1. Šā ieraksta pēdējais atjauninājums: 05/06/23

2. Atsauces numurs: 05/2023

3. Pārziņa vārds, uzvārds un kontaktinformācija: Eiropas ombuds, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Atbildīgais dienests:

Administrācijas direktorāts (IKT darbinieki) un projekta grupa (viens ĢS loceklis un Cilvēkresursu grupas vadītājs)

4. Datu aizsardzības speciālista vārds, uzvārds un kontaktinformācija: Francesca Pavesi — datu aizsardzības inspektora vietniece: Nicholas Hernanz kgs

E-pasts: e-pasts: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Pārstrādātāja nosaukums un kontaktinformācija: ārējais uzņēmums, kas atbild par aptaujas atbilžu apkopošanu un kopsavilkuma ziņojuma sagatavošanu:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Beļģija

E-pasts: gcomhaire@incidence.be vai info@incidence.be

6. Kopīgā(-o) pārziņa(-u) nosaukums un kontaktinformācija: Neattiecas

7. Apstrādes nolūks(-i):  EO, izmantojot LimeSurvey (iekšējās aptaujas rīku), plāno veikt darbinieku aptauju, lai apkopotu darbinieku atsauksmes par biroja organizāciju, darba apstākļiem, darba vidi un ētikas un labjutības jautājumiem. Mērķis ir noteikt jomas, kuras tiek uzskatītas par tādām, kas darbojas apmierinoši, kā arī jomas, kurās var būt vajadzīgi turpmāki pasākumi, un, ciktāl iespējams, salīdzināt rezultātus laika gaitā un ar citu iestāžu rezultātiem.

Procedūras juridiskais pamats ir Civildienesta noteikumu ^[1] 1.e panta 2. un 3. punkts.

8. Datu subjektu kategoriju un personas datu kategoriju apraksts:

-Datu subjektu kategorijas: EO biroja darbinieki (ierēdņi, pagaidu darbinieki vai līgumdarbinieki). EO biroja praktikanti nepiedalās darbinieku aptaujā.

Personas datu kategorijas:

Aptauja ir anonīma. Aptaujas atbilžu reģistrā nav nekādas identificējošas informācijas par respondentiem. Sniedzot komentārus brīvā teksta laukā, respondenti var pievienot informāciju. Šādos gadījumos pastāv iespēja identificēt konkrētus respondentus vai atklāt trešo personu personas datus atkarībā no tās informācijas satura, kuru tie izvēlas sniegt.

EO apstrādā darbinieku profesionālās e-pasta adreses, lai varētu nosūtīt saiti uz aptauju. EO apstrādā arī aptaujas atbildes. Šos personas datus var apstrādāt ārējais uzņēmums un EO birojs.

Par ziņojumu atbildīgais ārējais uzņēmums apstrādā darbinieku viedokļus, kas apkopoti, pamatojoties uz aptaujas anketu.

9. Datu glabāšanas un, ja iespējams, dzēšanas termiņš:

EO saglabās aptaujas respondentu e-pasta adreses tik ilgi, cik nepieciešams, lai attiecīgajiem darbiniekiem nosūtītu 2023. gada personāla apsekojumu.

EO ne ilgāk kā piecus gadus saglabās aptaujas atbildes, tostarp visus iespējamos persondatus, ko respondenti iesnieguši brīvā teksta lodziņos. Pēc tam dati tiks dzēsti.

Ārējais uzņēmums saglabās respondentu sniegtās atbildes tik ilgi, cik nepieciešams apsekojuma ziņojuma sagatavošanai, un ne ilgāk kā piecus gadus ^[2]. Pēc tam dati tiks dzēsti. Visas atbildes tiek uzskatītas par anonīmām, izņemot brīvā teksta lodziņus, ja respondenti tajās sniedz personas datus.

10. Datu saņēmēji:

Saņēmējs ir ārējs uzņēmums, kas atbild par aptaujas ziņojuma sagatavošanu.

Kopējie rezultāti (anonimizēti dati) tiks darīti zināmi arī darbiniekiem.

11. Vai notiek personas datu nosūtīšana uz trešām valstīm un/vai starptautiskām organizācijām? Neattiecas

12. Vispārīgs drošības pasākumu apraksts:

EO izmanto “LimeSurvey”, lai nosūtītu aptauju respondentiem un apkopotu atbildes. LimeSurvey ir iekšējs apsekojuma rīks, kas nodrošina, ka visi apstrādātie dati paliek drošā Eiropas Ombuda serverī un ka dati tiek aizsargāti, ievērojot stingrus drošības noteikumus.

Atbildes uz aptaujas jautājumiem neļauj identificēt datu subjektus, izņemot dažus gadījumus, kad respondenti var pievienot informāciju brīvā teksta laukā.

Aptaujā ir iekļauta šāda atruna: “Lai saglabātu dalībnieku anonimitāti, mēs nodrošinām, ka atbildes ir strukturētas tā, lai novērstu personu identificēšanu. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka daži brīvā teksta lauki ļauj personām brīvi ievadīt jebkādu informāciju, ko tās izvēlas, tostarp savu vai citu personu personas datus. Mēs stingri mudinām dalībniekus atturēties no jebkādas personiski identificējamas informācijas izpaušanas šajās jomās.”

13. Informācija par to, kā datu subjekti var īstenot savas piekļuves un labošanas tiesības un attiecīgā gadījumā dzēšanas, ierobežošanas un datu pārnesamības tiesības:

Attiecībā uz EO darbinieku e-pasta adresēm:

Darbinieki var lūgt piekļuvi saviem personas datiem un attiecīgajai informācijai par to, kā EO tos izmanto. Tās var arī pieprasīt labot jebkurus nepilnīgus vai neprecīzus datus, kas uz tām attiecas. Noteiktos apstākļos viņiem ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret to, ka EO izmanto viņu datus, pamatojoties uz viņu konkrēto situāciju, kā arī tiesības pieprasīt, lai EO dzēš viņu personas datus vai ierobežo to izmantošanu.

Uzņēmējs atbildēs uz pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

Attiecībā uz atbildēm uz aptaujas jautājumiem:

Kad respondenti ir iesnieguši atbildes uz aptaujas jautājumiem, tās kļūst par anonīmu informāciju. Tādējādi datu subjektu tiesības saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725 nav piemērojamas attiecībā uz aptaujas atbildēm. Atruna virs brīvā teksta lodziņiem sniedz respondentiem pietiekamu informāciju par riskiem, kas saistīti ar personas datu sniegšanu viņu atbildēs. Tā kā aptauja tiek veikta anonīmi, tehniski nav iespējams noteikt, “kas ko ir atbildējis”, ne arī piešķirt respondentiem tiesības piekļūt savām atbildēm, tās labot, iebilst pret tām, tās dzēst vai ierobežot.

Tomēr saskaņā ar konkrētiem regulā izklāstītiem nosacījumiem ikvienam datu subjektam ir tiesības piekļūt personas datiem, kas iekļauti kādā no brīvā teksta lodziņiem, tos labot, iebilst pret tiem, dzēst vai pieprasīt to ierobežošanu, ja tie attiecas uz datu subjektu. Šie pieprasījumi būtu jāadresē ārējam uzņēmumam, kas apstrādā aptaujas atbildes (info@incidence.be), vai uzņēmējam.

Darbinieki jebkurā laikā var lūgt biroja informāciju par savu personas datu apstrādi pa e-pastu (EO@ombudsman.europa.eu) vai sazinoties ar Administrācijas direktorātu. Dienesti atbildēs uz saviem pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā. Viņi var arī sazināties ar biroja datu aizsardzības speciālistu:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Ja viņi vēlas sūdzēties par to, kā EO apstrādā viņu personas datus, viņi var sazināties ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju (www.edps.europa.eu), rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu

Paziņojums par privātumu saistībā ar 2023. gada personāla apsekojumu Eiropas Ombuda birojā

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots apstrādes iemesls, tas, kā Eiropas Ombuds (EO) vāc un apstrādā visus sniegtos personas datus un nodrošina to aizsardzību, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības datu subjekti var izmantot attiecībā uz saviem datiem.

Pārzinis ir EO. Pārstrādātājs ir ārējs uzņēmums, kas atbild par aptaujas atbilžu apkopošanu un kopsavilkuma ziņojuma sagatavošanu.

1. Kādus personas datus apstrādās Eiropas Ombuds?

Aptauja ir anonīma. Aptaujas atbilžu reģistrā nav nekādas identificējošas informācijas par respondentiem.

EO apstrādā darbinieku profesionālās e-pasta adreses, lai varētu saņemt saiti uz aptauju.

EO biroja praktikanti nepiedalās darbinieku aptaujā.

Dažos gadījumos respondenti var pievienot informāciju brīvā teksta laukā. 

Norādījumos par aptauju būs iekļauta šāda īpaša atruna: lai saglabātu dalībnieku anonimitāti, mēs nodrošinām, ka atbildes ir strukturētas tā, lai novērstu personu identificēšanu. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka daži brīvā teksta lauki ļauj personām brīvi ievadīt jebkādu informāciju, ko tās izvēlas, tostarp savu vai citu personu personas datus. Mēs stingri mudinām dalībniekus atturēties no jebkādas personiski identificējamas informācijas izpaušanas šajās jomās.

Sniedzot komentārus brīvā teksta laukā, respondenti var pievienot informāciju. Šādos gadījumos pastāv iespēja identificēt konkrētus respondentus vai atklāt trešo personu personas datus atkarībā no tās informācijas satura, kuru tie izvēlas sniegt.

Šos personas datus var apstrādāt ārējais uzņēmums un EO birojs.

Ārējs uzņēmums sagatavos ziņojumu par apsekojumu un izplatīs to darbiniekiem un vadības komandai.

2. Kāpēc Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Kā norādīts iepriekšējā punktā, aptauja saglabā anonimitāti. Tomēr darbiniekiem ir iespēja brīvprātīgi izpaust savus personas datus vai trešo personu personas datus brīvā teksta lodziņos. Tikai šādos gadījumos ombuds var nejauši apstrādāt personas datus.

Eiropas Ombuda birojs plāno veikt darbinieku aptauju, lai apkopotu darbinieku atsauksmes par biroja organizāciju, darba apstākļiem, darba vidi un ētikas un labjutības jautājumiem. Mērķis ir noteikt jomas, kuras tiek uzskatītas par tādām, kas darbojas apmierinoši, kā arī jomas, kurās var būt vajadzīgi turpmāki pasākumi, un, ciktāl iespējams, salīdzināt rezultātus laika gaitā un ar citu iestāžu rezultātiem.

3. Kādi ir šo datu apstrādes juridiskie pamati un nepieciešamība?

Apstrāde ir vajadzīga, pamatojoties uz 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu (sabiedrības interesēs veikta uzdevuma izpilde).

Juridiskais pamats ir Civildienesta noteikumu 1.e panta 2. un 3. punkts .

4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

Pirmo personas datu kategoriju, proti, visu darbinieku e-pasta adreses, apstrādā Administrācijas direktorāts (IKT darbinieki) un projekta grupa (viens ĢS loceklis un cilvēkresursu grupas vadītājs).

Otro personas datu kategoriju, proti, tos, kurus darbinieki var iekļaut piezīmēs aptaujas brīvajā tekstā, var apstrādāt ārējais uzņēmums, kas atbild par aptaujas ziņojuma sagatavošanu, Administrācijas direktorāts (IKT darbinieki) un projekta grupa (viens ĢS loceklis un cilvēkresursu grupas vadītājs). Tiek uzskatīts, ka šis ārējais uzņēmums apstrādā tikai anonīmus datus, izņemot brīvā teksta lodziņus, ja respondenti sniedz personu identificējošu informāciju par sevi vai citiem.

5. Kas būs datu saņēmēji?

Saņēmējs ir ārējs uzņēmums, kas atbild par aptaujas ziņojuma sagatavošanu. Kopējie rezultāti (anonimizēti dati) tiks darīti zināmi arī darbiniekiem.

6. Cik ilgi dati tiks glabāti?

Ombuds glabā 1. punktā uzskaitītos personas datus (aptaujas respondentu e-pasta adreses) tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai attiecīgajiem darbiniekiem nosūtītu 2023. gada personāla apsekojumu.

Ārējais uzņēmums saglabās respondentu sniegtās atbildes tik ilgi, cik nepieciešams, lai sagatavotu apsekojuma ziņojumu, un ne ilgāk kā piecus gadus . Pēc tam dati tiks dzēsti. Visas atbildes tiek uzskatītas par anonīmām, izņemot brīvā teksta lodziņus, ja respondenti tajās sniedz personas datus.

7. Kā mēs aizsargājam jūsu datus?

EO izmanto “LimeSurvey”, lai nosūtītu aptauju respondentiem un apkopotu atbildes. LimeSurvey ir iekšējs apsekojuma rīks, kas nodrošina, ka visi apstrādātie dati paliek drošā Eiropas Ombuda serverī un ka dati tiek aizsargāti, ievērojot stingrus drošības noteikumus.

Atbildes uz aptaujas jautājumiem neļauj identificēt datu subjektus, izņemot dažus 1. daļā minētos gadījumus, kad respondenti var pievienot informāciju brīvā teksta laukā.

Tiks pievienota šāda atruna: “Lai saglabātu dalībnieku anonimitāti, mēs nodrošinām, ka atbildes ir strukturētas tā, lai novērstu personu identificēšanu. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka daži brīvā teksta lauki ļauj personām brīvi ievadīt jebkādu informāciju, ko tās izvēlas, tostarp savu vai citu personu personas datus. Mēs stingri mudinām dalībniekus atturēties no jebkādas personiski identificējamas informācijas izpaušanas šajās jomās.”

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

Attiecībā uz pirmo personas datu kategoriju, proti, visu darbinieku e-pasta adresēm:

Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem un attiecīgajai informācijai par to, kā EO tos izmanto.

Noteiktos apstākļos jums ir arī tiesības pieprasīt labot jebkurus nepilnīgus vai neprecīzus datus, kas attiecas uz jums. Jūs varat labot identifikācijas datus jebkurā laikā. Jums ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret to, ka EO izmanto jūsu datus, pamatojoties uz jūsu konkrēto situāciju.

Noteiktos apstākļos jums ir tiesības pieprasīt, lai uzņēmējs dzēš jūsu personas datus vai ierobežo to izmantošanu.

Uzņēmējs atbildēs uz pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

Attiecībā uz otro personas datu kategoriju, proti, atbildēm uz aptaujas jautājumiem:

Kad respondenti ir iesnieguši atbildes uz aptaujas jautājumiem, tās kļūst par anonīmu informāciju. Tādējādi datu subjektu tiesības saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725 nav piemērojamas attiecībā uz aptaujas atbildēm. Atruna virs brīvā teksta lodziņiem sniedz respondentiem pietiekamu informāciju par riskiem, kas saistīti ar personas datu sniegšanu viņu atbildēs. Tā kā aptauja tiek veikta anonīmi, tehniski nav iespējams noteikt, “kas ko ir atbildējis”, ne arī piešķirt respondentiem tiesības piekļūt savām atbildēm, tās labot, iebilst pret tām, tās dzēst vai ierobežot.

Tomēr saskaņā ar konkrētiem regulā izklāstītiem nosacījumiem ikvienam datu subjektam ir tiesības piekļūt personas datiem, kas iekļauti kādā no brīvā teksta lodziņiem, tos labot, iebilst pret tiem, dzēst vai pieprasīt to ierobežošanu, ja tie attiecas uz datu subjektu. Šie pieprasījumi būtu jāadresē ārējam uzņēmumam, kas apstrādā aptaujas atbildes.

9. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Jebkurā laikā varat nosūtīt ar datu aizsardzību saistītus jautājumus par 2023. gada personāla apsekojuma organizēšanu Eiropas Ombudam uz šādu adresi:

Eiropas ombuds

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbūras Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Jūs varat sazināties ar ārējo uzņēmumu, kas apstrādā aptaujas atbildes:

Geoffroy Comhaire kungs

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Beļģija

gcomhaire@incidence.be

Ir svarīgi norādīt, ka principā ārējais uzņēmums apstrādā tikai anonīmu informāciju, proti, informāciju, kas neattiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu vai personas datiem, ko sniedz anonīmi tādā veidā, ka datu subjekts nav vai vairs nav identificējams.

Jūs varat arī sazināties ar EO biroja datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz šādu adresi: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jūs jebkurā laikā varat iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, rakstot uz šādu adresi: EDAU@edps.europa.eu

 

[1] 1.e panta 2. un 3. punkts „2. Aktīvi nodarbinātiem ierēdņiem nodrošina darba apstākļus, kas atbilst attiecīgiem veselības un drošības standartiem, kuri ir vismaz līdzvērtīgi minimālajām prasībām, ko piemēro saskaņā ar pasākumiem, kuri šajās jomās pieņemti, ievērojot Līgumus. 3. Sociāla rakstura pasākumus, kas pieņemti saskaņā ar šo pantu, katra iestāde īsteno ciešā sadarbībā ar Personāla komiteju, pamatojoties uz ierosinātajām daudzgadu darbībām. Šos ierosinātos pasākumus katru gadu nosūta budžeta lēmējinstitūcijai saskaņā ar budžeta procedūru”.

[2] Skatīt Līguma vispārīgo noteikumu 21.2.13. pantu: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en