1. Santrauka

Vienas iš principų, kuriais grindžiamos ES taisyklės dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, yra tai, kad prašymai turėtų būti nagrinėjami nedelsiant. Informacijos gali prireikti greitai ir ji gali prarasti savo aktualumą prašytojui, jei vėluojama. Ombudsmenė taip pat norėjo užtikrinti, kad jos tarnyba kuo greičiau išnagrinėtų skundus šioje srityje. Todėl 2018 m. vasario mėn. ji įvedė paspartintą skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimo procedūrą.

Praėjus trejiems metams šia peržiūra siekiama įvertinti, kaip procedūra veikia praktiškai. Pagrindiniai rezultatai yra teigiami: Ombudsmeno tarnyba dabar daug greičiau nagrinėja skundus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais – vidutinis skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimo laikas dabar sudaro trečdalį to laiko, kuris buvo prieš pradedant procedūrą.

Sunku pasakyti, ar dėl šio greitesnio proceso padvigubėjo skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, kuriuos ombudsmenas gavo per šį laikotarpį, skaičius, tačiau bet kuriuo atveju tai yra teigiamas pokytis.

Preliminarus 40 darbo dienų terminas, per kurį ombudsmenė turi atlikti esminį vertinimą, yra iššūkis dviem trečdaliams paspartintų atvejų. Tai iš dalies lemia kartais pernelyg dideli ištekliai ir iš dalies lėtas institucijų atsakas. Gali būti verta apsvarstyti, ar padidinti šį orientacinį tvarkaraštį, kad skundų pateikėjams būtų suteikta daugiau tikrumo, kartu vengiant tokio pratęsimo, kad būtų paskatintas dar didesnis vėlavimas.

Ombudsmeno tarnyba taip pat konsultavosi su asmenimis ir organizacijomis, kurie pasinaudojo procedūra. Nors respondentai iš esmės buvo patenkinti šia patirtimi, jie taip pat paragino aiškiau nurodyti, ko tikėtis nagrinėjant skundus dėl galimybės susipažinti su dokumentais. Tai rodė tam tikrą painiavą dėl to, kas yra ir kas nėra laikoma skubos tvarka pateiktu skundu platesnėje ombudsmeno nagrinėjamų bylų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais kategorijoje. Tai verta toliau svarstyti Tarnyboje, be kita ko, įvertinant, ar būtų geriau tiesiog pasakyti, kad ombudsmenas bando kuo greičiau išnagrinėti visus skundus dėl galimybės susipažinti su dokumentais, remdamasis orientaciniu tvarkaraščiu. Naujo proceso paskyrimas „greituoju keliu“ galėjo padėti biurui sutelkti dėmesį į tai, kaip racionalizuoti ankstesnį procesą, tačiau dabar, kai tai jau pasiekta, gali būti nebenaudinga suteikti jam specialų paskyrimą.

Ombudsmenas jau nagrinėjo kai kuriuos šioje apžvalgoje nustatytus klausimus: išplėstos galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais bylas nagrinėjančios grupės, o interneto svetainėje dabar pateikiama aiškesnė informacija apie tai, kaip nagrinėjame skundus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais. Atsižvelgiant į suinteresuotųjų šalių išreikštą susirūpinimą šiuo klausimu, dabar gali prireikti priimti tikslesnes gaires, kada įstaigoms pratęsti terminą.

Kartu su šia paspartinta peržiūra ombudsmenas atlieka skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais rezultatų vidaus auditą. Ji tikisi netrukus apie tai pranešti.

2. Apžvalga

a. Aplinkybės

Asmenims, prašantiems suteikti galimybę visuomenei susipažinti su ES institucijos turimais dokumentais, paprastai reikia dokumentų kuo greičiau, kad jie atitiktų tikslą, kuriuo jie ketina juos naudoti. Todėl jie tikisi, kad prašymas bus greitai išnagrinėtas. Tai pasakytina apie žurnalistus, pilietinės visuomenės organizacijas (PVO) arba piliečius, norinčius dalyvauti ES sprendimų priėmimo procese. Įmonės ir mokslininkai taip pat ieško su jų darbu susijusios informacijos.

Jei prieiga nėra greita, dokumentai gali prarasti savo naudingumą. Europos ombudsmenas nuolat teigė, kad uždelsta prieiga gali būti nesuteikiama.

Remdamasi principu, kuriuo grindžiamos ES taisyklės dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais ^[1], kad prašymai turėtų būti nagrinėjami nedelsiant, ombudsmenė norėjo užtikrinti, kad jos tarnyba tokius skundus išnagrinėtų kuo greičiau. Todėl ji nustatė pagreitintą skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimo procedūrą. Po bandomojo laikotarpio, kuris prasidėjo 2017 m. rugsėjo mėn., 2018 m. vasario mėn. ombudsmenas oficialiai pradėjo skubos procedūrą dėl skundų dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

b. „Fast-Track“ žymėjimas

Ombudsmenas nelaiko visų skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais skubos tvarka. Pagal pagreitintą procedūrą nagrinėjami skundai yra susiję su skundais, kuriuose institucija atsisakė leisti visuomenei susipažinti su dokumentu arba per nustatytą terminą neatsakė į prašymą leisti susipažinti su dokumentais ir taip netiesiogiai atsisakė leisti susipažinti su dokumentais.

Paaiškėjo, kad sudėtinga arba nebūtina taikyti pagreitintą procedūrą nagrinėjant kitas visuomenės susipažinimo su dokumentais bylas. Pavyzdžiui, yra atvejų, kai neaišku, ar prašomi dokumentai egzistuoja, arba kai reikia papildomų paaiškinimų, kad ombudsmeno tyrimo grupė galėtų susipažinti su atitinkamais dokumentais. Kai iš pat pradžių aišku, kad siekiant apginti skundo pateikėjo teises gali prireikti atlikti išsamesnį tyrimą, paspartinta procedūra netaikoma ^[2].

Atlikus šią peržiūrą paaiškėjo, kad skundo pateikėjams ne visada aišku, kurios bylos nagrinėjamos pagal pagreitintą procedūrą. Šis klausimas bus sprendžiamas.

c. Kaip veikia pagreitinta procedūra

Gavusi skundą, Ombudsmeno tarnyba jį užregistruoja ir išsiunčia gavimo patvirtinimą. Per penkias darbo dienas nuo registracijos ombudsmenas turėtų priimti sprendimą, ar galima pradėti tyrimą pagal pagreitintą procedūrą. Tai priklauso nuo kelių veiksnių, įskaitant tai, ar skundas yra priimtinas ^[3], ar ombudsmenas turi pagrindo pradėti tyrimą ^[4].

Pradėjus tyrimą, pagreitinta procedūra apima keletą tyrimo etapų, pradedant atitinkamų dokumentų patikrinimu laiku ir tam tikrais atvejais susitikimu su atitinkama institucija. Ombudsmenė susitarė su ES institucijomis, kad galėtų greitai susipažinti su dokumentais (per 5 darbo dienas nuo tyrimo pradžios) ir greitai gauti galimas papildomas institucijų pastabas (per 15 darbo dienų).

Ombudsmenas siekia, kad skubos tvarka nagrinėjamos bylos būtų išspręstos per 40 darbo dienų (nuo skundo užregistravimo). Per šį laikotarpį ombudsmeno tyrimo grupė patikrina atitinkamus dokumentus ir gali toliau konsultuotis su institucija ar įstaiga.

Tada ombudsmenas nustato, ar yra galimybių greitai išspręsti šį klausimą, pasiūlydamas institucijai atskleisti dokumentus (jų dalis).

Jei ombudsmenė nustato, kad ES institucija neturėjo atsisakyti leisti susipažinti su dokumentu (-ais), ji gali nustatyti netinkamo administravimo atvejį ir rekomenduoti, kad ji suteiktų galimybę visiškai arba iš dalies susipažinti su atitinkamais dokumentais.

3.  Veiklos rezultatų peržiūra

Toliau pateikiami statistiniai duomenys rodo paspartintos procedūros poveikį nagrinėjimo laikui ir bylų skaičiaus pokyčiams. Šiame skirsnyje pateikiami statistiniai duomenys apie visų su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais susijusių bylų, o ne tik tų, kurios nagrinėjamos pagal paspartintą procedūrą, nagrinėjimą.

a. Skundų skaičius

Nuo 2017 m. rugsėjo 1 d. iki 2020 m. rugpjūčio 31 d. ombudsmenas nagrinėjo 252 skundus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais. 189 iš šių skundų ombudsmenas pradėjo tyrimą.

Su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais susijusių skundų skaičius beveik padvigubėjo nuo vidutiniškai 45 per metus 2014–2016 m. iki vidutiniškai 82 per metus 2017–2019 m., kai buvo taikoma paspartinta procedūra.

2014–2019 m. bendras metinis ombudsmeno gautų skundų skaičius padidėjo maždaug 20 proc. 2016–2017 m., kai buvo pradėta taikyti paspartinta procedūra, labai padidėjo skundų, susijusių su galimybe susipažinti su dokumentais, dalis.

b. Vidutinė apdorojimo trukmė

Pradėjus taikyti paspartintą procedūrą, labai sutrumpėjo vidutinis laikas, kurio reikia byloms dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėti. Visi trys pagrindiniai skundų nagrinėjimo etapai nuo paspartintos procedūros taikymo pradžios yra tris kartus greitesni: priimti sprendimą dėl priimtinumo, patvirtinti ombudsmeno atliktą klausimo vertinimą ir galutinai užbaigti bylą.

Vidutinis laikas, per kurį priimami sprendimai dėl priimtinumo dėl visų skundų, susijusių su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais, dabar yra daugiau kaip tris kartus greitesnis nei prieš pradedant procedūrą.

Pagal pagreitintą procedūrą ombudsmenė stengiasi užtikrinti, kad jos tyrimai per 40 darbo dienų lemtų sprendimą ar rezultatą (pvz., sprendimo pasiūlymą ar rekomendaciją). Vidutinis laikotarpis, per kurį užklausų dėl galimybės susipažinti su dokumentais rezultatai pasiekiami, dabar sudaro trečdalį laikotarpio, kuris buvo prieš pradedant procedūrą 2017 m.

c. „Fast-Track“ statistika

Nuo 2017 m. rugsėjo 1 d. iki 2020 m. rugpjūčio 31 d. ombudsmenė pagal pagreitintą procedūrą išnagrinėjo 148 skundus. 119 iš šių skundų ji pradėjo tyrimą.

I. Kas yra skundo pateikėjai?

II. Kokios institucijos buvo suinteresuotos?

Didžioji dauguma skundų, kurie buvo nagrinėjami pagal pagreitintą procedūrą, buvo pateikti prieš Europos Komisiją. Likusi dalis buvo paskirstyta kitoms institucijoms, įstaigoms, organams ir agentūroms.

III. Rezultatas

Dauguma pagal pagreitintą procedūrą atliktų tyrimų buvo užbaigti nenustačius netinkamo administravimo. Apie 30 proc. paspartintų tyrimų ombudsmenė pateikė sprendimo pasiūlymą arba rekomendaciją.

IV. Skundai nagrinėjami laikantis orientacinio tvarkaraščio

Apskritai dviem trečdaliais pagreitintos procedūros atvejų sprendimas dėl priimtinumo buvo priimtas per orientacinį penkių darbo dienų terminą. Skubos tvarka nagrinėjamose bylose vidutinis laikotarpis iki sprendimo dėl priimtinumo priėmimo buvo 6 darbo dienos. Tarnyba siekia, kad sprendimai dėl priimtinumo ne skubos tvarka nagrinėjamose bylose būtų priimami per 30 kalendorinių dienų. Tai rodo, kad, nors Tarnyba nepasiekė 5 darbo dienų tikslo visose pagreitintos procedūros bylose, daugeliu atvejų sprendimas dėl priimtinumo buvo priimtas daug greičiau nei ne pagreitintos procedūros bylose.

36 proc. visų paspartintų tyrimų atveju ombudsmeno vertinimas ^[5] buvo pateiktas per orientacinį 40 darbo dienų terminą. 55 proc. visų skundų buvo įvertinti per 60 darbo dienų. Apskritai „Fast-Track“ užklausų atveju vidutinis laikas rezultatams pasiekti buvo 67 darbo dienos.

4.  Suinteresuotųjų subjektų nuomonės

Peržiūrėdama paspartintos procedūros rezultatus, Ombudsmeno tarnyba konsultavosi su įvairiais suinteresuotaisiais subjektais, kurie turi tiesioginės su procedūra susijusios patirties, kad gautų grįžtamosios informacijos. Tai buvo ir skundo pateikėjai (pilietinės visuomenės, akademinės bendruomenės ir žiniasklaidos), ir Komisija, kaip pagrindinė ES institucija, dėl kurios ombudsmenas atlieka tyrimus dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

a. Informuotumas apie paspartintą procedūrą

Apskritai beveik visi subjektai, su kuriais konsultuotasi, žinojo pagrindinius procedūros tikslus ir pagrindinius principus. Buvo neaišku, ar procedūra taikoma visiems skundams dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

b. „Fast-Track“ praktikos suvokimas

Tiems, kurie turėjo skundų nagrinėjimo patirties prieš pradedant procedūrą ir ją pradėjus, jie laikėsi nuomonės, kad ombudsmeno skundų nagrinėjimas tapo greitesnis ir paprastesnis. Apskritai asmenys, su kuriais konsultuotasi, manė, kad bendravimas su Ombudsmeno tarnyba yra veiksmingas ir naudingas, todėl jie gali stebėti procesą.

Atrodo, kad didžiausias numanomas poveikis yra tai, kad institucija turi greičiau išnagrinėti prašymą: kad reikalai judėtų ten, kur vėluojama. Apskritai korespondentai laikėsi nuomonės, kad paspartinta procedūra yra veiksmingas būdas užtikrinti, kad institucijos nepagrįstai nevilkintų prašymų leisti visuomenei susipažinti su dokumentais nagrinėjimo. Tačiau tais atvejais, kai buvo vėluojama, ne visada iš karto buvo aišku, kodėl taip atsitiko. Kai kurie respondentai pažymėjo, kad ombudsmenas dažnai pratęsia institucijų terminus net ir tais atvejais, kai jau buvo vėluojama.

Kita vertus, kai kurie respondentai buvo susirūpinę, kad dėl greitesnio nagrinėjimo laiko ombudsmenas neturės laiko nuodugniai ištirti skundus ir tinkamai išnagrinėti visus skundo pateikėjo ir institucijos pateiktus teisinius argumentus.

Skundai ombudsmenui, ypač kai jie nagrinėjami skubos tvarka

procedūra buvo vertinama kaip mažesnės rizikos ir greitesnė alternatyva bylinėjimuisi teisme ir galėtų būti naudojama tais atvejais, kai sėkmė buvo neaiški. Tai ypač pasakytina apie skundo pateikėjus, kurie neturėjo finansinių išteklių, kad galėtų pradėti teismo procesą.

Savo ruožtu Komisija pažymėjo, kad nors pagreitintos procedūros terminai yra labai trumpi (visų pirma dokumentų patikrinimas per penkias darbo dienas nuo prašymo pateikimo), daugeliu atvejų ji gali jų laikytis.

c. Siūlomi patobulinimai

Keli respondentai išreiškė susirūpinimą dėl to, kad neaišku, kada ombudsmenas taiko pagreitintą procedūrą skundams dėl galimybės susipažinti su dokumentais nagrinėti. Buvo pasiūlyta informuoti skundo pateikėjus, ar buvo taikoma pagreitinta procedūra, kad jie galėtų iš anksto numatyti trukmę.

Nors ombudsmenas galėjo greičiau nagrinėti skundus dėl galimybės susipažinti su dokumentais, kai kurie respondentai abejojo, ar tai buvo padaryta skundo nagrinėjimo iš esmės sąskaita. Visų pirma, nors institucijos gali greičiau atsakyti į jų prašymą, jie gali neturėti galimybės susipažinti su dokumentais.

Kai kurie respondentai abejojo, ar ombudsmenas turėtų pratęsti institucijos terminą skundams, susijusiems su vėlavimu nagrinėjant prašymus leisti susipažinti su dokumentais.

Kai kurie respondentai manė, kad skundų pateikimo ombudsmeno interneto svetainėje procesas ir forma galėtų būti patobulinti (kai kurie pasiūlė atskirą specialią skundo formą, skirtą skundams dėl galimybės susipažinti su dokumentais). Kiti pasiūlė daugiau informacijos apie galimybę susipažinti su dokumentais apskritai pateikti ombudsmeno interneto svetainėje.

Komisija pareiškė, kad, kadangi ji vis dar prisitaiko prie naujos procedūros, ji pageidautų, kad ombudsmenas vėl nepakeistų šios procedūros.

5.  Išvada

a. Kas veikia gerai?

Dėl paspartintos procedūros labai sutrumpėjo dokumentų tvarkymo laikas. 2019 m. skundai, susiję su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais, buvo išnagrinėti vidutiniškai tris kartus greičiau nei prieš pradedant procedūrą. Nors apskritai ombudsmenas skundus nagrinėja daug greičiau ir veiksmingiau, tai ypač pasakytina apie skubos tvarka nagrinėjamas bylas.

Dėl šios procedūros padaugėjo skundų pateikėjų, o skundų dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais skaičius iš esmės padvigubėjo.

Suinteresuotieji subjektai iš esmės buvo patenkinti pagreitinta procedūra. Jie palankiai įvertino procedūros spartą ir bendrą ombudsmeno darbo kokybę.

b. Ką galima patobulinti?

Nors „Fast-Track“ procedūra apskritai yra sėkminga, tam tikrose srityse dar yra ką tobulinti.

• Vidutinis visų "Fast-Track" skundų nagrinėjimo laikas yra 67 darbo dienos. Nors nagrinėjimo laikas buvo gerokai sutrumpintas, tik 36 proc. visų paspartintos procedūros atvejų ombudsmenė užbaigė savo vertinimą per numatytą 40 darbo dienų laikotarpį ^[6]  
  Iš dalies taip yra dėl paspartintos procedūros sėkmės. Tai, kad ombudsmeno tarnyba yra palyginti maža, reiškia, kad ji ne visada galėjo per numatytą laikotarpį reaguoti į nenumatytus skundų antplūdžius. Ombudsmenas jau nagrinėjo šį klausimą, padidindamas grupės, nagrinėjančios skundus, susijusius su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais, dydį. Be to, yra ir kitų vėlavimą lemiančių veiksnių, pavyzdžiui, būtinybė laukti atitinkamų institucijų atsakymo.
  Tačiau vis dar sudėtinga laikytis 40 darbo dienų termino skundams pagal pagreitintą procedūrą pateikti. Gali būti verta apsvarstyti, ar padidinti šį orientacinį tvarkaraštį, kad skundų pateikėjams būtų suteikta daugiau tikrumo, kartu užtikrinant, kad galimas padidinimas nebūtų naudojamas kaip pateisinimas nagrinėjant bylas dėl galimybės susipažinti su dokumentais ne taip greitai.
• Per konsultacijas su suinteresuotosiomis šalimis paaiškėjo, kad esama tam tikros painiavos dėl to, kas yra ir kas nelaikoma „skubos tvarka“ pateiktu skundu.  Todėl kyla klausimas, ar patartina tam tikrus skundus „paskirti“ skubos tvarka, o kitus – ne; ir ar skundo pateikėjams gali būti suteikta daugiau aiškumo nurodant, kad ombudsmenas stengiasi kuo greičiau išnagrinėti visus skundus dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

c. Tolesni veiksmai

Ombudsmenas tebėra įsipareigojęs ne tik laiku pateikti rezultatus, bet ir rasti geriausią įmanomą sprendimą skundo pateikėjui.

Po šios peržiūros ombudsmenas:

• Kai įmanoma, toliau racionalizuoti procesus, kad skundai, susiję su galimybe susipažinti su dokumentais, būtų nagrinėjami kuo veiksmingiau.
• Įvertinti, ar būtų geriau tiesiog pasakyti, kad ombudsmenas bando kuo greičiau išnagrinėti visus skundus dėl galimybės susipažinti su dokumentais, remdamasis orientaciniu tvarkaraščiu, o ne suteikti procesui specialų paskyrimą.
• Jei paspartintas procesas bus tęsiamas, apsvarstykite galimybę pratęsti 40 darbo dienų terminą ir parengkite aiškesnius kriterijus, susijusius su bylų, kurios turėtų būti nagrinėjamos pagal paspartintą procedūrą, rūšimis.  
• Nustatykite, ar gali prireikti priimti tikslesnes gaires, kada įstaigoms pratęsti terminą.

 

---

[1] Daugumai ES institucijų, įstaigų, organų ir agentūrų taikomos atitinkamos taisyklės dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais išdėstytos Reglamente (EB) Nr. 1049/2001. Šis principas atsispindi reglamente, kuriame teigiama, kad paraiškos dėl galimybės susipažinti su dokumentais tvarkomos greitai ir bet kuriuo atveju per 15 darbo dienų nuo prašymo užregistravimo. Reglamentą galima rasti adresu https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Taip pat gali prireikti nelaikyti bylos „skubos tvarka“, jei institucija dėl savo struktūros reikalauja, kad, be pirminio atsakymo pareiškėjui, jos būtų dar kartą oficialiai paprašyta laikytis pozicijos.

[3] Kad skundai būtų priimtini, jie turi atitikti tam tikras Ombudsmeno statuto 2 straipsnyje nustatytas sąlygas. Tai, be kita ko, reikalavimas prieš pateikiant skundą pateikti atitinkamai institucijai kartotinę paraišką dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

[4] Pavyzdžiui, ombudsmenas gali nustatyti, kad skundą geriau gali nagrinėti kita įstaiga (Ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 3 straipsnio 3 dalis).

[5] Sprendimo pasiūlymas, rekomendacija arba baigiamasis sprendimas.

[6] Registracija iki uždarymo sprendimo, sprendimo ar rekomendacijos. Vidutinis bylų nagrinėjimo laikas per nustatytą terminą buvo 26 darbo dienos.