Sūdzības priekšvēsture

1. Vācijas pilsonis 2013. gada septembrī lūdza piekļuvi konkrētiem dokumentiem, kas ir Eiropas Biroja krāpšanas apkarošanai (OLAF) un Eiropas Komisijas rīcībā saskaņā ar ES noteikumiem par publisku piekļuvi dokumentiem [1]. Tomēr OLAF un Komisijai bija šaubas par viņa identitāti. Tāpēc OLAF un Komisija uz laiku apturēja piekļuves pieprasījumu izskatīšanu, jo, lai iegūtu tiesības piekļūt dokumentiem, jums ir jābūt fiziskai vai juridiskai personai, kas dzīvo vai ir kādas ES dalībvalsts pilsonis.

2. Tā kā OLAF un Komisija uz laiku apturēja piekļuves pieprasījumu izskatīšanu, pieprasījuma iesniedzējs iesniedza sūdzību Ombudam (lietas 2309/2013/JAS un 2310/2013/JAS pret OLAF un Komisiju [2]). Ombuds, izmeklējot šīs sūdzības, uzzināja, ka Komisija vai OLAF ir sazinājies ar viņa darba devēju, Vācijas universitāti, lai pārbaudītu, vai viņš ir reāla persona, un izveidotu savu profesiju [3].

3. Sūdzības iesniedzējs bija neapmierināts ar to, ka Komisija vai OLAF ir sazinājies ar universitāti, kurā viņš nekad nav teicis, ka strādā, un viņš sūdzējās ombudam arī par šo jautājumu. Viņš iesniedza vienu sūdzību – šo sūdzību pret Komisiju un līdzīgu sūdzību pret OLAF [4].

Izmeklēšana

4. Ombuds sāka izmeklēšanu par apgalvojumu, ka Komisija ir nelikumīgi apstrādājusi sūdzības iesniedzēja personas datus.

5. Izmeklēšanas gaitā ombuds saņēma Komisijas atzinumu par sūdzību un pēc tam sūdzības iesniedzēja komentārus, atbildot uz Komisijas atzinumu. Veicot izmeklēšanu, ombuds ir ņēmis vērā pušu izvirzītos argumentus un viedokļus.

Apgalvojums par sūdzības iesniedzēja personas datu nelikumīgu apstrādi

Ombudam iesniegtie argumenti

6. Pamatojot savu apgalvojumu, sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisija a) nepareizi reģistrējusi informāciju par viņa profesionālo darbību, b) bez viņa piekrišanas pārsūtījusi viņa personas datus trešai personai un c) nesamērīgi ilgi glabājusi personas datus savā datubāzē.

7. Savā atzinumā Komisija norādīja, ka informācija par savu profesiju nav nosacījums, lai izmantotu tiesības piekļūt dokumentiem. Komisija pieprasīja šo informāciju tikai statistikas vajadzībām. Nākotnē šāda veida informācijas sniegšana būs fakultatīva.

8. OLAF piekļuves pieprasījumu datubāzē tika ievadīta neprecīza informācija par sūdzības iesniedzēja profesionālajām saiknēm ar Vācijas universitāti, iespējams, pārrakstīšanās kļūdas dēļ. Komisija norādīja, ka OLAF pauž nožēlu par jebkādām neērtībām, kas radītas sūdzības iesniedzējam, un ka OLAF ir izlabojis datus.

9. Tomēr Komisija vēlas paturēt tiesības pārbaudīt tā pieteikuma iesniedzēja identitāti un adresi, kurš lūdz publisku piekļuvi dokumentiem. Komisija apgalvo, ka tā veic šīs pārbaudes, izmantojot publiski pieejamu informāciju, lai noteiktu, vai pieteikuma iesniedzēji ir fiziskas personas, kas dzīvo ES dalībvalstī vai ir tās pilsoņi.

10. Attiecībā uz iespējami nesamērīgo datu glabāšanas periodu Komisija apgalvoja, ka tā glabā personas datus saskaņā ar ES datu aizsardzības noteikumiem. Lai nodrošinātu juridisko un procesuālo konsekvenci, ir pamatoti pieteikuma iesniedzēju personas datus glabāt pēc tam, kad ir pabeigta piekļuves pieprasījuma izskatīšana. Komisijai ir jāzina, vai tā ir izskatījusi tā paša pieteikuma iesniedzēja iepriekšējos piekļuves pieprasījumus vai pieprasījumus attiecībā uz tiem pašiem vai līdzīgiem dokumentiem, lai noteiktu, vai šos dokumentus jau varētu uzskatīt par "publiski pieejamiem" . Turklāt lēmumus, ar kuriem atsaka piekļuvi dokumentiem, varētu iesniegt ombudam vai Tiesai. Personiskā informācija par pieteikuma iesniedzējiem ir nepieciešama, lai Komisija varētu pareizi izskatīt pieprasījumus, pilnībā pārzinot visus apstākļus, piemēram, lemjot par to, vai neformāli sazināties ar pieteikuma iesniedzējiem, lai rastu taisnīgu risinājumu gadījumā, ja pieteikums attiecas uz ļoti garu dokumentu vai ļoti lielu dokumentu skaitu [5].

11. Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos pauda vilšanos par to, ka Komisija nav atvainojusies par savas profesijas nepareizu reģistrēšanu savā datubāzē.

12. Sūdzības iesniedzējs nosūtīja ombudam Komisijas vēstuli, kurā Komisija norādīja, ka tā ir atklājusi viņa vārdu universitātei [6].

13. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka ir pamatoti, ka Komisija glabā personas datus tikai līdz brīdim, kad ir beidzies termiņš, lai vērstos Tiesā vai pie ombuda. Pamatojot savu viedokli, viņš pievienoja Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja (EDAU) lēmumu, kurā konstatēts, ka OLAF prakse saglabāt personas datus tā izmeklēšanas datubāzē 15 gadus ir nesamērīga.

Ombuda novērtējums

14. Iespējams, ka nepareiza informācija par sūdzības iesniedzēju, kas strādā Vācijas universitātē, tika ievadīta datubāzē OLAF pārrakstīšanās kļūdas dēļ. Ņemot vērā to, ka OLAF ir nožēlojis kļūdu un izlabojis datus, ombuds uzskata, ka šis sūdzības iesniedzēja apgalvojuma aspekts ir atrisināts. Ombudam nav skaidrs, kāpēc Komisijai būtu jāatvainojas par OLAF pieļauto kļūdu.

15. Ombuds atzinīgi vērtē to, ka pieprasījuma veidlapa par publisku piekļuvi dokumentiem Komisijas tīmekļa vietnē vairs nav obligāta profesionālās darbības joma [7].

16. Komisija nav nedz apstrīdējusi, nedz apstiprinājusi, ka tā ir pārsūtījusi sūdzības iesniedzēja personas datus, proti, viņa vārdu, Vācijas universitātei, kurā, pēc tās domām, viņš strādāja. Faktiski Komisija savā atzinumā vispār neaplūkoja šo jautājumu, lai gan sūdzības iesniedzējs bija izvirzījis šo argumentu, lai pamatotu savu apgalvojumu. Tomēr Komisijas 2014. gada 4. februāra vēstule sūdzības iesniedzējam nerada šaubas par to, vai Komisija ir sazinājusies ar universitāti un darījusi tai zināmu sūdzības iesniedzēja vārdu. Vēstulē, kas datēta pirms Komisijas atzinuma ombudam, ir skaidri norādīts, ka „attiecībā uz jūsu profesionālo darbību jūs norādījāt OLAF, ka strādājat [Vācijas universitātes] Starptautisko un Eiropas tiesību institūtā. Tomēr šis institūts neeksistē ar minēto nosaukumu. Pēc mūsu [t. i., Komisijas] pieprasījuma universitāte norādīja, ka tai nav neviena darbinieka ar vārdu [X kungs][8], t. i., ar sūdzības iesniedzēja vārdu.

17. Komisijas saziņa ar Vācijas universitāti nebija paredzēta tās iekšējos noteikumos par datu aizsardzības jautājumiem (tās paziņojums datu aizsardzības inspektoram par personas datu apstrādi saistībā ar pieprasījumu par publisku piekļuvi dokumentiem izskatīšanu [9]). Šie iekšējie noteikumi neparedz personas datu nosūtīšanu trešām personām [10].

18. Tā uzskata, ka tā ir tikai atsaukusies uz savām apgalvotajām tiesībām veikt identitātes un adreses pārbaudi, izmantojot publiski pieejamu informāciju.

19. Ombuds uzskata, ka Komisijas uzstājība apstiprināt pieteikuma iesniedzēja identitāti nav balstīta ne uz vienu konkrētu noteikumu, ne arī veicina kādu no mērķiem, kas izvirzīti ES noteikumos par publisku piekļuvi dokumentiem.

20. Turklāt saziņa par to, ko Komisija uzskata par personas darba devēju, neaprobežojas tikai ar publiski pieejamu informāciju, uz kuru Komisija atsaucas savā atzinumā. Iespējams, ka šāda prasība varētu negatīvi ietekmēt pieteikuma iesniedzēju, radot viņa darba devējam aizdomas par iemeslu, kādēļ Savienības iestāde vēlas apstiprināt pieteikuma iesniedzēja identitāti, tādējādi radot nopietnu iejaukšanos viņa personīgajā dzīvē.

21. Tāpēc, atklājot augstskolai sūdzības iesniedzēja vārdu un uzvārdu bez derīga pamatojuma, Komisija ir pieļāvusi administratīvu kļūmi. Ņemot vērā to, ka personas datu aizsardzība ir viena no pamattiesībām [11], un to, ka Komisijas rīcība ir uzmācīga, administratīva kļūme šajā gadījumā ir īpaši nopietna.

22. Konstatējot administratīvu kļūmi, ombudam nav jāizskata jautājums par to, vai Komisija ir konkrēti pārkāpusi ES noteikumus par datu aizsardzību [12]. Ja sūdzības iesniedzējs vēlas turpināt izskatīt šo konkrēto aspektu, viņš var iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, kuram ir specializētas zināšanas un atbildība datu aizsardzības jomā.

23. Attiecībā uz personas datu iespējami nesamērīgo glabāšanas periodu Komisijas dokumentu datubāzē ombude norāda, ka Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja lēmums, uz kuru atsaucas sūdzības iesniedzējs, attiecas uz OLAF, nevis uz Komisiju. Komisijas piekļuvei dokumentu datubāzei ir arī cits mērķis nekā OLAF. Lai gan Komisijas datubāzē ir personas dati tikai saistībā ar pieprasījumiem par publisku piekļuvi dokumentiem, OLAF datubāzē ir informācija par tā veiktajām izmeklēšanām.

24. Komisijas paziņojumā datu aizsardzības inspektoram par personas datu apstrādi saistībā ar pieprasījumiem par publisku piekļuvi dokumentiem ir norādīts, ka pieteikuma iesniedzēju personas dati tiek glabāti ne ilgāk kā piecus gadus un pēc tam parasti tiek dzēsti [13]. Tādējādi atsevišķos gadījumos glabāšanas termiņu var pagarināt.

25. Gan paziņojumā Komisijas datu aizsardzības inspektoram, gan Komisijas atzinumā šajā lietā ir paskaidrots, ka šis glabāšanas periods ir nepieciešams, jo lēmumus, ar kuriem piešķir pilnīgu vai daļēju piekļuvi, var iesniegt tiesā vai ombudam. Ombuds uzskata, ka piecu gadu glabāšanas periods ir samērīgs ar izvirzītajiem mērķiem, ņemot vērā, ka tiesvedība ES tiesās var ilgt vairākus gadus. Komisijas 2014. gada 4. februāra vēstulē sūdzības iesniedzējam cita starpā ir atsauce uz pieprasījumu par piekļuvi dokumentiem, ko sūdzības iesniedzējs iesniedza 2007. gadā [14]. Tādējādi ir skaidrs, ka 2014. gadā Komisija joprojām glabāja sūdzības iesniedzēja personas datus, kurus viņš bija iesniedzis sešus vai septiņus gadus iepriekš. Attiecīgi sūdzības iesniedzēja gadījumā Komisija bija saglabājusi viņa personas datus ilgāk nekā piecus gadus.

26. Komisija nav sniegusi nekādu pamatojumu tam, kāpēc tā nav dzēsusi sūdzības iesniedzēja personas datus saistībā ar 2007. gadā iesniegto pieprasījumu par piekļuvi dokumentiem. Ņemot vērā to, ka jautājums par to, vai Komisijai būtu bijis jāsniedz pamatojums sūdzības iesniedzēja 2007. gada personas datu glabāšanai, netika skaidri aplūkots šajā izmeklēšanā, ombuds neuzskata par lietderīgu noteikt, vai Komisija sūdzības iesniedzēja personas datus glabāja nesamērīgi ilgu laiku un pārkāpa tās paziņojumu.

27. Ombuds vēlreiz informē sūdzības iesniedzēju par iespēju iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, ja viņš vēlas, lai tiktu pieņemts specializēts lēmums par to, vai Komisijas noteiktais datu glabāšanas periods konkrēti pārkāpj ES noteikumus par datu aizsardzību. Tādēļ viņa uzskata, ka turpmāka izmeklēšana par šo sūdzības aspektu nav pamatota.

28. Komisijas pieļauto administratīvo kļūmi tagad nevar novērst, un sūdzības iesniedzējs nav izvirzījis nevienu prasību, lai Komisija veiktu kādu konkrētu darbību. Tādēļ ombuds slēgs šo sūdzības aspektu ar kritisku piezīmi Komisijai.

Secinājums

Pamatojoties uz šīs sūdzības izmeklēšanu, ombuds to slēdz ar šādiem konstatējumiem:

Labojot nepareizi reģistrēto informāciju par sūdzības iesniedzēja profesionālo darbību attiecīgajā datubāzē, šis sūdzības iesniedzēja sūdzības aspekts ir atrisināts.

Attiecībā uz personas datu glabāšanas periodu Komisijas datubāzē ombude uzskata, ka turpmāka izmeklēšana nav pamatota.

Kritiska piezīme

Nosūtot sūdzības iesniedzēja personas datus trešai personai bez derīga pamatojuma, Komisija ir pieļāvusi administratīvu kļūmi. Ņemot vērā to, ka personas datu aizsardzība ir pamattiesības, kas paredzētas ES Pamattiesību hartā, un to, ka Komisijas rīcība šajā lietā bija ļoti uzmācīga, administratīvā kļūme ir īpaši nopietna.

Sūdzības iesniedzējs un Komisija tiks informēti par šo lēmumu.

Emīlija O'Reilija

Strasbūrā, 2016. gada 12. jūlijā

[1] Eiropas Parlamenta un Padomes 2001. gada 30. maija Regula (EK) Nr. 1049/2001 par publisku piekļuvi Eiropas Parlamenta, Padomes un Komisijas dokumentiem, OV L 145/43, 31.5.2001.;

[2] Tādējādi OLAF un Komisijas lēmumi pārtraukt apstrādāt piekļuves pieprasījumus tika izskatīti atsevišķi, un tāpēc uz tiem neattiecas šī izmeklēšana.

[3] Komisija pieprasīja šos datus no pieteikumu iesniedzējiem, lai apstrādātu to pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem.

[4] Atsevišķi skatīt ar lietas numuru 139/2015/PMC.

[5] Attiecībā uz šo skatīt Regulas 1049/2001 6. panta 3. punktu.

[6] Šo vēstuli Komisija nosūtīja arī sūdzības iesniedzējam saistībā ar Ombuda izmeklēšanu par sūdzību 2310/2013/JAS.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] Komisijas vēstule ir vācu valodā.

[9] Sk. paziņojumu DPO-1225.2 GestDem par personas datu apstrādi saistībā ar Komisijas publisko piekļuvi dokumentu datubāzei, kas pieejams tiešsaistē: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Šajā sakarā skat. 16. punktu.

[11] Eiropas Savienības Pamattiesību hartas 8. pants.

[12] Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (EK) Nr. 45/2001 (2000. gada 18. decembris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti, OV L 8/1, 12.1.2001.

[13] 13. punkts.

[14] Gestdem 2007/4845.