- LT Lietuvių kalba
Mašininiuose vertimuose gali būti klaidų, tekstas gali būti nevisiškai aiškus ir tikslus. Ombudsmenas neprisiima atsakomybės už jokius neatitikimus. Patikimiausią ir teisiškai tikslią informaciją rasite originale anglų kalba, kurio nuoroda pateikta pirmiau.
Daugiau informacijos rasite mūsų kalbų ir vertimo politikoje.
Tekstinių ir momentinių žinučių, kurias darbuotojai siunčia ir (arba) gauna vykdydami savo profesines pareigas, registravimas. Praktinės rekomendacijos ES administracijai
Korespondencija - Data Ketvirtadienis | 14 liepos 2022
Byla SI/4/2021/MIG - Atidaryta Trečiadienis | 30 birželio 2021 - Sprendimas Trečiadienis | 13 liepos 2022 - Susijusios įstaigos Europos Parlamentas | Europos Sąjungos Taryba | Europos sienų ir pakrančių apsaugos agentūra | Europos cheminių medžiagų agentūra | Europos maisto saugos tarnyba | Europos vaistų agentūra | Europos Komisija | Europos centrinis bankas - Šalis Prancūzija
Šiomis praktinėmis rekomendacijomis ES administracija gali vadovautis ateityje registruodama tekstinius ir momentinius pranešimus. Jie parengti Europos ombudsmenei renkant informaciją ir atspindi gerąją patirtį, kurią ji nustatė šioje srityje.
ES institucijos, įstaigos, organai ir agentūros turėtų:
- Dokumentų tvarkymo taisyklėse ir praktikoje atsižvelgti į vis didėjantį teksto ir tikralaikių pokalbių naudojimą. Konkrečiai tai reiškia, kad sprendimas įrašyti tam tikrą informaciją į administracijos dokumentų valdymo sistemą turėtų priklausyti ne nuo laikmenos – laiško, e. laiško, teksto ar momentinės žinutės – bet nuo jos turinio.
- Įdiegti technologinius sprendimus, kad būtų galima lengvai įrašyti tekstinius ir momentinius pranešimus dokumentų valdymo sistemose. Tuo tarpu numatyti alternatyvius tokių pranešimų įrašymo būdus.
- Parengti aiškias gaires darbuotojams, kaip turėtų būti išgaunami, perkeliami ir registruojami dokumentų registravimo kriterijus atitinkantys tekstiniai ir momentiniai pranešimai. Visi darbuotojai, kurie darbui naudoja elektroninius prietaisus, turėtų gebėti suprasti, kaip iš pranešimų siuntimo programėlių ar platformų išgauti ir perduoti tekstinius ir momentinius pranešimus į atitinkamą dokumentų valdymo sistemą.
- Didinti darbuotojų informuotumą apie poreikį užtikrinti, kad tekstiniai ir momentiniai pranešimai, atitinkantys įrašymo kriterijus, būtų išgaunami, perduodami ir registruojami reguliariai ir reguliariai. Be standartinių vidaus komunikacijos pranešimų, tai būtų galima padaryti, pavyzdžiui, rengiant mokymus esamiems darbuotojams ir įvadines programas naujiems darbuotojams.
- Užtikrinkite, kad darbui naudojamuose elektroniniuose prietaisuose laikomų tekstinių ir momentinių pranešimų saugojimo laikotarpiai atitiktų saugojimo politiką.
- Įdiegti procesą, kuriuo būtų užtikrinama, kad darbuotojui išėjus iš darbo būtų registruojami visi jo turimi dokumentai, įskaitant visus įrašymo kriterijus atitinkančius tekstinius ir momentinius pranešimus.
- Pripažinti, kad su darbu susiję tekstiniai ir momentiniai pranešimai yra „dokumentai“, kaip apibrėžta Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais.
- Nagrinėdami prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, kurie galėtų apimti tekstinius ir momentinius pranešimus, apsvarstykite visas vietas, kuriose tokie pranešimai galėtų būti saugomi, įskaitant darbuotojų naudojamus elektroninius prietaisus, ir padėkite darbuotojams, kurie gali laikyti tokius pranešimus atlikdami paiešką, pavyzdžiui, duodami nurodymus.
- Užtikrinti, kad naudojant jų standartinę paieškos priemonę būtų galima nustatyti tekstinius ir momentinius pranešimus (kaip tokius), kai jie užregistruojami jų dokumentų valdymo sistemoje.