Vispārīga informācija

1.  Eiropas Aizsardzības fonds (“Fonds”)[1] ir ES finansēšanas programma, kas sniedz atbalstu sadarbīgiem aizsardzības pētniecības un spēju attīstības projektiem, kuri papildina valstu ieguldījumus. Finansiālais atbalsts galvenokārt tiek piedāvāts kā dotācijas līdz 100 % apmērā no attiecināmajām izmaksām uzņēmumiem projektiem, kuru mērķis ir tehnoloģiju un aprīkojuma izstrāde, atkarībā no iesaistītajām darbībām. Kopš Krievijas agresijas kara pret Ukrainu sākuma un kopš ES pieejas maiņas aizsardzības un drošības finansējumam fonds ir pakļauts vēl lielākai sabiedrības kontrolei.

2. Eiropas Komisija pārvalda fondu, kura mērķis ir papildināt ES dalībvalstu centienus pētniecības un izstrādes jomā attiecībā uz drošību un aizsardzību. Šajā kontekstā ES apņēmās laikposmā no 2021. līdz 2027. gadam tērēt aptuveni 8 miljardus EUR. Komisija ir atbildīga par lēmumu pieņemšanu par to, kā piešķirt šo finansējumu. To darot, tai palīdz ārējie eksperti, kas sniedz ieguldījumu priekšlikumu izvērtēšanā, “ētikas pārskatīšanā”[2] un budžeta tāmes novērtēšanā. Līdz šim Komisija ir pieņēmusi lēmumus par trim “gada izdevumu kārtām”[3].

3. Saskaņā ar Eiropas Aizsardzības fonda regulu (“regula”)[4] Komisijai ir jāizveido to ārējo ekspertu saraksts, kurus atlasa, pamatojoties uz viņu prasmēm, pieredzi un zināšanām un ņemot vērā viņiem uzticamos uzdevumus. Tai arī jānodrošina pietiekama ekspertu rotācija un pienācīgs publiskā un privātā sektora līdzsvars.

4. Parasti, kad Komisija atlasa un atalgo ārējos ekspertus, kas palīdz novērtēt priekšlikumus, atlasīto ekspertu sarakstus publicē Komisijas portālā “Funding & Tenders”^[5], tādējādi nodrošinot zināmu publisku kontroli. Eiropas Aizsardzības fonda regulā ir skaidri paredzēta atkāpe no šā vispārējā noteikuma ^[6].

5. 2022. gada decembrī saistībā ar iepriekšējo stratēģisko iniciatīvu ombude nosūtīja Komisijai vēstuli, kurā vaicāja, kādi pasākumi ir ieviesti, lai nodrošinātu, ka ārējo ekspertu iesaistīšana ētikas pārbaudē un fonda priekšlikumu izvērtēšanā nerada interešu konflikta risku.[7] Komisija atbildēja [8], norādot, ka tās pieeja iespējamo interešu konfliktu pārvaldībai paredz, ka ekspertiem i) pirms darba sākšanas līgumā, ko viņi paraksta, ir jāatzīst rīcības kodekss un ii), parakstot deklarāciju par katru atsevišķo priekšlikumu, ko viņi novērtē, jāapstiprina, ka viņiem nav interešu konflikta.[9] Komisija arī informē ekspertus par iespējamiem interešu konfliktiem, un turpmākajos novērtēšanas procesa posmos tiek veiktas vairākas pārbaudes.

6. Eiropas Aizsardzības fonda regulā ir noteikts, ka Komisijai ir jāsagatavo starpposma novērtējums Eiropas Parlamentam un Padomei par tās pieredzi ar ārējiem ekspertiem un saistītajiem interešu konfliktu aspektiem, aptverot laikposmu līdz 2024. gada 31. jūlijam [10].

Izmeklēšana

7. Ombuds sāka izmeklēšanu, lai pārbaudītu, kā Komisija nodrošina, ka nepastāv interešu konflikti ar ārējiem ekspertiem, kuri tai palīdz projektu priekšlikumu izvērtēšanā, ētikas pārbaudē un izmaksu aplēsēs Eiropas Aizsardzības fonda ietvaros.

8. Izmeklēšanas gaitā ombuds saņēma Komisijas atbildi [11] uz ombuda jautājumiem [12]. Ombuda izmeklēšanas grupa arī pārbaudīja Komisijas lietas materiālus par šo lietu, kas tika konfidenciāli nodoti ombudam [13].

Komisijas iesniegtie argumenti

9. Eksperti kandidāti ar attiecīgām zināšanām tiek lūgti aizpildīt aptauju par viņu tematisko un vispārējo pieredzi, kurā viņiem ir arī jāpaziņo, ka viņi saistībā ar nevienu priekšlikumu nesagaida interešu konflikta situāciju. No aptuveni 300 saņemtajām ieinteresētības deklarācijām 52 ekspertu kandidāti aptaujā norādīja, ka viņiem ir (iespējams) interešu konflikts. Aptaujā ir iekļauta saite uz ES Ekspertu rīcības kodeksu ^[14].

10. Eksperti kandidāti arī iesniedz informāciju Komisijas datubāzē, kurā iekļauti viņu personas dati, izglītība, kompetences jomas un profesionālā pieredze darbā ar pašreizējiem un bijušajiem darba devējiem, atslēgvārdi un publikācijas.

11. Attiecīgie Komisijas darbinieki izvērtē visus (potenciālos) interešu konfliktus, kas radušies aptaujā, katru gadījumu izskatot atsevišķi. Pēc tam šos novērtējumus apstiprina “uzaicinājuma koordinācijas grupa”^[15], kas pārskata iespējamos interešu konfliktus, salīdzinot CV un to subjektu sarakstu, kuri veido projektu konsorcijus. Vajadzības gadījumā ekspertu kandidātus var lūgt iesniegt papildu informāciju par viņu CV. Publiski pieejamus materiālus (piemēram, LinkedIn) var izmantot, lai pārbaudītu attiecības starp ekspertiem un vienībām vai starp vienībām šādos gadījumos. Lai noskaidrotu iespējamos interešu konfliktus, var apspriesties arī ar Komisijas darbinieku personīgajiem kontaktiem struktūrās un aizsardzības ministrijās, savukārt tiek pieprasītas dažas atsauces par eksperta kvalitāti. Ekspertu priekšatlase ir dokumentēta iekšējās piezīmēs, ko apstiprina atbildīgais vadītājs. Šajos paziņojumos ir sīki izklāstīti noteikumi un principi, kurus Komisijas darbinieki ievēroja, atlasot ekspertus gan individuāli, gan kopumā (piemēram, nodrošinot pietiekami daudzveidīgas vērtēšanas komisijas attiecībā uz valstspiederību).

12. Izraudzītie eksperti paraksta līgumu ar Komisiju, kas ietver piemērojamo ES ekspertu rīcības kodeksu (sk. 14. zemsvītras piezīmi). Pēc tam eksperti saņem mērķorientētu brīfingu par noteikumiem, kas attiecas uz interešu konfliktiem, un procedūru, kas jāievēro, ja viņi uzskata, ka viņiem ir potenciāls interešu konflikts, pēc priekšlikuma(-u) saņemšanas un satura sākotnējās pārskatīšanas, jo īpaši attiecībā uz priekšlikuma priekšmetu un konsorcija(-u) sastāvu. Ekspertiem ir jāpārbauda, vai viņi neatrodas interešu konflikta situācijās, kas liegtu viņiem piedalīties uzaicinājuma temata vai priekšlikuma izvērtēšanā. Ekspertiem ir jāparaksta deklarācija par interešu konfliktiem un informācijas neizpaušanu [16] attiecībā uz visiem priekšlikumiem, ko viņi novērtē vienā un tajā pašā žūrijā. Šīs deklarācijas tiek iesniegtas.

13. Programmatūra, ko izmanto priekšlikumu novērtēšanas pārvaldībai, arī paredz, ka ekspertiem ir atkārtoti jāapstiprina interešu konfliktu neesība, pirms viņi var sākt pabeigt novērtējumu tiešsaistē.

14. Iesaistītie Komisijas darbinieki izmanto atsauces dokumentu [17], kurā sīki izklāstītas iepriekš minētās pārbaudes, kā arī visi posmi, kā Komisija atlasa un izmanto ekspertus, kas tai palīdz fonda ietvaros (sk. pielikumu).

15. Ja eksperts pēc priekšlikumu saņemšanas paziņo par iespējamu interešu konfliktu, attiecīgais projekta vadītājs, apspriežoties ar “uzaicinājuma koordinācijas grupu”, novērtē jautājumu, pamatojoties uz visiem ekspertu sniegtajiem elementiem, un sagatavo piezīmi, kurā sīki izklāstīti novērtējuma secinājumi.^[18] Ekspertu pašdeklarēto interešu konfliktu novērtējuma pamatā ir Komisijas norādījumi, kuru mērķis ir palielināt informētību un veicināt noteikumu par izvairīšanos no interešu konfliktiem vienotu interpretāciju un piemērošanu [19].

16. Saistībā ar 2021. gada uzaicinājumiem iesniegt priekšlikumus tika uzskatīts, ka divi rezervē iekļautie izvērtēšanas eksperti ir interešu konflikta situācijās pēc tam, kad priekšlikumu atvēršanas laikā bija paziņojuši par iespējamu konfliktu. Tie netika saglabāti šim tematam. Tika uzskatīts, ka vēl diviem ekspertiem ētikas pārbaudē ir interešu konflikts, un pēc tam tie tika pārdalīti. Attiecībā uz 2022. gada uzaicinājumiem tika uzskatīts, ka četriem izvērtēšanas ekspertiem, kas iekļauti rezervē, ir interešu konflikts pēc tam, kad priekšlikumu atvēršanas laikā viņi bija paziņojuši par iespējamu konfliktu. Tie netika saglabāti šim tematam.

17. Ar ekspertiem parakstītie līgumi ļauj Komisijai veikt pārbaudes un revīzijas, piemēram, ja izvērtēšanas laikā rodas šaubas par ekspertu objektivitāti. Atbildes sniegšanas laikā Komisija šādas revīzijas nebija veikusi.

Ombuda novērtējums

18. Komisijas sākotnējie novērtējumi par interešu konfliktiem, kas tiek veikti, pirms eksperti saņem priekšlikumus, ir balstīti uz informāciju, ko eksperti sniedz aptaujā, Komisijas datubāzē un veicot ekspertu CV kontrolpārbaudi. Ombuda izmeklēšanā tika precizēts, ka Komisija vajadzības gadījumā lūdz papildu informāciju saistībā ar ekspertu kandidātu situāciju. Komisija arī norādīja, ka tās informācijas pieprasījumu pamatā var būt publiski pieejama informācija, piemēram, izmantojot profesionālos tīklus, piemēram, “LinkedIn”, vai personiskus kontaktus ar trešām personām un aizsardzības ministrijām.

19. Ir skaidrs, ka Komisijai nevajadzētu aprobežoties tikai ar informāciju, ko sniedz paši ekspertu kandidāti, bet tai vajadzības gadījumā būtu jāpieprasa papildu informācija un šaubu gadījumā būtu jāapspriežas ar publiski pieejamo informāciju vai kontaktiem struktūrās vai dalībvalstu administrācijās.

20. Ombuds pārbaudīja trīs gadījumus, kad Komisija bija pieprasījusi papildu informāciju. Šo pieprasījumu pamatā bija norādes, ka priekšlikumos bija iesaistīti ekspertu kandidātu darba devēji. Šī informācija, visticamāk, bija pieejama Komisijai, pamatojoties uz ekspertu kandidātu sniegto informāciju, tostarp viņu CV. Nav skaidrs, vai Komisijas mēģinājumi identificēt un mazināt riskus mazāk acīmredzamos gadījumos ir efektīvi, jo īpaši, ja ekspertu kandidātu iesniegtā informācija ir nepilnīga vai nepietiekama.

21. Lai gan Komisija norādīja, ka, identificējot un novērtējot iespējamos interešu konfliktus, tā pārsniedz kandidātu sniegto informāciju, nav skaidrs, cik sistemātiski un rūpīgi tā to dara. Ombuds mudina Komisiju aktīvi meklēt papildu informāciju, kas varētu liecināt par interešu konflikta risku, nevis paļauties tikai uz ekspertu iesniegto informāciju.

22. Interešu konflikts pastāv, ja finanšu dalībnieka vai citas personas, piemēram, šajā izmeklēšanā iesaistīto ekspertu, funkciju neatkarīgu un objektīvu izpildi negatīvi ietekmē iemesli, kas saistīti ar ģimeni, emocionālajām saitēm, politisko piederību vai valstspiederību, ekonomiskajām interesēm vai jebkādām citām tiešām vai netiešām personīgajām interesēm [20].

23. Komisijas pieeja interešu konfliktu identificēšanai un novēršanai lielā mērā balstās uz pašu ekspertu sniegto informāciju, jo īpaši saistībā ar ekonomiskajām un karjeras interesēm. Lai gan tās ir svarīgas, tās nav vienīgās interešu kategorijas, uz kurām attiecas definīcija par to, kas varētu būt interešu konflikts.

24. Ombuds pauž bažas par to, ka dažas interešu konflikta situācijas pašlaik var palikt neatklātas, ja vien eksperts tās nav deklarējis pats. Piemēram, ir iespējams, ka eksperta CV norādītais darba devējs ir ar vienu vai vairākiem pieteikuma iesniedzējiem saistīta trešā persona un nav deklarēts vai ka ekspertam tuva trešā persona, piemēram, tuvs ģimenes loceklis vai draugs, ir ieinteresēta priekšlikumā. Tomēr, ja eksperts nav paziņojis par šo iespējamo interešu konfliktu, nav mehānisma, ar kura palīdzību to varētu identificēt un ieviest riska mazināšanas pasākumus.

25. Lai nodrošinātu ekspertu visaugstākā līmeņa integritāti, kā arī sabiedrības uzticēšanos Komisijas darbībām saistībā ar Fondu, personām, kas piesakās iecelšanai par ārējiem ekspertiem Fonda ietvaros, būtu jāatklāj visi apstākļi, kas varētu izraisīt interešu konfliktu. Tomēr Komisijas pieeja pašlaik neprasa ekspertiem aizpildīt un parakstīt detalizētu interešu deklarāciju, tostarp ģimenes un finansiālo interešu deklarāciju. Ombuds norāda, ka Komisija izmanto šādas deklarācijas, iesaistot ārējos ekspertus citās sava darba jomās. Piemēram, tas attiecas uz ekspertiem, kas kā privātpersonas iecelti Komisijas ekspertu grupās [21], Komisijas Regulējuma kontroles padomes ārējiem locekļiem [22] un ārējiem ekspertiem, kuri konsultē Komisijas zinātnisko konsultāciju mehānismu [23].

26. Detalizētas interešu deklarācijas iekļaušana kopā ar informāciju, kas tiek pieprasīta portālā “Funding &amp”; konkursu portāls un to CV varētu uzlabot Komisijas spēju konstatēt interešu konfliktus ar ekspertiem un izvairīties no tiem. Ja tiek konstatēti riski, Komisija varētu ieviest piemērotus riska mazināšanas pasākumus. Ombuds turpmāk sniegs attiecīgu uzlabojumu ierosinājumu.

27. Pēc tam, kad eksperti ir atlasīti, viņus informē par noteikumiem, kas attiecas uz interešu konfliktiem, un procedūru, kas jāievēro, ja viņi pēc priekšlikumu saņemšanas uzskata, ka viņiem varētu būt interešu konflikts. Informatīvajā paziņojumā ir iekļauts kopsavilkums par interešu konfliktu kategorijām, kas izriet no ES Ekspertu rīcības kodeksa, piemēri par interešu konflikta gadījumiem, kurus Komisija izmeklēs, un informācija par to, kad informēt Komisiju par iespējamu konfliktu, tā sekām un to, kā Komisija pret to izturas. Tādējādi Komisija aicina ekspertus deklarēt jebkādu informāciju, kas varētu norādīt uz interešu konflikta risku saistībā ar priekšlikumiem, kurus tie novērtē.  

28. Attiecībā uz Komisijas novērtējumu par iespējamiem interešu konfliktiem, ko deklarē eksperti, ombuds pārbaudīja deviņas iekšējās piezīmes, kurās šīs izmeklēšanas ietvaros tika reģistrēti šādi novērtējumi. Ombuds norāda, ka šajās iekšējās piezīmēs nav konsekventi aplūkoti visi ar interešu konfliktu saistītie elementi, kas ir iekļauti piemērojamajā ES ekspertu rīcības kodeksā. Tikai divās no deviņām iekšējām piezīmēm Komisija sistemātiski novērtēja, vai pastāv tieši, netieši vai potenciāli interešu konflikti un vai pastāv ārkārtas apstākļi. Pārējās septiņās lietās šāds detalizēts novērtējums netika reģistrēts. Tādējādi nav skaidrs, vai detalizēts novērtējums tika veikts, bet netika reģistrēts, vai arī tas netika konsekventi veikts visos gadījumos. Neraugoties uz to, visos deviņos Ombuda izmeklēšanas grupas izskatītajos piemēros Komisija nolēma atsaukt attiecīgos ekspertus vismaz no priekšlikuma(-iem), kas radīja (potenciālu) interešu konfliktu risku, un vienā gadījumā no visa uzaicinājuma. Šie riska mazināšanas pasākumi ir saprātīgi. Tomēr turpmāk ombuds uzskata, ka labāk ir strukturēti un pilnīgi reģistrēt novērtējumu visās situācijās. Lai to risinātu, ombuds ierosinās uzlabojumus.

29. Ombuds atzinīgi vērtē to, ka attiecības starp Komisiju un ekspertiem ir balstītas uz uzticēšanos un ka Komisija var ierosināt revīzijas arī pēc tam, kad eksperti ir paveikuši savu darbu, un jo īpaši tad, ja ir šaubas par novērtējumu objektivitāti. Ombuds uzskata, ka šādas iespējamas revīzijas ir noderīgs preventīvs līdzeklis.

Secinājums

Pamatojoties uz izmeklēšanu, ombuds slēdz šo lietu ar šādu secinājumu:

Turpmāka izmeklēšana nav pamatota.

Komisija tiks informēta par šo lēmumu.

Ierosinājumi uzlabojumiem

1. Komisijai būtu jāpieprasa, lai ekspertu kandidāti iesniegtu aizpildītu un parakstītu interešu deklarāciju, lai uzlabotu savu spēju identificēt un mazināt interešu konfliktu riskus.

2. Komisijai būtu jāizmanto veidne ekspertu deklarēto iespējamo interešu konfliktu novērtēšanai, kas nodrošinātu, ka tā sistemātiski novērtē visus attiecīgos aspektus, kuri saistīti ar tiešiem, netiešiem un iespējamiem interešu konfliktiem un kurus paredz piemērojamais rīcības kodekss.

 

Emily O'Reilly
Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2024. gada 9. decembrī

 

pielikums

Pasākumi, ko Komisija veic, atlasot, pieņemot darbā un izmantojot neatkarīgus ekspertus, kuri palīdz ētikas pārbaudēs un priekšlikumu izvērtēšanā Eiropas Aizsardzības fonda ietvaros

1. Uzaicinājums izteikt ieinteresētību

Ir izsludināts atklāts uzaicinājums izteikt ieinteresētību ekspertiem ar prasmēm, pieredzi un zināšanām, kas attiecas uz uzaicinājumiem iesniegt priekšlikumus. Lai kandidāts būtu atbilstīgs, viņam ir jābūt savas dalībvalsts izsniegtai personiskajai drošības pielaidei. Kandidātiem jāreģistrējas, aizpildot detalizētu informāciju Komisijas portālā “Funding &amp”[24], kurā iekļauti attiecīgie noteikumi par interešu konfliktiem (“ES ekspertu rīcības kodekss”[25]).

2. Aptaujas iesniegšana

Pēc tam eksperti kandidāti ar attiecīgām zināšanām pa e-pastu tiek aicināti aizpildīt aptauju par savu tematisko un vispārējo pieredzi, kurā viņiem ir arī jāpaziņo, ka viņi saistībā ar nevienu priekšlikumu nesagaida interešu konflikta situāciju. Aptaujā ir iekļauta saite uz ES Ekspertu rīcības kodeksu.

3. Apsekojuma novērtējums

Komisijas projekts un juristi izvērtē visus (potenciālos) interešu konfliktus, kas radušies aptaujā, katru gadījumu izskatot atsevišķi. Pēc tam šos novērtējumus apstiprina “zvanu koordinācijas grupa”^[26]. Šajā posmā Komisija vajadzības gadījumā var lūgt ekspertiem sīkākus paskaidrojumus par viņu CV, lai precizētu iespējamos interešu konfliktus [27]. Atsevišķas ekspertu kategorijas ir tieši izslēgtas vai nu no visiem uzaicinājumiem, vai no konkrētiem tematiem. Šīs kategorijas ietver fonda “programmas komitejas” locekļus [28], valstu kontaktpunktus [29], bijušos Komisijas darbiniekus trīs gadu laikā pēc aiziešanas no darba un ekspertus, kuriem ir pārāk daudz personīgu interešu uzaicinājumos, piemēram, nozares pārstāvjus vai aizsardzības uzņēmumu darbiniekus, kas iesaistīti fonda koordinēšanā. Visbeidzot, personas, kas iesaistītas fonda darba programmas tematu noteikšanā, tiek izslēgtas no to tematu izvērtēšanas, kuros tās bija iesaistītas.

4. Ekspertu atlase sarakstā

Projektu koordinatori, kas atbild par konkrētiem priekšlikumiem, veic ekspertu priekšatlasi no to ekspertu kandidātu saraksta, kuru specializācija ir vispiemērotākā šo priekšlikumu novērtēšanai. Šādi iepriekš atlasīti eksperti veido “ekspertu grupu”. Nosakot, vai piešķirt ekspertam uzaicinājumu vai tematu, atbildīgie projektu vadītāji pārliecinās par interešu konflikta neesamību, salīdzinot CV un to struktūru sarakstu, kas veido projektu konsorcijus (lai nodrošinātu, ka ekspertiem nav vai nav bijis viens un tas pats darba devējs), un vajadzības gadījumā var lūgt ekspertiem papildu skaidrojumus par viņu CV. Publiski pieejamos materiālus (piemēram, LinkedIn) izmanto, lai pārbaudītu attiecības starp ekspertiem un vienībām vai starp vienībām šādos gadījumos, kā arī personīgos kontaktus vienībās un aizsardzības ministrijās, lai noskaidrotu iespējamos interešu konfliktus, savukārt tiek pieprasītas dažas atsauces par eksperta kvalitāti. Projektu vadītāji ekspertu priekšatlasi dokumentē iekšējās piezīmēs, ko apstiprina atbildīgais nodaļas vadītājs. Piezīmēs ir sīki izklāstīti noteikumi un principi (kas nosaka papildu prasības, lai novērstu neobjektivitāti valstspiederības dēļ)^[30], kurus projekta vadītājs ievēroja, atlasot ekspertus gan individuāli, gan kopumā. Vajadzības gadījumā uzaicinājuma koordinācijas grupa var norīkot ekspertu citam uzaicinājumam vai tematam, vai arī grupa var noteikt, ka ekspertam būtu jāizvērtē tikai konkrēti priekšlikumi.

5. Līguma parakstīšana

Priekšlikuma izvērtēšanai norīkotie eksperti paraksta līgumu ar Komisiju, kas ietver ES ekspertu rīcības kodeksu, kuru eksperti apņemas ievērot. Tikai pēc līguma parakstīšanas eksperti var piekļūt priekšlikumiem.

6. Brīfings un priekšlikumu atvēršana

Pēc līguma parakstīšanas Komisija atlasītajiem ekspertiem sniedz mērķtiecīgu instruktāžu par noteikumiem, kas attiecas uz interešu konfliktiem, un procedūru, kas jāievēro, ja pēc priekšlikuma(-u) saņemšanas un satura sākotnējās pārskatīšanas, jo īpaši attiecībā uz priekšlikuma priekšmetu un konsorcija(-u) sastāvu, viņi uzskata, ka pastāv iespējams interešu konflikts. Ekspertiem ir jāpārbauda, vai viņi neatrodas interešu konflikta situācijās, kas liegtu viņiem piedalīties uzaicinājuma temata vai priekšlikuma izvērtēšanā. Ekspertiem ir jāparaksta deklarācija par interešu konfliktiem un par visu to priekšlikumu neizpaušanu, kurus viņi novērtē vienā un tajā pašā žūrijā. Komisija šīs deklarācijas reģistrē reģistrā. Ja eksperts pēc priekšlikumu saņemšanas paziņo par iespējamu interešu konfliktu, projekta vadītājs, apspriežoties ar uzaicinājuma koordinācijas grupu, novērtē jautājumu, pamatojoties uz visiem ekspertu sniegtajiem elementiem, un sagatavo piezīmi, kurā sīki izklāstīti novērtējuma secinājumi.^[31] Programmatūra, ko izmanto priekšlikumu izvērtēšanas pārvaldībai, arī prasa ekspertiem atkārtoti apstiprināt interešu konflikta neesamību, pirms viņi var sākt pabeigt novērtējumu tiešsaistē.

7. Iespējamo interešu konfliktu pastāvīga uzraudzība izvērtēšanas laikā

Projektu koordinatoriem tiek uzdots izvērtēšanas laikā uzraudzīt jebkādas pazīmes, kas liecina par iespējamiem interešu konfliktiem vai jebkādiem citiem ārējiem aspektiem, kuri varētu ietekmēt izvērtēšanu, un nekavējoties rīkoties, ja viņi to konstatē. Eksperti tiek arī mudināti pievērst projektu vadītāju uzmanību gadījumiem, kad viņiem ir aizdomas, ka citam ekspertam varētu būt interešu konflikts. Šādās situācijās zvanu koordinācijas grupa tiktu informēta un izmeklētu šo jautājumu. Attiecībā uz 2021. un 2022. gada uzaicinājumiem Komisija nesaņēma brīdinājumus no citiem ekspertiem, izņemot attiecīgo ekspertu pašdeklarācijas.

8. Iespējamo interešu konfliktu izskatīšana pēc tam, kad eksperti ir pabeiguši darbu

Ar ekspertiem parakstītie līgumi ļauj Komisijai pēc tam, kad eksperti ir pabeiguši priekšlikumu izskatīšanu, pārbaudīt, vai pastāv potenciāli interešu konflikti, tostarp veikt revīzijas. Līdz šim tas nav noticis.

 

[1] Sk. https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf-official-webpage-european-commission_en.

[2] Lai izvairītos no ētiski problemātisku darbību finansēšanas, dažām finansēšanas programmām ir nepieciešama ētikas pārbaudes procedūra priekšlikumu apstiprināšanai. Ētikas pārbaudes detaļas un tvērums ir atkarīgs no katras programmas.

[3] Sk. attiecīgi 2021., 2022. un 2023. gada EAF uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus rezultātus un rezultātus: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_en, https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20%20for%20funding, un https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-opportunities-0/calls-proposals/results-f-2023-calls-proposs-_tails#tails

[4] Regula 2021/697, ar ko izveido Eiropas Aizsardzības fondu un atceļ Regulu (ES) 2018/1092, pieejama šeit: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021R0697&from=EN

[5] Saskaņā ar ES Finanšu regulas 237. pantu.

[6] Sk. Regulas 2021/697 26. panta 2. punktu, kura attiecīgajās daļās ir noteikts, ka “atkāpjoties no Finanšu regulas 237. panta, neatkarīgo ekspertu sarakstu nepublisko”. Komisija norādīja, ka EAF ekspertu saraksts netiek izpausts, lai aizsargātu ekspertus, tostarp no iespējama spiediena, lai aizsargātu viņu neatkarību un izvairītos no ekspertu īpašo aizsardzības industrijas zināšanu atklāšanas, kas pretējā gadījumā varētu apdraudēt viņu drošības pilnvaras.

[7] Sk. https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[8] Sk. https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355.

[9] Šīs deklarācijas tiek iesniegtas portālā “Funding & Tenders”, kurā Komisija iesniedz pieteikumu pieteikumu iesniedzējiem, ekspertiem un darbuzņēmējiem saistībā ar ES finansēšanas programmām: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home.

[10] Turpat, sk. 29. pantu.

[11] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[12] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/177626.

[13] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/196801.

[14] Ekspertu līgumu 1. pielikumā pievienotais rīcības kodekss ir “EVALUATORS – ALL (izņemot novērotājus)”, kas pieejams šeit: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[15] Zvanu koordinācijas grupa, kurā ietilpst zvanu koordinators, zvanu koordinatora asistents un Komisijas īstenošanas struktūrvienību vadība.

[16] Deklarācija, ko paraksta eksperti, ir šāda: "Apliecinu, ka neesmu iesaistīts nevienā no priekšlikumiem, kas iesniegti novērtēšanai saskaņā ar EAF norādīto(-ajiem) uzaicinājumu(-iem) iesniegt priekšlikumus, un ka man ir derīga personīgās drošības pielaide, kuras minimums ir līdzvērtīgs "EU Confidential" un kuru apstiprinājusi mana valstspiederības valsts."

[17] “EAF novērtēšanas metodika”.

[18] Novērtējuma rezultāts var būt:
a) interešu konflikta neesība un eksperta saglabāšana,
b) izslēgšana no priekšlikuma novērtēšanas,
c) izslēgšana no priekšlikuma novērtēšanas un visu to priekšlikumu novērtēšanas, kuri konkurē par vienu un to pašu uzaicinājuma budžeta sadalījumu, un
d) izslēgšana no novērtēšanas (līguma izbeigšana).

[19] Skatīt: https://commission.europa.eu/document/d2bd9c0d-6486-45ab-be49-9844946c17_en.

[20] Eiropas Komisija: Budžeta ģenerāldirektorāts, Finanšu regula, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam (pārstrādāta redakcija), Eiropas Savienības Publikāciju birojs, 2024. gads, sk.: https://data.europa.eu/doi/10.2761/686790.

[21] Skatīt: https://ec.europa.eu/transparency/expert-groups-register/screen/expert-groups-explained?lang=en.

[22] Sk. Ombuda lēmuma lietā 439/2023/KR 20. punktu par Regulējuma kontroles padomes sastāvu un tās mijiedarbību ar interešu pārstāvjiem, kas pieejams šeit: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/192464.

[23] Sk. 1. punktu Ombuda lēmumā lietā 560/2019/KR par iespējamiem interešu konfliktiem ekspertiem, kuri piedalās Eiropas Komisijas zinātnisko konsultāciju mehānismā, pieejams šeit: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/126307.

[24] Informācija, kas ekspertiem jāsniedz, ietver viņu personas datus, izglītību, kompetences jomas un profesionālo pieredzi darbā ar pašreizējiem un bijušajiem darba devējiem, atslēgvārdus un publikācijas.

[25] Ekspertu līgumu 1. pielikumā pievienotais rīcības kodekss ir “EVALUATORS – ALL (izņemot novērotājus)”, kas pieejams šeit: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[26] Uzaicinājumu koordinācijas grupa, kas sastāv no uzaicinājuma koordinatora, uzaicinājuma koordinatora asistenta un īstenotājvienību vadības, salīdzina priekšlikumus ar ekspertu rezervi, piemēram, meklējot atbilstību ekspertu darba devēju un priekšlikumu vidū vai ekspertu e-pasta vēstules un priekšlikumus.

[27] Komisijas informācijas pieprasījumu pamatā var būt publiski pieejama informācija, piemēram, LinkedIn informācija, vai personiski kontakti aizsardzības vienībās un ministrijās, lai noskaidrotu iespējamo interešu konfliktu, savukārt tiek pieprasītas dažas atsauces par ekspertu.

[28] Programmas komiteja kopā ar Komisiju izstrādā EAF gada darba programmas, un tās sastāvā ir dalībvalstu pārstāvji, Eiropas Aizsardzības aģentūra (EAA) un Eiropas Ārējās darbības dienests (EĀDD).

[29] Valstu kontaktpunkti ir EAF kontaktpunkti ES dalībvalstu un Norvēģijas administrācijās.

[30] Šie noteikumi un principi ir noteikti EAF novērtēšanas metodikā:

• pierādītas un dokumentētas speciālās zināšanas tehniskajās jomās, kas saistītas ar uzaicinājumu tematu;

• spēja veikt uzdevumu un (prima facie) interešu konflikta neesamība;

• iepriekš uzkrātās(-o) informācijas(-u) daudzveidība, lai maksimāli aptvertu uzaicinājuma/temata kopējo vērtības ķēdi un attiecīgo jomu;

vismaz 3 eksperti katrā priekšlikumā (4 eksperti sarežģītu projektu gadījumā) un paneļdiskusijas, kas nodrošina ģeogrāfisko un dzimumu līdzsvaru;

• no neatkarīgajiem ekspertiem, kas iesaistīti priekšlikuma novērtēšanā, nevienam no tiem nav vienas un tās pašas valstspiederības;

• Nevienam no ekspertiem nedrīkst būt tāda pati valstspiederība kā projekta koordinatoram.

Pēdējie divi noteikumi papildina EAF regulā noteiktās prasības, un to mērķis ir vēl vairāk nodrošināt, ka nepastāv (neapzināta) neobjektivitāte valstspiederības dēļ.

[31] Novērtējuma rezultāts var būt:
a) interešu konflikta neesība un eksperta saglabāšana,
b) izslēgšana no priekšlikuma novērtēšanas,
c) izslēgšana no priekšlikuma novērtēšanas un visu to priekšlikumu novērtēšanas, kuri konkurē par vienu un to pašu uzaicinājuma budžeta sadalījumu, un
d) izslēgšana no novērtēšanas (līguma izbeigšana).