Sūdzības iesniedzējs, žurnālists, lūdza Eiropas Komisiju piešķirt publisku piekļuvi īsziņai, ko ES valsts vadītājs nosūtījis Komisijas priekšsēdētājam par ES un Mercosur tirdzniecības sarunām. Komisija apstiprināja, ka tās priekšsēdētājs ir saņēmis īsziņu, bet norādīja, ka īsziņa ir saņemta, izmantojot tūlītējās ziņojumapmaiņas lietotni “Signal”, kurai bija aktivizēta funkcija “pazudušie ziņojumi”. Līdz ar to Komisija secināja, ka tās rīcībā nav dokumentu, uz kuriem attiecas pieprasījums.

Pēc tikšanās ar Komisijas pārstāvjiem un ar piekļuves pieprasījumu saistīto dokumentu pārbaudes ombuds nevarēja izslēgt iespēju, ka ziņojums tika automātiski dzēsts pēc tam, kad pieprasījums jau bija saņemts. Viņa arī konstatēja, ka Komisijas priekšsēdētāja kabinets 15 mēnešus nav atbildējis uz sūdzības iesniedzēja lūgumu. Rezultātā ombuds secināja, ka veids, kādā Komisija ir apstrādājusi šo pieprasījumu, ir uzskatāms par administratīvu kļūmi.

Lai novērstu šo trūkumu, ombude ieteica Komisijai pārskatīt un uzlabot publiskās piekļuves pieprasījumu izskatīšanu, iesaistot priekšsēdētāja vai jebkura komisāra kabinetu. Turklāt viņa ierosināja Komisijai pielāgot savus iekšējos noteikumus, lai nodrošinātu, ka dokumenti, uz kuriem attiecas publiskas piekļuves pieprasījumi, tiek saglabāti un ka Komisija saprātīgā laikposmā pienācīgi glabā visus teksta un tūlītējos ziņojumus, ar kuriem apmainās valstu vai valdību vadītāji vai ministri un Komisijas locekļi.