Strasbūrā, 2006. gada 24. maijā

Godātais Dr. K. kungs!

2005. gada 27. aprīlī Jūs Mermayde Consultancy vārdā iesniedzāt sūdzību Eiropas ombudam. Jūsu sūdzība attiecās uz Eiropas Komisijas lēmumu atgūt līdzekļus, kas piešķirti projektam saskaņā ar Piekto pamatprogrammu.

2005. gada 26. maijā es pārsūtīju sūdzību Komisijas priekšsēdētājam. Komisija nosūtīja savu atzinumu 2005. gada 4. oktobrī. Es to nosūtīju Jums kopā ar uzaicinājumu iesniegt apsvērumus, ko Jūs nosūtījāt 2005. gada 21. novembrī.

Es rakstu tagad, lai informētu jūs par veikto izmeklēšanu rezultātiem. Atvainojos par Jūsu sūdzības izskatīšanai patērēto laiku.

Sūdzību

Sūdzības iesniedzējs, rīkotājdirektors un Mermayde pārstāvis, uzskata, ka attiecīgie fakti īsumā ir šādi.

Mermayde Consultancy ("Mermayde") koordinēja projektu TRAP-LRM, kas saņēma Komisijas finansējumu saskaņā ar Piekto pamatprogrammu.

2004. gada 4. novembrī Komisija nosūtīja Mermayde lēmumu atgūt projektam piešķirto summu EUR 52 589,23 apmērā. Komisija paskaidroja, ka dažas izmaksas netika uzskatītas par attiecināmām, jo pretēji Ceturtās pamatprogrammas noteikumiem vairs netika ņemtas vērā visas apakšuzņēmēju izmaksas.

Tomēr līguma sarunu posmā un projekta īstenošanas laikā Komisijas darbinieki, šķiet, nebija informēti par izmaiņām noteikumos saskaņā ar Piekto pamatprogrammu.

Saskaņā ar Ceturto pamatprogrammu, ar kuru Mermayde bija pieredze, Komisija atļāva ņemt vērā apakšuzņēmēju kopējās izmaksas, pat ja tika pieprasīta tikai daļa no šīm izmaksām. Izstrādājot TRAP-LRM priekšlikumu piektās pamatprogrammas pirmajā kārtā, tika sniegta informācija par katra partnera budžetu, norādot gan kopējās izmaksas, gan summas, kurām tiks pieprasīts Komisijas finansējums.

Komisija informēja Mermayde, ka priekšlikums ir saglabāts sarunām par līgumiem. Komisija nenorādīja, ka pilnībā attiecināmas būtu tikai tās izmaksas, kas radušās partneriem, nevis apakšuzņēmējiem.

Sarunās par līgumu ne Komisijas zinātniskais darbinieks, ne finanšu darbinieks neinformēja Mermayde, ka saskaņā ar Piekto pamatprogrammu tikai faktiskās izmaksas, kas radušās partneriem, būtu attiecināmās izmaksas un ka tādēļ Mermayde, izmantojot apakšuzņēmuma līgumu struktūru, varētu ciest nopietnus zaudējumus. Komisijai bija jābrīdina Mermayde par apakšuzņēmēju izmantošanas iespējamo negatīvo ietekmi un jāiesaka tā vietā pārveidot paredzētos apakšuzņēmējus par partneriem. Tomēr Komisija šādu informāciju nesniedza, un līgums tika parakstīts. Līguma I pielikumā bija norādītas kopējās noteiktās izmaksas, tostarp apakšuzņēmēju izmaksas un Komisijas ieguldījums. Tomēr II pielikumā bija noteikts, ka attiecināmas ir tikai apakšuzņēmēju faktiskās izmaksas, kas radušās koordinatoram. Tādējādi abi pielikumi bija mulsinoši.

Projekts tika sekmīgi īstenots, un Komisija veica galīgo maksājumu. Tomēr Komisija pēc tam veica projekta revīziju, un revidenti nepiekrita projekta finansēm, jo izmaksu deklarācijā nebija norādītas kopējās izmaksas. Tādēļ revidenti lūdza Mermayde atmaksāt summu 52 589,23 EUR apmērā. Mermayde atzina, ka apakšuzņēmēju kopējās reālās izmaksas nebija norādītas izmaksu pārskatā, bet informēja revidentus, ka būs iespējams sniegt pierādījumus par kopējām reālajām izmaksām. Revidenti neko neminēja par to, ka šādi pierādījumi neatrisinātu problēmu, jo attiecīgās izmaksas neradās līgumslēdzējam.

Pamatojoties uz revīziju, Komisija nosūtīja Mermayde atgūšanas vēstuli. Mermayde atbildēja Komisijai, ierosinot, ka tā apkopos un iesniegs dokumentus, lai pierādītu kopējās izmaksas, kas radušās apakšuzņēmējiem. Komisija tam piekrita un arī lūdza Mermayde iesniegt jaunu izmaksu pārskatu. Arī šajā gadījumā Komisija neesot minējusi, ka nevar tikt ņemtas vērā kopējās apakšuzņēmēju izmaksas.

Tika savākti un nosūtīti Komisijai pierādījumi par kopējām izmaksām, kas radušās apakšuzņēmējiem. Tā vietā, lai pieņemtu pierādījumus, Komisija nosūtīja vēl vienu atgūšanas vēstuli, norādot, ka: "Saskaņā ar līgumu var atlīdzināt tikai tās izmaksas, kas cita starpā [sic] radušās projekta laikā un kas ir reģistrētas attiecīgo dalībnieku pārskatos. Attiecībā uz apakšuzņēmēju izmaksām tas nozīmē, ka tās var atlīdzināt (pēc līgumā noteiktās likmes, šeit 48,37 %) tikai tad, ja apakšuzņēmējs jums ir iesniedzis rēķinu, kuru esat (pilnībā) apmaksājis. Būtiskas ir jūsu faktiskās izmaksas. Tāpēc salīdzinājums (un saistītās deklarācijas) starp apakšuzņēmuma līgumu "faktiskajām izmaksām" un to "faktiskajām pieprasītajām summām" nav būtisks, un "jaunās" izmaksu deklarācijas nav pieņemamas."

Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisijas lēmums atgūt summu EUR 52 589,23 apmērā, kas piešķirta projektam TRAP-LRM saskaņā ar Piekto pamatprogrammu, ir netaisnīgs.

Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka viņš ir parakstījis līgumu labticīgi, pamatojoties uz savu pieredzi ar noteikumiem, kas piemērojami saskaņā ar Ceturto pamatprogrammu, un ka Komisijai būtu vajadzējis viņu informēt par jaunajiem noteikumiem un apakšuzņēmēju izmantošanas iespējamām negatīvajām sekām.

Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisijai būtu jāatsauc atgūšanas lēmums un jāatdod atgūtā summa EUR 52 589,23 apmērā projekta koordinatoram Mermayde.

Pieprasījums

Komisijas atzinums

Savā atzinumā Komisija īsumā izteica šādas piezīmes.

Vispārīga informācija

2000. gadā Mermayde, ko pārstāvēja sūdzības iesniedzējs, Kopīgais pētniecības centrs Geel (JRC) un Eiropas Komisijas Pētniecības ģenerāldirektorāts, noslēdza TRAP-LRM līgumu saskaņā ar Piekto pamatprogrammu. Līgumā bija paredzēts, ka daļu darbu veiks deviņi apakšuzņēmēji, kas bija norādīti 1. pielikumā. 1. pielikumā to loma definēta kā “SC”, t. i., apakšuzņēmēji, kas saistīti ar koordinatoru Mermayde.

Saskaņā ar līguma 3. pantu projekta paredzamās kopējās attaisnotās izmaksas bija EUR 222 750 un maksimālais Kopienas ieguldījums tika noteikts EUR 107 950 apmērā. Budžeta sadalījums starp galvenajiem līgumslēdzējiem (Mermayde un KPC) tika noteikts paredzamo attiecināmo izmaksu indikatīvā sadalījuma tabulā. Mermayde gadījumā Kopienas finansiālās līdzdalības likme tika noteikta 48,37 % apmērā no pieļaujamajām izmaksām.

Projekts tika uzsākts 2001. gada 1. janvārī, un 2001. gada 15. martā tika veikts avansa maksājums EUR 43 160 apmērā. Pirmais starpposma maksājums EUR 39 726,21 apmērā tika veikts 2002. gada 23. septembrī. Komisijas finanšu amatpersona pieņēma visas Mermayde iesniegtās projekta izmaksas (EUR 55 918,71) un atskaitīja EUR 18 192,50, lai atgūtu daļu no sākotnējā avansa. Tomēr finanšu amatpersona esot kļūdaini balstījusi maksājumu uz 100 % atmaksas likmi, nevis uz līgumā noteikto 48,37 % likmi.

Komisija 2004. gada aprīlī veica līguma finanšu revīziju. Revidenti apstiprināja būtībā visu finanšu amatpersonas apstiprināto izmaksu attiecināmību un pamatojumu, jo īpaši visas Mermayde iesniegtās apakšuzņēmuma līguma slēgšanas izmaksas. Izmaksu korekcija par labu Komisijai kopējo izmaksu līmenī bija neliela — EUR 4860,84. Tomēr revīzijas rezultātā bija jāatgūst 52 589,23 EUR. Summa 2351,19 EUR apmērā bija izmaksu korekcijas turpinājums, savukārt 50 238,04 EUR bija jāatmaksā Mermayde sākotnējās pārmaksas dēļ ar atmaksas likmi 100 %, nevis 48,37 %.

Par šo iebildumu

Starp Ceturto un Piekto pamatprogrammu nebija izmaiņu attiecībā uz apakšuzņēmēju lomu un apakšuzņēmēju izmaksu attiecināmību. Abās pamatprogrammās apakšuzņēmēji paši nebija līgumslēdzēji ar līgumattiecībām ar Komisiju. Tomēr līgumslēdzējiem (koordinatoriem un citiem līgumslēdzējiem) bija atļauts slēgt apakšuzņēmuma līgumus par konkrētām sava darba daļām. Šādas izmaksas bija attiecināmas tiktāl, ciktāl tās bija “atlīdzinātas no līguma” saskaņā ar līguma noteikumiem (līguma II pielikuma C daļas 14. panta 3. punkts), un tāpēc tās tika atlīdzinātas darbuzņēmējam saskaņā ar līgumā noteikto atlīdzināšanas likmi, kas piemērojama visām darbuzņēmēja izmaksām (šajā gadījumā 48,37 %).

Starp līguma I un II pielikumu nebija pretrunu. Lai gan bija taisnība, ka I pielikumā tika izmantots termins "partneri", tajā kā SC bija skaidri norādīti visi subjekti, izņemot Mermayde un JRC, proti, apakšuzņēmēji. Turklāt izmaksu sadalījuma tabulā bija minēti tikai šie divi subjekti kā projekta dalībnieki. Tāpēc no izmaksu sadalījuma tabulas sūdzības iesniedzējam bija skaidrs, ka apakšuzņēmējiem, kas norādīti līguma sagatavošanas veidlapā, netika piešķirta darbuzņēmēju loma. Tas tika apstiprināts sūdzības iesniedzēja 2000. gada 23. jūnija vēstulē.

Sūdzības iesniedzējam bija plaša pieredze ar projektiem saskaņā ar dažādām pamatprogrammām. Viņš piedalījās desmit projektos saskaņā ar Ceturto pamatprogrammu, un šajā saistībā viņš arī saskārās ar apakšuzņēmējiem piemērojamiem atmaksāšanas noteikumiem. Tā kā šie noteikumi nebija mainīti no ceturtās uz piekto pamatprogrammu, viņam tie bija jāzina. Šādos apstākļos sarunās iesaistītajiem Komisijas darbiniekiem nebija īpaša pienākuma konsultēt sūdzības iesniedzēju par vienošanās iespējamām finansiālajām sekām.

Gan Ceturtajā, gan Piektajā pamatprogrammā apakšuzņēmēju (kopējās) izmaksas (ieskaitot to peļņu) varēja pilnībā pieņemt kā galvenā līgumslēdzēja, kas noslēdza apakšuzņēmuma līgumu, attiecināmās izmaksas. Tomēr atlīdzināšanas likme, kas bija piemērojama visām līgumslēdzējam piedēvētajām izmaksām, bija atkarīga no vienošanās līgumā ar Komisiju, proti, 35 % attiecībā uz demonstrējumu pasākumiem, 50 % attiecībā uz PTA darbībām vai līdz 100 % attiecībā uz papildu pasākumiem.

Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka apakšuzņēmēju “reālās kopējās izmaksas” nebija norādītas izmaksu deklarācijās, bet ka “būtu iespējams sniegt pamatojumu”. Tomēr sūdzības iesniedzēja paziņojumā nebija atspoguļotas prasības par apakšuzņēmuma līguma slēgšanas izmaksu attiecināmību un atlīdzināšanu saskaņā ar līgumu. Lai šādas izmaksas būtu attiecināmas, tās bija jāreģistrē darbuzņēmēja grāmatvedībā un attiecīgo apakšuzņēmēju rēķinu kopijas bija jāpievieno izmaksu deklarācijām (Vispārējo noteikumu 13. panta 1. punkts un 14. panta 3. punkts). Tas nozīmēja, ka līgumslēdzējs varēja pieprasīt apakšuzņēmēja izmaksu atlīdzināšanu tikai tad, ja viņš bija saņēmis rēķinu no apakšuzņēmēja, samaksājis attiecīgo summu apakšuzņēmējam un reģistrējis šo summu savos pārskatos. Šo izmaksu faktiskā atlīdzināšana, ko veica Komisija, bija atkarīga no līgumā noteiktās atlīdzināšanas likmes, kas šajā gadījumā bija 48,37 %. No tā izrietēja, ka gadījumā, ja apakšuzņēmējiem faktiski būtu lielākas izmaksas un tie būtu varējuši izrakstīt lielākus rēķinus, šie rēķini vispirms būtu pilnībā jāapmaksā Mermayde, lai tie būtu atbilstīgi. Attiecīgās izmaksas tad varētu tikt atlīdzinātas 48,37 % apmērā. Attiecīgā atlīdzināšanas likme patiešām nozīmēja, ka Mermayde bija jāsedz 51,63 % no visām attiecināmajām izmaksām, tostarp apakšuzņēmuma līguma slēgšanas izmaksas.

Kā apgalvo sūdzības iesniedzējs, Komisija nav mainījusi savu interpretāciju par piektās pamatprogrammas līgumiskajām sekām. Tomēr bija pareizi teikt, ka finanšu revīzijas laikā tika atklāta kļūda projektam veikto maksājumu apstrādē, proti, ka Mermayde atmaksāšanas likmei bija jābūt 48,37 %, nevis 100 %. Tas izskaidroja iekasēšanas rīkojuma summu. Veicot šo korektīvo pasākumu, Komisija pilnībā ievēroja līguma noteikumus un revīzijas secinājumus. Komisija pauda nožēlu par kļūdu, kas sūdzības iesniedzējam tomēr bija acīmredzama, ņemot vērā līgumiskās vienošanās.

Sūdzības iesniedzēja apsvērumi

Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos īsumā izteica šādas piezīmes:

Ombuds lūdza Komisiju iesniegt atzinumu līdz 2005. gada 15. septembrim. Atzinums tika sniegts 2005. gada 4. oktobrī, kas nozīmēja, ka Komisija gandrīz trīs nedēļas kavējās ar atzinuma iesniegšanu.

Komisija savā atzinumā nav pareizi apkopojusi sūdzību, jo tās patiesā būtība bija tāda, ka Komisijai bija jāinformē Mermayde, ka tās apakšuzņēmējiem bija jākļūst par Komisijas līgumslēdzējiem, lai nodrošinātu, ka Mermayde ir tiesības uz apakšuzņēmējiem radušos izmaksu atlīdzināšanu.

Pamatojoties uz Mermayde pieredzi, kas gūta saistībā ar standartu, mērījumu un testēšanas programmas iepriekš īstenotajiem projektiem, analītiskās laboratorijas, ar kurām noslēgti apakšlīgumi un kuras veica vairākus tūkstošus EUR vērtu darbu, tika atlīdzinātas līdz 100 % no pieprasītajām izmaksām. Mermayde varēja pieņemt, ka starp Ceturto un Piekto pamatprogrammu nav notikušas formālas noteikumu izmaiņas attiecībā uz apakšuzņēmēju lomu un apakšuzņēmēju izmaksu atbilstību. Tomēr šo noteikumu interpretācija un īstenošana varētu būt mainījusies.

Tomēr abi līguma pielikumi bija mulsinoši un pretrunīgi. I pielikumā bija norādīti visi dalībnieki, tostarp apakšuzņēmēji (lai gan visi tika raksturoti kā “partneri”), norādot kopējās izmaksas un pieprasīto ES ieguldījumu, savukārt II pielikumā bija norādīts, ka attiecināmās izmaksas ir tikai apakšuzņēmēju faktiskās izmaksas, kas radušās koordinatoram. Tādējādi jautājums nebija par to, vai apakšuzņēmēji ir pareizi raksturoti kā apakšuzņēmēji. Jautājums bija par to, ka finanšu tabulā apakšuzņēmējiem tika noteiktas kopējās izmaksas un pieprasītās summas, un tāpēc Mermayde pieņēma, ka pieprasītās summas patiešām var pieprasīt Komisijai. Komisija, iespējams, juridiski pareizi apgalvoja, ka tikai 48,37 % no tabulā norādītajiem 50 % bija attiecināmās izmaksas, taču šis fakts noteikti bija mulsinošs.

Viņš patiešām daudzus gadus bija strādājis Komisijas projektos, arī kā koordinators. Tomēr līdz 1995. gadam viņš bija nodarbināts citā organizācijā un strādāja tikai kā atbildīgais zinātnieks, nevis kā finanšu darbinieks. Šajā iebildumā aplūkotais līgums bija desmitais līgums, kas noslēgts starp Komisiju un Mermayde. Tomēr ne visiem šiem līgumiem bija viens un tas pats raksturs. Tikai viens no šiem līgumiem attiecās uz projektu, kas bija līdzīgs projektiem, kurus īstenoja saskaņā ar Ceturto pamatprogrammu. Šis projekts bija PTA projekts, savukārt šis projekts bija pirmais „Papildu pasākumu darbības” projekts, kura nosacījumi un noteikumi atšķīrās no tiem, kas piemērojami PTA līgumiem.

Diskusijās ar revidentiem netika apstrīdēts ierosinājums rast papildu pamatojumu kopējām apakšuzņēmuma līguma slēgšanas izmaksām. Tomēr Komisija neesot ņēmusi vērā faktu, ka finanšu amatpersonai tika nosūtīta vēstule, kurā bija norādīts, ka Mermayde savāc un iesniedz visus dokumentus, kas pamato apakšuzņēmēju kopējās izmaksas, un uz kuru finanšu amatpersona ar 2004. gada 7. jūnija elektroniskā pasta vēstuli ieteica Mermayde nosūtīt ierosināto pamatojumu kopā ar jaunu izmaksu pārskatu. Tāpēc bija skaidrs, ka finanšu amatpersona pilnībā neizprata finansiālās sekas, un tādēļ sūdzības iesniedzējs veica ievērojamu darbu, lai savāktu pamatojumus. Tomēr Komisija neuzskatīja, ka iesniegtie pamatojumi ir atbilstīgi.

Lēmums

Ievadpiezīme

1.1 Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos norādīja, ka Komisija nosūtīja savu atzinumu gandrīz trīs nedēļas vēlāk.

1.2 Ombuds norāda, ka Komisija patiešām novēloti iesniedza savu atzinumu. Tomēr, tā kā kavēšanās bija ierobežota un ņemot vērā to, ka atzinumam pievienotajā pavadvēstulē Komisija pauda nožēlu par notikušo kavēšanos, ombuds neuzskata, ka ir pamats turpināt lietas izskatīšanu.

2 Par iespējami netaisnīgo atgūšanas lēmumu

2.1 Sūdzība attiecas uz Komisijas lēmumu atgūt līdzekļus, kas piešķirti projektam saskaņā ar Piekto pamatprogrammu, ko koordinē Mermayde Consultancy ("Mermayde") .. Sūdzības iesniedzējs, kurš sūdzējās Mermayde vārdā, apgalvoja, ka Komisija ir pieprasījusi atgūt summu EUR 52 589,23 apmērā, jo dažas izmaksas netika uzskatītas par attiecināmām, jo pretēji Ceturtās pamatprogrammas noteikumiem vairs netika ņemtas vērā visas apakšuzņēmēju izmaksas. Saskaņā ar Ceturto pamatprogrammu, ar kuru Mermayde bija pieredze, Komisija atļāva ņemt vērā kopējās izmaksas, kas radušās apakšuzņēmējiem, pat ja tika pieprasīta tikai daļa no šīm izmaksām. Izstrādājot priekšlikumu piektās pamatprogrammas pirmajā kārtā, tika sniegta informācija par katra partnera budžetu, norādot gan kopējās izmaksas, gan summas, kurām tiks pieprasīts Komisijas finansējums. Komisija informēja Mermayde, ka priekšlikums tika saglabāts līguma sarunām, bet nenorādīja, ka pilnībā attiecināmas būtu tikai izmaksas, kas radušās partneriem, nevis apakšuzņēmējiem. Līguma I pielikumā bija norādītas kopējās noteiktās izmaksas, tostarp apakšuzņēmēju izmaksas, un Komisijas ieguldījums. Tomēr II pielikumā bija noteikts, ka attiecināmas ir tikai apakšuzņēmēju faktiskās izmaksas, kas radušās koordinatoram. Tādējādi abi pielikumi bija mulsinoši.

2.2 Sūdzības iesniedzējs arī paskaidroja, ka pēc projekta sekmīgas pabeigšanas Komisija veica revīziju un revidenti nepiekrita projekta finansējumam, jo izmaksu deklarācijā nebija norādītas kopējās izmaksas. Tādēļ revidenti lūdza Mermayde atmaksāt summu 52 589,23 EUR apmērā. Mermayde atzina, ka apakšuzņēmēju kopējās reālās izmaksas nebija norādītas izmaksu pārskatā, bet informēja revidentus, ka būs iespējams sniegt pierādījumus par kopējām reālajām izmaksām. Revidenti nenorādīja, ka šādi pierādījumi neatrisinātu atmaksāšanas jautājumu, jo attiecīgās izmaksas neradās līgumslēdzējam. Tika savākti un nosūtīti Komisijai pierādījumi par kopējām izmaksām, kas radušās apakšuzņēmējiem. Tā vietā, lai pieņemtu pierādījumus, Komisija nosūtīja vēl vienu atgūšanas vēstuli, norādot, ka: "Saskaņā ar līgumu var atlīdzināt tikai tās izmaksas, kas cita starpā [sic] radušās projekta laikā un kas ir reģistrētas attiecīgo dalībnieku pārskatos. Attiecībā uz apakšuzņēmēju izmaksām tas nozīmē, ka tās var atlīdzināt (pēc līgumā noteiktās likmes, šeit 48,37 %) tikai tad, ja apakšuzņēmējs jums ir iesniedzis rēķinu, kuru esat (pilnībā) apmaksājis. Būtiskas ir jūsu faktiskās izmaksas. Tāpēc salīdzinājums (un saistītās deklarācijas) starp apakšuzņēmuma līgumu "faktiskajām izmaksām" un to "faktiskajām pieprasītajām summām" nav būtisks, un "jaunās" izmaksu deklarācijas nav pieņemamas."

Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisijas lēmums atgūt summu EUR 52 589,23 apmērā, kas piešķirta projektam TRAP-LRM saskaņā ar Piekto pamatprogrammu, ir netaisnīgs.

Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka viņš ir parakstījis līgumu labticīgi, pamatojoties uz savu pieredzi ar noteikumiem, kas piemērojami saskaņā ar Ceturto pamatprogrammu, un ka Komisijai būtu vajadzējis viņu informēt par jaunajiem noteikumiem un apakšuzņēmēju izmantošanas iespējamām negatīvajām sekām.

2.3 Komisija uzskata, ka ir parakstīts līgums ar Mermayde, ko pārstāv sūdzības iesniedzējs, un Gēlas Kopīgo pētniecības centru (JRC) saskaņā ar Piekto pamatprogrammu, paredzot, ka daļu darba veiks deviņi apakšuzņēmēji, kas norādīti 1. pielikumā. Saskaņā ar līguma 3. pantu projekta paredzamās kopējās attaisnotās izmaksas bija EUR 222 750 un maksimālais Kopienas ieguldījums tika noteikts EUR 107 950 apmērā. Budžeta sadalījums starp galvenajiem līgumslēdzējiem (Mermayde un KPC) tika noteikts paredzamo attiecināmo izmaksu indikatīvā sadalījuma tabulā. Mermayde gadījumā Kopienas finansiālās līdzdalības likme tika noteikta 48,37 % apmērā no pieļaujamajām izmaksām. Komisijas finanšu amatpersona pieņēma visas Mermayde iesniegtās projekta izmaksas (EUR 55 918,71) un atskaitīja EUR 18 192,50, lai atgūtu daļu no sākotnējā avansa. Tomēr finanšu amatpersona esot kļūdaini balstījusi maksājumu uz 100 % atmaksas likmi, nevis uz līgumā noteikto 48,37 % likmi. Komisija 2004. gada aprīlī veica līguma finanšu revīziju. Revidenti apstiprināja būtībā visu finanšu amatpersonas apstiprināto izmaksu attiecināmību un pamatojumu, jo īpaši visas Mermayde iesniegtās apakšuzņēmuma līguma slēgšanas izmaksas. Izmaksu korekcija par labu Komisijai kopējo izmaksu līmenī bija neliela — EUR 4860,84. Tomēr revīzijas rezultātā bija jāatgūst 52 589,23 EUR. Summa 2351,19 EUR apmērā bija izmaksu korekcijas turpinājums, savukārt 50 238,04 EUR bija jāatmaksā Mermayde sākotnējās pārmaksas dēļ ar atmaksas likmi 100 %, nevis 48,37 %.

2.4 Komisija arī norādīja, ka starp Ceturto un Piekto pamatprogrammu nav notikušas nekādas izmaiņas attiecībā uz apakšuzņēmēju lomu un apakšuzņēmēju izmaksu atbilstību. Abās pamatprogrammās apakšuzņēmēji paši nebija līgumslēdzēji ar līgumattiecībām ar Komisiju. Tomēr līgumslēdzējiem (koordinatoriem un citiem līgumslēdzējiem) bija atļauts slēgt apakšuzņēmuma līgumus par konkrētām sava darba daļām. Šādas izmaksas bija attiecināmas tiktāl, ciktāl tās bija “atlīdzinātas no līguma” saskaņā ar līguma noteikumiem (līguma II pielikuma C daļas 14. panta 3. punkts), un tāpēc tās tika atlīdzinātas darbuzņēmējam saskaņā ar līgumā noteikto atlīdzināšanas likmi, kas piemērojama visām darbuzņēmēja izmaksām (šajā gadījumā 48,37 %). Starp līguma I un II pielikumu nebija pretrunu. Lai gan bija taisnība, ka I pielikumā tika izmantots termins "partneri", tajā visi subjekti, izņemot Mermayde un JRC, tika skaidri identificēti kā "SC", proti, apakšuzņēmēji. Turklāt izmaksu sadalījuma tabulā bija minēti tikai šie divi subjekti kā projekta dalībnieki. Tāpēc no izmaksu sadalījuma tabulas sūdzības iesniedzējam bija skaidrs, ka apakšuzņēmējiem, kas norādīti līguma sagatavošanas veidlapā, netika piešķirta darbuzņēmēju loma.

2.5 Komisija atgādināja, ka sūdzības iesniedzējs norādīja, ka apakšuzņēmēju "reālās kopējās izmaksas" nebija norādītas izmaksu deklarācijās, bet ka "būtu iespējams sniegt pamatojumu". Tomēr Komisija apgalvoja, ka sūdzības iesniedzēja paziņojumā nav atspoguļotas prasības par apakšuzņēmuma līguma slēgšanas izmaksu attiecināmību un atlīdzināšanu saskaņā ar līgumu. Lai šādas izmaksas būtu attiecināmas, tās bija jāreģistrē darbuzņēmēja grāmatvedībā un attiecīgo apakšuzņēmēju rēķinu kopijas bija jāpievieno izmaksu deklarācijām (Vispārējo noteikumu 13. panta 1. punkts un 14. panta 3. punkts). Tas nozīmēja, ka līgumslēdzējs varēja pieprasīt apakšuzņēmēja izmaksu atlīdzināšanu tikai tad, ja viņš bija saņēmis rēķinu no apakšuzņēmēja, samaksājis attiecīgo summu apakšuzņēmējam un reģistrējis šo summu savos pārskatos. Šo izmaksu faktiskā atlīdzināšana, ko veica Komisija, bija atkarīga no līgumā noteiktās atlīdzināšanas likmes, kas šajā gadījumā bija 48,37 %. No tā izrietēja, ka, ja apakšuzņēmējiem faktiski būtu lielākas izmaksas un tie būtu varējuši izrakstīt lielākus rēķinus, šos rēķinus vispirms būtu pilnībā jāapmaksā Mermayde, lai tie būtu atbilstīgi. Attiecīgās izmaksas tad varētu tikt atlīdzinātas 48,37 % apmērā. Šī atlīdzināšanas likme patiešām nozīmēja, ka Mermayde bija jāsedz 51,63 % no visām attiecināmajām izmaksām, tostarp apakšuzņēmuma līgumu slēgšanas izmaksas. Kā apgalvo sūdzības iesniedzējs, Komisija nav mainījusi savu interpretāciju par piektās pamatprogrammas līgumiskajām sekām. Tomēr bija pareizi teikt, ka finanšu revīzijas laikā tika atklāta kļūda projektam veikto maksājumu apstrādē, proti, ka Mermayde atmaksāšanas likmei bija jābūt 48,37 %, nevis 100 %. Tas izskaidroja iekasēšanas rīkojuma summu.

2.6 Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos apgalvoja, ka Komisija savā atzinumā nav pareizi apkopojusi sūdzību, jo sūdzības būtība bija tāda, ka Komisijai vajadzēja informēt Mermayde, ka tās apakšuzņēmējiem bija jākļūst par Komisijas līgumslēdzējiem, lai nodrošinātu, ka Mermayde ir tiesības uz apakšuzņēmējiem radušos izmaksu segšanu. Tomēr Mermayde varēja piekrist, ka starp Ceturto un Piekto pamatprogrammu nav notikušas formālas noteikumu izmaiņas attiecībā uz apakšuzņēmēju lomu un apakšuzņēmēju izmaksu atbilstību. Viņš piebilda, ka šo noteikumu interpretācija un īstenošana varētu būt mainījusies. Jautājums bija par to, ka finanšu tabulā apakšuzņēmējiem tika noteiktas kopējās izmaksas un pieprasītās summas, un tāpēc Mermayde pieņēma, ka attiecīgās summas patiešām var pieprasīt Komisijai. Komisija, iespējams, juridiski pareizi apgalvoja, ka tikai 48,37 % no tabulā norādītajiem 50 % bija attiecināmās izmaksas, taču šis fakts noteikti bija mulsinošs. Diskusijās ar revidentiem netika apstrīdēts ierosinājums rast papildu pamatojumu kopējām apakšuzņēmuma līguma slēgšanas izmaksām. Tomēr Komisija neņēma vērā faktu, ka finanšu amatpersonai tika nosūtīta vēstule, kurā Mermayde tika ieteikts savākt un iesniegt visus dokumentus, kas pamatotu apakšuzņēmēju kopējās izmaksas, un, atbildot uz to, finanšu amatpersona ieteica Mermayde nosūtīt ierosināto pamatojumu kopā ar jaunu izmaksu pārskatu. Tāpēc bija skaidrs, ka finanšu amatpersona pilnībā neizprata finansiālās sekas, un tādēļ sūdzības iesniedzējs veica ievērojamu darbu, lai savāktu pamatojumus. Tomēr Komisija neuzskatīja par būtiskiem sniegtos pamatojumus.

2.7 Ombuds atzīmē sekojošo no sarakstes starp sūdzības iesniedzēju un Komisiju, kuras kopijas sūdzības iesniedzējs iesniedza savas sūdzības pamatošanai. Sūdzības iesniedzējs 2004. gada 1. jūnijā nosūtīja Komisijai vēstuli, kurā cita starpā norādīja, ka: "Kā būs skaidrs no sākotnējā priekšlikuma un līguma ar Komisiju, pieprasītā summa patiešām bija 48,37 % no kopējām izmaksām. (...) Šajos apakšlīgumos tika noteikti darbi un maksimālais finansiālais ieguldījums, par kuru tiem būtu atļauts izrakstīt rēķinu Mermayde. (...) Mermayde nav iekļāvusi reālās kopējās izmaksas attiecīgajās izmaksu deklarācijās. (...) Kad man būs visi pierādījumi par kopējām izmaksām, es vajadzības gadījumā varēšu sagatavot pārskatītu izmaksu pārskatu par visu projekta periodu, pierādot, ka pieprasītā summa nepārsniedz līgumā noteiktos 48,37 % no kopējām izmaksām." (1) Sūdzības iesniedzējs 2004. gada 17. jūnija vēstulē iesniedza Komisijai jaunus izmaksu pārskatus, paskaidrojot, ka: "Tikai starpība ir kopējās reālās izmaksas, kas radušās apakšuzņēmējiem. Pieprasītā summa ir identiska iepriekš pieprasītajai summai. Tādējādi pieprasītā procentuālā daļa ir mazāka par 48,37 %, kas norādīti līgumā"(2).

2.8 No iepriekš minētā izriet, ka Mermayde uzdeva saviem apakšuzņēmējiem tai izrakstīt rēķinus tikai par 48,37 % no kopējām izmaksām un ka Mermayde savukārt deklarēja Komisijai tikai 48,37 % no kopējām projekta izmaksām. To apstiprina arī turpmāk minētais. Kopējās aplēstās projekta izmaksas bija EUR 222 750 (3), savukārt kopējās apstiprinātās projekta izmaksas bija EUR 97 303,97 (4), t. i., 43,68 % no kopējām aplēstajām izmaksām. Komisija uzskata, ka būtībā visas Mermayde iesniegtās izmaksas tika pieņemtas. Ja vien projekta reālās izmaksas nebija daudz zemākas, nekā gaidīts, tas liecina, ka Mermayde deklarēja tikai mazāk nekā 50 % no faktiskajām izmaksām.

2.9 Ombuds uzskata par neapstrīdamu to, ka Kopienas finansiālais ieguldījums projektā tika noteikts 48,37 % apmērā no projekta kopējām izmaksām, nepārsniedzot EUR 107 950. Tomēr paliek jautājums par to, kā izmaksas būtu bijis jādeklarē, lai tās varētu finansēt. Pamatojoties uz 2.7. un 2.8. punktu, sūdzības iesniedzējs, šķiet, uzskata, ka 48,37 % no projekta kopējām izmaksām bija jādeklarē un tad bija jāsaņem finansējums. No otras puses, Komisija, šķiet, uzskata, ka bija jādeklarē visas projekta izmaksas, no kurām 48,37 % saņemtu finansējumu.

2.10. Ombuds šajā sakarā atgādina, ka līguma 3. pantā ir noteikts, ka "projekta paredzamās kopējās attaisnotās izmaksas ir EUR 222 750" un ka "Kopiena finansē projekta attaisnotās izmaksas (..) ne vairāk kā EUR 107 950". Ombuds šo pantu saprot tā, ka Kopienas finansējums tika piešķirts, pamatojoties uz projekta attaisnotajām izmaksām. Ombuds arī uzskata, ka, lai Komisija varētu noteikt projekta attiecināmās izmaksas, bija jādeklarē visas izmaksas. Komisija šajā gadījumā nodrošinātu finansējumu 48,37 % apmērā no izmaksām, kuras tā ir atzinusi par attiecināmām. Tāpēc Komisijas nostāja, ka bija jādeklarē visas projekta izmaksas, šķiet pamatota.

2.11. Ombuds arī atgādina, ka līguma II pielikuma 16. pantā ir noteikts, ka "attiecināmās izmaksas atlīdzina, ja to pamato galvenais līgumslēdzējs". Šķiet, ka šajā lietā nav strīda par to, ka Mermayde bija galvenais darbuzņēmējs. Tā kā Mermayde, šķiet, ir pamatojusi tikai mazāk nekā 50 % no kopējām izmaksām, šķiet pamatoti, ka Komisija ir finansējusi tikai 48,37 % no šīm pamatotajām izmaksām.

2.12 Tomēr ombuds ņem vērā sūdzības iesniedzēja argumentu, ka finanšu amatpersona ieteica viņam nosūtīt pamatojumus par kopējām apakšuzņēmuma līguma izmaksām, bet Komisija galu galā neuzskatīja šos pamatojumus par būtiskiem. Šajā sakarā ombuds atgādina, ka līguma II pielikuma 13. pantā ir noteikts, ka attiecināmās izmaksas "nosaka saskaņā ar grāmatvedības principu, pamatojoties uz vēsturiskajām izmaksām un galvenā darbuzņēmēja parastajiem iekšējiem noteikumiem", un tās "reģistrē pārskatos". Tādējādi šķiet, ka, lai izmaksas būtu attiecināmas, tās bija jāreģistrē galvenā darbuzņēmēja (šajā gadījumā Mermayde) grāmatvedībā. Tā paša pielikuma 14. panta 3. punktā ir noteikts, ka apakšuzņēmuma līgumus var attiecināt uz līgumu, ja „attiecīgo rēķinu kopijas, ko apliecinājuši attiecīgie galvenie darbuzņēmēji, ir pievienotas attiecīgajām izmaksu deklarācijām”, kas turklāt liek domāt, ka par apakšuzņēmuma līgumu izmaksām bija jāizraksta rēķins galvenajam darbuzņēmējam, tas ir, tās jāreģistrē galvenā darbuzņēmēja grāmatvedībā. Tādējādi Komisija, šķiet, ir rīkojusies saskaņā ar līgumu, uzskatot, ka tikai apakšuzņēmēju izmaksas, kuras faktiski sedza galvenais līgumslēdzējs, proti, Mermayde, bija tiesīgas saņemt finansējumu 48,37 % apmērā. Sūdzības iesniedzēja un Komisijas finanšu amatpersonas sarakstē ombuds neatrod neko, kas liecinātu, ka Komisijas finanšu amatpersona būtu ieteikusi Mermayde iesniegt pierādījumus par apakšuzņēmēju izmaksām, ko Mermayde nebija segusi, vēl jo vairāk tāpēc, ka 2004. gada 7. jūnija e-pasta vēstulē (5) viņš atsaucas uz "apliecinošiem dokumentiem un rēķiniem"(6).

2.13 Pēc ombuda domām, no iepriekš minētā izriet, ka sūdzības iesniedzējs ir pārpratis attiecīgās Kopienas finansēšanas shēmas darbību un veidu, kādā izmaksas bija jādeklarē. Tādējādi paliek jautājums, vai, gatavojoties līguma parakstīšanai, bija kaut kas tāds, kam būtu bijis jārada Komisijai aizdomas par pārpratumu un jāmudina to precizēt līgumu sūdzības iesniedzējam.

2.14 Šajā sakarā ombuds atgādina, ka sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka abi līguma pielikumi ir mulsinoši, jo īpaši tāpēc, ka I pielikuma finanšu tabulā bija norādītas apakšuzņēmēju kopējās izmaksas un pieprasītās summas, savukārt II pielikumā bija norādīts, ka attiecināmas ir tikai koordinatora veiktās apakšuzņēmēju faktiskās izmaksas. Ombuds norāda, ka attiecīgajā finanšu tabulā bija uzskaitīti apakšuzņēmēji kopā ar to attiecīgajām kopējām izmaksām un "ES ieguldījumu", kas svārstījās no 0 līdz 100 % no kopējām izmaksām. Ir taisnība, ka, atsevišķi aplūkojot apakšuzņēmējus, finanšu tabula nav saderīga ar Komisijas viedokli par to, kā izmaksas būtu jādeklarē, lai tās finansētu, jo konkrēta apakšuzņēmēja izmaksas, skatot tās atsevišķi, Kopiena nevarēja finansēt 100 % apmērā. Pēc Mermayde rēķina izrakstīšanas tikai 48,37 % no apakšuzņēmēja rēķinā norādītajām izmaksām saņemtu Kopienas finansējumu. Tomēr ombuds neuzskata, ka attiecīgā finanšu tabula ir sniegusi pietiekamus iemeslus, lai Komisijai rastos aizdomas par sūdzības iesniedzēja izpratni par finansēšanas shēmu, jo kopējais uzskaitītais „ES ieguldījums” tika noteikts EUR 107 950 apmērā, kas pilnībā atbilst līguma 3. pantam. Ombuds nav konstatējis nevienu citu iemeslu, kura dēļ Komisijai būtu vajadzējis uzskatīt, ka sūdzības iesniedzējs ir nepareizi sapratis finansēšanas shēmu.

2.15 Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja argumentu sūdzībā, ka Komisijai būtu vajadzējis viņu informēt par jaunajiem noteikumiem saskaņā ar Piekto pamatprogrammu un iespējamām negatīvām sekām, izmantojot apakšuzņēmējus, ombuds norāda, ka sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos ir atzinis, ka noteikumi, iespējams, nav mainījušies laikā starp Ceturto un Piekto pamatprogrammu attiecībā uz apakšuzņēmēju izmaksu atbilstību, bet ka noteikumu interpretācija varētu būt bijusi. Tomēr ombuds nav atradis pierādījumus, kas liecinātu, ka saskaņā ar Ceturto pamatprogrammu Komisija interpretēja noteikumus tā, lai nodrošinātu finansējumu tādu struktūru izmaksām, kas nav galvenie darbuzņēmēji, kurus šie darbuzņēmēji nebija pārņēmuši, izrakstot rēķinus. Ombuds arī norāda, ka apakšuzņēmēju izmantošanas "negatīvās sekas" būtu bijis iespējams novērst, ja šie apakšuzņēmēji izrakstītu rēķinu par visām savām izmaksām Mermayde, kas tad būtu saņēmusi finansējumu, pamatojoties uz šīm pilnajām izmaksām. Tādēļ ombuds neuzskata, ka saistībā ar šo jautājumu ir pienākums sniegt informāciju.

2.16 Ombuds noteikti pauž nožēlu par to, ka sūdzības iesniedzējs, šķiet, ir pārpratis Komisijas finansēšanas shēmu. Tomēr, ņemot vērā iepriekš minēto, viņš neuzskata, ka Komisija šajā jautājumā būtu pieļāvusi administratīvu kļūmi.

2.17 Neraugoties uz iepriekš minēto, ombuds atzīmē, ka Komisija savā 2004. gada 4. novembra otrajā atgūšanas vēstulē paskaidroja, ko nozīmē izmaksas, kas ir "reģistrētas pārskatos" saistībā ar apakšuzņēmēju izmaksām, norādot, ka šīs izmaksas var atlīdzināt tikai pēc līgumā noteiktās likmes (šajā gadījumā 48,37 %), ja apakšuzņēmējs ir iesniedzis līgumslēdzējam rēķinu, kuru līgumslēdzējs ir pilnībā apmaksājis. Ombuds uzskata, ka, lai izvairītos no iespējamiem turpmākiem pārpratumiem attiecībā uz apakšuzņēmuma līgumu slēgšanas izmaksu finansēšanu, būtu lietderīgi, ja Komisija varētu veikt pasākumus, lai uzlabotu to līgumu skaidrību, ar kuriem piešķir Kopienas finansējumu, skaidri izskaidrojot nosacījumus, kas jāizpilda, lai šīs izmaksas varētu ņemt vērā. Ombude šajā sakarā izteiks vēl vienu piezīmi.

Sūdzības iesniedzēja apgalvojums

3.1 Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisijai būtu jāatsauc atgūšanas lēmums un jāatdod atgūtā summa EUR 52 589,23 apmērā projekta koordinatoram Mermayde.

3.2 Komisija apgalvoja, ka Komisijas veiktās projekta revīzijas laikā 2004. gada aprīlī revidenti apstiprināja, ka principā visas finanšu amatpersonas apstiprinātās izmaksas, jo īpaši visas Mermayde iesniegtās apakšuzņēmuma līguma slēgšanas izmaksas, ir attaisnotas un pamatotas. Izmaksu korekcija par labu Komisijai kopējo izmaksu līmenī bija neliela — EUR 4860,84. Tomēr revīzijas rezultātā bija jāatgūst 52 589,23 EUR. Summa EUR 2351,19 apmērā bija izmaksu korekcijas turpinājums, savukārt EUR 50 238,04 Mermayde bija jāatmaksā sākotnējās pārmaksas dēļ ar atmaksas likmi 100 %, nevis 48,37 %. Finanšu amatpersona esot kļūdaini balstījusi maksājumu uz 100 % atmaksas likmi, nevis uz līgumā noteikto 48,37 % likmi. Veicot korektīvus pasākumus un pieprasot pārmaksātās summas atgūšanu, Komisija rīkojās pilnīgā saskaņā ar līguma noteikumiem un revīzijas secinājumiem. Komisija pauda nožēlu par kļūdu, kas sūdzības iesniedzējam tomēr bija acīmredzama, ņemot vērā līgumiskās vienošanās.

3.3 Ombuds uzskata, ka šajā lietā nav strīda par to, ka atmaksāšanas likmei bija jābūt 48,37 %. Turklāt no šo secinājumu 3.2. punkta izriet, ka Komisija, šķiet, ir pareizi aprēķinājusi attiecināmās izmaksas, kas nozīmē, ka patiešām ir notikusi kļūdaina pārmaksa. Diemžēl šķiet, ka šī pārmaksa sakrita ar sūdzības iesniedzēja pārpratumu attiecināmo izmaksu aprēķinā, un tāpēc viņš nepamanīja kļūdu. Tomēr, pamatojoties uz 3.2. punktā minēto ombuda konstatējumu, ka administratīvas kļūmes nav, Komisijas atgūšanas lēmums šķiet pamatots, un tādēļ sūdzības iesniedzēja prasību nevar apmierināt.

Secinājums

Pamatojoties uz ombuda izmeklēšanām par šo sūdzību, šķiet, ka Komisija nav pieļāvusi administratīvu kļūmi. Tāpēc ombuds lietu slēdz.

Par šo lēmumu tiks informēts arī Komisijas priekšsēdētājs.

NĀKAMAIS REMARK

Ombuds uzskata, ka, lai izvairītos no iespējamiem turpmākiem pārpratumiem attiecībā uz apakšuzņēmuma līgumu slēgšanas izmaksu finansēšanu, būtu lietderīgi, ja Komisija varētu veikt pasākumus, lai uzlabotu to līgumu skaidrību, ar kuriem piešķir Kopienas finansējumu, skaidri izskaidrojot nosacījumus, kas jāizpilda, lai šīs izmaksas varētu ņemt vērā.

Ar cieņu

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombuda pasvītrojums.

(2) Ombuda pasvītrojums.

(3) Līguma 3. pants, kura kopiju sūdzības iesniedzējs iesniedza kopā ar savu sūdzību.

(4) Vispārējs finanšu pārskats, kas pievienots Komisijas 2004. gada 11. maija vēstulei Mermayde, kuras kopijas sūdzības iesniedzējs iesniedza kopā ar sūdzību.

(5) Tās kopiju sūdzības iesniedzējs iesniedza kopā ar sūdzību.

(6) Ombuda pasvītrojums.