1. pants
Vispārīgi noteikumi

Ombuds piedāvā stažēšanos augstskolu vai augstākās izglītības iestāžu absolventiem, kuriem ir liela interese par Eiropas Savienības projektu un jo īpaši par to, kā ES iestādes un to administrācija ir saistītas ar iedzīvotājiem.

Eiropas Ombuds ir apņēmies radīt vienlīdzīgu un iekļaujošu darba vidi. Neskarot šā lēmuma 2. un 5. pantu, stažēšanās ir pieejama visiem kandidātiem neatkarīgi no viņu ģeogrāfiskās, rases vai etniskās izcelsmes, politiskās, filozofiskās vai reliģiskās pārliecības, sociālās izcelsmes un piederības nacionālajai minoritātei, vecuma vai invaliditātes, dzimuma vai seksuālās orientācijas un neatkarīgi no viņu civilstāvokļa vai ģimenes stāvokļa.

Lai talantīgām personām ar invaliditāti nodrošinātu vērtīgu darba pieredzi, Eiropas Ombuds izveido īpašu pozitīvas rīcības programmu stažieriem ar invaliditāti.

Turklāt ombuds var uzsākt papildu pozitīvas darbības un publicēt ad hoc stažēšanās programmas ar īpašām atbilstības prasībām.

Neskarot šā lēmuma 6. panta 3. punktu un/vai konkrētas kvalifikācijas un atlases kritērijus, kas paredzēti stažēšanās uzaicinājumos, kandidātiem vajadzētu būt vismaz trīs gadu universitātes grādam vai diplomam, vai citai kvalifikācijai atbilstošā līmenī.

Praktikantus norīko uz Strasbūru vai Briseli atkarībā no biroja vajadzībām.

Pēc apspriešanās ar Biroja Personāla komiteju Eiropas Ombuds ir pieņēmis šādus iekšējos noteikumus par stažēšanās nosacījumiem.

2. pants
Prakses mērķis

Prakse ir paredzēta, lai nesenajiem absolventiem sniegtu praktisku pieredzi ombuda darbā un ļautu viņiem izmantot studiju laikā iegūtās zināšanas un prasmes.

Praktikanti strādā Eiropas Ombuda ierēdņa vai darbinieka, parasti nodaļas vadītāja vai līdzvērtīga darbinieka, tiešā uzraudzībā.

3. pants
Ilgums

Ja praktikanta sniegums ir novērtēts pozitīvi, kā noteikts 10. pantā, stažēšanās ilgums ir viens gads bez iespējas to pagarināt.

Izņēmuma kārtā un dienesta interesēs Birojs var piedāvāt īsāku stažēšanos.

4. pants
Atbilstības nosacījumi

Kandidātiem:

1) jābūt kādas Eiropas Savienības dalībvalsts vai pievienošanās valsts/kandidātvalsts pilsoņiem;

2) jābūt vismaz trīs gadus ilgam akadēmiskajam grādam vai diplomam (vai līdzvērtīgai kvalifikācijai) disciplīnās, kas norādītas attiecīgajos uzaicinājumos;

3. jābūt ļoti labām vienas Eiropas Savienības oficiālās valodas zināšanām un ļoti labām otras Eiropas Savienības oficiālās valodas zināšanām. Eiropas Ombuda biroja galvenā darba valoda ir angļu valoda. Tāpēc ir nepieciešamas ļoti labas angļu valodas zināšanas.

Kandidāti ilgāk par astoņām secīgām nedēļām vai diviem pilniem mēnešiem nedrīkst:

4.  jau ir izgājuši vai izmantojuši jebkāda veida apmaksātu praksi Eiropas iestādē, struktūrā, aģentūrā, birojā, dienestā, delegācijā, pārstāvniecībā, tostarp Eiropas Parlamenta deputāta vai Eiropas politiskās grupas birojā, vai

5.  ir strādājuši vai ir strādājuši algotu darbu kādā Eiropas iestādē, struktūrā, aģentūrā, birojā, dienestā, delegācijā vai pārstāvniecībā neatkarīgi no tā, vai tas ir pagaidu darbs, līgumdarbinieks, palīgdarbinieks vai pagaidu darbinieks, vai norīkots valsts eksperts, vai Eiropas Parlamenta deputāta vai Eiropas politiskās grupas palīgs.

Kandidātiem būtu jāinformē stažēšanās speciālists par visām izmaiņām viņu administratīvajā situācijā, kas varētu rasties jebkurā pieteikšanās un atlases procesa posmā.

5. pants
Atlases procedūra

1. Eiropas Ombuda birojs izsludina nepieciešamos stažēšanās uzaicinājumus reizi gadā, parasti februārī attiecībā uz stažēšanos, kas sākas 1. septembrī. Prakses uzaicinājumos ir noteiktas konkrētas darba jomas, precizētas prasības katram publicētajam profilam un sīki izklāstīta atlases procedūra.

2. Uzaicinājumu stažieriem ar invaliditāti parasti publicē februārī par stažēšanās periodu, kas sākas 1. septembrī.

3. Ja vien nav noteikts citādi, pieteikumi jāreģistrē, izmantojot tiešsaistes pieteikumu sistēmu Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē, un tajos jāiekļauj šādi dokumenti:

• aizpildīta tiešsaistes pieteikuma veidlapa;
• pieteikuma iesniedzēja curriculum vitae angļu valodas versija; un
• pieteikuma iesniedzēja diplomu, grādu vai sertifikātu kopijas (kopijas nav jāapliecina vai jātulko).

Konkrētiem profiliem var būt vajadzīga vienas lappuses pavadvēstule angļu valodā, kurā paskaidroti iemesli un motivācija, kāpēc jāpiesakās praksei. Tas ir precizēts stažēšanās uzaicinājumos.  

Piesakoties tiešsaistē, ir obligāti jāsniedz pieprasītā informācija, kā arī apliecinošie dokumenti. Nepilnīgi pieteikumi tiks automātiski izslēgti no reģistrācijas sistēmas.

Atlases procesa sākumposmā novērtēs atbilstīgo pretendentu kvalifikāciju, pieredzi un motivāciju, pamatojoties uz pieteikumā sniegto informāciju, tostarp viņu CV un motivācijas vēstuli.

4.  Pēc sākotnējā posma pretendentus var uzaicināt kārtot pārbaudījumu.

5.  Atlasītie kandidāti tiks uzaicināti uz interviju, parasti izmantojot videozvanīšanas rīku vai tālruni.

6.  Ombuds pieņem darbā praktikantus bez jebkādas diskriminācijas. Ja kandidātu kvalifikācijas un prasmju līmenis ir vienāds, Birojs cenšas nodrošināt kandidātu līdzsvarotu ģeogrāfisko sadalījumu un dzimumu līdztiesību. Birojs veic pozitīvas darbības attiecībā uz stažieru ar invaliditāti pieņemšanu darbā.

7.  Ja tiks atlasīti pretendenti ar invaliditāti, viņiem vajadzības gadījumā tiks nodrošināti saprātīgi pielāgojumi darbā, lai viņi varētu veikt uzticētos uzdevumus [1].

8.  Ne vēlāk kā 30. jūnijā Ombuda birojs informēs pieteikuma iesniedzējus par lēmumu, kas pieņemts attiecībā uz viņu pieteikumu. Neizraudzītie pretendenti var pieteikties uz citu stažēšanās periodu, iesniedzot jaunu pieteikumu.

6. pants
Stažēšanās personām ar invaliditāti

1. Katru gadu Eiropas Ombuds publicē uzaicinājumu stažieriem ar invaliditāti.

2. Kandidāti, kas piesakās uz šo programmu, nekonkurē par vietām citos stažēšanās uzaicinājumos saskaņā ar šā lēmuma 5. panta 1. punktu. Tomēr kandidāti ar invaliditāti ir aicināti vienlaikus pieteikties citām stažēšanās shēmām, ja viņi atbilst atbilstības kritērijiem.

3. Neskarot 4. panta 2. punktu, kandidātiem jābūt akadēmiskajam grādam vai jābūt vismaz trešā gada studentiem (vai līdzvērtīgiem studentiem) kādā augstākās izglītības iestādē (t. i., universitātē, arodskolās vai tehniskajās skolās un/vai citās). Šā lēmuma pārējā daļa attiecas uz kandidātiem, kas atlasīti saskaņā ar šo shēmu.

4. Lai kandidāts būtu atbilstīgs, viņam ir jābūt atzītai invaliditātei. Viņiem kopā ar pieteikumu vienā no ES oficiālajām valodām jāiesniedz uzaicinājumā aprakstītie nepieciešamie pierādījumi. Vajadzības gadījumā Birojs var pieprasīt papildu informāciju.

5. Uzaicinājumā apraksta praktikantu ar invaliditāti profilus un attiecīgos uzdevumus.

6. Ienākumus, kas saņemti saistībā ar invaliditāti, piemēram, subsīdijas, dotācijas vai jebkāda veida atbalstu, neuzskata par ārēju ienākumu avotu 11. panta A daļas 1. punkta nozīmē.

7. pants
Vispārīgi pienākumi stažieriem

1.  Praktikantiem jāapņemas ievērot Ombuda birojā piemērojamos noteikumus, procedūras un praksi, jo īpaši:

• viņu tiešo vadītāju un tā ierēdņa vai pārstāvja norādījumus, kura vadībā viņi ir norīkoti;
• iedibinātie noteikumi par darba laiku un hibrīddarbu; un
• noteikumiem un procedūrām, kas attiecas uz publisku piekļuvi dokumentiem un to konfidencialitāti.

2.  Stažieriem nedrīkst būt profesionālas saiknes ar trešām personām, kas varētu būt nesaderīgas ar stažēšanos. Viņiem ir jāievēro konfidencialitātes pienākumi, kas ombudam un tā darbiniekiem noteikti Eiropas Ombuda statūtos. Viņiem ir jāievēro vislielākā piesardzība attiecībā uz faktiem un informāciju, ko viņi uzzina stažēšanās laikā. Šis pienākums viņiem ir saistošs arī pēc stažēšanās pabeigšanas.

3.  Stažieriem jāpiedalās tā dienesta darbā, kurā viņi ir norīkoti. Eiropas Ombuda birojs saglabā visas tiesības uz jebkuru darbu, ko tas veicis stažēšanās laikā.

8. pants
Trauksmes celšana

Ja stažēšanās laikā stažieris uzzina par faktiem, kas ļauj pieņemt, ka pastāv iespējama nelikumīga darbība, tostarp krāpšana vai korupcija, kas kaitē Savienības interesēm, vai rīcība saistībā ar profesionālo pienākumu izpildi, kas var būt nopietna Savienības ierēdņu vai stažieru pienākumu neizpilde, stažieris nekavējoties rīkojas saskaņā ar Biroja iekšējiem noteikumiem par trauksmes celšanu un par to rakstiski paziņo Birojam.

9. pants
Diskriminācija

Eiropas Ombuds piemēro pilnīgas neiecietības politiku attiecībā uz diskrimināciju, tostarp uzmākšanos. Šādas rīcības gadījumā praktikantiem ir tiesības izmantot Eiropas Ombuda pakalpojumus un procedūras [2].

10. pants
Uzraudzība

Individuālos mērķus stažēšanās sākumā noteiks tiešais vadītājs, kas atbild par praktikantu. Mērķi tiek izskaidroti praktikantam sākotnējā sanāksmē.

Prakses laikā pēc sešiem mēnešiem notiek viena oficiāla tikšanās ar atbildīgo tiešo vadītāju vai mentoru, lai novērtētu praktikanta sniegumu.

Stažēšanās beigās notiek pēdējā tikšanās ar tiešo vadītāju, lai savstarpēji novērtētu stažēšanos.

Papildus Eiropas Ombuda ierēdņa vai darbinieka tiešai uzraudzībai stažēšanās sākumā katram praktikantam tiks piešķirts mentors. Mentora uzdevums ir uzraudzīt ikdienas darbu un veicināt stažiera integrāciju iestādē.

Stažēšanās beigās Cilvēkresursi veiks noslēguma interviju, lai apkopotu atsauksmes par stažieru pieredzi Birojā.

11. pants
Finanšu noteikumi

A. Ikmēneša dotācijas

Stažieri stažēšanās periodā saņem ikmēneša stipendiju. Stažieriem, kuri stažēšanās laikā saņem algu vai citu līdzīgu finansiālu atbalstu, tas būtu jādeklarē. Šādos gadījumos Ombuda biroja izmaksātās ikmēneša dotācijas apmērs atbilst starpībai, ja tāda ir, starp ārējā atbalsta summu un pilnas ikmēneša dotācijas vērtību.

Ikmēneša stipendijas summa ir vienāda ar 25 % no AD 6 pakāpes 1. līmeņa darbinieku pamatalgas, kas piemērojama piedāvājuma izteikšanas brīdī, attiecīgā gadījumā pieskaitot apgādnieka pabalstu [3] Šo summu var koriģēt ar ombuda lēmumu, jo īpaši saistībā ar ierēdņu algu iespējamo indeksāciju. Uz stipendiju attiecas korekcijas koeficients, ko piemēro valstī, kurā notiek stažēšanās. To var aplikt arī ar nodokli atkarībā no piemērojamajiem valsts tiesību aktiem.

Ombuds, ņemot vērā praktikantu iespējamās īpašās vajadzības, var piešķirt vienreizēju ikmēneša maksājumu, par ko lemj katrā gadījumā atsevišķi.

Ja pieteikuma iesniedzējs ar invaliditāti tiek izraudzīts kā daļa no saprātīgiem pielāgojumiem, Birojs darīs pieejamas apropriācijas līdz 50 % apmērā no ikmēneša dotācijas, lai segtu papildu izmaksas, kas tieši saistītas ar izvēlētā praktikanta invaliditātes stāvokli un ko nepietiekami sedz ikmēneša dotācija. Stažieri iesniedz atbilstošus pierādījumus, lai dokumentētu savus īpašos apstākļus, uz kuru pamata iecēlējinstitūcija pieņems atsevišķu lēmumu par papildu maksājumu.

B. Prakses sākumā un beigās radušies ceļa izdevumi

Praktikanti, kuriem nav tiesību pieprasīt ceļa izdevumu atmaksu no citiem avotiem, var pieprasīt atlīdzināt ceļa izdevumus, kas prakses sākumā un beigās radušies Eiropas Savienības un pievienošanās sarunvalstu teritorijā starp viņu dzīvesvietu un Strasbūru/Briseli [4]:

• otrās klases dzelzceļa braukšanas maksa vistiešākajā maršrutā, vajadzības gadījumā ar guļamvagonu;
• autobusu braukšanas maksa vai automobiļu koplietošanas maksa vistiešākajā maršrutā;
• ekonomiskās klases gaisa pārvadājumu maksa lētākajam maršrutam, ja tas ir lētāks vai ja brauciens ar vilcienu pārsniedz 500 km, vai ja brauciens ietver jūras šķērsošanu. Izdevumus par aviobiļetēm atlīdzina tikai pēc apliecinošo dokumentu uzrādīšanas;
• piemaksa par attālumu [5] braucieniem ar automašīnu [6], pamatojoties uz īsāko maršrutu, ko nosaka plaši izmantotās maršrutu plānošanas tīmekļa vietnēs.

Transporta biļešu rezervāciju prakses sākumā un/vai beigās veic Eiropas Ombuda birojs. Tomēr praktikanti var rezervēt transporta biļetes paši, iepriekš saņemot Biroja apstiprinājumu.

Maksas, kas maksājamas par lieko bagāžu, ir iespējams atmaksāt, iepriekš saņemot ombuda biroja apstiprinājumu. Maksimālais atļautais bagāžas apjoms ir 50 kg.

Izņemot gadījumu, kad tiek izvēlēts pieteikuma iesniedzējs ar invaliditāti un viņam ceļojuma laikā ir jābūt pavadītam, ceļa izdevumi netiks atlīdzināti nevienai citai personai, izņemot personu, kas gūst labumu no stažēšanās.

C. Prakses laikā radušies komandējuma izdevumi

Attiecībā uz to izdevumu atlīdzināšanu, kas radušies pienācīgi apstiprinātos komandējumos, pēc analoģijas piemēro noteikumus, kas piemērojami Eiropas Savienības ierēdņiem.

12. pants
Saprātīgi pielāgojumi

Stažēšanās kandidāts, kurš pieprasa saprātīgus pielāgojumus (turpmāk “RA”) savam darbam stažēšanās laikā, kopā ar pieteikumu iesniedz pieprasījumu. Pieprasījumam pievieno pienācīgu pamatojumu par riska novērtējuma pasākumu nepieciešamību.

Izraudzītie praktikanti, kuriem nepieciešams RA, informāciju par RA pieprasījumu un apliecinošos dokumentus iesniedz tieši Eiropas Parlamenta Medicīniskās aprūpes dienestam. Tā veic AI kārtības pieprasījuma iepriekšēju novērtējumu un iesniedz savu ziņojumu Ombuda Cilvēkresursu dienestam.

Cilvēkresursu dienests sniedz atzinumu iecēlējinstitūcijai, kas pieņem lēmumu par to, vai un attiecīgā gadījumā kāda veida AI pasākumi tiek piešķirti.^[7]

13. pants
Veselības apdrošināšana un apdrošināšana pret nelaimes gadījumiem

Praktikanti ir apdrošināti pret slimībām un nelaimes gadījumiem, izmantojot apdrošināšanu, ko apmaksā Eiropas Ombuda birojs.

Pēc praktikanta pieprasījuma Ombuda birojs apdrošinās arī viņa laulāto un bērnus pret slimības un nelaimes gadījumu risku. Šādos gadījumos praktikants sedz papildu izmaksas.

14. pants
Atvaļinājums un slimība

Stažieriem ir tiesības uz divu darba dienu atvaļinājumu par katru stažēšanās mēnesi.

Prakses laikā neizmantotās atvaļinājuma dienas netiek atlīdzinātas.

Izņēmuma gadījumos praktikanti var lūgt atļauju būt prombūtnē no darba. Šādus pieprasījumus izskatīs, ņemot vērā ombuda ierēdņiem piemērojamos īpašos atvaļinājuma noteikumus. Ja tiek piešķirta atļauja, pēc analoģijas piemēro Eiropas Ombuda darbiniekiem piemērojamās procedūras.

Ja stažieri neierodas darbā slimības dēļ, viņiem par to nekavējoties jāpaziņo Ombuda birojam. Prombūtne, kas ilgāka par trim dienām, jāpamato ar medicīnisku izziņu.

15. pants Prakses
apturēšana, priekšlaicīga izbeigšana un izbeigšana

Prakses apturēšanas pieprasījumus Birojs apmierina ārkārtas apstākļos, ņemot vērā dienesta intereses. Stažēšanās apturēšanas laikā tiek apturēti arī ikmēneša stipendijas maksājumi. Stažēšanās apturēšana nedod stažierim tiesības uz ceļa izdevumu atlīdzināšanu saskaņā ar 11. panta B punktu.

Praksi var izbeigt jebkura no pusēm.

Stažieris var izbeigt stažēšanos, vismaz vienu mēnesi iepriekš par to paziņojot tiešajam vadītājam un cilvēkresursu dienestiem.

Birojs var izbeigt stažēšanos gadījumos, kad stažiera sniegums tiek uzskatīts par neapmierinošu vai stažieris nav ievērojis stažēšanās noteikumus. Stažierim vispirms tiks dota iespēja tikt uzklausītam. Ja Birojs secina, ka prakse ir jāizbeidz, tas nosaka prakses beigu datumu. Ja stažēšanos izbeidz stažiera snieguma dēļ, tā nedrīkst beigties agrāk kā tā mēneša pēdējā dienā, kas seko lēmumam izbeigt stažēšanos.

16. pants
Praktikanta statuss

Stažēšanās stažieriem nepiešķir Eiropas Savienības ierēdņa vai cita darbinieka statusu.

17. pants Personas datu
aizsardzība

Personas datu apstrādi, ko veic Eiropas Ombuds, reglamentē Regula (ES) 2018/1725 [8]. Detalizēts paziņojums par privātumu attiecībā uz datu aizsardzību ir iekļauts tiešsaistes pieteikumu sistēmā un ir atrodams Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē.

18. pants
Stāšanās spēkā

Šis lēmums stājas spēkā tā parakstīšanas dienā.

Strasbūrā, 2025. gada 31. janvārī

Emīlija O'Reilija

 

[1] Pēc analoģijas ar saprātīgiem pielāgojumiem, kas definēti Eiropas Kopienu Civildienesta noteikumu un Pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtības 1.d panta 4. punktā, “vajadzības gadījumā veic atbilstīgus pasākumus, lai persona ar invaliditāti varētu dabūt darbu, strādāt vai tikt paaugstināta amatā, vai iegūt apmācību, ja vien šādi pasākumi neuzliek nesamērīgu slogu darba devējam”.

[2] Saskaņā ar iekšējiem noteikumiem par aizskarošas izturēšanās novēršanu.

[3] Pēc analoģijas ar attiecīgajām Civildienesta noteikumu normām tiesības uz apgādnieka pabalstu nosaka saskaņā ar Civildienesta noteikumu VII pielikuma 1. panta 2. un 3. punktā paredzētajiem nosacījumiem.

[4] Tostarp priekšlaicīgas izbeigšanas gadījumā.

[5] Saskaņā ar komandējumiem piemērojamiem noteikumiem.

[6] Automašīnu nomas izdevumus neatlīdzina atsevišķi, un tos sedz no piemaksas par attālumu.

[7] Saskaņā ar Eiropas Ombuda 2004. gada 4. novembra Vispārējiem īstenošanas noteikumiem, ar ko īsteno Civildienesta noteikumu 1. panta e) punkta 4. apakšpunktu attiecībā uz personu ar invaliditāti pieņemšanu darbā un jo īpaši 3. nodaļu „Saprātīga darba vietas izveidošana”.

[8] Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2018/1725 (2018. gada 23. oktobris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001 un Lēmumu Nr. 1247/2002/EK (Dokuments attiecas uz EEZ) (OV L 295, 21.11.2018., 39.–98. lpp.).