Gerb. X,

Ombudsmenas gavo skundą prieš EDAV dėl jos atsisakymo leisti visuomenei susipažinti su „parengiamaisiais dokumentais, kuriuose pateikiami duomenų apsaugos institucijos pareiškimai, klausimai, nuomonės ir susirūpinimą keliantys klausimai, dėl kurių buvo priimti EDAV dokumentai, nurodyti kaip 04/2021 ^[1], 02/2020 ^[2], 01/2029 ^[3] ir OUT2021-0119 ^[4]“. Savo prašyme EDAV leisti visuomenei susipažinti su dokumentais skundo pateikėjas nurodė ombudsmeno išvadas byloje 386/2022/AMF ^[5]. Tokiu atveju EDAV nusprendė suteikti platesnę prieigą prie anoniminių nacionalinių priežiūros institucijų nuomonių, pateiktų jos gairių dėl asmens duomenų tvarkymo teikiant internetines paslaugas parengiamuosiuose dokumentuose.

EDAV nustatė 103 dokumentus (arba dokumentų dalis), patenkančius į prašymo taikymo sritį. Ji suteikė galimybę visuomenei susipažinti su visu 21 dokumentu ir nesuteikė galimybės (visiškai arba iš dalies) susipažinti su likusiais 82 dokumentais. EDAV teigė, kad atskleidus šiuos dokumentus būtų labai pakenkta jos sprendimų priėmimo procesui ^[6]. EDAV pridūrė, kad atskleidus tam tikrą viename iš dokumentų esančią informaciją būtų pakenkta vykdomo tyrimo tikslui ir rezultatams ^[7]. Be to, kai kuriose dokumentų dalyse yra asmens duomenų ir jie turėjo būti kupiūruoti, kad būtų apsaugotas atitinkamų asmenų privatumas ir neliečiamumas ^[8].

2022 m. sausio 14 d. patvirtinamajame sprendime EDAV nurodė, kad „viešai skelbiant ankstesnes dokumentų projektų versijas kiltų painiava. Šie dokumentų projektai yra EDAV vidaus svarstymų ir preliminarių konsultacijų dalis ir nebūtinai atspindi visos EDAV poziciją.“ EDAV mano, kad jos narių, sekretoriato ar Europos Komisijos įvairiais derybų etapais pareikštos nuomonės yra rengimo proceso momentinės nuotraukos“. EDAV pridūrė, kad „viešai skelbiant atskirų narių ir (arba) EDAV sekretoriato darbuotojų pastabas būtų labai pakenkta EDAV sprendimų priėmimo procesui, nes mažiau tikėtina, kad nariai pasidalytų savo necenzūruotomis nuomonėmis tam tikru klausimu, jei jie iš anksto žinotų, kad jos vėliau bus paskelbtos (net jei jos būtų nuasmenintos).“ Galiausiai EDAV mano, kad ombudsmeno išvados byloje 386/2022/AMF nesukuria precedento EDAV nagrinėjant prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais. Ji visada vertina tokius prašymus kiekvienu konkrečiu atveju.

Nusprendėme pradėti šio skundo tyrimą.

Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatyta, kad paraiškos dėl galimybės susipažinti su dokumentais turėtų būti nagrinėjamos nedelsiant. Pagal šį principą ombudsmenas taip pat siekia kuo greičiau išnagrinėti tokius atvejus.

Pirmiausia manome, kad būtina peržiūrėti skundo pateikėjo prašyme nagrinėjamus dokumentus. Būčiau dėkingas, jei EDAV iki 2022 m. vasario 2 d. pateiktų mums visų dokumentų, su kuriais buvo atsisakyta leisti visuomenei susipažinti, kopijas (iš dalies arba visiškai), pageidautina elektroniniu formatu šifruotu e. paštu ^[9].  

Dokumentai, dėl kurių pateiktas prašymas leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, bus tvarkomi konfidencialiai, kartu su bet kokia kita medžiaga, kurią EDAV nusprendžia pasidalyti su mumis ir kurią ji pažymi kaip konfidencialią. Tokio pobūdžio dokumentai bus tvarkomi ir saugomi laikantis šio konfidencialaus statuso ir bus ištrinti iš ombudsmeno bylų netrukus po to, kai bus baigtas tyrimas.

EDAV pozicija išdėstyta jos kartotiniame sprendime. Tačiau, jei EDAV norėtų pateikti papildomų nuomonių, į kurias Europos ombudsmenas turėtų atsižvelgti atlikdamas šį tyrimą, būtume dėkingi, jei jas mums būtų galima pateikti per penkiolika darbo dienų nuo šio rašto gavimo, t. y. 2022 m. vasario 16 d.

Už tyrimą atsakinga pareigūnė Angela Marcos Figueruelo.

Nuoširdžiai Jūsų,

Rosita Hickey tyrimų
direktorė

Strasbūras, 2022 m. sausio 26 d.

[1] EDAV pareiškimas Nr. 04/2021 dėl tarptautinių susitarimų, įskaitant duomenų perdavimą

[2] EDAV gairės Nr. 02/2020 dėl Reglamento 2016/679 46 straipsnio 2 dalies a punkto ir 46 straipsnio 3 dalies b punkto dėl asmens duomenų perdavimo tarp EEE ir ne EEE valdžios institucijų ir įstaigų

[3] EDAV pareiškimas Nr. 01/2019 dėl JAV užsienio sąskaitoms taikomų mokestinių prievolių vykdymo akto (FATCA)

[4] 2021 m. liepos 7 d. EDAV atsakymas EP narei iš Nyderlandų Sophie in 't Veld su nuoroda OUT2021-0119

[5] Paskelbta adresu https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/146504

[6] Reglamento 1049/2001 4 straipsnio 3 dalies antra pastraipa

[7] Reglamento 1049/2001 4 straipsnio 2 dalies trečia įtrauka

[8] Reglamento Nr. 1049/2001 4 straipsnio 1 dalies b punktas

[9] Užšifruoti el. laiškai gali būti siunčiami į mūsų specialią pašto dėžutę.