Geert Dancet Europos cheminių medžiagų agentūros (ECHA) vykdomasis direktorius P.O. Box 400 Annankatu 18 FIN-00121 Helsinki FINLANDE

 

Strasbūras, 2012 m. rugsėjo 17 d.

Agentūros vizitas OI/12/2012/EIS – Vizitas į Europos cheminių medžiagų agentūrą (ECHA)

Gerbiamasis pone Dancet,

2011 m. gegužės mėn. pradėjau vykdyti vizitų į ES agentūras programą, kurios tikslas – nustatyti ir skleisti geriausią patirtį, susijusią su jų santykiais su piliečiais. Iš pradžių tris kartus lankiausi ES agentūrose Jungtinėje Karalystėje, t. y. Europos bankininkystės institucijoje, Europos vaistų agentūroje ir Europos policijos koledže. Vėliau, 2011 m. birželio 1 d., Briuselyje susitikau su visų ES agentūrų vadovais ir turėjau galimybę juos išsamiau supažindinti su šia iniciatyva. 2011 m. spalio ir lapkričio mėn. lankiausi atitinkamai Europos aplinkos agentūroje Kopenhagoje, Europos narkotikų ir narkomanijos stebėsenos centre ir Europos jūrų saugumo agentūroje Lisabonoje. 2012 m. vasario mėn. lankiausi Europos profesinio mokymo plėtros centre Salonikuose, o gegužės mėn. – Europos gyvenimo ir darbo sąlygų gerinimo fonde Dubline. 2012 m. birželio mėn. lankiausi Eurojuste ir Europole Hagoje ir Europos sisteminės rizikos valdyboje Frankfurte. Galiausiai 2012 m. liepos mėn. lankiausi Europos tinklų ir informacijos apsaugos agentūroje (ENISA) Eraklione (Kreta). Informaciją apie mano ankstesnius apsilankymus ES agentūrose galima rasti šiame mano svetainės puslapyje:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

2012 m. spalio 5 d. būsiu Helsinkyje ir norėčiau pasinaudoti šia galimybe apsilankyti ECHA ir mielai susitiksiu su atitinkamais Agentūros vadovybės nariais. Atsižvelgiant į tokio vizito pobūdį, atrodo tikslinga kreiptis į jus, kaip į ECHA vykdomąjį direktorių. Siekdamas padėti jums pasirengti tam, kas, mano įsitikinimu, bus naudingas ir konstruktyvus pasikeitimas nuomonėmis, prie šio laiško pridedu priedą, kuriame pateikiamas a) mūsų posėdžio programos projektas ir b) informacija, susijusi su tokio vizito procedūriniais aspektais.

Atkreipiu dėmesį į tai, kad po neoficialių mūsų biurų susitikimų, vykusių 2012 m. spalio 5 d., penktadienį (9.30–12.30 val.), buvo susitarta dėl abiem pusėms patogios mūsų susitikimo, kuriame, kaip suprantu, jūsų direktoriaus pavaduotojas Jukka Malm, jums nedalyvaujant, atstovaus ECHA vadovybei, datos.

Vizito ECHA metu mane lydės teisės pareigūnė Eija Salonen, kuri bus kontaktinis asmuo organizaciniais mūsų susitikimo klausimais. Jos kontaktiniai duomenys: [e. paštas], tel. + 33 3 88 17 24 29. Iš neoficialių mūsų biurų kontaktų taip pat suprantu, kad jūsų agentūros atstovė Minna Heikkilä bus ECHA kontaktinis asmuo, kuris palaikys ryšius su M. Salonen dėl visų būtinų parengiamųjų darbų.

Atkreipiame dėmesį į tai, kad po mūsų posėdžio taip pat norėčiau susitikti su ECHA Personalo komitetu. Tai daroma atsižvelgiant į Agentūros personalo komitetų asamblėjos (AASC) prašymą sistemingai susitikti su ES agentūrų personalo komitetais, kuriuos aplankau atlikdamas tyrimus savo iniciatyva.

Norėčiau dar kartą padėkoti, kad sutikote surengti šį vizitą, ir nekantriai laukiu susitikimo (jūsų nesant) su direktoriaus pavaduotoju ir kolegomis bei bendradarbiavimo su jumis visais, nes esu tikras, kad tai bus vaisingas keitimasis nuomonėmis įvairiais klausimais, įtrauktais į mūsų posėdžio darbotvarkės projektą. Taip pat norėčiau padėkoti ECHA vadovybei už tai, kad organizavo praktinius mano susitikimo su Agentūros personalo komitetu aspektus.

Nuoširdžiai Jūsų,

P. Nikiforos Diamandouros

Priedas. 1

PRIEDAS. Vizito procedūriniai aspektai ir darbotvarkės projektas

Dėl procedūrinių aspektų

Europos ombudsmeno vizitai oficialiai vykdomi remiantis jo kompetencija atlikti tyrimus savo iniciatyva. Todėl korespondencijai, susijusiai su šiuo vizitu, bus suteiktas registracijos numeris tokiems savo iniciatyva atliekamiems tyrimams (OI/12/2012/EIS). Ombudsmenas būtų dėkingas, jei ECHA savo korespondencijoje dėl vizito nurodytų šį nuorodos numerį.

Tyrimas savo iniciatyva, be kita ko, reiškia, kad tokiems tyrimams taikomos įprastos procedūrinės garantijos. Tai, be kita ko, agentūros teisė prašyti Europos ombudsmeno konfidencialiai tvarkyti informaciją ir dokumentus (žr. ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 5.1, 5.2 ir 14.2 straipsnius):  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Ombudsmenas ne tik informuoja agentūrą, kurioje bus lankomasi, apie klausimus, kuriuos jis ketina iškelti, bet ir gali paprašyti jos iš anksto pateikti tam tikrą svarbią informaciją ir (arba) dokumentus.

Po kiekvieno vizito ombudsmenas raštu informuos agentūrą apie savo išvadas. Jei jis pateikia konkrečių pasiūlymų, jis paprastai paprašo agentūros informuoti jį apie tolesnius veiksmus, kurių ji siūlo imtis. Priklausomai nuo agentūros atsakymo, ombudsmenas arba apsvarstys galimybę užbaigti tyrimą, arba imsis tolesnių veiksmų, pavyzdžiui, paskelbs oficialias rekomendacijas.

Prašytume atkreipti dėmesį į tai, kad šio vizito parengiamasis raštas ir šis priedas bus paskelbti Europos ombudsmeno interneto svetainėje. Jei po apsilankymo ombudsmenas nusprendžia teikti pasiūlymus Agentūrai, tame puslapyje taip pat skelbiamas pranešimas, kuriame pateikiami tokie pasiūlymai, Agentūros atsakymas, bet kokia tolesnė korespondencija ir ombudsmeno galutinės rašytinės išvados. Šie mainai bus skelbiami šiame ombudsmeno interneto svetainės puslapyje: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Dėl darbotvarkės klausimų

 Kalbant apie 2012 m. spalio 5 d. vizito turinį, Europos ombudsmenas norėtų aptarti šias temas:

• viešųjų paslaugų principai;
• pradiniai ECHA ryšiai su visuomene;
• Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė ;
• įdarbinimas;
• konkursai ir sutartys;
• Interesų konfliktai; ir
• Informavimas apie pažeidimus.

Konkretūs klausimai, kuriuos ombudsmenas norėtų nagrinėti pagal kiekvieną temą, yra šie:

1.Viešųjų paslaugų principai

2012 m. liepos 10 d. informavau ECHA apie tai, kad paskelbti penki viešosios tarnybos principai, kuriais turėtų vadovautis ES tarnautojai. Man būtų įdomu sužinoti, ar Agentūra ėmėsi arba planuoja imtis veiksmų siekdama užtikrinti, kad a) visi jos darbuotojai būtų informuoti apie principus ir b) šie principai būtų paskelbti jos interneto svetainėje, kad visuomenė būtų informuota, jog Agentūra jų laikosi.

2. Pirmieji kontaktai su visuomene

Viena iš pagrindinių ombudsmeno užduočių – užtikrinti, kad ES administracija būtų atvira, paslaugi ir veiksmingai tvarkytų ryšius su piliečiais. Atitinkami pagrindiniai principai nustatyti Europos gero administracinio elgesio kodekse (angl. ECGAB). Šis klausimas tebėra svarbus mūsų kasdieniame darbe, o tai rodo, kad ES administracija vis dar susiduria su tam tikrais iššūkiais šioje srityje. Prireikus Europos ombudsmenas stengiasi greitai išspręsti skundus, susijusius su skundais dėl piliečių pradinių ryšių su administracija. Paprastai tai reiškia, kad mano tarnybos susisiekia su atitinkamu asmeniu telefonu.

Suprantu, kad 2008 m. spalio mėn. Lisabonoje vykusiame agentūrų vadovų susitikime visos ES agentūros sutarpriimti Europos gero administracinio elgesio kodeksą. ECHA interneto svetainėje radau nuorodą į jos gero administracinio elgesio kodeksą [1] (toliau - ECHA kodeksas). Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad ECHA kodeksas iš esmės atspindi Europos gero administracinio elgesio kodekse (ECGAB) nustatytus principus. Tačiau, pavyzdžiui, ECHA kodekse nėra nuorodos į ombudsmeną, kiek tai susiję su nuostata, atitinkančia ECGAB 19 straipsnį (nurodomos apskundimo galimybės). Šiuo atžvilgiu būčiau dėkingas, jei ECHA paaiškintų, kaip ji vertina šių dviejų kodeksų ryšį ir ar ji ketina savo interneto svetainėje paskelbti ir ECGAB. Taip pat būčiau dėkingas, jei sužinotumėte daugiau apie tai, kaip ECHA užtikrina, kad ECHA darbuotojai laikytųsi Kodekse nustatytų principų. Nepavyko rasti nuorodų į šį klausimą ECHA interneto svetainėje, todėl būčiau dėkingas už pristatymą šiuo klausimu.

3. Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė

Europos ombudsmenas taip pat teikia pirmenybę skaidrumo skatinimui ir atskaitomybės didinimui ES administracijoje. Šis reikalavimas, be kita ko, atsispindi ES teisės aktuose dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, kuriuose ombudsmenas aiškiai minimas kaip peržiūros institucija. Tai taip pat atsispindi plačiuose ombudsmeno tyrimo įgaliojimuose, kurie suteikia mums galimybę nuodugniai išsiaiškinti mūsų tyrimuose iškeltus faktus ir klausimus.

Todėl būčiau dėkingas, jei daugiau sužinotumėte šiais klausimais:

a) Pažymiu, kad ECHA interneto svetainėje yra skyrius apie galimybę susipažinti su agentūros turimais dokumentais. Tačiau būčiau dėkingas, jei sužinotumėte, kaip ECHA praktiškai nagrinėja prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais. Kokios yra jos taisyklės, gairės ir (arba) praktinė tokių prašymų nagrinėjimo tvarka? Pateikite pavyzdžių, pavyzdžiui, pagrindinę korespondenciją Agentūrai tvarkant tris paskutines paraiškas dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, nagrinėjamas pagal atitinkamas ECHA taisykles ir (arba) Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001. (Šiuose pavyzdžiuose pateiktų ECHA sprendimų esmė nebus nagrinėjama, nes tai nėra šio vizito tikslas.)

b) Ar ECHA rengia metinę ataskaitą (vidaus ar išorės) apie tai, kaip ji tvarko visuomenės teisę susipažinti su dokumentais?

c) Ar ECHA tvarko arba ketina tvarkyti viešąjį registrą, kaip tai suprantama pagal Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 11 straipsnį?

d) ECHA tvarko labai daug informacijos ir duomenų. Jos interneto svetainė yra patogi naudoti ir joje pateikiama daug duomenų, leidinių ir informacijos, susijusių su pagrindine ECHA veikla. Reglamentas (EB) Nr. 1049/2001 griežtai taikomas tik „dokumentams“. Kaip ECHA nagrinėja prašymus pateikti informaciją? Pateikite mums informacijos apie atsiliepimus, kuriuos ECHA tarnybos gauna iš naudotojų ir suinteresuotųjų subjektų dėl prieigos prie informacijos.

4. Atranka ir įdarbinimas

Sprendimų dėl atrankos ir įdarbinimo turinio atžvilgiu ombudsmenas laikosi panašaus požiūrio kaip ir ES teismai. Tai, be kita ko, reiškia, kad jis pripažįsta labai didelę administracijos veiksmų laisvę atrenkant savo darbuotojus.

Kalbant apie atrankos ir įdarbinimo procedūrinius aspektus, ombudsmenas labai aktyviai dirbo, kad padidintų ES įdarbinimo skaidrumą. Pavyzdžiui, dėl to padidėjo atrankos komisijų narių vardų ir pavardžių skaidrumas ir parengti išsamesni vertinimo lapai, kuriuose kandidatams pateikiama daugiau informacijos apie tai, kaip jie buvo vertinami.

ECHA savo interneto svetainės skirsnyje „Darbo vietos“paskelbė informaciją apie savo laikinųjų darbuotojų ir sutartininkų įdarbinimo politiką ir procedūras (ECHA šiuo metu neturi nuolatinių pareigūnų). Būčiau dėkingas, jei papildomai paaiškintumėte šiuos klausimus:

a) Kaip ECHA užtikrina veiksmingą bendravimą su kandidatais per atrankos procedūras dėl jų paraiškų statuso ir (arba) atrankos procedūros rezultatų?

b) Ar kandidatams žinomos atrankos komisijos narių pavardės?  Kokiu mastu ECHA suteikia kandidatams galimybę susipažinti su jų paraiškų vertinimais?

c) Kokiu mastu ECHA ieško greitesnių ir mažiau formalių priemonių ginčams dėl atrankos ir įdarbinimo sprendimų spręsti, palyginti su Tarnybos nuostatų 90 straipsnyje numatytomis priemonėmis?

d) Ar ECHA savo korespondencijoje sistemingai informuoja kandidatus, kad jie gali pateikti skundą ombudsmenui, kaip numatyta minėto Europos gero administracinio elgesio kodekso 19 straipsnyje ir ECHA gero administracinio elgesio kodekse?

5. Pasiūlymai ir sutartys

Peržiūros lygmeniu ginčus, susijusius su sprendimais dėl konkurso ir sutartiniais santykiais, dažniausiai nagrinėja teismai. Tačiau per daugelį metų didelė ombudsmeno bylų dalis taip pat buvo susijusi su šiomis sritimis. Kalbant apie pasiūlymus, ombudsmenas semiasi įkvėpimo iš Audito Rūmų požiūrio, t. y. pripažinti didelę administracijos veiksmų laisvę vertinant esminius pasiūlymų aspektus, kartu atidžiai tikrinant, ar ji tinkamai ir tinkamai motyvavo savo sprendimus ir ar ji tinkamai paisė taikomų procedūrų ir teisių į informaciją. Kiek tai susiję su sutartiniais ginčais, ombudsmenas pats nevertina, ar buvo pažeista sutartis. Tačiau jis nuodugniai išnagrinėja, ar administracija tinkamai motyvavo savo poziciją, taip pat nagrinėja administracinių veiksmų ar neveikimo sąžiningumą.

Atkreipiu dėmesį į tai, kad ECHA svetainėje yra skirsnis „Viešieji pirkimai“. Šiuo atžvilgiu mano klausimai yra šie:

a) Kaip ECHA sprendžia su šiomis sritimis susijusius ginčus?

b) Ar konkurso dalyviams ir rangovams pranešta, kad jie gali pateikti skundą ombudsmenui?

6. Interesų konfliktai

Interesų konfliktų vengimas yra svarbus antrojo viešųjų paslaugų principo aspektas: vientisumas. Interesų konfliktai kyla, kai viešojo administravimo srityje dirbantys asmenys gali būti laikomi turinčiais netinkamą asmeninį interesą jų nagrinėjamame reikale. Tokie konfliktai turi būti tinkamai sprendžiami, kad būtų užtikrintas objektyvus sprendimų priėmimas ir padidintas visuomenės pasitikėjimas administracija. Pastarojo meto įvykiai ir atvejai rodo, kad ES administracija akivaizdžiai nepasitiki visišku visuomenės pasitikėjimu šiuo klausimu.

Atkreipiu dėmesį į tai, kad ECHA savo interneto svetainės skirsnyje „Procedūros ir politika“ paskelbė savo galimų interesų konfliktų valdymo politiką [2], taip pat ECHA direktorių, vadovų ir kitų vyresniųjų darbuotojų metines interesų deklaracijas.

Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta, norėčiau sužinoti, kokias papildomas konkrečias priemones ECHA taiko, kad išvengtų interesų konfliktų šiose srityse:

a) Darbuotojų, įskaitant vyresniuosius darbuotojus, įdarbinimas

b) Dabartiniai ir buvę darbuotojai, visų pirma susiję su išorės veikla jų tarnybos ECHA metu ir jai pasibaigus (žr., pvz., Tarnybos nuostatų 11, 11a, 12b ir 16 straipsnius).

7. Informavimas apie pažeidimus

Tarnybos nuostatų 22a ir 22b straipsniai paprastai vadinami informatorių nuostatomis. Šių nuostatų struktūra yra dvejopa: a) pareiga pranešti apie rimtus pažeidimus savo institucijai arba, tam tikromis sąlygomis, OLAF ir b) teisė taip pat pranešti apie tai tam tikrų kitų ES institucijų pareigūnams, jei laikomasi konkrečių reikalavimų [3]. ir 22b straipsniuose apibrėžiamos aplinkybės, kuriomis pranešėjai yra apsaugoti nuo institucijos, kurioje jie dirba, atsakomųjų veiksmų. Pagal 22a straipsnį atitinkamai institucijai neleidžiama imtis veiksmų informaciją atskleidusio pareigūno nenaudai, jeigu jis veikė pagrįstai ir sąžiningai. 22b straipsniu ši apsauga išplečiama pareigūnui, kuris toliau atskleidžia informaciją vienam ar daugiau iš penkių jame nurodytų pareigūnų, t. y. Europos Parlamento, Komisijos, Tarybos, Audito Rūmų pirmininkams arba Europos ombudsmenui.

Būčiau dėkingas, jei ECHA pateiktų informaciją apie bet kokią vidaus informavimo apie pažeidimus tvarką ir apie bet kokią su pranešėjais susijusią patirtį.