Настоящите практически препоръки служат за насочване на администрацията на ЕС при комуникацията с обществеността на 24-те официални езика на ЕС. Те са резултат от обществена консултация, проведена от Европейския омбудсман и отразяват коментарите, получени от институциите, органите, службите и агенциите на ЕС във връзка с проектната версия на препоръките.

Всички институции, органи, служби и агенции на ЕС следва:

1. Да установят ясна политика относно използването на официалните езици на ЕС, като посочат кои езици се използват в даден вид ситуация (например при обществени консултации, административни процедури, връзки с медиите или използване на социалните медии).

2. Да публикуват тази политика на своите уебсайтове на всички официални езици в лесно достъпен формат.

3. Да следят за спазването на политиката и последователното ѝ прилагане в цялата организация, например чрез възлагане на тази задача на звено или екип, създаване на длъжността „езиков служител“ или чрез специален раздел в годишния доклад.

4. Да гарантират, че всички ограничения, свързани с използването на официалните езици са обективни, пропорционални и прозрачни. Езиковите ограничения не следва да се налагат изключително поради проблеми, свързани с разходите или времето, а преди всичко след оценка на въздействието и значимостта на информацията за конкретни групи заинтересовани страни и обществеността.

5. Да публикуват резюмета на ключови въпроси на всички официални езици или на възможно най-голям брой официални езици, ако се прилагат езикови ограничения.

6. Да осигурят достъп до тези части от своите уебсайтове, които са от особен интерес за обществеността на всички официални езици. Това следва да включва най-малко началната страница и страниците, на които се предоставя информация за тяхната роля и данните за контакт с тях.

7. Да гарантират, че гражданите, които пишат до администрацията на ЕС на избрания от тях език получават отговор на същия език в рамките на разумен срок.

8. Да се стремят да предоставят достъп до публичните консултации на всички официални езици в началото на процеса на консултации. Ако не е възможно да се публикуват всички документи, свързани с консултацията на всички официални езици, да пояснят, че се приемат становища на всички официални езици.

9. Да обединят ресурсите за превод, когато това е възможно, с цел намаляване на разходите и гарантиране, че гражданите получават повече информация на повече езици.

10. Да използват в максимална степен всички налични инструменти и технологии за превод.