Izmeklēšanas pēc savas iniciatīvas priekšvēsture

1. EPSO 2010. gadā ieviesa jaunu konkursu modeli ES iestāžu pastāvīgo darbinieku atlasei, ko veido priekšatlases CBT testi un vērtēšanas centra testi (galīgie testi). Šis jaunais modelis tika ieviests, lai paātrinātu visu konkursa procedūru [1].

2. “Vecā parauga” konkursos kandidātu apliecinošie dokumenti tika pārbaudīti, pirms tika izdoti uzaicinājumi uz gala pārbaudījumu (rakstiskajiem/mutiskajiem eksāmeniem). Tas nozīmēja, ka visus kandidātus, kuri tika uzaicināti uz gala pārbaudījumu, varēja iekļaut rezerves sarakstā, ja viņi sekmīgi nokārtoja šo pārbaudījumu.

3. EPSO procedūra “jaunā parauga” konkursos ir tāda, ka atlases komisijas pārbauda apliecinošos dokumentus tikai tiem kandidātiem, kuri ir sekmīgi izturējuši konkursa noslēguma pārbaudījumus, t. i., pārbaudījumus vērtēšanas centrā. Ja atlases komisijas nepieņem sekmīgo kandidātu apliecinošos dokumentus, šie kandidāti tiek noraidīti un netiek iekļauti rezerves sarakstā.

4. Iespējams, ka kandidātiem būtu labāk, ja viņi tiktu informēti par atlases komisijas lēmumu attiecībā uz viņu apliecinošajiem dokumentiem pirms vērtēšanas centra pārbaudījumu kārtošanas, kuriem viņi parasti gatavojas, un ieguldītu laiku, pūles un pat naudu. Tas tā ir jo īpaši tāpēc, ka kandidātu profesionālās pieredzes, kas minēta viņu apliecinošos dokumentos, atbilstība amata pienākumiem, uz kuru viņi piesakās (atbilstības nosacījums EPSO konkursos), ne vienmēr ir objektīvi acīmredzama. Ja kandidāti nezina par profesionālās pieredzes atbilstību amata pienākumiem, viņi galu galā tiks noraidīti konkursā, pat ja viņi būs sekmīgi nokārtojuši vērtēšanas centra pārbaudījumus.

5. Šķiet arī, ka to kandidātu dalība vērtēšanas centra pārbaudījumos, kuri galu galā tiek noraidīti apliecinošo dokumentu trūkuma vai nepietiekamības dēļ, varētu nebūt pamatota no ekonomiskā viedokļa. Uzaicinājumi uz vērtēšanas centru ir saistīti ar ES izmaksām, no kurām varētu izvairīties, ja kandidātu apliecinošie dokumenti tiktu pārbaudīti pirms uzaicinājumu uz vērtēšanas centru izdošanas.

6. Informācija, ko EPSO sniedzis savā tīmekļa vietnē [2] un Atklāto konkursu rokasgrāmatā [3], nepaskaidro, kāpēc pašreizējā procedūra paredz apliecinošo dokumentu pārbaudi tikai pēdējā brīdī, proti, kad veiksmīgie kandidāti jau ir identificēti pēc vērtēšanas centra pārbaudījumiem.

7. Tāpēc ombuds uzskatīja, ka EPSO ir jānoskaidro iepriekš minētie jautājumi. LESD 228. pants pilnvaro Eiropas ombudu pēc savas iniciatīvas veikt izmeklēšanu par iespējamām administratīvām kļūmēm Kopienas iestāžu un struktūru darbībā. Tādējādi ombuds nolēma sākt šo izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas, lai dotu EPSO iespēju izskaidrot atlases komisiju grafiku kandidātu kvalifikācijas novērtēšanai, pamatojoties uz pievienotajiem apliecinošajiem dokumentiem.

Izmeklēšanas pēc savas iniciatīvas priekšmets

8. Vēstulē, ar kuru tika uzsākta šī izmeklēšana pēc savas iniciatīvas, ombuds atsaucās uz sūdzību pret EPSO par atklāto konkursu EPSO/AST/112/10 un norādīja, ka šīs sūdzības fakti vērš viņa uzmanību uz jautājumiem, kas ir šīs izmeklēšanas pēc savas iniciatīvas priekšmets. Viņš lūdza EPSO norādīt, vai konkursos, kuros uz pārbaudījumiem vērtēšanas centrā pretendē ne vairāk kā 100 kandidāti, atlases komisija varētu pārbaudīt apliecinošos dokumentus, jo īpaši tos, kas attiecas uz izglītību un profesionālo pieredzi, pirms tiek izdoti uzaicinājumi uz vērtēšanas centru.

9. Ombuds lūdza EPSO savā atbildē ņemt vērā i) iespējamos ietaupījumus ES budžetā no šādas pieejas; kandidātu ieinteresētību tikt informētiem, ja viņu profesionālā pieredze netiek uzskatīta par būtisku, pirms viņi iegulda laiku un pūles vērtēšanas centra pārbaudījumos; un iii) to, ka "vecā parauga" konkursos apliecinošos dokumentus pārbaudīja, pirms tika izdoti uzaicinājumi uz rakstiskiem/mutiskiem eksāmeniem.

Izmeklēšana

10. Ombuds 2012. gada 19. janvārī lūdza EPSO sniegt atzinumu. 2012. gada 31. maijā EPSO iesniedza atbildi.

Ombuda analīze un secinājumi

A. Atlases komisiju laiks kandidātu kvalifikācijas novērtēšanai, pamatojoties uz apliecinošiem dokumentiem

EPSO argumenti

11. EPSO atsaucās uz atklāto konkursu EPSO/AST/112/10 (“konkurss”). Tā norādīja, ka atlases komisija ir izveidojusi to kandidātu sarakstu, kuri priekšatlases testos ir ieguvuši vislielāko kopējo punktu skaitu un kuri, ņemot vērā to elektroniskajā pieteikumā sniegto informāciju, atbilst paziņojumā par konkursu uzskaitītajiem vispārīgajiem un īpašajiem nosacījumiem. Pēc tam šie kandidāti tika uzaicināti uz vērtēšanas centra pārbaudījumiem. EPSO uzskata, ka “tas nozīmē, ka visi kandidāti, kas uzaicināti uz pārbaudījumiem vērtēšanas centrā, pamatojoties uz elektroniskajā pieteikumā sniegto informāciju, ir izpildījuši paziņojumā prasītos vispārīgos un īpašos nosacījumus.”

12. Pārbaudījusi apliecinošos dokumentus, atlases komisija varētu uzskatīt, ka dažu kandidātu apliecinošie dokumenti neapstiprina/apstiprina viņu tiešsaistes pieteikumā sniegto informāciju vai arī to dara nepietiekami. Atsaucoties uz iepriekš minēto konkursu, EPSO paskaidroja: "Šis nav jautājums par to, vai ... [kandidātu] profesionālā pieredze bija saistīta ar paziņojumā aprakstītajiem pienākumiem, bet drīzāk bija jautājums par tiešsaistes pieteikumā sniegtās informācijas pierādījumu iesniegšanu. Atlases komisija, pamatojoties uz šo informāciju, jau bija nolēmusi, ka viņu profesionālā pieredze ir būtiska, lai pielaistu kandidātus, tomēr ar nosacījumu, ka šī informācija vēlāk tiks pamatota ar nepieciešamajiem dokumentārajiem pierādījumiem." EPSO uzskata, ka kandidāti zināja, kā sagatavot informāciju savā tiešsaistes pieteikumā tā, lai pārliecinātu atlases komisiju, ka viņi ir tiesīgi tikt pielaisti konkursam, bet daži šo informāciju nepamatoja ar nepieciešamajiem dokumentiem.

13. Apliecinošo dokumentu pārbaudes posms var mainīties no konkurences uz konkurenci, bet tikai ļoti izņēmuma gadījumos iestāde joprojām uzstāj, lai paziņojums tiktu sagatavots tā, lai dokumenti tiktu pārbaudīti agrākā posmā. Konkursos, kuros jo īpaši ir liels kandidātu skaits, ir rentablāk un lietderīgāk veikt pilnīgu pārbaudi "tikai pirms sekmīgo kandidātu iekļaušanas rezerves sarakstā" .

14. EPSO salīdzināja abu procedūru radītās izmaksas: pirmā pieeja, kad apliecinošie dokumenti tika pārbaudīti pirms galīgajiem testiem; un pašreizējo pieeju, ja tos verificē tikai pēc minētajiem testiem. Konkursā kopā 499 kandidāti tika uzaicināti kārtot vērtēšanas centra pārbaudījumus, un tikai 193 bija sekmīgi. Saskaņā ar pašreizējo sistēmu, kurā tiek pārbaudīti tikai vērtēšanas centra pārbaudījumos sekmīgo kandidātu apliecinošie dokumenti, atlases komisijai bija jāpārbauda tikai 193 lietas, nevis 499 lietas, kas tai būtu jāpārbauda saskaņā ar iepriekšējo pieeju. Tā rezultātā verifikācijas veikšanai bija vajadzīga mazāk nekā puse cilvēkstundu. Apliecinošo dokumentu pārbaude ir ļoti laikietilpīga un darbietilpīga. Pieredze liecina, ka tikai ļoti neliels skaits kandidātu nespēj sniegt vajadzīgos pierādījumus par informāciju, ko viņi sniedz savā tiešsaistes pieteikumā. Konkursā tikai 11 kandidāti (no 193) galu galā nespēja iesniegt nepieciešamos apliecinošos dokumentus, kas pamatoja tiešsaistes pieteikumā sniegto informāciju. EPSO ir pārliecināts, ka pašreizējā metode rada reālus ietaupījumus ES budžetā salīdzinājumā ar iepriekšējo pieeju.

15. Turklāt paziņojumā par konkursu bija noteikts, ka uz pārbaudījumiem vērtēšanas centrā uzaicināmo kandidātu skaits ir daudzkārtējs (2,5 reizes) to kandidātu skaits, kurus var iekļaut rezerves sarakstā. Tādējādi šis skaits bija “vairāk vai mazāk noteikts”. Šā iemesla dēļ apliecinošo dokumentu pārbaude pirms uzaicinājumu uz vērtēšanas centra pārbaudījumiem nosūtīšanas nebūtu samazinājusi uzaicināto kandidātu skaitu un tādējādi nebūtu radījusi turpmākus ietaupījumus ES budžetā. Saistībā ar attiecīgo konkursu tas būtu radījis situāciju, kurā 11 kandidātu vietā, kuri galu galā nevarēja iesniegt vajadzīgos apliecinošos dokumentus, tiktu uzaicināti 11 citi kandidāti.

16. EPSO secināja, ka attiecībā uz kandidātiem, kuri tika uzaicināti uz vērtēšanas centru, atlases komisija pieņēma lēmumu par viņu atbilstību un atļāva viņiem piedalīties vērtēšanas centra pārbaudījumos, pamatojoties uz informāciju, ko viņi bija snieguši tiešsaistes pieteikumos. Atbilstības kritēriju pārbaudes attiecināšana tikai uz to kandidātu dokumentiem, kurus var iekļaut rezerves sarakstā, ir saistīta ar ievērojamu laika pieaugumu un tādējādi samazina uzņemšanas posma ilgumu.

17. Pirms laika un pūļu ieguldīšanas vērtēšanas centra pārbaudījumos kandidāti ir ieinteresēti saņemt informāciju par to, vai viņu profesionālā pieredze tiek uzskatīta par atbilstošu. EPSO ir pārliecināts, ka pašreizējā sistēmā tas tā ir. Ja kandidāti saskaņā ar savu parakstīto apliecinājumu uzrāda dokumentus, kas pamato tiešsaistē sniegto informāciju, šo dokumentu pārbaude nemainīs viņu atbilstību.

Ombuda novērtējums

18. Vispirms ombuds norāda, ka saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem par konkursiem apliecinošie dokumenti, kas atlases komisijai jāpārbauda pēc vērtēšanas centra pārbaudījumiem, parasti ir tie, kas apstiprina paziņojumus, kurus kandidāti snieguši savā elektroniskajā pieteikumā attiecībā uz: i) pilsonība; ii) profesionālā pieredze; un iii) akadēmiskā kvalifikācija [4].

19. Ombuds jau ir saņēmis sūdzības, kurās apgalvots, ka, pat ja kandidāts atsaucās uz viņa rīcībā esošajiem apliecinošajiem dokumentiem un, to darot, iekļāva tiešsaistes pieteikumā informāciju par saviem īpašajiem sertifikātiem [5] vai konkrētajiem darba līgumiem un/vai rēķiniem, kas attiecas uz pašnodarbinātības periodiem [6] (uz kuru pamata viņš pēc tam tika pieņemts CBT), atlases komisija, pārbaudot apliecinošos dokumentus konkursa pēdējā posmā, neuzskatīja šos dokumentus par pietiekamiem pierādījumiem nepieciešamajai kvalifikācijai.

20. Tāpēc ombudu pilnībā nepārliecina EPSO viedoklis, ka i) attiecīgās profesionālās pieredzes/diplomu norādīšana tiešsaistes pieteikumā un ii) to pašu datu pieejamība kandidātu rīcībā esošajos apliecinošajos dokumentos ir efektīvas garantijas kandidātiem, ka atlases komisija uzskatīs šos dokumentus par pietiekamiem, pārbaudot tos pa vienam pēc vērtēšanas pārbaudījumiem. Šajā kontekstā ombuds vēlas atgādināt argumentu, ko EPSO izvirzījis daudzās ombuda izmeklēšanās (un ko viņš neapstrīd), proti, ka atlases komisijām ir plaša rīcības brīvība attiecībā uz apliecinošo dokumentu atbilstību, kas ir rīcības brīvība, kura ir atzīta ES tiesu judikatūrā.

21. No tā izriet, ka kandidāti, kuri nolemj piedalīties konkursā un kuriem ir īpaši apliecinoši dokumenti, ne vienmēr var būt pārliecināti par atlases komisijas galīgo novērtējumu attiecībā uz šiem dokumentiem. Šajā sakarā būtu jānorāda, ka kandidātiem ir jāsagatavojas vērtēšanas pārbaudījumiem. To darot, tiek ieguldīts laiks un bieži vien arī nauda. Tāpēc viņiem būtu bijis labāk, ja pirms šāda ieguldījuma veikšanas viņi būtu varējuši zināt, kāds ir atlases komisijas galīgais lēmums par viņu apliecinošajiem dokumentiem.

22. To pašu situāciju var aplūkot arī no citas perspektīvas. Ja kandidāts savā tiešsaistes pieteikumā vispirms sniedz informāciju par savu kvalifikāciju, pēc tam, pamatojoties uz šo informāciju, tiek pieņemts CBT, veiksmīgi iziet CBT un vērtēšanas testu procedūru un beigās atlases komisija nolemj, ka viņa apliecinošie dokumenti nav pietiekami, šis kandidāts vērtēšanas centrā faktiski aizstāj citu kandidātu, kura apliecinošie dokumenti varētu būt pietiekami, bet kurš ir ieguvis rezultātus CBT testos, kas ir nedaudz mazāki par noteikto slieksni, lai noteiktu skaitu kandidātu uzaicinātu uz vērtēšanas centru. Šajā sakarā ombuds ņem vērā EPSO atzinumā pausto apgalvojumu, ka vērtēšanas centrā uzņemto kandidātu skaits ir "... vairāk vai mazāk noteikts. Šā iemesla dēļ apliecinošo dokumentu pārbaude pirms uzaicinājumu uz pārbaudījumiem vērtēšanas centrā nosūtīšanas nebūtu samazinājusi uzaicināto kandidātu skaitu un tādējādi nebūtu radījusi turpmākus ietaupījumus ES budžetā. Attiecībā uz konkrēto konkursu tas būtu radījis situāciju, kurā 11 kandidātu vietā, kuri galu galā nevarēja iesniegt vajadzīgos apliecinošos dokumentus, tiktu uzaicināti 11 citi kandidāti. Ombuds uzskata, ka šāda situācija, kaut arī hipotētiska, var radīt šaubas par to, vai konkurss patiešām sniedz iespēju kandidātus ar vislabākajiem nopelniem iekļaut rezerves sarakstā.

23. Ombuds ir pateicīgs, ka, viņaprāt, EPSO ievēroja viņa sākotnējo ierosinājumu un sniedza argumentus attiecīgās procedūras atbalstam saistībā ar i) iespējamām finansiālām priekšrocībām ES budžetam un ii) iespējamu laika ietaupījumu. Tomēr ombudu pilnībā nepārliecina arī visi šie argumenti.

24.  EPSO arguments (minēts iepriekš 22. punktā), ka uz pārbaudījumiem vērtēšanas centrā uzaicināmo kandidātu skaits ir vairāk vai mazāk noteikts, ir pamatots ar to, ka apliecinošo dokumentu pārbaudes laiks neietekmē ES izmaksas, piemēram, tās, kas saistītas ar kandidātu ceļa un uzturēšanās izdevumiem. Neatkarīgi no tā, vai apliecinošos dokumentus pārbauda pirms vai pēc vērtēšanas centra pārbaudījumiem, kandidātu ceļa un uzturēšanās izdevumi vienmēr būs vienādi, jo uz vērtēšanas centru tiks uzaicināts vienāds skaits kandidātu.

25. No otras puses, pat ja vērtēšanas centra darbības izmaksas neietekmē tas, ka apliecinošie dokumenti tiek pārbaudīti pirms vai pēc uzaicinājuma uz vērtēšanas centra pārbaudījumiem, jo vērtēšanas centrs pastāvīgi darbojas EPSO galvenajā mītnē Briselē, patiešām varētu apgalvot, ka laika un naudas izlietojums ir slikts, ja atlases komisijas locekļi veic vērtēšanas testus kandidātiem, kurus nevajadzētu pieņemt, ja viņu apliecinošie dokumenti būtu pārbaudīti pirms un kurus jebkurā gadījumā nevarētu iekļaut rezerves sarakstos, pat ja viņi būtu sekmīgi nokārtojuši šos pārbaudījumus.

26. Turklāt EPSO būtībā apgalvoja, ka atlases komisijām ir vajadzīgs vairāk laika, lai pārbaudītu visu uz vērtēšanas centra pārbaudījumiem uzaicināto kandidātu lietas, nekā tām ir nepieciešams, lai pārbaudītu tikai to kandidātu lietas, kuri ir sekmīgi nokārtojuši šos pārbaudījumus.

Tomēr šis EPSO paziņojums ir jāanalizē, ņemot vērā procedūras ilgumu visam konkursam, proti, aptuveni 6–8 mēnešus. Šajā kontekstā nav būtiskas laika atšķirības, ja atlases komisija pārbauda apliecinošos dokumentus pirms pārbaudījumiem vērtēšanas centrā. Ombuds uzskata, ka ir pamatoti pieņemt, ka vienam pieredzējušam profesionālās atlases komisijas loceklim vajadzētu būt iespējai viegli pārbaudīt aptuveni 100 lietas (apliecinošos dokumentus) vienas darba dienas laikā. No tā izriet, ka būtu diezgan minimāla atšķirība starp dienu skaitu, kas nepieciešams, lai pārbaudītu 499 lietas (visu to kandidātu lietas, kuri uzaicināti uz tā konkursa vērtēšanas centra pārbaudījumiem, uz kuru EPSO atsaucās atzinumā), nevis tikai 193 lietas (visu šo pārbaudījumu veiksmīgo kandidātu lietas). Tādējādi šādā veidā ietaupītais laiks šķiet minimāls [7]. Acīmredzot, ja par šīm pārbaudēm būtu atbildīgs vairāk nekā viens atlases komisijas loceklis (kam vajadzētu būt parastajam gadījumam), ietaupītais laiks būtu minimāls, jo īpaši salīdzinājumā ar laiku, kas bija vajadzīgs, lai “nepieņemamie kandidāti” izietu garos un dārgos vērtēšanas centra pārbaudījumus.

27. Ņemot vērā iepriekš minētos konstatējumus, ombuds uzskata, ka EPSO skaidrojums par apliecinošo dokumentu pārbaudes procedūras priekšrocībām pēc vērtēšanas pārbaudījumiem nav pilnībā pārliecinošs. Tomēr, ņemot vērā to, kā norādīja EPSO, ka šī procedūra tiek veikta pēc to iestāžu nepārprotamas gribas, kurām EPSO organizē konkursus, ombuds uzskata, ka turpmāka izmeklēšana attiecībā uz EPSO šajā gadījumā nav pamatota.

B. Secinājumi

Tādēļ ombuds slēdz šo izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas ar šādu secinājumu:

Turpmāka izmeklēšana šajā jautājumā nav pamatota.

EPSO tiks informēts par šo lēmumu.

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbūrā, 2012. gada 19. decembrī

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] OV 2011, C315A, 1.–14. lpp. Tāda pati situācija ir arī attiecībā uz vadlīniju jaunāko versiju (OV 201270A).

[4] Atklāto konkursu rokasgrāmatas 6.1.4. punkts.

[5] Piemēram, sūdzība Nr. 962/2011/AN attiecas uz apliecinošiem dokumentiem, kas apliecina akadēmisko vai līdzvērtīgu kvalifikāciju. Sūdzības iesniedzējs piedalījās EPSO konkursā, kurā bija nepieciešams diploms, kas apliecina vienu gadu ilgu apmācību attiecīgajā jomā. Sūdzības iesniedzējam bija Institut du Monde Arabe izsniegts profesionālās kvalifikācijas sertifikāts, kas apliecina mācību ilgumu attiecīgajā jomā. Viņa to minēja savā pieteikuma veidlapā. Pēc tam, kad viņa bija nokārtojusi vērtēšanas centra pārbaudījumus ar izcilu atzīmi, viņa tika izslēgta no rezerves saraksta, jo viņas profesionālās apmācības sertifikātu, iespējams, nevarēja uzskatīt par skolas izsniegtu diplomu. Ombuds iesniedza mierizlīguma priekšlikumu, kas tika noraidīts. Lieta vēl nav slēgta.

[6] Sūdzība 2518/2011/MHZ attiecas uz apliecinošiem dokumentiem, kas apliecina profesionālo pieredzi. Sūdzības iesniedzējs sekmīgi nokārtoja vērtēšanas centra pārbaudījumus. Tomēr atlases komisija, pamatojoties uz iesniegtajiem dokumentiem, nolēma, ka viņas profesionālā pieredze nav pietiekama, lai viņu iekļautu rezerves sarakstā. Pēc EPSO atzinuma un sūdzības iesniedzēja apsvērumu saņemšanas ombuds nolēma veikt turpmākas izmeklēšanas, kas joprojām turpinās.

[7] Protams, ne vairāk kā divas vai trīs dienas, ja tikai viena persona veiktu pārbaudi.