Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs, fonds, kas darbojas vēlēšanu atbalsta jomā, iesniedza pieteikumu saistībā ar uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus par ES finansējumu projektam, kura mērķis ir atbalstīt Āfrikas vēlēšanu kapacitāti.[1] Uzaicinājumu pārvaldīja Eiropas Savienības delegācija Āfrikas Savienībā Eiropas Komisijas kā “līgumslēdzējas iestādes” atbildībā. Uzaicinājums iesniegt priekšlikumus tika sadalīts divās daļās. Sūdzības iesniedzējs pieteicās 1. daļai.

2. Pieteikšanās procesa ietvaros sūdzības iesniedzējs iesniedza koncepcijas dokumentu, kurā pieprasīja ES finansējumu 90 % apmērā no attiecināmajām izmaksām.[2] Sūdzības iesniedzēja pieteikums tika iepriekš atlasīts, un tas tika aicināts iesniegt pilnu pieteikumu. Pilnajā pieteikumā sūdzības iesniedzējs pieprasīja ES finansējumu 95 % apmērā no attiecināmajām izmaksām.

3. Komisija noraidīja sūdzības iesniedzēja pieteikumu, jo tas vairs neatbilda visiem uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus kritērijiem, jo īpaši tāpēc, ka pieprasītā ES finansējuma procentuālā daļa pārsniedza 90 % robežvērtību. 

4. Sūdzības iesniedzējs 2023. gada 29. jūlijā lūdza delegāciju pārskatīt šo lēmumu. Tas apgalvoja, ka tā ir tipogrāfiska kļūda, kas radusies, vienlaikus sagatavojot vairākus pieteikumus ES finansējuma saņemšanai. Tā uzskatīja, ka delegācijai būtu vajadzējis lūgt paskaidrojumus, nevis noraidīt tās pieteikumu. Sūdzības iesniedzējs arī pauda bažas delegācijai par iespējamu interešu konfliktu saistībā ar uzaicinājuma 2. daļu. Tas apgalvoja, ka eksperts, kurš bija iesaistīts saskaņā ar šo uzaicinājumu finansētā projekta izstrādē, strādā struktūrā, kas pieteicās 2. daļai.

5. Delegācija atbildēja 2023. gada 2. augustā. Tā saglabāja savu nostāju par sūdzības iesniedzēja pieteikuma noraidīšanu. Tā norādīja, ka sūdzības iesniedzējam bija jāsaņem brīdinājuma paziņojums tiešsaistes pieteikumu sistēmā, kad tas sniedza informāciju, kas neatbilda uzaicinājuma pamatnostādnēm. Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja apgalvojumiem par iespējamu interešu konfliktu saistībā ar 2. daļu delegācija paskaidroja, ka uzaicinājumu iekšēji sagatavoja delegācijas projektu vadītāji un ka tajā netika konstatēts interešu konflikts.

6. Nebūdams apmierināts ar delegācijas atbildi, sūdzības iesniedzējs 2023. gada septembrī vērsās pie Ombuda.

Izmeklēšana

7. Ombuds sāka izmeklēšanu par delegācijas lēmumu noraidīt sūdzības iesniedzēja pieteikumu un par to, kā tā risināja sūdzības iesniedzēja bažas par iespējamu interešu konfliktu saistībā ar 2. daļu.

8. Izmeklēšanas gaitā ombuds pārbaudīja lietas materiālus. Delegācija arī sniedza skaidrojumus, atbildot uz ombuda uzdotajiem jautājumiem. Atbilde tika nosūtīta sūdzības iesniedzējam, kurš sniedza piezīmes.

9. Pēc tam Ombuda izmeklēšanas grupa tikās ar Komisijas un delegācijas pārstāvjiem, lai iegūtu papildu skaidrojumus par abiem sūdzības aspektiem. Ombuds iepazīstināja sūdzības iesniedzēju ar sanāksmes ziņojumu, un sūdzības iesniedzējs sniedza komentārus par ziņojumu.

Sūdzības iesniedzēja pieteikuma noraidīšana

Ombudam iesniegtie argumenti

Komisijas vārdā –

10. Komisija precizēja pieteikuma noraidīšanas iemeslus. Tā paskaidroja, ka pamatnostādnēs dotāciju pieteikumu iesniedzējiem, kas ir daļa no uzaicinājuma dokumentiem, ir noteikts, ka pieteikumu iesniedzēji var pieprasīt ES dotāciju ne vairāk kā 90 % apmērā no attiecināmajām izmaksām.[3] Uzaicinājuma dokumentos bija iekļauts “pašnorādījumu kontrolsaraksts”, kas pievienots pamatnostādnēm un kurā pieteikumu iesniedzēji tika aicināti pirms pieteikuma iesniegšanas pārbaudīt, vai viņi atbilst visiem uzaicinājuma kritērijiem, tostarp nodrošināt, ka pieprasītā ES ieguldījuma procentuālā daļa nepārsniedz maksimālo robežvērtību.[4] Uzaicinājumā bija norādīts, ka “jebkura kļūda, kas saistīta ar kontrolsarakstā uzskaitītajiem punktiem (..), vai jebkura būtiska neatbilstība pilnajā pieteikumā (piemēram, ja budžeta darba lapās norādītās summas ir nekonsekventas) var būt par iemeslu pieteikuma noraidīšanai”.

11. Šajā gadījumā delegācija noraidīja sūdzības iesniedzēja pieteikumu, jo tas neatbilda vienam no kontrolsarakstā uzskaitītajiem punktiem, proti, ka tas pieprasīja ES finansējuma summu, kas pārsniedza uzaicinājumā atļauto maksimālo procentuālo daļu.

12. Komisija norādīja, ka saskaņā ar uzaicinājumu tai ir iespēja pieprasīt skaidrojumus, “ja sniegtā informācija ir neskaidra”. Tas ir saskaņā ar Finanšu regulu [5], kas ļauj labot acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas pieteikumu dokumentos, lai izvairītos no kvalitatīvu pieteikumu noraidīšanas tīri formālu iemeslu dēļ [6]. Lai gan Finanšu regulā nav iekļauta definīcija par to, kas ir acīmredzama pārrakstīšanās kļūda, saskaņā ar Komisijas iekšējām pamatnostādnēm šādas kļūdas ietver kļūdas budžeta aprēķinos vai acīmredzamu pieteikuma veidlapas pārpratumu. Komisijai katrā atsevišķā gadījumā ir jānosaka, kuri apstākļi var būt acīmredzama pārrakstīšanās kļūda. Pēc tam Komisijai ir rīcības brīvība izlemt, vai, pamatojoties uz konkrēto situāciju, ir pamatoti labot kļūdu, kas ir iespēja, nevis pienākums saskaņā ar Finanšu regulu.

13. Šajā gadījumā Komisija uzskatīja, ka nav pamatoti lūgt sūdzības iesniedzējam skaidrojumu vai labot kļūdu, jo sūdzības iesniedzēja kļūda nebija acīmredzama pārrakstīšanās kļūda. Komisija uzskatīja, ka sūdzības iesniedzējs ir “konsekventi un apzināti” izmantojis 95 % (nevis 90 %) kā ES finansējuma procentuālo daļu budžetā, kas pievienots pilnajam pieteikumam. Tā norādīja, ka 5 % līdzieguldījuma ierosināšana, šķiet, ir sūdzības iesniedzēja standarta politika, kā norādīts 2023. gada 29. jūlija vēstulē delegācijai, un tādējādi tā ir apzināta sūdzības iesniedzēja izvēle.

14. Turklāt Komisija apgalvoja, ka kļūda nav vienkārša un viegli atpazīstama kļūda, jo nepareizi izmantots viens skaitlis, nepareizi veikts aprēķins, nekonsekvence budžeta lapā vai kļūda, kas norāda, ka sūdzības iesniedzējs ir pārpratis uzaicinājuma nosacījumus. Sūdzības iesniedzējs drīzāk aprēķināja visu budžeta lapu, reizinot aplēstās attiecināmās izmaksas ar vēlamo ES finansējuma procentuālo daļu. Tādējādi Komisija apgalvoja, ka, tā kā sūdzības iesniedzēja kļūda nebija “formāls trūkums, bet būtiska novirze no uzaicinājuma nosacījumiem”, tās labojuma rezultātā būtu pārkāpta vienlīdzīga attieksme pret pieteikuma iesniedzējiem.

15. Komisija arī apgalvoja, ka saskaņā ar ES judikatūru [7] acīmredzama pārrakstīšanās kļūda nevar attiekties uz informāciju, kas vajadzīga, lai pieteikums netiktu noraidīts, kā tas notika šajā gadījumā. Konkrētāk, Komisija norādīja, ka no uzaicinājuma dokumentiem ir skaidrs, ka priekšlikumi, kas ietver pieprasījumus par ES finansējuma procentuālo daļu, kura pārsniedz maksimāli atļauto, ir iemesls pieteikuma noraidīšanai.

16. Turklāt Komisija norādīja, ka pirms pieteikuma iesniegšanas sūdzības iesniedzējam bija jāsaņem brīdinājuma paziņojums par kļūdu tiešsaistes pieteikumu sistēmā. Pamatojoties uz turpmāku simulāciju, izmantojot tiešsaistes pieteikšanās sistēmu, Komisija norādīja, ka parādās šāds ziņojums: “Svarīga informācija (nebloķēšana) Pieprasītais ES ieguldījums % no kopējām attiecināmajām izmaksām, lūdzu, skatiet pamatnostādņu 1.3. iedaļu par procentuālo daļu(-ām), kas atļauta(-as) saskaņā ar uzaicinājumu (vai daļu)”.

Sūdzības iesniedzējs

17. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisijas nostāja ir acīmredzami nepamatota. Tas apgalvoja, ka pieļautā kļūda ir acīmredzama pārrakstīšanās kļūda un ka Komisijai būtu vajadzējis tam pieprasīt paskaidrojumus, nevis noraidīt pieteikumu.

18. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka nav apzināti pieļāvis šo kļūdu, jo iesniedza pilnu pieteikumu ar mērķi tikt atlasītam. Koncepcijas dokumentā tā bija pieprasījusi pareizu ES finansējuma procentuālo daļu. Vēstulē delegācijai tā patiešām bija precizējusi, kā tā ir pieļāvusi kļūdu. Tas bija tāpēc, ka ES bija mainījusi ES finansējuma standarta procentuālo daļu no 95 % uz 90 %. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka vēstule delegācijai, kurā izskaidrota kļūda, nevar pamatoti būt pierādījums tam, ka tā savā pieteikumā apzināti mainījusi procentuālo daļu.

19. Turklāt sūdzības iesniedzējs norādīja, ka acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas jēdziens neaprobežojas tikai ar “atvainojamām kļūdām”, kas attiecas uz situācijām, kuras izriet no neskaidriem vai neskaidriem norādījumiem uzaicinājuma dokumentācijā. Tas attiecas arī uz pārrakstīšanās kļūdām, piemēram, gadījumiem, kad pastāv skaidra un acīmredzama neatbilstība starp procentuālo daļu, kas norādīta divos atsevišķos atlases procedūras posmos, kā tas ir šajā gadījumā. 

20. Tādējādi sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka Komisijas lēmums to izslēgt no procedūras ir nesamērīgs un pretrunā pareizas finanšu pārvaldības principam. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisijai būtu vajadzējis pieprasīt paskaidrojumus un ka tas nebūtu mainījis tā pieteikumu, ne arī piešķīris tam nekādas priekšrocības, jo ES finansējuma maksimālā summa tika vienādi piemērota visiem pieteikuma iesniedzējiem.

21. Attiecībā uz brīdinājuma paziņojumu sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisija nav sniegusi pierādījumus tam, ka šāds paziņojums būtu parādījies pieteikuma iesniegšanas laikā. Komisija esot balstījusies tikai uz vēlāku simulāciju, nevis uz konkrētiem pierādījumiem no brīža, kad tā bija izmantojusi pieteikuma veidlapu. Turklāt, pat ja šāds vēstījums būtu parādījies, Komisija neesot paskaidrojusi, kāpēc tā nav ieviesusi efektīvākas un tūlītējas garantijas, piemēram, nekavējoties informējot prasītāju par to, ka iesniegums ir nepieņemams, vai tieši kavējot tā iesniegšanu.

Ombuda novērtējums

22. Finanšu regula ļauj labot “acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas”, lai novērstu kvalitatīvu pieteikumu noraidīšanu tīri formālu iemeslu dēļ.[8] Lai gan Komisijas iekšējās pamatnostādnēs nav precīzi definēts, kas ir acīmredzama pārrakstīšanās kļūda,[9] šādas kļūdas ir definētas kā trūkstoša informācija/dati, viegli atpazīstama teksta kļūda (kļūda/izlaišana) un pretrunīga informācija. Tie var būt, piemēram, sākotnēji nepareizi aprēķināto izmaksu pārrēķins, pieteikuma iesniedzējs, kurš pareizi nesaprata, kur ES ieguldījumu iekļaut budžetā, vai pieteikuma iesniedzējs, kurš pieprasīja lielāku dotāciju nekā uzaicinājumā atļautais maksimālais apjoms. Tas var ietvert arī pieprasīto dotācijas summu, kas nav aizpildīta, vai nepareizu darbības veida izvēli, vai nepareizu PIC numura izvēli.

23. Turklāt, lai šādu kļūdu uzskatītu par acīmredzamu pārrakstīšanās kļūdu, tai nevajadzētu būt tādai, kas liktu būtiski mainīt pieteikumu vai mainīt uzaicinājuma noteikumus, jo tas apšaubītu novērtējuma rezultātus un ietekmētu vienlīdzīgu attieksmi pret pieteikuma iesniedzējiem. Šajā ziņā, ja pieteikuma iesniedzējs pieļauj kļūdu attiecībā uz kādu no pieņemamības vai atbilstības kritērijiem, šādu kļūdu nevar uzskatīt par acīmredzamu pārrakstīšanās kļūdu, jo šādu kritēriju neievērošana pati par sevi ir pieteikuma noraidīšanas pamats.

24. Komisija apgalvoja, ka sūdzības iesniedzēja kļūda bija apzināta izvēle un to nevar uzskatīt par acīmredzamu pārrakstīšanās kļūdu. Lai gan ombuds atzīst, ka sūdzības iesniedzējs, iesniedzot pieteikumu, būtu varējis rīkoties rūpīgāk, ombudu nepārliecina Komisijas sniegtais skaidrojums šādu iemeslu dēļ.

25. Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja nodomu ombuds uzskata, ka Komisijas nostāja nav pārliecinoša. Sūdzības iesniedzējs nebija ieinteresēts iesniegt pieteikumu, kurā ES finansējuma procentuālā daļa pārsniedz uzaicinājumā atļauto maksimālo apjomu. Turklāt tā sākotnēji bija izmantojusi pareizo procentuālo daļu no koncepcijas apraksta. Sūdzības iesniedzēja 2023. gada 29. jūlija vēstule delegācijai nepierāda, ka kļūda bija tīša. Drīzāk šajā vēstulē sūdzības iesniedzējs paskaidroja, kāpēc tas pieļāva kļūdu pilnajā pieteikumā, proti, ka tas automātiski izmantoja to pašu procentuālo daļu, ko tas bija izmantojis iepriekšējos uzaicinājumos (5 % līdzieguldījums), kas bija Komisijas standarta procentuālā daļa no iepriekšējos uzaicinājumos sniegtā ES finansējuma. Tas, ka sūdzības iesniedzējs šajā vēstulē pauda bažas arī par samazināto ES finansējuma procentuālo daļu, nekādā veidā nepierāda, ka kļūda bija tīša vai ka 5 % līdzieguldījuma ierosināšana bija sūdzības iesniedzēja “standarta politika”.

26. Ombuds uzskata, ka, pamatojoties uz Komisijas iekšējām pamatnostādnēm, sūdzības iesniedzēja kļūda būtu jāuzskata par acīmredzamu pārrakstīšanās kļūdu. Tā bija viegli atpazīstama kļūda, jo subjektam nebija iespējams saņemt ES finansējumu vairāk nekā 90 % apmērā, un tā bija pretrunā informācijai, ko iepriekš bija sniedzis sūdzības iesniedzējs koncepcijas dokumentā. Turklāt, pretēji Komisijas apgalvojumam, kļūda neietekmēja visu budžetu. Dotācijas pieteikuma veidlapā sūdzības iesniedzējs aprēķināja visas izmaksas neatkarīgi no saņemtā ES finansējuma summas. Kļūda attiecās tikai uz vienu formulu vienā budžeta lapā [10].

27. Jebkurā gadījumā acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas nav ierobežotas skaita vai apjoma ziņā, un tās neaprobežojas tikai ar gadījumiem, kad pieteikuma iesniedzējs pārprot noteikumus. Savos iekšējos norādījumos Komisija kā acīmredzamu pārrakstīšanās kļūdu piemērus min to, ka pieteikuma iesniedzējs ir pieprasījis dotāciju, kas ir lielāka par uzaicinājumā atļauto maksimālo summu, vai nav pilnībā aizpildījis dotācijas summu. Šīs situācijas ir līdzīgas tām, par kurām ir runa šajā lietā.

28. Lai gan ES finansējuma maksimālā procentuālā daļa ir oficiāla prasība saskaņā ar uzaicinājumu, tā nav pieņemamības vai atbilstības kritērijs. Tādējādi tam, ka pieteikumā ir skaitlis, kas neatbilst šai prasībai, pašam par sevi nevajadzētu būt par iemeslu pieteikuma noraidīšanai. Priekšlikuma labošana, lai nodrošinātu, ka ES finansējuma procentuālā daļa atbilst robežvērtībai, būtiski nemainītu pieteikumu, bet drīzāk būtu formalitāte. Tā ir administratīva pārbaude, kas neietekmētu pieteikuma izvērtēšanu. Šādas kļūdas labošana vienkārši izraisītu pieprasītās dotācijas summas samazinājumu. Lai gan ES finansējuma procentuālā daļa tika iekļauta uzaicinājuma “pašnorādījumu kontrolsarakstā”, kurā noteikts, ka “jebkura kļūda, kas saistīta ar kontrolsarakstā uzskaitītajiem punktiem, [...] var izraisīt pieteikuma noraidīšanu”, Komisijai šis kontrolsaraksts ir jāpiemēro saskaņā ar Finanšu regulu, kas atbildīgajam kredītrīkotājam uzliek pienākumu labot acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas vai lūgt paskaidrojumus par tām.

29. Attiecībā uz Komisijas apgalvojumu, ka nav pienākuma pieprasīt skaidrojumu vai izlabot acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas, ombuds norāda, ka, lai gan Finanšu regulā ir noteikts, ka līgumslēdzēja iestāde “var” izlabot acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas, tajā pašā noteikumā ir noteikts, ka tai būtu jāpieprasa skaidrojums, izņemot pienācīgi pamatotus gadījumus.[11] Turklāt pašas Komisijas iekšējās pamatnostādnēs ir skaidri noteikts, ka saskaņā ar labas pārvaldības principu atbildīgajam kredītrīkotājam ir jāpieprasa pieteikumu iesniedzējiem trūkstošā informācija vai jāprecizē apliecinošie dokumenti, kurus tie nav iesnieguši acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas dēļ.

30. Attiecībā uz brīdinājuma ziņojumu tiešsaistes pieteikumu sistēmā ombude norāda, ka Komisija nevarēja droši apstiprināt uznirstošā ziņojuma saturu, kas sūdzības iesniedzējam bija jāsaņem, iesniedzot pieteikumu. Jebkurā gadījumā, pamatojoties uz Komisijas sniegto simulāciju, ombuds norāda, ka brīdinājuma vēstījums ir diezgan vispārīgs un skaidri nenorāda, ka pieteikumā ir kļūda. Turklāt, pat ja brīdinājuma paziņojums būtu bijis skaidrāks un sūdzības iesniedzējam, iesniedzot pieteikumu, būtu vajadzējis būt rūpīgākam, tas nemaina faktu, ka Komisijai būtu vajadzējis lūgt paskaidrojumus vai izlabot acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas.

31. Ņemot vērā iepriekš minēto, ombuds uzskata, ka tas, ka Komisija nelūdza sūdzības iesniedzējam skaidrojumu un/vai neizlaboja sūdzības iesniedzēja acīmredzamo pārrakstīšanās kļūdu, ir uzskatāms par administratīvu kļūmi. Tomēr ombuds uzskata, ka nav atbilstošu ieteikumu attiecībā uz šo sūdzības aspektu, jo šajā posmā Komisija nevar neko darīt, lai labotu šo trūkumu. Jo īpaši dotācija ir piešķirta citai struktūrai, kas ir ieguvusi tiesības saskaņā ar dotācijas nolīgumu.[12] Tomēr ombuds norāda, ka, ja netiek labotas acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas vai netiek lūgti paskaidrojumi par tām, kvalitatīvus pieteikumus var noraidīt tikai formālu iemeslu dēļ, kas nav ES finanšu interesēs. Tādēļ ombuds ierosinās uzlabojumus, lai novērstu līdzīgas situācijas rašanos nākotnē. Ombuds arī ierosinās uzlabot šajā izmeklēšanā konstatēto jautājumu attiecībā uz brīdinājuma ziņojumu, kas pieteikuma iesniedzējiem nosūtīts tiešsaistes pieteikumu sistēmā. 

Kā delegācija risināja iespējamo interešu konfliktu

Ombudam iesniegtie argumenti

Komisijas vārdā –

32. Komisija apgalvoja, ka šajā gadījumā nepastāvēja interešu konflikts, ņemot vērā to, ka Komisijai nebija tiešu līgumattiecību ar attiecīgo ekspertu un eksperts neveica nekādas darbības, kas būtu tieši saistītas ar uzaicinājumu, un nebija iesaistīts tā sagatavošanā.

33. Komisija paskaidroja, ka partnerorganizācija ekspertu pieņēma darbā kā īstermiņa stratēģijas ekspertu saistībā ar citu ES finansētu projektu pārvaldības uzlabošanai Āfrikas Savienības dalībvalstīs. Partnerorganizācija īstenoja projektu saskaņā ar “iemaksu nolīgumu” ar Komisiju.

34. Šajā kontekstā laikposmā no 2021. gada decembra līdz 2022. gada martam eksperts strādāja pie “tehniskās palīdzības misijas”, lai izstrādātu un izstrādātu ES finansētu projektu vēlēšanu procesu stiprināšanai Āfrikā. Eksperts sagatavoja divus dokumentus, proti, “gada darbības pārskatu” un “loģisko ietvaru”, kurus partnerorganizācija iesniedza Komisijai. Pēc tam Komisija plaši pārskatīja dokumentus, kas tika izmantoti par pamatu, lai izstrādātu rīcības dokumentu “Atbalsts Āfrikas vēlēšanu spēju saskaņošanai”. Šis dokuments tika publicēts kā pielikums Komisijas 2022. gada decembra īstenošanas lēmumam, uz kuru tā balstīja savu lēmumu izsludināt attiecīgo uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus.

35. Komisija uzsvēra, ka galīgais rīcības dokuments būtiski atšķiras no dokumentiem, ko eksperts sagatavojis saistībā ar iemaksu nolīgumu, it īpaši satura, garuma, struktūras un īstenošanas kārtības ziņā. Turklāt Komisija apgalvoja, ka no eksperta darba beigām 2022. gada martā līdz uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus izsludināšanai 2023. gada janvārī bija pagājis ilgs laiks.

36. Turklāt Komisija norādīja, ka apspriešanās procesā par rīcības dokumenta izstrādi visi pieteikuma iesniedzēji, tostarp sūdzības iesniedzējs, tika aicināti apmainīties viedokļiem, lai nodrošinātu vienlīdzīgu attieksmi pret pieteikuma iesniedzējiem.

37. Komisija paskaidroja, ka brīdī, kad tika pieņemts lēmums par dotācijas piešķiršanu, tā nezināja par iespējamo eksperta iesaisti ar izraudzīto prasītāju. It īpaši veiksmīgais prasītājs savā prasības pieteikumā neidentificēja ekspertu, ne arī paziņoja par eksperta iesaistīšanos savā apliecinājumā ar godavārdu, ne arī paziņoja Komisijai par iespējamu interešu konfliktu. Komisija norādīja, ka pēc tam, kad sūdzības iesniedzējs vērsās pie delegācijas ar šo jautājumu, tā rūpīgi izmeklēja šo jautājumu un konstatēja, ka interešu konflikta nav. Tā nesazinājās ar veiksmīgo prasītāju, lai saņemtu paskaidrojumus, jo uzskatīja, ka eksperta uzdevumi nerada bažas par interešu konfliktu. Delegācijas konstatējumi tika tieši iekļauti rakstiskajā atbildē, ko sūdzības iesniedzējs saņēma 2023. gada 2. augustā. Komisija arī apstiprināja, ka attiecīgajam subjektam tika piešķirta dotācija par uzaicinājuma 2. daļu [13].

Sūdzības iesniedzējs

38. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisija nevarēja pamatoti apgalvot, ka tā nezināja, ka eksperts ir saistīts ar sekmīgo pieteikuma iesniedzēju, jo tā ir publiska informācija. Tas arī apgalvoja, ka Komisijai pirms dotācijas piešķiršanas bija rūpīgi jāizskata šis jautājums. Tā norādīja, ka no Komisijas atbildes neizriet, ka tas tā būtu.  

39. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka tā apgalvojumi rada bažas par iespējamu interešu konfliktu, kas delegācijai būtu bijis rūpīgi jāizmeklē un, iespējams, jāpieņem pasākumi, lai mazinātu jebkādu risku. Sūdzības iesniedzējs jo īpaši apgalvoja, ka delegācijai bija jāizpēta attiecības starp ekspertu un sekmīgo pieteikuma iesniedzēju un jānovērtē, vai eksperta darbs pie uzaicinājuma sagatavošanas dokumentiem deva tam potenciālu priekšrocību, tostarp priviliģētu piekļuvi informācijai, kas nav vienlīdz pieejama citiem pieteikuma iesniedzējiem.

40. Turklāt sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisija nevarēja pamatoti uzskatīt, ka apspriešanās process pietiekami novērsa situāciju un nodrošināja vienlīdzīgu attieksmi pret pieteikuma iesniedzējiem.

Ombuda novērtējums

41. Saskaņā ar Finanšu regulu [14] dotācijas pieteikuma iesniedzējs būtu jānoraida no piešķiršanas procedūras, ja pieteikuma iesniedzējs “iepriekš bija iesaistīts piešķiršanas procedūrā izmantoto dokumentu sagatavošanā, ja tas ir saistīts ar vienlīdzīgas attieksmes principa pārkāpumu, tostarp konkurences izkropļojumu, ko nevar novērst citādi”. [15] Subsīdijas pretendentam ir jāpaziņo līgumslēdzējai iestādei, vai tas atrodas iepriekš minētajā situācijā [16].

42. Kā paskaidroja Komisija un kā apstiprināja Ombuda izmeklēšanas grupas pārbaudītie dokumenti, veiksmīgais pieteikuma iesniedzējs nebija deklarējis nekādu potenciālu interešu konfliktu saistībā ar uzaicinājuma 2. daļu un nebija iekļāvis eksperta vārdu savā dotācijas pieteikumā. Tikai tad, kad sūdzības iesniedzējs ar 2023. gada 29. jūlija vēstuli vērsās pie delegācijas, delegācija uzzināja par šo jautājumu.

43. Ombuds norāda, ka delegācijas novērtējumā, atbildot sūdzības iesniedzējam, bija tikai paskaidrots, ka uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus “iekšēji sagatavoja Eiropas delegācijas ĀS projektu vadītāji” un ka tāpēc tā “šajā gadījumā nesaskatīja nekādu interešu konfliktu”[17]. Tikai Ombuda izmeklēšanas kontekstā Komisija sniedza papildu paskaidrojumus. Jo īpaši tā norādīja, ka ekspertam nebija tiešu līgumattiecību ar Komisiju un viņš neveica darbības, kas tieši saistītas ar uzaicinājumu. Drīzāk eksperts izstrādāja divus dokumentus, kurus Komisija bija plaši pārskatījusi un kuri tika izmantoti par pamatu, lai izstrādātu rīcības dokumentu “Atbalsts Āfrikas vēlēšanu spēju saskaņošanai”, uz kura pamata tika izsludināts šajā lietā aplūkotais uzaicinājums iesniegt priekšlikumus.

44. Tomēr ombuds uzskata, ka tam, ka ekspertam nebija tiešu līgumattiecību ar Komisiju, nebija jāliedz Komisijai novērtēt, vai eksperta iesaistīšanās radīja iespējamu dotācijas pieteikuma iesniedzēja interešu konfliktu saskaņā ar Finanšu regulu.

45. Attiecībā uz eksperta iesaistīšanos piešķiršanas procedūrā izmantoto dokumentu izstrādē ombuds norāda, ka nav skaidru norādījumu par to, kas ir “piešķiršanas procedūrā izmantotie dokumenti”. Ombuds uzskata, ka Finanšu regulas 141. panta 1. punkta c) apakšpunkta šaura interpretācija būtu pretrunā šā noteikuma mērķim novērst konkurences izkropļojumus, ja uzaicinājuma sagatavošanas posmā tiek iesaistīts eksperts. Tādējādi pamatnovērtējumam nevajadzētu būt par to, vai pastāv tieša vai netieša saikne starp eksperta uzdevumiem un piešķiršanas dokumentiem, bet gan par to, vai informācija, ko eksperts ieguvis, veicot šos uzdevumus, varētu izkropļot konkurenci, un, ja tā, kādus korektīvus pasākumus varētu ieviest.

46. Pārbaudījis strīdīgos dokumentus un pamatojoties uz Komisijas paskaidrojumu, ombuds konstatē, ka, lai gan eksperta sagatavotie dokumenti tieši neietilpst uzaicinājuma dokumentos, starp tiem pastāv skaidra saikne. Konkrētāk, eksperta sagatavotie dokumenti ir sākotnējie dokumentu projekti, kurus Komisija izmantoja, lai izstrādātu rīcības dokumentu, uz kura pamata tā izsludināja uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus. Dokumentu pārbaude parādīja, ka Komisijas rīcības dokuments ir eksperta darba turpinājums.

47. Pamatojoties uz to, ombuds uzskata, ka, ņemot vērā to, ka eksperta sagatavotajiem dokumentiem bija skaidra saikne ar attiecīgo uzaicinājumu, tam vismaz būtu vajadzējis radīt bažas par iespējamu interešu konfliktu. Tādējādi ombuds uzskata, ka tas, kā delegācija novērtēja, vai pastāv iespējams interešu konflikts, kā izklāstīts atbildē sūdzības iesniedzējam, nav apmierinošs. Delegācija neņēma vērā saikni starp eksperta darbu un uzaicinājumu, ne arī novērtēja, vai eksperta iepriekšēja iesaistīšanās radīja konkurences priekšrocības dotācijas pieteikuma iesniedzējam un/vai izkropļoja konkurenci.

48. Atbildē ombudam Komisija apgalvoja, ka nav konkurences izkropļojuma vai netaisnīgas priekšrocības, jo rīcības dokuments būtiski atšķiras no eksperta iesniegtajiem dokumentiem, un ka no eksperta darba līdz uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus izsludināšanai ir pagājis ilgs laiks.

49. Komisijas atbilde ombudu nepārliecina. Laikposms no eksperta darba pie projekta līdz uzaicinājuma publicēšanai (deviņi mēneši) nebija īpaši ilgs. Turklāt nekas neliecina par to, ka šis deviņu mēnešu laikposms būtu mazinājis eksperta darba nozīmi.

50. Komisija neesot izvērtējusi, vai eksperta darbs ar dokumentiem, kas saistīti ar uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus, radīja veiksmīgajai prasītājai konkurences priekšrocības un/vai izkropļoja konkurenci. Tas, ka Komisija ir pilnveidojusi un būtiski mainījusi eksperta sākotnējos projektus, neizslēdz to, ka līgumslēdzējai iestādei var būt piekļuve privileģētai informācijai, kas tai ir sniegusi priekšrocības, formulējot savu pieteikumu. Piemēram, tā kā eksperts strādāja veiksmīgā pieteikuma iesniedzēja labā, viņam, iespējams, bija piekļuve papildu informācijai vai pieredzei šādu uzdevumu veikšanā, kas nebūtu pieejama citiem dotāciju pieteikuma iesniedzējiem.

51. Attiecībā uz Komisijas minēto apspriešanās procesu ombuds uzskata, ka tā ir atsevišķa procedūra un ka tas nepierāda, ka informācija, ko eksperts ieguvis, strādājot ar dokumentiem, kas saistīti ar uzaicinājumu, bija vienlīdz pieejama visiem dalībniekiem.

52. Tomēr, lai gan delegācijas vērtējums par iespējamo interešu konfliktu bija nepilnīgs, ombuds nevar noteikt, vai šajā lietā faktiski ir noticis vienlīdzīgas attieksmes principa pārkāpums un/vai konkurences izkropļojums. Tā kā delegācija un Komisija neizmeklēja šo lietu, tādējādi nav pieejama pietiekama informācija, piemēram, par eksperta uzdevumiem un amatu veiksmīgajam pieteikuma iesniedzējam. Papildus delegācijas atbildei sūdzības iesniedzējam un papildu argumentiem, ko Komisija sniedza ombuda izmeklēšanas kontekstā, pārbaudītajos lietas materiālos nav dokumentu, kas pierādītu, ka Komisija ir rūpīgi izvērtējusi šo jautājumu.

53. Ņemot vērā iepriekš minēto, ombuds uzskata, ka tas, ka Komisija nav pienācīgi novērtējusi sūdzības iesniedzēja apgalvojumus par iespējamu interešu konfliktu, ir uzskatāms par administratīvu kļūmi. Tomēr ombuds uzskata, ka nav atbilstoša ieteikuma par šo sūdzības aspektu, jo dotācija jau ir piešķirta un to īsteno veiksmīgais pieteikuma iesniedzējs, kurš ir ieguvis tiesības saskaņā ar dotācijas nolīgumu. Ombuds nāks klajā ar ierosinājumu, lai novērstu līdzīgas situācijas rašanos nākotnē. 

Secinājumi

Pamatojoties uz izmeklēšanu, ombuds slēdz šo lietu ar šādiem konstatējumiem:

Komisija ir pieļāvusi administratīvu kļūmi, neprasot paskaidrojumus un neizlabojot sūdzības iesniedzēja acīmredzamo pārrakstīšanās kļūdu.

Tas, ka Komisija nav pienācīgi novērtējusi sūdzības iesniedzēja apgalvojumus par iespējamu interešu konfliktu, ir uzskatāms par administratīvu kļūmi.

Sūdzības iesniedzējs un Komisija tiks informēti par šo lēmumu.

Ierosinājumi uzlabojumiem

Ja Komisija konstatē acīmredzamu pārrakstīšanās kļūdu pieteikumā, kas iesniegts saistībā ar uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus, tai būtu jāievēro savas pamatnostādnes un jāpieprasa skaidrojums un/vai jāizlabo kļūda, lai izvairītos no kvalitatīva pieteikuma noraidīšanas tīri formālu iemeslu dēļ.

Komisijai būtu skaidrāk jāizklāsta brīdinājuma paziņojumi par tiešsaistes pieteikumu sistēmu, lai pieteikuma iesniedzēji pirms pieteikuma iesniegšanas varētu skaidri identificēt problēmas saistībā ar to.

Saskaņā ar Finanšu regulu Komisijai būtu jānodrošina, ka tad, ja tā uzzina par iespējamu interešu konfliktu uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus, tā pienācīgi izmeklē apgalvojumus šajā sakarā. Tas ietver novērtējumu par to, vai eksperta darbs, kas ir tieši vai netieši saistīts ar uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus, ir piešķīris priekšrocību dotācijas pieteikuma iesniedzējam vai izkropļojis konkurenci.

Teresa Anjinho
Eiropas ombude

Strasbūrā, 2025. gada 7. novembrī

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi “Atbalsts Āfrikas vēlēšanu spēju saskaņošanai”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Saskaņā ar uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus ES finansējumam pieprasītais ES ieguldījums būtu jānosaka procentos no kopējām attiecināmajām izmaksām, un tas nedrīkst pārsniegt maksimālo atļauto procentuālo daļu.

[3] Pamatnostādņu 1.3. punktā bija noteikts, ka “neviena dotācija, kas pieprasīta saskaņā ar šo uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus, nedrīkst pārsniegt šādu maksimālo procentuālo daļu no darbības kopējām attiecināmajām izmaksām: Ne vairāk kā 90 % no darbības kopējām attiecināmajām izmaksām (sk. arī 2.1.4. iedaļu).”;

[4] Kontrolsarakstā bija norādīts “13. Pieprasītais ES ieguldījums (summa) ir vienāds ar Pamatnostādņu 1.3. iedaļā atļauto maksimālo summu vai mazāks par to.”

[5] Piemērojams laikā: Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Tagad ir pieejama šīs regulas pārstrādāta redakcija: Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) 2024/2509 (2024. gada 23. septembris) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Regulas 2018/1046 151. pants.

[7] Komisijas pārstāvji atsaucās uz Tiesas 2013. gada 10. oktobra spriedumu lietā C-336/12 Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser / Manova A/S, 40. punkts: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Regulas 2018/1046 151. pantā ir noteikts: “Atbildīgais kredītrīkotājs var izlabot acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas pieteikuma dokumentos pēc tam, kad dalībnieks ir apstiprinājis paredzēto labojumu. Ja dalībnieks neiesniedz pierādījumus vai nesniedz paziņojumus, vērtēšanas komisija vai attiecīgā gadījumā atbildīgais kredītrīkotājs, izņemot pienācīgi pamatotus gadījumus, lūdz dalībnieku sniegt trūkstošo informāciju vai precizēt apliecinošos dokumentus. Šāda informācija, precizējums vai apstiprinājums būtiski nemaina pieteikuma dokumentus.”

[9] Tostarp iepirkums un dotācijas Eiropas Savienības ārējām darbībām — Praktiska rokasgrāmata (PRAG)

6.5.8.2.2. iedaļa. https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG un citi Komisijas iekšējie norādījumu dokumenti.  

[10] Lapā “paredzamie finansējuma avoti”.

[11] Regulas 2018/1046 151. pants.

[12] Lēmums par dotācijas piešķiršanu publicēts 2024. gada 12. janvārī.

[13] Lēmums par dotācijas piešķiršanu publicēts 2024. gada 12. janvārī.

[14] Regulas 2018/1046 141. panta 1. punkta c) apakšpunkts.

[15] Tas ir atspoguļots arī PRAG 2.6.10.1.2. punktā.

[16] Regulas 2018/1046 137. pants.

[17] Sk. 5. punktu lēmumā par delegācijas 2023. gada 2. augusta atbildi.