Disse praktiske henstillinger tjener til at vejlede EU's administration om brugen af de 24 officielle EU-sprog, når den kommunikerer med offentligheden. De er et resultat af en offentlig høring, der blev gennemført af Den Europæiske Ombudsmand, og afspejler de indkomne kommentarer fra EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer til et udkast til henstillingerne.

Hver EU-institution og hvert organ, kontor og agentur bør:

1. Udarbejde en klar politik for anvendelse af officielle EU-sprog og fastlægge, hvilke sprog der anvendes i hvilken type situation (f.eks. ved offentlige høringer, administrative procedurer, presserelationer eller brug af sociale medier)

2. offentliggøre denne politik på sit websted på alle officielle sprog i et let tilgængeligt format

3. sørge for, at denne politik overholdes og anvendes konsekvent i hele organisationen, f.eks. ved at overdrage denne opgave til en enhed eller et team, udpege en særlig »sprogmedarbejder«, eller gennem et særligt afsnit i årsberetningen

4. sikre, at eventuelle begrænsninger i brugen af officielle sprog er objektive, forholdsmæssige og gennemsigtige. Sproglige begrænsninger bør ikke pålægges udelukkende af omkostnings- eller tidshensyn, men først og fremmest efter en vurdering af oplysningernes indvirkning og relevans for specifikke interessentgrupper og offentligheden

5. offentliggøre resuméer af centrale spørgsmål på alle eller flest mulige officielle sprog, hvis der anvendes sprogbegrænsninger

6. gøre de dele af sine websteder, der har særlig interesse for offentligheden, tilgængelige på alle officielle sprog. Dette bør mindst omfatte forsiden og sider med oplysninger om institutionens rolle og kontaktoplysninger

7. sikre, at borgere, der skriver til EU-administrationen på et officielt sprog efter eget valg, modtager svar på samme sprog inden for rimelig tid

8. sigte mod at gøre offentlige høringer tilgængelige på alle officielle sprog i begyndelsen af høringsprocessen. Hvis det ikke er muligt at offentliggøre alle høringsdokumenter på alle officielle sprog, gøre det klart, at bidrag modtages på alle officielle sprog

9. sammenlægge oversættelsesressourcerne, hvor det er muligt, for at nedbringe omkostningerne og sikre, at borgerne får mere information på flere sprog

10. gøre størst mulig brug af alle tilgængelige oversættelsesværktøjer og -teknologier.