1. Šā ieraksta pēdējais atjauninājums: 14.11.2024

2. Atsauces numurs: 01/2023

Atsauce: Ares(2023)1412440

3. Pārziņa vārds, uzvārds un kontaktinformācija: Eiropas ombuds, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Atbildīgais dienests: Eiropas Ombuda Administrācijas direktorāts – Cilvēkresursu komanda – e-pasts: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Datu aizsardzības speciālista vārds, uzvārds un kontaktinformācija: Francesca PAVESI-

DAI vietnieks: Nicholas HERNANZ kungs

E-pasts: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Pārstrādātāja nosaukums un kontaktinformācija: Neattiecas

6. Kopīgā(-o) pārziņa(-u) nosaukums un kontaktinformācija: Eiropas Parlamenta Medicīniskās aprūpes dienests (EP)

Saprātīgas izmitināšanas pieprasījuma gadījumā EP Medicīniskās aprūpes dienests izvērtēs apliecinošos dokumentus, lai noteiktu saprātīgu pielāgojumu pieprasījumu pamatotību, un ierosinās EO nepieciešamos pasākumus.

E-pasts: bmedical@ep.europa.eu

7. Apstrādes nolūks(-i): identificēt kandidātus personu ar invaliditāti stažēšanās programmai EO birojā un veikt attiecīgo atlases procedūru.

Juridiskais pamats ir Eiropas Ombuda 2023. gada 13. februāra Lēmums par stažēšanos, Eiropas Ombuda paziņojums par personu ar invaliditāti stažēšanos 2023. gadā un Eiropas Savienības Civildienesta noteikumu un Savienības pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtības [1] 1.d panta 4. punkts par saprātīgiem pielāgojumiem.

Kandidāti sniedz savus datus, izmantojot tiešsaistes (tīmekļa vietnes) pieteikšanās rīku. Atlases procedūras veikšanai dati tiek importēti IT rīkā, kas paredzēts procedūras atbalstam un atvieglošanai.

8. Datu subjektu kategoriju un personas datu kategoriju apraksts:

-Datu subjektu kategorijas: personas, kas kandidē uz stažēšanos, ko piedāvā personām ar invaliditāti;

Personas datu kategorijas:

• pamatinformācija par personu (vārds, uzvārds, valstspiederība, dzimšanas datums, e-pasts, dzīvesvietas pilsēta un valsts, tālrunis);
• C.V. ietvertā informācija (izglītība, darba pieredze, valodas prasme);
• dokuments(-i), kas apliecina invaliditāti (piemēram, dokuments, ko izdevusi valsts vai reģionāla iestāde vai akreditēta struktūra ES dalībvalstī, ES invaliditātes karte, nesen izdota ārsta izziņa)
• attiecīgā gadījumā — pieprasījums pēc saprātīgiem izmitināšanas pasākumiem saistībā ar darbu stažēšanās laikā, kam pievienots pienācīgs pamatojums par vajadzību pēc saprātīgiem izmitināšanas apstākļiem [2];
• pieteikuma iesniedzēja diplomu, grādu vai sertifikātu kopijas.

9. Datu glabāšanas un, ja iespējams, dzēšanas termiņš:

• Kandidātu dati, kas iesniegti tiešsaistes (tīmekļa vietnes) pieteikšanās rīkā, tiek glabāti viņu tiešsaistes personīgajā kontā divus gadus, ja kandidāti vēlas pieteikties uz turpmāku stažēšanos. Kandidāti jebkurā laikā var lūgt uzņēmējam dzēst savu kontu. Ja stažēšanās kandidāti divu gadu laikā nepievienojas savam kontam, konts un tajā ietvertie dati tiek automātiski dzēsti pēc tam, kad pieteikuma iesniedzējam ir nosūtīts paziņojuma e-pasts.
• Uz atlases rīku pārsūtītie dati par neizraudzītajiem kandidātiem tiek dzēsti deviņus mēnešus pēc tā stažēšanās perioda beigām, par kuru dati tika vākti. Dati par stažēšanās vajadzībām atlasītajiem kandidātiem tiek dzēsti divus gadus pēc stažēšanās perioda beigām.

10. Datu saņēmēji:

EO, ģenerālsekretārs (attiecīgā gadījumā), administrācijas direktors, prakses speciālists, Cilvēkresursu nodaļas vadītājs, izmeklēšanas nodaļu vadītāji, kandidātu novērtēšanā iesaistītie darbinieki un IKT nozare.

Saprātīga pielāgojuma pieprasījuma gadījumā EP Medicīniskās aprūpes dienests izvērtēs apliecinošos dokumentus, lai noteiktu pieprasījuma derīgumu, un ierosinās EO nepieciešamos pasākumus. Iesniegtie dokumenti ir pieejami tikai Medicīniskās aprūpes dienestam.

11. Vai notiek personas datu nosūtīšana uz trešām valstīm un/vai starptautiskām organizācijām? Neattiecas

12. Vispārīgs drošības pasākumu apraksts:

Dati tiek vākti tiešsaistē drošā režīmā. Piekļuvi datiem, izmantojot tiešsaistes veidlapu, aizsargā pieteikuma iesniedzēja izvēlēta parole.

Elektroniskie dati tiek glabāti tiešsaistes lietojumprogrammu rīkā, uzņēmēja serveros, un tas nozīmē, ka tos aizsargā daudzi drošības pasākumi, ko IKT nozare ieviesusi, lai aizsargātu iestādes elektroniskā īpašuma integritāti un konfidencialitāti.

Tikai Cilvēkresursu nodaļas darbiniekiem būs piekļuve dokumentiem, kas apliecina invaliditāti. Pārējiem darbiniekiem vai Atlases komitejas locekļiem nav piekļuves.

Atlasītie praktikanti, kuriem nepieciešama pienācīga izmitināšana, sniedz EP Medicīniskās aprūpes dienestam informāciju par attiecīgo pieprasījumu un apliecinošajiem dokumentiem. Tā veic AI kārtības pieprasījuma iepriekšēju novērtējumu un iesniedz savu ziņojumu Ombuda cilvēkresursu dienestiem.

13. Informācija par to, kā datu subjekti var īstenot savas piekļuves un labošanas tiesības un attiecīgā gadījumā dzēšanas, ierobežošanas un datu pārnesamības tiesības [3]:

Kandidātiem ir tiesības piekļūt saviem personas datiem un attiecīgajai informācijai par to, kā mēs tos izmantojam. Viņiem ir arī tiesības pieprasīt labot jebkurus nepilnīgus vai neprecīzus datus, kas uz viņiem attiecas, ar nosacījumu, ka tiek aizsargāta kandidātu novērtējumā iesaistīto darbinieku apspriežu un lēmumu pieņemšanas konfidencialitāte, kā arī citu kandidātu tiesības. Kandidāti var labot identifikācijas datus jebkurā procedūras brīdī. Attiecībā uz datiem, kas saistīti ar pieņemamības vai novērtēšanas kritērijiem, tiesības labot datus var izmantot līdz pieteikumu iesniegšanas termiņa beigām.

Kandidātiem ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret to, ka Eiropas Ombuds izmanto viņu datus, pamatojoties uz viņu konkrēto situāciju. Noteiktos apstākļos viņiem ir tiesības pieprasīt, lai mēs dzēšam viņu personas datus vai ierobežojam to izmantošanu. Kandidāti jebkurā laikā var lūgt Administrācijas direktorāta Cilvēkresursu grupas informāciju par savu personas datu apstrādi pa e-pastu: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Viņi var arī sazināties ar biroja datu aizsardzības speciālistu pa e-pastu dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Ja viņi vēlas sūdzēties par to, kā EO apstrādā viņu personas datus, viņi var sazināties ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju (www.edps.europa.eu), rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu

Datu subjekti tiek informēti par savām tiesībām, izmantojot paziņojumu par privātumu, kas pieejams šādā tīmekļa vietnē: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Sk. CN 1.d panta 4. punktu: (...) Saprātīgi pielāgojumi saistībā ar darba pamatfunkcijām ir atbilstīgi pasākumi, ja tādi vajadzīgi, lai persona ar invaliditāti varētu dabūt darbu, strādāt vai tikt paaugstināta amatā, vai piedalīties apmācībā, ja vien šādi pasākumi neuzliek nesamērīgu slogu darba devējam.”

[2] Tikai atlasītajam kandidātam tiks lūgts iesniegt attiecīgos apliecinošos dokumentus, lai pamatotu savu pieprasījumu veikt saprātīgus pielāgojumus. EP Medicīniskās aprūpes dienests izvērtēs apliecinošos dokumentus, lai noteiktu, vai pieprasījums veikt saprātīgus pielāgojumus ir pamatots, un ierosinās EO nepieciešamos pasākumus.

[3] Apsveriet iespēju publicēt paziņojuma par privātumu attiecīgo daļu un norādīt saiti. Sk. Regulas 2018/1725 15. un 16. pantu par datu subjektam(-iem) sniedzamo informāciju un 17.–22. pantu par datu subjektu tiesībām: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725