ES agentūros atlieka pagrindinį vaidmenį įgyvendindamos ES politiką ir teikdamos technines, mokslines ir teisines ekspertines žinias pagrindiniuose sektoriuose. Bet koks suvokimas, kad jų valstybės tarnautojai siekia privačių interesų, prieštaraujančių jų pareigoms, gali pakenkti visuomenės pasitikėjimui jų darbu. Europos ombudsmenas nuolat pabrėžia „sukamųjų durų“ reiškinio, kai darbuotojai pereina prie išorės funkcijų, visų pirma privačiajame sektoriuje, riziką. Kaip matyti iš naujausių tyrimų, net nedidelis skaičius didelio atgarsio sulaukusių bylų gali sukelti visuomenės nerimą ir pakenkti reputacijai.

Be to, ES administracija turi pritraukti kvalifikuotų specialistų, kad jie galėtų įgyvendinti tokius prioritetus kaip tvarumas, skaitmeninimas ir saugumas. Tokios priemonės kaip veiklos pertraukos laikotarpiai ir darbo apribojimai gali turėti įtakos karjeros lankstumui, ypač tokiose srityse kaip teisė, finansai ar technologijos.

Atsižvelgiant į tai, atliekant šį tyrimą sisteminiu požiūriu nagrinėta, kaip ES agentūros nagrinėja „sukamųjų durų“ reiškinio atvejus. Buvo siekiama nustatyti gerąją patirtį ir galimus taikomos politikos ir praktikos trūkumus. Šiuo tikslu ombudsmenė atliko išsamią 15 ES agentūrų taikomos politikos peržiūrą ir patikrino 54 bylas, susijusias su atskirais atvejais, kuriuos nagrinėjo devynios ES agentūros. Ombudsmeno tyrimo grupė susitiko su penkių ES agentūrų atstovais, kad išsiaiškintų neišspręstus klausimus.

Beveik visos ES agentūros, pateikusios dokumentus ombudsmenui, teigė, kad jos patvirtino Europos Komisijos požiūrį į teisinių įsipareigojimų, susijusių su darbuotojų perėjimu į privačiojo sektoriaus pareigas išvykstant arba nemokamų atostogų metu, įgyvendinimą. Tačiau ombudsmenė nustatė, kad kai kurios ES agentūros turi išsamesnes ir išsamesnes šių teisinių įsipareigojimų įgyvendinimo gaires nei kitos. Ombudsmeno nustatyti skirtumai yra susiję su tuo, kaip agentūros nagrinėja pavėluotus arba neišsamius pranešimus apie veiklą baigus tarnybą, kaip agentūros vertina tokius pranešimus, nustatytų rizikos mažinimo priemonių pobūdį, sprendimų dėl veiklos baigus tarnybą, apie kurią pranešta, skaidrumą ir kaip stebima, kaip vykdomos iš jų kylančios pareigos, taip pat su tuo, kaip agentūros moko darbuotojus vykdyti savo etikos pareigas.

Be to, ombudsmenė nustatė, kad taisyklės ir politika, reglamentuojančios ne darbuotojų, t. y. agentūrų valdančiųjų tarybų ar stebėtojų tarybų narių, veiklą pasibaigus kadencijai, labai skiriasi. Daugumą agentūrų valdybos narių skiria nacionalinės valdžios institucijos ir jie atstovauja atitinkamoms valstybėms narėms, o tai reiškia, kad jiems ir toliau taikomos nacionalinės etikos taisyklės, kurios įvairiose valstybėse narėse skiriasi. Siekiant spręsti galimų interesų konfliktų ir žalos reputacijai dėl „sukamųjų durų“ reiškinio problemą, tik keletas šiame tyrime nagrinėtų ES agentūrų valdymo organų priėmė politiką, kuria reglamentuojama (buvusių) valdybos narių veikla pasibaigus kadencijai.

Siekdama padėti ES agentūroms toliau griežtinti savo taisykles dėl „sukamųjų durų“ reiškinio, ombudsmenė nustatė keletą gerosios patirties gairių:

• Tvirta sąžiningumo sistema prasideda nuo prevencijos: labai svarbu aprūpinti darbuotojus ir valdybos narius aiškiomis gairėmis, reguliariais mokymais ir nuolatinėmis informuotumo didinimo iniciatyvomis, kad būtų užtikrintas visapusiškas etikos pareigų supratimas.
• Tai sustiprina patikimos standartinės veiklos procedūros, taikomos „sukamųjų durų“ reiškinio atvejais, kuriomis užtikrinamas aiškus, laipsniškas požiūris į pranešimus, vertinimus ir atitiktį.
• Būtina iš anksto nustatyti skaidrius kriterijus, pagal kuriuos būtų ribojamos pareigos baigus tarnybą arba pasibaigus kadencijai, kad asmenys, prieš prisijungdami prie sistemos, gerai žinotų apie apribojimus.
• Kai pranešama apie perėjimą į privatųjį sektorių, agentūros turėtų veikti greitai – atlikti išsamius rizikos vertinimus, nustatyti galimus interesų konfliktus ir imtis neatidėliotinų atsargumo priemonių, pavyzdžiui, prireikus panaikinti prieigos teises arba perskirti pareigas.
• Sprendimų priėmimas turėtų būti sąžiningas, skaidrus ir gerai dokumentuotas, kad asmenys galėtų teikti pastabas dėl siūlomų apribojimų, kartu užtikrinant, kad rizika būtų veiksmingai valdoma taikant proporcingas priemones, pavyzdžiui, veiklos pertraukos laikotarpius, lobistinės veiklos draudimus arba, kai reikia, tiesioginius draudimus.
• Laiku priimtuose motyvuotuose sprendimuose turi būti aiškiai apibrėžtos teisės apskųsti sprendimą.
• Atskaitomybė priklauso ne tik nuo kruopštaus sprendimų priėmimo, bet ir nuo griežto vykdymo užtikrinimo. Tai apima leidžiamos veiklos santraukų skelbimą, aktyvią nustatytų sąlygų laikymosi stebėseną ir konfidencialumo įsipareigojimų laikymąsi.
• Įtarus pažeidimus, agentūros turi skubiai reaguoti – nustatyti faktus ir rimtais atvejais taikyti drausmines priemones, kad išlaikytų pasitikėjimą ir apsaugotų institucinį vientisumą.

Ombudsmenė daro išvadą, kad ES agentūros gali daug ko pasimokyti iš viena kitos praktikos. Ombudsmenė ketina taikyti šias gerosios patirties gaires byloms, į kurias jai gali būti atkreiptas dėmesys ateityje.

Byla buvo susijusi su tuo, kaip Europos Komisija (ES delegacija Afrikos Sąjungoje) nagrinėjo dotacijos paraišką, ir su susirūpinimu dėl galimo interesų konflikto.

Skundo pateikėjas dalyvavo kvietime teikti pasiūlymus dėl visos Afrikos rinkimų pajėgumų rėmimo projekto. Delegacija atmetė skundo pateikėjos paraišką, nes ji siekė gauti ES finansavimą, viršijantį didžiausią pagal kvietimą teikti pasiūlymus leidžiamą procentinę dalį. Skundo pateikėjas teigė, kad tai buvo spausdinimo klaida ir kad delegacija turėjo paprašyti paaiškinimų, o ne atmesti jo paraišką. Skundo pateikėjas taip pat teigė, kad ekspertas, dalyvavęs rengiant pagal šį kvietimą finansuojamą projektą, dirbo subjektui, kuris pateikė paraišką pagal kvietimą.

Ombudsmenė nustatė, kad Komisija, remdamasi savo vidaus gairėmis, turėjo laikyti skundo pateikėjo klaidą „akivaizdžia korektūros klaida“, ir paprašė skundo pateikėjo paaiškinti ir (arba) ištaisyti skundo pateikėjo klaidą. Ji taip pat nustatė, kad Komisija tinkamai neįvertino skundo pateikėjo teiginių dėl galimo interesų konflikto. Šie du trūkumai buvo susiję su netinkamu administravimu. Dėl abiejų išvadų ombudsmenė laikėsi nuomonės, kad būtų netikslinga teikti atitinkamas rekomendacijas, nes per tą laiką dotacija jau buvo skirta. Vis dėlto ji pateikė tris pasiūlymus, kuriais siekiama užkirsti kelią tokioms problemoms ateityje panašiais atvejais.

Byla buvo susijusi su tuo, kaip Europos Komisija sumažino interesų konflikto riziką, susijusią su buvusio vadovo įdarbinimu privačiajame sektoriuje. Darbuotojas, kuris anksčiau dirbo Komisijos konkurencijos departamente, persikėlė į tarpvalstybinę [redaguotą] bendrovę kaip vyresnysis vadovas, atsakingas už konkurencijos ir reguliavimo klausimus, be kita ko, už Europą. Prieš pradėdamas eiti pareigas [redaguotoje] bendrovėje, buvęs darbuotojas išėjo iš Komisijos ir prisijungė prie pasaulinės advokatų kontoros. Komisija leido persikelti į advokatų kontorą po to, kai buvęs darbuotojas jai pranešė apie ketinimą pradėti dirbti šį darbą.

Ombudsmenė nustatė, kad Komisija, suteikdama leidimą persikelti į advokatų kontorą, priėmė priemones, kuriomis siekiama sumažinti riziką, kurią kelia buvęs darbuotojas, dirbantis su bylomis ar bylomis, kurios būtų svarbios darbui advokatų kontoroje. Komisijos sprendime leisti persikelti į advokatų kontorą taip pat buvo nustatyti keli apribojimai. Pavyzdžiui, buvusiam darbuotojui buvo uždrausta tiesiogiai ar netiesiogiai dirbti visais atvejais, kurie priklausė buvusio darbuotojo atsakomybei jam dirbant, arba visais tiesiogiai su juo susijusiais atvejais. Siekdama padėti buvusiam darbuotojui nustatyti atvejus, dėl kurių bet kuriuo metu po išėjimo iš tarnybos gali kilti interesų konfliktų, Komisija įtraukė atvejų sąrašą, kurį atnaujino darbuotojui faktiškai išėjus iš tarnybos.

Ombudsmeno tyrimas patvirtino, kad Komisija, atsižvelgdama į tolesnį buvusio darbuotojo vaidmenį [redaguotoje] įmonėje, laikėsi tvirto požiūrio į vertinimą, ar konkurencijos bylos, kurios nėra įtrauktos į minėtą sąrašą, vis dėlto gali sukelti interesų konfliktą, nes jos yra susijusios su bylomis, už kurias buvo atsakingas buvęs darbuotojas. Ombudsmenas palankiai įvertino šį požiūrį.

Ombudsmenas užbaigė tyrimą ir padarė išvadą, kad Komisija, spręsdama interesų konflikto rizikos, susijusios su atitinkamu darbu, klausimą, nevykdė netinkamo administravimo.

Byla buvo susijusi su Europos Komisijos ekspertų grupių sistema, kuri atlieka svarbų vaidmenį informuojant apie Komisijos priimamus sprendimus. Atsižvelgdama į ankstesnį ombudsmeno tyrimą, Komisija priėmė naujas šioms ekspertų grupėms skirtas taisykles. Atlikdama šį tolesnį tyrimą ombudsmenė įvertino, kaip Komisija taikė šias taisykles, visų pirma kiek tai susiję su narystės ekspertų grupėse ir jų svarstymų skaidrumu.

Tyrimas parodė, kad Komisija yra parengusi ekspertų grupės taisyklių įgyvendinimo vidaus gaires ir rengia mokymus atitinkamiems darbuotojams. Komisija taip pat sukūrė specialų vidaus koordinatorių tinklą, kad stebėtų ir skatintų tinkamą ekspertų grupės taisyklių įgyvendinimą, o tai ombudsmenė palankiai įvertino.

Tačiau ombudsmenė nustatė keletą sričių, kuriose Komisija galėtų toliau didinti ekspertų grupių skaidrumą. Pirma, Komisija turėtų viešai paskelbti savo vidaus gaires, kad paaiškintų, ko visuomenė gali tikėtis iš Komisijos įgyvendinimo. Antra, kai tam tikri ekspertų grupės dokumentai neatskleidžiami iniciatyviai, Komisija turėtų šiuos dokumentus išvardyti atitinkamos ekspertų grupės posėdžių protokoluose, kad visuomenė prireikus galėtų prašyti leisti su jais susipažinti. Trečia, Komisija turėtų nustatyti dokumentų paskelbimo terminus prieš ekspertų grupių posėdžius ir po jų. Galiausiai Komisija turėtų patobulinti ekspertų grupėms svarbių dokumentų registrų paieškos funkcijas.

Ombudsmenas padarė išvadą, kad tolesni tyrimai nebuvo pagrįsti, ir baigė tyrimą.