The case concerned the decision of the Delegation of the European Union to Papua New Guinea to reject the complainant’s tender as abnormally low. The complainant argued that the Delegation failed to ask for specific clarifications, to reason its decision and based its rejection on elements unrelated to the price quoted in the tender.

The Ombudsman found that the Delegation should have been more specific when requesting clarifications from the complainant on the price and should have established a clear link between the price and all the elements taken into consideration in its assessment. The Delegation also failed to sufficiently substantiate its decision to reject the tender as abnormally low, in breach of the duty to state reasons. These shortcomings amount to maladministration.

While the Commission provided additional clarifications during the inquiry, the Ombudsman found that these clarifications did not sufficiently address the shortcomings identified.

The Ombudsman considered that it would not be appropriate to make a corresponding recommendation in this case as the contract has been awarded. She nevertheless made three suggestions aimed at preventing such problems occurring in future similar cases.

Lieta attiecās uz Eiropas Komisijai iesniegto pieprasījumu par publisku piekļuvi dokumentiem saistībā ar Starptautiskās Tiesas (ST) 2024. gada 19. jūlija konsultatīvā atzinuma par ES un Izraēlas tirdzniecības nolīgumu ietekmi. Komisija identificēja “piezīmi lietas materiāliem” (“piezīme”), kurai tā pilnībā atteica piekļuvi, atsaucoties uz izņēmumu saskaņā ar ES tiesību aktiem par publisku piekļuvi dokumentiem. Konkrētāk, Komisija apgalvoja, ka var prezumēt, ka paziņojuma izpaušana kaitētu juridisko atzinumu aizsardzībai. Sūdzības iesniedzējs lūdza Komisiju pārskatīt savu lēmumu, apgalvojot, ka pastāv sevišķas sabiedrības intereses informācijas izpaušanā. Kad Komisija saglabāja savu atteikumu izpaust paziņojumu, piebilstot, ka tā izpaušana apdraudētu arī personas datu aizsardzību, sūdzības iesniedzējs vērsās pie ombuda.

Ombuda izmeklēšanas grupa pārbaudīja strīdīgo dokumentu un tikās ar Komisijas pārstāvjiem. Komisijas pārstāvji sanāksmes laikā precizēja, ka, lai gan Komisija ir balstījusies uz vispārēju prezumpciju par informācijas neizpaušanu, kas, pēc tās domām, attiecas uz visiem juridiskajiem atzinumiem, kuri nav sniegti likumdošanas procedūras ietvaros, tā ir veikusi arī paziņojuma individuālu novērtējumu.

Ombude konstatēja, ka, atsaucoties uz vispārēju prezumpciju par informācijas neizpaušanu, kas attiektos uz visiem juridiskajiem atzinumiem jebkurā Savienības tiesību jomā, ciktāl tā neattiecas uz likumdošanas lietu, Komisija ir atkāpusies no iedibinātās judikatūras par juridisko atzinumu aizsardzību un no pamatojuma, kas ir pamatā jebkurai no Savienības tiesu atzītajām vispārējām prezumpcijām.

Pamatojoties uz dokumenta pārbaudi un sanāksmē sniegto papildu informāciju, ombude tomēr secināja, ka Komisijai pēc paziņojuma individuālas izvērtēšanas bija saprātīgi uzskatīt, ka tā izpaušana varētu kaitēt iestādes interesēm lūgt un saņemt atklātus, objektīvus un visaptverošus juridiskus atzinumus. Viņa arī uzskatīja, ka Komisijai bija pamatoti secināt, ka paziņojuma publiskošana nav saistīta ar sevišķām sabiedrības interesēm.

Tāpēc ombude slēdza lietu, secinot, ka turpmāka izmeklēšana nav pamatota. Ņemot to vērā, ombude pauda nožēlu, ka bija nepieciešama sanāksme, lai apstiprinātu, ka Komisija ir veikusi paziņojuma individuālu novērtējumu, un lai iegūtu paskaidrojumus par to, kā paziņojuma izpaušana konkrēti un faktiski kaitētu iestādes interesēm lūgt un saņemt atklātus, objektīvus un visaptverošus juridiskus atzinumus.

Lieta attiecās uz to, kā Eiropas Komisija izskatīja pieprasījumu par publisku piekļuvi Komisijas priekšsēdētājai adresētai ES darbinieku vēstulei par viņas nostāju Izraēlas un Palestīnas konfliktā. Par vēstules esamību plašsaziņas līdzekļos tika ziņots 2023. gada oktobrī.

Atbildot uz sūdzības iesniedzēja pieprasījumu, Komisija norādīja, ka tās rīcībā nav vēstules aprakstam atbilstošu dokumentu. Sūdzības iesniedzējs lūdza Komisiju pārskatīt savu nostāju (iesniedzot atkārtotu pieteikumu). Vairāk nekā gadu vēlāk Komisija apstiprināja, ka sākotnējā pieprasījuma iesniegšanas laikā tās rīcībā nebija neviena dokumenta, kas atbilstu vēstules aprakstam. Tomēr Komisija pēc savas iniciatīvas reģistrēja jaunu pieteikumu par publisku piekļuvi saistībā ar attiecīgo vēstuli. Nebūdams apmierināts ar viņa pieprasījuma izskatīšanu, sūdzības iesniedzējs vērsās pie ombuda.

Savā sākotnējā viedoklī par šo lietu ombude uzskatīja, ka no Komisijas lēmuma nav skaidrs, kāpēc tā nevar identificēt pieprasīto dokumentu. Ombuds arī norādīja, ka, pat ja Komisijas rīcībā nebija pieprasītās vēstules, nebija skaidrs, kāpēc tā neinformēja sūdzības iesniedzēju par to, tiklīdz tā bija saņēmusi atkārtoto pieteikumu, un jebkurā gadījumā piemērojamajos termiņos. Ombuds sākotnēji uzskatīja, ka tas, kā Komisija izskatīja sūdzības iesniedzēja atkārtoto pieteikumu, ir administratīva kļūme.

Atbildē ombudam Komisija paskaidroja, ka priekšsēdētāja kabinets pieprasīto vēstuli nekad nav saņēmis. Tā vietā Komisija 2024. gada 23. aprīlī saņēma pieprasīto vēstuli kā pielikumu vēstulei, kas adresēta toreizējam budžeta un administrācijas komisāram. Tā kā dokumentu identificēšanas termiņš ir sākotnējā pieprasījuma reģistrācija, uz pieprasīto vēstuli neattiecās sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījuma darbības laiks. Tāpēc Komisija pēc savas iniciatīvas reģistrēja jaunu pieprasījumu. 

Ombuds konstatēja vairākus trūkumus veidā, kādā Komisija izskatīja piekļuves pieprasījumu. Pirmkārt, ombude bija nobažījusies par to, kā Komisija bija sazinājusies ar sūdzības iesniedzēju, jo sūdzības iesniedzējs vairāk nekā gadu (t. i., no viņa sākotnējā pieteikuma 2023. gada oktobrī līdz Komisijas atbildei Ombudam 2025. gada martā) nesaņēma skaidru informāciju par to, kāpēc Komisija nevarēja identificēt viņa pieprasīto dokumentu. Otrkārt, ombuds norādīja, ka, lai gan nav strīda par to, ka Komisija sava galīgā lēmuma pieņemšanas brīdī zināja par pieprasītā dokumenta esamību, tā nav izvērtējusi vēstuli saistībā ar tās iespējamo izpaušanu. Tā vietā tā reģistrēja jaunu pieprasījumu attiecībā uz vēstuli, savā reglamentā atsaucoties uz termiņu dokumentu identificēšanai. Šāda formāla pieeja šķiet grūti savienojama ar ES tiesību aktu par publisku piekļuvi dokumentiem garu, un tā noteikti nav ne iedzīvotājiem draudzīga, ne orientēta uz pakalpojumiem. Visbeidzot, ombuds norādīja uz ievērojamo kavēšanos, atbildot uz sūdzības iesniedzēja atkārtoto pieteikumu.

Kopumā ombuds uzskata, ka tas, kā Komisija izskatīja sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumu, bija administratīva kļūme. Tomēr, tā kā Komisija pa šo laiku ir pieņēmusi jaunu sākotnējo lēmumu un nodrošinājusi pilnīgu piekļuvi pieprasītajai vēstulei, ombude uzskata, ka nav lietderīgi sniegt oficiālu ieteikumu.

Lieta attiecās uz pieprasījumu nodrošināt publisku piekļuvi Eiropas Komisijas rīcībā esošajiem dokumentiem saistībā ar Starptautiskās uzraudzības operācijas Albānijā dalībnieku paustajām bažām par profesionālo rīcību. Komisija konstatēja, ka viens dokuments (vēstule) ietilpst pieprasījuma darbības jomā, un piešķīra tam daļēju piekļuvi. Tā atteica piekļuvi vēstules daļām, pamatojoties uz nepieciešamību aizsargāt privātumu un sabiedrības intereses saistībā ar ES starptautiskajām attiecībām.

Ombuda izmeklēšanas grupa pārskatīja dokumentu un apstiprināja, ka aizturētās daļas satur personas datus un sensitīvu informāciju. Ombuds uzskatīja, ka Komisijas argumenti, kas pamato personas datu rediģēšanu, ir pamatoti. Viņa arī konstatēja, ka nav acīmredzami nepareizi, ka Komisija apgalvo, ka dažu sensitīvu vēstules daļu izpaušana kaitētu ES starptautiskajām attiecībām ar Albāniju.

Tāpēc ombuds slēdza izmeklēšanu, nekonstatējot administratīvu kļūmi.

Lieta attiecās uz Eiropas Aizsardzības fondu, no kura laikposmā no 2021. līdz 2027. gadam tiks izmaksāti aptuveni 8 miljardi EUR pētniecībai un izstrādei drošības un aizsardzības jomā. Konkrētāk, izmeklēšanā tika novērtēts, kā Eiropas Komisija, kas ir atbildīga par fonda pārvaldību, nodrošina, ka nepastāv interešu konflikti ar ārējiem ekspertiem, kuri izvērtē un veic priekšlikumu ētikas pārbaudi, kā arī izmaksu aplēses.

Ombuds konstatēja, ka, lai novērtētu (iespējamu) interešu konfliktu risku, Komisija lielā mērā paļaujas uz ekspertu kandidātu iesniegto informāciju. Lai gan Komisija norādīja, ka tā arī pārbauda publiski pieejamo informāciju, lai pārbaudītu, vai pastāv saikne starp trešām personām, kas iesniedz priekšlikumus, un ekspertiem, šķiet, ka tā to dara tikai ierobežotā veidā. Ombuds uzskatīja, ka Komisijai nevajadzētu aprobežoties tikai ar ekspertu iesniegto informāciju, un mudināja Komisiju būt rūpīgai, proaktīvi meklējot papildu informāciju, kas varētu norādīt uz interešu konflikta risku.

Izmeklēšana arī parādīja, ka netiek sistemātiski pārskatītas ekspertu finansiālās intereses, piemēram, ieguldījumi un akciju īpašumtiesības, kā arī ģimenes intereses. Tā kā šāda informācija ir būtiska interešu konfliktu riska novērtēšanai, ombude ierosināja Komisijai lūgt ekspertu kandidātus aizpildīt detalizētu interešu deklarāciju, tostarp to personisko interešu kategorijas, kuru pašlaik nav, piemēram, finanšu un ģimenes intereses.

Ombuds arī konstatēja, ka gadījumos, kad eksperti paziņoja par iespējamiem interešu konfliktiem, attiecīgie eksperti tika noraidīti vismaz no attiecīgajiem priekšlikumiem, lai mazinātu jebkādus riskus. Tomēr ombude konstatēja dažas problēmas saistībā ar to, kā Komisija reģistrēja savu novērtējumu par šiem iespējamajiem interešu konfliktiem, un ierosināja uzlabojumus to risināšanai.

Ombuds slēdza lietu, uzskatot, ka turpmāka izmeklēšana nav pamatota. Ombuds sagaida, ka Komisija ņems vērā ierosinājumus par uzlabojumiem attiecībā uz fonda vidusposma pārskatu.