Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzība attiecas uz apgalvojumu, ka OLAF esot sazinājies ar, viņaprāt, sūdzības iesniedzēja darba devēju – Vācijas universitāti. Tā to darīja, jo vēlējās pārbaudīt viņa identitāti un profesiju[1].

2. Sūdzības iesniedzējs nebija apmierināts ar to, ka OLAF bija sazinājies ar universitāti, ar kuru viņam nebija nekādas saistības. Tādēļ viņš par šo jautājumu iesniedza sūdzību ombudam. Viņš iesniedza vienu sūdzību, bet pret divām struktūrām (OLAF un Eiropas Komisiju). Izmeklēšanas vajadzībām ombude ir reģistrējusi divas sūdzības – šo sūdzību pret OLAF un līdzīgu sūdzību pret Komisiju[2].

Izmeklēšana

3. Ombuds sāka izmeklēšanu par apgalvojumu, ka OLAF ir nelikumīgi apstrādājis sūdzības iesniedzēja personas datus.

4. Izmeklēšanas gaitā ombuds saņēma OLAF atzinumu par sūdzību un pēc tam sūdzības iesniedzēja komentārus, atbildot uz OLAF atzinumu.

Apgalvojums par sūdzības iesniedzēja personas datu nelikumīgu apstrādi

Ombudam iesniegtie argumenti

5. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka OLAF bija a) nepareizi reģistrējis informāciju par viņa profesionālo darbību, b) bez viņa piekrišanas nosūtījis viņa personas datus trešai personai un c) nesamērīgi ilgi saglabājis personas datus savā datubāzē.

6. Savā atzinumā OLAF norādīja, ka tas savā datubāzē ir ievadījis informāciju par to, ka sūdzības iesniedzējam ir profesionālas saites ar Vācijas universitāti. Tas, iespējams, tika izdarīts pārrakstīšanās kļūdas dēļ. OLAF pauda nožēlu par jebkādām neērtībām, kas radītas sūdzības iesniedzējam, un paziņoja, ka ir dzēsis informāciju.

7. OLAF noliedza, ka būtu nosūtījis sūdzības iesniedzēja personas datus universitātei.

8. Attiecībā uz iespējami nesamērīgo datu glabāšanas periodu OLAF paskaidroja, ka pieprasījumi par piekļuvi dokumentiem, kas saistīti ar OLAF izmeklēšanām, tiek glabāti 15 gadus attiecīgajos lietas materiālos tā datubāzē. OLAF norādīja, ka sūdzības iesniedzējs ir iesniedzis sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam (EDAU) par šo konkrēto jautājumu. Šajā posmā lēmums vēl nebija pieņemts[3].

9. Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos apgalvoja, ka, nepārbaudot, vai tā uzskaite ir precīza un pareiza, OLAF ir pārkāpis savu rūpības pienākumu. Viņš arī nosūtīja ombudam Komisijas 2014. gada 4. februāra vēstuli, kurā Komisija norādīja, ka tā ir atklājusi viņa vārdu universitātei[4].

10. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka OLAF maksimālais 15 gadu glabāšanas periods ir nesamērīgs. Viņš iesniedza EDAU lēmuma kopiju par viņa sūdzību attiecībā uz glabāšanas termiņu, kas pa šo laiku bija kļuvis pieejams.

Ombuda novērtējums

11. Iespējams, ka nepareiza informācija par sūdzības iesniedzēju, kas strādā Vācijas universitātē, tika ievadīta datubāzē OLAF pārrakstīšanās kļūdas dēļ. Ņemot vērā to, ka OLAF ir nožēlojis kļūdu un izlabojis datus, ombuds uzskata, ka šis sūdzības iesniedzēja apgalvojuma aspekts ir atrisināts.

12. OLAF norādīja, ka tas nav nosūtījis sūdzības iesniedzēja personas datus, proti, viņa vārdu, Vācijas universitātei, kurā, pēc OLAF domām, viņš strādā. Komisijas 2014. gada 4. februāra vēstule sūdzības iesniedzējam[5] liecina, ka sūdzības iesniedzēja vārdu universitātei bija atklājusi Komisija, nevis OLAF[6]. Tādējādi nekas neliecina par to, ka OLAF būtu pieļāvis administratīvu kļūmi attiecībā uz šo sūdzības aspektu.

13. Attiecībā uz personas datu iespējami nesamērīgo glabāšanas periodu ombuds norāda, ka EDAU ir secinājis, ka OLAF glabāšanas periods ir nesamērīgs. Saprašanās memorandā starp Ombudu un EDAU[7] ir noteikts, ka būtu jāizvairās no nevajadzīgas procedūru dublēšanās un atšķirīgām pieejām. Tādēļ ombude uzskata, ka viņai nebūtu lietderīgi izdarīt pašai savu secinājumu par šo sūdzības aspektu, ko EDAU jau ir izskatījis. Tādēļ ombuds šo jautājumu tālāk neizpētīs.

Secinājums

Pamatojoties uz šīs sūdzības izmeklēšanu, ombuds to slēdz ar šādiem konstatējumiem:

Labojot nepareizi reģistrēto informāciju par sūdzības iesniedzēja profesionālo darbību attiecīgajā datubāzē, šis sūdzības iesniedzēja sūdzības aspekts ir atrisināts.

OLAF nav pieļāvis administratīvas kļūmes saistībā ar sūdzības iesniedzēja personas datu nosūtīšanu.

Ombuds uzskata, ka nav lietderīgi sīkāk izpētīt jautājumu par OLAF personas datu glabāšanas periodu.

Sūdzības iesniedzējs un OLAF tiks informēti par šo lēmumu.

Emīlija O'Reilija

Strasbūrā, 2016. gada 11. jūlijā

[1] Iestāde pieprasīja šos datus no pieteikuma iesniedzējiem, lai apstrādātu viņu pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem.

[2] Lieta 2063/2014/PMC.

[3] EDAU lieta 2012-1026.

[4] Šo vēstuli sūdzības iesniedzējam nosūtīja arī Komisija saistībā ar Ombuda izmeklēšanu par sūdzību 2310/2013/JAS.

[5] Vēstulē, kas ir rakstīta vācu valodā, ir skaidri teikts, ka „attiecībāuz jūsu profesionālo darbību jūs norādījāt OLAF, ka strādājat [Vācijas universitātes] Starptautisko un Eiropas tiesību institūtā. Tomēr šis institūts neeksistē ar minēto nosaukumu. Pēc mūsu [t. i., Komisijas] pieprasījuma universitāte norādīja, ka tai nav neviena darbinieka ar [X kunga] vārdu, proti, ar sūdzības iesniedzēja vārdu.

[6] Savā lēmumā lietā 2063/2014/PMC pret Komisiju ombude secināja, ka sūdzības iesniedzēja vārda izpaušana universitātei bez derīga pamatojuma ir nopietna administratīva kļūme.

[7] Saprašanās memorands starp Eiropas Ombudu un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju, OV 2007, C 27, 21. lpp.