1. Kopsavilkums

Viens no principiem, kas ir pamatā ES noteikumiem par publisku piekļuvi dokumentiem, ir tāds, ka pieprasījumi būtu jāizskata nekavējoties. Informāciju var pieprasīt ātri, un kavēšanās gadījumā tā var zaudēt savu nozīmi attiecībā uz pieprasītāju. Arī ombude vēlējās nodrošināt, lai viņas birojs izskatītu sūdzības šajā jomā pēc iespējas ātrāk. Tāpēc 2018. gada februārī viņa ieviesa paātrinātu procedūru sūdzību par publisku piekļuvi izskatīšanai.

Pēc trim gadiem šīs pārskatīšanas mērķis ir novērtēt, kā procedūra darbojas praksē. Galvenie rezultāti ir pozitīvi: Ombuda birojs tagad daudz ātrāk izskata sūdzības par publisku piekļuvi — vidējais laiks, kas vajadzīgs, lai izskatītu sūdzības par publisku piekļuvi, tagad ir viena trešdaļa, kas bija pirms procedūras ieviešanas.

Ir grūti pateikt, vai šis ātrākais process ir novedis pie tā, ka ombuda saņemtās sūdzības par publisku piekļuvi ir divkāršojušās, taču jebkurā gadījumā tas ir pozitīvs pavērsiens.

Indikatīvais 40 darba dienu termiņš, lai ombude varētu veikt savu novērtējumu pēc būtības, ir problēma divās trešdaļās paātrināto lietu. Daļēji tas ir saistīts ar dažkārt pārslogotiem resursiem un daļēji ar lēnu iestāžu reakciju. Varētu būt vērts apsvērt, vai palielināt šo indikatīvo grafiku, lai nodrošinātu lielāku noteiktību sūdzību iesniedzējiem, vienlaikus izvairoties no šāda pagarinājuma izmantošanas, lai paātrinātu vēl lielāku kavēšanos.

Ombuda birojs arī apspriedās ar personām un organizācijām, kas ir izmantojušas procedūru. Lai gan respondenti kopumā bija apmierināti ar pieredzi, viņi arī aicināja nodrošināt lielāku skaidrību par to, ko sagaidīt, izskatot sūdzības par piekļuvi dokumentiem. Tas liecināja par zināmu neskaidrību attiecībā uz to, kas ir un ko neuzskata par paātrinātu sūdzību plašākā publiskās piekļuves lietu kategorijā, ko izskata ombuds. Birojam ir vērts to apsvērt sīkāk, tostarp izvērtēt, vai būtu labāk vienkārši teikt, ka ombuds cenšas izskatīt visas sūdzības par piekļuvi dokumentiem pēc iespējas ātrāk, pamatojoties uz indikatīvu grafiku. Jaunā procesa izraudzīšanās par “ātro ceļu”, iespējams, ir palīdzējusi birojam koncentrēties uz to, kā racionalizēt iepriekšējo procesu, bet tagad, kad tas ir sasniegts, vairs nav lietderīgi piešķirt tam īpašu izraudzīšanu.

Ombuds jau ir risinājis dažas no šajā pārskatā konstatētajām problēmām: grupa, kas nodarbojas ar publiskas piekļuves lietām, ir paplašināta, savukārt tīmekļa vietnē tagad ir sniegta skaidrāka informācija par to, kā mēs izskatām sūdzības par publisku piekļuvi. Ņemot vērā ieinteresēto personu paustās bažas par šo jautājumu, tagad var būt nepieciešams pieņemt precīzākas pamatnostādnes par to, kad iestādēm piešķirt termiņa pagarinājumus.

Paralēli šai paātrinātajai pārskatīšanai ombuds veic iekšējo revīziju par rezultātiem, kas gūti saistībā ar sūdzībām par publisku piekļuvi dokumentiem. Viņa cer drīzumā par to ziņot.

2. Pārskats

a. Vispārīga informācija

Personām, kas lūdz publisku piekļuvi ES iestāžu rīcībā esošiem dokumentiem, parasti šie dokumenti ir vajadzīgi pēc iespējas ātrāk, lai tie atbilstu mērķim, kuram tās plāno tos izmantot. Tāpēc viņi sagaida, ka pieprasījums tiks ātri izskatīts. Tas attiecas uz žurnālistiem, pilsoniskās sabiedrības organizācijām (PSO) vai iedzīvotājiem, kuri vēlas iesaistīties ES lēmumu pieņemšanas procesā. Uzņēmumi un pētnieki arī meklē informāciju, kas attiecas uz viņu darbu.

Ja piekļuve nav ātra, dokumenti var zaudēt savu lietderību. Eiropas Ombuds ir konsekventi apgalvojis, ka novēlotu piekļuvi var liegt.

Pamatojoties uz principu, kas ir pamatā ES noteikumiem par publisku piekļuvi ^[1], ka pieprasījumi būtu jāizskata nekavējoties, ombude vēlējās nodrošināt, ka viņas birojs izskata šādas sūdzības pēc iespējas ātrāk. Tāpēc viņa ieviesa paātrinātu procedūru, lai izskatītu sūdzības par publisku piekļuvi. Pēc izmēģinājuma perioda, kas sākās 2017. gada septembrī, Ombuds 2018. gada februārī oficiāli uzsāka paātrināto procedūru attiecībā uz sūdzībām par piekļuvi dokumentiem.

b. Ātrgaitas apzīmējums

Ombuds nenorāda, ka visas sūdzības par publisku piekļuvi dokumentiem ir ātri īstenojamas. Sūdzības, kas tiek izskatītas paātrinātajā procedūrā, attiecas uz tām sūdzībām, kurās iestāde ir atteikusi publisku piekļuvi dokumentam vai kurās iestāde noteiktajā termiņā nav atbildējusi uz pieteikumu par piekļuvi dokumentiem un tādējādi ir netieši atteikusi piekļuvi.

Ir izrādījies sarežģīti vai nevajadzīgi izmantot paātrināto procedūru, lai izskatītu citas lietas par publisku piekļuvi. Kā piemērus var minēt gadījumus, kad nav skaidrs, vai pieprasītie dokumenti pastāv, vai arī ir vajadzīgi papildu precizējumi, pirms Ombuda izmeklēšanas grupa var pārbaudīt attiecīgos dokumentus. Ja jau no paša sākuma ir skaidrs, ka, lai mēģinātu panākt sūdzības iesniedzēja tiesisko aizsardzību, var būt nepieciešams veikt padziļinātu izmeklēšanu, paātrināto procedūru neizmanto ^[2].

Šajā pārskatīšanā atklājās, ka sūdzības iesniedzējiem ne vienmēr ir skaidrs, kuras lietas tiek izskatītas paātrinātajā procedūrā. Šis jautājums tiks risināts.

c. Kā darbojas paātrinātā procedūra

Saņemot sūdzību, Ombuda birojs reģistrē sūdzību un nosūta saņemšanas apstiprinājumu. Piecu darba dienu laikā pēc reģistrācijas ombudam būtu jāpieņem lēmums par to, vai izmeklēšanu var sākt saskaņā ar paātrināto procedūru. Tas ir atkarīgs no vairākiem faktoriem, tostarp no tā, vai sūdzība ir pieņemama ^[3] vai arī ombuds uzskata, ka ir pamats sākt izmeklēšanu ^[4].

Pēc izmeklēšanas sākšanas paātrinātā procedūra ietver vairākus izmeklēšanas posmus, sākot ar attiecīgo dokumentu savlaicīgu pārbaudi un dažos gadījumos tikšanos ar attiecīgo iestādi. Ombude ir vienojusies ar ES iestādēm, ļaujot viņai ātri piekļūt dokumentiem pārbaudes veikšanai (5 darba dienu laikā pēc izmeklēšanas sākšanas) un ātri saņemt iespējamos iestāžu papildu komentārus (15 darba dienu laikā).

Ombuda mērķis ir panākt rezultātu paātrinātās izskatīšanas lietās 40 darba dienu laikā (no sūdzības reģistrēšanas brīža). Šajā laikā ombuda izmeklēšanas grupa pārbauda attiecīgos dokumentus un var turpināt apspriesties ar iestādi vai struktūru.

Pēc tam ombuds nosaka, vai ir iespējams ātri atrisināt šo jautājumu, ierosinot iestādei atklāt dokumentus (to daļas).

Ja ombuds uzskata, ka ES iestādei nebūtu bijis jāatsaka piekļuve dokumentam(-iem), viņš var konstatēt administratīvu kļūmi un ieteikt tai piešķirt pilnīgu vai daļēju piekļuvi attiecīgajiem dokumentiem.

3.  Snieguma izskatīšana

Turpmāk sniegtā statistika parāda paātrinātās procedūras ietekmi uz lietu izskatīšanas laiku un attīstību lietu skaita ziņā. Šajā iedaļā ir ietverti statistikas dati par visu publiskās piekļuves lietu izskatīšanu, nevis tikai to lietu izskatīšanu, kuras izskata saskaņā ar paātrināto procedūru.

Sūdzību skaits

No 2017. gada 1. septembra līdz 2020. gada 31. augustam ombude izskatīja 252 sūdzības par publisku piekļuvi dokumentiem. 189 no šīm sūdzībām ombuds uzsāka izmeklēšanu.

Ar publisku piekļuvi saistīto sūdzību skaits gandrīz divkāršojās no vidēji 45 sūdzībām gadā laikposmā no 2014. līdz 2016. gadam līdz vidēji 82 sūdzībām gadā laikposmā no 2017. līdz 2019. gadam, kad bija ieviesta paātrinātā procedūra.

Kopējais Ombuda saņemto sūdzību skaits gadā laikposmā no 2014. līdz 2019. gadam palielinājās par aptuveni 20 %. Laikposmā no 2016. līdz 2017. gadam, kad tika ieviesta paātrinātā procedūra, ar piekļuvi dokumentiem saistīto sūdzību īpatsvars ievērojami palielinājās.

b. Vidējais apstrādes laiks

Kopš paātrinātās procedūras ieviešanas ir ievērojami samazināts vidējais laiks, kas vajadzīgs, lai izskatītu lietas par publisku piekļuvi. Kopš paātrinātās procedūras ieviešanas visi trīs galvenie sūdzību izskatīšanas posmi ir trīs reizes ātrāki: lēmuma par pieņemamību pieņemšana, ombuda veiktā lietas novērtējuma pieņemšana un lietas galīga slēgšana.

Vidējais “pieņemamības lēmumu” pieņemšanas laiks visām sūdzībām, kas saistītas ar publisku piekļuvi dokumentiem, tagad ir vairāk nekā trīs reizes ātrāks nekā pirms procedūras ieviešanas.

Saskaņā ar paātrināto procedūru ombude cenšas nodrošināt, ka viņas izmeklēšanu rezultātā 40 darba dienu laikā tiek pieņemts lēmums vai iznākums (piemēram, risinājuma priekšlikums vai ieteikums). Vidējais laiks, kurā izmeklēšana par piekļuvi dokumentiem sasniedz rezultātu, tagad ir viena trešdaļa no laika, kas bija pirms procedūras ieviešanas 2017. gadā.

c. Ātrās izskatīšanas statistika

No 2017. gada 1. septembra līdz 2020. gada 31. augustam ombude izskatīja 148 sūdzības saskaņā ar paātrināto procedūru. 119 no šīm sūdzībām viņa uzsāka izmeklēšanu.

I. Kas ir sūdzības iesniedzēji?

II. Uz kurām iestādēm tas attiecās?

Lielākā daļa sūdzību, kas tika izskatītas saskaņā ar paātrināto procedūru, tika iesniegtas pret Eiropas Komisiju. Pārējie līdzekļi tika sadalīti starp citām iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām.

III. Rezultāts

Lielākā daļa izmeklēšanu saskaņā ar paātrināto procedūru tika slēgtas, nekonstatējot administratīvas kļūmes. Aptuveni 30 % no savām paātrinātajām izmeklēšanām ombude iesniedza risinājuma priekšlikumu vai ieteikumu.

IV. Sūdzības, kas izskatītas indikatīvajā termiņā

Kopumā divās trešdaļās paātrināto procedūru lietu lēmums par pieņemamību tika pieņemts orientējošā piecu darba dienu termiņā. Ātras izskatīšanas lietās vidējais laiks līdz lēmuma pieņemšanai par pieņemamību bija 6 darba dienas. Biroja mērķis attiecībā uz pieņemamības lēmumu pieņemšanu lietās, kas nav ātras izskatīšanas lietas, ir 30 kalendārās dienas. Tas liecina, ka, lai gan Birojs nesasniedza piecu darba dienu mērķi attiecībā uz visām paātrinātās procedūras lietām, vairumā gadījumu lēmums par pieņemamību tika pieņemts daudz ātrāk nekā lietās, kas nav paātrinātās procedūras lietas.

36 % no visām paātrinātajām izmeklēšanām ombuda novērtējums ^[5] tika sniegts indikatīvajā 40 darba dienu termiņā. 55 % no visām sūdzībām novērtējums tika veikts 60 darba dienu laikā. Kopumā attiecībā uz paātrinātajām izmeklēšanām vidējais laiks līdz rezultāta sasniegšanai bija 67 darba dienas.

4.  Ieinteresēto personu viedokļi

Saistībā ar paātrinātās procedūras darbības pārskatīšanu Ombuda birojs apspriedās ar dažādām ieinteresētajām personām, kurām ir tieša pieredze procedūrā, lai saņemtu atsauksmes. Tas ietvēra gan sūdzības iesniedzējus (no pilsoniskās sabiedrības, akadēmiskajām aprindām un plašsaziņas līdzekļiem), gan Komisiju kā galveno ES iestādi, uz kuru attiecas Ombuda izmeklēšana par piekļuvi dokumentiem.

a. Informētība par paātrināto procedūru

Kopumā gandrīz visas personas, ar kurām notika apspriešanās, bija informētas par procedūras galvenajiem mērķiem un pamatprincipiem. Nebija skaidrības par to, vai procedūra attiecas uz visām sūdzībām par piekļuvi dokumentiem.

b. Ātras izsekošanas uztvere praksē

Attiecībā uz tiem, kuriem bija pieredze ar sūdzībām pirms un pēc procedūras ieviešanas, viņi uzskatīja, ka ombuda veiktā sūdzību izskatīšana ir kļuvusi ātrāka un racionālāka. Kopumā personas, ar kurām notika apspriešanās, uzskatīja, ka saziņa ar Ombuda biroju ir efektīva un noderīga, ļaujot tām sekot līdzi procesam.

Vislielākā uztvertā ietekme, šķiet, ir panākt, lai iestāde ātrāk izskatītu pieprasījumu: panākt, lai lietas virzītos uz priekšu tur, kur ir kavēšanās. Kopumā korespondenti uzskatīja, ka paātrinātā procedūra ir efektīvs veids, kā nodrošināt, lai iestādēm nebūtu nepamatotas kavēšanās izskatīt pieprasījumus par publisku piekļuvi. Tomēr gadījumos, kad notika kavēšanās, ne vienmēr uzreiz bija skaidrs, kāpēc tas tā bija. Daži respondenti norādīja, ka Ombuds bieži piešķir iestādēm termiņu pagarinājumus pat tad, ja jau ir notikusi kavēšanās.

No otras puses, daži respondenti bija nobažījušies par to, ka ātrāks izskatīšanas laiks nozīmētu, ka ombudam nebūtu laika rūpīgi izmeklēt sūdzības un pienācīgi izskatīt visus juridiskos argumentus, ko izvirzījis sūdzības iesniedzējs un iestāde.

Sūdzības ombudam, jo īpaši, ja tās izskata saskaņā ar paātrināto procedūru

procedūra tika uzskatīta par zemāka riska un ātrāku alternatīvu tiesvedībai tiesā, un to varētu izmantot lietās, kurās panākumi bija neskaidri. Tas jo īpaši attiecās uz sūdzību iesniedzējiem, kuriem nebija finanšu līdzekļu tiesvedības uzsākšanai.

Savukārt Komisija norādīja, ka, lai gan paātrinātās procedūras termiņi ir ļoti īsi (jo īpaši dokumentu pārbaude piecu darba dienu laikā pēc pieprasījuma), lielākajā daļā gadījumu tā var tos ievērot.

c. Ierosinātie uzlabojumi

Vairāki respondenti pauda bažas par to, ka nav skaidrs, kad ombuds izmanto paātrināto procedūru, lai izskatītu sūdzības par piekļuvi dokumentiem. Tika ierosināts informēt sūdzības iesniedzējus par to, vai tika piemērota paātrinātā procedūra, lai tie varētu iepriekš paredzēt procedūras ilgumu.

Lai gan Ombuda sūdzību izskatīšana, iespējams, ir kļuvusi ātrāka attiecībā uz piekļuvi dokumentiem, daži respondenti apšaubīja, vai tas ir noticis uz sūdzības izskatīšanas pēc būtības rēķina. Jo īpaši, lai gan viņi var saņemt ātrāku atbildi no iestādes uz savu pieprasījumu, viņi var nesaņemt piekļuvi dokumentiem.

Daži respondenti apšaubīja, vai ombudam būtu jāpiešķir iestādei termiņa pagarinājumi sūdzībās, kas saistītas ar kavēšanos dokumentu piekļuves pieprasījumu izskatīšanā.

Daži respondenti uzskatīja, ka sūdzību iesniegšanas procesu un veidlapu Ombuda tīmekļa vietnē varētu uzlabot (daži ierosināja atsevišķu, īpašu sūdzību veidlapu sūdzību iesniegšanai par piekļuvi dokumentiem). Citas ierosināja Ombuda tīmekļa vietnē sniegt vairāk informācijas par piekļuvi dokumentiem kopumā.

Komisija norādīja, ka, tā kā tā joprojām pielāgojas jaunajai procedūrai, tā vēlētos, lai ombuds šo procedūru vēlreiz nemainītu.

5.  Secinājums

Kas darbojas labi?

Paātrinātā procedūra ir ievērojami samazinājusi apstrādes laiku. Vidēji sūdzības par publisku piekļuvi dokumentiem 2019. gadā tika pabeigtas trīs reizes ātrāk nekā pirms procedūras ieviešanas. Lai gan kopumā ombuda veiktā sūdzību izskatīšana ir kļuvusi daudz ātrāka un efektīvāka, tas jo īpaši attiecas uz paātrinātas izskatīšanas lietām.

Procedūra piesaistīja lielāku skaitu sūdzību iesniedzēju, būtībā divkāršojot sūdzību skaitu par publisku piekļuvi dokumentiem.

Ieinteresētās personas kopumā bija apmierinātas ar paātrināto procedūru. Viņi atzinīgi novērtēja procedūras ātrumu un Ombuda darba vispārējo kvalitāti.

b. Ko var uzlabot?

Lai gan paātrinātā procedūra kopumā ir veiksmīga, dažās jomās ir iespējami uzlabojumi.

• Visu Fast-Track sūdzību vidējais izskatīšanas laiks ir 67 darba dienas. Lai gan lietu izskatīšanas laiks ir ievērojami samazināts, tikai 36 % no visām paātrinātās procedūras lietām ombude pabeidza savu novērtējumu paredzētajā 40 darba dienu termiņā.^[6]  
  Daļēji tas ir paātrinātās procedūras panākumu rezultāts. Tas, ka Ombuda birojs ir salīdzinoši mazs, nozīmē, ka tas ne vienmēr paredzētajā termiņā varēja tikt galā ar neparedzētu sūdzību skaita pieaugumu. Ombuds jau ir risinājis šo jautājumu, palielinot tās grupas lielumu, kas izskata sūdzības saistībā ar publisku piekļuvi dokumentiem. Turklāt ir arī citi faktori, kas izraisa kavēšanos, piemēram, nepieciešamība sagaidīt atbildi no attiecīgajām iestādēm.
  Tomēr joprojām ir grūti ievērot 40 darba dienu termiņu attiecībā uz paātrinātām sūdzībām. Varētu būt vērts apsvērt, vai palielināt šo indikatīvo grafiku, lai nodrošinātu lielāku noteiktību sūdzību iesniedzējiem, vienlaikus nodrošinot, ka iespējamais palielinājums netiek izmantots kā pamatojums, lai mazāk ātri izskatītu lietas par piekļuvi dokumentiem.
• Apspriešanās ar ieinteresētajām personām parādīja, ka pastāv zināmas neskaidrības par to, kas ir un kas netiek uzskatīts par paātrinātu sūdzību.  Tas rada jautājumu par to, vai ir ieteicams “izraudzīties” konkrētas sūdzības par “ātrās izskatīšanas” sūdzībām, bet citas ne; un vai tas var nodrošināt lielāku skaidrību sūdzību iesniedzējiem, norādot, ka ombuds cenšas izskatīt visas sūdzības par piekļuvi dokumentiem pēc iespējas ātrāk.

c. Turpmākā virzība

Ombuds joprojām ir apņēmies ne tikai savlaicīgi sniegt rezultātus, bet arī rast labāko iespējamo risinājumu sūdzības iesniedzējam.

Pēc šīs pārskatīšanas ombuds:

• Ja iespējams, turpināt procesu racionalizēšanu, lai pēc iespējas efektīvāk izskatītu sūdzības, kas saistītas ar piekļuvi dokumentiem.
• Izvērtēt, vai būtu labāk vienkārši teikt, ka ombuds cenšas izskatīt visas sūdzības par piekļuvi dokumentiem pēc iespējas ātrāk, pamatojoties uz indikatīvu grafiku, nevis piešķirt procesam īpašu izraudzīšanu.
• Ja tiek saglabāts paātrinātais process, apsvērt iespēju pagarināt 40 darba dienu termiņu un izstrādāt skaidrākus kritērijus attiecībā uz lietu veidiem, kas būtu jāizskata paātrinātajā procedūrā.  
• Nosakiet, vai var būt nepieciešams pieņemt precīzākas pamatnostādnes par to, kad piešķirt iestādēm termiņa pagarinājumus.

 

---

[1] Attiecībā uz lielāko daļu ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru attiecīgie noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem ir ietverti Regulā 1049/2001. Šis princips ir atspoguļots regulā, kurā noteikts, ka pieteikumus par piekļuvi dokumentiem izskata nekavējoties un jebkurā gadījumā 15 darba dienu laikā pēc pieprasījuma reģistrēšanas. Regula ir pieejama šeit: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Var būt arī nepieciešams neuzskatīt lietu par “ātri īstenojamu”, ja iestāde savas struktūras dēļ papildus sākotnējai atbildei pieteikuma iesniedzējam no jauna pieprasa, lai tās nostāja tiktu oficiāli lūgta.

[3] Lai sūdzības būtu pieņemamas, tām jāatbilst konkrētiem nosacījumiem, kas izklāstīti Ombuda statūtu 2. pantā. Tie cita starpā ietver prasību pirms sūdzības iesniegšanas attiecīgajai iestādei iesniegt atkārtotu pieteikumu par piekļuvi dokumentiem.

[4] Piemēram, ombuds var konstatēt, ka sūdzību labāk var izskatīt cita struktūra (Ombuda īstenošanas noteikumu 3.3. pants ).

[5] Risinājuma priekšlikums, ieteikums vai noslēguma lēmums.

[6] Reģistrācija līdz noslēguma lēmumam, risinājumam vai ieteikumam. Vidējais lietu izskatīšanas laiks noteiktajā termiņā bija 26 darba dienas.