Strasbūras, 2008 m. liepos 16 d.

Gerbiamas pone A.,

2005 m. rugpjūčio 5 d. jūs, veikdami CINAR Ltd. (toliau – CINAR) vardu, pateikėte skundą Europos ombudsmenui dėl Europos Komisijos. Jūsų skundas buvo susijęs su išorės auditu ir jo vėlesniais etapais keturiose mokslinių tyrimų sutartyse (1), sudarytose pagal Komisijos ketvirtąją ir penktąją mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros programas (MTTP). Šis auditas buvo atliktas 2002 m. rugpjūčio 20–21 d. CINAR patalpose.

2005 m. rugsėjo 13 d. perdaviau skundą Komisijos pirmininkui.

2006 m. sausio 11 d. Komisija pateikė savo nuomonę. Persiunčiau jį kartu su kvietimu pateikti pastabas, kurį Jūs išsiuntėte 2006 m. balandžio 4 d.

2008 m. sausio 29 d. nusiuntėte dar vieną pareiškimą, kuriuo informavote mane apie OLAF užbaigtą tyrimą, apimantį pirmiau minėtas keturias sutartis.

Rašau dabar, kad praneščiau jums atliktų tyrimų rezultatus.

Atsiprašau už laiką, kurio prireikė mano tyrimui užbaigti.

Konkurentė

Skundo pateikėjas yra bendrovės „CINAR Ltd.“ (toliau – „CINAR“), kuri yra maža aukštųjų technologijų bendrovė, turinti patirties anglių ir biomasės deginimo ir išmetamųjų teršalų kontrolės srityse, direktorius. Ji teikė technines paslaugas ir dalyvavo įvairiuose Europos Komisijos remiamuose mokslinių tyrimų ir plėtros projektuose. Nuo 1998 m. birželio mėn. iki 2000 m. gegužės mėn. CINAR, kaip rangovas, su Komisija sudarė keturias mokslinių tyrimų sutartis (2) dėl septynių mokslinių tyrimų projektų, vykdomų pagal Ketvirtąją bendrąją programą (FP4) ir Penktąją bendrąją programą (FP5).

2002 m. rugpjūčio 20–21 d. Komisijos Mokslinių tyrimų generalinio direktorato (DG RTD) Išorės audito skyriaus atstovas ir du apskaitininkai apsilankė CINAR biuruose, kad atliktų pirmiau minėtų keturių mokslinių tyrimų sutarčių auditą.

2003 m. rugsėjo 15 d. Komisija patvirtino auditorių parengtą audito ataskaitą. Ji atmetė paaiškinimus ir įrodymus, įskaitant darbo užmokesčio lapelio įrodymus, kuriuos vėliau pateikė CINAR, nes jie nebuvo pateikti anksčiau. Be to, ji taip pat neleido padengti personalo ir susijusių pridėtinių išlaidų, kurias bendrovė CINAR deklaravo kaip tinkamas finansuoti išlaidas.

2005 m. vasario 28 d. skundo pateikėjas susitiko su Komisijos atstovu, kad paaiškintų audito išvadas, tačiau šis susitikimas nebuvo sėkmingas.

Skunde ombudsmenui skundo pateikėjas teigė, kad Komisija neteisingai elgėsi su bendrove CINAR minėto 2002 m. išorės audito ir vėlesnių jo etapų atžvilgiu.

Skundo pateikėjas, pirma, teigė, kad bendrovės CINAR atstovai „buvo priversti jaustis nusikaltėliais auditorių akivaizdoje, o per vieną iš pokalbių buvo išsakytas net rasinis komentaras“ir kad „atrodo, kad audito tikslas yra susijęs su manija mus uždaryti“.

Antra, skundo pateikėjas teigė, kad nebuvo paisoma bendrovės CINAR teisės į privatumą, nes buvo prašoma pateikti asmeninę ir sutartinę informaciją ir informaciją apie darbuotojų atlyginimus. Skundo pateikėjo teigimu, tai buvo "šiek tiek toleruojama".

Trečia, skundo pateikėjas teigė, kad bendrovės CINAR buvo paprašyta pateikti nesusijusią ir nepagrįstą informaciją, t. y. informaciją apie visus dar nepriimtus pasiūlymus, nors Komisija finansavo tik dalį tokių pasiūlymų.

Ketvirta, skundo pateikėjas teigė, kad nors trūko tik dalies su darbo užmokesčiu susijusios informacijos, išorės auditoriai pateikė nesąžiningą pareiškimą, kad „iš CINAR nebuvo gauta jokios su darbo užmokesčiu susijusios informacijos“.

Penktasis argumentas iš esmės buvo susijęs su Komisijos auditoriaus vaidmeniu nuo išorės audito įmonės audito ataskaitos parengimo iki 2005 m. vasario 28 d. susitikimo su CINAR atstovais. Visų pirma skundo pateikėjas kritikavo Komisijos auditoriaus sprendimą patvirtinti išorės auditorių parengtą audito ataskaitą ir atmesti visus skundo pateikėjo paaiškinimus ir įrodymus vien dėl to, kad jie nebuvo pateikti anksčiau.

PRAŠYMAS

Komisijos nuomonė
Bendrosios aplinkybės

Bendrovė CINAR su Komisija sudarė keturias mokslinių tyrimų sutartis (3).

2002 m. birželio 6 d. DG RTD paprašė atlikti finansinį auditą CINAR patalpose. Siekdama gauti audito ataskaitą iš nepriklausomo ir profesionalaus šaltinio, Komisija nusprendė perduoti šią audito užduotį išorės audito įmonei, t. y. Littlejohn Frasier (toliau – LF)(4). Šiuo tikslu 2002 m. liepos mėn. su LF buvo sudarytas specialus susitarimas ir Komisija paskyrė savo auditorių iš Išorės audito skyriaus dirbti kartu su LF.

2002 m. birželio 6 d. Komisija registruotu laišku informavo bendrovę CINAR, kad auditas bus pradėtas jos patalpose, ir jo apimtį apibūdino taip:

1. CINAR eksploatuojamų sąnaudų apskaičiavimo ir sąskaitų faktūrų išrašymo sistemų pagrįstumo ir atskaitomybės peržiūra; ir
2. tikrinti išlaidas, susijusias su mokslinių tyrimų sutartimis, siekiant nustatyti, ar Komisijai buvo išrašytos sąskaitos faktūros pagal sutartines nuostatas dėl išlaidų, patirtų vykdant mokslinių tyrimų projektą.

Šiame rašte Komisija taip pat paprašė bendrovės CINAR per vieną mėnesį nuo šio rašto gavimo dienos pateikti Komisijos auditoriui šiuos dokumentus ar informaciją:

(1) visų asmenų, kuriems taikomos pirmiau minėtos sutartys, visų darbo sutarčių pasirašytos kopijos su nurodyta data ir informacija apie tai, ar tie asmenys šiuo metu vis dar dirba bendrovėje Cinar Ltd.

(2) Bendrovės „Cinar Ltd“ organizacinė schema, kurioje nurodytas vadovybės ir direktorių valdybos, jei tokia yra, pavadinimas ir pareigos. Taip pat nurodomas bendras Cinar Ltd. dirbančių darbuotojų skaičius.

(3) Atsakymas į šį klausimą: ar bendrovės „Cinar“ sąskaitas tvarko bendrovės „Cinar“ darbuotojai ar išorės apskaitininkai? Jei taikoma pastaroji nuostata, pateikite mums išsamią informaciją.“

2002 m. liepos 8 d. atsakyme CINAR paaiškino, kad jos sąskaitas tvarko jos apskaitininkai, į kuriuos Komisijos auditorius turėtų kreiptis, jei prireiktų daugiau informacijos.

Pagal kitus LF ir CINAR susitarimus 2002 m. rugpjūčio 20–21 d. buvo atliktas sutartas auditas vietoje. Komisija pateikė išsamių audito protokolų kopijas.

2003 m. gegužės 29 d. Komisija registruotu laišku išsiuntė CINAR išorės auditorių parengtą audito ataskaitos projektą pastaboms pateikti. CINAR pirmą kartą preliminariai atsakė 2003 m. birželio 19 d. laišku. Galutinis atsakymas buvo išsiųstas 2003 m. liepos 30 dieną. Tačiau Komisija nepakeitė audito ataskaitos, atsižvelgdama į CINAR pastabas, ir 2003 m. rugsėjo 15 d. nusiuntė jai nepakeistą galutinę audito ataskaitą.

Savo nuomonėje Komisija pabrėžė problemas, su kuriomis susidūrė auditoriai, gaudami atitinkamą informaciją iš bendrovės CINAR. Komisijos teigimu, iš audito matyti, kad, priešingai nei 2002 m. liepos 8 d. laiške nurodė CINAR, iš CINAR apskaitininkų nebuvo gauta jokios svarbios audito informacijos.

Komisija nurodė audito ataskaitą, kurioje išorės auditoriai iš esmės nurodė, kad CINAR pateikta patvirtinamoji informacija, kuria remiantis buvo galima prašyti kompensuoti išlaidas, susijusias su atitinkamomis sutartimis, buvo nepakankama, atsižvelgiant į tai, kad:

• auditui nebuvo pateikta jokios su darbo užmokesčiu susijusios informacijos;
• auditui pateikti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai neatitiko išlaidų ataskaitose nurodytų valandų;
• nebuvo galima rasti sąskaitų faktūrų, patvirtinančių TESSA, ENDASH ir VISCON kelionės ir vartojimo reikmenų išlaidas;
• nepateikta jokių skaičiavimų, kuriais būtų įrodytas pagrindas, kuriuo remiantis buvo prašoma atlyginti pridėtines išlaidas; ir
• ENDASH įrangos nusidėvėjimas buvo apskaičiuotas neteisingai.

Be to, audito ataskaitoje išvardytos problemos šiose srityse:

• projekto finansų valdymas;
• pagrindinių vidaus kontrolės priemonių aprašymas;
• tikrinti buhalterinės apskaitos sistemos vidaus kontrolę;
• darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, informacija apie darbo užmokestį, tiekėjų sąskaitos faktūros ir pridėtinės išlaidos;
• sukurti atskirą projekto sąnaudų apskaičiavimo sistemą;
• su EB finansuojamais projektais susijusių išlaidų atskyrimas nuo išlaidų, patirtų atliekant privačių klientų darbą, taip pat nuo CINAR darbuotojų pareigų.

Komisijos teigimu, remiantis audito ataskaitos santrauka, sutarčių finansinis valdymas nebuvo atliktas priimtinu būdu ir neatitiko sutarties reikalavimų. Paaiškėjo, kad keturių audituotų sutarčių atveju antkainis buvo apie 300 000 GBP.

Komisija teigė, kad 2003 m. rugsėjo 25 d. CINAR atsakyme nebuvo jokių svarbių įrodymų, kurie paneigtų bendras audito ataskaitos išvadas. 2003 m. lapkričio 13 d. Komisija atsakė bendrovei CINAR ir iki 2004 m. pabaigos iš jos negavo jokio kito atsakymo.

Komisija nurodė, kad pagal taisykles pareigūnai privalo pranešti OLAF apie pažeidimus ir įtarimus sukčiavimu, todėl 2004 m. balandžio 14 d. Mokslinių tyrimų ir inovacijų GD informavo OLAF apie CINAR audito ataskaitą. OLAF nusprendė pradėti tyrimą (OF/2004/0203) ir 2005 m. birželio 28 d. laišku pranešė CINAR apie savo tyrimų priežastis.

Komisija pažymėjo, kad dauguma faktų, kuriais buvo grindžiamas skundas, buvo susiję su pokyčiais, įvykusiais atliekant auditą (2002 m. rugpjūčio 20–21 d.) arba prieš pateikiant audito ataskaitą skundo pateikėjui (2003 m. gegužės 29 d.). Komisija teigė, kad abiem atvejais nebuvo laikytasi šiais faktais pagrįsto termino pateikti skundą ombudsmenui. Tačiau, siekdama gero bendradarbiavimo su ombudsmenu, Komisija atsakė į visas skundo pateikėjo pastabas.

Argumentas dėl auditorių elgesio

Dėl auditorių elgesio per apsilankymą CINAR patalpose 2002 m. rugpjūčio 20–21 d. Komisija pastebėjo, kad 2003 m. gegužės 29 d. skundo pateikėjui išsiųstoje audito ataskaitoje buvo nurodyta:

„[Komisijos auditorius] paklausė [skundo pateikėjo], ar, jo nuomone, taikyta audito procedūra buvo teisinga. [Skundo pateikėjas] atsakė manantis, kad audito procedūra buvo tinkamai taikoma viso patikrinimo vietoje metu.“

Komisijos teigimu, tik 2003 m. rugsėjo 25 d. laiške CINAR pirmą kartą pateikė aptariamą argumentą.

Dėl tariamos „rasinės pastabos“Komisija pabrėžė, kad skundo pateikėjas nenurodė, kokia pastaba buvo pateikta, kad ją būtų galima laikyti „rasine“, ir nenurodė, kas ją pateikė. Vis dėlto Komisijos auditorius griežtai paneigė, kad visos pastabos, kurias būtų galima laikyti „rasinėmis“, buvo pateiktos per patikrinimą vietoje.

Komisija teigė, kad tokios pastabos būtų buvusios nepriimtinos, tačiau tokiomis aplinkybėmis šio argumento toliau nagrinėti nebuvo įmanoma.

Dėl tariamos „manijos uždaryti CINAR“Komisija teigė, kad ji paprasčiausiai atliko auditą laikydamasi įprastų tokiam auditui taikomų procedūrų ir kaip numatyta EB sutartyse. Be to, ji atliko auditą tinkamai atsižvelgdama į visas galimas garantijas audituojamai įmonei, pavyzdžiui, nepriklausomų išorės auditorių dalyvavimą atliekant auditą ir preliminarių audito išvadų pateikimą bendrovei CINAR, kad ji pateiktų pastabų. Tačiau bendrovė CINAR nepateikė atitinkamų išlaidas pagrindžiančių dokumentų ir tuo remiantis buvo nustatyti galutiniai audito metu nustatyti faktai.

Argumentas dėl teisės į privatumą nesilaikymo

Komisija teigė, kad audituotose sutartyse buvo šios nuostatos:

a) Dvi audituotos sutartys, kurias reglamentavo 4BP:

II priedo 24 straipsnis: 24.1: „Komisija arba jos įgalioti asmenys turi teisę atlikti auditą ne vėliau kaip per dvejus metus nuo sutarties užbaigimo arba nutraukimo dienos. Jie turi turėti galimybę bet kuriuo tinkamu laiku vietoje susipažinti su visais projekte dalyvaujančiais darbuotojais ir visais su projektu susijusiais dokumentais, kompiuteriniais įrašais ir įranga arba prireikus turėti teisę reikalauti pateikti tokius patvirtinamuosius dokumentus.“

II priedo 22 straipsnyje nustatyta: „Kiekvienas rangovas reguliariai ir laikydamasis įprastų valstybės, kurioje jis yra įsisteigęs, apskaitos konvencijų tvarko tinkamas apskaitos knygas ir atitinkamus dokumentus, kuriais pagrindžiamos ir pagrindžiamos išlaidos ir nurodytos valandos. Jie pateikiami auditui“.

Be to, E priede, 18–21 straipsniuose ir išlaidų ataskaitos pavyzdyje reikalaujama pateikti projekte dirbančių asmenų vardus ir pavardes. Kai kuriais atvejais CINAR nepateikė būtinos informacijos apie tokius pavadinimus.

b) Dviejose audituotose sutartyse, kurias reglamentavo 5BP, buvo numatytos panašios ir net griežtesnės nuostatos, palyginti su 4BP.

Komisijos teigimu, iš to, kas išdėstyta pirmiau, matyti, jog tam, kad auditoriai galėtų patikrinti, ar CINAR teisingai deklaravo personalo išlaidas, reikėjo patikrinti ne tik tai, kas dirbo su šiais projektais, bet ir tai, kiek laiko kiekvienas darbuotojas skyrė projektams, už kokį atlyginimą ir ar CINAR iš tikrųjų mokėjo šiuos atlyginimus šiems darbuotojams.

Argumentas dėl nesusijusios ir nepagrįstos informacijos

Komisija pabrėžė, kad per 2002 m. rugpjūčio 20–21 d. apsilankymą vietoje Komisija žodžiu paprašė dviejų dokumentų ir suteikė bendrovei CINAR dvi savaites šiai informacijai pateikti. Šis prašymas buvo įtrauktas į 2002 m. rugpjūčio 20 d. susitikimo su skundo pateikėju protokolo praktines išvadas. Jie suformuluoti taip:

„[Komisijos auditorius] paprašė [skundo pateikėjo] pateikti šiuos du dokumentus:

1) paaiškinimas (iki dviejų puslapių), kodėl CINAR naudojo skirtingus vidutinius tarifus personalo išlaidoms tuo pačiu [sic] laikotarpiu tarp skirtingų sutarčių pasiūlymų,

2) Pirmiau pateiktas grafikas, kuriame nurodyti visi EB finansuojami projektai, kuriuose CINAR dalyvavo nuo 1997 m. sausio 1 d., ir aprašymas, kuriame CINAR darbuotojai dirbo prie kiekvieno projekto.

[Skundo pateikėjas] sutiko pateikti šiuos dokumentus,

[Komisijos auditorius] paprašė leisti audito grupei apklausti bendrovės CINAR darbuotojus, kuriems buvo pavesta vykdyti audituotas sutartis ir kurie dirbo su jomis susijusį darbą. [Skundo pateikėjas] šiam prašymui neprieštaravo.“

Nors skundo pateikėjas sutiko be jokių išlygų pateikti šiuos dokumentus, Komisija patvirtino, kad nė vieno iš jų negavo.

2002 m. rugsėjo 5 d. elektroniniame laiške išorės auditoriai pakartojo savo prašymą dėl pirmiau minėtų dokumentų (1) ir (2). Be to, jie paprašė kasmet nurodyti apyvartos iš EB įnašų procentinę dalį; tam tikrų darbo sutarčių, diplomų, darbo laiko apskaitos žiniaraščių ir sąskaitų faktūrų kopijas; taip pat pareiškimas, kuriame paaiškinami vidutinių normų, taikomų tuo pačiu metu vykdomoms skirtingoms sutartims, skirtumai.

2002 m. rugsėjo 19 d. Komisijos auditorius išsiuntė elektroninį laišką, kuriame prašė pateikti deklaracijas dėl dviejų CINAR darbuotojų, kad patvirtintų jų darbo sutarčių, kurių nebuvo galima rasti atliekant patikrinimą vietoje, buvimą.

Kadangi nebuvo gauta nė viena pirmiau minėta prašoma informacija, 2002 m. rugsėjo 24 d. skundo pateikėjui buvo išsiųstas kitas elektroninis laiškas šiuo klausimu.

2002 m. rugsėjo 25 d. išorės auditoriai paštu gavo tam tikrą informaciją iš skundo pateikėjo. Tačiau nebuvo pateikta informacija apie visų projektuose dalyvaujančių tyrėjų darbo užmokestį.

2002 m. spalio 8 d. išorės auditoriai dar kartą nusiuntė skundo pateikėjui elektroninį laišką, kuriame klausė, kada bus sprendžiami likę klausimai, ir patvirtino, kad visa tokia informacija reikalinga siekiant visiškai pagrįsti Komisijos prašomas padengti išlaidas.

2002 m. spalio 9 d. skundo pateikėjas elektroniniu paštu atsakė, kad „po ramios vasaros buvo labai užsiėmęs ir vis dar bus iki mėnesio pabaigos, ir man sunku rasti laiko atsakyti į jūsų prašymus. Kitą savaitę vyksiu į Italiją, kur organizuojame degimo kursus.“Jis pateikė prašomą informaciją apie EB įnašų procentą.

2002 m. spalio 14 d. Komisijos auditorius iš naujo atsiuntė savo 2002 m. rugsėjo 19 d. elektroninį laišką.

2002 m. spalio 30 d. išorės auditoriai išsiuntė skundo pateikėjui elektroninį laišką, prašydami informacijos, kurios jie jau prašė 2002 m. rugsėjo 5 d. elektroniniame laiške, bet dar negavo. Auditoriai taip pat paaiškino, kad informacija apie darbo užmokestį, rodanti faktinį atlyginimą, sumokėtą projektuose dalyvaujantiems tyrėjams, buvo svarbiausia neįvykdyta informacija.

2002 m. lapkričio 8 d. išorės auditoriai išsiuntė skundo pateikėjui elektroninį laišką, kuriame nurodė 2002 m. lapkričio 30 d. terminą pateikti visą trūkstamą informaciją.

2002 m. lapkričio 11 d. skundo pateikėjas atsiprašė už vėlavimą ir pranešė, kad dvi savaites nedirbs savo kabinete ir mėgins atsiųsti daugiau informacijos pasibaigus šiam laikotarpiui.

2002 m. lapkričio 27 d. išorės auditoriai išsiuntė skundo pateikėjui oficialų laišką, kuriame patvirtino, kad vis dar taikomas 2002 m. lapkričio 30 d. terminas pateikti trūkstamą informaciją. Auditoriai taip pat paaiškino, kad tuo atveju, jei ši informacija nebūtų pateikta, audito ataskaita būtų pagrįsta faktiškai pateikta informacija, o išlaidos būtų atitinkamai atmestos. Šiame rašte pakartota, kokia informacija dar nepateikta.

2002 m. lapkričio 27 d. Komisijos auditorius išsiuntė skundo pateikėjui elektroninį laišką, kuriame pakartojo išorės auditorių minėtame laiške nustatytą terminą.

2002 m. gruodžio 4 d. skundo pateikėjas, atsakydamas į minėtą laišką, išsiuntė elektroninį laišką išorės auditoriams, kuriame iš esmės atsisakė pateikti likusią informaciją, nes ji „šiuo metu viršija mūsų darbo jėgos išteklius“. Dėl trūkstamos informacijos apie darbo užmokestį skundo pateikėjas nurodė, kad tai buvo jo „[...] ankstesnio buhalterio, su kuriuo, deja, nebuvo galima susisiekti, rankose“.

2003 m. sausio 13 d., pasibaigus terminui, išorės audito bendrovė paklausė, ar jos darbuotojas galėtų apsilankyti CINAR apskaitininkuose, kad gautų reikiamą informaciją apie darbo užmokestį.

2003 m. sausio 14 d. skundo pateikėjas pareiškė, kad jis įgaliojo išorės audito bendrovę susisiekti su CINAR buhalteriais.

2003 m. sausio 30 d. išorės auditoriai išsiuntė laišką CINAR apskaitininkams, prašydami prieš bet kokį apsilankymą jų patalpose pateikti informaciją apie darbo užmokestį.

Kadangi nebuvo gauta jokio atsakymo dėl informacijos apie darbo užmokestį pateikimo, išorės auditoriai du kartus paskambino apskaitininkams ir kiekvieną kartą jiems buvo pranešta, kad atitinkamas apskaitininkas nedirba.

2003 m. kovo 4 d., negavus atsakymo, CINAR apskaitininkams buvo išsiųstas antras laiškas. Išorės auditoriai išsiuntė skundo pateikėjui e. laišką, kuriame prašė užtikrinti, kad būtų gautas CINAR apskaitininkų atsakymas, kad būtų galima parengti audito ataskaitą. Išorės auditoriai pabrėžė, kad „jei ši informacija nebus gauta, būsime priversti padaryti atitinkamas išvadas.“

2003 m. kovo 5 d. CINAR apskaitininkai atsakė, kad darbo užmokestį parengė CINAR ir kad jie nesaugo darbo užmokesčio įrašų kopijų.

Nuo 2003 m. kovo 5 d. iki gegužės 28 d. skundo pateikėjas nepateikė jokios papildomos informacijos. Taigi auditoriai neturėjo kito pasirinkimo, kaip tik užpildyti ataskaitą remiantis turima informacija.

2003 m. gegužės 29 d. ataskaitos kopija registruotu laišku buvo nusiųsta CINAR, kad ši pateiktų savo pastabas.

2003 m. birželio 19 d. skundo pateikėjas pateikė negalutinį atsakymą į ataskaitą.

2003 m. liepos 24 d. auditoriai nusiuntė skundo pateikėjui elektroninį laišką, kuriame patvirtino gavę jo preliminarų atsakymą ir nurodė, kad CINAR iki 2003 m. rugpjūčio 28 d. turėjo pateikti išsamesnį atsakymą į ataskaitą arba reikiamus dokumentus.

2003 m. liepos 30 d. skundo pateikėjas atsakė trumpu raštu, pabrėždamas, kad auditas tebebuvo ginčijamas ir kad CINAR negalėjo priimti auditorių atsiųstos versijos. Skundo pateikėjas pridėjo 34 darbo užmokesčio lapelių informacijos, susijusios su mokėjimais pagal keturias sutartis dirbantiems tyrėjams, kopijas. Jis nurodė, kad auditoriams buvo pateiktos šių atlyginimo lapelių kopijos.

2003 m. rugsėjo 3 d. išorės auditoriai atsakė, kad pridėta darbo užmokesčio lapelio informacija buvo susijusi tik su VISCON projektu. Jie neigė, kad per vizitą arba po kelių prašymų pateikti šią informaciją gavo darbo užmokesčio lapelių kopijas. Iš tiesų, kai buvo prašoma darbo užmokesčio lapelių, auditoriams buvo pasakyta, kad neįmanoma gauti šios informacijos iš darbo užmokesčio sistemos ir kad reikės kreiptis į skundo pateikėjo buhalterius. Jos taip pat paaiškino, kad CINAR reikės atlikti daug papildomo darbo vietoje ir kad, atsižvelgiant į a) ilgai trunkantį susirašinėjimą siekiant gauti reikiamus įrodymus; b) tai, kad LF užbaigė savo ataskaitą iki galutinio etapo; ir c) kad dėl bet kokių surinktų papildomų įrodymų ataskaita būtų performuluota, šio papildomo audito darbo ir ataskaitų rengimo išlaidas turėtų padengti bendrovė CINAR, apskaičiuodama maždaug 2 900 GBP išlaidas be PVM.

Komisija savo nuomonėje teigė, kad, kaip teigiama skunde, prašomi dokumentai ir informacija nėra nesusiję ar neproporcingi dėl šių priežasčių:

i) CINAR savo pasiūlymuose dėl sutarčių tais pačiais metais naudojo skirtingus vidutinius „vyresniųjų inžinierių“ ir „inžinierių“ tarifus, o 4BP sutarčių pridėtinių išlaidų procentinių dalių skirtumas buvo labai didelis (nuo 40 proc. iki 100 proc.);

ii) Kai kuriais atvejais CINAR nepaminėjo pagrindinių projektuose dirbančių darbuotojų pavardžių. Vietoj to kartais būdavo nurodomi tik personalo lygiai. Kadangi 55 % bendrovės CINAR pajamų gaunama iš privačių konsultacijų, buvo neįmanoma suderinti bendrovės CINAR darbuotojų atlikto darbo, susijusio su EB finansuojamais projektais, ir kito darbo. Auditoriai norėjo susidaryti aiškų vaizdą apie tai, kaip gana maža įmonė, pvz., CINAR, sugebėjo dirbti tiek daug valandų EB projektuose, be ne EB konsultavimo ar kito darbo. Audito ataskaitoje teigiama: „taigi, jei nebuvo įmanoma patikrinti, kaip veiksmingai rangovas gali atskirti su EB finansuojamais projektais susijusias išlaidas nuo išlaidų, patirtų atliekant darbą su privačiais klientais“(5);

iii) Kadangi CINAR taip pat turėjo sutartis su kitais Komisijos generaliniais direktoratais nei RTD GD, buvo pagrįsta susidaryti išsamų šių sutarčių vaizdą. Mokslinių tyrimų ir inovacijų GD pagal 4BP ir 5BP finansuotų ES projektų skaičius buvo mažesnis nei 20;

iv) Apskritai kalbant apie tai, ko iš tikrųjų prašyta per vizitą vietoje, CINAR daugiausia dėmesio skyrė nedidelės svarbos klausimui, t. y. pasiūlymams, kurie audito vizito metu dar nebuvo išnagrinėti. Komisija pripažino, kad ji neatsižvelgė į tai, jog W., vienas iš išorės auditorių, įtraukė šį klausimą į savo 2002 m. lapkričio 29 d. laišką, ir dėl to atsiprašė. Tačiau ji laikėsi nuomonės, kad šis konkretus prašymas buvo pagrįstas siekiant susidaryti bendrą vaizdą apie tai, kaip ir kurie CINAR darbuotojai dalyvaus kokiuose ES projektuose, atsižvelgiant į tai, kad beveik visi CINAR darbuotojai, atrodo, jau dalyvavo kituose ES finansuojamuose projektuose.

Argumentas, kad trūko tik dalies darbo užmokesčio informacijos

Dėl CINAR argumento, kad buvo pateikta „suvestinė informacija apie darbo užmokestį“, tai aiškiai prieštarauja audito ataskaitai. Komisija nematė priežasčių, dėl kurių auditoriai būtų pareiškę, kad jie negavo tam tikros informacijos, jei būtų priešingai. Iš tiesų, jei informacija būtų gauta, audito ataskaitoje ji būtų nurodyta teigiamai arba neigiamai. Komisijos auditorius patvirtino, kad vizito vietoje metu nebuvo gauta jokios informacijos apie darbo užmokestį ir kad pati CINAR auditorius tiesiogiai nukreipė į CINAR buhalterius.

Tačiau galiausiai paaiškėjo, kad buhalteriai nesaugo darbo užmokesčio informacijos. 2003 m. kovo 5 d. laiške CINAR apskaitininkas nurodė:

„Dėkojame už Jūsų laiškus ir atsiprašome už pavėluotą atsakymą. Darbo užmokesčio fondą parengė bendrovė „CINAR Limited“, o ne mes patys, ir mes nedarėme darbo užmokesčio fondo įrašų kopijų, kai lankėmės bendrovės biuruose, kad parengtume sąskaitas (...)“.

Argumentas, susijęs su Komisijos auditoriaus vaidmeniu

Penktasis argumentas iš esmės buvo susijęs su Komisijos auditoriaus vaidmeniu nuo išorės audito įmonės audito ataskaitos parengimo iki 2005 m. vasario 28 d. susitikimo su CINAR atstovais.

2003 m. kovo mėn. Komisijai tapo aišku, kad auditoriai negaus reikiamos informacijos iš CINAR apskaitininkų. Tai, kad Komisija negalėjo jos gauti iš CINAR, jau buvo aišku iš 2002 m. rugpjūčio mėn. CINAR patalpose atlikto audito vietoje. Komisija taip pat priminė, kad bendrovė CINAR nepateikė jokios informacijos apie savo pridėtinių išlaidų skaičiavimus. Šiomis aplinkybėmis Komisijos auditorius paprašė išorės auditorių pateikti CINAR savo audito ataskaitos projektą, atsižvelgdamas į tai, kad audito procedūra buvo aiškiai paaiškinta CINAR per vizitą vietoje ir aprašyta audito ataskaitoje taip:

„Galiausiai [Komisijos auditorius] informavo [skundo pateikėją] apie procedūras, kurių reikia laikytis rengiant audito ataskaitą, remdamasis Penktosios bendrosios sutarties 26 straipsnio 3 dalimi: Remiantis finansinio audito metu nustatytais faktais, parengiama preliminari ataskaita. Komisija ją nusiunčia suinteresuotam rangovui, kuris per vieną mėnesį nuo jos gavimo gali dėl jos pateikti pastabas.

Galutinė ataskaita siunčiama atitinkamam rangovui. Pastaroji gali pateikti savo pastabas Komisijai per mėnesį nuo jų gavimo. Komisija gali nuspręsti neatsižvelgti į pastabas, pateiktas pasibaigus šiam terminui.

Remdamasi audito išvadomis, Komisija imasi visų, jos nuomone, būtinų atitinkamų priemonių, įskaitant vykdomąjį raštą sumoms išieškoti dėl visų arba dalies jos atliktų mokėjimų.“

Taigi audito ataskaitos projektas buvo pateiktas 2003 m. gegužės 29 d. registruotu laišku, todėl CINAR buvo išsamiai informuota apie jame pateiktus faktus ir išvadas netrukus po 2003 m. gegužės 29 d. CINAR atsakė 2003 m. birželio 19 d. laišku, kurio paskutinė pastraipa išdėstyta taip: „Tokiomis aplinkybėmis mes [ sic] privalėjome pasikonsultuoti su mūsų buhalteriu ir teisine įmone, kad parengtume tikslesnį atsakymą į Jūsų ataskaitą, kuri [ sic] Jums bus perduota kuo greičiau.“

2003 m. liepos 30 d. laišku CINAR pateikė tam tikrą informaciją. Išorės auditoriai ją išnagrinėjo ir 2003 m. rugsėjo 3 d. laišku perdavė savo pastabas CINAR. Tame laiške jie užginčijo skundo pateikėjo pareiškimą, kad jų apsilankymo patalpose metu jiems buvo pateiktos atlyginimo lapelių kopijos tyrėjams, dalyvaujantiems visuose keturiuose audituotuose projektuose.

Komisijos teigimu, Išorės audito skyrius laikėsi nuomonės, kad bendrovė CINAR turėjo pakankamai laiko ir galimybių pateikti atitinkamą informaciją (taip pat susijusią su pridėtinių išlaidų apskaičiavimu, apie kurį bendrovė CINAR visiškai nieko nesakė), ir nusprendė, kad šiame etape atėjo laikas Komisijai pareikšti savo poziciją. Komisija tai padarė 2003 m. rugsėjo 15 d. registruotu laišku, primindama bendrą istoriją ir atsakydama į CINAR pastabas, pateiktas 2003 m. birželio 19 d. ir liepos 30 d. laiškuose. Pirmiau minėto Komisijos rašto bendrovei CINAR paskutinė pastraipa išdėstyta taip:

„Tačiau, siekiant visapusiškai užtikrinti teisę į gynybą ir teisę būti išklausytam, galite (plg. Viscon ir Corrosion sutarčių II priedo 26 straipsnio 3 dalį) pateikti pastabas dėl pridedamos galutinės ataskaitos per vieną mėnesį nuo šio rašto gavimo dienos. Turėtumėte žinoti, kad Komisija neprivalo atsižvelgti į pastabas, gautas pasibaigus šiam terminui. Atsižvelgdami į tai, šį auditą laikysime užbaigtu ir atitinkamos Komisijos tarnybos įgyvendins audito rezultatus.“

CINAR atsakė 2003 m. rugsėjo 25 d. laišku, o Komisija 2003 m. lapkričio 13 d. atsakė paskutinėje pastraipoje nurodydama:

„Pabaigoje konstatuojame, kad Jūsų 2003 m. rugsėjo 25 d. laiške nėra jokios naujos informacijos ar kokio nors svarbaus argumento, kuris sukeltų abejonių dėl audito ataskaitos išvadų. Todėl negalime peržiūrėti ar pakeisti jokios audito ataskaitos dalies ar savo pozicijos, pateiktos mūsų 2003 m. rugsėjo 15 d. laiške. Kadangi CINAR turėjo pakankamai laiko pateikti prašomą informaciją ir turėjo tinkamas galimybes pateikti pastabas, dabar manome, kad šis auditas yra galutinai užbaigtas.“

Kitas 2005 m. vasario 28 d. posėdis

Komisija pabrėžė, kad nuo 2003 m. lapkričio mėn. iki 2004 m. gruodžio mėn. bendrovė CINAR tylėjo. Po tam tikro susirašinėjimo elektroniniais laiškais Komisija sutiko 2005 m. vasario 28 d. susitikti su CINAR atstovais, nepaisant to, kad CINAR nenurodė tikslios susitikimo temos ir kad jai buvo aiškiai pranešta (jau 2003 m. rugsėjo 15 d. Komisijos laiške), kad kitos nei Išorės audito skyrius MTTP tarnybos yra atsakingos už audito išvadų, kurios dabar yra galutinės, įgyvendinimą. Be to, 2005 m. vasario 3 d. elektroniniame laiške CINAR nurodė šį teiginį (kurį kitą dieną Komisija atmetė):

„Turiu klausimą. Mūsų nuomone, britų auditoriai visais atžvilgiais buvo drakoniški. Gandai teigia, kad jiems mokami komisiniai už susigrąžintas lėšas. Man tai atrodo gana neįtikėtina. Ar galite paneigti šį gandą, prašau?

Vidaus posėdžio protokolas, kurį parengė Išorės audito skyriaus auditorių atstovas, aiškiai prieštarauja CINAR skundo ombudsmenui 3 puslapio 2 dalyje iškeltiems klausimams dėl audito ataskaitos patvirtinimo ir skundo pateikėjo paaiškinimų ir įrodymų atmetimo, motyvuojant tuo, kad jie nebuvo išsiųsti anksčiau. Šiame protokole, be kita ko, nurodyta:

„1. [ Komisijos auditorius] priminė [Mokslinių tyrimų ir inovacijų GD auditoriui] ir [skundo pateikėjui] apie audito istoriją, kai:

• Rašte, kuriuo pranešama apie auditą (jį turi atlikti audito įmonė [LF]), aiškiai nurodyta, kokius dokumentus reikėtų laikyti deklaruotų išlaidų įrodymais; ji taip pat uždavė konkretų klausimą, kur tvarkomos bendrovės CINAR sąskaitos. Į šį klausimą buvo atsakyta, kad [CINAR buhalterinė įmonė] laikė CINAR buhalterines knygas.
• Susisiekus su CINAR buhalteriu auditoriams buvo pasakyta, kad buhalteris iš tikrųjų nieko neturi. Todėl jokios darbo užmokesčio informacijos nebuvo galima įrodyti.
• CINAR negalėjo parengti daugumos pagal EB sutartis įdarbintų darbuotojų darbo užmokesčio lapelių.
• Nepavyko įrodyti, kad jiems buvo sumokėta.
• Darbo užmokesčio lapelių formų jis negalėjo parodyti.
• Neatrodė, kad subrangovų sąskaitos faktūros yra teisėtos, nes [] nebuvo PVM mokėtojo kodo, be to, CINAR negalėjo įrodyti, kad jos buvo apmokėtos.
• Apie audito rezultatus CINAR buvo pranešta išvadų raštu [2003 m. rugsėjo 15 d.]. Iš CINAR gauti atsakymai buvo labai neaiškūs ir [sic] neatsakė nė į vieną iš šių klausimų.
• jei jis pripažintų, kad CINAR su EK pasirašytoje sutartyje buvo reikalaujama, kad CINAR įrodytų sutarties išlaidas, o CINAR to nepadarė. Todėl auditas buvo užbaigtas, o rezultatai perduoti atitinkamiems direktoratams įgyvendinti.

2. [Skundo pateikėjas ] ir LF pripažino, kad buvo tam tikrų su jų administravimu susijusių problemų, nes jie visi buvo techniniai darbuotojai, o ne finansiniai [darbuotojai]. Todėl jos apskaitos tvarkymą perdavė trečiosioms šalims, tačiau iškilo problemų dėl komunikacijos; Tačiau [skundo pateikėjas] teigia, kad informacija apie visų darbuotojų, išskyrus vieną, darbo užmokestį buvo nusiųsta Europos Komisijai. [Komisijos auditorius] tokios informacijos neturi ir niekada nėra matęs. [Skundo pateikėjas ] ir FL teigia, kad subrangovų sąskaitos faktūros buvo teisėtos ir atitiko Jungtinės Karalystės teisės reikalavimus.

3. [Komisijos auditorius] juos informavo apie labai griežtą pareigų atskyrimą, kuris taikomas EB ir (arba) Mokslinių tyrimų ir inovacijų GD. Audito skyrius atlieka auditą ir perduoda išvadas atitinkamam direktoratui, kad šis jas įgyvendintų. Audito skyriui jokiu būdu neleidžiama daryti įtakos rezultatų įgyvendinimui. Tik direktorato leidimus suteikiantis pareigūnas gali priimti sprendimus, susijusius su audito rezultatų neįgyvendinimu arba daliniu įgyvendinimu. CINAR turėtų kreiptis į atitinkamus direktoratus ir juos įtikinti dėl jų argumentų [, susijusių, pavyzdžiui, su atliktu techniniu darbu]. [ Komisijos auditorius] yra pasirengęs pateikti CINAR kontaktinius duomenis.

4. [Komisijos auditorius] taip pat informavo bendrovę CINAR, kad jei atitinkami direktoratai to paprašytų, išorės audito skyrius norėtų atlikti kitą auditą, tačiau nurodė, kad jei toks auditas būtų atliktas, bendrovė CINAR turi užtikrinti, kad visos išlaidos būtų tinkamai užregistruotos ir pagrįstos kartu su mokėjimo įrodymais ir kad nebūtų leidžiama taikyti jokių išimčių. [Skundo pateikėjas] su tuo sutiko.“

Be to, Komisija negalėjo derėtis su audituojama bendrove, kad nustatytų tam tikrą su ja susijusią audito išvadą. Į audito metu nustatytus faktus galima atsižvelgti tik remiantis aiškia, esmine ir abipuse informacija bei dokumentais.

Maždaug 2005 m. birželio mėn. Išorės audito skyrius sužinojo apie skundo pateikėjo elektroninį laišką, išsiųstą RTD GD J direktorato finansų pareigūnui, kuriame teigiama, kad „[Komisijos auditorius] sutiko persvarstyti audito rezultatus ir pažadėjo mums atsakyti į mūsų atvejį posėdžio pabaigoje“. 2005 m. birželio 10 d. Komisijos auditorius atsakė taip:

„Per šį susitikimą [2005 m. vasario 28 d.] aiškiai paaiškinau, kad Išorės audito skyriaus (DG RTD R4) vaidmuo buvo „išnaudotas“, nes Komisijos CINAR auditas buvo baigtas 2003 m. Be to, nurodžiau, kad negalėjau (t. y. neturėjau kompetencijos, atsižvelgiant į pareigų atskyrimą Komisijoje) peržiūrėti audito metu nustatytų faktų ir dalyvauti juos įgyvendinant, nes už tai buvo atsakingi tik RTD GD atitinkamų veiklos direktoratų leidimus suteikiantys pareigūnai.“

Komisijos išvados

Remdamasi tuo, kas išdėstyta, Komisija padarė išvadą, kad i) ji tinkamai pasinaudojo savo sutartinėmis teisėmis atlikti keturių savo sutarčių su bendrove CINAR auditą; ii) ji mano, kad auditoriai visą laiką elgėsi teisingai; iii) bendrovė CINAR buvo nuolat informuojama apie nustatytus faktus, jai buvo suteikta pakankamai laiko ir galimybių apsiginti ir pateikti prašomą informaciją; iv) prašymų pateikti tą informaciją pobūdis buvo aiškus; ir v) nebuvo netinkamo administravimo ir nesąžiningo elgesio.

Skundo pateikėjo pastabos

Skundo pateikėjas neatsiėmė skundo ir teigė, kad jis pateikė Komisijai ir LF trūkstamą informaciją, kai jų ataskaita dar buvo tik projekto etape. Tačiau Komisijos išvados buvo grindžiamos tik ataskaitos projektu, nors tuo metu ji turėjo darbo užmokesčio ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių informaciją, susijusią su personalo ir pridėtinėmis išlaidomis.

Kadangi CINAR lankėsi trys Europos kovos su sukčiavimu tarnybos (OLAF) nariai, kurie tuo metu nuodugniai tyrė visus 1996–2006 m. CINAR projektus, įskaitant tuos, kurių auditas jau buvo atliktas, CINAR neturėjo ribotų išteklių, kad galėtų pateikti išsamų ir linijinį atsakymą į Komisijos nuomonę.

Remdamasis negalutinėmis ataskaitos projekto išvadomis dėl keturių audituotų sutarčių, kurias tuo metu svarstė OLAF, skundo pateikėjas pasiūlė ombudsmenui sustabdyti bet kokius tolesnius veiksmus, susijusius su šiuo skundu.

2008 m. sausio 29 d. skundo pateikėjas nusiuntė dar vieną pareiškimą, kuriuo ombudsmenas buvo informuotas apie OLAF užbaigtą tyrimą, apimantį pirmiau minėtas keturias sutartis.

SPRENDIMĄ

1 Įžanginės pastabos

1.1 Europos ombudsmenas pažymi, kad Europos Komisija tyrimo metu išreiškė susirūpinimą dėl šio 2005 m. rugpjūčio 5 d. skundo priimtinumo. Ji teigė, kad nebuvo laikytasi dvejų metų skundo pateikimo ombudsmenui termino priimtinumo sąlygos, nes faktinės aplinkybės, kuriomis buvo grindžiamas skundas, susiklostė 2002 m. rugpjūčio 20–21 d. (audito data) ir 2003 m. gegužės 29 d. (audito ataskaitos projekto išsiuntimo data).

1.2 Iš pirmiau pateiktų teiginių ombudsmenas nesupranta, kad Komisija norėjo užginčyti ombudsmeno kompetenciją nagrinėti šią bylą. Šiuo klausimu jis pažymi, kad skundas buvo susijęs ne tik su auditu, kuris iš tiesų buvo atliktas daugiau nei prieš dvejus metus iki skundo pateikimo jam, bet ir su įvykiais, kurie įvyko po audito, taigi ir po jo. Šie įvykiai apėmė 2003 m. rugsėjo 15 d. Komisijos prašymą skundo pateikėjui per vieną mėnesį pateikti pastabas dėl audito ataskaitos projekto, kad būtų visapusiškai paisoma skundo pateikėjo teisės į gynybą ir teisės būti išklausytam.

Vis dėlto ombudsmenas palankiai vertina Komisijos pareiškimą, kad, laikydamasi gero bendradarbiavimo su ombudsmenu principo, ji nusprendė atsižvelgti į visas skundo pateikėjo pastabas.

1.3 Be to, ombudsmenas pažymi, kad skundo pateikėjas savo pastabose minėjo OLAF tyrimą. Tačiau jis atkreipia dėmesį į tai, kad šis skundas iš pradžių buvo pateiktas prieš Komisiją, todėl su OLAF tyrimais susiję klausimai šiame ombudsmeno sprendime nenagrinėjami.

1.4 Galiausiai ombudsmenas pažymi, kad savo pastabose skundo pateikėjas paprašė jo taikyti laikinąsias priemones ir sustabdyti audito išvadų vykdymą. Todėl ombudsmenas paaiškina, kad, kitaip nei teismai, jis neturi įgaliojimų skirti laikinųjų apsaugos priemonių.

2 Įtariamas nesąžiningas elgesys

2.1 Skundo pateikėjas, maža konsultacinė įmonė, turinti patirties anglies ir biomasės deginimo ir išmetamųjų teršalų kontrolės srityje, sudarė su Komisija keturias mokslinių tyrimų sutartis pagal Ketvirtąją bendrąją programą (FP4) ir Penktąją bendrąją mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros programą (MTTP). Šios sutartys buvo susijusios su moksliniais tyrimais biomasės, toksiškų metalų ir pasirinktų chlorintų junginių išmetimo, taip pat korozijos ir optimizuotos degiklio banko veiklos kontrolės bei ilgesnio įrenginio eksploatavimo laiko srityse (projektai / sutartys VISCON, TESSA, CORROSION ir ENDASH).

Remdamasi atitinkamomis šių sutarčių nuostatomis, Komisija nusprendė atlikti skundo pateikėjo sąskaitų, susijusių su minėtų sutarčių vykdymu, auditą. Komisija auditą pavedė atlikti išorės audito įmonei, tačiau jame dalyvavo ir jos pačios audito skyrius.

2002 m. rugpjūčio 20–21 d. išorės auditoriai patikrino dokumentus skundo pateikėjo patalpose ir apklausė skundo pateikėjo darbuotojus.

Vėliau, be skundo pateikėjo ir Komisijos susitikimų, vyko i) skundo pateikėjo ir išorės auditorių susirašinėjimas; ii) išorės auditoriai ir skundo pateikėjo apskaitininkai; ir iii) skundo pateikėjas ir Komisija.

Skundo pateikėjas iš esmės teigė, kad Komisija su išorės auditu ir vėlesniais jo etapais elgėsi nesąžiningai. Skundo pateikėjas savo teiginiui pagrįsti pateikė penkis konkrečius argumentus (i–v argumentus).

2.2 Komisija atskirai išdėstė savo poziciją dėl kiekvieno konkretaus skundo pateikėjo argumento. Apibendrinant, ji laikėsi bendros nuomonės, kad ji teisingai pasinaudojo savo sutartinėmis teisėmis atlikti keturių savo sutarčių su CINAR auditą. Ji manė, kad auditoriai visada elgėsi teisingai. CINAR buvo nuolat informuojama apie auditorių nustatytus faktus ir jai buvo suteikta pakankamai laiko ir galimybių apsiginti ir pateikti prašomą informaciją. Prašymų pateikti šią informaciją pobūdis buvo aiškus. Komisija padarė išvadą, kad jos išorės auditoriai ir ji pati su skundo pateikėju elgėsi sąžiningai. Komisija taip pat teigė, kad skundo pateikėjas per apsilankymą CINAR patalpose pareiškė „manantis, kad audito procedūra buvo tinkamai taikoma per visą apsilankymą vietoje“.

2.3 Ombudsmenas išnagrinės šį įtarimą, nurodydamas kiekvieną konkretų argumentą (i)-(v), kurį skundo pateikėjas pateikė tokiam įtarimui pagrįsti.

Argumentas i) dėl auditorių elgesio

2.4 Skundo pateikėjas teigė, kad CINAR atstovai "buvo priversti jaustis nusikaltėliais auditorių akivaizdoje ir (...) netgi rasinis komentaras buvo išsakytas per vieną interviu sesiją". Be to, skundo pateikėjas teigė, kad „atrodo, kad audito tikslas susijęs su manija mus uždaryti“.

2.5 Dėl teiginio "manija uždaryti CINAR"Komisija pateikė kontrargumentą, kad ji paprasčiausiai atliko auditą laikydamasi įprastų procedūrų, numatytų EB sutartyse, ir paisydama visų galimų garantijų audituojamai įmonei. Dėl „rasinės“ pastabos Komisija pabrėžė, kad skundo pateikėjas nenurodė, kokia pastaba buvo pateikta, kad ją būtų galima laikyti „rasine“, ir nenurodė, kas pateikė tokią pastabą.

2.6 Ombudsmenas šiuo klausimu pažymi, kad, Komisijos nuomone, jis turėjo teisę, remdamasis atitinkamomis nagrinėjamų sutarčių II priedo 24 straipsnio 1 dalies nuostatomis, atlikti auditą ne vėliau kaip per dvejus metus nuo sutarties įvykdymo. Be to, su auditu susijusi procedūra buvo nustatyta sutarčių II priedo 26 straipsnyje („Auditas“).

2.7 Remiantis turimais įrodymais, atrodo, kad Komisijos išorės auditoriai ir Komisijos auditorius kelis kartus laiškuose ir elektroniniuose laiškuose (2002 m. rugsėjo 5 d., rugsėjo 19 d., rugsėjo 24 d., spalio 8 d., spalio 14 d., spalio 30 d., lapkričio 8 d. ir lapkričio 27 d., taip pat 2003 m. sausio 13 d. ir kovo 4 d.) prašė skundo pateikėjo pateikti informaciją, kad galėtų papildyti minėtus dokumentus. Be to, 2005 m. vasario 28 d. jie susitiko su skundo pateikėju, kad išklausytų jo argumentus.

2.8 Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta pirmiau, ombudsmenas mano, kad skundo pateikėjas nepateikė jokių pagrįstų įrodymų, pagrindžiančių jo argumentą, kad auditas buvo skirtas CINAR uždarymui arba "buvo obsesinių pastangų išraiška".

2.9 Be to, ombudsmenas pažymi, kad i) Komisija savo nuomonėje griežtai paneigė, kad jos pareigūnai ar išorės auditoriai pateikė "rasinių" ar kitų pastabų, dėl kurių audituojamos įmonės darbuotojai pasijuto esą nusikaltėliai, ir ii) skundo pateikėjas savo vėlesnėse pastabose šio konkretaus argumento išsamiau nekomentavo. Todėl ombudsmenas nemano, kad būtų naudinga atlikti tolesnius tyrimus dėl šių dviejų argumentų, susijusių su auditorių elgesiu.

Argumentas (ii) dėl teisės į privatumą nesilaikymo

2.10 Skundo pateikėjas teigė, kad nebuvo paisoma bendrovės CINAR teisės į privatumą, nes buvo prašoma pateikti asmeninius ir sutartinius duomenis, įskaitant atskiriems tyrėjams mokamo darbo užmokesčio sumą.

2.11 Komisija rėmėsi audituotų sutarčių nuostatomis, kuriose apibendrintai nurodyta, kad skundo pateikėjas privalo i) tvarkyti buhalterines knygas ir audito metu pateikti jose visą išsamią informaciją pagal apskaitai taikomus nacionalinės teisės aktus. Pagal šias nuostatas skundo pateikėjo taip pat buvo paprašyta ii) nurodyti asmenų, dirbančių pagal keturias sutartis, vardus ir pavardes ir papildomai pateikti duomenis apie dvi sutartis; laikas, kurį konkretūs asmenys skiria projektams; už kokį atlyginimą; ir ar šį atlyginimą iš tikrųjų sumokėjo CINAR. Komisija taip pat paaiškino, kad tokia informacija buvo būtina siekiant patikrinti, ar suma, kurią bendrovė CINAR prašė skirti savo personalo išlaidoms padengti, buvo teisinga.

2.12 Ombudsmenas mano, kad Komisijos paaiškinimas yra pagrįstas, ir mano, kad nėra netinkamo administravimo, susijusio su skundo pateikėjo argumentu (ii).

Argumentas iii) dėl nesusijusios ir nepagrįstos informacijos

2.13 Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija paprašė nesusijusios ir nepagrįstos informacijos, pavyzdžiui, "išsamaus visų pasiūlymų ir projektų, kurie (...) neturi būti audituojami, sąrašo, nes Komisija priėmė ir finansavo tik nedidelę [CINAR] pasiūlymų dalį".

2.14 Savo nuomonėje Komisija pagrindė savo poreikį susipažinti su šiais dokumentais, nes, apibendrinant, audito metu CINAR jau buvo dalyvavusi keliuose kituose dar nebaigtuose ES finansuojamuose projektuose, kuriuose dirbo beveik visi CINAR darbuotojai. Todėl auditoriai manė, kad buvo pagrįsta įvertinti, ar vis dar yra žmogiškųjų išteklių, kurių darbą būtų galima atskirti nuo kitų CINAR vykdomų projektų, kad juos būtų galima įdarbinti atitinkamoms sutartims vykdyti. Komisija taip pat nurodė, kad CINAR naudojo labai didelius 4BP sutarčių pridėtinių išlaidų procentinių dalių svyravimus (nuo 40 % iki 100 %) ir nenurodė projektuose dirbančių pagrindinių darbuotojų pavardžių.

2.15 Atsižvelgiant į pirmiau pateiktą paaiškinimą, Komisijos prašymas pateikti išsamų visų pasiūlymų ir projektų sąrašą atrodo pagrįstas. Be to, kaip nurodė Komisija, o skundo pateikėjas neginčijo, skundo pateikėjas sutiko pateikti informaciją apie visus pasiūlymus per 2002 m. rugpjūčio 20–21 d. apsilankymą vietoje ir šis susitarimas buvo įrašytas į apsilankymo protokolą. Todėl ombudsmenas nenustatė netinkamo Komisijos administravimo, susijusio su skundo pateikėjo argumentu (iii).

Dėl iv argumento, kad trūko tik dalies informacijos apie darbo užmokestį, ir v argumento, susijusio su Komisijos auditoriaus vaidmeniu

2.16 Skundo pateikėjas teigė, kad audito ataskaitoje (projekte ir galutinėje ataskaitoje) išorės auditoriai pateikė klaidingą pareiškimą, kad "iš CINAR nebuvo gauta jokios su darbo užmokesčiu susijusios informacijos". Jis teigė, kad pateikė dalį darbo užmokesčio informacijos.

2.17 Komisija teigė, kad jos auditorius patvirtino, jog per patikrinimą vietoje nebuvo gauta jokios informacijos apie darbo užmokestį ir kad auditoriai buvo nukreipti į CINAR apskaitininkus, kurie savo ruožtu neigė turėję tokius dokumentus.

2.18 Tačiau ombudsmenas pažymi, kad, suprasdamas skundo pateikėjo argumentą, jis rėmėsi daline darbo užmokesčio informacija, susijusia su VISCON projektu, kuri buvo pridėta prie jo 2003 m. liepos 30 d. laiško išorės auditoriams, t. y. po a) apsilankymo vietoje, b) konsultacijų su skundo pateikėjo buhalteriais ir c) 2003 m. gegužės 29 d. jam pateikto audito ataskaitos projekto.

Šiuo atžvilgiu skundo pateikėjas taip pat pateikė v argumentą, kad nors jis iš tikrųjų pateikė tą informaciją (nepriklausomai nuo datos), Komisijos auditorius elgėsi nesąžiningai, nes jis nepakeitė išorės auditorių parengtos audito ataskaitos, bet pripažino ją galutine.

Todėl skundo pateikėjas daugiausia dėmesio skyrė Komisijos auditoriaus vaidmeniui nuo tada, kai išorės audito įmonė parengė audito ataskaitą, iki 2005 m. vasario 28 d. susitikimo su CINAR atstovais. Visų pirma skundo pateikėjas kritikavo Komisijos auditoriaus sprendimą patvirtinti išorės auditorių parengtą audito ataskaitą ir atmesti visus skundo pateikėjo paaiškinimus ir įrodymus vien dėl to, kad jie nebuvo pateikti anksčiau.

2.19 Iš pradžių ombudsmenas pažymi, kad 2003 m. rugsėjo 3 d. atsakyme į 2003 m. birželio 30 d. skundo pateikėjo laišką, kuriame buvo pateikta informacija apie dalinį darbo užmokestį, išorės auditoriai paaiškino, kad audito ataskaita jau buvo parengta iki 2003 m. gegužės 29 d. Jos taip pat paaiškino, kad jei jos, remdamosi dabar pateikta daline informacija apie darbo užmokestį, pakeistų audito ataskaitą, tam reikėtų daug papildomo darbo, o šio papildomo darbo išlaidas turėtų padengti bendrovė CINAR. Šio papildomo darbo suma buvo apie 2 900 svarų sterlingų be PVM. Atrodo, kad skundo pateikėjas tokio mokėjimo neatliko.

2.20 Nesant nuomonės dėl išorės auditorių prašymo atlikti tokį mokėjimą, kyla klausimas, ar Komisijos auditorius galėtų imtis priemonių pakeisti 2003 m. rugsėjo 15 d. galutinę audito ataskaitą ir nukrypti nuo 2003 m. gegužės 29 d. ataskaitos projekto, kad būtų atsižvelgta į per tą laiką pateiktą dalinę informaciją apie darbo užmokestį.

2.21 Todėl, atsižvelgdamas į abiejų šalių pateiktą informaciją, ombudsmenas pažymi, kad po 2002 m. rugpjūčio 20-21 d. apsilankymo vietoje skundo pateikėjui ir CINAR buhalteriams skirtais Komisijos raštais (6) buvo suteiktos kelios galimybės pateikti tinkamus patvirtinamuosius įrodymus, visų pirma visą informaciją apie darbo užmokestį po audito.

Ombudsmenas taip pat pažymi, kad Komisija daug kartų, įskaitant 2002 m. rugsėjo 5 d. elektroninį laišką, pabrėžė, kad svarbu pateikti visą informaciją apie darbo užmokestį, pabrėždama, kad tai yra svarbiausia neįvykdyta informacija.

Be to, Komisija skundo pateikėjui aiškiai nurodė, kad tuo atveju, jei ši informacija nebūtų gauta, auditoriai būtų priversti be jos parengti savo ataskaitą. Skundo pateikėjui buvo nustatytas galutinis terminas – 2002 m. lapkričio 30 d., iki kurio jis turėjo pateikti visą informaciją apie darbo užmokestį.

Tačiau atrodo, kad skundo pateikėjas nepateikė visos, o tik dalinės informacijos apie darbo užmokestį ir tai padarė tik praėjus aštuoniems mėnesiams po minėto galutinio termino pabaigos. Be to, ji nepaaiškino, kodėl negalėjo laikytis termino.

2.22 Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, neatrodo, kad Komisijos auditorius, nepakeitęs galutinės ataskaitos remdamasis daline informacija apie darbo užmokestį, būtų elgęsis nesąžiningai skundo pateikėjo atžvilgiu. Vis dėlto ombudsmenas pažymi, kad Komisija į audito ataskaitą įtraukė skundo pateikėjo 2003 m. liepos 30 d. rašto kopijas ir 2003 m. rugsėjo 3 d. išorės auditorių atsakymą, kuriame skundo pateikėjui padėkota už dalinę informaciją apie darbo užmokesčio lapelius (7). Taigi atrodo, kad Komisija savo audito ataskaitoje tiksliai nurodė dalinį informacijos apie darbo užmokestį teikimą. Todėl ombudsmenas nenustatė netinkamo Komisijos administravimo atvejo, susijusio su skundo pateikėjo argumentu (iv).

2.23 Kalbant apie Komisijos auditoriaus vaidmenį apskritai, ombudsmenas atkreipia dėmesį į i) informaciją, kuri jam buvo pateikta atliekant šį tyrimą; ii) visų pirma atitinkamos nuostatos, reglamentuojančios audituotas sutartis JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 ir ENK5-CT99-0025; iii) atitinkamas audito ataskaitos išvadas, kad šių sutarčių finansinis valdymas nebuvo atliktas priimtinu būdu ir kad ataskaita neatitiko sutarties reikalavimų; ir iv) išsamius paaiškinimus, kuriuos Komisija pateikė savo nuomonėje. Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta pirmiau, ombudsmenas mano, kad nebuvo nustatyta, jog nei Komisijos auditorius, nei Komisija neteisingai elgėsi su skundo pateikėju išorės audito ir vėlesnių jo etapų atžvilgiu.

Vietoj to Komisijos nuomonėje pateiktas paaiškinimas rodo, kad jos auditorius taikė atitinkamų sutarčių nuostatas. Be to, atrodo, kad skundo pateikėjui buvo suteikta galimybė ginti savo teises prieš patvirtinant galutinį auditą.

Todėl ombudsmenas nenustatė netinkamo administravimo, susijusio su skundo pateikėjo argumentu (v).

3 Išvada

Remiantis ombudsmeno atliktais šio skundo tyrimais, atrodo, kad Komisija nevykdė netinkamo administravimo, kiek tai susiję su skundo pateikėjo argumentais, kuriais grindžiamas jo teiginys dėl nesąžiningumo. Dėl argumento, susijusio su tariamai „rasinių“ ar kitų pastabų, dėl kurių audituojamos įmonės darbuotojai jautėsi esą nusikaltėliai, išreiškimu arba tuo, kad auditas buvo obsesinių pastangų uždaryti bendrovę CINAR išraiška, dėl 2.9 punkte paaiškintų priežasčių ombudsmenas mano, kad tolesni tyrimai yra nepagrįsti.

Todėl ombudsmenas užbaigia bylą.

Apie šį sprendimą taip pat bus pranešta Komisijos pirmininkui.

Nuoširdžiai Jūsų,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Auditas buvo susijęs su šiomis Komisijos ir CINAR, kaip rangovo, sudarytomis mokslinių tyrimų sutartimis: i) JOR3-CT98-0285 dėl pramoninių degiklių biomasės likučių naudojimo ir teršalų išmetimo taikymo (ENDASH); ii) ENV4-CT97-0597 dėl iš alternatyviaisiais degalais kūrenamų cemento krosnių išmetamų toksinių metalų, praturtintų submikrono dalelėmis, ir atrinktų chlorintų junginių kiekio nustatymo ir kontrolės (TESSA); iii) ENK5-CT99-0002 dėl ugniagesių korozijos komunaliniuose anglimis kūrenamuose katiluose – CORROSION; ir iv) ENK5-CT99-0025 dėl „V isual Sensing for Optimed Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime – VISCON“.

(2) Sutarčių laikotarpiai buvo tokie: ENDASH – nuo 1999 m. sausio 1 d. iki 2001 m. gruodžio 31 d.; TESSA – nuo 1998 m. birželio 1 d. iki 2000 m. lapkričio 30 d.; KOROSIJA nuo 2000 m. gegužės 1 d. iki 2003 m. balandžio 30 d.; ir VISCON – nuo 2003 m. balandžio 1 d. iki kovo 31 d.

(3) Žr. 1 išnašą.

(4) LF buvo I/A tarptautinio audito tinklo, su kuriuo Komisija tuo metu buvo sudariusi preliminariąją sutartį, narė. Šiuo tikslu 2002 m. liepos mėn. su šia įmone buvo sudarytas specialus susitarimas.

(5) Audito ataskaita, p. 7 (4.1 skirsnis).

(6) Visų pirma 2002 m. rugsėjo 5 d., rugsėjo 24 d., spalio 8 d. ir lapkričio 27 d. elektroniniai laiškai, taip pat 2002 m. lapkričio 27 d. ir 2003 m. sausio 13 d., sausio 30 d. ir kovo 4 d. laiškai.

(7) Žr. audito ataskaitą, p. 71–73 (2003 m. liepos 30 d. skundo pateikėjo laiškas) ir p. 74 (2003 m. rugsėjo 3 d. Littlejohn Frasier atsakymas).