Prezentele recomandări practice au rolul de a oferi orientări administrației UE cu privire la utilizarea celor 24 de limbi oficiale ale Uniunii în comunicarea cu publicul. Sunt rezultatul unei consultări publice realizate de Ombudsmanul European și reflectă comentariile primite din partea instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor UE pe marginea proiectului de recomandări.

Fiecare instituție, organism, oficiu și agenție a Uniunii Europene trebuie:

1. să instituie o politică clară privind utilizarea limbilor oficiale ale UE, stabilind limbile care se folosesc în situații de diferite tipuri (de exemplu, în consultările publice, în cadrul procedurilor administrative, în relațiile cu presa sau la utilizarea rețelelor de socializare);

2. să publice această politică pe site-ul său, în toate limbile oficiale și într-un format ușor de accesat;

3. să se asigure că politica este respectată și aplicată în mod consecvent în întreaga organizație, de exemplu prin alocarea acestei sarcini unei anumite unități sau echipe, prin desemnarea unui „responsabil lingvistic” sau prin includerea unei secțiuni dedicate în raportul anual;

4. să se asigure că restricțiile privind utilizarea limbilor oficiale sunt obiective, proporționale și transparente. Restricțiile lingvistice nu trebuie impuse exclusiv din cauza problemelor legate de costuri sau de timp, ci în primul rând trebuie să se bazeze pe o evaluare a impactului și a relevanței informațiilor pentru grupurile specifice de părți interesate și pentru public;

5. să publice rezumate ale aspectelor esențiale în toate sau în cât mai multe limbi oficiale posibile, în cazul în care se aplică restricții lingvistice;

6. să pună la dispoziție în toate limbile oficiale acele părți ale site-urilor care prezintă un interes specific pentru public. Printre acestea trebuie să se numere cel puțin pagina principală și paginile care oferă informații despre rolul instituției și datele de contact;

7. să se asigure că cetățenii, care se adresează în scris administrației UE într-o limbă oficială la alegere, primesc răspuns în aceeași limbă într-un interval de timp rezonabil;

8. să își propună să pună la dispoziție consultările publice în toate limbile oficiale la începutul procesului de consultare. Dacă nu este posibilă publicarea în toate limbile oficiale a tuturor documentelor referitoare la consultări, să clarifice faptul că se acceptă contribuții în toate limbile oficiale;

9. să pună în comun resursele de traducere acolo unde este posibil, pentru a reduce costurile și a se asigura că cetățenii primesc mai multe informații în mai multe limbi;

10. să utilizeze la maximum toate instrumentele și tehnologiile de traducere disponibile.