Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs ir bijušais ES darbinieks. 2017. gada decembrī viņa iesniedza sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam (EDAU) par viņas personas datu apstrādi, ko veic Eiropas Ārējās darbības dienests (EĀDD). Viņa lūdza piekļuvi vairākiem dokumentiem un to labošanu, kuri, viņasprāt, ietver viņas personas datus, tostarp dokumentus, kas saistīti ar administratīvo izmeklēšanu.

2. EĀDD 2018. gada aprīlī un jūnijā sazinājās ar sūdzības iesniedzēju par šo jautājumu un sniedza zināmu piekļuvi dažiem personas datiem. Tomēr administratīvās izmeklēšanas laikā tā nedeva piekļuvi pārējiem personas datiem. 2018. gada jūnijā un oktobrī sūdzības iesniedzēja informēja EDAU, ka viņa nav apmierināta ar to, kā EĀDD risina šo jautājumu.

3. EDAU 2018. gada decembrī sazinājās ar EĀDD, lai saņemtu skaidrojumus un komentārus par sūdzības iesniedzēja apgalvojumiem.

4. EDAU 2019. gada aprīlī apturēja [1] sūdzības izskatīšanu, jo sūdzības iesniedzējs bija sācis tiesvedību par šo jautājumu. Tas bija saskaņā ar noteikumiem, kas reglamentē EDAU darbu [2].

5. Tikmēr EĀDD informēja EDAU, ka tas ir piešķīris sūdzības iesniedzējai piekļuvi visiem dokumentiem, kurus viņai bija tiesības saņemt saistībā ar administratīvo izmeklēšanu.

6. 2020. gada martā pēc dažu tiesvedību slēgšanas sūdzības iesniedzēja informēja EDAU, ka viņa nav apmierināta ar saņemtajiem dokumentiem un personas datiem. Viņa lūdza piekļuvi citiem dokumentiem, kas, viņasprāt, ietver viņas personas datus.

7. EDAU 2020. gada jūnijā vēlreiz sazinājās ar EĀDD un lūdza to precizēt, vai sūdzības iesniedzējas minētajos dokumentos ir ietverti viņas personas dati. EĀDD atbildēja, ka sūdzības iesniedzēja pieprasījums par piekļuvi personas datiem nav pietiekami skaidrs. EĀDD arī norādīja, ka daži dokumenti vai nu nepastāv, vai arī tajos nav iekļauti sūdzības iesniedzēja personas dati. EDAU pārsūtīja EĀDD atbildi sūdzības iesniedzējam. Viņa atkārtoja savu prasību EDAU, ka viņai būtu jāpiešķir piekļuve lielākam skaitam dokumentu, kuros ir viņas personas dati.

8. EDAU 2020. gada decembrī atkal apturēja sūdzības izskatīšanu, jo sūdzības iesniedzējs bija pārsūdzējis dažus tiesas spriedumus.[3] EDAU atsāka lietas izskatīšanu 2022. gada martā.

9. EDAU 2022. gada jūlijā informēja sūdzības iesniedzēju, ka cilvēkresursu apsvērumu dēļ tas nevarēs pieņemt lēmumu par viņas sūdzību pirms 2022. gada novembra [4].

10. 2023. gada jūnijā pēc Ombuda iejaukšanās [5] EDAU sazinājās ar sūdzības iesniedzēju, lai noskaidrotu konkrētus jautājumus. 

11. Nebūdams apmierināts ar to, kā EDAU risināja šo jautājumu, sūdzības iesniedzējs 2023. gada septembrī vēlreiz vērsās pie Ombuda.

Izmeklēšana

12. Ombuds sāka izmeklēšanu par laiku, kas EDAU bija vajadzīgs, lai pieņemtu lēmumu par sūdzību.

13. Izmeklēšanas gaitā Ombuds saņēma EDAU atbildi, kurā bija izklāstīti tā izmeklēšanas posmi laikposmā kopš 2023. gada jūnija [6]. Ombuda izmeklēšanas grupa tikās arī ar attiecīgajiem EDAU pārstāvjiem, lai iegūtu papildu informāciju par lietu. Sūdzības iesniedzējs sniedza piezīmes par sanāksmes ziņojumu.

Iesniegtie argumenti

14. Sūdzības iesniedzēja apgalvoja, ka EDAU bija vajadzīgs pārāk ilgs laiks, lai izskatītu viņas sūdzību. Viņa apgalvoja, ka lietas sarežģītība un apstākļi nevar pamatot lēmuma pieņemšanas kavēšanos par vairāk nekā sešiem gadiem.

15. EDAU atzina, ka seši gadi ir ilgs laiks sūdzības izskatīšanai. Tomēr tā apgalvoja, ka konkrētie lietas apstākļi attaisno kavēšanos. EDAU jo īpaši norādīja, ka ir jāaptur lietas izskatīšana dažādos gadījumos, kamēr notiek dažādas tiesvedības saskaņā ar piemērojamiem noteikumiem, kas reglamentē tā darbu. EDAU arī atsaucās uz faktu, ka tas aktīvi darbojas lietā ārpus laikposma, kurā notiek tiesvedība, un minēja iepriekš izklāstītos dažādos kontaktus ar sūdzības iesniedzēju un EĀDD. Sanāksmes laikā EDAU arī precizēja, ka viena lieta joprojām tiek izskatīta Vispārējā tiesā.[7] Tomēr EDAU arī atzina, ka iekšēja reorganizācija un cilvēkresursu trūkums varētu būt veicinājis sūdzības izskatīšanas aizkavēšanos.

16. Izmeklēšanas laikā 2024. gada maijā EDAU pieņēma lēmumu daļēji slēgt lietu [8]. 

Ombuda novērtējums

17. Labas pārvaldības principi paredz, ka ES struktūrām lēmumi jāpieņem saprātīgā termiņā. Tas ir īpaši svarīgi, ja procedūra ir saistīta ar pamattiesību uz personas datu aizsardzību efektīvu īstenošanu.

18. Tas, kas ir “saprātīgs termiņš”, ir atkarīgs no katras lietas apstākļiem. Starp faktoriem, kas jāņem vērā, ir lietas sarežģītība, pušu rīcība, dažādie procedūras posmi, ko ievēro administrācija, un lietas konteksts.^[9] Katrs procedūras posms būtu jāveic saprātīgā termiņā pēc iepriekšējā posma.^[10] Turklāt, ja ilgums pārsniedz saprātīgu termiņu, administrācijai ir jāpierāda, ka pastāv īpaši apstākļi, kas pamato kavēšanos ^[11], un proaktīvi jāinformē sūdzības iesniedzējs par lietas virzību.

19.  Ombuds piekrīt, ka EDAU rīkojās saskaņā ar noteikumiem, kas reglamentē tā darbu [12], un bija pamats apturēt lietas izskatīšanu, kamēr norisinājās dažādas tiesvedības. Tomēr tas attiecās uz nedaudz vairāk nekā diviem no sešiem lēmuma pieņemšanas gadiem.

20. Ombuds arī norāda, ka EDAU lūdza sūdzības iesniedzējam paskaidrojumus dažādos posmos un ka sūdzības iesniedzējs arī regulāri nosūtīja papildu materiālus vai iesniegumus. Tas varētu būt veicinājis kavēšanos.

21. Lai gan EDAU noteikti nebija neaktīvs četru gadu laikā (kad lietas izskatīšana netika apturēta tiesvedības dēļ), ombuda izmeklēšana parādīja, ka tomēr bija periodi, kuros, šķiet, nenotika nekāda darbība. Piemēram, šķiet, ka laikposmā no 2022. gada aprīļa līdz 2023. gada jūnijam, kad EDAU būtu vajadzējis būt īpaši modram, nav veikti nekādi pasākumi vairāk nekā vienu gadu, jo lieta turpinājās kopš 2017. gada decembra.  

22. EDAU paskaidroja, ka tas daļēji ir saistīts ar samazinātām administratīvajām spējām. Tomēr ES struktūrām ir pienākums organizēt savus pakalpojumus tā, lai tās varētu pildīt savus pienākumus. Cilvēkresursu trūkums pats par sevi nevar attaisnot tik ilgu kavēšanos. Ņemot vērā to, cik ilgi lieta bija atvērta, EDAU būtu bijis jānodrošina, ka tā pieejamie cilvēkresursi tiek veltīti tam, lai nodrošinātu, ka to var noteikt par prioritāti un slēgt.

23. Ir skaidrs, ka lieta bija sarežģīta un to saasināja dažādi administratīvie un tiesas procesi, kas dažkārt pārklājās. Tomēr savā 2024. gada maija lēmumā EDAU būtībā uzskatīja, ka sūdzības iesniedzēja nevar atsaukties uz “tiesībām labot”, lai sasniegtu vēlamo rezultātu šajā konkrētajā gadījumā - būtībā mainot dažu attiecīgo dokumentu saturu -, jo tiesības labot attiecas tikai uz “objektīviem personas datiem”. EDAU nostāja šajā jautājumā šķiet vispāratzīta, un tādēļ ir grūti saprast, cik ilgs laiks bija vajadzīgs, lai šajā lietā izdarītu šādu secinājumu [13].

24.  Visbeidzot, EDAU būtu bijis proaktīvi jāinformē sūdzības iesniedzējs par lietas virzību. Tā vietā EDAU drīzāk reaģēja un atbildēja sūdzības iesniedzējam tikai pēc ombuda iejaukšanās.[14] EDAU būtu jāapsver iespēja atvainoties sūdzības iesniedzējam par kavēšanos un par to, ka tas viņu nav informējis par lietas virzību.  

25. Ņemot vērā iepriekš minēto, Ombuds uzskata, ka EDAU nespēja saprātīgā termiņā pabeigt sūdzības iesniedzēja 2017. gada decembra sūdzības novērtējumu ir administratīva kļūme.

Secinājums

Pamatojoties uz izmeklēšanu, ombuds slēdz šo lietu ar šādu secinājumu:

Tas, ka Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs nav pabeidzis sūdzības izvērtēšanu saprātīgā termiņā, ir administratīva kļūme.

Sūdzības iesniedzējs un EDAU tiks informēti par šo lēmumu.

Emily O'Reilly
Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2024. gada 7. novembrī

[1] Apturēšana attiecas uz laikposmu no 2019. gada aprīļa līdz 2020. gada martam (11 mēneši). 

[2] EDAU atsaucās uz 57. panta 1. punkta e) apakšpunktu Regulā 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un 16. panta 6. punktu EDAU reglamentā, kas pieejams attiecīgi: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj un https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en. 

[3] Apturēšana attiecas uz laikposmu no 2020. gada decembra līdz 2022. gada martam (16 mēneši).

[4] EDAU to izdarīja pēc tam, kad ombuds bija uzsācis izmeklēšanu pēc sūdzības iesniedzēja sūdzības (lieta 33/2023/FA).

[5] Lieta 768/2023/TM par to, ka EDAU nav informējis sūdzības iesniedzēju par viņas 2017. gada decembra sūdzības virzību.

[6] Pēc sūdzības 768/2023/TM slēgšanas.

[7] Lieta T-371/21. Vispārējā tiesa pasludināja spriedumu 2024. gada 24. janvārī, dienā, kad notika sanāksme ar EDAU pārstāvjiem. Pēc tam sūdzības iesniedzējs pārsūdzēja Vispārējās tiesas lēmumu (lieta C-243/24 P). 

[8] Sūdzības iesniedzēja izvirzīja divus jautājumus, kas saistīti, no vienas puses, ar piekļuves tiesībām un, no otras puses, ar tiesībām labot savus personas datus. Savā lēmumā EDAU pauda nostāju par sūdzības iesniedzēja apgalvojumu tikai attiecībā uz tiesībām labot datus. EDAU pārtrauca izskatīt jautājumu par piekļuves tiesībām, jo tajā laikā lieta C-243/24 P vēl turpinājās.

[9] Skatīt, piemēram, Tiesas 1998. gada 17. decembra spriedumu lietā Baustahlgewebe/

Komisija, lieta C-185/95 P, 29. punkts, pieejams vietnē

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&doci

d=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 un

Ombuda lēmums lietā 484/2015/DR, 28. punkts, pieejams vietnē

https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/90382.

[10] Sk., piemēram, Tiesas 1994. gada 2. jūnija spriedumu lietā C-

326/91 P, 21. punkts, pieejams vietnē

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4442402.

[11] Skatīt, piemēram, Tiesas 1983. gada 5. maija spriedumu lietā 207/81 Ditterich pret Komisiju,

26. punkts, pieejams vietnē

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4443230.

[12] Skatīt iepriekš 2. zemsvītras piezīmi.

[13] EDAU atsaucās uz savām 2011. gada pamatnostādnēm par personas datu apstrādi personāla novērtēšanas jomā un 2016. gada pamatnostādnēm par personas informācijas apstrādi administratīvajās izmeklēšanās un disciplinārlietās, 50. punktu. Sk., piemēram, https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/16-11-18_guidelines_administrative_inquiries_en.pdf.

Sk. arī 2014. gada Pamatnostādnes par personu tiesībām attiecībā uz personas datu apstrādi:  https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/14-02-25_gl_ds_rights_en.pdf#page=18 

[14] Lietas 176/2019/JAP, 1658/2020/LM un 33/2023/FA.