Ombuda ieteikums [1] (2016. gads)

1. Savā ieteikumā ombude lūdza Komisiju vairs neprasīt, lai visi pretendenti norādītu savu pasta adresi, ja sarakstei tiek sniegta piemērota alternatīva adrese.

2. Viņa arī ieteica Komisijai reģistrēt sūdzības iesniedzēja pieteikumu un nekavējoties to izskatīt.

3. Visbeidzot, viņa ierosināja uzlabojumus, lai Komisija apsvērtu alternatīvas tiešsaistes sistēmas vai elektroniskus līdzekļus savu lēmumu paziņošanai par pieprasījumiem nodrošināt publisku piekļuvi dokumentiem.

Ombuda novērtējums pēc ieteikuma

4. Komisija noraidīja Ombuda ieteikumu vairs neprasīt visiem pieteikuma iesniedzējiem norādīt savu pasta adresi, ja sarakstei tiek piegādāta piemērota alternatīva adrese. Tā būtībā atkārtoja argumentus no saviem iepriekšējiem apsvērumiem un uzsvēra, ka “Komisija ar cieņu norāda, ka tā var brīvi lemt par vispiemērotākās sistēmas izmantošanu lēmumu paziņošanai saskaņā ar Regulu 1049/2001, ja vien šī sistēma atbilst juridiskajām prasībām [..]”.

5. Komisija informēja ombudu, ka tā nav rīkojusies saskaņā ar Ombuda ieteikumu reģistrēt sūdzības iesniedzēja pieteikumu un nekavējoties to izskatīt. Tomēr tā norādīja, ka, ja sūdzības iesniedzējs joprojām būtu ieinteresēts reģistrēt savu pieprasījumu, tas to darītu tagad.

6. Komisija atbildēja uz Ombuda ierosinājumu par alternatīvām tiešsaistes sistēmām, norādot, ka, “lai gan Komisija neizslēdz jebkādas iespējamas turpmākas izmaiņas veidā, kādā tā paziņo savus administratīvos lēmumus, pašlaik nav apmierinošu alternatīvu veidu, kā nodrošināt juridisko noteiktību, izvairīties no tiesību uz publisku piekļuvi ļaunprātīgas izmantošanas...”.

7. Kopumā Komisija nav pieņēmusi ombudes ieteikumus vai ierosinājumus uzlabojumiem.

8. Ombude pauž nožēlu par Komisijas nostāju šajā lietā, kuru viņa uzskata par nepareizu attiecībā uz faktiem un tiesību aktiem. Viņa pauž īpašas bažas par to, ka Komisijas atbilde ir pretrunā tās ieteikumam, ka ES administrācija pati pilnībā aptver digitālo laikmetu un maksimāli palielina elektroniskās saziņas izmantošanu.

9. Ombuds ir pilnībā atbalstījis praksi katrā gadījumā atsevišķi pārbaudīt to personu identitāti, kuras pieprasa publisku piekļuvi dokumentiem, ja ir pamats aizdomām, ka šīs tiesības tiek izmantotas ļaunprātīgi. Tomēr rīkoties, pamatojoties uz to, katrā gadījumā ir necieņa pret pilsoņiem un viņu pamattiesībām saskaņā ar ES Hartu. Šajā izmeklēšanā ombude ir sniegusi konsultācijas par alternatīvām darba metodēm un ir to darījusi, īstenojot savas Līgumā noteiktās pilnvaras atklāt administratīvas kļūmes un sniegt ieteikumus, lai tās izbeigtu. Ombude pauž dziļu nožēlu par to, ka Eiropas Komisija ir atspēkojusi šo ieteikumu, skaidri norādot, ka, kamēr tās sistēmas un procedūras ir likumīgas, tā uzskata, ka nav nepieciešams apsvērt uzlabojumus iedzīvotāju labā un saskaņā ar labas pārvaldības vispārējiem principiem.

10. Slēdzot šo izmeklēšanu, ombude ne tikai apstiprina savus konstatējumus par administratīvām kļūmēm, bet arī ierosina turpmākus uzlabojumus.

11. Attiecībā uz konkrēto pieprasījumu par publisku piekļuvi dokumentiem, kas iesniegts šajā lietā, ombuds var apstiprināt, ka sūdzības iesniedzējs joprojām ir ieinteresēts pieprasītajos dokumentos. Ombude vēlreiz pauž dziļu nožēlu par to, ka Komisija ir izvēlējusies ignorēt visas ļoti skaidrās norādes par pastāvīgo vēlmi nodrošināt publisku piekļuvi pieprasītajiem dokumentiem. Uzstāšana uz atkārtotiem pieprasījumiem un procesuālām formalitātēm, ja tie ir nevajadzīgi un tiem nav acīmredzama lietderīga mērķa, liecina par to, ka netiek ievērotas pilsoņu pamattiesības. Tāpēc Komisija tiek aicināta oficiāli reģistrēt pieprasījumu pēc šā lēmuma saņemšanas un izskatīt to ātri un jebkurā gadījumā Regulā 1049/2001 paredzētajā termiņā.

Secinājumi

Pamatojoties uz šīs sūdzības izmeklēšanu, ombuds to slēdz ar šādiem secinājumiem:

Komisijas prasība, ka visām personām, kas lūdz publisku piekļuvi dokumentiem, ir jānorāda sava pasta adrese papīra pasta nosūtīšanas kārtībai, ir administratīva kļūme.

Tas, ka Komisija nereģistrējās un neatbildēja uz sūdzības iesniedzēja pieprasījumu par piekļuvi dokumentiem, bija administratīva kļūme.

Papildus iepriekš minētajiem secinājumiem ombuds ierosina šādus uzlabojumus:

Ombuds lūdz Komisiju pieprasīt šīs lietas jautājumu salīdzinošu pārskatīšanu starpiestāžu komitejā, kas paredzēta Regulas 1049/2001 15. pantā.

15. pantā ir noteikts:

“1. Iestādes izstrādā labu administratīvo praksi, lai atvieglotu šajā regulā garantēto piekļuves tiesību īstenošanu.

2. Iestādes izveido starpiestāžu komiteju, lai izskatītu paraugpraksi, risinātu iespējamos konfliktus un apspriestu turpmākās norises saistībā ar publisku piekļuvi dokumentiem.”

Ombuds ierosina, ka attiecībā uz pieprasījumiem, kas saņemti pa e-pastu, ir jāpiekrīt, ka atbildība par šo saziņas līdzekļu uzticamību gulstas uz pieprasījuma iesniedzēju, kas nozīmē, ka, piemēram, šim sūtītājam ir jāizvēlas uzticama e-pasta sistēma, jāinformē iestāde par iespējamām problēmām saistībā ar apjoma ierobežojumiem un jāpārbauda, vai iestādes saņemtā korespondence tiek filtrēta kā surogātpasts. Tam būtu jāmazina iestāžu bažas par attiecīgo lēmumu paziņošanu.

Ja joprojām pastāv viedoklis, ka lēmumu nosūtīšana pa e-pastu neatbilst juridiskajām prasībām, ombuds ierosina 15. panta 2. punkta komitejā veikt šā viedokļa salīdzinošu izvērtēšanu, kurā varētu arī konkrēti izskatīt apgalvojumu, ka pašlaik nav alternatīvas lēmumu nosūtīšanai pa pastu papīra formātā. To darot, Komisija tiek mudināta ņemt vērā, piemēram, ES vērienīgo digitalizācijas programmu, ko Komisija uzsāka pirms septiņiem gadiem. Turklāt tiek mudināts ņemt vērā to, ka publiskās pārvaldes iestādes visā Eiropā plaši izmanto tiešsaistes elektroniskās saziņas sistēmas, tostarp elektroniskos parakstus.

Ombudu vēlētos informēt par šādas salīdzinošās izvērtēšanas rezultātiem līdz 2018. gada pirmā ceturkšņa beigām.

Pārējie minētās 15. panta 2. punkta komitejas (Parlaments un Padome) dalībnieki tiks atsevišķi informēti par šo lēmumu un ierosinājumiem.

Sūdzības iesniedzējs un Eiropas Komisijas priekšsēdētājs tiks informēti par šo lēmumu.

Emīlija O'Reilija

Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2017. gada 19. decembrī

[1] Plašāku informāciju par sūdzības kontekstu, pušu argumentiem un ombuda veikto izmeklēšanu skatīt Ombuda risinājuma un ieteikuma priekšlikuma pilnajā tekstā, kā arī saistītajos atzinumos un komentāros, kas pieejami tīmekļa vietnē:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

Ieteikums sekoja mēģinājumam atrisināt lietu ar risinājuma priekšlikumu, kura lielāko daļu Komisija tomēr noraidīja. Komisija tikai atteicās no prasības pieprasīt, lai personas, iesniedzot dokumentu pieprasījumus, norādītu savu profesionālās darbības jomu.