dokumentus savā dokumentu pārvaldības sistēmā, ja personas iesniedz mērķtiecīgus pieprasījumus par publisku piekļuvi konkrētiem dokumentiem, Komisijai šādi dokumenti būtu jāmeklē ārpus savas dokumentu pārvaldības sistēmas. Ja Komisija pieprasītos dokumentus atrod vēlāk, tai tie būtu jāizvērtē publiskošanai saskaņā ar Regulu 1049/2001 neatkarīgi no tā, vai tie atbilst piemērojamajiem reģistrācijas kritērijiem.

Šajā gadījumā Komisija atrada pieprasītos dokumentus. Tāpēc Komisijai tie bija jāizvērtē informācijas izpaušanas nolūkā. Tas, ka Komisija to nav izdarījusi, ir administratīva kļūme.

Lai gan ombude tādējādi nepiekrita tam, kā Komisija izskatīja pieprasījumu, viņa uzskatīja, ka izmeklēšanas turpināšana ar ieteikumu novērtēt e-pasta apmaiņu saskaņā ar Regulu 1049/2001 nebūtu lietderīga. Tas ir tāpēc, ka ombude ir konsekventi uzskatījusi, ka Komisijas prakse saistīt dokumentu reģistrāciju ar to identifikāciju un apstrādi saskaņā ar Regulu 1049/2001 ir problemātiska, tostarp savā ieteikumā lietā 1316/2023/MIG. Tāpēc ombuds slēdza lietu, konstatējot administratīvu kļūmi.