# Eiropas Ombuda lēmums, ar ko izbeidz izmeklēšanu saistībā ar sūdzību Nr. 2903/2009/KM pret Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūru (EACEA)
- Autors: Eiropas ombuds
- Datums: 2012-02-27T00:01+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/lv/decision/lv/11268)
---
Sūdzības priekšvēsture
----------------------

**1.** Sūdzības iesniedzējs ir Vācijas profesors. Izmeklēšanas gaitā viņš paskaidroja, ka rīkojas tāda uzņēmuma ("uzņēmums") vārdā, kas pieder universitātei, kurā viņš strādā ("universitāte"), un pilsētai, kurā atrodas universitāte. Uzņēmums iegūst un pārvalda dotācijas universitātei[\[1\].](#_ftn1){#_ftnref1} Pēc Tempus Tacis 2003. gada uzaicinājuma universitāte un Eiropas Komisija 2004. gada 19. oktobrī parakstīja dotāciju nolīgumu JEP-24020-2003 saistībā ar projektu "Instruktoru tūlītēja apmācība jaunajās mācību programmās Turkmenistānā". Tempus programma ir vērsta uz augstākās izglītības sistēmu attīstību partnervalstīs Rietumbalkānos, Austrumeiropā un Vidusāzijā, kā arī Vidusjūras reģionā, sadarbojoties ar ES dalībvalstu izglītības iestādēm.

**2.** Projekts ilga no 2004. gada septembra līdz 2007. gada augustam. Attiecīgajā nolīgumā ("dotāciju nolīgums") bija paredzēts, ka kopējās izmaksas būs EUR 499 670,00 ar maksimālo ES ieguldījumu EUR 474 686,00 apmērā (95 % no kopējām izmaksām). 2007. gada 6. novembrī Universitāte iesniedza savu galīgo ziņojumu. Pēc tam, kad Komisijas Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts (EAC ĢD) dažas izmaksas noraidīja kā neattiecināmas, Universitāte 2007. gada 17. decembrī nosūtīja grozītu ziņojumu, kurā deklarēja kopējos izdevumus EUR 461 593,11 apmērā.

**3.** ĢD EAC 2008. gada 4. martā nosūtīja galīgā ziņojuma analīzi. Tā norādīja, ka izmaksas EUR 2126,94 apmērā nav attiecināmas. Tas bija tāpēc, ka: i) trūka dažu apliecinošu dokumentu par ceļa un citām izmaksām; un ii) dažas līdzfinansētās izmaksas, t. i., universitātes segtās izmaksas, tika deklarētas kā netiešās izmaksas, tādējādi pārkāpjot dotācijas nolīgumā izklāstītos noteikumus. Tādējādi galīgā dotācija bija EUR 436 492,86, kas atbilst 95 % no kopējām attiecināmajām izmaksām (EUR 459 466,17). Tā kā universitāte bija saņēmusi avansu ("priekšfinansējumu") EUR 427 217,40 apmērā, Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts paziņoja, ka samaksās atlikušo summu EUR 9275,46 apmērā. Saskaņā ar ierasto praksi Izglītības un kultūras ĢD informēja Universitāti, ka tam ir viens mēnesis laika, lai apstrīdētu lēmumu un iesniegtu trūkstošos dokumentus vai paskaidrojumus. Tā arī uzsvēra, ka izmaksas, kas nav pierādītas ar attiecīgiem apliecinošiem dokumentiem, tiks atzītas par neattiecināmām.

**4.** Sūdzības iesniedzējs 2008. gada 8. maijā iesniedza trūkstošos dokumentus, kas pamatoja ceļa izdevumus un dažas citas izmaksas. ĢD EAC pieņēma šos dokumentus un 2008. gada 23. jūnijā informēja Uzņēmumu, ka atlikums ir palielinājies līdz EUR 9861,67. Šo atlikumu izmaksāja 2008. gada augustā.

**5.** Uzņēmums 2008. gada 7. oktobrī konstatēja, ka tas ir pieļāvis kļūdu un ka 5 % no kopējām izmaksām, kas atbilst tā līdzfinansētajai procentuālajai daļai, nav deklarēti. Tāpēc tā lūdza Izglītības un kultūras ĢD labot galīgo ziņojumu un savam pieprasījumam pievienot apliecinošus dokumentus.

**6.** EAC ĢD 2008. gada 30. oktobrī atbildēja, ka uzņēmuma iesniegtā informācija nav skaidra. Pēc tam Izglītības un kultūras ĢD paskaidroja, ka tas nesaprot, vai papildu izmaksas ir uzskatāmas par "personāla izmaksām" vai "ceļa izmaksām". Tādēļ tā lūdza Uzņēmumu pārskatīt "budžeta pārskata tabulu" un "individualizētās pārskata tabulas" attiecībā uz personāla un ceļa izdevumiem, t. i., grozīt ziņojumu par standarta tabulām, kas sniegtas dotācijas nolīgumā un izmantotas līdz tam laikam. Tā arī norādīja, ka uzņēmumam ir jāiesniedz attiecīgie apliecinošie dokumenti, un pieprasīja, lai tajos būtu norādīts attiecīgais atsauces numurs, kas turpina iepriekšējā galīgajā ziņojumā izmantotos atsauces numurus.

**7.** Sūdzības iesniedzējs 2008. gada 1. decembrī iesniedza jaunu izmaksu deklarāciju, kurā bija iekļauta papildu summa EUR 39 808,89 apmērā, lai atspoguļotu 5 % no kopējām izmaksām, kas netika deklarētas 2007. gadā. Šī papildu prasība ietvēra personāla izmaksas saistībā ar sūdzības iesniedzēja darbu pie projekta 27 463,69 EUR apmērā, kā arī citas izmaksas par aprīkojumu, iespiešanu utt. un netiešās izmaksas aptuveni 12 000 EUR apmērā. Sūdzības iesniedzējs iekļāva savus algas aprēķinus kā apliecinošus dokumentus par personāla izmaksām, kā arī citus dokumentus saistībā ar citām pieprasītajām izmaksām.

**8.** ĢD EAC 2008. gada 19. decembrī informēja sūdzības iesniedzēju par lēmumu, ko tas bija pieņēmis, pamatojoties uz jaunajiem dokumentiem. Tā pieņēma no jauna deklarētās izmaksas kā attiecināmās izmaksas ar trim izņēmumiem. Pirmkārt, tā noraidīja papildu personāla izmaksas. Tas bija tāpēc, ka personāla izmaksas bija jāpamato ar īpašu dokumentu ("konvencija") un šāda konvencija nebija iesniegta. Otrkārt, ikmēneša maksa par interneta domēnu videokonferenču pakalpojumu mitināšanai, kas piederēja universitātei, netika pieņemta, jo tā nebija attaisnoti izdevumi saskaņā ar Tempus dotāciju. Treškārt, dažas netiešās izmaksas pārsniedza dotācijas nolīgumā paredzēto 7 % maksimālo apjomu, un tāpēc arī tās netika pieņemtas. Kopumā Izglītības un kultūras ĢD pieņēma izmaksas 466 864,73 EUR apmērā, kas nozīmē, ka ES ieguldījums palielinājās līdz 443 521,49 EUR. Tādējādi atlikums bija 16 304,09 EUR (443 521,49 EUR mīnus avansā samaksātā summa 427 217,40 EUR).

**9.** Sūdzības iesniedzējs 2009. gada 8. janvārī atbildēja, lūdzot Izglītības un kultūras ĢD pārskatīt šo lēmumu. Viņš arī pievienoja konvenciju, ko parakstījis viņš un universitāte.

**10.** Tomēr 2009. gada 16. februārī DG EAC paziņoja, ka 2008. gada 19. decembra vēstule ir tā galīgais lēmums šajā jautājumā. Universitāte varēja sagaidīt maksājumu EUR 6442,42 apmērā (EUR 16 304,09, atskaitot summu EUR 9861,67 apmērā, kas samaksāta 2008. gada augustā). Šis maksājums tika veikts 2009. gada martā.

**11.** 2009. gada 5. maijā uzņēmums nosūtīja vēstuli Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūrai (EACEA), kas 2009. gada 1. aprīlī pārņēma Tempus programmas pārvaldību. Tā lūdza EACEA pārskatīt Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāta lēmumu un pieņemt konvenciju, kas tika nosūtīta kā apliecinošs dokuments, cik drīz vien iespējams pēc tam, kad universitāte saņēma 2008. gada 19. decembra vēstuli. Tā apgalvoja, ka tā nebija zinājusi, ka personāla izmaksas, ko nesedza Komisija, bet sedza universitāte, bija jāpierāda ar konvenciju un ka iepriekšējās sadarbības kontekstā algas aprēķini tika uzskatīti par pietiekamiem un konvencijas netika uzskatītas par nepieciešamām. Tādēļ tai bija jādod iespēja iesniegt šo dokumentu.

**12.** EACEA 2009. gada 28. maijā atbildēja, norādot, ka dotācijas nolīgums un tā pielikumi paredz, ka ir jāiesniedz konvencija par visām personāla izmaksām, tostarp līdzfinansētajām izmaksām. Tā norādīja, ka universitātei ir bijušas vairākas iespējas iesniegt papildu dokumentus un ka tai ir dota atļauja labot finanšu pārskatu. EACEA paziņoja, ka šajā posmā tā nevar atsākt lietas izskatīšanu un pieņemt papildu dokumentus, un tādējādi apstiprināja Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāta lēmumu.

**13.** Pēc tam sūdzības iesniedzējs vērsās pie Eiropas Ombuda.

Izmeklēšanas priekšmets
-----------------------

**14.** Sūdzības iesniedzējs savā sūdzībā ombudam izteica šādus apgalvojumus:

(1) Lēmums noraidīt viņa personāla izmaksas kā neattiecināmus izdevumus esot kļūdains.

(2) Universitātei nepamatoti netika dota iespēja iesniegt apliecinošu dokumentu, lai pierādītu deklarēto izdevumu attiecināmību.

**15.** Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka viņa papildu personāla izmaksas būtu jāpieņem kā attiecināmie izdevumi.

Izmeklēšana
-----------

**16.** Sūdzība tika iesniegta 2009. gada 19. novembrī. Ombuds 2010. gada 4. janvārī sāka izmeklēšanu un lūdza EACEA sniegt atzinumu par sūdzību.

**17.** EACEA savu atzinumu nosūtīja 2010. gada 7. aprīlī. Šo atzinumu nosūtīja sūdzības iesniedzējam, kurš savus apsvērumus nosūtīja 2010. gada 17. maijā.

**18.** Ombuds 2010. gada 22. oktobrī lūdza EACEA atbildēt uz vairākiem jautājumiem. Aģentūra atbildi nosūtīja 2010. gada 6. decembrī. Šī atbilde tika nosūtīta sūdzības iesniedzējam apsvērumu sniegšanai, kas tika saņemti 2011. gada 26. janvārī.

**19.** Izanalizējot visus ombudam iesniegtos dokumentus, radās daži jautājumi, kas sūdzības iesniedzējam tika uzdoti 2011. gada 5. jūlija vēstulē. Sūdzības iesniedzēja atbilde tika saņemta 2011. gada 17. augustā.

Ombuda analīze
--------------

### Ievadpiezīmes

**20.** Tā kā abi apgalvojumi ir cieši saistīti, ombuds tos izskatīs kopā.

### A. Tiek apgalvots, ka ir nepareizi noraidītas personāla izmaksas, sūdzības iesniedzējam nav dota iespēja iesniegt Konvenciju un ar to saistīto prasību.

#### Ombudam iesniegtie argumenti

**21.** Sūdzības iesniedzējs būtībā apgalvoja, ka bija jāpieņem papildu personāla izmaksas, kas saistītas ar viņa darbu pie 2008. gadā pieprasītā projekta. Universitāte nezināja, ka papildu personāla izmaksas, ko sedza pati universitāte kā līdzfinansējuma ieguldījumu, nevis Tempus dotācija, bija jāatbalsta ar konvenciju. Kad universitāte uzzināja par nepieciešamību iesniegt konvenciju, tā to iesniedza pēc iespējas ātrāk, tas ir, dažu dienu laikā pēc Komisijas vēstules saņemšanas. Līdz ar to esot netaisnīgi un nepareizi izmantotas Komisijas pilnvaras noraidīt papildu personāla izmaksas, nedodot universitātei iespēju iesniegt šādu konvenciju. Tādējādi Komisijai bija jāsamaksā summa EUR 27 463,69 apmērā, kuru tā nepamatoti nepieņēma.

**22.** Savā atzinumā EACEA apgalvoja, ka lēmums nepieņemt papildu personāla izmaksas ir pilnībā pamatots ar dotācijas nolīguma noteikumiem. Universitāte bija pārkāpusi dotācijas nolīguma II.15.4. pantu, saskaņā ar kuru "maksājumu pieprasījumam pievienotos dokumentus sagatavo saskaņā ar I.6. panta un pielikumu noteikumiem". EACEA norādīja, ka I.6. pantā \[par ziņojumu un citu dokumentu iesniegšanu\] savukārt ir atsauce uz I.5. pantu \[par maksājumu kārtību[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2}\]. Tā atsaucās arī uz Dotācijas nolīguma V pielikuma (turpmāk tekstā - "Dotācijas izmantošanas pamatnostādnes") 2. un 9. pantu, kuros ir noteikts:

2. pants

"2.1 Visu apliecinošo dokumentu salasāmas kopijas jānosūta kopā ar galīgo finanšu pārskatu saskaņā ar nolīguma īpašajiem nosacījumiem. Minētie apliecinošie dokumenti ir vienīgie, kas tiks ņemti vērā.

2.2. Nepieciešamo apliecinošo dokumentu iesniegšana ir līguma saistību neatņemama sastāvdaļa, un viena vai vairāku dokumentu neuzrādīšanas gadījumā var tikt pieprasīts atlīdzināt attiecīgos izdevumus."

9. pants

"Kā noteikts I.4. pantā, Kopienas maksimālais ieguldījums nedrīkst pārsniegt 95 % no attaisnotajām izmaksām, kas noteiktas pēc darbības pabeigšanas. Pārējās izmaksas, kas atbilst vismaz 5 % no kopējām attaisnotajām izmaksām, jāfinansē no avotiem, kas nav Eiropas Kopiena, un visos gadījumos jāiesniedz izdevumu pierādījums."

**23.** Tas, ka apliecinošo dokumentu iesniegšana ir "*obligāta finanšu pārskatu sniegšanas prasība* " attiecībā uz visiem izdevumiem, tika izskaidrots arī "*bieži uzdoto jautājumu*" 10. jautājumā, kas tika publicēts Tempus tīmekļa vietnē, izmantojot tos pašus terminus kā 9. pantā. Turklāt dotāciju turētāji tika informēti par šo prasību projektu pārstāvju sanāksmēs, kuras Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts organizēja projektu īstenošanas posma sākumā un uz kurām tika uzaicināti visi jaunie dotāciju turētāji. Visbeidzot, EAC ĢD 2008. gada 30. oktobra e-pasta vēstulē skaidri norādīja, ka uzņēmuma iesniegtā informācija nav skaidra un neatbilst standarta veidnēm. Lai noskaidrotu jautājumus, tā lūdza Uzņēmumu iesniegt apliecinošus dokumentus saistībā ar pieprasītajām papildu (līdzfinansētajām) izmaksām.

**24.** EACEA arī norādīja, ka sūdzības iesniedzējs nav jauns programmas dalībnieks, jo kopš 1998. gada ir piedalījies Tempus projektos kā dotācijas turētājs, koordinators un individuāls eksperts. Tādējādi viņam bija jāzina dotācijas nolīguma noteikumi un finanšu noteikumi, kas reglamentē Tempus dotāciju. Tādējādi viņa arguments, ka nebija skaidrs, ka Konvencijai bija jāpamato līdzfinansētās personāla izmaksas, nebija pamatots.

**25.** Finanšu novērtējuma procedūra tika veikta saskaņā ar piemērojamajiem procesuālajiem noteikumiem. Tādējādi 2008. gada 4. martā universitātei tika nosūtīta informatīva vēstule, kurā tai tika dots viens mēnesis, lai apstrīdētu lēmumu un iesniegtu papildu informāciju un apliecinošus dokumentus. 2008. gada 8. maijā tā to izdarīja. Pēc tam Izglītības un kultūras ĢD grozīja savu lēmumu un atļāva papildu tiešās izmaksas. 2008. gada 23. jūnijā tā nosūtīja sūdzības iesniedzējam savu galīgo lēmumu.

**26.** Kad 2008. gada oktobrī uzņēmums lūdza Izglītības un kultūras ĢD labot galīgo finanšu pārskatu, tas varēja nolemt noraidīt šo pieprasījumu, ņemot vērā, ka procedūra jau bija pabeigta. Tomēr tā nolēma atsākt lietas izskatīšanu. Tādējādi 2008. gada 30. oktobrī tā informēja Sabiedrību, ka dod tai vēl vienu iespēju labot savas kļūdas, un piebilda, ka tās iesniegtie dokumenti nav skaidri un neatbilst standarta veidnēm. Tāpēc tā lūdza Komisiju labot šīs kļūdas un atgādināja, ka tai ir jāiesniedz attiecīgi apliecinošie dokumenti, norādot arī, ka izmaksas, kas deklarētas bez attiecīgiem apliecinošiem dokumentiem, tiks noraidītas. Uzņēmums 2008. gada 1. decembra atbildē iesniedza jaunu izmaksu deklarāciju un visus saistītos apliecinošos dokumentus, izņemot tos, kas apliecina papildu personāla izmaksas.

**27.** Izglītības un kultūras ĢD savu galīgo novērtējumu balstīja uz minēto atbildi un grozīja savu sākotnējo lēmumu, piešķirot papildu maksājumu. Tomēr tā noraidīja papildu personāla izmaksas, jo trūka attiecīgā apliecinošā dokumenta. Universitāte 2008. gada 19. decembrī tika informēta par šo "galīgo nostāju attiecībā uz projekta finansiālo novērtējumu". Tāpēc apgalvojums, ka tai netika dota iespēja iesniegt trūkstošo dokumentu, bija nepamatots.

**28.** Izglītības un kultūras ĢD ievēroja procesuālos noteikumus, kas tam bija saistoši. Tai bija jānodrošina vienlīdzīga attieksme pret visiem dotāciju saņēmējiem. Tas nozīmēja, ka nebūtu pamatoti vēlreiz pārskatīt tās galīgo lēmumu. Jebkurā gadījumā EACEA uzsvēra, ka kopumā tā pieņēma elastīgu pieeju attiecībā uz sūdzības iesniedzēju un visā procedūras laikā pret viņu izturējās taisnīgi.

**29.** Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja prasību par papildu maksājumu EUR 27 463,69 apmērā EACEA atsaucās uz dotācijas nolīguma II.17.4. pantu, saskaņā ar kuru dotācija ir ierobežota līdz summai, kas nepieciešama, lai līdzsvarotu dotācijas turētāja ieņēmumus un izdevumus, un tā nevar radīt peļņu dotācijas turētājam. Tādējādi, ja tiktu pieņemtas papildu izmaksas, tas palielinātu kopējos deklarētos izdevumus līdz EUR 499 892,17 un universitātes ieguldījumu līdz EUR 52 458,29 (t. i., EUR 27 463,69 plus summa EUR 24 994,60, ko tā bija deklarējusi kā līdzfinansētās izmaksas 2008. gada galīgajā ziņojumā). Tādējādi galīgā dotācija būtu 447 433,88 EUR (t. i., kopējās izmaksas, no kurām atskaitīts universitātes ieguldījums), tādējādi galīgās dotācijas atlikums (pēc avansa maksājumu atskaitīšanas) būtu 20 216,48 EUR. Tomēr, tā kā universitāte 2008. gada augustā un 2009. gada martā jau bija saņēmusi EUR 16 304,09, papildu maksājums būtu bijis tikai EUR 3912,39 apmērā. Ņemot vērā attiecīgo nelielo summu, lēmums noraidīt papildu personāla izmaksas bija samērīgs, un tas bija pamatots gan ar pareizas finanšu pārvaldības apsvērumiem, gan ar nepieciešamību nodrošināt, ka līdzekļi tiek izlietoti saskaņā ar piemērojamajiem noteikumiem.

**30.** Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos norādīja, ka agrāk universitāte bija iesniegusi tikai konvencijas attiecībā uz personāla izmaksām, kas tika pilnībā apmaksātas no projekta līdzekļiem. Tomēr attiecīgās papildu personāla izmaksas tika līdzfinansētas, un šī bija pirmā reize, kad universitāte bija iesaistīta projektā, kurā tai bija jālīdzfinansē darbība. Tādējādi, neraugoties uz pieredzi ar Tempus projektiem, ne sūdzības iesniedzējs, ne universitāte nepārzināja finanšu pārskatu specifiku attiecībā uz 5 % no kopējām izmaksām, ko līdzfinansē universitāte.

**31.** Faktiski dotācijas nolīguma V pielikuma 2. un 9. pantā, kā arī bieži uzdotajos jautājumos ir tikai atsauce uz "*apliecinošiem dokumentiem* " un nav īpaši minētas konvencijas. Līdzīgi 2008. gada 30. oktobra e-pasta vēstulē Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts vispārīgi atsaucās uz „apliecinošiem*dokumentiem",* nevis uz nepieciešamību iesniegt konvenciju. Tā arī nenorādīja konkrētu termiņu "apliecinošo*dokumentu"* iesniegšanai. Tikai 2008. gada 19. decembra vēstulē tā minēja, ka konvencija bija jāiesniedz. Kad universitāte saņēma šo vēstuli, tā nekavējoties iesniedza trūkstošo konvenciju. Ja Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts būtu brīdinājis par nepieciešamību iesniegt konvenciju pirms galīgā lēmuma pieņemšanas, tas to būtu iesniedzis dažu dienu laikā. Tomēr Izglītības un kultūras ĢD atteicās ņemt vērā janvārī iesniegto dokumentu, apgalvojot, ka tā lēmums ir galīgs, neraugoties uz to, ka Universitāte bija iesniegusi argumentus, lai paskaidrotu, kāpēc lēmums būtu jāatceļ. Tas bija pretrunā tās parastajai "elastīgajai pieejai" un "taisnīgai attieksmei" pret dotāciju saņēmējiem.

**32.** Turklāt pretēji tam, ko savā atzinumā norādīja EACEA, Universitāte iesniedza apliecinošus dokumentus par papildu personāla izmaksām, proti, tabulu, kurā sīki norādītas papildu stundas, ko sūdzības iesniedzējs bija pavadījis, strādājot projektā, kopā ar algas aprēķiniem, lai pierādītu piemēroto stundas likmi. Faktiski šajos dokumentos bija ietverta sīkāka informācija nekā konvencijā, kas tika iesniegta 2009. gada 8. janvārī un kas tikai atkārtoja to, kas jau bija norādīts sākotnēji iesniegtajos dokumentos. Līdz ar to EAC ĢD esot kļūdaini apgalvojis, ka sūdzības iesniedzējs nav iesniedzis nekādus apliecinošus dokumentus par attiecīgajām personāla izmaksām. Tādējādi tai nevajadzēja noraidīt papildu personāla izmaksas.

**33.** Visbeidzot, sūdzības iesniedzējs iebilda pret EACEA aprēķiniem. Grozītajā finanšu pārskatā, kas tika iesniegts 2008. gada 1. decembrī, kā līdzfinansējuma iemaksa bija iekļauta tikai summa EUR 24 994,60 apmērā. Tas parādījās arī „finanšu*novērtējuma lapā",* ko Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts nosūtīja 2008. gada 19. decembrī. Savā vēstulē Izglītības un kultūras ĢD atsaucās uz ES ieguldījumu EUR 443 520,80 apmērā. Tomēr universitāte bija pieprasījusi izmaksāt visu dotācijas nolīgumā paredzēto ES ieguldījumu, kas bija EUR 474 897,57[\[3\].](#_ftn3){#_ftnref3} Tas bija par 31 376 EUR vairāk nekā saņemts. Sūdzības iesniedzējs piedāvāja atteikties no prasībām par aprīkojuma izmaksām EUR 4000 apmērā un par netiešajām izmaksām EUR 1563,75 apmērā, kas tika noraidītas. Tomēr viņš uzturēja prasījumu samaksāt summu EUR 25 812,25 apmērā.

**34.** Izanalizējis EACEA un sūdzības iesniedzēja iesniegtos argumentus, ombuds lūdza EACEA paskaidrot, kāpēc universitātes iesniegtie apliecinošie dokumenti nebija pietiekami un kāpēc tai bija jāiesniedz konvencija attiecībā uz izmaksām, ko tā pati finansēja. Viņš jo īpaši norādīja, ka dotācijas nolīguma V pielikuma 7. lappusē ietvertais konvencijas paraugs ir šāds: "pašreizējā konvencija... ir izveidota **vienīgi** ar mērķi pamatot personāla izmaksas, ko iestāde maksās **no Tempus dotācijas".** Viņš arī lūdza EACEA sniegt piezīmes par sūdzības iesniedzēja apsvērumiem.

**35.** Savā atbildē EACEA nesniedza komentārus par veidnes formulējumu. Tomēr tā atkārtoja, ka dotācijas nolīgumā, jo īpaši tā I.5.3. pantā, ir norādīts, ka V pielikumā minētie apliecinošie dokumenti ir jāiesniedz kopā ar galīgo finanšu pārskatu. V pielikuma 3.5. pantā bija noteikts, ka "par katru projektā nodarbināto personu" ir jāiesniedz "pienācīgi aizpildīta vienošanās", un 9. pantā tika atgādināts, ka "visos gadījumos ir jāiesniedz izdevumu pierādījums", tādējādi arī attiecībā uz līdzfinansētajām izmaksām. Tas bija tāpēc, ka saskaņā ar Finanšu regulas[\[4\]](#_ftn4){#_ftnref4} 172.a panta 1. punktu un kā atgādināts dotācijas nolīguma II.14.1. pantā, deklarētajām izmaksām jābūt pārbaudāmām, lai tās varētu pretendēt uz ES finansējumu.

**36.** Konvencijas atbilst konkrētiem mērķiem, kas nav paredzēti sūdzības iesniedzēja iesniegtajos dokumentos. Tādējādi konvencijā i) būtu jānorāda projektā veiktie uzdevumi, lai būtu skaidrs, kādas izmaksas radušās saistībā ar kādām darbībām, un ii) tas jāparaksta darbiniekam un jāparaksta un jāapzīmogo atbildīgajai personai iestādē, kurā darbinieks parasti strādā. Tādējādi konvencijai ir trīs dažādi mērķi. Pirmkārt, tas palīdz noteikt, kuras darbības tiek finansētas, un novērš iespējamību, ka tiek deklarētas arī personāla izmaksas, kas saistītas ar neattiecināmām darbībām vai darbībām ārpus projekta darbības jomas. Otrkārt, attiecībā uz personāla izmaksām, ko sedz no dotācijas, tam, ka dotācijas turētājam ir jāparaksta un jāapzīmogo konvencija, būtu jānodrošina, ka izmaksas faktiski nesedz citi avoti. Treškārt, par dotācijas pārvaldību atbildīgās personas zīmogs un paraksts no dotācijas turētāja puses pierāda, ka dotācijas turētājs apzinās, ka tā resursi tiek izmantoti, lai piedalītos Tempus projektā.

**37.** Sūdzības iesniedzējs neiesniedza konvenciju, bet tā vietā iesniedza "*pārskatu par papildu personāla izmaksām*" , kurā bija iekļauta tabula, kurā norādītas noteiktos laikposmos nostrādātās stundas, attiecīgā stundas likme un citas saistītās izmaksas. Šajā dokumentā nebija norādīti konkrētie uzdevumi, kuru veikšanai nepieciešams šis papildu darba laiks, un tas nebija parakstīts vai apzīmogots. Tādējādi tā nenorādīja uz darba devējas iestādes piekrišanu. Sūdzības iesniedzēja pievienotajos algas paziņojumos bija tikai norādīts mēneša atalgojums, ko viņš saņēma par savu parasto pienākumu veikšanu universitātē. Abi dokumentu veidi nebija saistīti, jo algas aprēķini nepierādīja, ka universitāte maksāja par papildu stundām vai pat piekrita papildu stundām, kas tika pavadītas projektā. Faktiski, kā savos apsvērumos minēja sūdzības iesniedzējs, algas aprēķini kalpoja tikai tam, lai pamatotu stundas likmi EUR 67,37 apmērā, kas pārsniedz likmi, ko parasti piemēro Tempus projektiem, un kas tādējādi bija jāpamato saskaņā ar pamatnostādņu 3.1. pantu.

**38.** Tādējādi iemesli, kuru dēļ dokumenti nevarēja tikt pieņemti, bija tādi, ka tie nesniedza pierādījumus, ka universitāte piekrita papildu stundām, kas nostrādātas projekta vajadzībām, un ka tajos nebija norādīti konkrētie uzdevumi, par kuriem sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka ir saņēmis atlīdzību.

**39.** Komentējot sūdzības iesniedzēja apsvērumus, EACEA piebilda, ka EAC ĢD 2008. gada 30. oktobra e-pasta vēstulē, kurā uzņēmumam tika atgādināts iesniegt apliecinošos dokumentus, nebija konkrēti minēta konvencija, jo uzņēmums bija iesniedzis ne tikai papildu personāla izmaksas, bet arī citas izmaksas, kurām bija nepieciešams cita veida apliecinošs dokuments. Tas atbilda gan dotācijas nolīgumam, gan sākotnējam nobeiguma ziņojumam, kurā 5 % no personāla izmaksām arī tika paziņoti kā "*līdzfinansēti "*un tika atbalstīti ar konvencijām. Attiecībā uz visiem pārējiem izmaksu veidiem Universitāte neapšaubīja, ka ir jāiesniedz V pielikumā uzskaitītie apliecinošie dokumenti, un faktiski tos iesniedza. Ņemot vērā to, ka izmaksu pārbaudāmība bija vispārējs kritērijs to attiecināmībai, nebija iemesla atšķirīgi attiekties pret personāla izmaksām.

**40.** Visbeidzot, attiecībā uz papildu personāla izmaksu pieņemšanas finansiālajām sekām EACEA atgādināja, ka, lai aprēķinātu galīgās dotācijas summu, tiek piemēroti trīs dažādi maksimālie apjomi: a) 95 % no faktiskajām kopējām attiecināmajām izmaksām, b) deklarēto izdevumu kopsumma, no kuras atskaitīta līdzfinansētā summa, un c) dotācijas maksimālā summa, kā norādīts dotācijas nolīguma A.3. punktā. Galīgās dotācijas summa atbilst mazākajai no trim rezultātā iegūtajām summām. Fakts, ka universitāte pieprasīja papildu līdzfinansētās izmaksas papildus 2008. gada ziņojumā pieprasītajai summai EUR 8491,96 apmērā kā līdzfinansētās personāla izmaksas, nozīmēja, ka šī summa bija jāpalielina un tādējādi tika piemērots otrais maksimālais apjoms.

**41.** Savos apsvērumos par šo atbildi sūdzības iesniedzējs neapstrīdēja, ka bija jāsniedz informācija, ko EACEA uzskatīja par nepieciešamu, lai pieņemtu personāla izmaksas. Viņš uzsvēra, ka universitāte faktiski sniedza šo informāciju, 2009. gada 8. janvārī iesniedzot parakstītu un apzīmogotu konvenciju. Viņš apstrīdēja Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāta apgalvojumu, ka iemesls, kāpēc tas 2008. gada 30. oktobra e-pasta vēstulē nebija konkrēti pieprasījis konventus, bija tas, ka tas bija pieprasījis apliecinošus dokumentus par dažāda veida izmaksām. Faktiski ar 2008. gada 1. decembra e-pasta vēstuli Universitāte informēja DG EAC, ka tā nepieprasa ceļa izdevumus. Ņemot vērā to, ka nebija skaidrs, vai ir nepieciešama konvencija, lai pierādītu līdzfinansētās personāla izmaksas, būtu bijis lietderīgi, ja Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts pievērstu universitātes uzmanību šim faktam. Tomēr veids, kādā tika rakstīta e-pasta vēstule, apstiprināja viņa viedokli, ka konkrētajā līdzfinansēto izmaksu gadījumā konvencija nebija jāiesniedz.

**42.** 2007. gada galīgajā ziņojumā universitāte bija iesniegusi tikai pierādījumus par izmaksām, kas samaksātas no dotācijas nolīgumā paredzētā ES ieguldījuma. Tā nedeklarēja 5 % no kopējām izmaksām, kuras tā bija līdzfinansējusi, lai gan tās rīcībā bija pierādījumi par izmaksām, kas pārsniedza šo summu un pat līgumā paredzēto kopējo izmaksu summu. Tas bija saistīts ar kļūdu, kas tika labota sūdzības iesniedzēja 2008. gada 1. decembra vēstulē.

**43.** Tāpēc savā grozītajā galīgajā paziņojumā universitāte pieprasīja papildu izmaksas, tostarp pamatotās papildu personāla izmaksas saistībā ar sūdzības iesniedzēja darbu pie projekta EUR 27 463,64 apmērā. Iespējams, ka universitātes dotāciju administrācijai vajadzēja uzstāt, lai sūdzības iesniedzējs iesniedz attiecīgo konvenciju. Tomēr nevar gaidīt, ka universitātes administrācijai būs pietiekami detalizētas zināšanas par ES noteikumu sarežģītajām niansēm, lai izslēgtu jebkādas nelielas kļūdas. Līdzīgos gadījumos Tempus administrācija vienmēr bija ļoti izpratusi un sadarbojusies. Šajā gadījumā vērā tika ņemts tas, ka 2008. gada 1. decembrī iesniegtajās labotajās tabulās pieprasītās summas bija precīzas un pilnībā pamatotas ar atbilstošiem pierādījumiem. Jāņem vērā arī tas, ka universitātei, tāpat kā citām Eiropas universitātēm, kas piedalījās Tempus programmā, bija ļoti pozitīva ietekme bijušajās padomju valstīs. Tāpēc to nevajadzētu sodīt par kļūdu, liekot tam zaudēt ievērojamu naudas summu, ko tas bija avansā piešķīris šim projektam.

**44.** Analizējot iepriekš minētos iesniegumus, ombuds norādīja, ka universitāte apgalvoja, ka papildu personāla izmaksas EUR 27 463,69 apmērā ir līdzfinansētas izmaksas, bet ka tā arī uzstāja, ka summa EUR 24 994,60 apmērā, kas pieprasīta 2008. gada galīgajā ziņojumā, ir uzskatāma par līdzfinansētām izmaksām. Ņemot vērā iespējamo pretrunu starp abām summām, kas pieprasītas kā līdzfinansētas izmaksas, un arī to, ka tabulās, kurās sīki norādītas summas, kas pieprasītas katrā budžeta pozīcijā, universitāte nebija pieprasījusi nekādas līdzfinansētas izmaksas, šķita iespējamas divas interpretācijas. Pirmkārt, bija iespējams, ka papildu personāla izmaksas nebūtu jāuzskata par līdzfinansētām, bet gan par finansētām no Savienības dotācijas. Otrkārt, bija iespējams, ka papildu personāla izmaksas faktiski tika līdzfinansētas. Pirmajā gadījumā šķita acīmredzami, ka ir jāiesniedz konvencija. Pēdējā minētajā gadījumā un ņemot vērā noteikumu, ka dotācijas turētājs nedrīkst gūt peļņu, ombuds varēja tikai uzskatīt, ka ir pamatoti, ka EACEA ir saskaitījusi šīs divas izmaksu kopas, kā rezultātā kopējā summa ir 52 458,29 EUR, un pēc tam ievērot piemērojamos noteikumus, atskaitot deklarētās līdzfinansētās izmaksas no deklarētajiem kopējiem izdevumiem. Tāpēc šajā gadījumā EACEA novērtējums, ka, ja tā pieņemtu papildu personāla izmaksas, papildu maksājums nepārsniegtu EUR 3912,39, šķita pamatots. Tāpēc ombuds lūdza sūdzības iesniedzēju precizēt, kāpēc viņš uzskata, ka, pieņemot, ka EACEA pieņems pierādījumus par papildu personāla izmaksām, universitātei bija tiesības uz papildu summu 25 812,25 EUR apmērā, nevis uz EACEA aprēķināto summu 3912,39 EUR apmērā.

**45.** Savā atbildē sūdzības iesniedzējs paskaidroja, ka viņš uzskata pirmo interpretāciju par pareizu un ka universitāte plānoja, ka papildu personāla izmaksas segs ES. Attiecībā uz iemesliem, kuru dēļ netika iesniegta konvencija, tos vairs nevarēja izskaidrot, jo darbinieks, kurš bija nodarbojies ar šo jautājumu, bija pametis universitāti. Kļūda Universitātei kļuva skaidra tikai pēc tam, kad tā saņēma EACEA 2008. gada 19. decembrī nosūtīto vēstuli, un tā tika labota dažas dienas vēlāk. Sūdzības iesniedzējs atkārtoti pauda viedokli, ka noteikumi ir ļoti sarežģīti un ka jaunajiem un nepieredzējušiem universitātes administratīvajiem darbiniekiem ir ļoti grūti tos visus pareizi piemērot. Tāpēc laiku pa laikam tika pieļautas nelielas kļūdas. Šajā konkrētajā gadījumā situāciju vēl vairāk pasliktināja tas, ka universitāte līdzfinansējuma noteikumus piemēroja pirmo reizi.

**46.** Tomēr sūdzības iesniedzējs piebilda, ka Izglītības un kultūras ĢD parasti ļoti labi izprot un pieņem labojumus, ja ir pieļautas kļūdas. Tāpēc universitāte joprojām cerēja, ka EACEA izrādīs zināmu labo gribu un nolems uzskatīt papildu personāla izmaksas par attiecināmām.

**47.** Attiecībā uz personāla izmaksu pieņemšanas finansiālajām sekām sūdzības iesniedzējs atsaucās uz sen iedibinātu praksi, saskaņā ar kuru finansējumu varētu pārdalīt starp budžeta pozīcijām ar nosacījumu, ka netiek pārsniegts kopējais budžets un ka pārdale ir mazāka par 10 %. Universitāte pieprasīja segt personāla izmaksas EUR 169 839,29 apmērā, kas ir tikai par 13,3 % vairāk nekā līgumā paredzētā summa EUR 149 900 apmērā. Sūdzības iesniedzējs uzsvēra, ka šī summa tādējādi gandrīz atbilst parasti pieļaujamajām robežvērtībām.

#### Ombuda novērtējums

**48.** Šī lieta attiecas uz strīdu par maksājumu saistībām, kas izriet no līguma.

**49.** Ombuds uzskata, ka viņa pārbaudes pilnvaru apjoms lietās, kas attiecas uz iestādes līgumsaistību interpretāciju, noteikti ir ierobežots. It īpaši viņš uzskata, ka viņam nebūtu jāmēģina noskaidrot, vai kāda no pusēm ir pārkāpusi līgumu. Šo jautājumu varētu efektīvi risināt tikai kompetentā tiesa, kurai būtu iespēja uzklausīt pušu argumentus par attiecīgajiem tiesību aktiem un izvērtēt pretrunīgus pierādījumus par visiem apstrīdētajiem faktiskajiem jautājumiem.

**50.** Tādējādi ombuds uzskata, ka lietās, kas attiecas uz līgumstrīdiem, ir pamatoti aprobežoties ar pārbaudi, vai iestāde viņam ir sniegusi loģisku un saprātīgu pārskatu par savas rīcības juridisko pamatu un par iemesliem, kādēļ tā uzskata, ka tās viedoklis par līgumisko situāciju ir pamatots. Ja tas tā ir, ombuds secinās, ka viņa izmeklēšanā nav atklāts administratīvas kļūmes gadījums. Šis secinājums neietekmēs pušu tiesības uz to līgumisko strīdu izskatīšanu un autoritatīvu atrisināšanu kompetentajā tiesā.

**51.** Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka lēmums noraidīt papildu personāla izmaksas bija nepareizs un ka universitātei bija jādod iespēja iesniegt pareizu apliecinošo dokumentu, kad tā tika informēta par šo prasību. EACEA apgalvoja, ka bija pareizi noraidīt šīs izmaksas, jo tās nebija pamatotas ar dotācijas nolīgumā, proti, konvencijā, prasītajiem apliecinošajiem dokumentiem.

**52.** Ir taisnība, kā to apgalvo sūdzības iesniedzējs, ka dotācijas nolīguma V pielikuma 2. un 9. pantā ir minēti "apliecinoši dokumenti" un "izdevumu pierādījumi", kas paši par sevi nenorāda, ka ir vajadzīga konvencija, lai pamatotu personāla izmaksas. Tomēr 2. pants attiecas uz apliecinošajiem dokumentiem kopumā un atsaucas uz Nolīguma īpašajiem nosacījumiem, kuros uzskaitīti dažādi izmaksu veidi (I.5.3. pants) un sniegta atsauce uz "finanšu pārskatā deklarētajām izmaksām", kā arī uz V pielikumā iekļautajiem dokumentiem. V pielikumā ir iekļautas divas apliecinošo dokumentu veidnes (dokumenti, uz kuriem attiecas I.5.3. pants): vienu attiecībā uz personāla izmaksām, proti, Konvenciju, un vienu attiecībā uz ceļa un uzturēšanās izmaksām.

**53.** Personāla izmaksu pārskata tabulas veidnē ir skaidri salasāma zemsvītras piezīme, kurā teikts: "Lūdzu, neaizmirstiet iekļaut savas konvencijas un/vai lasāmas apakšuzņēmuma līguma un rēķina kopijas par katru apakšuzņēmuma līgumu". Tajā arī noteikts, ka apliecinošie dokumenti ir jānumurē un ka numuri ir jāiekopē pirmajā slejā. Turklāt tabulas apakšā ir lauks, kurā pieprasīts "ziņojumam*pievienoto konvenciju kopskaits".* Tādējādi no šīs tabulas ir skaidrs, ka personāla izmaksas ir jāpamato ar konvenciju. Tas bija skaidrs arī universitātei, kas iesniedza konvencijas par pārējiem sešiem personāla izmaksu posteņiem, kas pieprasīti 2007. gada ziņojumā. Šajā sakarā arī jāatzīmē, ka, iesniedzot papildu izmaksas 2008. gadā, uzņēmums attiecīgajā tabulā iekļāva personāla izmaksas, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja darbu pie projekta, un mainīja iepriekš minētajā laukā iekļauto vienību skaitu no sešām uz septiņām. Septītais postenis atbilda papildu personāla izmaksām, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja darbu.

**54.** Tomēr ombuds norāda, ka sūdzības iesniedzējs sākotnēji norādīja, ka prasība ņemt vērā papildu personāla izmaksas attiecās uz līdzfinansētām izmaksām, t. i., izmaksām, kas radušās universitātei. Gan sūdzībā, gan sūdzības iesniedzēja apsvērumos par EACEA atzinumu un atbildi uz ombuda pieprasījumu sniegt papildu informāciju šajā kontekstā ir minētas līdzfinansētās izmaksas, kā uzņēmums to bija darījis 2008. gada 7. oktobra un 2009. gada 5. maija vēstulēs attiecīgi EAC ĢD un EACEA. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka, 2008. gadā iesniedzot grozīto galīgo ziņojumu, universitāte nezināja, ka ir nepieciešama konvencija attiecībā uz līdzfinansētajām izmaksām.

**55.** Šajā sakarā būtu jāatzīmē, ka dotācijas nolīguma V pielikuma 7. lappusē iekļautajā konvencijas paraugā ir noteikts, ka "šī konvencija... ir izveidota **tikai** tādēļ, lai pamatotu personāla izmaksas, ko iestāde segs **no Tempus dotācijas".** Šis formulējums liek šaubīties par to, vai Konvencija ir nepieciešama arī, lai pamatotu personāla izmaksas, ko dotācijas turētājs finansē, izmantojot citus līdzekļus, nevis Tempus dotāciju. Šīs šaubas varētu pastiprināt dotācijas izmantošanas pamatnostādņu 3.5. panta formulējums, kurā noteikts, ka "pienācīgi aizpildīta Konvencija (V/7 pielikums) par katru **projektā nodarbināto** personu ... jānosūta kā apliecinoši dokumenti kopā ar galīgo finanšu pārskatu". Tādēļ labas pārvaldības interesēs un lai uzlabotu to līguma noteikumu skaidrību, kas ir saistoši Komisijai un tās dotāciju saņēmējiem, ombuds šajā sakarā izdarīs vēl vienu piezīmi.

**56.** Tomēr attiecībā uz šo sūdzību ir jānorāda, ka savā atbildē uz ombuda jautājumu, ko viņš iesniedza 2011. gada 17. augustā, sūdzības iesniedzējs atzina, ka universitātes nodoms bija no Tempus dotācijas segt papildu personāla izmaksas. Tāpēc šīs izmaksas netika "līdzfinansētas", tas ir, tās nesedza universitāte.

**57.** Tas būtiski maina sūdzības iesniedzēja nostāju. Faktiski, kā ombuds paskaidroja savā 2011. gada 5. jūlija vēstulē, kurā viņš lūdza sūdzības iesniedzējam sniegt paskaidrojumus, ja attiecīgās izmaksas tiktu finansētas no Tempus dotācijas, arguments, ka universitāte nevarēja zināt, ka ir nepieciešama konvencija, zaudētu savu galveno pamatu. Tas ir tāpēc, ka, ja vien netiek līdzfinansētas papildu personāla izmaksas, t. i., tās netiek "*izmaksātas no Tempus dotācijas*" , kā minēts iepriekš 55. punktā, dotācijas nolīgums nerada nekādas šaubas par to, ka konvencija ir nepieciešama kā apliecinošs dokuments. Turklāt no ombudam iesniegtajiem dokumentiem izrietēja, ka universitātei tas bija skaidrs.

**58.** Ņemot vērā iepriekš minēto, ombuds uzskata, ka vairs nav pamata veikt turpmāku izmeklēšanu par šo sūdzību, kas attiecas uz līdzfinansēto personāla izmaksu pārvaldību. Tomēr jānorāda, ka sūdzības iesniedzējs var brīvi iesniegt jaunus argumentus EACEA, lai pamatotu savu viedokli, ka papildu personāla izmaksas būtu jāfinansē ES.

### B. Secinājums

Pamatojoties uz izmeklēšanu par šo sūdzību, ombuds to slēdz ar šādu secinājumu:

**Nav pamata veikt turpmāku izmeklēšanu par šo sūdzību.**

Sūdzības iesniedzējs un EACEA tiks informēti par šo lēmumu.

Papildu piezīme
---------------

{#FR05/2012}

**Konvencijas parauga formulējums, kas paredzēts standarta dotācijas nolīgumā (jo īpaši norāde, ka konvencija ir izveidota "*tikai, lai pamatotu personāla izmaksas*\[,** *kas samaksātas\]**no Tempus dotācijas*** **"), varētu radīt pārpratumus. Tāpēc labas pārvaldības labad EACEA varētu apsvērt iespēju grozīt standarta dotācijas nolīguma veidni, lai precizētu, ka konvencijas ir vajadzīgas attiecībā uz visām personāla izmaksām.**

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbūrā, 2012. gada 16. februārī

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Sūdzības iesniedzējs iesniedza Sabiedrības izdotu pilnvarojumu rīkoties.

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Attiecībā uz šī iebilduma priekšmetu I.5. pantā ir noteikts, ka "atlikuma maksājuma pieprasījumam pievieno nobeiguma ziņojumu ... un: finanšu pārskatā deklarēto personāla izmaksu apliecinošie dokumenti (sk. apliecinošos dokumentus V pielikumā); ...."

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Šķiet, ka tā ir kļūda: nolīgumā paredzētais kopējais ES ieguldījums ir EUR 474 686,00.

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Komisijas 2002. gada 23. decembra Regula (EK, Euratom) Nr. 2342/2002, ar ko paredz īstenošanas kārtību Padomes Regulai (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 par Finanšu regulu, ko piemēro Eiropas Kopienu vispārējam budžetam (OV L 248, 1. lpp.).