Atitinkama institucija ar įstaiga: EPSO

Data ir laikas: 2015 m. liepos 7 d. 15.00–17.00 val.

Vieta: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Briuselis, C-25 05/072

Ombudsmeno tarnybos,atstovaujamos:

• Nastasja Fuxa, Skundų ir tyrimų 4 skyrius
• Tina Nilsson, Skundų ir tyrimų 4 skyriaus vadovė

EPSO, kuriai atstovauja:

• Renata Krizsai, EPSO.05.001
• EPSO atstovė Sarah Rooney

 

1. Įžanga ir procedūriniai aspektai

Ombudsmeno tyrimo grupė prisistatė ir pristatė tyrimo savo iniciatyva ir posėdžio tikslą. Tyrimas savo iniciatyva buvo pradėtas, nes ombudsmenė nustatė, kad į tyrimą įtraukti klausimai, į kuriuos ji buvo atkreipta dėmesį nagrinėjant individualius skundus, negali būti veiksmingai sprendžiami atliekant individualius, skundais grindžiamus tyrimus. Taigi šio tyrimo tikslas – padėti EPSO nustatyti ir padaryti galimus sisteminius prašymo atlikti peržiūrą procedūros ir jos taikymo patobulinimus.

Ombudsmeno tyrimo grupė paaiškino, kad posėdžio tikslas dvejopas: i) susipažinti su tam tikrais dokumentais ir gauti informaciją, kurios ombudsmenė prašė savo laiške, kuriuo pradedamas tyrimas [1], ir ii) suteikti galimybę EPSO ir ombudsmeno tyrimo grupei keistis nuomonėmis ir pateikti paaiškinimus ankstyvuoju etapu.

Ombudsmeno tyrimo grupė nustatė ombudsmeno inspekcijoms taikomą teisinę sistemą, pagal kurią neleidžiama susipažinti su patikrintų dokumentų kopijomis, kurias EPSO laiko konfidencialiomis [2].

Be to, ombudsmenės tyrimo grupė informavo EPSO, kad ombudsmenė paskelbs patikrinimo ataskaitą savo interneto svetainėje, kad visi suinteresuoti asmenys galėtų ją perskaityti.

2. Susipažinimas su byla

Patikrinti dokumentai

Ombudsmeno tyrimo grupė patikrino toliau nurodytus dokumentus ir paėmė jų kopijas.

i) Dokumentas „Peržiūros prašymų tvarkymas“, kuriame išdėstyta EPSO vidaus procedūra, taikoma peržiūrėjimo prašymams tvarkyti (konfidencialus).

ii) Dokumentas „Vertinimo komisija. Prašymai atlikti peržiūrą“, t. y. lapas, kurį atrankos komisija naudoja savo sprendimui dėl prašymo atlikti peržiūrą įrašyti (konfidencialus).

iii) Dokumentas „Prašymai atlikti peržiūrą. Atsakymų rengimo gairės“ (konfidencialu).

iv) Standartinių laiškų projektai, kuriais grindžiami EPSO atsakymai į prašymus atlikti peržiūrą.

v)dokumentą "Réponses type aux demandes de réexamens", kuriame pateikiamos standartinės formuluotės ir argumentai įvairiais klausimais, grindžiami atitinkama teismų praktika, kurią EPSO naudoja rengdama atsakymus į prašymus atlikti peržiūrą.

vi) 2014 m. vasario mėn. dokumentas „Konkurso atrankos komisijų vadovas“ (konfidencialus).

vii)Ombudsmeno atstovams taip pat buvo pateiktas dokumentas „Prašymai atlikti peržiūrą. Statistika ES ombudsmeno savo iniciatyva atliekamo tyrimo OI/10/2015/NF tikslais“, kuriame pateikiami atsakymai į toliau nurodytus klausimus (konfidencialu).

kandidatų, kurie, pasinaudoję peržiūros procedūra, nusprendžia pateikti administracinį skundą pagal Tarnybos nuostatų 90 straipsnio 2 dalį dėl tų pačių priežasčių, skaičius; tokių administracinių skundų skaičius 2014 m. ir 2015 m. pirmąjį ketvirtį, palyginti su 2013 m.

- Laiko vidutiniškai prireikė, kad EPSO 2014 m. ir 2015 m. pirmąjį ketvirtį išnagrinėtų prašymus dėl peržiūros.

- Kiek (ir kokių) teismo bylų, susijusių su prašymų dėl peržiūros nagrinėjimu 2014 m. ir 2015 m. pirmąjį ketvirtį, buvo iškelta EPSO, palyginti su 2013 m.

viii) 2015 m. rugsėjo 25 d. EPSO pateikė ombudsmenui prašymų atlikti peržiūrą darbo grupės ataskaitą (konfidencialu).

EPSO pateikta informacija, susijusi su dokumentais, kuriuos ombudsmenas paprašė patikrinti:

Kalbant apie i punkte nurodytą patikrintą dokumentą, ombudsmenė savo laiške, kuriuo pradedamas tyrimas, paprašė EPSO pateikti susipažinti dabartinę EPSO vidaus taisyklių dėl prašymų atlikti peržiūrą tvarkymo versiją, įskaitant informaciją apie naujausius tų taisyklių pakeitimus. EPSO atstovai informavo ombudsmeno tyrimo grupę, kad pakeitimai, kuriuos EPSO įgyvendino nuo 2014 m.[3], neatsispindi dokumente "Prašymų atlikti peržiūrą nagrinėjimas".

Kalbant apie vi punkte nurodytą patikrintą dokumentą, ombudsmenė laiške, kuriuo pradedamas tyrimas, paprašė EPSO pateikti susipažinti naują atrankos komisijoms skirtą vadovą. EPSO atstovai informavo ombudsmeno tyrimo grupę, kad EPSO vis dar peržiūri galiojantį atrankos komisijų vadovą. Todėl naujojo vadovo dar nėra. EPSO pateikė ombudsmenui dabartinio vadovo kopiją.

Laiške, kuriuo pradedamas tyrimas, ombudsmenė taip pat paprašė EPSO pasirengti susipažinti su informacija apie EPSO prašymų atlikti peržiūrą darbo grupę ir galbūt jos parengtais dokumentais. EPSO atstovai paaiškino, kad jos darbo grupė, nagrinėjanti prašymus atlikti peržiūrą, sukūrė vidaus internetinį wiki [4], skirtą prašymams atlikti peržiūrą, susijusią su konkursų atrankos pagal talentus etapu. EPSO tiesiogiai pristatė vikį ombudsmeno tyrimo grupei. Remdamasi per vikį surinkta informacija, darbo grupė šiuo metu rengia ataskaitą su konkrečiais pasiūlymais. EPSO atstovai nurodė, kad ataskaita netrukus bus pateikta EPSO vadovybei tvirtinti.

EPSO atstovai sutiko nusiųsti ataskaitos kopiją ombudsmenui, kai ją patvirtins EPSO vadovybė (žr. pirmiau nurodytą viii dokumentą).

Patikrintų dokumentų konfidencialumas

Kaip nurodyta pirmiau pateiktame sąraše (skirsnyje „Patikrinti dokumentai“), EPSO atstovai nustatė, kad kai kurie patikrinti dokumentai yra konfidencialūs pagal Europos ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 5 straipsnio 2 dalį. Atitinkamų dokumentų kopijos buvo pažymėtos žyma „konfidencialu“, pasirašytos ir datuotos EPSO atstovo.

3. Keitimasis nuomonėmis ir EPSO pateikti paaiškinimai

Naujausi procedūriniai pakeitimai, susiję su EPSO prašymų atlikti peržiūrą nagrinėjimu

Pagal Tarnybos nuostatų nuostatas atrankos komisijos priima visus esminius sprendimus dėl kandidatų dalyvavimo viešuosiuose konkursuose. Tačiau EPSO organizuoja konkursus ir padeda atrankos komisijoms pranešti kandidatams apie savo sprendimus. Ši pagalbinė EPSO funkcija apima laiškų kandidatams, įskaitant atsakymus į prašymus atlikti peržiūrą, rengimą. EPSO pati sprendžia dėl procedūrų, kurias ji taiko organizuodama konkursus ir teikdama paramą atrankos komisijoms.

EPSO atstovai nurodė, kad 2012 m. pabaigoje EPSO pradėjo taikyti persvarstytą prašymų atlikti peržiūrą nagrinėjimo procedūrą. Nuo tada procedūrą administruoja EPSO teisės reikalų sektorius. Nagrinėdama prašymus dėl peržiūros EPSO rėmėsi bylų tvarkytojais, t. y. administraciniais darbuotojais, taip pat teisės pareigūnais, kurie, kaip nurodyta toliau, skirtingu metu vykdė skirtingas užduotis.

Pagal šią procedūrą iš pradžių už prašymų dėl peržiūros tvarkymą buvo atsakingi du bylų tvarkytojai. Tai apėmė prašymų registravimą, atrankos komisijos posėdžiams skirtų dokumentų rengimą, tolesnius veiksmus dėl pakartotinio priėmimo, taip pat atsakymų rengimą ir jų išsiuntimą per konkursams valdyti naudojamą IT sistemą. Procedūra taip pat apėmė atskirą teisinės kokybės patikrinimo etapą, kuriame teisės pareigūnams buvo pavesta konkreti užduotis patvirtinti, t. y. sistemingai tikrinti bylų tvarkytojų parengtų atsakymų tikslumą ir teisinį patikimumą. 2013 m. EPSO nepatyrė jokių ypatingų problemų ar vėlavimų, susijusių su prašymų atlikti peržiūrą nagrinėjimu pagal šią procedūrą.

Padėtis pasikeitė 2014 m. pradžioje, kai EPSO labai padaugėjo prašymų atlikti peržiūrą. Todėl 2014 m. pirmąjį ketvirtį EPSO nusprendė supaprastinti prašymų atlikti peržiūrą nagrinėjimo procedūrą ir pertvarkyti užduočių paskirstymą teisininkų grupėje, kad būtų paspartintas jų nagrinėjimas. Po reorganizavimo atsakymų skelbimas ir iš dalies tolesni su readmisija susiję veiksmai (konkrečiai su IT susijusios užduotys) buvo perduoti grupės administracijos asistentui, o dokumentų rengimas – tiesiogiai advokatams. Dėl šios priežasties ir siekiant išvengti kliūčių šiame procedūros etape, darbo krūvis buvo tolygiau paskirstytas visai grupei, buvo panaikintas atskiras teisinės peržiūros etapas, o bylų tvarkytojai galėjo sutelkti dėmesį į atrankos komisijos posėdžių rengimą ir vykdymą.

EPSO atstovų teigimu, 2014 m. gautų prašymų atlikti peržiūrą skaičius 100 proc. viršijo 2013 m. lyginamąjį rodiklį. Konkrečiai 2014 m. EPSO gavo 1 084 prašymus dėl peržiūros, palyginti su 571 prašymu dėl peržiūros 2013 m.

2014 m. pabaigoje – 2015 m. pradžioje EPSO nusprendė įtraukti direktoriaus grupės narius į atsakymų į prašymus atlikti peržiūrą rengimą, kad jie galėtų padėti teisininkų grupei.

2014 m. pirmojo ketvirčio teisės pareigūnų ir bylų tvarkytojų užduočių reorganizavimas yra nuolatinio pobūdžio. Direktoriaus komandos narių parama teikiama laikinai, tačiau bus teikiama tol, kol reikės.

Dėl nuo 2014 m. įgyvendintų procedūrinių pakeitimų EPSO pareiškė, kad ji atsilieka nuo neišnagrinėtų prašymų atlikti peržiūrą nagrinėjimo. 2013 m. peržiūros prašymams išnagrinėti EPSO prireikė vidutiniškai 3,75 mėnesio, o 2014 m. peržiūros prašymams išnagrinėti EPSO prireikė 5,75 mėnesio. Kalbant apie 2015 m. pirmąjį pusmetį gautus prašymus atlikti peržiūrą, EPSO prašymų atlikti peržiūrą tvarkymo laikas vidutiniškai sutrumpėjo iki 3,5 mėnesio.

Remdamasi tam tikrais svarbiais veiksniais, EPSO įvertina prašymų atlikti peržiūrą, kuriuos ji tikisi gauti, skaičių, kad galėtų atitinkamai paskirstyti personalo išteklius. Tačiau neįmanoma numatyti visų prašymų atlikti peržiūrą skaičiaus pikų.

Atsakymų į EPSO prašymus atlikti peržiūrą tvarkymas

Atrankos komisija posėdžiauja labai greitai, pasibaigus prašymų atlikti peržiūrą pateikimo terminui [5], paprastai per dvi savaites. Šiame posėdyje atrankos komisija priima sprendimą dėl visų prašymų atlikti peržiūrą, patvirtindama kandidato pašalinimą iš konkurso arba priimdama jį iš naujo.

EPSO atsakymų rengimas ir siuntimas pagal atrankos komisijos sprendimus užima labai daug laiko.

Rengdama ir siųsdama atsakymus EPSO pirmiausia nagrinėja prašymus atlikti peržiūrą, dėl kurių atrankos komisija priėmė teigiamą sprendimą. Tai daroma siekiant užtikrinti, kad atitinkami kandidatai būtų kuo greičiau vėl priimti į konkursą ir galėtų kartu su kitais kandidatais dalyvauti kitame konkurso etape.

Taigi EPSO iš esmės visada gali reintegruoti kandidatus, gavusius teigiamą atsakymą į jų prašymą dėl peržiūros, tuo metu, kai jie kartu su visais kitais atrinktais kandidatais gali dalyvauti kitame konkurso etape. Todėl įprastomis aplinkybėmis EPSO neprivalo rengti testų specialiai priimtiems kandidatams [6].

Taigi sprendimas dėl kiekvieno prašymo atlikti peržiūrą iš esmės yra žinomas tuo metu, kai skelbiamas rezervo sąrašas. Tai, kad atsakymai į kai kuriuos prašymus atlikti peržiūrą pateikiami tik paskelbus rezervo sąrašą, rodo, kad EPSO ne visada gali parengti ir išsiųsti visus neigiamus atsakymus į prašymus atlikti peržiūrą iki paskelbimo.

Paaiškėjo, kad dabartinė IT sistema, sukurta taip, kad būtų užkirstas kelias manipuliavimui konkursais, apsunkina prašymų atlikti peržiūrą tvarkymą. Todėl EPSO neseniai nusprendė pertvarkyti savo IT sistemą.

EPSO planuoja į savo interneto svetainę įkelti DUK dokumentą, kuriame bus išdėstyti dažniausiai naudojami argumentai, kuriais remiantis prašoma atlikti peržiūrą ir kurie paprastai būna nesėkmingi.

Informacija apie prašymą atlikti peržiūrą pateikusiems kandidatams pateiktą prašymą atlikti peržiūrą

Savo rašte, kuriuo pradedamas tyrimas, ombudsmenė pasiūlė, kad EPSO į gavimo patvirtinimą, kuris siunčiamas peržiūros prašantiems kandidatams, įtrauktų informaciją apie prašymą atlikti peržiūros procedūrą, kuri nustatyta Viešiesiems konkursams taikomose bendrosiose taisyklėse [7]. EPSO atstovai teigė, kad tai yra naudingas pasiūlymas ir kad EPSO išnagrinės šį klausimą.

Informacija apie apskundimo galimybes po peržiūros

Kaip savo rašte, kuriuo pradedamas tyrimas, pažymėjo ombudsmenė, EPSO savo atsakymuose į prašymus atlikti peržiūrą aiškiai nenurodo apeliacijos galimybių. Ombudsmeno tyrimo grupė paaiškino, kad tokios informacijos teikimas yra gera administracinė praktika. EPSO atstovai informavo ombudsmeno tyrimo grupę, kad EPSO į savo atsakymus ketina įtraukti nuorodą į bendrąsias taisykles, kuriomis reglamentuojami viešieji konkursai. Bendrosiose taisyklėse nustatytos visos galimos apskundimo galimybės [8].

Atsakymų į klausimus turinys

Kaip savo rašte, kuriuo pradedamas tyrimas, pažymėjo ombudsmenė, EPSO praeityje ir rengdama atsakymus dėl prašymų atlikti peržiūrą kandidatams nurodė orientacinius terminus, per kuriuos turi būti gautas atsakymas į jų prašymą atlikti peržiūrą. EPSO dažnai nesilaikė šių orientacinių terminų. EPSO atstovai informavo ombudsmeno tyrimo grupę, kad EPSO nebenustatys orientacinio termino, per kurį turi būti pateikti atsakymai kandidatams, nes paaiškėjo, kad tai nenaudinga.

Siekdama nustatyti, kaip tęsti tyrimą, ombudsmenė atsižvelgs į visą informaciją, kurią tyrimo grupė gavo per susitikimą su EPSO, visų pirma keičiantis nuomonėmis (kaip nurodyta pirmiau), ir ją apsvarstys.

2015 m. rugsėjo 28 d., Briuselis

Nastasja Fuxa
teisės pareigūnė (bylų tvarkytoja)

Tina Nilsson Skundų ir tyrimų 4 skyriaus
vadovė

 

[1] Raštą, kuriuo pradedamas tyrimas, galima rasti čia: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[2] Europos ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 5 straipsnio 2 dalis ir 14 straipsnio 2 dalis.

[3] Pokyčių, kuriuos EPSO įgyvendino nuo 2014 m., apžvalga pateikiama toliau „3. Keitimasis nuomonėmis ir EPSO pateikti paaiškinimai“.

[4] "Wiki" yra programa, paprastai internetinė, kuri leidžia bendrai keisti, išplėsti ar ištrinti jo turinį ir struktūrą. Tai yra turinio valdymo sistemos rūšis, kuri gali tarnauti daugeliui skirtingų tikslų, įskaitant žinių valdymą ir pastabų ėmimą.

[5] Pagal viešuosius konkursus reglamentuojančias EPSO bendrąsias taisykles prašymas atlikti peržiūrą turi būti pateiktas per 10 kalendorinių dienų nuo sprendimo, kurį kandidatas nori užginčyti, įkėlimo į jo EPSO aplanką dienos. OL C 60 A, 2014 m., p. 1.

[6] Vis dėlto, kai kandidatai prašymus dėl peržiūros pateikia tik rezervo sąrašo paskelbimo etape, gali prireikti surengti atskirus testus, skirtus priimtiems kandidatams, ir tai gali būti būtina tuo atveju, jei Bendrasis Teismas panaikintų konkursą.

[7] Žr. 3.4.3 punktą. Viešuosius konkursus reglamentuojančių EPSO bendrųjų taisyklių vidaus peržiūros procedūra, OL C 60 A, 2014, p. 1.

[8] Žr. 3.4.4 punktą. „Kitos viešųjų konkursų EPSO bendrųjų taisyklių užginčijimo formos“.