1.  Santrauka

Ombudsmenas siekia apčiuopiamų patobulinimų skundų pateikėjams ir visuomenei ES administracijoje. Visuomenės galimybės susipažinti su ES dokumentais srityje ji tai daro ne tik užtikrindama geresnę prieigą pareiškėjams, bet ir padėdama ES administracijai gerinti savo praktiką, užtikrinti didesnį iniciatyvų skaidrumą ir būti visiškai atskaitingai visuomenei.

Pastaraisiais metais labai padaugėjo skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais: nuo vidutiniškai 45 skundų per metus 2014–2016 m. laikotarpiu iki vidutiniškai 83 skundų per metus 2017–2020 m. laikotarpiu iki vidutiniškai 129 skundų 2021–2023 m. laikotarpiu. Iš viso 26 proc. visų ombudsmenės per pastaruosius trejus metus pradėtų tyrimų buvo susiję su tuo, kaip ES institucijos nagrinėjo prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais.

Visuomenės pasirinkimas dažniau kreiptis į ombudsmeną dėl žalos atlyginimo yra teigiamas pokytis. Taip gali būti dėl didesnio informuotumo apie ombudsmeno vaidmenį, dėl to, kad pareiškėjai dažniau susiduria su problemomis ES administracijoje, dėl to, kad ombudsmenas greičiau nagrinėja bylas šioje srityje, arba dėl šių ir kitų veiksnių derinio.

Nors skundų skaičius išaugo, Ombudsmeno tarnyba toliau daug greičiau nagrinėjo skundus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais. Vidutinis laikas, per kurį pasiekiamas rezultatas, per pastaruosius trejus metus išliko stabilus ir buvo tris kartus greitesnis nei prieš pradedant taikyti paspartintą procedūrą (2021–2023 m. laikotarpiu – 83 darbo dienos, 2016 m.: 255 darbo dienos).

Ombudsmeno įsikišimas daugeliu atvejų buvo naudingas skundo pateikėjui. Dauguma tyrimų buvo baigti kaip išspręsti (daugelis jų buvo baigti po to, kai institucija vėlavo priimti galutinį sprendimą dėl prašymo) arba ombudsmenas pateikė pasiūlymą dėl sprendimo, kuriam institucija pritarė, todėl visuomenė galėjo su juo susipažinti plačiau.

Ombudsmeno tarnyba konsultavosi su asmenimis ir organizacijomis, pateikusiais skundus po to, kai jiems kilo sunkumų susipažinti su ES dokumentais. Respondentai iš esmės buvo patenkinti šia patirtimi ir teigė, kad tikėtina, jog kitą kartą jie kreipsis į ombudsmeną, kai bus nepatenkinti prašymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais rezultatais. Visų pirma jie palankiai įvertino tai, kad ombudsmenas pateikia objektyvų institucijos pozicijos vertinimą.

2021–2023 m. ombudsmenė ne tik padarė išvadas dėl individualių skundų, bet ir sprendė strategines ir sistemines ES administracijos problemas. Šiuo darbu buvo siekiama užtikrinti, kad būtų laikomasi Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 ir gero administravimo principų, didinant informuotumą, teikiant gaires ir tobulinant bendrą praktiką. Pavyzdžiui, ombudsmenė nustatė, kad sistemingas ir didelis vėlavimas Komisijai nagrinėjant prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais prilygsta netinkamam administravimui. Ombudsmenas paprašė Komisijos prioritetine tvarka ištaisyti šią padėtį ir perdavė šį klausimą Europos Parlamentui. Tarnyba toliau stebės šį klausimą, kuris, suinteresuotųjų subjektų, su kuriais konsultuotasi, ir naujausių skundų nuomone, išlieka.

Ombudsmenas taip pat pateikė gaires visuomenei ir ES institucijoms dėl teisės susipažinti su ES dokumentais. Šią medžiagą galima rasti ombudsmeno interneto svetainėje. Joje visomis ES kalbomis pateikiamas klausimų ir atsakymų vadovas, išsamesnis ekspertų šaltinis ir trumpas ES administracijos politikos ir praktikos vadovas.

2. Apžvalga: Galimybė visuomenei susipažinti su dokumentais ir pagreitinta procedūra

a. Vykdomojo pareigūno vaidmuo visuomenės galimybės susipažinti su ES dokumentais srityje

Visuomenės teisė susipažinti su ES institucijų, įstaigų, organų ir agentūrų turimais dokumentais nustatyta ES sutartyse ir Pagrindinių teisių chartijoje [1]. Ji atlieka labai svarbų vaidmenį užtikrinant, kad ES institucijos veiktų skaidriai, taip stiprinant ES teisėtumą ir visuomenės pasitikėjimą ja. Bendrosios taisyklės, kuriomis įgyvendinama ši teisė, nustatytos ES teisės aktuose dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais (Reglamentas (EB) Nr. 1049/2001)[2] Jei ES institucija atsisako leisti visuomenei susipažinti su konkrečiu dokumentu, asmenys, prašantys leisti susipažinti su dokumentais, gali pasinaudoti dviem teisių gynimo būdais. Pareiškėjai gali kreiptis į ES Teisingumo Teismą arba į Europos ombudsmeną.

Asmenys, prašantys suteikti galimybę visuomenei susipažinti su dokumentais, paprastai remiasi greitu atskleidimu, kad galėtų naudoti dokumentus pagal paskirtį. Todėl pareiškėjai tikisi, kad jų prašymas susipažinti su dokumentais bus greitai išnagrinėtas. Tai ypač pasakytina apie pilietinės visuomenės organizacijas, įmones ir piliečius, norinčius dalyvauti ES sprendimų priėmimo procese, taip pat apie žurnalistus ir tyrėjus, kurie gali norėti tikrinti ES administraciją.

Jei prieiga nėra greita, dokumentai gali prarasti savo naudingumą. Europos ombudsmenas nuolat teigė, kad galimybė susipažinti su dokumentais nesuteikiama.

b. Kaip EVV tvarko bylas dėl galimybės visuomenei susipažinti su ES dokumentais

Remdamasi principu, kuriuo grindžiamos ES taisyklės dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, kad prašymai turėtų būti nagrinėjami nedelsiant, ombudsmenė nuolat siekė užtikrinti, kad jos tarnyba tokius skundus išnagrinėtų kuo greičiau. Todėl ji nustatė pagreitintą skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimo procedūrą. Pasibaigus 5 mėnesių bandomajam laikotarpiui, 2018 m. vasario mėn. ombudsmenas oficialiai pradėjo skubos procedūrą dėl skundų dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

Gavusi skundą dėl atsisakymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, Ombudsmeno tarnyba jį užregistruoja ir išnagrinėja, ar galima pradėti tyrimą. Tai priklauso nuo kelių veiksnių, įskaitant tai, ar skundas yra priimtinas [3], ar ombudsmenas turi pagrindo pradėti tyrimą ^[4].

Jei atrodo pagrįsta pradėti tyrimą, Tarnyba taip pat atlieka pirmąjį vidaus vertinimą, kad nuspręstų, ar skundą galima nagrinėti pagal paspartintą procedūrą. Paprastai taip yra tuo atveju, kai žinoma galutinė atitinkamos institucijos pozicija, t. y. kai yra aiškus galutinis sprendimas, kuriuo atsisakoma leisti visuomenei susipažinti su dokumentais (aiškus „patvirtinamasis sprendimas“). Spartaus nagrinėjimo procedūra paprastai netaikoma tais atvejais, kai i) skundo pateikėjas ginčija, kad nėra jokio dokumento, ii) reikia papildomų paaiškinimų, kad ombudsmeno tyrimo grupė galėtų susipažinti su atitinkamais dokumentais, arba iii) atitinkama institucija dar nepriėmė savo galutinės pozicijos (kai terminas kartotiniam atsakymui pateikti yra pasibaigęs ir todėl priimamas numanomas neigiamas sprendimas). Bet kuriuo atveju ombudsmenas stengiasi kuo greičiau išnagrinėti visus skundus dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

Tada byla paskiriama už tyrimą atsakingam pareigūnui ir priimamas oficialus sprendimas, ar galima pradėti tyrimą. Tarnybos tikslas, susijęs su tokiais „sprendimais dėl priimtinumo“, yra 30 kalendorinių dienų. Tačiau, jei byla nagrinėjama pagal pagreitintą procedūrą, tikslas yra 5 darbo dienos nuo skundo užregistravimo.

Pradėjusi tyrimą pagal pagreitintą procedūrą, Tarnyba imasi tam tikrų tyrimo veiksmų. Jis pradedamas nuo greito atitinkamų dokumentų patikrinimo, prašant, kad atitinkama institucija pateiktų atsakymą, o tam tikrais atvejais – surengiant susitikimą. Ombudsmenė susitarė su ES institucijomis, kad galėtų greitai susipažinti su dokumentais (per 5 darbo dienas nuo tyrimo pradžios) ir galimomis papildomomis institucijų pastabomis (per 15 darbo dienų).

Ombudsmeno tyrimo grupė patikrina atitinkamus dokumentus ir gali toliau konsultuotis su ES institucija. Siekiama, kad vertinimas būtų atliktas kuo greičiau. Jei byla nagrinėjama pagal pagreitintą procedūrą, vertinimo užbaigimo tikslas yra per 40 darbo dienų nuo skundo užregistravimo.

Gali būti įvertinta, kad yra galimybių greitai rasti sprendimą. Šiuo tikslu ombudsmenas gali pasiūlyti institucijai atskleisti dokumentus (jų dalis).

Jei ombudsmenė nustato, kad ES institucija neturėjo atsisakyti suteikti galimybę susipažinti su dokumentais, ji gali oficialiai konstatuoti netinkamo administravimo atvejį ir rekomenduoti institucijai suteikti (didesnę) galimybę susipažinti su atitinkamais dokumentais.

Ombudsmenas taip pat gali padaryti išvadą, kad ES institucijos sprendimas nesuteikti galimybės susipažinti su dokumentais buvo pagrįstas atsižvelgiant į vieną ar kelias išimtis [5], numatytas pagal ES taisykles dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, ir baigti bylą nustatydamas, kad netinkamo administravimo nebuvo.

3. Veiklos rezultatų peržiūra

Šiame skirsnyje pateikiami statistiniai duomenys apie visų skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimą nuo 2021 m. sausio 1 d. iki 2023 m. gruodžio 31 d., įskaitant skundus, nagrinėtus pagal paspartintą procedūrą.

Ankstesnė skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais peržiūra ir paspartintos procedūros taikymas laikotarpiu nuo 2017 m. rugsėjo 1 d. iki 2020 m. rugpjūčio 31 d. buvo paskelbti 2021 m. vasario mėn.[6].

a. Skundų skaičius

2021–2023 m. ombudsmenė gavo 386 skundus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais. Tai sudaro 16 proc. visų per tą laikotarpį pateiktų skundų.

Pastaraisiais metais labai padaugėjo skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais: nuo vidutiniškai 45 skundų per metus 2014–2016 m. laikotarpiu iki vidutiniškai 83 skundų per metus 2017–2020 m. laikotarpiu iki vidutiniškai 129 skundų 2021–2023 m. laikotarpiu.

Toliau pateiktose lentelėse parodytas pasiskirstymas pagal metus.

*Įdiegta FT procedūra

b. Kurioms institucijoms tai buvo aktualu?

Dauguma 2021–2023 m. gautų skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais buvo pateikti prieš Europos Komisiją, kuri yra didžiausia ES institucija ir gauna daugiausia prašymų susipažinti su dokumentais. Likę skundai buvo susiję su daugeliu kitų ES institucijų, įstaigų, organų ir agentūrų, visų pirma Europos sienų ir pakrančių apsaugos agentūra (FRONTEX) ir Europos vaistų agentūra (EMA), taip pat su Europos išorės veiksmų tarnyba (EIVT), Europos Parlamentu ir ES Taryba.

*Europos draudimo ir profesinių pensijų institucija, Europos aviacijos saugos institucija, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas, Europos Sąjungos energetikos reguliavimo institucijų bendradarbiavimo agentūra, Europos Sąjungos palydovų centras, Europos Sąjungos prieglobsčio agentūra, Europos Vadovų Taryba, Europos bankininkystės institucija, Europos profesinio mokymo plėtros centras, Europos regionų komitetas, Europos sveikatos ir skaitmeninės ekonomikos vykdomoji įstaiga, Europos inovacijų tarybos ir MVĮ reikalų vykdomoji įstaiga, Europos personalo atrankos tarnyba, Europos jūrų saugumo agentūra, Europos mokslinių tyrimų vykdomoji įstaiga, Europos Sąjungos bendradarbiavimo baudžiamosios teisenos srityje agentūra, Bendra pertvarkymo valdyba.

c. Kas yra skundo pateikėjai?

d. Užklausų skaičius

2021–2023 m. ombudsmenė pradėjo tyrimus dėl 277 skundų visuomenės galimybės susipažinti su dokumentais srityje [7] Iš viso 26 proc. visų 2021–2023 m. ombudsmenės pradėtų tyrimų buvo susiję su tuo, kaip ES institucijos nagrinėjo prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais.

e. Vidutinė apdorojimo trukmė

Vidutinė skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimo trukmė bėgant metams gerokai sutrumpėjo. Trys pagrindiniai skundų nagrinėjimo etapai yra spartesni nuo tada, kai pradėta taikyti paspartinta procedūra: priimti sprendimą dėl priimtinumo, atlikti vertinimą (susijusį su tyrimais) ir užbaigti bylą.

Vidutinė sprendimų dėl visų skundų, susijusių su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais, priimtinumo priėmimo trukmė šiuo metu yra daugiau kaip tris kartus greitesnė nei prieš pradedant taikyti paspartintą procedūrą (2023 m. – 9 darbo dienos, 2016 m.: 34 darbo dienos).

2021–2023 m. laikotarpiu vidutinis visų skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimo laikotarpis nuo registracijos iki galutinio bylos užbaigimo buvo 69 darbo dienos. Toliau pateiktose lentelėse parodytas pasiskirstymas pagal metus.

Ši diagrama skirta visiems skundams dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais (nepriimtiniems, be pagrindo, tyrimams).

Kalbant apie 2022 m. gautus skundus, visi, išskyrus vieną, baigti nagrinėti, o kalbant apie 2023 m. gautus skundus, baigti nagrinėti 116 skundų (69 proc.). Šios peržiūros metu likusios bylos dar nebuvo baigtos nagrinėti.

Tik tyrimų atveju, kai baigiamas vertinimas, ombudsmenas juo pasidalija su atitinkama ES institucija. Tai gali būti daroma atliekant preliminarų vertinimą, pateikiant sprendimo pasiūlymą, rekomendaciją arba sprendimą, kuriuo užbaigiama byla. Vidutinis vertinimo užbaigimo laikas buvo daugiau nei tris kartus spartesnis nei anksčiau (2021–2023 m. laikotarpiu – 83 darbo dienos, 2016 m.: 255 darbo dienos).

2023 m. tyrimų vertinimas baigtas 77 atvejais (66 proc.). Atliekant šią peržiūrą likusių bylų vertinimas dar nebuvo atliktas.

f. Greitos užklausos

2021–2023 m. ombudsmenė išnagrinėjo 70 skundų pagal pagreitintą procedūrą [8]. Nors bylų, susijusių su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais, skaičius gerokai padidėjo, pagreitintos procedūros bylų dalis sumažėjo. Iš viso 25 proc. skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais buvo priskirti skubos tvarka nagrinėjamiems skundams (palyginti su 47 proc. ankstesnėje peržiūroje, nors ombudsmenas tuo metu turėjo platesnę skubos tvarka nagrinėjamų atvejų apibrėžtį).

Remiantis Tarnybos patirtimi, įgyta taikant paspartintą procedūrą, ir 2020 m. atlikta peržiūra, tapo aišku, jog tam, kad būtų galima tinkamai nagrinėti bylą taikant paspartintą procedūrą, turi būti žinoma galutinė atitinkamos institucijos pozicija. Pagrindinė priežastis yra ta, kad ombudsmenas, kaip teisių gynimo mechanizmas, pirmiausia siekia patikrinti, ar sprendimas neleisti visuomenei susipažinti su dokumentais buvo pagrįstas.

Tačiau daugeliu atvejų, į kuriuos ombudsmenė buvo atkreipta 2021–2023 m. laikotarpiu, atitinkama institucija skundo pateikimo metu dar nebuvo priėmusi aiškaus patvirtinamojo sprendimo. Taigi pradėdamas tyrimą ombudsmenas negalėjo peržiūrėti galutinės institucijos pozicijos kartu su ginčijamais dokumentais. Todėl šie atvejai negalėjo būti nagrinėjami pagal pagreitintą procedūrą. Tai buvo ypač svarbu nagrinėjant su Europos Komisija susijusias bylas, į kurias ombudsmeną kreipėsi daugiausia asmenų. Ombudsmenas stebėjo vėlavimo problemą ir savo iniciatyva atliko tyrimą, po kurio buvo pateiktos kelios rekomendacijos, kuriose Komisijos buvo prašoma skubiai spręsti šį klausimą (daugiau informacijos pateikiama toliau).

Ombudsmenas daugeliu atvejų sugebėjo pasiekti priimtinumo tikslą, t. y. pradėti tyrimą per penkias darbo dienas. Ataskaitiniu laikotarpiu vidutinė sprendimo dėl skundo priimtinumo priėmimo trukmė buvo keturios darbo dienos.

Kalbant apie vertinimą, 27 proc. paspartintų tyrimų ombudsmeno vertinimas buvo paskelbtas per orientacinį 40 darbo dienų terminą. 47 proc. visų užklausų atveju vertinimas buvo pateiktas per 60 darbo dienų. Apskritai vidutinis laikas, per kurį reikėjo užimti poziciją, buvo 83 darbo dienos. Tai rodo, kad vis dar sudėtinga laikytis 40 darbo dienų termino skundams pagal paspartintą procedūrą pateikti.

Dauguma pagal pagreitintą procedūrą atliekamų tyrimų buvo baigti nustačius, kad netinkamo administravimo atvejų nenustatyta, arba išspręsti įsikišus ombudsmenui. Apie 43 proc. paspartintų tyrimų, kurių vertinimas buvo baigtas rengiant šį pranešimą, atveju ombudsmenas pateikė sprendimo pasiūlymą ir (arba) rekomendaciją ir (arba) pasiūlymą dėl patobulinimo (daugiau informacijos apie rezultatus pateikiama toliau).

g. Rezultatas

2021–2023 m. ombudsmenė pateikė rekomendacijas 11 bylų, pasiūlymus dėl sprendimų 33 bylose ir pasiūlymus dėl patobulinimų [9] 17 bylų. Šešiais atvejais institucija pritarė rekomendacijai, keturiais atvejais ji buvo atmesta, o dėl vienos rekomendacijos atsakymas dar negautas. Kalbant apie sprendimų pasiūlymus, 17 atvejų sprendimas buvo pasiektas, 10 pasiūlymų buvo atmesti, o šešiais atvejais atsakymas vis dar nebuvo pateiktas. 11 pasiūlymų dėl patobulinimų buvo priimti, du atmesti ir į keturis dar turi būti atsakyta.

h. Atitinkamas darbas visuomenės galimybės susipažinti su dokumentais srityje

2021–2023 m. ombudsmenė ne tik padarė išvadas dėl individualių skundų, bet ir siekė spręsti strategines ir sistemines problemas. Šiuo darbu buvo siekiama užtikrinti, kad būtų laikomasi Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 ir gero administravimo principų, didinant informuotumą, teikiant gaires ir tobulinant bendrą praktiką. Kitame skirsnyje pabrėžiami kai kurie visuomenei svarbūs atvejai, kuriuos ombudsmenas nagrinėjo per šį laikotarpį. Kai kurie iš jų buvo pagrįsti skundu; kai kurias iš jų Tarnyba atidarė savo iniciatyva.

Ombudsmenas paskelbė praktines rekomendacijas dėl tekstinių ir momentinių pranešimų registravimo ir jų atskleidimo

Ombudsmenė ėmėsi strateginės iniciatyvos dėl to, kaip ES institucijos, įstaigos, tarnybos ir agentūros registruoja tekstinius ir momentinius pranešimus, kuriuos darbuotojai siunčia ir (arba) gauna vykdydami savo profesines pareigas. Iniciatyva pradėta po to, kai ji gavo skundų, susijusių su prašymais leisti visuomenei susipažinti su tekstinėmis žinutėmis [10]. Remdamasi surinkta informacija, ombudsmenė nustatė gerosios patirties pavyzdžių, kuriais ES administracija galėtų vadovautis ateityje spręsdama šį klausimą. Ombudsmenė pasidalijo šiomis praktinėmis rekomendacijomis su visais ES institucijų, įstaigų, organų ir agentūrų atstovais ir paskelbė jas savo interneto svetainėje [11].

Ombudsmenas paaiškino, kad tai, ar dokumentas buvo užregistruotas institucijos dokumentų valdymo sistemoje, neturi reikšmės prašymams leisti visuomenei susipažinti su dokumentais.

Ombudsmenas nagrinėjo įvairius skundus, kuriuose Europos Komisija tinkamai neieškojo konkrečių e. laiškų ar tekstinių žinučių, su kuriais atitinkamas skundo pateikėjas prašė leisti visuomenei susipažinti. Šiose bylose Komisija laikėsi nuomonės, kad tik jos dokumentų valdymo sistemoje užregistruoti dokumentai yra „dokumentai“, kaip jie suprantami pagal Reglamentą Nr. 1049/2001. Tačiau Komisija registruoja tik tuos dokumentus, kurie, jos nuomone, atitinka jos registravimo kriterijus.

Ombudsmenas paaiškino, kad sprendžiant klausimą, ar visuomenei gali būti suteikta galimybė susipažinti su konkrečiu dokumentu, nesvarbu, ar šis dokumentas buvo užregistruotas institucijos dokumentų valdymo sistemoje. Veikiau svarbus yra dokumento turinys ir tai, ar jis susijęs su „politika, veikla ir sprendimais“, už kuriuos institucija yra atsakinga [12].

Europos Komisijos vėlavimas tvarkyti prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais

Ombudsmeno dėmesys nuolat buvo atkreipiamas į tai, kad ES institucijos, visų pirma Europos Komisija, vėlavo nagrinėti prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais.

Skunduose ombudsmenui teigiama, kad Komisija dažnai nesilaikė terminų, per kuriuos turi būti atsakyta į prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais. Todėl ombudsmenė pradėjo tyrimą savo iniciatyva su Komisija, kad patikrintų, ar tai yra sisteminė problema. Tyrimas parodė, kad Komisija, nagrinėdama prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, daugeliu atvejų nesilaiko nustatytų terminų. Be to, vėlavimai buvo gana dideli, ypač peržiūros etape (nagrinėjant kartotines paraiškas). 2021–2023 m. padėtis pablogėjo ir ombudsmeną pasiekė vis daugiau vėlavimo bylų [13].

Ombudsmenė nustatė, kad sisteminis ir didelis vėlavimas Komisijai nagrinėjant prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais prilygsta netinkamam administravimui. Ji paprašė Komisijos prioritetine tvarka ištaisyti šią padėtį. Ji taip pat pateikė Europos Parlamentui specialiąją ataskaitą.[14] 2024 m. kovo mėn. Parlamentas didele balsų dauguma balsavo dėl rezoliucijos, kuria pritariama ombudsmenės išvadoms [15].

Ombudsmeno įsikišimas pagerino tai, kaip Europos maisto saugos tarnyba (EFSA) nagrinėja prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais

Ombudsmenui atlikus tyrimą, EFSA sutiko pakeisti savo taisykles ir praktiką, siekdama užtikrinti, kad prašymai leisti visuomenei susipažinti su dokumentais būtų nagrinėjami greičiau.

Byla buvo susijusi su prašymu leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, susijusiais su švinu šaudmenyse. EMST prašymui išnagrinėti prireikė daugiau kaip septynių mėnesių, todėl terminas buvo pratęstas ne kartą. Todėl skundo pateikėjas negalėjo naudotis dokumentais rengdamas nuomonę kitos ES agentūros surengtose viešose konsultacijose. Ombudsmenas nustatė netinkamo administravimo atvejį šioje byloje ir pateikė rekomendacijas EFSA.

EFSA teigiamai reagavo į ombudsmenės rekomendacijas. Ji peržiūrėjo savo sprendimą dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais ir pažadėjo pagerinti bendravimą su pareiškėjais [16].

Ombudsmenė nustatė problemų, susijusių su FRONTEX prašymų susipažinti su dokumentais nagrinėjimo praktika, kurios, jos nuomone, yra netikslios arba kurios yra susijusios su daugeliu ar dideliais dokumentais.

Šiuo atveju ombudsmenė atkreipė dėmesį į FRONTEX praktiką nagrinėjant prašymus leisti susipažinti su dokumentais, kurie, jos nuomone, nėra pakankamai aiškūs arba yra susiję su daugeliu ar dideliais dokumentais. Konkrečiai, jei FRONTEX nustato, kad prašymas yra toks sudėtingas, kad jai reikia ieškoti „draugiško sprendimo“ su prieigos prašančiu asmeniu, ji „atsako“ už prašymo registravimą ir taip užkerta kelią pradėti skaičiuoti teisės aktuose nustatytus terminus. Jei FRONTEX nustato, kad registruotas prieigos prašymas, atidžiau panagrinėjus, yra toks netikslus, kad dokumento (-ų) negalima identifikuoti, ji mano, kad gali sustabdyti teisės aktuose nustatytus terminus prašymo aprėpčiai patikslinti.

Ombudsmenė laikėsi nuomonės, kad FRONTEX praktika prilygsta netinkamam administravimui, ir rekomendavo ją nutraukti. Kadangi FRONTEX nepritarė šiai rekomendacijai, ombudsmenė toliau laikėsi išvados dėl netinkamo administravimo. Ji nesutiko su FRONTEX pozicija, kad ši praktika yra naudinga prašytojams. Priešingai, tai negali būti naudinga, kai ES įstaiga leidžia vienašališkai atidėti arba sustabdyti taikomus teisės aktuose nustatytus terminus [17].

Ombudsmenė paprašė Europos vaistų agentūros (EMA) pakeisti dabartinę paraiškų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais eilės tvarką

EMA nustatė tam tikrą prašymų leisti visuomenei susipažinti su dokumentais tvarkymo praktiką, kad būtų galima valdyti iššūkius, kilusius po dviejų precedento neturinčių įvykių, t. y. darbuotojų praradimą dėl jos persikėlimo iš Londono į Amsterdamą po „Brexit’o“ ir COVID-19 pandemijos. Pagal šią praktiką: i) EMA sustabdo tam tikrų prašymų leisti visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimą, sudėdama juos į eilę eilės tvarka, kuria EMA juos gauna; ii) EMA riboja tiek dokumentų, kurių pareiškėjai gali prašyti pagal vieną prašymą, tiek prašymų, kuriuos atskiri pareiškėjai gali turėti eilėje tam tikru metu, skaičių.

Kalbant apie pirmąją praktiką, ombudsmenas laikėsi nuomonės, kad tai nėra geras administravimas ir neatitinka Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatyto principo, kad prašymai susipažinti su dokumentais turi būti nagrinėjami „nedelsiant“. Dėl antrosios praktikos ombudsmenas padarė išvadą, kad tai yra netinkamas administravimas, atsižvelgiant į tai, kas atrodė savavališka.

Tuo metu, kai buvo rengiama ši ataskaita, EMA dar nebuvo pateikusi atsakymo į ombudsmenės išvadas. Tačiau EMA jau pranešė, kad ji imasi veiksmų, kad laipsniškai nutrauktų pirmąją „chronologinės eilės“ praktiką [18].

Ombudsmenas paskelbė bendrąsias gaires dėl visuomenės teisės susipažinti su dokumentais

Kaip matyti iš šio pranešimo, skundai, kuriuose teigiama, kad trūksta skaidrumo, sudaro didžiausią ombudsmeno nagrinėtų bylų dalį. Siekdamas pateikti gaires visuomenei ir ES institucijoms, ombudsmenas parengė keletą internetinių išteklių, susijusių su teise susipažinti su ES dokumentais. Tai, be kita ko, klausimų ir atsakymų vadovas visomis ES kalbomis, išsamesnis ekspertų šaltinis ir trumpas ES administracijos politikos ir praktikos vadovas [19].

4.  Suinteresuotųjų subjektų nuomonės

Peržiūrėdama savo veiklą nagrinėjant skundus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, Ombudsmeno tarnyba konsultavosi su keliais suinteresuotaisiais subjektais, kad gautų grįžtamosios informacijos. Tai buvo ir skundo pateikėjai (pilietinės visuomenės, akademinės bendruomenės ir žiniasklaidos), ir Komisija, kaip pagrindinė susijusi institucija.

a. Atsiliepimas

Bendra patirtis

Apskritai tie, su kuriais konsultuotasi, turėjo teigiamos patirties su ombudsmenu. Jie taip pat nustatė, kad komunikacija su Ombudsmeno tarnyba yra veiksminga ir naudinga, todėl jie gali stebėti procesą.

Interneto svetainė ir skundo forma

Respondentai palankiai įvertino ombudsmeno interneto svetainės patobulinimus ir galimybę stebėti, kaip nagrinėjami jų skundai. Respondentai taip pat teigė, kad ieškodami ankstesnių bylų naudojasi ombudsmeno interneto svetaine. Daugelis dar nežinojo, kad ombudsmenas taip pat paskelbė bendrąsias gaires dėl teisės susipažinti su dokumentais.

Dauguma manė, kad pateikti skundą yra nesudėtinga.

Rezultatas

Skundai ombudsmenui dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais buvo vertinami kaip mažesnės rizikos ir greitesnė alternatyva bylinėjimuisi teisme ir galėtų būti naudojami tais atvejais, kai sėkmė buvo neaiški. Tai ypač pasakytina apie skundo pateikėjus, kurie neturėjo finansinių išteklių, kad galėtų pradėti teismo procesą.

Kai kurie respondentai, net jei rezultatai nebuvo teigiami platesnės prieigos požiūriu, palankiai vertina tai, kad Ombudsmenas pateikia objektyvų institucijos pozicijos vertinimą. Kai kurie teigė, kad ombudsmenei baigus tyrimą ir nustačius netinkamo administravimo atvejį, patvirtinama, kad jų skundas yra pagrįstas.

Daugeliui respondentų kilo rimta problema, susijusi su vėlavimu gauti prieigą prie dokumentų. Kai skundo pateikėjai kreipiasi į ombudsmeną, atitinkama institucija dažnai jau labai vėluoja nagrinėti jų prašymą leisti susipažinti su dokumentais. Net jei po ombudsmeno įsikišimo bus suteikta platesnė galimybė susipažinti su dokumentu, iki to laiko prašomas dokumentas gali būti nebenaudingas. Kai kurie teigė, kad kartais jie atspindi tai, ar dokumentų aktualumas bus pasibaigęs iki proceso pabaigos. Jei taip, tai gali atgrasyti juos nuo skundo pateikimo. Tačiau kiti kreipiasi į ombudsmeną ne tik norėdami gauti prieigą, bet ir norėdami pranešti apie problemą (pavyzdžiui, vėlavimą) ir siekti patobulinti procedūras ateityje.

Greita procedūra

Respondentai žinojo apie pagreitintą procedūrą ir palankiai įvertino tai, kad greitai pradėtos užklausos ir supaprastintas procesas. Tačiau, kai tyrimas pradedamas, procesas vis dar gali būti ilgas. Kai kurie respondentai pažymėjo, kad ombudsmenas dažnai pratęsia institucijų terminus net ir tais atvejais, kai jau buvo vėluojama. Tais atvejais, kai vėluojama, respondentai palankiai vertina tai, kad atnaujinimai gaunami kuo dažniau. Vis dar buvo neaišku, ar procedūra taikoma visiems skundams dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

Tikimybė sugrįžti

Apskritai respondentai teigė, kad tikėtina, jog kitą kartą jie kreipsis į ombudsmeną, kai bus nepatenkinti prašymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais rezultatais.

Europos Komisijos atsiliepimai

Savo ruožtu Komisija pažymėjo, kad per pastaruosius trejus metus atlikdama tyrimus po to, kai Komisija priėmė patvirtinamąjį sprendimą, ji paprastai laikėsi pagreitintos procedūros terminų. Šiais atvejais Komisija galėjo pateikti ombudsmenui prašomus dokumentus ir atsakyti į ombudsmeno klausimus dėl Komisijos pozicijos, kaip nustatyta atsakyme į kartotinę paraišką.

Tais atvejais, kai Komisija dar nepriėmė aiškaus patvirtinamojo sprendimo, dokumentų ir atsakymų perdavimas ombudsmenui yra sudėtingesnis, nes Komisija vis dar vertina dokumentus, o pozicija tuo metu gali būti neišsami. 

Elementai, kuriuos būtų galima patobulinti

Tarp elementų, kuriuos respondentai nurodė kaip tobulintinas sritis ombudsmenui nagrinėjant bylas dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, buvo šie:

• nedideli skundų pateikimo ombudsmenui formos pakeitimai, visų pirma siekiant patikslinti reikiamus priedus;
• daugiau informacijos išteklių, susijusių su teismų praktika, kurie padėtų rengti kartotines paraiškas;
• aiškiau nurodyti, kada taikoma pagreitinta procedūra;
• daugiau informacijos apie numatomą tyrimo užbaigimo tvarkaraštį, pavyzdžiui, kokie apskritai yra terminai, per kuriuos institucijos turi pateikti atsakymus ombudsmenui;
• galimus susitikimus arba telefoninius pokalbius su skundo pateikėju, kad jis žodžiu išklausytų savo esminius argumentus;
• Ombudsmeno raginimas institucijoms užmegzti daugiau asmeninių ryšių su pareiškėjais, kad būtų galima paaiškinti visuomenės prašymus leisti susipažinti su dokumentais.

b. Atsižvelgimas į ankstesnės peržiūros pasiūlymus

Ombudsmenė taip pat atsižvelgė į suinteresuotųjų subjektų pasiūlymus, pateiktus atliekant ankstesnę peržiūrą.

Ombudsmenas pagerino skundų teikėjų skundų teikimo ir sekimo procesą. Dabar skundo pateikėjai gali stebėti savo skundo statusą ombudsmeno interneto svetainėje. Tai apima išsamią laiko juostą, kurią galima pasiekti per skundo pateikėjo paskyrą, ir mažiau išsamią laiko juostą, kuri yra viešai matoma. Taip pat planuojama atlikti patobulinimus siekiant supaprastinti internetinę skundo formą.

Ombudsmenas taip pat parengė ir savo interneto svetainėje paskelbė gaires dėl visuomenės teisės susipažinti su dokumentais.

5. Išvada

Pastaraisiais metais skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais skaičius beveik padvigubėjo. Be to, pradėjus taikyti paspartintą procedūrą, supaprastintas skundų nagrinėjimas šioje srityje. Didesnis Tarnybos veiksmingumas paprastai pastebimas nagrinėjant skundus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais.

2021–2023 m. vidutinis visų skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimo laikas nuo registracijos iki bylos užbaigimo buvo 69 darbo dienos. Užklausų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais atveju vidutinis laikas, per kurį pasiekiamas rezultatas, yra 83 darbo dienos.

Laikytis 40 darbo dienų grafiko „Fast-Track“ bylose buvo nelengva. Komanda buvo sustiprinta siekiant padėti nagrinėti daug daugiau bylų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais ir taip padėti Tarnybai laikytis šio tvarkaraščio. Kiti veiksniai, dėl kurių sunku laikytis šio tvarkaraščio, yra tai, kad kai kuriais atvejais reikia laukti atitinkamų institucijų atsakymų.

Apskritai vėlavimas, su kuriuo susidūrė kitos institucijos, nagrinėdamos bylas dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, turėjo šalutinį poveikį ombudsmeno skundų nagrinėjimui. Pirma, bylos negalėjo būti nagrinėjamos pagal pagreitintą procedūrą. Antra, ombudsmeno tyrimas turėjo būti nebaigtas, kol atsakymas iš tikrųjų nebuvo pateiktas. Ombudsmenas stengėsi kiek įmanoma paspartinti procesą, visų pirma tikrindamas dokumentus, kai institucija nepateikia galutinės aiškios pozicijos dėl informacijos atskleidimo, ir vėliau siūlydamas sprendimus arba dalydamasis preliminariomis nuomonėmis.

Ombudsmenas tebėra įsipareigojęs ne tik laiku pateikti rezultatus, bet ir rasti geriausią įmanomą sprendimą skundo pateikėjui. Po šios peržiūros ombudsmenas toliau:

• patobulinti ir atnaujinti savo interneto svetainėje pateiktas gaires dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, nes tai yra vertinga priemonė skundų pateikėjams ir piliečiams apskritai. Ji taip pat užtikrins, kad gairės būtų toliau skleidžiamos;
• toliau užtikrinti spartų tyrimų, susijusių su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais, nagrinėjimą;
• toliau paprastinti tai, kaip visuomenė teikia skundus ombudsmenui (skundo forma);
• užtikrinti, kad skundų pateikėjai būtų gerai informuoti apie jų skundų apimtį ir statusą;
• toliau bendradarbiauti su institucijomis, kad būtų išvengta vėlavimo nagrinėjant prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, laikantis principo, kad „pavėluota prieiga yra atsisakymas suteikti prieigą“;
• palaikyti atvirą dialogą su ES institucijomis dėl veiksmingų ir efektyvių darbo metodų.

 

[1] Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 15 straipsnis: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/tfeu_2016/art_15/oj ir ES pagrindinių teisių chartijos 42 straipsnis: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[2] Reglamentas (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj. Reglamentas (EB) Nr. 1049/2001 tiesiogiai taikomas Europos Komisijai, ES Tarybai ir Europos Parlamentui. Tačiau kitos ES institucijos, įstaigos, organai ir agentūros taip pat taiko reglamentą arba yra priėmusios sprendimų, kuriuose nustatyta, kaip jie jį taiko.

[3] Kad skundai būtų priimtini, jie turi atitikti tam tikras Ombudsmeno statuto 2 straipsnyje nustatytas sąlygas. Tai, be kita ko, reikalavimas prieš pateikiant skundą pateikti atitinkamai institucijai kartotinę paraišką dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

[4] Ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 3 straipsnio 4 dalis. Pavyzdžiui, ombudsmenas gali nuspręsti, kad nėra pagrindo pradėti tyrimą, nes skundą geriau gali nagrinėti kita įstaiga.

[5] Pagal Reglamento 1049/2001 4 straipsnį.

[6] 2021 m. vasario 24 d. Ombudsmeno paspartintos procedūros peržiūra, paskelbta adresu https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/138509

[7] Likę skundai buvo nepriimtini arba ombudsmenas nenustatė pakankamo pagrindo pradėti tyrimą.

[8] 70 tyrimų, kurie buvo nagrinėjami pagal paspartintą procedūrą, buvo grindžiami 2021–2023 m. gautais skundais. Iš 70 tyrimų aštuoni vis dar buvo vykdomi rengiant šią ataskaitą.

[9] Sprendime, kuriuo užbaigiamas tyrimas, ombudsmenas gali pasiūlyti patobulinimų, susijusių su tyrimo metu nustatytais klausimais. 

[10] Byla 1219/2020/MIG dėl to, kaip Europos Vadovų Taryba nagrinėjo prašymą suteikti galimybę visuomenei susipažinti su pranešimais, kuriuos tuometinis jos pirmininkas tariamai siuntė valstybių ir vyriausybių vadovams: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/57432 ir Byla 1316/2021/MIG dėl Europos Komisijos atsisakymo leisti visuomenei susipažinti su tekstiniais pranešimais dėl COVID-19 vakcinos pirkimo, kuriais keitėsi Komisijos pirmininkė ir farmacijos bendrovės generalinis direktorius: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777.

[11] Daugiau informacijos pateikiama strateginėje iniciatyvoje SI/4/2021/MIG dėl to, kaip ES institucijos, įstaigos, organai ir agentūros registruoja tekstines ir momentines žinutes, kurias siunčia ir (arba) gauna darbuotojai, vykdydami savo profesines pareigas: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/158383.

[12] Daugiau informacijos žr. byloje 1316/2021/MIG dėl Europos Komisijos atsisakymo leisti visuomenei susipažinti su tekstiniais pranešimais dėl COVID-19 vakcinos pirkimo, kuriais keitėsi Komisijos pirmininkė ir farmacijos bendrovės generalinis direktorius: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777, byla 211/2022/TM dėl to, kaip Europos Komisija nagrinėjo prašymą leisti visuomenei susipažinti su Graikijoje įsikūrusių jos atstovų e. laiškais dėl migracijos padėties dviejuose migrantų antplūdžio valdymo centruose: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980 ir byla 1378/2022/TM dėl to, kaip Europos Komisija nagrinėjo prašymą leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, susijusiais su ES aplinkos strategija ir teisės aktais: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62144.

[13] 2021 m. ombudsmenė pradėjo 22 tyrimus, susijusius su Komisijos vėlavimu nagrinėti prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, 2022 m. – 35 tyrimus, o svarbiausia – 2023 m. ombudsmenė pradėjo 75 tokius tyrimus.

[14] Daugiau informacijos žr. byloje OI/2/2022/OAM dėl laiko, kurį Europos Komisija skyrė prašymams leisti visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60766.

[15] 2024 m. kovo 14 d. Europos Parlamento rezoliucija dėl laiko, per kurį Europos Komisija išnagrinėja prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais (2023/2941(RSP)) https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html

[16] Daugiau informacijos žr. byloje 2124/2021/MIG dėl to, kaip Europos maisto saugos tarnyba (EFSA) nagrinėjo prašymą leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, susijusiais su pasiūlymu apriboti švino naudojimą šaudmenyse: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60579.

[17] Daugiau informacijos žr. byloje OI/4/2022/PB dėl laiko, kurį Europos sienų ir pakrančių apsaugos agentūra (FRONTEX) skyrė prašymams leisti visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62097.

[18] Daugiau informacijos žr. byloje 2243/2022/SF apie tai, kaip Europos vaistų agentūra (EMA) nagrinėja prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, susijusiais su daugeliu dokumentų: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63009.

[19] Žr. „Galimybė visuomenei susipažinti su ES dokumentais ir Europos ombudsmeno vaidmuo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/areas-of-work/access-to-documents.