(Izgatavots saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 6. punktu (1))

Sūdzību

Vispārīga informācija

Divi Komisijas vietējo darbinieku pārstāvji Austrijā 1998. gadā iesniedza ombudam sūdzību par to, ka Komisija saviem vietējiem darbiniekiem, kas strādā pārstāvniecībā Vīnē, nav nodrošinājusi papildu apdrošināšanas segumu (367/98/(VK)/GG). Lieta tika slēgta pēc tam, kad Komisija bija pieņēmusi ombuda sagatavoto ieteikuma projektu. Sūdzības iesniedzējs šajā lietā bija viens no sūdzības iesniedzējiem minētajā lietā.

Komisija 2001. gada 10. maijā nolēma apturēt sūdzības iesniedzējas darbību, jo pret viņu tika izvirzītas nopietnas apsūdzības. Tajā pašā laikā Komisija viņai piedāvāja iespēju tikt uzklausītai par šiem apgalvojumiem. Šī uzklausīšana notika 2001. gada 12. oktobrī.

Ar 2002. gada 31. janvāra lēmumu Komisija bez iepriekšēja brīdinājuma noraidīja sūdzības iesniedzēju. Sūdzības iesniedzējs pārsūdzēja šo lēmumu Austrijas tiesā, kurā lieta pašlaik tiek izskatīta. Ņemot vērā to, ka sūdzības iesniedzēja bija apgalvojusi, ka Komisija nevar viņu atlaist kā personāla pārstāvi, Komisija viņai 2002. gada 14. jūnijā rakstīja, lai izbeigtu līgumu (gadījumā, ja iepriekšējā atlaišana būtu bijusi nelikumīga).

Sūdzības iesniedzējs pēc tam pieprasīja piekļuvi dažiem dokumentiem, uz kuriem Komisija bija balstījusi savu lēmumu. Šā pieprasījuma rezultātā tika iesniegta sūdzība Nr. 242/2003/GG, kas tika slēgta pēc tam, kad Komisija bija piešķīrusi sūdzības iesniedzējam piekļuvi attiecīgo dokumentu daļām. Šīs izmeklēšanas gaitā Ombuda dienesti pārbaudīja Komisijas lietu, kas atradās Briselē.

Par šo iebildumu

Ombuda veiktās sūdzības 242/2003/GG izmeklēšanas laikā Komisija bija piedāvājusi sūdzības iesniedzējai iespēju pārbaudīt viņas personas lietu Vīnē. Sūdzības iesniedzējs izmantoja šo iespēju.

Sūdzības iesniedzēja 2004. gada 11. martā iesniedza iekšēju sūdzību Komisijas Preses un sakaru ģenerāldirektorātam („ĢD”), kurā viņa apgalvoja, ka ir pārkāpts „Eiropas Kopienu Civildienesta noteikumu 26. un 24. pants”.

Civildienesta noteikumu 24. pantā ir paredzēts, ka Kopienas palīdz jebkuram ierēdnim, jo īpaši tiesvedībā pret jebkuru personu, kas izsaka draudus, apvainojumus vai veic apmelojošas darbības vai izteikumus, vai uzbrūk personai vai īpašumam, kam ierēdnis vai viņa ģimenes loceklis ir pakļauts amata vai pienākumu dēļ.

Eiropas Savienības Civildienesta noteikumu 26. pantā ir noteikts:

“Ierēdņa personas lietā ir:

a) visus dokumentus, kas attiecas uz viņa administratīvo statusu, un visus ziņojumus, kas attiecas uz viņa spējām, efektivitāti un uzvedību;

b) jebkurus ierēdņa komentārus par šādiem dokumentiem.

Dokumentus reģistrē, numurē un reģistrē sērijveidā; dokumentus, kas minēti a) apakšpunktā, iestāde nevar izmantot vai citēt pret ierēdni, ja vien tie viņam nav darīti zināmi pirms to iesniegšanas. (…)

Katram ierēdnim ir tikai viena personas lieta.

Ierēdnim ir tiesības arī pēc aiziešanas no dienesta iepazīties ar visiem dokumentiem, kas atrodas viņa lietā, un nokopēt tos.”

Sūdzības iesniedzēja savā sūdzībā Preses un sakaru ģenerāldirektorātam norādīja, ka viņas personas lietai bez viņas ziņas ir pievienoti vairāki dokumenti. No otras puses, lielākā daļa viņas komentāru par dokumentiem, kas bija iekļauti lietas materiālos (tostarp tie, kurus viņa bija atzīmējusi ar vārdiem “kopija personas lietai”), pēc viņas domām, nebija iekļauti lietas materiālos. Sūdzības iesniedzēja kā piemērus minēja divus dokumentus, kas iekļauti viņas personas lietā (ar atzīmi "IV/18" un "IV/19"). Sūdzības iesniedzēja uzskata, ka līdz ar to viņas personas lietā esošie dokumenti radīja sagrozītu viedokli par objektīvajiem faktiem. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka Briselē ir “paralēlā” personas lieta, kuras lielākā daļa nebija iekļauta personas lietā Vīnē. Visbeidzot, sūdzības iesniedzēja norādīja, ka viņas personas lietā nebija nekādu elementu, kas pamatotu viņas atlaišanu, proti, nekādu dokumentu pēc 2001. gada maija, kad viņa tika atstādināta no amata.

Turklāt sūdzības iesniedzēja apgalvoja, ka Komisijai būtu vajadzējis viņai piešķirt piekļuvi visam lietas materiālu saturam Briselē. Viņa arī norādīja, ka ir pārsūdzējusi lēmumu par viņas atlaišanu, paturot visas papildu tiesības.

Sūdzības iesniedzēja 2004. gada jūnijā ombudam iesniegtajā sūdzībā atsaucās uz savu 2004. gada 11. marta sūdzību Komisijai, norādot, ka Komisija uz šo sūdzību nav atbildējusi. Tādējādi sūdzības iesniedzēja būtībā apgalvoja, ka Komisija nav izpildījusi savus pienākumus attiecībā uz viņas personas lietu.

Pieprasījums

Ombuda pieeja

Sūdzība tika nosūtīta Komisijai atzinuma sniegšanai. Lai izvairītos no pārpratumiem, ombuds informēja Komisiju un sūdzības iesniedzēju, ka viņa izmeklēšana attiecās tikai uz jautājumiem, kas saistīti ar sūdzības iesniedzēja personas lietu, un tādējādi neattieksies uz citiem jautājumiem, kurus sūdzības iesniedzējs minēja savā 2004. gada 11. marta vēstulē Komisijai (piemēram, jautājumu par piekļuvi lietas materiāliem Briselē un Komisijas lēmumu atlaist sūdzības iesniedzēju).

Komisijas atzinums

Savā atzinumā Komisija atsaucās uz 2004. gada 21. jūnija lēmumu, ar kuru tā atbildēja uz sūdzības iesniedzēja 2004. gada 11. marta vēstuli. Komisija pauda nožēlu, ka šī atbilde ir novēlota.

Komisija 2004. gada 21. jūnija vēstulē noraidīja sūdzības iesniedzēja 2004. gada 11. marta sūdzību. Komisija apgalvoja, ka Civildienesta noteikumu 24. un 26. pants nav piemērojams vietējiem darbiniekiem un ka tāpēc tā sauktā "personas lieta" pārstāvniecībā Vīnē nav tāda lieta, kāda minēta Civildienesta noteikumu 26. pantā.

Komisija piebilda, ka pat tad, ja šie panti būtu piemērojami šajā lietā, nebūtu pareizi salīdzināt ombuda dienestiem iesniegto lietu ar "personas lietu", kas attiecas uz ierēdni. Ombuda dienestiem iesniegtā lieta bija tikai darba lieta, kas attiecās tikai uz disciplinārlietu, kura bija ierosināta pret sūdzības iesniedzēju. Turklāt Komisija uzskata, ka šajā procedūrā sūdzības iesniedzējam būtu bijusi piekļuve visiem dokumentiem, kas minēti 2001. gada 8. maija "paziņojumā par sūdzībām", uz kuru Komisija bija balstījusies. Komisija uzskatīja, ka tieši ar to bija paredzēts nodrošināt Civildienesta noteikumu 26. pantu ierēdņu gadījumā (t. i., ka lēmumi netiek pieņemti, pamatojoties uz viņiem nezināmu informāciju).

Sūdzības iesniedzēja apsvērumi

Sūdzības iesniedzēja savos apsvērumos uzturēja savu sūdzību. Viņa arī izteica papildu piezīmes par Civildienesta noteikumu 24. pantu. Saskaņā ar sūdzības iesniedzēja sniegto informāciju Komisija viņu publiski nosodīja ilgi pirms uzklausīšanas. Sūdzības iesniedzēja arī apgalvoja, ka uzklausīšanas laikā viņai tika uzdoti jautājumi, kuriem nebija nekāda sakara ar sūdzībām, kas viņai tika izvirzītas.

Papildu informācija

Rūpīgi izvērtējot Komisijas atzinumu un sūdzības iesniedzēja apsvērumus, izrādījās, ka ir nepieciešama turpmāka izmeklēšana.

Papildu informācijas pieprasījums

Tādēļ 2004. gada 12. oktobrī ombuds lūdza Komisiju (1) paskaidrot savu viedokli, ka tā sauktā "personas lieta" pārstāvniecībā Vīnē nav Civildienesta noteikumu 26. pantā minētā lieta, ņemot vērā, ka a) savā 2003. gada 25. septembra atbildē uz ombuda pieprasījumu sniegt papildu informāciju saistībā ar ombuda izmeklēšanu par sūdzību Nr. 242/2003/GG Komisija bija norādījusi, ka sūdzības iesniedzēja var izmantot savas tiesības pārbaudīt viņas personas lietu pārstāvniecības Vīnē mītnē, un b) ka Komisijas dokumentos, ko iesniegusi sūdzības iesniedzēja (ar atzīmi "IV/18" un "IV/19"), ir skaidri norādīts, ka tos paredzēts iekļaut sūdzības iesniedzēja "personas lietā", 2) izskaidrot sūdzības iesniedzēja "personas lietas" raksturu un mērķi tās pārstāvniecībā Vīnē un precizēt, uz kāda juridiskā pamata šī lieta tiek glabāta, 3) paskaidrot, vai tā uzskata, ka sūdzības iesniedzēja "personas lietai" tās pārstāvniecībā Vīnē nav jāietver (a) visi dokumenti, kas attiecas uz sūdzības iesniedzēja administratīvo statusu un visiem ziņojumiem par viņa spējām, efektivitāte un rīcība un b) sūdzības iesniedzēja piezīmes par šādiem dokumentiem un 4) paskaidrojums, kāpēc sūdzības iesniedzēja "personas lietā" tās pārstāvniecībā Vīnē nebija sūdzības iesniedzēja piezīmju par dokumentiem, kas apzīmēti ar "IV/18" un "IV/19", un nebija dokumentu, kas sagatavoti pēc 2001. gada maija, kad sūdzības iesniedzējs tika apturēts.

Komisijas atbilde

Savā atbildē Komisija izteica šādas piezīmes:

Civildienesta noteikumu 26. pants attiecās tikai uz ierēdņiem, nevis uz vietējiem darbiniekiem, kā tas bija sūdzības iesniedzēja gadījumā. Atbilstošajos noteikumos attiecībā uz vietējiem darbiniekiem šis noteikums nebija minēts. Eiropas Kopienu pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtības 11. pants to jaunajā redakcijā (proti, pēc grozījumiem, kas stājās spēkā 2004. gada 1. maijā), kurā bija paredzēts, ka Civildienesta noteikumu 26. pants pēc analoģijas ir piemērojams pagaidu darbiniekiem, pēc analoģijas bija piemērojams līgumdarbiniekiem saskaņā ar minētās kārtības 81. pantu. Tomēr jaunie noteikumi nereglamentēja situācijas, kas bija radušās pagātnē.

Personas lieta Komisijas pārstāvniecībā Austrijā bija vienīgā personas lieta, ko Komisija bija atvērusi kā sūdzības iesniedzēja darba devējs personāla vadības nolūkos. Komisijas tiesības to darīt šajā gadījumā reglamentēja Austrijas tiesības. Noteikumi par to, kā jāglabā Komisijas vietējo darbinieku personas lietas, ir izklāstīti 1985. gada 13. februāra "Administratīvajā paziņojumā Nr. 119"(2). Komisijas pārstāvniecībām tika atgādināts arī par prasību glabāt personas lietas, piemēram, ar Preses un sakaru ģenerāldirektorāta 2000. gada 26. oktobra vēstuli (3).

Austrijas tiesību aktos darba devējiem nebija noteikts pienākums glabāt personas lietas. Tādējādi Komisijai nebija juridiska pienākuma personas lietā iekļaut visus dokumentus, kas attiecas uz sūdzības iesniedzējas statusu un viņas spējām, sniegumu un uzvedību. Austrijas tiesību akti arī neprasīja, lai Komisija personas lietā iekļautu sūdzības iesniedzēja paziņojumus par atsevišķiem notikumiem.

Sūdzības iesniedzēja iesniegtais paziņojums par dokumentu "IV/19" nebija jāsaglabā sūdzības iesniedzēja lietā. Dokuments "IV/19" tika iekļauts lietas materiālos, jo sūdzības iesniedzējam tika dots norādījums iepriekšējā dienā mutiski paziņot par prombūtni. Tomēr sūdzības iesniedzējas iesniegtie dokumenti attiecās tikai uz viņas daļējas prombūtnes medicīniskiem iemesliem 2000. gada 3. oktobrī. Tāpēc šie dokumenti bija jāiesniedz sūdzības iesniedzējas medicīniskajā lietā, nevis viņas personīgajā lietā.

Komisija atzina, ka paziņojums, uz kuru sūdzības iesniedzēja bija atsaukusies saistībā ar dokumentu "IV/18", nebija iesniegts kopā ar šo dokumentu viņas personas lietā. Tā kā šis izlaidums bija noticis pirms vairāk nekā četriem gadiem, vairs nebija iespējams noteikt, kā tas notika. Tomēr pretēji tam, ko sūdzības iesniedzēja apgalvoja savā 2004. gada 11. marta vēstulē, lielākā daļa sūdzības iesniedzējas viedokļu un atbilžu nebija pazudušas viņas personīgajā lietā. Kad sūdzības iesniedzēja bija iesniegusi atzinumus un atbildes par notikumiem, kas bija reģistrēti viņas personas lietā, tie bija pievienoti lietai. Sūdzības iesniedzēja savus apgalvojumus varēja pamatot tikai divos gadījumos, no kuriem viens acīmredzami neattiecas uz šo lietu.

Sūdzības iesniedzējas personas lieta beidzās 2001. gada maijā, jo viņa tika atbrīvota no amata 2001. gada 10. maijā. Disciplinārlietu izskatīja Preses un sakaru ģenerāldirektorāts. Tā kā tā atradās Briselē, tā bija pienācīgi saglabājusi Briselē lietas materiālus par disciplinārlietu.

Sūdzības iesniedzēja apsvērumi

Sūdzības iesniedzēja savos apsvērumos uzturēja savu sūdzību un izteica šādas papildu piezīmes:

Saskaņā ar 1999. gada 2. jūlija iekšējo piezīmi par finanšu kontroliera vizīti pārstāvniecībā, ko bija sagatavojis P., vadībai tika lūgts ievērot noteiktas pamatnostādnes attiecībā uz personas lietu glabāšanu, piemēram, principu, saskaņā ar kuru jebkurš dokuments, kas iekļaujams personas lietā, ir jāparaksta attiecīgajam vietējam darbiniekam.

No 1985. gada 13. novembra un 2000. gada 26. oktobra dokumentiem, uz kuriem Komisija bija atsaukusies, skaidri izrietēja, ka vietējo darbinieku personas lietas bija jāizskata pēc analoģijas ar ierēdņu lietām. No 2000. gada 26. oktobra paziņojuma izrietēja, ka personas lieta ir jāglabā tikai Pārstāvniecībā.

Komisijas pamatojums attiecībā uz dokumentu "IV/19" nebija saprotams. Attiecīgajā dokumentā viņa (sūdzības iesniedzēja) tika apsūdzēta par bezatļaujas prombūtni no darba. Savā atbildē viņa bija aizstāvējusies pret šo apsūdzību. Tādējādi šī atbilde neattiecās tikai uz viņas prombūtnes medicīniskajiem iemesliem, bet bija viņas reakcija uz pilnīgi nepamatotu apsūdzību. Šis incidents bija ļoti labs piemērs tam, kā pārstāvniecības vadība tajā laikā, iekļaujot lietā tikai atsevišķus dokumentus, centās radīt iespaidu, ka viņa nav pildījusi savus pienākumus vai ir vainojama pārkāpumā.

Kā viņa uzsvēra savā 2004. gada 11. marta vēstulē, atsauces uz dokumentiem "IV/18" un "IV/19" ir tikai ilustratīvi piemēri.

Sūdzības iesniedzēja iekļāva detalizētu to dokumentu sarakstu, kas bija iekļauti personas lietā, viņai par to nezinot, un komentārus, kas nebija iekļauti, lai gan viņa tos bija atzīmējusi iekļaušanai viņas personas lietā. Sūdzības iesniedzēja uzskata, ka vismaz 12 no viņas piezīmēm, kuras viņa bija atzīmējusi iekļaušanai viņas personas lietā, nebija iekļautas, savukārt gandrīz 30 administrācijas vēstules bija iekļautas, viņai par to nezinot. Sūdzības iesniedzēja iesniedza arī 2000. gada 29. septembra e-pasta vēstules kopiju, kurā viņa informēja pārstāvniecības vadību par to, ka viņai jātiekas ar ārstu 2000. gada 3. oktobra rītā.

Lēmums

Ievadpiezīmes

1.1 Sākotnējā sūdzība, kas tika iesniegta 2004. gada jūnijā, attiecās uz to, kā Komisija izskatīja sūdzības iesniedzēja personas lietu, taču tajā bija minēti arī daži citi jautājumi. Savās vēstulēs, ar kurām uzsāka izmeklēšanu, un lai izvairītos no pārpratumiem, ombuds informēja Komisiju un sūdzības iesniedzēju, ka viņa izmeklēšana attiecas tikai uz jautājumiem, kas saistīti ar sūdzības iesniedzēja personas lietu, un tādējādi tā neattieksies uz citiem jautājumiem, ko sūdzības iesniedzējs minēja savā 2004. gada 11. marta vēstulē Komisijai (piemēram, jautājumu par piekļuvi lietas materiāliem Briselē un Komisijas lēmumu noraidīt sūdzības iesniedzēju).

1.2 Savos apsvērumos par Komisijas viedokli sūdzības iesniedzēja izteica papildu apsvērumus par Civildienesta noteikumu 24. pantu, uz kuru viņa jau bija atsaukusies savā sūdzībā. Saskaņā ar sūdzības iesniedzēja sniegto informāciju Komisija viņu publiski nosodīja ilgi pirms uzklausīšanas. Sūdzības iesniedzēja arī apgalvoja, ka uzklausīšanas laikā viņai tika uzdoti jautājumi, kuriem nebija nekāda sakara ar sūdzībām, kas viņai tika izvirzītas. Ombuds uzskata, ka nebūtu lietderīgi paplašināt šo izmeklēšanu, lai aptvertu šos turpmākos jautājumus. Šāda rīcība neizbēgami aizkavētu ombuda izmeklēšanu par sūdzības iesniedzēja sākotnējo apgalvojumu. Ombuds uzskata, ka tas nebūtu sūdzības iesniedzēja interesēs. Tomēr sūdzības iesniedzējs var brīvi iesniegt jaunu sūdzību par šiem jautājumiem.

2 Apgalvojums, ka Komisija nav pildījusi savus pienākumus attiecībā uz sūdzības iesniedzēja personas lietu

2.1 Sūdzības iesniedzējs agrāk strādāja par vietējo pārstāvi Komisijas pārstāvniecībā Vīnē. Komisija 2001. gada 10. maijā nolēma apturēt sūdzības iesniedzējas darbību, jo pret viņu tika izvirzītas nopietnas apsūdzības. Ar 2002. gada 31. janvāra lēmumu Komisija bez iepriekšēja brīdinājuma noraidīja sūdzības iesniedzēju. Sūdzības iesniedzējs pārsūdzēja šo lēmumu Austrijas tiesā, kurā lieta pašlaik tiek izskatīta. Sūdzības iesniedzējs pēc tam pieprasīja piekļuvi dažiem dokumentiem, uz kuriem Komisija bija balstījusi savu lēmumu. Šā pieprasījuma rezultātā tika iesniegta sūdzība Nr. 242/2003/GG, kas tika slēgta pēc tam, kad Komisija bija piešķīrusi sūdzības iesniedzējam piekļuvi attiecīgo dokumentu daļām. Šīs izmeklēšanas gaitā Ombuda dienesti pārbaudīja Komisijas lietu, kas atradās Briselē.

Ombuda veiktās sūdzības 242/2003/GG izmeklēšanas laikā Komisija bija piedāvājusi sūdzības iesniedzējai iespēju pārbaudīt viņas personas lietu Vīnē. Sūdzības iesniedzējs izmantoja šo iespēju. Pēc tam viņa sūdzējās Komisijas Preses un komunikācijas ģenerāldirektorātam (ĢD), apgalvojot, ka viņas personas lietai ir pievienoti vairāki dokumenti, viņai par to nezinot, un ka lielākā daļa viņas komentāru par dokumentiem, kas iekļauti lietā (tostarp tie, kurus viņa bija atzīmējusi ar vārdiem “kopija personas lietai”), nav iekļauti lietā. Sūdzības iesniedzēja kā piemērus minēja divus dokumentus, kas iekļauti viņas personas lietā (ar atzīmi "IV/18" un "IV/19"). Sūdzības iesniedzēja uzskata, ka līdz ar to viņas personas lietā esošie dokumenti radīja sagrozītu viedokli par objektīvajiem faktiem. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka Briselē ir “paralēlā” personas lieta, kuras lielākā daļa nebija iekļauta personas lietā Vīnē. Visbeidzot, sūdzības iesniedzēja norādīja, ka viņas personas lietā nebija nekādu elementu, kas pamatotu viņas atlaišanu, proti, nekādu dokumentu pēc 2001. gada maija, kad viņa tika atstādināta no amata.

Sūdzības iesniedzēja 2004. gada jūnijā ombudam iesniegtajā sūdzībā atsaucās uz savu 2004. gada 11. marta sūdzību Komisijai, norādot, ka Komisija uz šo sūdzību nav atbildējusi. Tādējādi sūdzības iesniedzēja būtībā apgalvoja, ka Komisija nav izpildījusi savus pienākumus attiecībā uz viņas personas lietu.

Sūdzības iesniedzēja savā sūdzībā atsaucās uz ES Civildienesta noteikumu 26. pantu, kurā noteikts:

“Ierēdņa personas lietā ir:

a) visus dokumentus, kas attiecas uz viņa administratīvo statusu, un visus ziņojumus, kas attiecas uz viņa spējām, efektivitāti un uzvedību;

b) jebkurus ierēdņa komentārus par šādiem dokumentiem.

Dokumentus reģistrē, numurē un reģistrē sērijveidā; dokumentus, kas minēti a) apakšpunktā, iestāde nevar izmantot vai citēt pret ierēdni, ja vien tie viņam nav darīti zināmi pirms to iesniegšanas. (…)

Katram ierēdnim ir tikai viena personas lieta.

Ierēdnim ir tiesības arī pēc aiziešanas no dienesta iepazīties ar visiem dokumentiem, kas atrodas viņa lietā, un nokopēt tos.”

2.2 Savā atzinumā Komisija apgalvoja, ka Civildienesta noteikumu 26. pants nav piemērojams vietējiem darbiniekiem un ka līdz ar to tā sauktā "personas lieta" pārstāvniecībā Vīnē nav Civildienesta noteikumu 26. pantā minētā lieta. Komisija arī norādīja, ka pret sūdzības iesniedzēju uzsāktās disciplinārlietas laikā sūdzības iesniedzējai būtu bijusi piekļuve visiem dokumentiem, uz kuriem Komisija pret viņu bija atsaukusies. Komisija uzskata, ka tieši ar to bija paredzēts nodrošināt Civildienesta noteikumu 26. pantu ierēdņu gadījumā (t. i., ka lēmumi netiek pieņemti, pamatojoties uz viņiem nezināmu informāciju).

Atbildē uz ombuda pieprasījumu sniegt papildu informāciju Komisija norādīja, ka tās pārstāvniecībā Vīnē glabātā personas lieta bija vienīgā personas lieta, ko tā bija atvērusi kā sūdzības iesniedzēja darba devējs personāla vadības nolūkos. Komisija uzskatīja, ka tās tiesības to darīt šajā gadījumā reglamentē Austrijas tiesības. Noteikumi par to, kā jāglabā Komisijas vietējo darbinieku personas lietas, tika izklāstīti 1985. gada 13. februāra "Administratīvajā paziņojumā Nr. 119". Komisijas pārstāvniecībām tika atgādināts arī par prasību glabāt personas lietas, piemēram, ar Preses un sakaru ģenerāldirektorāta 2000. gada 26. oktobra vēstuli. Komisija apgalvoja, ka Austrijas tiesību akti neuzliek darba devējiem pienākumu glabāt personas lietas un ka tādējādi tai nav juridiska pienākuma personas lietā iekļaut visus dokumentus, kas attiecas uz sūdzības iesniedzējas statusu un viņas spējām, sniegumu un uzvedību. Tā arī apgalvoja, ka Austrijas tiesību aktos nav prasīts, lai Komisija personas lietā iekļautu sūdzības iesniedzēja paziņojumus par atsevišķiem notikumiem.

Komisija uzskata, ka sūdzības iesniedzējas iesniegtais paziņojums par dokumentu "IV/19" nebija jāsaglabā sūdzības iesniedzējas personas lietā, bet gan viņas medicīniskajā lietā. Komisija atzina, ka paziņojums, uz kuru sūdzības iesniedzēja bija atsaukusies saistībā ar dokumentu "IV/18", nebija iesniegts kopā ar šo dokumentu viņas personas lietā. Tomēr saskaņā ar Komisijas sniegto informāciju lielākā daļa sūdzības iesniedzējas viedokļu un atbilžu bija atrodamas viņas personas lietā. Komisija apgalvoja, ka sūdzības iesniedzēja savus apgalvojumus ir varējusi pamatot tikai divos gadījumos, no kuriem viens acīmredzami neattiecas uz šo lietu.

Komisija arī norādīja, ka sūdzības iesniedzējas personas lieta beidzās 2001. gada maijā, jo viņa tika atbrīvota no amata 2001. gada 10. maijā. Disciplinārlietu izskatīja Preses un sakaru ģenerāldirektorāts. Tā kā pēdējā minētā atradās Briselē, Komisija apgalvoja, ka tā ir pienācīgi saglabājusi disciplinārlietas materiālus Briselē.

2.3 Pirms sūdzības iesniedzēja apgalvojuma izskatīšanas ir lietderīgi izskatīt sākotnējo jautājumu. Savā atzinumā Komisija apgalvoja, ka tās tiesības glabāt savu darbinieku personas lietas Pārstāvniecībā Vīnē reglamentē Austrijas tiesības un ka tās neuzliek darba devējiem pienākumu glabāt šādas lietas. Tomēr ombuds norāda, ka Komisija nav apgalvojusi, ka Austrijas tiesību akti liegtu tai saglabāt šādas personas lietas. Turklāt no ombudam pieejamajiem pierādījumiem skaidri izriet, ka Komisija nolēma saglabāt savu vietējo darbinieku personas lietas un ka 1985. gada 13. februāra "Administratīvajā paziņojumā Nr. 119" tā izdeva iekšējus norādījumus par to, kā tas būtu jādara. Šādos apstākļos nekas neliedz ombudam pārbaudīt veidu, kādā Komisija izskatīja sūdzības iesniedzēja personas lietu.

2.4 Laba administratīvā prakse ir nodrošināt, lai Kopienas iestādes vai struktūras darbinieka personas lietā būtu 1) visi dokumenti, kas attiecas uz viņa administratīvo statusu, un visi ziņojumi, kas attiecas uz viņa spējām, efektivitāti un uzvedību, kā arī 2) ierēdņa komentāri par šādiem dokumentiem. Šis pienākums ir noteikts Civildienesta noteikumu 26. pantā, ciktāl tas attiecas uz ierēdņiem. Ir taisnība, ka Noteikumos par vietējo darbinieku nodarbināšanu pirms grozījumu pieņemšanas, kas stājās spēkā 2004. gada 1. maijā, nebija skaidri paredzēts, ka Eiropas Kopienu Civildienesta noteikumu 26. pants ir piemērojams arī vietējiem darbiniekiem. Tomēr jāatzīmē, ka 1985. gada 13. februāra "Administratīvajā piezīmē Nr. 119" ir skaidri noteikts, ka "pēc analoģijas ar ierēdņu novērtējuma ziņojumiem" vietējo darbinieku personas lietās būtu jāiekļauj tikai tie dokumenti, kas minēti šiem norādījumiem pievienotajā sarakstā. Savā 2000. gada 26. oktobra paziņojumā, atgādinot atbildīgajām personām par noteikumiem, kas reglamentē vietējo darbinieku personas lietas, Preses un informācijas ģenerāldirektorāts atkārtoja to pašu formulu ("[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires"). Turklāt jāatzīmē, ka 1985. gadā izdotajām instrukcijām pievienotajā sarakstā (G punktā) ir skaidra atsauce uz nepieciešamību pievienot personas lietai jebkādus komentārus, kas aģentam varētu būt attiecībā uz ziņojumiem par viņa spējām, sniegumu un uzvedību ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Visbeidzot, Komisija pati piekrita, ka sūdzības iesniedzējas piezīmes par dokumentu "IV/18" bija jāiekļauj viņas personas lietā šajā lietā. Ņemot vērā šos apstākļus, ombuds uzskata, ka Civildienesta noteikumu 26. pants ir to pienākumu kodifikācija, kas izriet no labas pārvaldības principa, un ka tādēļ šie pienākumi Komisijai bija saistoši attiecībā uz vietējiem darbiniekiem pat pirms tāda noteikuma stāšanās spēkā, kas skaidri paredz Civildienesta noteikumu 26. panta piemērošanu vietējiem darbiniekiem pēc analoģijas.

2.5 Ombuds pats nav redzējis sūdzības iesniedzēja personīgo lietu, kas tiek glabāta Vīnē. Tomēr no sūdzības iesniedzējas un Komisijas sniegtās informācijas izriet, ka šajā lietā nav neviena dokumenta par disciplinārlietu, kas pret sūdzības iesniedzēju ierosināta pēc 2001. gada maija, kad viņa tika atstādināta no amata. Atbildē uz ombuda pieprasījumu pēc papildu informācijas Komisija apgalvoja, ka dokumenti, kas attiecas uz disciplinārlietu, tika glabāti lietas materiālos Briselē, ņemot vērā, ka šo procedūru veica Preses un sakaru ģenerāldirektorāts, kas atrodas Briselē. Ombuds uzskata, ka šis paskaidrojums nav pieņemams. Saraksts, kas pievienots Komisijas 1985. gada 13. februāra iekšējiem norādījumiem par to, kā glabāt vietējo darbinieku personas lietas, ietver H iedaļu ar nosaukumu "Disciplinārie jautājumi" ("Jautājumi par disciplinārajiem jautājumiem"). Tādējādi ir acīmredzams, ka dokumenti, kas attiecas uz disciplinārlietām, ir jāiekļauj vietējā darbinieka personas lietā. Turklāt ir jānorāda, ka Civildienesta noteikumu 26. pantā (pienākumi, kas izriet no kuriem, kā minēts iepriekš, ir piemērojami vietējiem darbiniekiem) ir paredzēts, ka par katru darbinieku tiek saglabāta tikai viena personas lieta. Tas pats princips, šķiet, ir atgādināts Komisijas 2000. gada 26. oktobra paziņojuma 3. punktā, saskaņā ar kuru personas lieta tiek glabāta "vienīgi" pārstāvniecībā. Ombuds piekrīt, ka Komisijas aprakstītajos apstākļos var būt lietderīgi glabāt ar disciplinārlietu saistīto dokumentu darba kopijas dienestā, kas izskata šo lietu (4). Tomēr tas neietekmē nepieciešamību pievienot pašus dokumentus sūdzības iesniedzēja personas lietai, kas tiek glabāta Vīnē. Tādējādi tas, ka Komisija to nav darījusi šajā lietā, ir uzskatāms par administratīvu kļūmi.

2.6 Attiecībā uz dokumentu "IV/19" ombuds norāda, ka šis dokuments ir e-pasts, ko K., sūdzības iesniedzēja priekšnieks, 2000. gada 3. oktobrī nosūtīja sūdzības iesniedzējam un kura kopija tika nosūtīta vairākām citām personām, tostarp pārstāvniecības vadītājam. Šajā e-pastā K. apgalvoja, ka sūdzības iesniedzēja bija norādījusi, ka viņa būs prombūtnē līdz plkst. 9.30, bet ka viņa faktiski ieradās darbā tikai tajā dienā ap pusdienlaiku, iepriekš neinformējot savu priekšnieku, reģistratūru vai administrāciju. K. uzskata, ka viņš arī neesot zinājis par vēlākiem paskaidrojumiem. K. secināja, ka tādējādi sūdzības iesniedzējs ir bijis prombūtnē no darba bez atļaujas. Savā atbildē tajā pašā dienā sūdzības iesniedzēja norādīja, ka viņa ar 2000. gada 29. septembra e-pasta vēstuli ir informējusi K., ka viņai būs jātiekas ar ārstu slimnīcā otrdienas rītā (t. i., 2000. gada 3. oktobra rītā) un ka viņa nav varējusi precīzi norādīt, cik ilgs laiks būs nepieciešams. Sūdzības iesniedzēja arī paskaidroja, ka viņa administrācijai ir iesniegusi apliecinājumu. Saskaņā ar šo dokumentu sūdzības iesniedzējs bija slimnīcā līdz tās pašas dienas plkst. 11.00. Ombuds uzskata, ka vēl viens sūdzības iesniedzējas iesniegtais dokuments (ārsta apliecinājums, kas datēts ar 2000. gada 27. septembri) patiešām nebija jāglabā sūdzības iesniedzējas personas lietā, bet gan viņas medicīniskajā lietā. Tomēr ombuds uzskata, ka ir jāizdara atšķirīgs secinājums attiecībā uz sūdzības iesniedzējas 2000. gada 3. oktobra e-pastu K. un viņa slimnīcā pavadītā laika apliecinājumu. Sūdzības iesniedzēja savā e-pasta vēstulē atbildēja uz K. k-ga apsūdzību, ka viņa ir bijusi prombūtnē no darba bez atļaujas. Ombuds uzskata, ka, ņemot vērā to, ka K. 2000. gada 3. oktobra e-pasta vēstule bija iekļauta sūdzības iesniedzēja personas lietā, bija jāiekļauj arī vismaz tā paša datuma sūdzības iesniedzēja atbilde. Tā kā Komisija to nedarīja, šķiet, ka sūdzības iesniedzēja personas lieta patiešām sniedz sagrozītu priekšstatu par objektīviem faktiem (5). Tādēļ ombude uzskata, ka arī tas, ka Komisija nav iekļāvusi (vismaz) sūdzības iesniedzējas 2000. gada 3. oktobra e-pastu viņas personas lietā, ir uzskatāms par administratīvu kļūmi.

2.7 No iepriekš minētā izriet, ka Komisija savā personas lietā nav iekļāvusi sūdzības iesniedzējas piezīmes par dokumentiem "IV/18" un "IV/19". Ombude norāda, ka sūdzības iesniedzēja ir minējusi šos dokumentus kā ilustratīvus piemērus dokumentiem, kurus būtu vajadzējis iekļaut viņas personas lietā. Savos apsvērumos par Komisijas atbildi uz papildu informācijas pieprasījumu sūdzības iesniedzēja iesniedza detalizētu sarakstu ar dokumentiem, kas bija iekļauti personas lietā, viņai nezinot, un piezīmēm, kas nebija iekļautas, lai gan viņa tos bija atzīmējusi iekļaušanai viņas personas lietā. Pretēji tam, ko uzskata Komisija, nekas neliecina par to, ka sūdzības iesniedzēja varētu pamatot savus apgalvojumus tikai divos gadījumos. Tomēr, pat ja pēc rūpīgas pārbaudes tiktu pierādīts, ka neviens no sūdzības iesniedzējas minētajiem papildu komentāriem nebija jāiekļauj viņas personas lietā, tas neietekmētu secinājumu, ka viņas komentāri par dokumentiem "IV/18" un "IV/19" bija jāiekļauj viņas personas lietā. Šajā sakarā ombuds norāda, ka Komisija atzina, ka būtu vajadzējis iekļaut komentārus par dokumentu "IV/18", tomēr nenorādot, vai tas pa šo laiku ir izdarīts.

2.8 Attiecībā uz sūdzības iesniedzējas apgalvojumu, ka dokumenti tika iekļauti, neinformējot viņu par to, ombuds atzīmē, ka Komisija, šķiet, apgalvo, ka tā jebkurā gadījumā nevarēja paļauties ne uz vienu no dokumentiem, nedodot sūdzības iesniedzējai iespēju tos komentēt. Ombuds norāda, ka Civildienesta noteikumu 26. pantā ir noteikts, ka "iestāde nevar izmantot vai citēt a) apakšpunktā minētos dokumentus pret ierēdni, ja vien tie nav darīti viņam zināmi pirms to iesniegšanas". Tādējādi šis noteikums aizsargā ierēdņus (vai, ja no tā izrietošie pienākumi attiecas uz vietējiem darbiniekiem, darbinieku) pret tādu dokumentu izmantošanu, kas ir iekļauti personas lietā, neinformējot ierēdni (vai darbinieku). Tomēr ombuds uzskata, ka laba administratīvā prakse prasa, lai šo negatīvo aizsardzību papildinātu pozitīvs pienākums dot attiecīgajai personai iespēju sniegt komentārus par dokumentu pirms tā iekļaušanas personas lietā (6). Ir acīmredzams, ka ierēdnis vai darbinieks nevar sniegt komentārus (un lūgt, lai šos komentārus iekļauj viņa personas lietā) par dokumentiem, kas viņam nav darīti zināmi. Tomēr ombude norāda, ka sūdzības iesniedzēja pa šo laiku ir iepazinusies ar savu personas lietu un tādējādi atklājusi visus tajā iekļautos dokumentus. Viņš arī norāda, ka savā sūdzībā, apsvērumos par Komisijas atzinumu un jo īpaši apsvērumos par Komisijas atbildi uz papildu informācijas pieprasījumu sūdzības iesniedzēja ir sīki izklāstījusi dokumentus un piezīmes, kas joprojām būtu jāiekļauj viņas personas lietā. Ņemot vērā to, ka ombude sagatavo ieteikuma projektu, aicinot Komisiju pārskatīt šos dokumentus un komentārus, lai tos iekļautu sūdzības iesniedzējas personas lietā (sk. turpmāk), nešķiet nepieciešams veikt papildu izmeklēšanu par to, ka Komisija nav apspriedusies ar sūdzības iesniedzēju par dokumentiem, kurus tā bija iekļāvusi viņas personas lietā.

2.9 Šajos apstākļos ombuds uzskata, ka Komisija nav izpildījusi savus pienākumus attiecībā uz sūdzības iesniedzēja personas lietu, neiekļaujot tajā visus attiecīgos dokumentus.

Secinājums

Ņemot vērā iepriekš minēto, ombuds saskaņā ar ombuda statūtu 3. panta 6. punktu iesniedz Komisijai šādu ieteikuma projektu:

Ieteikuma projekts

Komisijai būtu jāpārskata sūdzības iesniedzējas minētie dokumenti, lai tos iekļautu viņas personas lietā, un jāpiešķir viņai piekļuve pienācīgi atjaunotajai lietai.

Komisija un sūdzības iesniedzējs tiks informēti par šo ieteikuma projektu. Saskaņā ar ombuda statūtu 3. panta 6. punktu Komisija līdz 2005. gada 31. maijam nosūta sīki izstrādātu atzinumu. Sīki izstrādātais atzinums varētu ietvert ombuda lēmuma pieņemšanu un to pasākumu aprakstu, kas veikti, lai īstenotu ieteikuma projektu.

Strasbūrā, 2005. gada 28. februārī

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Eiropas Parlamenta 1994. gada 9. marta Lēmums 94/262 par noteikumiem un vispārējiem nosacījumiem, kas reglamentē ombuda pienākumu izpildi (OV L 113, 15. lpp.).

(2) Komisija iesniedza šā paziņojuma kopiju.

(3) Komisija iesniedza arī šā dokumenta kopiju.

(4) Komisijas 2000. gada 26. oktobra paziņojuma 3. punktā paredzēts, ka personas lietā esošo dokumentu kopijas pēc pieprasījuma var nosūtīt uz Briseli.

(5) Jānorāda, ka sūdzības iesniedzēja iesniegtais apliecinājums, šķiet, pierāda, ka tas atstāja slimnīcu tikai 2000. gada 3. oktobrī plkst. 11.00. Ombuds arī norāda, ka kopā ar saviem apsvērumiem par Komisijas atbildi uz papildu informācijas pieprasījumu sūdzības iesniedzēja iesniedza 2000. gada 29. septembra e-pasta vēstules kopiju, informējot K. par viņas gaidāmo prombūtni 2000. gada 3. oktobrī.

(6) Ja P. kunga paziņojumam, uz kuru sūdzības iesniedzējs atsaucās savos apsvērumos par Komisijas atbildi uz papildu informācijas pieprasījumu, patiešām ir sūdzības iesniedzēja apgalvotais saturs, šķiet, ka Komisija pati piekrīt šim viedoklim.