Strasbūras, 2015 m. birželio 17 d.

Tyrimas savo iniciatyva OI/10/2015/NF dėl EPSO procedūros, taikomos nagrinėjant atviruose konkursuose dalyvaujančių kandidatų prašymus atlikti peržiūrą

Gerbiamas pone Bearfieldai,

Pagal Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 228 straipsnį Europos ombudsmenas turi įgaliojimus atlikti tyrimus savo iniciatyva. Šie tyrimai turėtų būti naudingi atitinkamoms institucijoms skatinant gerą administravimo praktiką.

Nusprendžiau pradėti tyrimą savo iniciatyva dėl Europos personalo atrankos tarnybos (EPSO) procedūros, taikomos nagrinėjant per viešuosius konkursus kandidatų pateiktus prašymus atlikti peržiūrą [1]. Tai klausimas, į kurį atkreipiu dėmesį 2014 m. ir per pirmąjį 2015 m. pusmetį pateikdamas keletą skundų. Šie skundai rodo, kad EPSO susiduria su dideliais sunkumais nagrinėdama prašymus dėl peržiūros per pagrįstą laikotarpį. Atrodo, kad šie sunkumai kyla dėl galimų sisteminių problemų, susijusių su prašymo dėl peržiūros procedūra. Taigi mano tyrimu siekiama padėti EPSO nustatyti ir sistemingai tobulinti prašymų peržiūrėti procedūrą ir jos taikymą, siekiant sumažinti EPSO ir ombudsmenui teikiamų skundų ir prašymų pateikti informaciją skaičių ir, svarbiausia, pagerinti kandidatams teikiamas paslaugas [2].

Tyrimas apima dabartinio EPSO prašymo dėl peržiūros procedūros struktūrą ir jos taikymą. Man rūpi šie konkretūs klausimai, suskirstyti į tris kategorijas:

1. Laiko aspektas

a. Vėlavimas atsakyti į prašymus atlikti peržiūrą

Atrodo, kad EPSO pernelyg ilgai delsia pateikti atsakymus į prašymus atlikti peržiūrą. Kai kuriais atvejais EPSO prireikė iki aštuonių ar devynių mėnesių, kad kandidatams pateiktų atsakymus. Tai prieštarauja EPSO bendrosiose taisyklėse pateiktam teiginiui, kad procedūra „gali užtrukti kelias savaites“.

2015 m. sausio mėn. Tarnautojų teismas nusprendė, kad dėl ilgesnio nei keturių mėnesių laikotarpio atsakymui į prašymą dėl peržiūros pateikti kandidatas atsidūrė labai neaiškioje padėtyje [3].

b. Atsakymai į prašymus atlikti peržiūrą paskelbus rezervo sąrašus

Man buvo pranešta, kad laureatų rezervo sąrašai buvo paskelbti prieš EPSO pateikiant atsakymus į visus prašymus dėl peržiūros, susijusius su atitinkamais viešaisiais konkursais. Neaišku, kaip EPSO galėtų suderinti šį faktą su savo įsipareigojimu, jei į prašymą atlikti peržiūrą būtų atsakyta teigiamai, vėl įtraukti kandidatą į konkursą tame etape, kuriame jis buvo pašalintas, kad būtų apsaugotos jo teisės. Bet kuriuo atveju kandidatų, kurie rezervo sąrašų paskelbimo momentu dar nebuvo gavę atsakymo į jų prašymą dėl peržiūros, padėtis yra dar netikresnė nei ta, kurią pripažino Tarnautojų teismas.

2. Informacija kandidatams

a. Informacija apie prašymą dėl peržiūros procedūros

Atrodo, kad EPSO gauna daug informacijos prašymų iš kandidatų, pateikusių prašymus dėl peržiūros ir norinčių pasiteirauti apie jų prašymų statusą. Atitinkama informacija apie prašymus dėl peržiūros procedūros yra nustatyta bendrosiose taisyklėse, todėl ji yra visuotinai prieinama kandidatams. Tačiau atrodo, kad prašymą dėl peržiūros pateikę kandidatai ne visada žino šią informaciją. Siekiant kuo labiau atlaisvinti EPSO išteklius prašymams dėl peržiūros faktiškai nagrinėti, iš pirmo žvilgsnio būtų naudinga, kad EPSO į peržiūros prašantiems kandidatams siunčiamą gavimo patvirtinimą įtrauktų bendrosiose taisyklėse nustatytą informaciją arba jos santrauką su nuoroda į visą informaciją.

b. Atsakymų į klausimus turinys

EPSO atsakymuose į prašymus atlikti peržiūrą kandidatams dažnai nurodo apytikslį laikotarpį, per kurį kandidatams pranešama, kad jie gali tikėtis atsakymo. Tačiau šie terminai dažnai praleidžiami, kartais kelias savaites ar net mėnesius. Jei EPSO nesilaiko nurodytų terminų, kandidatai prašo papildomos informacijos, todėl prašymo atlikti peržiūrą taikymas tampa sudėtingesnis.

c. Informacija apie apskundimo galimybes po peržiūros

EPSO savo atsakymuose į prašymus atlikti peržiūrą aiškiai nenurodo apeliacijos galimybių. Tačiau Europos gero administracinio elgesio kodekso 19 straipsnyje reikalaujama, kad sprendime, kuris gali neigiamai paveikti privataus asmens teises ar interesus, būtų nurodytos galimos apskundimo galimybės.

3. Taisyklės ir procedūros

Visapusiškai suprasti pirmiau minėtus klausimus, į kuriuos atkreiptas mano dėmesys skunduose, neįmanoma be papildomos informacijos apie taikytinas taisykles ir procedūras. Suprantu, kad EPSO pakeitė savo taisykles dėl prašymo atlikti peržiūrą procedūros. Visų pirma man buvo pranešta, kad EPSO pertvarkė savo darbo eigą, susijusią su prašymų atlikti peržiūrą tvarkymu. Norėčiau gauti daugiau informacijos apie šį naują taisyklių rinkinį.

Be to, manau, kad būtų naudinga daugiau sužinoti apie tai, kaip atrankos komisijos atlieka savo užduotis per prašymo atlikti peržiūrą procedūrą. Organizacinio pobūdžio klausimai, susiję su atrankos komisijų darbo būdu, gali būti vienas iš veiksnių, dėl kurių EPSO gali būti sunku laiku pateikti atsakymus į prašymus atlikti peržiūrą.

Remdamasis tuo, kas išdėstyta pirmiau, ir pradėdamas tyrimą, kviečiu EPSO surengti susitikimą su mano tarnybomis pagal Europos ombudsmeno statuto 3 straipsnio 2 dalį, kad jos galėtų susipažinti su šiais dokumentais:

• Dabartinė EPSO vidaus taisyklių dėl prašymų atlikti peržiūrą tvarkymo redakcija, įskaitant informaciją apie naujausius tų taisyklių pakeitimus.
• Standartiniai laiškų projektai, kuriais grindžiami EPSO atsakymai į prašymus atlikti peržiūrą.
• Naujas atrankos komisijų vadovas.
• Informacija apie EPSO prašymų atlikti peržiūrą darbo grupę ir galbūt jos parengti dokumentai.

Užtikriname, kad pagal Europos ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 5 straipsnio 2 dalį, 13 straipsnio 3 dalį ir 14 straipsnio 2 dalį dėl ombudsmeno atlikto patikrinimo tretiesiems asmenims ar bet kuriam kitam asmeniui nebus suteikta galimybė susipažinti su dokumentais, kuriuos EPSO patikrinimo metu laiko konfidencialiais, arba su juose esančia informacija.

Susitikimas taip pat turėtų suteikti galimybę pasikeisti nuomonėmis ir pateikti paaiškinimus šiame ankstyvame etape. Atsižvelgdamas į EPSO galimybes, manau, kad posėdis įvyks pirmąją liepos mėn. savaitę.

Būčiau dėkingas, jei per posėdį mano tarnyboms pateiktumėte šią informaciją:

• kandidatų, kurie, pasinaudoję peržiūros procedūra, nusprendžia pateikti administracinį skundą pagal Tarnybos nuostatų 90 straipsnio 2 dalį dėl tų pačių priežasčių, skaičius; tokių administracinių skundų skaičius 2014 m. ir 2015 m. pirmąjį ketvirtį, palyginti su 2013 m.[4];
• Laiko vidutiniškai prireikė, kad EPSO 2014 m. ir 2015 m. pirmąjį ketvirtį išnagrinėtų prašymus atlikti peržiūrą.
• Kiek (ir kokių) teismo bylų buvo iškelta EPSO dėl prašymų atlikti peržiūrą nagrinėjimo 2014 m. ir 2015 m. pirmąjį ketvirtį, palyginti su 2013 m.

Būčiau dėkingas, jei Jūsų tarnybos susisiektų su už šį tyrimą atsakinga Nastasja Fuxa (tel. + 32 (0)2 283 07 84), kad susitartų dėl tinkamos posėdžio datos.

Kitą savo tyrimo etapą nustatysiu remdamasis per posėdį gauta informacija ir dokumentais. Todėl šiame etape neprašau EPSO pateikti nuomonės šiuo klausimu.

Informuojame, kad ketinu nepradėti jokių skundu grindžiamų tyrimų dėl šiame tyrime savo iniciatyva nagrinėjamų klausimų, kol šis tyrimas bus vykdomas. Išimtiniais atvejais galiu nuspręsti taikyti šio požiūrio išimtis.

Nuoširdžiai Jūsų,

Emily O'Reilly

[1] punktas. Viešuosius konkursus reglamentuojančių EPSO bendrųjų taisyklių vidaus peržiūros procedūra, OL C 60 A, 2014, p. 1.

[2] 2013 m. pranešimo „Putting it Right?“ priede ombudsmenė dėl tolesnių veiksmų, susijusių su byla 2518/2011/MHZ, nustatė, kad 2012 m. pradėta EPSO prašymo dėl peržiūros procedūra buvo tinkamai parengta siekiant užtikrinti, kad prašymą dėl peržiūros pateikę kandidatai laiku gautų tinkamai pagrįstą atsakymą. Ombudsmeno vertinimas buvo grindžiamas tuo metu EPSO pateikto prašymo dėl peržiūros procedūros struktūra, ataskaitiniais metais laikant 2013 m. Šis tyrimas savo iniciatyva grindžiamas faktiniais ir procedūriniais pokyčiais, kurie, atrodo, įvyko 2014 m.

[3] 2015 m. sausio 22 d. Tarnautojų teismo sprendimas Kakol / Komisija, F-1/14 ir F-48/14, EU:F:2015:3, 86 punktas.

[4] Imdamasi tolesnių veiksmų po ombudsmeno atlikto bylos 2518/2011/MHZ tyrimo, EPSO pateikė atitinkamus 2013 m. duomenis, palyginti su 2012 m. duomenimis.